JOB DESCRIPTION

ADMIN ACCOUNT PAYABLE

Nama Jabatan : Admin Account Payable

Atasan Langsung : Finance & Accounting Manager
Atasan Tidak Langsung : Owner

A. FUNGSI JABATAN
1. Melakukan pengawasan dan memastikan bahwa kas perusahaan berjumlah normal.
2. Mengarsipkan dokumen tentang pembayaran yang telah dilakukan perusahaan sebagai bukti atas
setiap pembelian.
3. Mencatat pembayaran dalam bentuk laporan yang mudah dipahami.
4. Melakukan pembayaran kepada pihak yang terkait, seperti vendor atau supplier.
5. Membuat laporan pembelian, baik secara mingguan atau bulanan.

B. TUGAS JABATAN
1. Berkoordinasi dengan Supply Chain (divisi penjualan, purchasing, warehouse, vendor, dan
lainnya)
2. Berkoordinasi dengan staff internal (semua unsur yang ada di dalam perusahaan)
3. Mengecek pembelian
 Memastikan invoice atau faktur pembelian akurat.
 Menandai transaksi yang berbeda dari biasanya agar bisa ditanyakan kepada divisi yang
melakukan pembelian.
 Membuat jadwal pembayaran dengan vendor.
 Menjalin komunikasi yang baik dengan vendor.
 Memperbaharui daftar vendor yang ada untuk dijadikan database.
 Menyesuaikan pencatatan jurnal dan buku besar untuk memastikan apabila pembayaran
tercatat dengan benar.
4. Melakukan Pembayaran
 Mengumpulkan dan menyatukan faktur.
 Mengirimkan faktur kepada supervisor atau manager untuk dimintai tanda tangan sebagai
tanda persetujuan pembayaran. Bisa dilakukan secara langsung atau via email.
 Memastikan pembayaran telah diterima oleh vendor.
 Melakukan verifikasi pengeluaran, lalu membuat laporannya.
 Menyiapkan cek gaji untuk karyawan yang ada di perusahaan.
 Melakukan verifikasi dan memproses reimbursement karyawan.
 Memastikan saldo di dalam rekening perusahaan cukup sebelum melakukan pembayaran.
 Melakukan follow up kepada atasan apabila dokumen yang sebelumnya belum juga disetujui.
 Mencatat dan melakukan pengembalian barang yang rusak atau cacat.
5. Melakukan input terhadap transaksi perpajakan ke dalam e-SPT untuk memastikan bahwa seluruh
laporan telah diserahkan dengan akurat dan tepat waktu.
6. Mempersiapkan laporan pajak secara berkala, prepaid expenses, accrual dan balance sheet
reconsiliation untuk memastikan bahwa seluruh laporan telah disusun dengan akurat dan tepat
waktu.
7. Melakukan pembelian valuta asing dan memeriksa rate currency harian.
8. Menginput semua transaksi ke dalam sistem akuntansi agar menjadi laporan keuangan yang
akuntable.
9. Mengontrol penggunaan uang secara berkala dan memastikan penggunaan sesuai dengan
anggaran yang telah disetujui..
10.Memastikan fisik uang dihitung setiap closing harian dan membuat rekapan fisik uang harian.

C. INDIKATOR
1. Ketepatan waktu pembayaran ke supplier
2. Waktu penyelesaian pembayaran per invoice
3. Persentasi pembayaran invoice Purchase Order bulanan
4. Rata-rata waktu aproval pembayaran
5. Akurasi inputan ke sistem