Problem Solving & Decision Making for Leaders

 Masalah  setiap situasi yg memiliki gap atau kesenjangan antara apa yg terjadi dengan apa
yg diharapkan. -Van Gundy
 Pemecahan masalah  proses mengubah situasi yg tdk seharusnya menjadi situasi yg
seharusnya
 Jenis masalah

Programmed problem Jenis masalah dg penyelesaian yg jelas dan

Well-structured problem
Ill-structured problem
telah dilakukan berulang, serta tidak perlu
langkah pemecahan yg rumit
Masalah dg informasi yg lengkap dan
tujuan penyelesaian sudah diketahui dg
jelas
Masalah yg memiliki banyak kemungkinan
solusi dg solusi bergantung pada prioritas
situasi

 Problem Solving  proses mencari solusi dr suatu masalah yg terdiri dari:

- Mendefinisikan masalah
- Menentukan penyebab masalah
- Memilih alternative solusi
- Menerapkan dan mengevaluasi solusi tsb
 Manfaat problem solving skills
 Membantu merancang proses kerja yg terorganisir serta menavigasi berbagai situai yg
muncul di tempat kerja
 Solusi saat pandemic: digital signing
 Mindset dan metode pemecahan masalah yg tepat akan mempermudah pekerjaan bahkan
pada aspek yg tdk disadari sebelumnya
 3 (tiga) tahap pemecahan masalah

1. Mendefinisikan masalah Fokus pada masalah utama, bukan pd

2. Mencari alternative solusi
3. Evaluasi dan memilih solusi
*tidak harus dilakukan scr berurutan, gunakan sesuai dg situasi
masalah di permukaan saja (fokus pada
penyebab masalah)
Buat beberapa alternative solusi utk
didiskusikan sebelum dipilih
Teknik mencari alternative solusi:
a. Brainstorming
b. Pembentukan tim problem solving
Lakukan evaluasi thd alterntif solusi dan
pilih yg paling tepat sesuai dg permasalahan
a) Apakah solusi tsb akan
menyelesaikan masalah tanpa
menimbulkan masalah lain?
b) Apakah individu yg terlibat
menerima solusi tsb?
c) Apakah solusi bisa
diimplementasikan?
d) Apakah solusi sesuai dg aturan dan
barasan dalam organisasi?
 Kesalah umum pemecahan masalah:
- Alternative solusi langsung dievaluasi dan dipilih tanpa mempertimbangkan solusi lain yg
mungkin lebih tepat dan lebih baik
 Critical thinking  cara memproses informasi scr sistematis utk membuat keputusan yg
tepat dg analisis yg kritis utk mengetahui aspek mana yg penting dan yg tdk dibutuhkan
 Lateral thinking  cara berpikir melalui berbagai sudut pandang saat menghadapi suatu
kondisi dg melihat permasalahan dr sisi lain utk menemukan langkah efektif
 Keduanya sama2 penting

Critical thinking Utk mengumpulkan informasi dan melakukan tindakan scr efektif &
logis
Lateral thinking Utk menemukan alternative melalui sudut pandang yg berbeda

 Analisis akar masalah yang tidak tepat akan membuang waktu, tenaga, uang, dan sumber
daya lainnya.
 Tools mendefinisikan masalah

Five Whys
Issue Tree

 Hal yang perlu dipastikan sebelum memulai pemecahan masalah

a. Apakah masalah perlu diselesaikan?
b. Siapa yg bertanggung jawab menyelesaikan masalah?
c. Apakah ada nilai/keuntungan bagi individu/tim perusahaan dg menyelesaikan masalah?
 Hal yg diperhatikan dlm mendefinisikan masalah
1) Bedakan fakta dg opini
2) Tentukan penyebabnya hingga ke akar
3) Konsultasi dg semua pihak terlibat
4) Nyatakan masalah secara spesifik
5) Hindari penyelesaian masalah tanpa data
 FIVE WHYS
- Cara menggunakan Five Whys
1. Tanyakan mengapa masalah dpt terjadi
2. Coba utk melanjutkan pertanyaan setidaknya hingga 5x
3. Saat tdk dpt mengidentifikasi penyebab lain, itulah akar penyebab masalah tjd
- Langkah Penggunaan Five Whys
Tuliskan masalah  penyebab  penyebab  akar masalah
- Kelemahan metode five whys
a. Kecenderungan tdk mengakui diri/tim sendiri sbg penyebab masalah
b. Analisis sengaja diarahkan ke jawaban yg diinginkan
c. Tdk selalu berdasarkan data
d. Tdk bisa diaplikasikan pada masalah kompleks
 ISSUE TREE
 Merupakan tools utk memecah masalah mjd bagian2 kecil hingga dpt dikelola dan
membantu identifikasi penyebab masalah
- Langkah penggunaan issue tree
1. Tuliskan masalah utama
2. Tuliskan berbagai kemungkinan penyebab masalah
 3. Kelompokkan mulai dr yg paling umum hingga spesifik
4. Analisis setiap cabang dan tambahkan temuan baru
5. Pangkas kelompok masalah kurang relevan
6. Atur kembali susunan cabang yg tersisa
7. Analisis kategori cabang dan kelompokkan ulang akar masalah yg tersisa
8. Tentukan akar masalah paling penting untuk ditangani
- Mutually exclusive  isi setiap cabang tdk tumpeng rindih dg cabang lainnya
- Collectively exhaustive  isi cabang berhubungan dg level atasnya/tdk berbeda
kategori
 Tools Membuat Alternatif Solusi

