BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Permenkes Nomor 43 Tahun 2019 tentang Puskesmas menyebutkan

Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah
fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan Upaya Kesehatan
Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat
pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk
mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah
kerjanya.
Mengacu pada begitu pentingnya Organisasi Puskesmas maka
Puskesmas Ngemplak Simongan dipandang perlu membuat Pedoman
Penyelenggaraan Admen di UPTD Puskesmas Ngemplak Simongan.

B. Tujuan
Tujuan Umum

Memberikan gambaran mengenai Unit Kerja UPTD Puskesmas

Ngemplak Simongan dalam rangka Pelaksanaan program–program
Puskesmas untuk masyarakat.
Tujuan Khusus

a) Menyediakan data dan informasi umum UPTD Puskesmas Ngemplak

Simongan yang berkaitan dengan pelaksanaan program kesehatan
yang dijalankan sesuai peran dan fungsi Puskesmas.
b) Menyediakan data dan informasi pencapaian pembangunan
kesehatan diwilayah Kerja UPTD Puskesmas Ngemplak Simongan
dalam rangka mencapai Visi dan Misi UPTD Puskesmas Ngemplak
Simongan, meliputi indikator–indikator di bidang derajat kesehatan,
perilaku masyarakat, kesehatan lingkungan dan sumber daya

1
 kesehatan.

C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pedoman ini meliputi pelaksanaan Administrasi
Manajemen Puskesmas Ngemplak Simongan.

D. Batasan Operasional
Bentuk pelayanan administrasi dan manajemen dapat berupa
penyusunan kebijakan, penyusunan rencana strategis, penyusunan pedoman
mutu, penyusunan rencana kegiatan, dan lain-lain. Kegiatan administrasi dan
manajemen sebagian besar dilakukan oleh bagian ketatausahaan.
E. Landasan Hukum
Peraturan Menteri Kesehatan No. 43 Tahun 2019 tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat
Peraturan Menteri Kesehatan No 44 Tahun 2016 tentang Manajemen
Puskesmas

2
 BAB II

STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Tenaga administrasi dan manajemen Puskesmas terdiri dari Kepala Tata
Usaha, Keuangan, bagian Admin, Penanggung Jawab Administrasi Manajemen,
dan bagian Sarana dan Prasarana, Pengelola bagian Pengaduan Masyarakat

B. Distribusi Ketenagaan
Distribusi ketenagaan di Puskesmas Ngemplak Simongan untuk bagian
administrasi manajemen pada tahun 2023 dapat dilihat dalam tabel dibawah ini.
NAMA JABATAN PENDIDIKAN TERAKHIR KETERANGAN
Kepala Tata Usaha Sarjana Hukum 1 Orang
Pengelola Keuangan Sarjana Akuntansi 1 Orang
PJ sarpras D III Keperawatan 1 Orang
PJ Admen Profesi Ners 1 Orang
Admin SMA Sederajat 1 Orang

C. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan administrasi dan manajemen, dilaksanakan sesuai jam kerja di
Puskesmas Ngemplak Simongan yaitu Senin-Kamis jam 07.00-14.00, Jumat
07.00-11.30, dan Sabtu 07.00-12.00.

3
 BAB III
STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruangan
Ruang administrasi manajemen terletak di bagian Timur Puskesmas
berdekatan dengan ruang Gizi dan bersebrangan dengan ruang Kepala
Puskesmas Ngemplak Simongan.

B. Standar Fasilitas
- Komputer dan Laptop
- ATK
- Meja dan Kursi

4
- Printer
- Aplikasi ketenagaan
- Aplikasi kepegawaian
- Kulkas
- Lemari
- File kepegawaian

5
 BAB IV
TATALAKSANA PELAYANAN

A. Lingkup Kegiatan
a. Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses kegiatan yang urut yang harus
dilakukan untuk mengatasi masalah kesehatan di wilayah kerja Puskesmas
dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan
sumber daya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna.
b. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas
dalam bentuk tulisan di atas kertas, file komputer dan lain-lain.Pelaporan
adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan
hasilnya disampaikan kepada pihak yang terkait.

B. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring adalah aktivitas untuk menjamin kesesuaian pelaksanaan kegiatan
dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dengan cara mengamati
perkembangan kegiatan tersebut. Kegiatan monitoring meliputi proses
pengumpulan dan analisis informasi dari penerapan suatu program termasuk
mengecek secara regular untuk melihat apakah kegiatan/program itu berjalan
sesuai rencana sehingga masalah yang dilihat/ditemui dapat diatasi (WHO).
Evaluasi adalah proses pengumpulan data, menganalisis informasi,
efektivitas dan dampak dari suatu tahap keseluruhan program, termasuk menilai
pencapaian program, mendeteksi dan menyelesaikan masalah serta
merencanakan kegiatan yang akan datang (WHO).

C. Lokakarya Mini Bulanan

Lokakarya mini bulanan adalah lokakarya penggalangan tim yang
diselenggarakan tiap bulan dalam rangka pengorganisasian untuk dapat

6
 terlaksananya rencana kegiatan Puskemas (RPK) dengan pengarah Kepala
Puskesmas dan dihadiri seluruh pegawai puskesmas.

D. Lokakarya Tribulanan Lintas Sektor

Lokakarya mini tribulanan adalah lokakarya yang dilakukan guna pemantauan
pelaksanaan kerjasama lintas sektoral.
E. Metode Dan Langkah Kegiatan
a. Perencanaan
a.) Tahap Persiapan
Puskesmas mempersiapkan:
1. Tim penyusun perencanaan tingkat puskesmas (PTP) dengan
anggota pemegang program di Puskesmas.
2. Sosialisasi pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) oleh
Kepala Puskesmas.
3. Pedoman yang harus dipelajari yaitu Kebijakan Kementerian
Kesehatan Republik Indonesia serta pengarahan Dinas Kesehatan
Kota.
b.) Tahap Analisa Situasi
Tujuan: memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan yang
dihadapi Puskesmas melalui analisa data umum dan data khusus yang sudah
dikumpulkan.
c.) Tahap Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK)
Tujuan:
1. Mempertahankan kegiatan yang sudah dicapai pada periode
sebelumnya dan memperbaiki program yang masih bermasalah
2. Menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan kondisi
kesehatan di wilayah tersebut dengan kemampuan Puskesmas
Langkah RUK:
1. Analisa masalah, dengan tahapan:
a. Identifikasi masalah
b. Menetapkan urutan prioritas masalah

7
 c. Merumuskan masalah
d. Mencari akar penyebab masalah
e. Menetapkan cara-cara pemecahan masalah
1. Penyusunan RUK upaya kesehatan wajib dan upaya kesehatan
pengembangan, meliputi:
a. Kegiatan tahun yang akan datang (kegiatan rutin,
sarana/prasarana, operasional dan program hasil analisis
masalah).
b. Kebutuhan Sumber Daya, berdasarkan ketersediaan sumberdaya
yang ada pada tahun ini.
c. Rekapitulasi RUK dan sumber daya yang dibutuhkan ke dalam
format RUK Pusksemas.
d.) Tahap Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
Langkah Penyusunan RPK:
1. Mempelajari alokasi kegiatan dan biaya yang sudah disetujui
2. Membandingkan aklokasi yang sudah disetujui dengan RUK yang
diusulkan dan situasi pada saat penyusunan RPK.
3. Menyusun rancangan awal, rincian dan volume kegiatan yang akan
dilaksanakan serta sumber daya pendukung menurut bulan dan lokasi
pelaksanaan.
4. Mengadakan lokakarya mini tahunan untuk membahas kesepakatan
RPK.
5. Membuat RPK yang telah disusun dalam bentuk matriks.
b. Pencatatan dan Pelaporan
a) Petugas mengentri data pasien berobat pada aplikasi tiap hari
b) Petugas IT mencetak laporan bulanan dari aplikasi
c) Petugas meminta tandatangan kepada Kepala puskesmas
d) Petugas IT mengirimkan laporan ke tata usaha untuk mendapatkan
pengantar laporan dan dikirimkan ke Dinas Kesehatan kota
e) Petugas IT merekap laporan yang tidak terkirim tepat waktu
f) Petugas IT melaporkan hasil rekapitulasi kepada kepala puskesmas.

