RANGKUMAN

Problem Solving & Decision

Making for Leaders

Anda sudah menyelesaikan berbagai topik pembelajaran dalam kelas ini. Sekarang
Anda sudah paham mengenai cara melaksanakan tahapan-tahapan pemecahan
masalah dan juga pengambilan keputusan. Anda dapat mengulas kembali materi yang
ada di video-video sebelumnya melalui ringkasan materi berikut ini. Simak ya!

Mengenali Masalah

Dalam kehidupan sehari-hari dan juga dalam ruang lingkup pekerjaan, akan selalu ada
masalah yang harus dihadapi. Untuk menyelesaikan masalah dengan baik, diperlukan
skill problem solving & decision making yang baik. Menurut Van Gundy, masalah dapat
didefinisikan sebagai setiap situasi yang memiliki gap atau kesenjangan antara apa
yang terjadi dengan apa yang diharapkan. Berdasarkan pengertian tersebut, maka
pemecahan masalah adalah proses mengubah situasi yang tidak seharusnya, menjadi
situasi yang seharusnya.
Secara umum, masalah dapat dibagi ke dalam tiga jenis yaitu:
1. Programmed Problem
Jenis masalah dengan penyelesaian yang jelas dan telah dilakukan berulang, serta
tidak perlu langkah pemecahan yang rumit.
2. Structured Problem
Masalah dengan informasi yang lengkap dan tujuan penyelesaian sudah diketahui
dengan jelas.
3. Ill Structured Problem
Masalah yang memiliki banyak kemungkinan solusi, dengan solusi bergantung pada
prioritas situasi.

1
Pemecahan Masalah
Problem solving atau pemecahan masalah merupakan proses mencari solusi dari
suatu masalah yang terdiri dari mendefinisikan masalah, menentukan penyebab
masalah, memilih alternatif solusi, lalu menerapkan dan mengevaluasi solusi tersebut.
Keterampilan problem solving membantu merancang proses kerja yang terorganisir,
serta menavigasi berbagai situasi yang muncul di tempat kerja.
Tahapan Pemecahan Masalah
1. Mendefinisikan Masalah
Fokus pada masalah utama, bukan pada masalah di permukaan saja. Gunakan tools
seperti diagram sebab-akibat untuk mendefinisikan & menganalisis akar penyebab
masalah.
2. Mencari Alternatif Solusi
Buat beberapa alternatif solusi untuk didiskusikan sebelum dipilih. Tentukan standar
yang ingin dicapai dalam menentukan solusi. Teknik yang dapat digunakan untuk
mencari alternatif solusi adalah brainstorming dan pembentukan tim problem solving.
3. Evaluasi dan Memilih Solusi.
Lakukan evaluasi terhadap alternatif solusi dan pilih yang paling tepat sesuai dengan
permasalahan.
Agar dapat melaksanakan tahapan pemecahan masalah dengan tepat dan efektif,
diperlukan kemampuan berpikir critical thinking dan lateral thinking.
Critical Thinking
Cara memproses informasi secara sistematis untuk membuat keputusan yang tepat,
dengan analisis yang kritis untuk mengetahui aspek mana yang penting dan yang tidak
dibutuhkan. Critical Thinking diperlukan untuk mengumpulkan informasi dan
melakukan tindakan secara efektif & logis.
Lateral Thinking
Cara berpikir melalui berbagai sudut pandang saat menghadapi suatu kondisi, dengan
melihat permasalahan dari sisi lain untuk menemukan langkah efektif. Lateral
Thinking diperlukan untuk menemukan alternatif melalui sudut pandang yang
berbeda.

2
Mendefinisikan Masalah
Di awal proses memecahkan masalah identifikasi masalah hingga ke akarnya agar
masalah selesai dengan tuntas, bukan hanya menyelesaikan gejala di permukaan saja.
Hasil penyelesaian masalah tidak akan sesuai harapan jika masalah tidak didefinisikan
hingga ke akarnya.Untuk mendefinisikan masalah, dapat menggunakan tools Five
Whys dan Issue Tree.
Hal yang diperhatikan dalam mendefinisikan masalah:
• Bedakan fakta dengan opini
• Bedakan fakta dengan opini
• Tentukan penyebab hingga ke akar
• Konsultasi dengan semua pihak
• Nyatakan masalah secara spesifik
• Hindari penyelesaian masalah tanpa data

Menganalisis Akar Penyebab Masalah Menggunakan Five Whys

Langkah Penggunaan Five Whys
• Tanyakan mengapa masalah dapat terjadi.
• Coba untuk melanjutkan pertanyaan setidaknya hingga lima kali.
• Saat tidak dapat mengidentifikasi penyebab lain, itulah akar penyebab masalah
terjadi.
Kelemahan Metode Five Whys
• Kecenderungan tidak mengakui diri/tim sendiri sebagai penyebab masalah.
• Analisis sengaja diarahkan ke jawaban yang diinginkan.
• Tidak selalu berdasarkan data
• Tidak bisa diaplikasikan pada masalah kompleks
Tips Menggunakan Five Whys
Ketahui kapan berhenti mencari “Why” saat akar masalah sudah ditemukan dan jika
dilanjutkan akan menyimpang dari tujuan. Juga saat akar masalah belum ditemukan
dan pertanyaan harus.

