Nama: Siti Laila Rahmi

No Prakerja : 1362202340969826

Komunikasi Efektif dalam Bernegosiasi dengan Debitur

Pelayanan pengurusan Piutang Negara merupakan salah satu tugas dan fungsi yang diemban oleh
Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL). Dalam pelaksanaannya, KPKNL memiliki
kewajiban untuk melakukan penagihan terhadap outstanding penyerahan piutang macet. Lebih dari
itu, KPKNL juga kerap dihadapkan dengan situasi dimana piutang yang diserahkan memiliki kualitas
yang rendah, dalam arti karena tidak didukung dengan barang jaminan, permasalahan ini menjadi
perhatian besar bagi petugas dalam penanganannya. Dalam penanganannya, petugas di lapangan
memerlukan kemampuan komunikasi yang mumpuni dalam menghadapi beberapa pihak yang
terlibat termasuk debitur. Petugas dituntut untuk mampu berkomunikasi dengan berbagai strategi
seperti asertif, pasif, agresif, hingga persuasif. Keahlian bernegosiasi merupakan kompetensi yang
harus dimiliki oleh seorang petugas piutang negara di KPKNL. Negosiasi sendiri adalah suatu proses
komunikasi dalam rangka pengambilan keputusan dengan melibatkan dua pihak ataupun lebih. Pada
tulisan ini, penulis hendak berbagi mengenai bagaimana strategi dan teknik komunikasi yang perlu
diterapkan dalam melakukan penagihan piutang sehingga menjadi proses bisnis yang efektif dan juga
efisien, khususnya dalam bentuk komunikasi lisan.

Arti kata komunikasi sendiri secara harfiah menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), adalah
pengiriman dan penerimaan pesan atau berita dari dua orang atau lebih agar pesan yang dimaksud
dapat dipahami. Komunikasi memiliki peranan yang sangat vital dalam kehidupan kita sehari-hari,
baik dalam membentuk hubungan sosial maupun hubungan interpersonal. Bahwa untuk mencapai
komunikasi yang efektif diperlukan suatu strategi komunikasi yang baik. Strategi merujuk pada
pendekatan komunikasi menyeluruh yang akan diambil dalam rangka menghadapi tantangan yang
akan dihadapi selama berlangsungnya proses komunikasi.

Strategi komunikasi merupakan paduan dan perencanaan komunikasi dan manajemen komunikasi
untuk mencapai suatu tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut strategi komunikasi harus dapat
menunjukan bagaimana operasionalnya secara taktis harus dilakukan dalam arti kata bahwa
pendekatan bisa berbeda sewaktu-waktu bergantung dari situasi dan kondisi yang dihadapi. Strategi
komunikasi erat hubungan dan kaitannya antara tujuan yang hendak dicapai dengan konsekuensi –
konsekuensi permasalahan yang harus diperhitungkan, kemudian merencanakan bagaimana
mencapai konsekuensi-konsekuensi sesuai dengan hasil yang diharapkan atau dengan kata lain
tujuan yang hendak dicapai.

Strategi komunikasi harus disusun secara sistematis, sebagai upaya merubah pengetahuan, sikap dan
tingkah laku khalayak atau sasaran. Komunikasi yang efektif yang berarti pesan dapat tersampaikan,
maka komunikan perlu menentukan langkah-langkah strategi komunikasi antara lain, mengenal
khalayak, menentukan tujuan, menyusun pesan, menetapkan metode dan memilih media yang
digunakan. Lantas jika dikaitkan dengan strategi komunikasi yang dapat diterapkan oleh petugas
pengurusan piutang negara dalam melakukan strategi komunikasi dengan dengan debitur, adalah
sebagai berikut:

1. Membangun Image Positif

Membangun atau menciptakan image positif terhadap diri sendiri seorang petugas dan nama baik
kantor yang dimulai pada saat kali pertama petugas bertemu dengan seorang debitur. Mampu
memberikan kesan positif melalui penampilan dan sikap menagih yang ramah tamah dan sopan.

2. Kepribadian yang Handal

Didukung oleh sumber daya manusia dengan skill yang memadai dan kepribadian yang kuat, percaya
diri, penuh keyakinan dan berani. Disamping itu seorang petugas mampu memahami berbagai hal
yang harus diperhatikan dalam menghadapi debitur dan mampu memetakan karakteristik debitur.
Petugas juga wajib memiliki bekal dalam memahami berbagai ketentuan hukum atau prosedur dalam
penagihan dan juga memiliki kemampuan untuk bernegosiasi dan berkomunikasi secara efektif
dalam proses penagihan. Strategi komunikasi yang efektif yang pada akhirnya mampu bagaimana
mengubah sikap, mengubah opini, mengubah perilaku untuk mendapatkan hasil yang optimal.

