BAB IX

PENULISAN PESAN BISNIS

Dosen: Erlita Khrisinta Dewi, Nalal Muna, Dinar Safa Anggraeni

A. KORESPONDENSI BISNIS
Salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaikan pesan-
pesan bisnis kepada pihak lain. Dengan kata lain, korespondensi bisnis adalah berbagai macam
aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat menyurat dalam menunjang
aktivitas bisnis antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:
1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau
bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang
dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang
Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Kelebihan yang dimiliki surat adalah praktis, efektif
dan ekonomis. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan,
laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif,
maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada
pihak penerima.
Fungsi surat bisnis, diantaranya:
1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran
atau gagasan
2. Alat bukti tertulis (misal; surat jual beli)
3. Alat untuk mengingat (misal; surat yg diarsipkan)
4. Bukti historis (misal; surat-surat bersejarah)
5. Pedoman Kerja (misal; surat keputusan dan surat perintah)
Penggolongan surat dapat dibagi sebagai berikut
1. Menurut Wujudnya
a. Surat Bersampul

1
 b. Kartu Pos
Ukuran 10 cm X 15 cm : dikeluarkan oleh kantor pos
Ukuran 15 cm X 20 cm : dikeluarkan oleh perusahaan swasta.
c. Warkat Pos
d. Gabungan sampul dan kertas surat.
e. Memorandum/Memo dan Nota
f. berukuran setengah folio atau setengah kuarto.
g. Telegram
h. Surat Tanda Bukti
i. Faktur, kuitansi, tanda terima, dan kartu-kartu identitas.
j. E-Mail
2. Menurut Sifatnya
a. Surat Biasa
Isi surat tersebut boleh diketahui oleh orang lain selain orang yang dituju.
b. Surat Konfidensial (Setengah Rahasia)
Surat untuk kalangan terbatas atau cukup diketahui oleh pejabat yang dituju.
c. Surat Rahasia (RHS)
Surat yang hanya boleh dibuka dan hanya boleh diketahui isinya oleh orang yang
dituju.
3. Menurut Pemakaiannya
a. Surat Pribadi
Prive : surat yang dikirim kepada teman atau kepada kerabat/keluarga.
Resmi : surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi.
b. Surat Pemerintah
Surat resmi yang terutama dipergunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan
administrasi pemerintahan
c. Surat Sosial
Surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan.
d. Surat Bisnis / Dagang
Surat yang terutama dipakai oleh perusahaan untuk urusan perdagangan atau jual
beli

2
 Dalam komunikasi bisnis, jenis bisnis surat dibedakan menjadi :
1. Pesan rutin
a. Surat Perkenalan
Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli pembeli yang bermaksud
memperkenalkan perusahaan, barang, atau jasa. Di dalam surat perkenalan telah ada
unsur penawaran yang sifatnya terselubung (implisit).
Syarat membuat surat perkenalan bisnis:
1) Memperkenalkan nama, alamat, nomor telepon, faksimili, dan bidang usahanya.
2) Manfaat barang atau jasa yang diperkenalkan.
3) Harus dapat meyakinkan pembaca bahwa barang yang diproduksi berkualitas baik
dan telah banyak dipakai
b. Surat Permintaan Penawaran
Adalah surat yang isinya meminta kepada penjual atau produsen untuk
menyampaikan penawaran atau daftar harga yang akan dibeli oleh pembuat surat.
Yang perlu diperhatikan dalam membuat surat permintaan penawaran:
1) Menetapkan jenis barang dan kapan barang tersebut diperlukan, atau bentuk
layanan jasa yang disaikan oleh penjual.
2) Menanyakan syarat pembayaran, syarat penyerahan, potongan harga, dan garansi
yang diberikan.
3) Cara pengiriman barang.
4) Meminta daftar harga/katalog, brosur, atau sampel.
5) Peralatan yang dipakai penjual sebagai penunjang (kalau ada).
c. Surat Penawaran
Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau
jasa. Dibedakan menjadi 2 (dua) macam:
1) Penawaran atas inisiatif penjual.
2) Penawaran sebagai balasan surat permintaan penawaran.
Syarat-syaratnya:
1) Bahasa surat harus menarik
2) Isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yang
ditawarkan.