3
4
Menganalisis Akar Penyebab Masalah Menggunakan Issue Tree
Issue Tree merupakan tools untuk memecah masalah menjadi bagian-bagian kecil
hingga dapat dikelola, dan membantu identifikasi penyebab masalah.
Langkah Penggunaan Issue Tree
1. Tuliskan masalah utama.
2. Tuliskan berbagai kemungkinan penyebab masalah.
3. Kelompokkan mulai dari yang paling umum hingga spesifik.
4. Analisis setiap cabang dan tambahkan temuan baru.
5. Pangkas kelompok masalah kurang relevan.
6. Atur kembali susunan cabang yang tersisa.
7. Analisis kategori cabang dan kelompokkan ulang akar masalah yang tersisa.
8. Tentukan akar masalah paling penting untuk ditangani.
Setiap cabang atau kategori dalam issue tree setiap bagiannya harus tidak
bersinggungan satu sama lain atau dengan kata lain mutually exclusive & collectively
exhaustive (MECE). Mutually Exclusive artinya isi setiap cabang tidak tumpang tindih
dengan cabang lainnya. Collectively Exhaustive artinya isi cabang masih berhubungan
dengan level atasnya/tidak berbeda kategori.
Contoh Penggunaan Issue Tree

5
Membuat Alternatif Solusi
Salah satu cara untuk membuat alternatif solusi adalah dengan mengumpulkan ide.
Kumpulkan berbagai ide alternatif solusi untuk mendapatkan solusi yang terbaik.
Tools yang dapat digunakan dalam proses tersebut adalah brainstorming dan mind
mapping. Buatlah beberapa pilihan alternatif solusi, untuk mengidentifikasi sebanyak
mungkin solusi dengan perbedaan yang signifikan. Pertimbangkan pilihan solusi
berdasarkan cost, time, & effort.
Sumber Inovasi & Solusi Masalah
1. External Crowdsourcing
Ide didapatkan melalui interaksi dengan customer menggunakan cara yang menarik.
Contoh: Adidas melibatkan pelanggan dalam sayembara desain produk terbaru.
2. Internal Crowdsourcing
Ide didapatkan dari internal tim sendiri.
Contoh: Variasi minuman Starbucks merupakan kreasi para baristanya.
3. Co-Creation
Ide atau inovasi muncul dari hasil kerja sama dengan business partner.
Contoh: Produk LEGO menggunakan karakter dari berbagai film atau video game.
4. Collaboration
Ide muncul melalui kolaborasi bersama pihak lain untuk tujuan tertentu.
Contoh: BTS Meal dari McDonald’s yang menguntungkan kedua belah pihak secara
pemasaran & pendapatan.
5. Competitor
Ide muncul dari mengembangkan produk kompetitor yang telah sukses.
Contoh: Instagram menghadirkan fitur story seperti yang dimiliki Snapchat.

6
Alternatif Solusi Menggunakan Metode Brainstorming
Brainstorming
Teknik menghasilkan alternatif solusi dengan membuat daftar tindakan yang mungkin
dilakukan. Paling baik dilakukan secara berkelompok.
Manfaat Teknik Brainstorming
• Fleksibilitas pemecahan masalah baik berkelompok atau sendiri
• Menghasilkan banyak ide
• Kesetaraan bagi semua anggota terlibat
• Meningkatkan kolaborasi kreatif
Guidelines Brainstorming
1. Buat Daftar Persiapan Peserta
Peserta harus mengetahui masalah, tujuan pemecahan, informasi dan data
pendukung sebelum brainstorming dilakukan.
2. Tentukan Anggota Grup
Sertakan anggota dengan pola pikir beragam dan disiplin ilmu yang berbeda.
3. Tentukan Fasilitator
Pilih anggota yang berpengalaman untuk memandu diskusi, memastikan semua
peserta berpartisipasi tanpa mendominasi.
4. Tentukan Alokasi Durasi
Pecah diskusi menjadi beberapa sesi jika memang diperlukan.
5. Mulai Diskusi
Berikan banyak waktu untuk peserta berbagi ide masing-masing sebanyak mungkin.
6. Kembangkan Ide-ide
Diskusikan secara berkelompok ide yang ada untuk dikembangkan menjadi ide baru.
7. Kontribusi Semua Anggota
Semua anggota harus berkontribusi dalam mengembangkan ide.
8. Fokus & Efektif
Pandu diskusi, jaga batasan, dan jaga fokus diskusi agar tidak teralihkan.
9. Dorong Kreativitas
Terima ide sebanyak mungkin dan gunakan eksperimen pemikiran untuk
menghasilkan ide yang tidak terduga.