Teknik berkomunikasi seorang petugas piutang negara

Melakukan pendekatan komukasi persuasif dalam menjalankan tugas sehari-hari dalam melakukan
penagihan di seksi piutang negara, yang tidak lepas dari berbagai konflik, pertentangan, penolakan,
dan ketidaksepakatan sering kali terjadi karena ada bantahan dari penanggung utang/debitur
maupun pemilik jaminan utang. Dalam berbagai kasus pengurusan piutang negara dari penyampaian
kebijakan yang wajar hingga situasi yang sulit dan kritis seperti melakukan penagihan piutang
terhadap debitur atau penanggung utang, biasanya yang pertama yang kita lakukan adalah dengan
pendekatan persuasif. Kemampuan komunikasi persuasif ini diterapkan dengan menyampaikan
pesan sedemikian rupa bagusnya sehingga terasa manfaatnya bagi pihak penerima pesan. Teknik
persuasif ini dapat dilakukan dengan beragam pendekatan, diantaranya :

1. Pendekatan Komunikasi Persuasif Secara Agama

Mengingat masyarakat Indonesia yang beragam dari segi agama, pendekatan ini tentunya
memerlukan agar petugas piutang negara memiliki bekal pengetahuan mengenai agama. Sebab,
cukup riskan untuk melibatkan agama dan memiliki potensi untuk terjadinya clash dengan khalayak.
Selain itu, seperti diketahui beberapa daerah di Indonesia cukup riskan apabila melibatkan terkait isu
agama. Petugas perlu mengetahui dan memahami karakter khalayak apabila akan menggunakan
pendekatan ini, untuk mengantisipasi efek atau bagaimana respon khalayak terhadap pendekatan
yang dilakukan.

2. Pendekatan Komunikasi Persuasif Sosial Kultural

Pendekatan sosial-kultural penting bagi petugas, pendekatan kultural adalah pendekatan yang
memiliki karakter adaptatif, akomodatif dan persuasif terhadap berbagai kemajemukan tradisi dan
budaya yang berlaku di daerah setempat. Pendekatan ini bisa memiliki efek yang besar sebab dengan
pendekatan sosial kultural, khalayak cenderung akan sama-sama mengerti dan tercipta simpati untuk
lebih saling memahami maksud dan tujuan dari masing-masing pihak.

Selain komunikasi persuasif kita gunakan, juga harus diperhatikan prinsip teknik dalam
berkomunikasi yaitu komunikasi yang jelas dan baik terhadap debitur akan membuat yang
bersangkutan menjadi perhatian dan menghargai apa yang kita bicarakan. Teknik berkomunikasi
dengan bicara yang baik tentu akan diperlukan terutama bagi orang-orang yang bekerja dengan
menggunakan keahlian berkomunikasi. Ada beberapa hal yang menjadi prinsip teknik berkomunikasi
yang yang baik bagi petugas antara lain, berbicara dengan efektif, mendengarkan dengan aktif,
keterampilan berbicara dan gaya berbicara.

Petugas pada seksi piutang negara baik pemegang Berkas Kasus Piutang Negara (BKPN) maupun juru
sita dapat menerapkan tipe-tipe komunikasi ketika menghadapi berbagai macam karateristik seorang
debitur yang sering kita jumpai :

1. Komunikasi Agresif

Orang yang memiliki tipe komunikasi agresif adalah tipe komunikator yang mau menang sendiri
tetapi disini bukan demikian, yang dimaksud pengertian agresif bagaimana petugas harus mampu
menyampaikan peraturan atau ketentuan dengan tegas, benar dan jelas kepada debitur ketika para
debitur/penanggung utang mempunyai pandangan yang negatif/kurang benar terhadap image
petugas dan nama kantor dan tentunya dapat menguasai pembicaraan.

2. Komunikasi Pasif (Submasif)

Orang yang memiliki tipe gaya pasif ini cenderung akan lebih banyak diam, dimaksud disini petugas
kadangkalanya menjadi pendengar yang baik apa yang disampaikan oleh debitur kemudian petugas
dapat menjelaskan dengan terperinci apa yang menjadi keinginan debitur.

