Pedoman Alur & Prosedur

Divisi Sales Dan Digital Marketing

 Sales dan Telemarketing

o Follow up customer Baru dan Mencari Prospek kebutuhan

o Mengirimkan data perkenalan dan penawaran ke admin sales
o Mengirimkan pesan perkenalan (WA/Email) ke calon customer
o Mengirimkan Surat Penawaran kepada calon customer yang telah terprospek
o Melakukan kunjungan Demo/Meeting ke pihak customer seminggu min 2
customer
o Membuat laporan form kunjungan untuk selanjutnya dibuatkan laporan kinerja
o Melakukan pencatatan kebutuhan customer
o Berkoordinasi dengan tim support mengenai kebutuhan software/custom
setelah kunjungan (Email)
o Mengirimkan Flowchart dan menrima Feedback Flowchart sebagai acuan
penghitungan harga
o Melakukan pembuatan SO
o Berkoordinasi terkait Estimasi Pengiriman ke Tim Pengiriman dan Teknisi
o Menginfokan jadwal kirim ke customer jika barang ready estimasi 1minggu,
jika custom sesuai dengan timeline yg sudah di sesuaikan
o Melakukan koordinasi ke customer mengenai perlengkapan barang custom
seperti breket, kabel dll
o Memberi info keluhan / complain customer ke admin Teknik untuk
selanjutnya mendapat jadwal kunjungan teknisi (max 1 hari pelaporan dan
penerimaan jadwal nya ke adm Teknik)
o Memberikan Info site report ke customer sebagai bukti case closed
o Berkoordinasi dengan teknisi terkait kebutuhan custom ke subcon ( max 1-2
hari)
o Menerima laporan keluhan customer yg belum terselesaikan
o Melakukan permintaan Acc harga ke management
o Melakukan permintaan harga untuk barang custom ke finance ( Max 2-3 hari
o Telemarketing Melakukan pencarian database valid sehari minimal 20 untuk
selanjutnya dikoordinasikan dengan sales
o Telemarketing Membuat janji / jadwal kunjungan untuk 2 customer perhari
o Telemarketing melakukan follow up untuk database 30 perhari (Telepon)
o Telemarketing melakukan pencarian prospek kebutuhan produk
o Telemarketing dapat Mengirimkan surat penawaran ke customer dan
melakukan follow up terkait penawarn tersebut sampai memperoleh kepastian
o Melakukan perkenalan melalui company profile dan brosur perusahaan serta
menjadwalkan kunjungan jika mendapatkan feedback dari Perusahaan
o Menginformasikan keluhan barang customer ke admin teknik (mendapat
feedback keluhan maksimal 1 hari)
 o Telemarketing melakukan follow up terkait hasil kunjungan team
support/sales dan melakukan laporan ke kepala divisi untuk dibuatkan laporan
kinerja.

 Product Support

o Melakukan pembuatan flowchart berdasarkan permintaan sales maksimal 2-3

hari
o Melakukan pengiriman flowchart kepada develop (Email)
o Mengerjakan revisi flowchart max 2-3hari
o Melakukan Follow up harga dari develop max 1 minggu
o Jika terjadi PO maka akan mengerjakan pembuatan dokumen
kerjasama+timeline max 3 hari
o Melakukan Trail eror dikantor max 1 minggu
o Melakukan Instal software di PC customer max 2 hari dan BA install
dilakukan maksimal 3hari
o Melakukan update trouble customer maksimal 5 hari sudah selesai
o Melakukan dan mempersiapkan Kunjungan untuk demo produk/software ke
customer atas permintaan sales
o Melakukan update kebutuhan ke telemarketing
o Berkoordinasi dengan tim teknik terkait persiapan hardware max 3 hari
o Berkoordinasi dengan tim digital marketing terkait kalimat web, brosur yang
terkait dengan software

Note: jangka waktu perubahan desain UI dalam waktu 1 minggu , meminta report
tampilan software sebelum instal ke customer.

 Digital Marketing

o Melakukan Optimasi organik untuk B2C seperti Shopee, Tokopedia, Lazada,

Blibli, Bukalapak (ex Naikkin Product)
o Melakukan pengecekan berkala terkait permintaan dan prospek B2B
(Indotrading dan Indonetwork)
o Melakukan Riset Keyword => Ganti Judul/deskripsi produk (weekly/month)
o Melakukan pengecekan secara berkala terkait dm,comment atau prospek di
sosial media (LinkedIn, IG, TIKTOK, FB, YT)
o Membuat serta mengupload konten sesuai dengan calender content Bulanan
yang telah dibuat (min 10/bulan)
o Melakukan pengerjaan dan percepatan waitinglist design dengan tim (umum
atau sosmed)
o Melakukan editing untuk sosial media (foto 1 hari Editing, video meeting,
video penginstalan 2 hari ) Pembuatan video (video software 1 minggu)
o Mengerjakan dan Mengupload artikel min seminggu 3 kali di Website
mitrahitech.com
o Membuat laporan lead website serta progresnya dan Maintenance Website,
optimasi organic dan ads
o Membantu mencari info pameran setiap tahunnya.

 Admin

o Membuat surat penawaran (harga,spek,payment) dan SO (max 1jam jika tidak

custome dan 1 minggu custome) berdasarkan permintaan sales dan tim terkait
o Mengisi data vendor dari sales yang baru kerjasama dengan MHI
o Membuat laporan patty cash (max tanggal 5 setiap bulannya)
o Membantu absensi karyawan setiap bulannya, (penarikan absensi dimulai dari
tanggal 21 setiap bulannya)
o Melakukan stok opname barang setiap minggu nya, (Laporan setiap hari
jumat)
o Merekap laporan penawaran dan penjualan sales (Laporan setiap hari jumat)
o Membuat perhitungan komisi sales (setiap 3 bulan sekali)
o Mengajukan komisi untuk customer (jika ada)
o Membantu maintenance aset kantor bogor
o Merekap laporan kunjungan (wajib dilampirkan bukti kartu nama atau form
kunjungan yg di ttd serta disertakan no hp customer) dan perkenalan sales
o Merekap kinerja tim divisi sales dan digital marketing untuk pelaporan kinerja
o Mengajukan segala keperluan alat/barang dikantor bogor
o Mengirimkan email perkenalan ke customer berdasarkan data dari sales
o Melakukan Pembuatan dan pengarsipan surat jalan ketika barang masuk dan
barang keluar baik untuk PO maupun produk demo
o Membantu sales dalam FU customer karena ada beberapa customer yg
berhubungan dengan admin
o Menginput data customer, patty cash, produk masuk, nama produk di sistem
accurate
o Menginformasikan keluhan barang customer ke admin teknisi
Membuat BA dan IQ OQ