Merancang Struktur Organisasi, Job Deskripsi,

Job Spesifikasi, Chart Of Account,

Formulir/Dokumen dan Media Pencatatan

PT Gajah Mada Sukses Tritunggal

Alifa Nur Annisa

(5211181022)

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI
2019/2020
 I. PENDAHULUAN

PT. Gajah Mada Sukses Tritunggal. Dengan merk dagang Gajah

Mada Stone. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 2007 dan bertumbuh
stabil setiap tahunnya. sebagai importer untuk marble, granite,
onyx dan travertine dari berbagai negara seperti India, China,
Turki, Yunani, dan Italia. Disini terus menambah jaringan
dengan supplier untuk mendapatkan harga terbaik, jenis barang
yang unik dan kualitas barang yang baik. Selain mengimport
material, disini juga merupakan agen tunggal di wilayah Surabaya
untuk marmer ujung pandang jenisCRM, CRD, Tuscany dan Perlato.

PT Gajah Mada Sukses Tritunggal pada tahun 2007

memiliki
Fasilitas werehouse di Pergudangan tanrise southgate A31,
Seruni
Gedangan, Sidoarjo. Serta fasilitas processing (block
cutter,polishing,cut to size ) berada di Raya Trosobo Km.26.
dan fasilitas werehouse saat ini berada di Pergudangan Sinar
Buduran III Blok A16 Jl. Raya Lingkar Timur Sidoarjo
II. PEMBAHASAN

1. Struktur Organisasi PT. Gajah Mada Sukses

Tritunggal
 2. Job Description
Adapun tugas dan tanggung jawab yang dilakukan oleh masing-
masing jabatan pada PT Gajah Mada Sukses Tritunggal adalah
sebagai berikut:
a.) Direktur
Yang menjabat sebagai Direktur pada perusahaan tersebutadalah owner
dari perusahaan itu sendiri, tugas dan tanggung jawabnya adalah
sebagai berikut :
Memimpin dan bertanggung jawab atas segala kelangsungan
hidup perusahaan
Mempunyai wewenang atas segala kegiatan perusahaan
Memberi keputusan yang bersifat operasional
Membantu marketing dalam menerima order penjualan
b.) Marketing
Pada perusahaan ini ada 6 orang marketing termasuk Direktur
perusahaan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
Menerima Order penjualan
Mendampingi pembeli saat memilih barang
Memasarkan produk-produk perusahaan
c.) Admin Marketing
Membantu merapikan SPB (Surat Pemesanan Barang) yang
akan di tanda tangani oleh direktur
Menginput data pembeli dengan lengkap, meminta nama
sesuai KTP pembeli
Menginformasikan data pembeli ke bagian surat jalan untuk
dicatat SPB (Surat Pemesanan Barang) dan data
pembeli di lampirkan untuk di tanda tangani oleh direktur
Menerima laporan akan di adakan fabrikasi untuk proyek
yang telah ada SPK (Surat Perintah Kerja)
Apabila ada proyek :
i. Mengumpulkan data seperti: SPK (Surat
Perintah Kerja), gambar kerja,dan kartu pemilihan
barang
ii. Menginput data customer proyek
iii. Meminta tanda tangan direktur
iv. Menginformasikan pengajuan pabrikasi ke
bagian werehouse apabila terdapat proyek terpasang.
Menginformasikan adanya pembayaran dari customerdengan
lampiran bukti transfer.
d.) Warehouse atau Admin fabrikasi
 Menerima laporan aktivitas fabrikasi dari bagian admin
marketing
Mengajukan fabrikasi ke bagian finance
Membuat SPK dengan meminta Approval dari
finance. Apabila fabrikasi telah selesai maka
menginformasikan ke bagian surat jalan dan finance
bahwa barang telah siap dikirim.
e.) Admin purchasing
Membuat PO
Memonitor barang hingga sampai di gudang
Menginput data barang yang masuk dan menginformasikan
nama barang yang telah di input ke bagian surat jalan
Update stok barang
Memberi label setiap barang yang masuk
Memonitor hutang luar negeri dengan media pencatatan
di buku besar
Bertanggung jawab terhadap kas kecil
Membuat laporan budgeting per minggu
Penagihan hutang non komoditi
Menginput hutang yang telah masuk
Merangkap fungsi sebagai personalia
f.) Finance
Menerima SPK dari admin marketing untuk persetujuan
Approval surat jalan
Melakukan penagihan pembayaran pada pembeli yang telah
memesan barang
Memonitor master proyek
Bertanggung jawab terhadap kas bank
Membuat invoice
Bertanggung jawab terhadap penagihan
 3. Job Spesification