3. Komunikasi Asertif

Komunikator yang asertif adalah komunikator yang mampu memadukan kedua gaya agresif dan pasif.
Komunikator tipe ini mampu membedakan kapan dirinya berperan menjadi komunikator agresif dan
kapan menjadi tipe yang pasif. Pada kesempatan ini petugas dapat menyampaikan pendapat dengan
percaya diri dan mencari solusi yang sifatnya mungkin win-win solution dalam menyelesaikan
masalah dalam penyelesaian utang piutang.

Teknik Dalam Bernegosiasi

Berdasarkan definisi dari KBBI, negosiasi adalah proses tawar-menawar dengan bernegosiasi untuk
mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak lain
(kelompok atau organisasi).

Negosiasi dalam arti harfiah adalah negosiasi atau perundingan. Negosiasi adalah komunikasi timbal
balik yang dirancang untuk mencapai tujuan bersama. Bagaimana cara komunikasi dalam negosiasi
yang baik sehingga kesepakatan bisa diambil? Setidaknya itu adalah bentuk pertanyaan yang hinggap
di benak kita manakala kita dituntut melaksanakan sebuah proses negosiasi. Sebagaimana dijelaskan
dalam beberapa teori negosiasi, ini memang akan menjadi sebuah tantangan tersendiri bagi seorang
petugas. Dibutuhkan keterampilan yang baik agar tujuan dari negosiasi tercapai. Komunikasi,
merupakan bagian penting yang tidak dapat dipisahkan dari proses tersebut.

Berikut ini adalah cara-cara komunikasi yang bisa diterapkan pada saat kita akan melaksanakan
negosiasi dengan harapan efektifitas waktu bisa memberikan manfaat yang sama-sama
menguntungkan bagi setiap pihak :

1. Mendengar aktif artinya mendengarkan apa inti pesan kemudian nyatakan apa yang kita
dengar apakah sesuai dengan pesan yang disampaikan ke orang/pihak lain.
 2. Bertanya efektif artinya dalam negosiasi pertanyaan yang didahului dengan mengapa dan
bagaimana mendorong diperolehnya informasi yang lebih bermanfaat dari pada pertanyaan-
pertanyaan yang dimulai dengan apa, kapan, siapa, dan dimana.

3. Membujuk/persuasif artinya kita melakukan bujukan / argumentasi / motivasi kepada mitra

negosiasi agar ia bisa menyetujui/menyepakati usulan kita.

4. Menangani keberatan artinya agar kita bisa menangani keberatan, kita harus mencari apa
yang menjadi keberatan orang/pihak lain dan kita siap dengan jawaban yang bisa mengatasi
keberatannya.

Pada kesimpulan, penulis ingin menyampaikan bahwa komunikasi yang efektif tidak sekedar
membuat pendengar dapat menerima akan apa yang disampaikan, atau terinspirasi saja dengan
kalimat-kalimat yang diberikan. Namun komunikasi yang efektif membicarakan tentang respons
tindakan. Bagaimanapun, efektivitas segala sesuatu diukur dari hasil atau dampaknya. Esensi tujuan
komunikasi adalah mencapai kesepakatan, persetujuan, dukungan, komitmen, dan tindakan yang
positif dalam rangka menjalankan penagihan dimaksud .

Karena menangani penagihan utang-piutang bukan perkara yang mudah, karena itu biasanya kita
membuat prosedur khusus untuk melakukan penagihan piutang macet. Pada umumnya, penagihan
dilakukan melalui surat yang dilayangkan. Maka, ketika melakukan panggilan atau kunjungan
langsung ada beberapa tips yang harus diperhatikan antara lain:

a. Hubungi debitur secara langsung, artinya berusaha menghubungi debitur tanpa melalui
orang lain. Hubungi secara langsung, baik melalui telepon atau mendatangi alamatnya secara
langsung.

b. Kuasai masalahnya, artinya pahami permasalahannya serta kuasai kondisi dan situasinya
sejelas mungkin. Jangan terkesan sekedar menjalankan tugas dengan melengkapi catatan-
catatan dengan lengkap, surat-menyurat/korespondensi, dokumen dan keterangan lain.
c. Serius menanganinya, artinya tampakkan keseriusan petugas dalam menanganinya, jangan
setengah-tengah dalam menagih bahwa kita sangat serius melakukannya.

d. Tawarkan solusi, menawarkan solusi penyelesaiannya, pikirkan kemungkinan-kemungkinan

jalan lain yang bisa ditempuh.

e. Jaga integritas, artinya sebagai petugas dimanapun berada jaga integritas, jaga marwah
institusi.