Brainstormin Membuat daftar Manfaat: Guidelines: Keunggulan

g tindakan yg 1. Fleksibiltas 1. Buat daftar brainstorming individu:
mungkin pemecahan masalah persiapan peserta 1. Menghasilkan ide lebih
dilakukan baik berkelompok 2. Tentukan anggota banyak dan lebih baik
(sebaiknya atau sendiri grup 2. Tidak ada pengaruh
berkelmpok) 2. Menghasilkan 3. Tentukan perilaku buruk anggota
banyak ide fasilitator tim lain
Sesi pendek: 15- 3. Kesetaraan bagi 4. Tentukan alokasi 3. Ide sendiri tidak akan
30 menit semua anggota durasi terditraksi
Sesi Panjang: 1-3 terlibat 5. Mulai diskusi 4. Tidak mengkhawatirkan
jam 4. Meningkatkan 6. Kembangkan ide2 pendapat org lain
kolaborasi kreatif 7. Kontribusi semua
anggota Tips: pilih tempat nyaman
8. Fokus dan efektif utk meminimalisir
9. Tentukan anggota gangguan dan tetap fokus
grup
10.Dorong kreativitas
Mind Diagram visual Fungsi: Manfaat: Langkah2:
Mapping menghubungkan 1. Membuat Membantu 1) Tuliskan informasi
ide dan informasi perencanaan identifikasi informasi utama di tengah
seputar subjek 2. Menyusun strategi dan menggali 2) Buatlah cabang dg
utama melalui 3. Mengumpulkan ide alternative soulsi scr topik2 utama
garis2 yg 4. Mencatat informasi terstruktur, serta 3) Buatlah subtopic lalu
menggabungkan baru menemukan lanjutkan dg cabang yg
gambar, kata, 5. Tools pemecahan hubungan dr ide yg lebih detail
warna, dan masalah ditemukan dan 4) Tentukan solusi paling
representasi eksplorasi solusi efektif dan Tarik simpul
lainnya terbaik untuk mengetahui
langkah yg harus
dilakukan

 Tips brainstorming efektif dan efisien:

1. Hemat waktu: jangan ikuti satu pemikiran terlalu lama, banyak ide lain menunggu
dibahas
2. Pastikan ide berbeda: hasilkan ide yg memang berbeda, dg menghadirkan anggota yg
beragam
3. Jelajahi ide secara detail: jangan melewatkan ide hanya untuk menghemat
waktu/dianggap buruk oleh beberapa anggota
4. Istirahat: ambil jeda agar dapat terus berkonsentrasi
 Tips mind mapping
1) Tulis semua ide: tuliskan solusi tanpa perlu memikirkan masuk ke kelompok mana
2) Fleksibel: ganti atau hapus ide yg tdk dibutuhkan, ubah cabang jk memang tdk efektif
3) Visual kreatif: gunakan warna, gambar, bentuk untuk membedakan antar poin
4) Kolaborasi: kolaborasi dg rekan/melakukan brainstorming utk proses mind mapping yg
efektif
 Sumber Inovasi dan Solusi Masalah
1. External Crowdsourcing  interaksi dg customer dg cara yg menarik
2. Internal Crowdsourcing  ide dr internal tim sendiri
3. Co-creation  ide dr hasil kerja sama dengan business partner
4. Collaboration  ide melalui kolaborasi bersama pihak lain untuk tujuan tertentu
5. Competitor  ide mengembangkan produk competitor yg telah sukses
 Kumpulkan data dan detail sebanyak mungkin  solusi yg efektif dan efisien
 Pertimbangan: cost, time, dan effort
 Pertimbangan dlm memilih alternative solusi:
1. Solusi yg dipilih harus menyelesaikan masalah tanpa masalah
2. Pastikan semua pihak yg terlibat menerima solusi yg dipilih
3. Solusi yg terpilih harus dpt diimplementasikan
4. Solusi harus sesuai dg Batasan dan aturan yg berlaku di perusahaan
 Risiko: kemungkinan terjadinya hal yg tdk direncanakan dan menyebabkan konsekuensi
negative
 Analisis Risiko: proses mengidentifikasi dan mengelola potensi masalah yg dpt merusak
rencana
Proses analisis risiko:
1) Identifikasi risiko
2) Estimasi nilai kemungkinan terjadi dan dampaknya
3) Pengelolaan risiko
 Memilih alternatif solusi:
1. Hindari risiko
2. Membagi risiko
3. Menerima risiko
4. Mengontrol risiko
 Tools pemilihan solusi
1) Advantage-Disadvantage table  tools sederhana utk mengevaluasi solusi dg membuat
perbandingan kuntungan dan kerugian dr setiap alternative solusi
2) Decision tree  diagram utk memvisualisasikan proses pengambilan keputusan dg
memetakan berbagai tindakan dan hasilnya
Tiga komponen utama decision tree
1. Chance nodes: probabilitas hasil yg dpt terjadi
2. Decision Nodes: keputusan yg harus diambil
3. End nodes: hasil akhir dr keputusan yg diambil