3
 3) Isi surat harus bersifat memotivasi pembaca agar ingin tahu lebih lanjut tentang
sesuatu yang ditawarkan.
4) Harus berisi keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampirkan gambar-gambar.
Sifat Penawaran:
1) Penawaran Bebas
2) Penawaran Berjangka
3) Penawaran bebas
d. Surat Pesanan (Order)
Adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang isinya memesan
barang atau meminta jasa tertentu. Surat pesanan memiliki posisi yang kuat karena
merupakan surat beli. Yang perlu diperhatikan dalam surat pesanan:
1) Nama, jenis, tipe, dan ciri lain barang yang dipesan.
2) Jumlah atau banyaknya pesanan.
3) Cara pembayaran.
4) Cara pengiriman atau penyerahan yang dikehendaki.
5) Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan.
e. Surat Pengiriman Pesanan/Barang
Adalah surat dari penjual kepada pembeli yang menerangkan pengiriman
barang dan sebagai pengantar untuk dokumen yang dikirim (apabila jarak antar penjual
dan pembeli cukup jauh: antarkota, antarpulau, dan antar negara). Keterangan dalam
surat pengiriman pesanan/barang:
1) Berdasarkan order/pesanan yang mana barang dikirim.
2) Jenis barang apa saja yang dikirim.
3) Berapa jumlah barang yang dikirim.
4) Dengan alat angkut apa barang dikirim
5) Dokumen apa saja yang dilampirkan:
a) Faktur/ Invoice : Tanda bukti penjualan/penyerahan barang
b) Surat Angkutan Barang
(1) Kendaraan Darat : Surat Jalan
(2) Kapal Laut : Bill of Lading (B/L) atau konosemen
(3) Kapal Udara : Air Way Bill (AWB)

4
2. Pesan persuasif
Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan
audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah
kemampuan untuk menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat
audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka
setuju.
Meskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis adalah rutin, namun dalam beberapa
situasi tertentu diperlukan pesan yang didesain untuk memotivasi atau memberi persuasi
kepada orang lain. Penyampaian pesan ini tidak hanya digunakan untuk kepentingan
internal organisasi namun dapat pula digunakan untuk kepentingan eksternal organisasi
seperti permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk
mendapatkan dana dan kerjasama.
Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung
mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih
rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.
Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan
persuasif antara lain :
a. Analisis Audiens
Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara
menhubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasi
perbedaan individual, maka perlu menganalisis audiens dan kemudian menyusun
suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka. Cara yang paling
mudah dalam menilai kebutuhan audiens adalah dengan berpedoman pada teori
kebutuhan dari Maslow yang menyatakan bahwasanya manusia memiliki lima
kebutuhan yang sifatnya berjenjang. Dimana tiap-tiap kebutuhan memiliki kualitas
atau tingkat kepentingan yang berbeda-beda, mulai dari kebutuhan yang paling dasar
hingga kebutuhan yang paling tinggi tingkatannya.
b. Mempertimbangkan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan
membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan
membantubagaimana mereka akan memberikan penghormatan.Memberikan persuasi
untuk budaya yang berbeda akan berbeda cara memberikan persuasinya.

5
c. Memilih Pendekatan Organisasional
Agar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan
apa yang dikehendaki maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens,
apakah menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung. Penggunaan
pendekatan organisasional baik langsung maupun tidak langsung dalam penyampaian
pesan persuasif harus mampu meyakinkan audiens bahwasannya pesan tersebut
dapat dipertanggungjawabkan dan memiliki alasan. Persuasi yang efektif mencakup
empat komponen penting, yaitu :
1) Menetapkan kredibilitas
Bagi seorang komunikator tingkat kredibilitas ditentukan oleh sejaumana
tingkat kepercayaan dan reabilitas dirinya. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk
dapat dipercaya oleh orang lain. Cara yang digunakan untuk menumbuhkan
kredibilitas seseorang adalah dengan fakta, berupa dokumen, statistik, jaminan,
dan hasil riset yang menjadi bukti objektif yang mendukung kredibilitas seseorang.
Cara lain yang dapat dilakukan guna menambah kredibilitas seseorang
adalah menjadi seorang pakar atau ahli dalam bidang tertentu, antusias terhadap
materi yang disampaikan, objektif dalam penilaian sesuatu, sikap hormat dapat
membantu memfokuskan kebutuhan audiens, kejujuran dapat menumbuhkan
penghargaan audiens, intensitas yang baik akan membantu minat audiens, dan
pengalaman latar belakang baik sikap, kepercayaan sebelumnya dapat membantu
mengidentifikasi audiens.
2) Membuat kerangka argumentasi audiens
Kerangka argumentasi dapat dibuat berdasarkan rencana organisasional
AIDA (Attention, Interest, Desire dan Action).
a) Attention (Perhatian), meyakinkan audiens dibagian permulaan bahwa ada
sesuatu yang akan disampaikan. Memperkenalkan suatu masalah atau ide
yang membuat audiens mau mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan.
b) Interest (Minat), menjelaskan relavansi pesan-pesan yang disampaikan dengan
audiens. Mengembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase
pertama secara rinci. Menghubungkan pesan-pesan yang akan disampaikan
dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens.

