LKS KD 3.4
LKS KD 3.4
Pd
(PPG DALJAB – UNIMED 2018)
KELAS X
M
Penyusun
The more we
grateful, the more
happiness we get.
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI................................................................................................................ ii
KOMPETENSI DASAR
TUJUAN PEMBELAJARAN
PETUNJUK PENGGUNAAN
1. Bacalah petunjuk kegiatan yang telah diberikan dengan baik dan cermat!
4. Kumpulkanlah laporan hasil kerja sesuai dengan jadwal yang telah disepakati!
5. Jika mengalami kesulitan dalam melakukan kegiatan, dapat bertanya kepada guru!
PETA KONSEP
Bahasa surat
Bentuk-bentuk surat
Bagian-bagian surat
Dasar-dasar surat
A. DASAR-DASAR SURAT
1. Pengertian Surat
Surat merupakan sarana komunikasi tulisan. Saat ini, surat masih banyak
digunakan oleh instansi pemerintah maupun swasta untuk menyampaikan informasi
meskipun teknologhi untuk berbagi informasi telah berkembang pesat.
Ada waktunya surat tidak dapat digantikan dengan komunikasi bentuk lain.
Hal ini karena dalam kegiatan organisasi atau perusahaan perlu adanya dokumentasi
sebagai catatan tertulis yang tidak terganti oleh komunikasi lisan.
Berikut ini beberapa pengertian surat menurut beberapa ahli yang dikutip
dari buku Korespondensi Niaga Indonesia karangan Murwaningsih (2003:1)
a) The Liang Gie
Dari segi bahannya, surat termasuk dalam kategori warkat. Menurut The Liang
Gie, warkat merupakan setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat
keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat oleh orang untuk
membantu ingatannya.
b) Drs. Thomas Wijasa Bratawidjaja, MBA
Surat menyurat juga disebut korespondensi. Menurut Thomas, korespondensi
merupakan sarana komunikasi tertulis sesuai fungsi dan tujuan yang ingin
dicapai.
c) Sikka Mutiara Silmi
Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan
komunikasi secara tertulis.
d) Buku Pedoman Surat Menyurat
Surat merupakan segenap pekerjaan yang berhubungan dengan surat sebagai
alat komunikasi dan sebagai warkat ketatausahaan.
e) Buku Petunjuk Administrasi Umum
Surat merupakan suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi
pemberitahuan, pernyataan, permintaan kepada pihak lain.
2. Fungsi Surat
Mengutip buku Donni Juni Priansa dan Agus Garnid berjudul Managemen
Perkantoran, dijelaskan fungsi surat sebagai berikut:
a) Alat dokumentasi; surat berfungsi sebagai alat dokumentasi apabila dijadikan
sebagai alat pemberian atau pengumpulan bukti-bukti ataupun keterangan.
b) Alat pengingat; Surat dapat digunakan sebagai alat pengingat hal-hal yang telah
terlupakan atau hal yang telah lama.
c) Bukti Historis; Kehidupan manusia terus berkembang. Oleh karena itu,
perubahan-perubahan dalam kehidupan manusia selalu terjadi. Dalam
perkembangannya, sebuah organisasi misalnya tentu mengalami perubahan dari
d) masa ke masa. Dalam hal ini surat akan berguna sebagai sumber informasi atas
histori organisasi tersebut.
e) Pedoman Pelaksanaan Pekerjaan; pejabat instansi sering menggunakan surat
sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan bagi para pegawai. Bertujuan agar semua
kegiatan baik di dalam maupun diluar instansi dapat terlaksana dengan lancar dan
baik.
3. Jenis-jenis surat
Ada beberapa jenis-jenis surat yaitu:
a) Berdasarkan sifat dan asal surat; dibedakan menjadi:
1) Surat pribadi yaitu surat yang isinya bersifat pribadi
yang tidak semua orang dapat mengetahui.