Keunggulan Kelemahan
a. Mudah dipahami Decision tree dpt mjd terlalu kompleks
b. Membutuhkan data minimum saat cabang dan topik yg dianalisis
c. Dapat selalu diperbarui terlalu luas
d. Memberikan pilihan terbaik beserta
nilainya
e. Dapat dikombinasikan dg tools lainnya

3) Reverse Brainstorming: proses brainstorming terbalik dg cara mencari kemungkinan

hal2 terburuk yg dpt terjadi
Lima langkah:
1. Paparkan masalah dan alternative solusi yg tersedia
 2. Setiap solusi dikritik dan dicari kekurangannya
3. Cari jawaban thd kekurangan solusi lalu perbaiki
4. Pilih solusi dg kelemahan paling sedikit/dapat diperbaiki

Kelebihan
a. Proses menarik dan menyenangkan
b. Mudah menghasilkan ide
c. Hasil yg inovatif
d. Mengungkapkan isu yg penting
Kekurangan
a. Mudah keluar jalur diskusi
b. Memakan waktu lebih lama
c. Peserta dapat sulit menemukan
jawaban terhadap komentar negatif

 Lima Tahapan Pengambilan Keputusan

1) Mendefinisikan sasaran yg ingin dicapai
Definisikan sasaran yg ingin dicapai sejelas2nya agar mempermudah tahap pengambilan
keputusan berikutnya. Tuliskan ide di kertas
2) Mengumpulkan informasi yg relevan
Kumpulkan informasi dr berbagai sumber atau gunakan informasi yg sudah dimiliki
sebelumnya
3) Memilih pilihan yg layak
Memilih informasi yg dimiliki mjd bbrp pilihan2 yg layak (memungkinkan utk
direalisasikan)
Model The Lobster Pot:
Banyak pilihan  kemungkinan pilihan  tiga pilihan layak  dua alternatif pilihan
4) Membuat keputusan
Must – kategori yg sgt dibutuhkan
Want – kategori yg urgensinya tdk setinggi Must
- Membuat daftar keuntungan dan kerugian
- Periksa konsekuensi
- Menguji pilihan yg ada
- Menimbang risiko
5) Mengimplementasikan dan mengevaluasinya
Solusi sudah ditemukan serta pilihan yg ditentukan sudah mulai direalisasikan
 Cara menilai risiko dan konsekuensi

Mengukur tingkat risiko Memikirkan kemungkinan terburuk yg akan

Menentukan konsekuensi yg ada
tjd apabila memilih pilihan tsb
Konsekuensi manifest= jelas dan besar
kemungkinannya utk terjadi
Konsekuensi latent= kecil kemungkinan utk
tjd atau sulit diukur tk probabilitasnya

 Decision-making matrix (Pugh Matrix/Decision Grid)  alat untuk mengevaluasi dan

memilih suatu keputusan
 Penggunaan Decision-Making Matrix
1) Saat memiliki bbrp faktor atau variable
2) Saat bbrp pilihan serupa dpt dibandingkan
3) Saat ingin mempersempit bbrp pilihan menjadi satu keputusan
4) Saat ingin memilih keputusan berdasarkan sudut pandang yg logis

Digunakan ketika:

a. Hanya ada satu peluang atau masalah yg harus dipilih utk diselesaikan
b. Hanya ada satu solusi saja yg dpt diterapkan
c. Hanya ada satu produk saja yg dpt dikembangkan

Hal yg perlu diperhatikan:

1. Melakukan A/B testing

2. Set deadlines
3. Ask the expert
 Kemampuan penting dlm memecahkan masalah
1. Aktif mendengarkan
2. Meneliti/research
3. Komunikasi
4. Berpikir kreatif
5. Analisis
6. Pertimbangan yg baik atau reasoning
7. Menentukan keputusan atau decision-making
 Jenis Kemampuan Reasoning
1. Deductive reasoning  melihat keputusan yg sdh dibuat terlebih dulu, kemudian
menetapkan apa yg terjadi selanjutnya
2. Inductive Seasoing  melihat informasi yg sdh didapatkan utk menentukan keputusan
terkait solusi yg memungkinkan
 Kemampuan yg diperlukan oleh seorang manajer
1. Belajar berbicara paling akhir
2. Berpikir secara terstruktur
3. Berpikir scr lateral
4. Melakukan evaluasi dan memonitor hasil dr suatu solusi
 Dn ldv