6
 c) Desire (Hasrat), mengubah keinginan audiens dengan menjelaskan bagaimana
perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi
audiens, dan berusaha untuk mengimplementasikan ide atau gagasan.
d) Action (Tindakan), menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan terhadap
audiens. Perlu juga dipikirkan bagaimana audiens akan memperoleh manfaat
dari tindakan yang dilakukan, serta menemukan cara agar tindakan tersebut
mudah untuk dilakukan.
3) Memilih Daya Pemikat
Umumnya pesanpesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan
logika (logical appeals) dan daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk
melakukan persuasi audiens. Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan
apabila tergantung pada tindakan yang diharapkan, harapan para audiens, tingkat
resistensi yang diatasi, kemampuan menjual ide atau gagasan tersebut.
a) Pemikat Emosional
Dalam melakukan persuasi audiens, dapat memanfaatan emosi yang
dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada
audiens sepanjang pemikat emosional bersifat kuat. Dapat menggunakan kata-
kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang seperti kebebasan,
keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan, dan keamanan.
b) Pemikat Logika
Dalam berbagai hal, penggunaan pendekatan ini dapat dilakukan
seperti membuat aduan (claim) dan memberikan dukungan atas aduan
tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. Adapun
penggunaan pendekatan ini didasari atas berbagai alasan diantaranya :
(1) Analogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju
bukti-bukti fisik pula.
(2) Induksi, adlah memberikan berbagai alasan dari bukti-bukti spesifik menuju
kesimpulan umum.
(3) Deduksi, Pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan
yang khusus.

7
 c) Pertimbangan Etika

Persuasif dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan

memberikan informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai
hal. Hal yang paling penting dalam pendekatan ini adalah menunjukkan
perhatian yang jujur kepada audiens dengan memenuhi kebutuhan mereka.

3. Pesan-pesan positif (Good news)

Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun
ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin,
good news dan good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach).
Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan yaitu:
a. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali
membaca suatu pesan)
b. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
c. Menghemat waktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud
pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu
memperoleh perhatian dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama.
Sedangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan dimana orang cenderung
menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan untuk mengubah
pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola
pendidikan yang telah diajarkan sebelumnya.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak melalui lisan
atau tulisan, maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula
yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Diusahakan dalam bagian
awal, penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas. Pada
bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian
penjelasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir. Pada bagian
akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau
pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens.
Para pelaku bisnis telah banyak melakukan upaya-upaya untuk mengembangkan dan
menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/ pegawai dan

8
 masyarakat pada umumnya. Disamping itu, mereka juga mengirimkan pesan-pesan good
will kepada karyawan, klien dan masyarakat pada umumnya.
Kualifiksi bentuk goodnews dalam komunikasi bisnis :
a. Good News tentang pekerjaan
Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang
menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung. Contoh good news
berkaitan dengan masalah pekerjaan, antara lain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/
jabatan/ posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji dan
pengakuan/ penghargaan prestasi kerja.
b. Good News Tentang Produk
Good News yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon
harga produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free),
pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam jumlah tertentu akan
memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru, produk aksesoris atau
produk pelengkap).
c. Pesan-Pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk
menjaga hubungan bisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapat juga mendorong
hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis
lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan
singkat yang tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis
tertentu.
Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberian selamat kepada
orang lain, seperti kenaikan pangkat atau jabatan, diangkat sebagai pimpinan suatu
asosiasi organisasi bisnis dan sejenisnya. Penyampaian ucapan selamat oleh pimpinan
perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok, seperti ucapan selamat ulang
tahun, ucapan selamat atas penyelesaian studi, ucapan selamat atas kesuksesan non
bisnis, merupakan hal yang baik untuk menjaga hubungan baik diantara mereka.

