BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Permenkes Nomor 43 Tahun 2019 tentang Puskesmas menyebutkan Pusat

Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah fasilitas
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan Upaya Kesehatan Masyarakat
(UKM) dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama, dengan
lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat
kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya.
Mengacu pada begitu pentingnya Organisasi Puskesmas maka Puskesmas
Srondol di pandang perlu membuat Pedoman Penyelenggaraan Admen di
Puskesmas Srondol

B. Tujuan

Tujuan Umum

Memberikan gambaran mengenai Unit Kerja Puskesmas Srondol dalam

rangka Pelaksanaan program–program Puskesmas untuk masyarakat.

Tujuan Khusus

a) Menyediakan data dan informasi umum Puskesmas Srondol yang

berkaitan dengan pelaksanaan program kesehatan yang dijalankan
sesuai peran dan fungsi Puskesmas.
b) Menyediakan data dan informasi pencapaian pembangunan
kesehatan diwilayah Kerja Puskesmas Srondol dalam rangka
mencapai Visi dan Misi Puskesmas Srondol, meliputi indikator–
indikator di bidang derajat kesehatan, perilaku masyarakat,
kesehatan lingkungan dan sumber daya kesehatan.

1
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pedoman ini meliputi pelaksanaan Administrasi Manajemen
Puskesmas Srondol.

D. Batasan Operasional
Bentuk pelayanan administrasi dan manajemen dapat berupa penyusunan
kebijakan, penyusunan rencana strategis, penyusunan pedoman mutu,
penyusunan rencana kegiatan, dan lain-lain. Kegiatan administrasi dan
manajemen sebagian besar dilakukan oleh bagian ketatausahaan.
E. Landasan Hukum
Peraturan Menteri Kesehatan No. 43 Tahun 2019 Tentang Puskesmas.
Peraturan Menteri Kesehatan No 44 Tahun 2016.

2
 BAB II

STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Tenaga administrasi dan manajemen Puskesmas terdiri dari kepala Tata Usaha,
keuangan, bagian admin, penanggung jawab administrasi manajemen, dan
bagian sarana dan prasarana, pengelola bagian pengaduan masyarakat

B. Distribusi Ketenagaan
Distribusi ketenagaan di Puskesmas Srondol untuk bagian administrasi
manajemen pada tahun 2023 dapat dilihat dalam tabel dibawah ini.
NAMA JABATAN PENDIDIKAN TERAKHIR KETERANGAN
Kepala Tata Usaha 1 Orang
Pengelola Keuangan 1 Orang
PJ sarpras 1 Orang
PJ Admen 1 Orang
Admin 1 Orang

C. Jadwal Kegiatan

Jadwal kegiatan administrasi dan manajemen, dilaksanakan sesuai jam kerja di

Puskesmas Srondol yaitu Senin-Kamis jam 07.00-17.00, Jumat 07.00-15.00,
dan Sabtu 07.00-12.00.

3
 BAB III
STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruangan
Ruang administrasi manajemen terletak di lantai I Puskesmas menjadi satu
dengan ruang Ka. TU dan berseberangan dengan Poli GIGI.

B. Standar Fasilitas
- Komputer dan Laptop
- ATK
- Meja dan Kursi
- Printer

4
- Aplikasi ketenagaan
- Aplikasi kepegawaian
- Lemari
- File kepegawaian

5
 BAB IV
TATALAKSANA PELAYANAN

A. Lingkup Kegiatan
a. Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses kegiatan yang urut yang harus dilakukan
untuk mengatasi masalah kesehatan di wilayah kerja Puskesmas dalam
rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sumber
daya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna.
b. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas
dalam bentuk tulisan di atas kertas, file komputer dan lain-lain. Pelaporan
adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan
hasilnya disampaikan kepada pihak yang terkait.

B. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring adalah aktivitas untuk menjamin kesesuaian pelaksanaan kegiatan
dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dengan cara mengamati
perkembangan kegiatan tersebut. Kegiatan monitoring meliputi proses
pengumpulan dan analisis informasi dari penerapan suatu program termasuk
mengecek secara regular untuk melihat apakah kegiatan/program itu berjalan
sesuai rencana sehingga masalah yang dilihat/ditemui dapat diatasi.
Evaluasi adalah proses pengumpulan data, menganalisis informasi, efektivitas
dan dampak dari suatu tahap keseluruhan program, termasuk menilai pencapaian
program, mendeteksi dan menyelesaikan masalah serta merencanakan kegiatan
yang akan datang.

C. Lokakarya Mini Bulanan

Lokakarya mini bulanan adalah lokakarya penggalangan tim yang
diselenggarakan tiap bulan dalam rangka pengorganisasian untuk dapat
terlaksananya rencana kegiatan Puskemas (RPK) dengan pengarah Kepala

6
 Puskesmas dan dihadiri seluruh pegawai puskesmas.

D. Lokakarya Tribulanan Lintas Sektor

Lokakarya mini tribulanan adalah lokakarya yang dilakukan guna pemantauan
pelaksanaan kerjasama lintas sektoral.

E. Metode Dan Langkah Kegiatan

a. Perencanaan
a.) Tahap Persiapan
Puskesmas mempersiapkan:
1. Tim penyusun perencanaan tingkat puskesmas (PTP) dengan
anggota pemegang program di Puskesmas.
2. Sosialisasi pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) oleh
Kepala Puskesmas.
3. Pedoman yang harus dipelajari yaitu Kebijakan Kementerian
Kesehatan Republik Indonesia serta pengarahan Dinas Kesehatan
Kota.
b.) Tahap Analisa Situasi
Tujuan: memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan yang
dihadapi Puskesmas melalui analisa data umum dan data khusus yang sudah
dikumpulkan.
c.) Tahap Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK)
Tujuan:
1. Mempertahankan kegiatan yang sudah dicapai pada periode
sebelumnya dan memperbaiki program yang masih bermasalah
2. Menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan kondisi
kesehatan di wilayah tersebut dengan kemampuan Puskesmas
Langkah RUK:
1. Analisa masalah, dengan tahapan:
a. Identifikasi masalah

7
 b. Menetapkan urutan prioritas masalah
c. Merumuskan masalah
d. Mencari akar penyebab masalah
e. Menetapkan cara-cara pemecahan masalah
2. Penyusunan RUK upaya kesehatan wajib dan upaya kesehatan
pengembangan, meliputi:
a. Kegiatan tahun yang akan datang (kegiatan rutin,
sarana/prasarana, operasional dan program hasil analisis
masalah).
b. Kebutuhan Sumber Daya, berdasarkan ketersediaan sumberdaya
yang ada pada tahun ini.
c. Rekapitulasi RUK dan sumber daya yang dibutuhkan ke dalam
format RUK Pusksemas.
d.) Tahap Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
Langkah Penyusunan RPK:
1. Mempelajari alokasi kegiatan dan biaya yang sudah disetujui
2. Membandingkan aklokasi yang sudah disetujui dengan RUK yang
diusulkan dan situasi pada saat penyusunan RPK.
3. Menyusun rancangan awal, rincian dan volume kegiatan yang akan
dilaksanakan serta sumber daya pendukung menurut bulan dan lokasi
pelaksanaan.
4. Mengadakan lokakarya mini tahunan untuk membahas kesepakatan
RPK.
5. Membuat RPK yang telah disusun dalam bentuk matriks.

b. Pencatatan dan Pelaporan

a) Petugas mengentri data pasien berobat pada aplikasi tiap hari
b) Petugas IT mencetak laporan bulanan dari aplikasi
c) Petugas meminta tandatangan kepada Kepala puskesmas
d) Petugas IT mengirimkan laporan ke tata usaha untuk mendapatkan
pengantar laporan dan dikirimkan ke Dinas Kesehatan kota