2) Surat resmi yaitu surat yang isinya berkenaan dengan
Gbr. Surat sebagai alat kepentingan organisasi atau perusahaan.
dokumentasi, pengingat
dan bukti historis. 3) Surat sosial yaitu surat yang dibuat oleh berbagai
Sumber:
divapendidkan.diakses
lembaga sosial.
16/09/2018, 15.18 WIB 4) Surat niaga yaitu surat yang isinya memuat persoalan
niaga dan dibuat oleh suatu badan usaha atau
perusahaan.
5) Surat dinas yaitu surat yang isinya menyangkut segi-segi
kedinasan dalam administrasi pemerintahan dan oleh
instansi pemerintah.
b) Berdasarkan keamanan isi
1) Surat sangat rahasia; surat yang hanya digunakan sebagai dokumen yang
berhubungan erat dengan keamanan negara. Surat ini biasanya ditandai dengan
tulisan “SRHS” atau “SR” dan sampulnya rangkap tiga.
2) Surat rahasia yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain. Surat
ini biasanya menggunakan sampul rangkap dan ditandai dengan tulisan “RHS” atau
“R”.
3) Surat konfidensial yaitu surat yang isinya cukup diketahui oleh pejabat yang
bersangkutan.
4) Surat biasa yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan organisasi
maupun pejabat yang bersangkutan meskipun isinya dibaca atau diketahui oleh
orang lain.
c) Berdasarkan urgensi penyelesaian
1) Sangat segera; surat yang membutuhkan jawaban sesegera mungkin sehingga harus
menjadi prioritas pertama.
2) Segera yaitu surat yang membutuhkan tanggapan segera oleh penerima tetapi tidak
perlu diprioritaskan pertama seperti surat sangat segera.
3) Biasa yaitu surat yang tidak membutuhkan jawaban sangat segera atau segera.
d) Berdasarkan banyaknya sasaran
1) Surat biasa yaitu surat tyang dikirim hanya untuk seseorang atau alamat tertentu
saja.
2) Surat edaran yaitu surat yang ditujukan kepada bebrapa orang atau pejabat
tertentu dengan kemungkinan disampaikan kepada lingkup yang lebih luas.
1. Perlengkapan surat
a. Kertas; membuat surat sebaiknya memilih
kertas ukuran folio, A4 = 210 mm x 297 mm
atau 205 mm x 254 mm (kuarto)
b. Sampul surat
Gbr. Surat edaran
Berdasarkan ukuran kertas yang dipakai, Sumber: gedepangranngo.diakses 16/09/2018,
sampul surat dibagi menjadi: 17.02 WIB
c. Perlengkapan lain; alat tulis seperti ballpoint, pensil, dsb. Disamping itu terdapat
juga benda-benda pos yang dijual di kantor pos seperti kartu pos, warkat pos, dan
wesel pos.
B. BAGIAN-BAGIAN SURAT
LEHER SURAT
Tempat dan tanggal surat; memberikan informasi tentang tempat dan tanggal
penulisan surat.
Subjek surat; terdiri atas
a. Nomor; meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun
penulisan surat. Penomoran berfungsi:
Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya
kembali apabila diperlukan.
Mengetahui jumlah surat yang diterima dan dikeluarkan.
Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya dalam hubungan
surat menyurat.
b. Lampiran; bagian yang menjelaskan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen
yang disertakan dalam surat tersebut.
c. Perihal; sesutau yang melatarbelakangi seseorang mengirim surat tersebut.
Objek surat; terdiri atas nama dan alamat yang dituju.
2. KAKI SURAT
Nama dan tanda tangan; berfungsi untuk mengetahui penanggung jawab surat.
Tembusan; bagian surat yang menunjukkan pihak yang juga berhak mendapatkan
surat tersebut.
Insial; inisial biasa dipakai dalam surat niaga merupakan singkatan huruf pertama
dari nama penyusun konsep dan pengetik surat tersebut.