4. Pesan-pesan negatif (bad news)

Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan,
mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan

9
kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka
perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut
dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.
Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan
yang tak menyenangkan ini :
a. Menciptakan Audience – Centerred Tone
Menyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad news mampu
memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan
bisnis yang didukung dengan tiga tujuan yang khusus, yaitu :
1) Membantu audiens mengerti akan bad news yang merupakan suatu keputusan
yang tegas
2) Membantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil.
3) Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
b. Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan
dengan dua pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan
perencanaan langsung (direct plan).
1) Pendekatan/ perencanaan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan
yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang
menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan ini terdapat empat bagian
penting yaitu:
a) Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta pernyataan
yang tanpa beban bagi audiens.
b) Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil,
sebelum menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan yang efektif
akan sangat membantu audiens menyadari bahwa keputusan yang diambil
adalah fair atau logis.
c) Bad news, merupakan hal yang mungkin “menyakitkan” bagi audiens yang
mendengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang
merupakan keputusan yang diambil dari suatu kondisi.
d) Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka tahap
selanjutnya adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat positif, hangat,

10
 bersahabat, dan lebih menyenangkan. Dapat juga diusulkan suatu cara
pemecahan dari masalah yang dihadapi oleh audiens.

2) Perencanaan langsung (direct approach)

Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan
langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti
dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang
bersahabat. Pendekatan ini memiliki kelebihan bahwa audiens hanya memerlukan
waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu bad news.Pendekatan
ini dapat diterapakan apabila :
a) Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang dituju.
b) Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil kepada di penerima
c) Pesan disampaikan secara empati.

B. PROSEDUR BISNIS
Prosedur bisnis merupakan rangkaian tahapan tertentu yang dilewati pelaku transaksi
bisnis yaitu berkenalan, meminta penawaran, menawarkan, memesan, dan mengirim pesanan
sebelum sampai ke puncak kegiatan bisnis. Puncak kegiatan bisnis yaitu adanya suatu
transaksi atau kesepakatan jual beli yang ditandai oleh penyerahan barang atau dilakukannya

11
aktivitas jasa oleh penjual dan penyerahan uang sebagai nilai tukarnya oleh pembeli. Dilihat
dari segi hubungan antara penjual dan pembeli, ada dua cara berdagang yang umum:
1. Berhubungan secara langsung

2. Berhubungan secara tidak langsung

Proses transaksi bisnis dapat digambarkan sebagai berikut :

Proses lanjutan setelah terjadi transaksi:

12
C. PROSES PENULISAN PESAN BISNIS

Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi,
karena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan
pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersifat untuk menyatakan ide daripada mengesankan
lawan komunikasi. Proses penulisan menurut Bovee and Thill (2018) secara garis besar terdiri
dari tiga langkah yaitu: merencanakan pesan bisnis, menulis pesan bisnis, dan menyelesaikan
pesan bisnis, yang akan dijelaskan berikut ini

1. Merencanakan Pesan Bisnis

Tahapan perencanaan pesan bisnis meliputi:
a. Analisis situasi
Yang perlu diperhatikan adalah:
1) Menentukan tujuan penulisan
Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang
merencanakan pesan bisnis. Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjaga itikad
baik audiens dan menciptakan kesan positif tentang pihak pengirim pesan tanpa
mengesampingkan tujuan tertentu yang hendak dicapai. Tujuan umum setiap
pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan, dan menjalin
kerjasama dengan audiens. Disamping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu

13
organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara
lain :
a) Keputusan untuk meneruskan pesan
b) Keputusan untuk menanggapi audiens
c) Keputusan untuk memusatkan isi pesan
d) Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan
Sedangkan tujuan komunikasi bisnis meliputi :
a) Memberi informasi (to inform) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak
lain.
b) Memberi persuasi (to persuade) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan
dapat dipahami dengan baik dan benar. Terutama dilakukan pada saat
melakukan negosiasi bisnis.
c) Melakukan kolaborasi (to collaborate) atau kerjasama bisnis antara seseorang
dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah
dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun
perusahaan asing.
Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang
perlu dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut :
a) Tujuan yang realistis
Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh karena itu
jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara
realistis.
b) Ketepatan waktu
Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan
penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami
perubahan, pesan dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai
dengan segala sesuatu menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang
disampaikan.
c) Ketepatan orang yang mengirimkan pesan
Meskipun semua tugas yang diberikan dapat diselesaikan tanpa bantuan
orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih baik dalam
menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang.