8
 e) Petugas IT merekap laporan yang tidak terkirim tepat waktu
f) Petugas IT melaporkan hasil rekapitulasi kepada kepala puskesmas.
g) Kepala puskesmas memberi pengarahan kepada penanggung jawab
laporan

c. Monitoring dan Evaluasi

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi:
a) Penanggung jawab program di Puskesmas melakukan evaluasi
pelayanan bersama koordinator program dan melaporkan ke Kepala
Puskesmas dan membandingkan kinerja program dengan target yang
ingin dicapai, sehingga perbaikan dapat dilakukan.
b) Puskesmas harus menyelenggarakan pertemuan staf secara teratur dan
berkala antara pimpinan atau penanggung jawab dengan
staf/bawahannya untuk mengindentifikasi, membahas masalah yang
dihadapi, penyebaran informasi dan melakukan evaluasi pelayanan
Puskesmas.
c) Hasil pertemuan harus dicatat. Hal-hal yang dibicarakan dan disepakati
dalam pertemuan dilengkapi dengan daftar hadir.
d) Pembuktian berupa dokumen notulen rapat dan daftar hadir.

d. Lokakarya Mini Bulanan

No Uraian Lokakarya Mini Bulanan Lokakarya Mini Bulanan Rutin
Pertama

1 Tujuan a. Diketahuinya hasil kegiatan a.Memantau pelaksanaan POA

Puskesmas bulan lalu
b. Disampaikannya hasil rapat
dari Kota, Kecamatan,
berbagai kebijakan dan
program
c. Diketahuinya hambatan/
masalah dalam pelaksanaan
Puskesmas
b.Pemantauan hasil kerja petugas
Puskesmas dengan
membandingkan rencana kerja
bulan lalu dari setiap petugas
dengan hasil kegiatannya
c. Membandingkan cakupan

9
 kegiatan bulan lalu
d. Dirumuskannya cara
pemecahan masalah
e. Tersusunnya rencana kerja
bulan berikutnya
2 Penyelen
Puskesmas
ggara
3 Pelaksan Bulan I
aan
4 Masukan a. Penggalangan Tim dalam
bentuk dinamika kelompok
tentang peran, tanggung
jawab staf dan kewenangan
Puskesmas
b. Informasi tentang kebijakan,
program dan konsep baru
berkaitan dengan Puskesmas
c. Informasi tentang tata cara
penyusunan POA
5 Proses a. Inventarisasi kegiatan
Puskesmas termasuk
kegiatan lapangan/daerah
binaan
b. Analisis beban kerja tiap
petugas
c. Pembagian tugas baru
termasuk tanggung jawab
daerah binaan
d. Penyusunan rencana
10
kegiatan dari daerah binaan
dengan targetnya
d.Tersusunnya rencana kerja bulan
berikutnya
Teratur, setiap bulan
a. Laporan hasil kegiatan bulan lalu
b. Informasi tentang hasil rapat di
Kabupaten/Kota
c. Informasi tentang hasil rapat di
Kecamatan
d. Informasi tentang kebijakan,
program dan konsep baru
a. Analisis hambatan dan masalah,
antara lain dengan
mempergunakan PWS.
b. Analisis sebab masalah, khusus
untuk mutu dikaitkan dengan
kepatuhan terhadap standar
pelayanan
c. Merumuskan alternatif
pemecahan masalah.
 kegiatan (POA) tahunan
berdasarkan Rencana
Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
6 Keluaran a. POA tahunan a. Kesepakatan untuk
b. Kesepakatan bersama untuk melaksanakan kegiatan
pelaksanaan kegiatan sesuai Rencana kerja bulan yang baru
POA
Matriks pembagian tugas dan
daerah binaan

e. Lokakarya Tribulanan Lintas Sektor

No Uraian Lokakarya Mini Tri Lokakarya Mini Tri bulanan

bulanan Pertama Rutin

1 Tujuan a.Dibahas dan dipecahkan a. Mendapatkan kesepakatan

secara bersama lintas rencana kerja lintas
sektoral masalah dan sektoral dalam membina
hambatan yang dihadapi. dan mengembangkan
b.Tersusunnya rencana peran serta masyarakat
kerja tribulan berikutnya. dalam bidang kesehatan.
b. Mengkaji hasil kegiatan
kerjasama lintas sektoral.
c. Tersusunnya rencana kerja
tribulan berikutnya.

