PERATURAN ORGANISASI

Tentang
TUGAS POKOK FUNGSI SERTA PERATURAN KESEKRETARIAT
KORPS PEMUDA ABDI NEGERI KOTA PADANG

Menimbang
1. Keputusan Musyawarah Besar Korps Pemuda Abdi Negeri (KOPADRI)
November 2022
2. Merincikan fungsi,wewenang bagian sekretaris
3. Mengoptimalkan peraturan bagian sekretariat Korps Pemuda Abdi Negeri
(KOPADRI) Kota padang
4. Berdasarkan point 1,2 dan 3 maka harus diterbitkan Peraturan Organisasi Bagian
sekretariat Korps Pemuda Abdi Negeri (KOPADRI)

Mengingat
1. Pembentukan OrganisasI Korps Pemuda Abdi Negeri Kota Padang
2. AD/ART Korps Pemuda Abdi Negeri Kota Padang
3. Rapat Pembentukan Pengurus Korps Pemuda Abdi Negeri Kota Padag tanggal 28
November 2022

Memustuskan

Menetapkan : Peraturan Organisasi Tentang Tugas Pokok,Fungsi serta

peraturan dalam sekretariat Korps Pemuda Abdi Negeri
 BAB I
Pengertian, Fungsi

Pasal 1
Pengertian

Sekretaris merupakan struktur organisasi bertugas bagian administrasi,

memelihara dan mengatur tugas organisasi, menerapkan prosedur dan melaksanakan
tugas administras korps pemuda abdi negeri

Pasal 2
Fungsi
Fungsi sekretaris adalah :
a. Melakukan pengelolaan administrasi kesekretariatan, korespondensi dan
kearsipan.
b. Melakukan pengelolaan inventaris organisasi serta pengadaan kebutuhan
kesekretariatan dibantu oleh divisi kesekretariatan dan aset.
c. Mengkoordinasikan kegiatan antar pengurus dengan pengurus, atau pengurus
dengan pihak luar
d. Membuat laporan periodik kegiatan organisasi
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Komandan sesuai dengan
kepentingan dan perkembangan organisasi
f. Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada komandan`

BAB II
TUGAS POKOK

Pasal 3
Tugas pokok sekretaris adalah
a. Melaksanakan pengelolaan administrasi kesekretariatan dan melakukan
koordinasi antar pengurus
b. Membuat dan menandatangani surat-surat dan legalitas lainnya yang
berhubungan dengan sikap, apresiasi, dan kebijakan organisasi, baik bersifat ke
dalam maupun ke luar
c. Mengawasi seluruh penyelenggaraan aktifitas organisasi di bidang administrasi
dan tata kerja dan menghadiri rapat-rapat organisasi dan rapat –rapat lainnya
d. Menjaga dan memelihara soliditas kepengurusan yang harmonis melalui
konsolidasi internal dan manejemen konflik yang representif
e. Bersama dengan divisi sekretariatan dan aset mengkoordinasikan atau
mempersiapkan penyelenggaraan setiap rapat rapat, musyawarah dan pertemuan
lainya serta melakukan pembuatan notulen dan risalah
 BAB III
TATA SURAT

Pasal 4
Pengertian

Tata surat adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat

yang di laksakanan di organisasi Korps Pemuda Abdi Negeri (KOPADRI). Surat
Menyurat merupakan kegiatan yang sangat penting mendukung terselenggara tugas
dan fungsi organisasi jika tidak di atur maka akan berantakan dan tidak berjalannya
fugsi sekretaris

Pasal 4
Ketentuan Penyusunan Surat

Ketentuan dalam penyusunan Surat adalah

a. Penyelenggara urusan surat-menyurat harus dilakukan secara cermat dan teliti

agar tidak menimbulkan salah menafsiran
b. Kordinasi dengan seluruh bagian di Korps Pemuda Abdi Negeri mengutamakan
metode cepat dan tepat secara diskusi dan kordinasi untuk penyusanan
konsep,pembuatan dan koreksi dan surat menyurat
c. Seluruh urusan surat menyurat menggunakan tata cara dan prosedur
surat-menyurat harus menggunakan sarana komunikasi administrasi yang resmi.

Pasal 5
KOPS SURAT

Kops Surat Korps Pemuda Abdi Negeri dengan ketentuan

1. Lambang Korps Pemuda Abdi Negeri terletak pada sebelah kanan dengan
ukuran foto Height : 2,63 Cm dan Width 2,32 Cm
2. Tulisan Korps Pemuda Abdi Negeri dengan Tulisan Time New Roman
ukuran 16 dan dibawah ada alamat markas komando,email serta no telepon
Korps Pemuda Abdi Negeri (KOPADRI) dengan ukuran tulisan 12 cm

Pasal 6
NOMOR SURAT

Ketentuan dalam Nomor Surat :

a. Nomor surat pertama adalah urutan surat yang dibuat dengan angka romawi
b. No kedua merupakan no bagian divisi yang akan dijelaskan lebih rinci pada pasal
ketentuan nomor surat divisi
c. Ke tiga merupakan nama organisasi yang disingkat KOPADRI dengan tulisan
kapital
d. Ke empat merupakan tahun pembuatan surat
 Pasal 7
Ketentuan Nomor surat Divisi

Ketentuan nomor surat divisi adalah :

1. I Merupakan penomoran untuk surat menyeluruh dari KOMANDAN KOPADRI

2. II Merupakan penomoran untuk surat dari divisi Operasional
3. III Merupakan penomoran untuk surat dari divisi Humas dan Media
4. IV Merupakan penomoran untuk surat daru divisi sekretariat dan aset

Pasal 8
Bagan Surat

Bagan surat resmi Korps Pemuda Abdi Negeri terdiri dari

1. Menggunakan Kops Surat

2. Mempunyai nomor surat
3. Mempunyai Hal pada surat
4. Pembuka Surat
5. Isi Surat
6. Penutup Surat
7. DI tanda tangani yang berwenang dalam surat

Pasal 9
Penanda tangan Surat

Penanda tangan surat terdiri dari

1. Untuk surat menyeluruh dari kesatuan Korps Pemuda Abdi Negeri ditanda
tangani oleh sekretaris dan komandan
2. Untuk Surat bagian divisi boleh sekretaris tidak menandatangani dan
ditandatangani oleh komandan dan Koordinator divisi yang dimaksud

Pasal 10
Waktu Penandatangan Surat

Waktu Penandatangan surat harus memperhatikan sifat surat dan jadwal

pengiriman surat yang berlaku di Korps Pemuda Abdi Negeri (KOPADRI).

Pasal 11
Salinan

Salinan surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, yang dinyatakan
dengan memberikan keterangan penerima yang jelas serta alamat untuk menerima
salinan surat.
 BAB IV
PENUTUP

a. Apabila ada keliruan dalam peraturan organisasi ini akan diperbaiki dikemudian
hari
b. Peraturan ini ditetapkan sejak peraturan organisasi diterbitkan

Ditetapkan di : Padang
Tanggal :

Disahkan Oleh Dibuat Oleh

Adi Rahmat Anwar Teguh An Nuur P

Komandan Sekretarus