14
 d) Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi
Seorang karyawan harus bekerja sesuai dengan tujuan organisasi. Hal
ini memiliki tujuan agar setiap komunikasi yang terjadi didalamnya dapat
berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan
persepsi.
2) Menganalisis profil audiens
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas,
langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
Menyangkut siapa mereka, bagaimana pemahaman mereka, latar belakang usia,
pendidikan, jenis kelamin, minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui.
Untuk menjawab semua itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis
audiens tersebut. Untuk mengembangkan profil audiens dapat dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai berikut :
a) Menentukan ukuran dan komposisi audiens
Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda
dengan audiens yang jumlahnya sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang
berbeda pula. Untuk audiens yang berjumlah kecil, materi dapat dikemas
dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. Sebaliknya, untuk
audiens dalam jumlah yang besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau
laporan dengan gaya atau format penulisan yang formal.
b) Menentukan siapa audiensnya
Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan
yang paling dominan yang paling dominan diantara mereka.
c) Mengetahui bagaimana reaksi audiens
Setelah mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang
mungkin dimunculkan dari audiens tersebut. Jika audiens yang terlibat
merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi sebaiknya disajikan
langsung pada bagian kesimpulan dan saran, perlu dihindari melakukan diskusi
karena akan kurang efektif.
d) Mengetahui pemahaman audiens
Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang
menyangkut diri audiens, seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia serta

15
 pengalaman. Jika terjadi perbedaan yang terlalu jauh dengan komunikator
maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus dididik.
e) Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens
Jika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka
tugas seorang komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan
penampilan yang meyakinkan. Hal ini bertujuan agar audiens termotivasi untuk
mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan
dengan baik.

b. Mengumpulkan informasi
Mengumpulkan informasi ini mencakup proses untuk memuaskan kebutuhan
akan informasi audiens dan memuaskan kebutuhan motivasional audiens. Memuaskan
kebutuhan akan informasi audiens dengan tahapan sebagai berikut:
1) Menemukan keinginan audiens
Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat
menemukan apa yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan
informasi yang diminta.
2) Memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya
Harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens
tidak terlewatkan. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan
disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk mengantisipasi agar apa yang diminta
audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator.
3) Informasi yang diberikan harus akurat
Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat
serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Jika terjadi kesalahan dalam
penyampaian informasi, seorang komunikator perlu menyampaikan permohonan
maaf serta segera memperbaikinya.
4) Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens
Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi
audiens. Memberikan perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens merasa
terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan.

16
 Sedangkan pada proses memuaskan kebutuhan motivasional audiens
adalah berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui
pendekatan argumentasi yang rasional. Beberapa jenis pesan, harus dirancang
agar memiliki tujuan, memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka.

c. Memilih media dan saluran

Identifikasi kombinasi terbaik untuk situasi, pesan, dan audiens sehingga media
dan saluran yang dipakai tepat

d. Mengatur informasi
1) Tentukan ide utama
Isi dari pesan bisnis tersurat pada :
a) Topik pokok: subjek pesan yang lebih luas
b) Ide pokok: pernyataan tentang suatu topik,menjelaskan tentang isi dan tujuan
topik.

Seluruh pesan bisnis harus mendukung, menjelaskan, atau menyajikan ide

pokok, yaitu pernyataan spesifik mengenai topik pesan yang akan disampaikan.
Mendefinisikan ide pokok yang akan membangun hubungan baik dengan audiens
tidaklah mudah.

Metode identifikasi terhadap ide pokok dapat menggunakan Teknik

Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang memberikan keleluasaan
pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative dengan
mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Teknik brainstorming yang
sering digunakan antara lain storyteller’s tour, random list, Conclusions Finding
Recommendation (CFR) worksheet, journalistic approach, dan question and answer
chain.
a) Perjalanan tukang cerita (Storyteller’s tour)
Berpura-puralah untuk menganggap diri Anda sedang memberi rekan
kerja perjalanan terkendali pesan Anda dan rekamlah dengan tape recorder.
Kemudian dengarkan pembicaraan, identifikasikan cara mempersingkat dan
memperjelas pesan tersebut, dan ulangi kembali proses tersebut. Memperbaiki