11
 BAB V
LOGISTIK

Kebutuhan logistik kegiatan ADMEN didukung melalui dana BLUD untuk pengadaan
ATK, kebutuhan bahan habis pakai dan perangkat kebersihan, pemeliharaan alat,
dan kebutuhan opersional lainnya.

12
 BAB VI
KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/ PROGRAM

Secara administrasi, keselamatan pasien meliputi:

1. Penataan ruangan, tangga, kamar mandi sehingga risiko pasien jatuh dapat
diminimalisir dan dapat mengakomodasi kebutuhan disable.
2. Rekam medis

13
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Secara admen, perlu dilakukan:

1. Usulan pelatihan PPI bagi Pegawai
2. Usulan design bangunan yang mencegah terjadinya infeksi nosokomial

14
 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

No Pencatatan Pelaporan Visualisasi Data

Manajemen dan
I
Administrasi
Manajemen
A
Operasional
1. Notulen Rapat 1.Undangan Rapat 1. Data Pencapaian Cakupan
Lokakarya Mini Lokakarya Mini. Kegiatan Pokok Tahun
Bulanan. 2.Daftar Hadir Lalu.
2. Notulen Rapat Lokakarya Mini. 2. Data Cakupan Kegiatan
Lokakarya Mini 3.Laporan Tahunan. Pokok Tahun Lalu dalam
Tribulan. 4.POA. Bentuk PWS, Grafik, dan
3. Rencana Usulan lain-lain.
Kegiatan. (RUK ) 3. Data 10 Penyakit
4. Rencana Terbanyak.
Pelaksanaan 4. Data Pencapaian Cakupan
Kegiatan. ( RPK ) Kegiatan Pokok Tahun
Lalu dan Visualisasi
Datanya.

A Ketenagaan
1. Daftar Hadir Pegawai 1. Laporan Absensi Pegawai
2. Data Bulanan Karyawan/Karyawati Mingguan
Puskesmas. 2. Laporan Rekapitulasi
3. Daftar atau Catatan Kepegawaian Absen.
Karyawan Puskesmas.
4. Penilaian DP3.

15
 5. File Kepegawaian: Bukti Kompetensi,
Pendidikan, Pelatihan, Ketrampilan dan
Pengalaman.
6. DUK.
7. Rekapitulasi cuti
8. Arsip Surat.
9. Rencana Kebutuhan Tenaga.
10. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Setiap Pegawai.
11. Rencana Kerja/Program Kerja.

B Keuangan
a. Perda Tarif Tidak ada Tidak ada
b. Buku Kas Umum
No Pencatatan Pelaporan Visualisasi Data
C Inventaris
a. Daftar/Kartu a. Laporan a. Data Asset di masing
Inventaris Barang. Inventaris Alat masing Ruangan.
b. Usulan Pegawai Kesehatan. b. Data RKBU (Rencana
Pengelola b. Laporan Asset Kebutuhan Barang Unit)
Barang/Asset. /Seluruh dan RPTBU (Rencana
c. SK Bendahara Inventaris Alat Pengadaan Triwulan
Barang dan Kesehatan Arang Unit) .
Pengurus Setiap Semester. c. Data RPTBU.
Barang/Asset. c. Laporan Asset d. Data Stok Barang.
d. Buku Kendali Data /Seluruh e. KIR.
Stok Barang. Inventaris Alat f. KIB.
e. Buku Data Terima Kesehatan
Barang dan Setiap Akhir
Pengeluaran Tahun.
Barang. d. Laporan Fungsi

16
f. Penerimaan Barang dan Kondisi Alat
dan Stok Barang. Kesehatan.

BAB IX

17
 PENUTUP

Dengan disusunnya pedoman Admen ini, diharapakan dapat menjadi panduan bagi
semua pihak terkait, baik Kepala Puskesmas, Penanggung Jawab Admen,
Penanggung jawab Program, dan Pelaksanan Kegiatan, sehingga proses PDCA
dapat terlaksana dan menghasilkan output sesuai dengan harapan.

18