8
 g) Kepala puskesmas memberi pengarahan kepada penanggung jawab
laporan

c. Monitoring dan Evaluasi

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi:
a) Penanggung jawab program di Puskesmas melakukan evaluasi
pelayanan bersama koordinator program dan melaporkan ke Kepala
Puskesmas dan membandingkan kinerja program dengan target yang
ingin dicapai, sehingga perbaikan dapat dilakukan.
b) Puskesmas harus menyelenggarakan pertemuan staf secara teratur dan
berkala antara pimpinan atau penanggung jawab dengan
staf/bawahannya untuk mengindentifikasi, membahas masalah yang
dihadapi, penyebaran informasi dan melakukan evaluasi pelayanan
Puskesmas.
c) Hasil pertemuan harus dicatat. Hal-hal yang dibicarakan dan disepakati
dalam pertemuan dilengkapi dengan daftar hadir.
d) Pembuktian berupa dokumen notulen rapat dan daftar hadir.

d. Lokakarya Mini Bulanan

No Uraian Lokakarya Mini Lokakarya Mini Bulanan
Bulanan Pertama Rutin

1 Tujuan a. Diketahuinya hasil a. Memantau pelaksanaan

kegiatan Puskesmas
bulan lalu
b. Disampaikannya hasil
rapat dari Kota,
Kecamatan, berbagai
kebijakan dan
program
c. Diketahuinya
hambatan/ masalah
POA Puskesmas
b. Pemantauan hasil kerja
petugas Puskesmas dengan
membandingkan rencana
kerja bulan lalu dari setiap
petugas dengan hasil
kegiatannya
c. Membandingkan cakupan
kegiatan dari daerah binaan

9
 dalam pelaksanaan dengan targetnya
kegiatan bulan lalu d. Tersusunnya rencana kerja
d. Dirumuskannya cara bulan berikutnya
pemecahan masalah
e. Tersusunnya rencana
kerja bulan berikutnya
2 Penyelenggara Puskesmas

3 Pelaksanaan Bulan I Teratur, setiap bulan

4 Masukan a. Penggalangan Tim a. Laporan hasil kegiatan bulan

dalam bentuk lalu
dinamika kelompok b. Informasi tentang hasil rapat
tentang peran, di Kabupaten/Kota
tanggung jawab staf c. Informasi tentang hasil rapat
dan kewenangan di Kecamatan
Puskesmas d. Informasi tentang kebijakan,
b. Informasi tentang program dan konsep baru
kebijakan, program
dan konsep baru
berkaitan dengan
Puskesmas
c. Informasi tentang tata
cara penyusunan POA

5 Proses a. Inventarisasi kegiatan a. Analisis hambatan dan

Puskesmas termasuk masalah, antara lain dengan
kegiatan mempergunakan PWS.
lapangan/daerah b. Analisis sebab masalah,
binaan khusus untuk mutu dikaitkan
b. Analisis beban kerja dengan kepatuhan terhadap
tiap petugas standar pelayanan

10
 c. Pembagian tugas c. Merumuskan alternatif
baru termasuk pemecahan masalah.
tanggung jawab
daerah binaan
d. Penyusunan rencana
kegiatan (POA)
tahunan berdasarkan
Rencana
Pelaksanaan
Kegiatan (RPK)
6 Keluaran a. POA tahunan a. Kesepakatan untuk
b. Kesepakatan bersama melaksanakan kegiatan
untuk pelaksanaan Rencana kerja bulan yang
kegiatan sesuai POA baru
Matriks pembagian
tugas dan daerah
binaan

e. Lokakarya Tribulanan Lintas Sektor

No Uraian Lokakarya Mini Tri Lokakarya Mini Tri bulanan
bulanan Pertama Rutin

1 Tujuan a.Dibahas dan dipecahkan a. Mendapatkan kesepakatan

secara bersama lintas rencana kerja lintas
sektoral masalah dan sektoral dalam membina
hambatan yang dihadapi. dan mengembangkan
b.Tersusunnya rencana peran serta masyarakat
kerja tribulan berikutnya. dalam bidang kesehatan.
b. Mengkaji hasil kegiatan
kerjasama lintas sektoral.
c. Tersusunnya rencana kerja

11
 tribulan berikutnya.
BAB V
LOGISTIK

Kebutuhan logistik kegiatan ADMEN didukung melalui dana BLUD untuk pengadaan
ATK, kebutuhan bahan habis pakai dan perangkat kebersihan, pemeliharaan alat,
dan kebutuhan opersional lainnya.