 Sales Assistant :

- Dapat menggunakan MS word

- Dapat bekerja dalam Team
- Memiliki skill komunikasi yang baik
- Memiliki kendaraan pribadi.
- Lebih utamakan lulusan jurusan arsitek, teknik sipil atau memiliki
pengalaman di bidang bahan bangunan
- Dapat bekerja dalam tekanan
- Gaji pokok + komisi 1-2 % hingga 10 juta
- Usia maksimal 35 tahun

 Direktur :

- Pendidikan min S1
- Pengalaman min 1 tahun dalam bidangnya
- Mampu dan aktif berbahasa Inggris
- Kecekatan dan kecermatan
- Mampu merencanakan, mengadakan dan mengatur negosiasi
dengan pihak lain

 Marketing :

- Min pendidikan S1
- Minimal berusia 23 tahun
- Mempunyai pengalaman bekerja di bidang marketing, minimal 1
tahun
- Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik
- Memiliki kemampuan bekerja secara individu maupun
berkelompok
- Memiliki strategi pemasaran yang baik
- Memiliki kemampuan brand marketing yang baik
- Dapat menggunakan sosial media dan internet dengan baik
 Admin Fabrikasi

- Usia maks 30 tahun

- Lulusan minimal D1
- Mempunyai pengalaman dalam menangani seluruh aktifitas
administrasi gudang
- Mampu menggunakan Microsoft Office, e-mail dan internet
- Kreatif, inisiaitif, jujur, dan memiliki motivasi yang kuat
- Mampu bekerja dengan target
- mampu bekerja dibawah tekanan

 Admin Purchasing

- Lulusan min SMA

- Menguasai bahasa Inggris
- Memiliki pengalaman Minimal 1 tahun
- Mampu menggunakan Microsoft Office dan dapat mengemudikan
mobil atau motor

 Finance

- Pendidikan min S1
- Minimal berusia 22 tahun
- Mempunyai pengalaman bekerja minimal 1 tahun dibidang
tersebut
- Memiliki kemampuan bekerja secara kelompok maupun individu
- Memiiki komunikasi yang baik
- Dapat menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel dengan
baik
- Dapat mengatur pengeluaran dan pemasukan perusahaan
- Teliti, rapi, cekatan dalam bekerja
- Rajin dan disiplin
- Dapat dipercaya dan tanggung jawab dengan tugas yang diberikan
- Memiliki kepribadian yang baik dan ramah
 4. Chart Of Account

Daftar Akun untuk Balance Sheet (Neraca) :

1.1       Harta Lancar

1.1.1    Kas
1.1.1.1  Kas Kecil 

1.1.2     Bank
1.1.2.1  Bank  

1.1.3     Piutang Usaha

1.1.3.1  Piutang Usaha IDR
1.1.3.4  Piutang Usaha Lain-lain

1.1.4     Persediaan
1.1.4.1  Persediaan Bahan Baku
1.1.4.2  Persediaan Bahan Pembantu
1.1.4.3  Persediaan Bahan Dalam Proses
1.1.4.4  Persediaan Barang Jadi
 
1.1.5     Pembayaran Dimuka
1.1.5.1  Sewa dibayar dimuka
1.1.5.2  Asuransi dibayar dimuka
 
1.1.6     Biaya Dibayar Dimuka
1.1.6.1  PPN Masukan
1.1.6.2  Pajak 22 dibayar dimuka
1.1.6.3  Pajak 23 dibayar dimuka
1.1.6.4  Pajak 25 dibayar dimuka