7
Tips Brainstorming Efektif & Efisien
1. Hemat Waktu
Jangan ikuti satu pemikiran terlalu lama, banyak ide lain menunggu dibahas.
2. Pastikan Ide Berbeda
Hasilkan ide yang memang berbeda, dengan menghadirkan anggota yang beragam.
3. Jelajahi Ide Secara Detail
Jangan melewatkan ide hanya untuk menghemat waktu/dianggap buruk oleh
beberapa anggota.
4. Istirahat
Ambil jeda agar dapat terus berkonsentrasi.

8
Alternatif Solusi Menggunakan Metode Mind Mapping
Mind Mapping
Diagram visual yang menghubungkan ide dan informasi seputar subjek utama melalui
garis-garis yang menggabungkan gambar, kata, warna, dan representasi lainnya. Mind
mapping dapat membantu identifikasi informasi dan menggali alternatif solusi secara
terstruktur, serta menemukan hubungan dari ide yang ditemukan dan eksplorasi
solusi terbaik.
Mind mapping dapat digunakan untuk:
• Membuat perencanaan
• Menyusun strategi
• Mengumpulkan ide
• Mencatat informasi baru
• Tools pemecahan masalah
Langkah Pembuatan Mind Mapping
1. Tuliskan informasi utama di tengah.
2. Buatlah cabang dengan topik-topik utama.
3. Buatlah sub topik lalu lanjutkan dengan cabang yang lebih detail.
4. Tentukan solusi paling efektif dan tarik simpul untuk mengetahui langkah yang
harus dilakukan.
Tips Melakukan Mind Mapping
1. Tulis Semua Ide. Tuliskan solusi tanpa perlu memikirkan masuk ke kelompok
mana.
2. Fleksibel. Ganti atau hapus ide yang tidak dibutuhkan, ubah cabang jika
memang tidak efektif.
3. Visual Kreatif. Gunakan warna, gambar, bentuk untuk membedakan antar poin.
4. Kolaborasi. Berkolaborasi dengan rekan untuk proses mind mapping yang
efektif.

9
Contoh Penggunaan Mind Mapping

10
Cara Memilih Solusi
Dalam memilih solusi, anda harus mengetahui apa saja aspek konsiderasinya, cara
menganalisis risiko pada solusi, serta tools untuk menetapkan solusi.
Pertimbangan dalam Memilih Alternatif Solusi
1. Solusi yang dipilih harus menyelesaikan masalah tanpa masalah.
2. Pastikan semua pihak yang terlibat menerima solusi yang dipilih.
3. Solusi terpilih harus dapat diimplementasikan.
4. Solusi harus sesuai dengan batasan dan aturan yang berlaku di perusahaan.
Proses Analisis Risiko
1. Identifikasi risiko
Analisis sumber & potensi risiko mulai dari manusia, operasional, prosedur, finansial,
teknis, politik, hingga alam.
2. Estimasi nilai kemungkinan terjadi & dampaknya
Hitung kemungkinan terjadinya risiko dan dampaknya, menggunakan bagan dampak
& kemungkinan.
3. Pengelolaan risiko
Tentukan bagaimana risiko dikelola. Terdapat beberapa pilihan untuk mengelola risiko:
• Hindari risiko
• Membagi risiko
• Menerima risiko
• Mengontrol risiko
Tools Pemilihan Solusi
1. Advantage-Disadvantage Table
2. Decision Tree
3. Reverse Brainstorming

11
Advantage-Disadvantage Table
Tabel Advantage-Disadvantage merupakan tools sederhana untuk mengevaluasi
solusi dengan membuat perbandingan keuntungan dan kerugian dari setiap alternatif
solusi.