17
 rekaman tersebut beberapa kali akan membantu untuk menyaring ide pokok
menjadi hanya menjadi satu pesan yang singkat.
b) Random list
Teknik selanjutnya adalah dengan mencoba menghubungkan ide-ide
yang ada di pikiran dengan menuliskannya diatas sebuah kertas kosong
sehingga kita dapat membaginya menjadi beberapa kelompok untuk ditarik
suatu ide pokok. Teknik ini akan lebih banyak membantu dalam menentukan ide
pokok secara lebih luas. Selanjutnya mempelajari hubungan antar ide-ide
tersebut.
c) Conclusions Finding Recommendation (CFR) worksheet
Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan masalah, gunakanlah
suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan
(findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang
akan di berikan. Dengan bantuan worksheet maka anda akan lebih mudah dalam
menjelaskan atau menarik kesimpulan.
d) Pendekatan jurnalistik (journalistic approach)
Dengan menanyakan tentang siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan
bagaimana untuk menyaring ide pokok dari tumpukan informasi yang tidak teratur.
Oleh sebab itulah, ide pokok yang terbuat dari teknik ini akan lebih jelas.
e) Rangkaian pertanyaan dan jawaban (question and answer chain)
Dimulai dari pertanyaan berdasarkan perspektif audiens, kemudian
ditarik mundur hingga ke pesan anda. Dalam beberapa kasus, akan ditemukan
bahwa setiap jawaban akan menghasilkan pertanyaan baru, sampai dapat
diidentifikasi informasi yang perlu tersedia dalam pesan yang akan disampaikan.
f) Pemetaan pikiran (mind mapping)
Pemetaan pikiran bertujuan untuk menghasilkan dan mengatur ide
dengan menggunakan metode grafis. Dimulai dari ide pokok kemudian dibuat
cabang-cabang untuk menghubungkan setiap ide yang saling berhubungan yang
muncul dalam pikiran. Subjek atau topik yang luas setiap pesan bisnis dapat
dipadatkan menjadi satu ide, seperti contoh yang dapat dilihat pada Tabel 1.

18
 Tabel 1. Mendefinisikan Topik dan Ide Utama

Tujuan Spesifik Topik Ide Pokok

Untuk memberi Mengajar perwakilan Klaim asuransi Penyimpanan
informasi pelayanan pelanggan berkas yang tepat,
cara membuat berkas menghemat waktu
klaim asuransi dan uang
perusahaan
Untuk Meminta manajemen Anggaran Para pesaing
membujuk puncak menyetujui penelitian dan memiliki anggaran
(persuasi) kenaikan anggaran pengembangan yang lebih besar
untuk penelitian dan untuk penelitian
pengembangan dan
pengembangan
Untuk bekerja Mengumpulkan ide Pembayaran Mengaitkan gaji
sama untuk sistem insentif insentif dan laba untuk
(kolaborasi) seluruh perusahaan memotivasi para
yang mengaitkan gaji karyawan dan
dan laba mengurangi
konpensasi di
tahun-tahun yang
sulit

Sumber : Bovee and Thill (2018)

2) Batasi ruang lingkup/ cakupan

Secara umum, penyampaian informasi rutin kepada audiens yang telah
dikenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Apabila kita
menyampaikannya secara panjang lebar justru akan memakan waktu lebih lama,
terutama jika audiens adalah orang yang tidak kita kenal. Ide pokok dari pesan-
pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia, sehingga poin-poin
yang penting tidak sampai terabaikan, dan ide-ide pokok yang disampaikan mudah
dimengerti dan diterima oleh audiens.

19
 3) Memilih pendekatan langsung atau tidak langsung
a) Pendekatan langsung (direct approach), sering disebut juga dengan
pendekatan deduktif, dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti
bukti-bukti pendukungnya.
b) Pendekatan tidak langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan
pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru
diikuti dengan ide pokok.

4) Buat garis besar/ outline isi pesan

Adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara
bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk
mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif.
Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi
antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga
golongan, antara lain :
a) Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan
dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal
yaitu: keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya,
sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan
memikirkannya.
b) Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam
mendukung ide-ide pokok.
c) Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat
disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.