12
 BAB VI
KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/ PROGRAM

Secara administrasi, keselamatan pasien meliputi:

1. Penataan ruangan, tangga, kamar mandi sehingga risiko pasien jatuh dapat
diminimalisir dan dapat mengakomodasi kebutuhan disable.
2. Rekam medis

13
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Secara admen, perlu dilakukan:

1. Usulan pelatihan PPI bagi Pegawai
2. Usulan design bangunan yang mencegah terjadinya infeksi nosokomial

14
 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

No Pencatatan Pelaporan Visualisasi Data

Manajemen dan
I
Administrasi
Manajemen
A
Operasional
1. Notulen Rapat 1. Undangan Rapat 1. Data Pencapaian
Lokakarya Mini Lokakarya Mini. Cakupan Kegiatan
Bulanan. 2. Daftar Hadir Pokok Tahun Lalu.
2. Notulen Rapat Lokakarya Mini. 2. Data Cakupan
Lokakarya Mini 3. Laporan Tahunan. Kegiatan Pokok
Tribulan. 4. POA. Tahun Lalu dalam
3. Rencana Usulan Bentuk PWS, Grafik,
Kegiatan. dan lain-lain.
4. Rencana 3. Data 10 Penyakit
Pelaksanaan Terbanyak.
Kegiatan. 4. Data Pencapaian
Cakupan Kegiatan
Pokok Tahun Lalu
dan Visualisasi
Datanya.

A Ketenagaan
1. Daftar Hadir Pegawai 1. Laporan Absensi
2. Data Bulanan Karyawan/Karyawati Pegawai Mingguan
Puskesmas. 2. Laporan Rekapitulasi
3. Daftar atau Catatan Kepegawaian Absen.

15
 Karyawan Puskesmas.
4. Penilaian DP3.
5. File Kepegawaian: Bukti
Kompetensi, Pendidikan, Pelatihan,
Ketrampilan dan Pengalaman.
6. DUK.
7. Rekapitulasi cuti
8. Arsip Surat.
9. Rencana Kebutuhan Tenaga.
10. Uraian Tugas dan Tanggung
Jawab Setiap Pegawai.
11. Rencana Kerja/Program Kerja.

B Keuangan
a. Perda Tarif Tidak ada Tidak ada
b. Buku Kas Umum
No Pencatatan Pelaporan Visualisasi Data
C Inventaris
a. Daftar/Kartu a. Laporan a. Data Asset di masing
Inventaris Barang. Inventaris Alat masing Ruangan.
b. Usulan Pegawai Kesehatan. b. Data RKBU (Rencana
Pengelola b. Laporan Asset Kebutuhan Barang Unit)
Barang/Asset. /Seluruh dan RPTBU (Rencana
c. SK Bendahara Inventaris Alat Pengadaan Triwulan
Barang dan Kesehatan Arang Unit) .
Pengurus Setiap Semester. c. Data RPTBU.
Barang/Asset. c. Laporan Asset d. Data Stok Barang.
d. Buku Kendali Data /Seluruh e. KIR.
Stok Barang. Inventaris Alat f. KIB.
e. Buku Data Terima Kesehatan
Barang dan Setiap Akhir

16
 Pengeluaran Tahun.
Barang. d. Laporan Fungsi
f. Penerimaan Barang dan Kondisi Alat
dan Stok Barang. Kesehatan.

17
 BAB IX
PENUTUP

Dengan disusunnya pedoman Admen ini, diharapakan dapat menjadi

panduan bagi semua pihak terkait, baik Kepala Puskesmas, Penanggung Jawab
Admen, Penanggung jawab Program, dan Pelaksanan Kegiatan, sehingga proses
PDCA dapat terlaksana dan menghasilkan output sesuai dengan harapan.

18