C. BENTUK-BENTUK SURAT
NURCHAMIDA TANJUNG, S.Pd
Ada beberapa bentuk surat yang biasa digunakan yaitu:
1. Bentuk lurus penuh (Full Block Style); bentuk surat yang pengetikannya mulai dari
pasak garis pinggir kiri.
2. Bentuk lurus (Block Style); Pada bentuk ini tempat dan tanggal surat diletakkan
sebelah kanan sejajar dengan alamat surat. Tanda tangan dan nama terang juga
diletakkan disebelah kanan.
3. Bentuk setengah lurus (Semi block style); pola ini hampir sama dengan bentuk lurus,
hanya saja penulisan alinea pertama harus menjorok ke dalam ± 5 spasi.
4. Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph); bentuk ini sama dengan bentuk lurus
namun tiap alinea baru sesudah baris pertama diketik masuk 5 spasi.
5. Bentuk Lekuk (Indented style); pada bentuk ini baris pertama alamat dimulai dari
garis pinggir kiri. Kemudian baris kedua dimulai 5 spasi dari garis pinggir kiri. Baris
berikutnya dimulai 10 spasi dari baris pinggir kiri.
6. Bentuk resmi (official style); pada bentuk ini alamat ditulis disebelah kanan dibawah
nama kota dan tanggal.
Kegiatan Mandiri
1. Carilah contoh sebuah surat, kemudian cobalah untuk mengidentifikasi setiap bagian surat
tersebut!
2. Berdasarkan in formasi yang kamu peroleh, buatlah kesimpulan mengenai bagian-bagian surat
beserta fungsinya!
3. Buatlah sebah surat yang memuat seluruh bagian surat secara lengkap! Kemudian beri
keterangan setiap bagiannya!
4. Tulis surat yang telah kamu buat dilembar kertas folio, kemudian kumpulkan kepada gurumu!
A. Pilihlah satu jawaban yang paling benar dengan memberi tanda silang (X) pada
huruf a, b, c, d, atau e
1. Rina seorang manager HRD membuat surat yang berisi pemberitahuan mengenai
libur hari raya Idul Fitri di kantornya. Ia kemudian menempelkannya di papan
pengumuman. Surat yang dibuat Rina ialah...
a. Surat Penawaran d. Surat edaran
b. Surat biasa e. Surat pengumuman
c. Surat niaga
2. Berikut ini yang bukan merupakan fungsi surat yaitu...
a. Sebagai duta organsasi
b. Sebagai bukti historis
c. Sebagai bahan pertanggungjawaban
d. Sebagai alat komunikasi
e. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
3. Informasi berikut ini yang seharusnya tidak terdapat dalam kop surat ialah...
a. Nomor telepon dan faksimili d. Tembusan
b. Nama instansi e. Lambang instansi
c. Alamat lengkap
4. Berikut ini salam pembuka surat yang paling tepat ialah..
a. Hormat saya d. Dengan hormat,
b. Terucap salam kami e. Selamat siang
c. Dengan berbahagia
5. Surat lamaran pekerjaan jika ditinjau dari sifat surat dapat digolongkan
sebagai..
a. Surat bisnis d. Surat Niaga
b. Surat pribadi e. Surat resmi
c. Surat dinas
Dewi. Irra Chrisyanti. 2011. Mahir Korespondensi Indonesia untuk SMK, Perguruan Tinggi
& Umum/PRT. Banten: Prestasi Pustaka Raya.
Mulyana, Dedy. 2003. Ilmu Komunikasi Sebuah Pengantar. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Priansa, Doni Juni dan Agus Garnida. 2013. Manajemen Perkantoran. Jakarta: Erlangga.
Rozanna, Cut Noviarti, dan Tedjaningsih. 1995. Surat Menyurat dan Komunikasi. Bandung:
Angkasa.
Sulistyaningrum, Dhyah dan Tutik Susilowati. 2008. Etika dan Kepribadian. Salatiga:
Widyasari.