2. Menulis Pesan Bisnis

Tahapan penulisan pesan bisnis ini meliputi:
1) Beradaptasi dengan audiens
a) Peka terhadap kebutuhan audiens
b) Menggunakan bahasa yang sopan, positif, dan tidak bias

20
 c) Membangun hubungan yang kuat dengan audiens

2) Menulis pesan
a) Mengorganisasikan ide-ide
b) Menuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran yang
dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami,
dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan sesuai dengan outline yang
telah dibuat sebelumnya
c) Memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya

3. Melengkapi/ Menyelesaikan Pesan Bisnis

Tahapan evaluasi pesan bisnis ini meliputi:
a. Revisi pesan
Melakukan perbaikan terhadap isi pesan dan meninjau ulang penggunaan
kalimat yang ringkas dan jelas sehingga mudah dipahami
b. Hasilkan pesan
Gunakan elemen desain yang efektif dan tata letak yang cocok untuk
penampilan professional pesan tersebut
c. Koreksi pesan/ Proofread
Proses peninjauan kesalahan dalam hal tata letak kata, spasi, tanda baca,
kalimat, serta ejaan (lihat lampiran simbol-simbol proofreading)
d. Distribusikan pesan
1) Sampaikan pesan menggunakan media yang dipilih
2) Pastikan semua dokumen dan semua file yang relevan berhasil didistribusikan

D. PRINSIP PENULISAN 7C
Dalam penulisan surat bisnis, perlu diperhatikan prinsip penulisan 7’C, yaitu:
1. Completeness (kelengkapan)
Penulisan yang efektif harus mencakup keseluruhan (pendahuluan, batang tubuh,
dan bagian akhir), dibutuhkan fakta yang lengkap dan sesuai dengan tujuan penulisan,
untuk menjawab seluruh pertanyaan. Gunakan apendix untuk menjelaskan fakta yang ada

21
 dengan lebih rinci. Dalam penulisan juga harus mencakup apa, mengapa, kapan, dimana,
siapa, dan bagaimana, yang tepat dengan tujuan penulisan.
Sajikan uraian dengan figur-figur yang lengkap, sesuai dengan yang diminta. Jika
tidak ditentukan apa yang diinginkan, maka harus diberikan penilaian yang kreatif
bagaimana penulisan tersebut akan dibuat agar lengkap dan efektif.

2. Conciseness (ringkas)
Komunikator menyampaikan pesan melalui kata-kata yang singkat, padat, dan jelas.
Susunlah penulisan yang mencakup hal penting saja yang sesuai dengan tujuan dan
keperluan pembaca. Hapuslah hal yang tidak relevan, walaupun memerlukan waktu yang
lama untuk mengumpulkan dan mempersiapkannya. Hindari tulisan yang terlalu panjang,
ungkapan usang, perulangan yang tidak perlu, dan penggunaan artikel yang berlebihan.
Nyatakan faktor yang menguntungkan dan merugikan yang berpengaruh terhadap
situasi yang ada. Masukkan kata pembuka dan bagian tambahan lainnya, yang akan
tergantung pada kompleksitas, panjang dan formalitas suatu penulisan.

3. Concretness (konkret)
Pesan yang disampaikan disusun secara spesifik. Gunakan kata dan angka yang
spesifik, misalnya sebaiknya menyatakan “52 persen” atau “8100 pegawai” dari pada
“banyak” pegawai, karena hal ini akan lebih memperjelas dan meyakinkan. Nyatakan
sumber informasi dalam pendahuluan, batang tubuh atau apendiks dan dapat menjamin
bahwa sumber tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
Dalam mengutip, mengungkapkan dan meringkas suatu hal harus objektif.
Pertimbangkan dengan hati-hati dasar dari kesimpulan. Informasikan bagian mana yang
hanya merupakan asumsi. Bedakan antara fakta dan yang dapat dibuktikan dan kesimpulan
yang berdasarkan asumsi. Hindari penulisan yang bersifat emosional.
Nyatakan fakta yang jujur, bila perlu perlihatkan dari setiap segi. Jangan menyatakan
fakta berdasarkan perasaan dan praduga. Gunakan kata benda konkrit sebagai subjek
kalimat. Jika memungkinkan hindari permulaan kalimat dengan kata benda abstrak, tidak
nyata atau dengan kata yang tidak ada artinya, misalnya : ini, itu dan lain-lain.