1.2         Harta Tidak Lancar

1.2.1      Tanah
1.2.2      Nilai Buku Gedung
1.2.2.1  Gedung Kantor
1.2.2.2  Gedung Pabrik
1.2.2.3  Akumulasi Penyusutan Gedung Kantor
1.2.2.4  Akumulasi Penyusutan Gedung Pabrik

1.1.3     Nilai Buku Mesin

1.2.3.1  Mesin Pabrik
1.2.3.2  Mesin Kantor
1.2.3.3  Akumulasi Penyusutan Mesin Pabrik
1.2.3.4  Akumulasi Penyusutan Mesin Kantor 
1.1.4      Nilai Buku Kendaraan
1.2.3.1  Kendaraan Pabrik
1.2.3.2  Kendaraan Kantor
1.2.3.3  Akumulasi Penyusutan Kendaraan Pabrik
1.2.3.4  Akumulasi Penyusutan Kendaraan Kantor

1.3         Harta Tidak Berwujud

1.3.1      Merk Dagang
1.3.2      Hak Cipta
1.3.3      Goodwill
1.3.4      Aktiva Tetap dalam proses
 
2.           Utang
2.1         Kewajiban Lancar
2.1.1      Kredit Bank
2.1.1.1  Credit Card Bank ABC 

2.1.2      Utang Usaha

2.1.2.1  Utang Usaha IDR
2.1.2.2  Utang Usaha USD
2.1.2.3  Utang terima barang
2.1.2.4  Utang usaha lain-lain

2.1.3      Utang PPN

2.1.3.1  PPN Masukan
2.1.3.2  PPN Keluaran
2.1.3.3  Utang PPN

2.1.4      Income Tax Payable

2.1.4.1  Utang PPH 21
2.1.4.2  Utang PPH 22
2.1.4.3  Utang PPH 23
2.1.4.4  Utang PPH 29
2.1.4.5  Utang Pajak Lain-lain

2.1.5      Utang Biaya

2.1.5.1  Utang Gaji dan Upah
2.1.5.2  Utang Iklan
2.1.5.3  Utang Utilitas
2.1.5.4  Utang Biaya Lain-lain

 
2.2         Kewajiban Jangka Panjang
2.2.2      Utang Bank
2.2.3      Utang Jangka Panjang Lainnya

3            Modal
3.1         Modal Saham
3.1.2      Modal Saham ABC
3.1.3      Modal Saham XYZ

3.2         Laba Ditahan

3.2.2      Laba Ditahan tahun X
3.2.3      Laba Ditahan tahun Y
3.2.4      Laba Ditahan
3.2.5      Laba Tahun berjalan
3.2.6      Selisih saldo awal
 

Daftar Akun untuk Income Statement (Laporan Laba Rugi) :

4            Penjualan
4.1         Penjualan Produk
4.1.2      Penjualan Produk A
4.1.3      Penjualan Produk B
4.1.4      Penjualan lain-lain

4.2         Retur dan Potongan Penjualan

4.2.2      Retur Penjualan
4.2.3      Potongan Penjualan
 
5            Harga Pokok Penjualan
5.1         Barang Jadi Awal
5.2         Biaya Produksi
5.2.2      Biaya Bahan Baku
5.2.3      Biaya Tenaga Kerja Langsung
5.2.4      Biaya Overhead Pabrik
5.2.5      Barang dalam proses awal
5.2.6      Barang dalam proses akhir
 
5.3         Barang Jadi Akhir
5.3.2      HPP Barang Jadi
5.3.3      Work In Process (WIP) Barang Jadi
 
5.4         HPP lainnya
5.4.2      HPP Bahan Baku
5.4.3      HPP lainnya
 
6           Beban Usaha
6.1         Beban Penjualan dan Pemasaran
6.1.2      Beban Gaji Penjualan
6.1.2.1  Gaji Penjualan
6.1.2.2  Komisi dan Bonus Penjualan
6.1.2.3  Gaji Upah Penjualan Lain-lain

6.1.3     Beban Transportasi Penjualan

6.1.3.1  Transportasi Penjualan
6.1.3.2  Entertaint Penjualan
6.1.3.3  Negosiasi Penjualan
6.1.3.4  Transportasi Penjualan Lainnya