12
Decision Tree
Decision Tree merupakan diagram untuk memvisualisasikan proses pengambilan
keputusan dengan memetakan berbagai tindakan dan hasilnya.
Komponen Utama Decision Tree
• Chance Nodes: Probabilitas hasil yang dapat terjadi.
• Decision Nodes: Keputusan yang harus diambil.
• End Nodes: Hasil akhir dari keputusan yang diambil.
Keunggulan Decision Tree
• Mudah dipahami
• Membutuhkan data minimum
• Dapat selalu diperbarui
• Memberikan pilihan terbaik beserta nilainya
• Dapat dikombinasikan dengan tools lainnya
Kekurangan Decision Tree dapat menjadi terlalu kompleks saat cabang dan topik yang
dianalisis terlalu luas.
Contoh Penggunaan Decision Tree

13
Reverse Brainstorming
Reverse Brainstorming merupakan proses brainstorming terbalik, dengan cara
mencari kemungkinan hal-hal terburuk yang dapat terjadi.
5 Langkah Reverse Brainstorming
1. Paparkan masalah dan alternatif solusi yang tersedia
2. Setiap solusi dikritik dan dicari kekurangannya
3. Cari jawaban terhadap kekurangan solusi lalu perbaiki
4. Pilih solusi dengan kelemahan paling sedikit/dapat diperbaiki
Kelebihan Reverse Brainstorming
• Proses menarik & menyenangkan
• Mudah menghasilkan ide
• Hasil yang inovatif
• Mengungkap isu yang penting
Kekurangan Reverse Brainstorming
• Mudah keluar jalur diskusi
• Memakan waktu lebih lama
• Peserta dapat sulit menemukan jawaban terhadap komentar negatif

14
Tahapan Pengambilan Keputusan
Kemampuan untuk mengambil keputusan sangat dibutuhkan dalam proses
pemecahan masalah, karena setiap keputusan yang diambil dapat berpengaruh besar
pada hasil akhir.
5 Tahapan Pengambilan Keputusan
• Mendefinisikan sasaran yang ingin dicapai
• Mencari informasi yang relevan
• Memilih pilihan yang layak
• Membuat keputusan
• Mengimplementasi dan mengevaluasi
Model The Lobster Pot
Teknik yang dapat digunakan untuk mempermudah memilih pilihan layak. Anda dapat
mengerucutkan beberapa kemungkinan pilihan hingga mendapatkan alternatif
terbaik.

15
Analisis Matriks Keputusan
Decision-making matrix adalah sebuah alat atau tools berbentuk tabel yang berguna
untuk mengevaluasi dan memilih keputusan
Decision-Making Matrix digunakan ketika:
• Saat memiliki beberapa faktor atau variabel
• Saat pilihan-pilihan dapat dibandingkan
• Saat ingin mempersempit beberapa pilihan menjadi hanya satu pilihan
• Saat ingin memilih keputusan berdasarkan sudut pandang yang logis
Decision-making matrix dapat mengatasi situasi ketika:
• Hanya ada satu hal yang harus dipilih untuk diselesaikan
• Hanya ada satu solusi saja yang dapat diterapkan
• Hanya ada satu produk saja yang dapat dikembangkan
Contoh Penggunaan Matriks

16
Learn from the Expert
Kemampuan Penting dalam Memecahkan Masalah
1. Aktif mendengarkan
Lebih mudah untuk berkomunikasi, berdiskusi, dan memahami klien atau dengan
stakeholders di perusahaan.
2. Meneliti atau research
Mempermudah melihat berbagai macam alternatif untuk setiap masalah dan
memperbesar kemungkinan mendapatkan pilihan terbaik.
3. Komunikasi
Komunikasi yang baik akan menciptakan suasana interaksi dan diskusi menjadi lebih
nyaman.
4. Berpikir kreatif
Dengan berpikir kreatif, Anda jadi memiliki berbagai macam cara untuk menyelesaikan
suatu permasalahan.
5. Analisis
Kemampuan melihat suatu masalah dari berbagai sudut pandang, me-review, dan
mengevaluasinya, sehingga dapat membantu dalam membangun solusi penyelesaian
masalah.
6. Pertimbangan yang baik (reasoning)
Kemampuan melihat informasi yang ada dari hasil analisis menjadi alat untuk
menetapkan langkah penyelesaian masalah dan membuat keputusan. Jenis
kemampuan reasoning adalah:
• Deductive reasoning: Melihat suatu keputusan yang sudah dibuat terlebih
dahulu, kemudian menetapkan apa yang terjadi selanjutnya.
• Inductive reasoning: Melihat informasi yang sudah didapatkan untuk
menentukan keputusan terkait solusi yang memungkinkan.
7. Menentukan keputusan (decision-making)
Kemampuan untuk menentukan suatu keputusan dengan berpikir cepat dan
terorganisir.

17
Tips Untuk Seorang Manajer
• Belajar berbicara paling akhir
• Berpikir secara terstruktur
• Berpikir secara lateral
• Melakukan evaluasi dan memonitor hasil dari suatu solusi

18