22
4. Consideration (dengan pertimbangan)
Pesan yang disampaikan mempertimbangkan situasi khalayak. Terapkan suatu
keterpaduan yang serasi dalam penelitian, antara analisa, interpretasi, penyusunan dan
penyajian seluruh fakta, figur, dan komentar harus saling terpadu dan mendukung satu
sama lainnya.
Pilih susunan perencanaan secara induktif atau deduktif, untuk mendapatkan reaksi
yang efektif dari pembaca. Susun topik yang ada, jika memungkinkan tempatkan hal yang
menyenangkan dan sederhana sebelum hal-hal yang bersifat kompleks. Sesuaikan gaya
penulisan dengan keinginan pembaca, misalnya untuk penulisan yang tidak formal gunakan
gaya informal, yang sama seperti surat dan memo (saya, kami, anda). Untuk yang formal
yang ditujukan pada perusahaan ternama, dapat digunakan gaya impersonal, dalam hal ini
tidak menyebutkan diri sendiri. Untuk yang lebih formal, dapat menyebutkan diri sebagai”
penulis”.

5. Clarity (kejelasan)
Pesan yang disampaikan disusun dengan kalimat yang mudah dipahami komunikan.
Ungkapkan pernyataan dengan jelas, sehingga mudah dimengerti. Tiap kalimat terdiri
antara 17-20 kata, paragraf maksimum 15 baris. Masukkan definisi dengan menggunakan
istilah teknis pada bagian pendahuluan, batang tubuh atau apendiks.
Dalam membandingkan figur, gunakan persentase, ranking atau rasio. Jika terdapat
angka pecahan, lebih baik dibulatkan agar mudah dimengerti. Gunakan bantuan grafik,
chart, atau gambar, jika hal itu dapat membantu penyajian data kuantitatif. Gunakan
kalimat peralihan apabila suatu bagian beralih atau berpindah ke bagian lain, sehingga
antara bagianbagian tidak terlepas sama sekali.

6. Courtesy (kesopanan)
Pesan yang disampaikan mengandung tata krama untuk menghargai komunikan.
Tuliskan hal-hal yang tidak menyenangkan dengan bijaksana dan sopan. Jika mengetahui
bahwa penemuan penulis berlawanan dengan dengan gagasan pembaca, dapat ditulis
seperti berikut :
“Setelah dilakukan penelitian kembali tentang data yang Anda berikan, ternyata
data tersebut telah memberikan kesimpulan yang kurang tepat yaitu…”

23
 Buatlah rekomendasi (jika ada) berdasarkan hasil kesimpulan yang logis, yang
diperoleh dari fakta yang telah disajikan. Hilangkan pendapat pribadi, kecuali jika
ditanyakan, dan nyatakan dengan jelas bahwa hal itu adalah pendapat pribadi.
Buat laporan semenarik mungkin dan mudah dibaca dengan menggunakan judul,
tabel, grafik, gambar dan alat bantu visual lainnya. Sekali-sekali gunakan pertanyaan, cerita
dan contoh yang menarik, yang sesuai dengan tujuan penulisan. Jika terdapat suatu
keputusan yang mempunyai kriteria yang hampir sama dengan alternatif lain, maka
nyatakan pada bagian akhir, baik yang menyenangkan (menguntungkan) sebelum aspek-
aspek yang tidak menyenangkan (merugikan).

7. Correctness (ketepatan/ penulisan yang benar)

Pesan yang disampaikan menggunakan tata bahasa yang benar. Periksa kembali
semua fakta, tata bahasa, dan hal lainnya. Bedakan dengan jelas antara fakta, gagasan,
kesimpulan seluruh teks dan bagian akhir. Teliti kembali penyusunan judul dan sub judul.
Tulis kesimpulan dengan teliti, tidak berlebihan. Jika hal itu didasarkan pada ramalan,
nyatakan dengan jelas dasarnya.
Periksa kembali apakah penulisan tersebut mempunyai kualitas yang baik dilihat dari
segi yang lain, misalnya bahasanya menarik/ tidak, apakah gagasan penting telah
ditegaskan dengan benar dengan rincian yang tepat, judul dan alat bantu yang lainnya?
Periksa tata penulisan apakah cukup menarik? Periksa kembali ketepatan semua bagian,
kata pengantar dan bagian perlengkapan lainnya. Jangan memasukkan bahan-bahan baru
pada bagian akhir, melainkan harus berdasarkan pada fakta-fakta yang telah dibahas.

Daftar Referensi:

Bovee, Courtland L dan Thill, John V. 2018. Business Communication Essentials. Boston: Pearson
Education.

Chaturvedi, P.D. dan Chaturvedi, Mukesh. Business Communication. New Delhi: Pearson.
Slater, Rus. 2020. Communication for International Business Secret. Great Britain: Harper Collins.

24
25