6.1.4     Beban Promosi atau Iklan

6.1.4.1  Iklan di internet
6.1.4.2  Beban promosi lainnya
 
6.2        Beban Adm dan Umum
6.2.2     Beban Gaji Adm dan Umum
6.2.2.1  Gaji Adm Umum
6.2.2.2  Tunjangan dan Insentif Adm Umum
6.2.2.3  Bonus Adm umum
6.2.2.4  Gaji adm dan umum lain-lain

6.2.3     Beban Transportasi Adm dan Umum

6.2.3.1  Transport Adm Umum
6.2.3.2  Pemeliharaan
6.2.3.3  Transportasi Umum Lainnya

6.2.4      Beban Utilitas

6.2.4.1  Listrik
6.2.4.2  Telp
6.2.4.3  Air
6.2.4.4  Internet
6.2.4.5  Beban Utilitas Lainnya

6.2.5      Beban Adm dan Umum lainnya

6.2.5.1  Beban Kerugian Piutang 

7           Pendapatan Diluar Usaha

7.1         Pendapatan Bunga
7.1.2      Pendapatan Bunga
7.1.3      Pajak Bunga Bank
7.2         Pendapatan Sewa

8           Biaya Diluar Usaha

8.1         Beban Bunga
8.2         Beban Adm Bank
8.3         Pajak Penghasilan Badan
 5. Formulir / dokumen dan Media Pencatatan

A.) Siklus Pengolahan Transaksi Keuangan

 Dimulai dari aktivitas menerima dana, menggunakan dana tersebut,
dan penerimaan kembali dana dari aktivitas penjualan dan
selanjutnya diinvestasikan.
 Dokumen yang digunakan : Faktur Penjualan Tunai, bukti
Penerimaan Kas.

B.) Siklus Pengolahan Transaksi Pengeluaran

 Merupakan proses pemilihan bahan baku.
 Permintaan harga.
 Menerbitkan pesanan pembelian dengan cara mengidentifikasi
pembeli, menginformasikan barang yang dipesan, jumlah, harga,
tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman dan jangka waktu
pembayaran. Dokumen yang digunakan adalah purchase order.
 Penerimaan barang. Dokumen yang digunakan Laporan
Penerimaan Barang.
 Verifikasi faktur. Dokumen yang digunakan adalah faktur
pembelian.
 Pembayaran kepada pemasok.

C.) Siklus Konversi

 Aktivitas utama : mengubah bahan baku menjadi barang jadi
 Dokumen perencanaan produksi, yang mencakup perencanaan
kualitas, bahan baku dan tenaga kerja yang digunakan, jalannya
proses produksi,dll.
 Dokumen order produksi, digunakan untuk melakukan permintaan
pesanan produksi yang dikeluarkan bagian produksi kepada
pengawas produksi.
 Dokumen pencatatan biaya produksi.
 Dokumen penyerahan barang jadi dari bagian produksi ke bagian
penyimpanan barang jadi.

D.) Siklus Penerimaan

 Aktivitas utama : penjualan.
 Permintaan informasi persediaan dari pelangaan. Dokumen yang
dikirimkan adalah mandatory quotation yang berisi informasi
produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman
produk.
 Pembuatan kontrak penjualan, dokumen yang digunakan adalah
surat kontrak perjanjian.
 Tempat perjalanannya, dokumen yang digunakan adalah Order
Penjualan.
 Melakukan pengiriman, yang menjadi penyertaan adalah
pengiriman barang/delivery order.
III. KESIMPULAN
Pada PT Gajah Mada Sukses Tritunggal Faktur Penjualan Tunai
dibuat oleh bagian administrasi. Diperlukannya surat jalan sebagai bukti
bahwa barang siap untuk dikirim dan siap diserahkan kepada pembeli.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai pada PT Gajah
Mada Sukses Tritunggal suda cukup baik sehingga mempermudah dalam
pengecekan penjualan barang. Bagan alir sistem penjualan tunai pada PT
Gajah Mada Sukses Tritunggal telah ditetapkan sesuai dengan tanggung
jawab masing-masing bagian.