Yulia N A

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL...........................................................................................i
HALAMAN JUDUL BAHASA INGGRIS.......................................................ii
HALAMAN PENGAJUAN...............................................................................iii
HALAMAN PENGESAHAN............................................................................iv
HALAMAN PERNYATAAN............................................................................v
KATA PENGANTAR........................................................................................vi
DAFTAR ISI.......................................................................................................ix
DAFTAR GAMBAR..........................................................................................xi
DAFTAR TABEL..............................................................................................xii
DAFTAR LAMPIRAN.....................................................................................xiii
INTISARI...........................................................................................................xiv
ABSTRACT........................................................................................................xv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan........................................................ 1
B. Keaslian Tugas Akhir........................................................................... 5
C. Tujuan dan Manfaat..............................................................................10
D. Sistematika Penulisan...........................................................................11
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGUMPULAN DATA

A. Tinjauan Pustaka..................................................................................14
B. Metode Pengumpulan Data..................................................................19
BAB III PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Organisasi
1. Sejarah dan Profil..............................................................................23
2. Struktur, Tugas Pokok, dan Fungsi...................................................26
3. Pengorganisasian Kearsipan..............................................................29
B. Pengelolaan Arsip Statis
1. Jenis dan Volume...............................................................................33
2. Sistem Pengelolaan............................................................................35
C. Layanan Arsip Statis bagi Pengguna Difabel
1. Pengguna............................................................................................40
2. Prosedur Layanan...............................................................................43
ix
3. Sarana Prasarana...............................................................................47
D. Aksesibilitas Layanan Arsip Statis Bagi Pengguna Difabel
1. Aksesibilitas Fisik.............................................................................53
2. Aksesibilitas Non Fisik.....................................................................59
E. Evaluasi Aksesibilitas Layanan Arsip Statis...........................................61
BAB IV PENUTUP
1. Kesimpulan........................................................................................64
2. Saran..................................................................................................67
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................xvi
LAMPIRAN.......................................................................................................xix
x
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 : Struktur Organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah..................................................... 26
Gambar 2 : Alur Layanan Arsip Secara Manual Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah............................... 43
Gambar 3 : Ruang Baca Layanan....................................................... 48
Gambar 4 : Lemari Daftar Khazanah Arsip........................................ 51
Gambar 5 : Ruang Transit Arsip......................................................... 52
Gambar 6 : Petunjuk Informasi Toilet Wanita dan Musala................ 55
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 : Perbandingan Tugas Akhir............................................... 7
Tabel 2 : Pengorganisasian Surat..................................................... 30
Tabel 3 : Pengorganisasian Arsip Secara Umum............................. 32
Tabel 4 : Jenis dan Kondisi Arsip Statis Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah................................. 33
Tabel 5 : Data Layanan Arsip Periode Januari – Maret 2019.......... 41
Tabel 6 : Sarana Ruang Baca Layanan............................................. 49
Tabel 7 : Aksesibilitas Sarana Prasarana Gedung Utama................ 54
Tabel 8 : Aksesibilitas Sarana Prasarana Ruang Layanan............... 56
Tabel 9 : Aksesibilitas Media Arsip................................................ 57
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Standar Operasional Prosedur Layanan Arsip Statis Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah
Lampiran 2 : Tata Tertib Ruang Layanan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Daerah Provinsi Jawa Tengah
Lampiran 3 : Daftar Pengguna Arsip Periode Februari-Maret 2019
Lampiran 4 : Gambar Aksesibilitas Fisik
Lampiran 5 : Daftar Informan
Lampiran 6 : Kendali Wawancara
Lampiran 7 : Daftar Informasi yang dikecualikan di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
Lampiran 8 : Tarif Retribusi Daerah Provinsi Jawa Tengah
Lampiran 9 : Surat Balasan Praktik Kerja Lapangan di Dinas Kearsipan dan
xiii
INTISARI
LAYANAN ARSIP STATIS BAGI PENGGUNA DIFABEL DI DINAS

KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH
Disusun oleh
Yulia Nur Adiningsih
(16/401154/SV/11658)
Program Studi Kearsipan

Sekolah Vokasi
UNIVERSITAS GADJAH MADA
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan kegiatan layanan
arsip statis bagi pengguna difabel di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah. Terutama yang berkaitan dengan prosedur layanan arsip statis,
perencanaan dan perwujudan atas ketersediaan serta aksesibilitas layanan, dan
juga kendala dalam penyediaan layanan arsip statis bagi pengguna difabel.
Terdapat tiga metode yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu studi
literature, observasi partisipatif, dan wawancara. Studi literature dilakukan
dengan dengan cara membuat catatan dari berbagai literature seperti buku, jurnal,
tugas akhir, skripsi, dan peraturan. Wawancara dilakukan dengan narasumber
yang terdiri atas beberapa tingkatan manajer dan juga pengguna difabel. Observasi
partisipatif juga dilaksanakan secara langsung oleh penulis di ruang layanan arsip
statis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Jawa Tengah selama kurun
waktu dua bulan.
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi keberhasilan kegiatan layanan
arsip statis bagi pengguna difabel, diantaranya yaitu faktor kebijakan, faktor
fasilitas, dan faktor petugas layanan. Untuk aksesibilitas fisik dan aksesibilitas
non fisik layanan arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah secara keseluruhan sudah cukup baik. Hanya perlu melengkapi beberapa
fasilitas khusus yang belum tersedia bagi pengguna difabel, khususnya tunarungu,
tunanetra, dan tunadaksa.
Kata Kunci : Arsip Statis, Layanan, Pengguna Difabel, Disabilitas, Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
xiv
ABSTRACT
ARCHIVAL SERVICES FOR DIFFERENT ABILITY (DIFFABLE) USERS

AT DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA
TENGAH
Submitted by
Yulia Nur Adiningsih
(16/401154/SV/11658)
Archival Science
Vocational College
UNIVERSITAS GADJAH MADA
The purpose of this study is to describe the archival services for different
ability (diffable) users at Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah. It relates, especially on archival service procedure, the planning and
realization of availability and accessibility of services, and obstacles in archival
services for diffable users.
There are three methods that used in this study; literature study,
participatory observation, and interviews. Literature studies are carried out by
making notes from various literature such as books, journals, final assignments,
and regulations. Interviews was conducted with human resources that consisting
of several levels, and different ability (diffable) users. Participatory observation
was doing by the author in the archives services room of Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah for a two-month period.
There are several factors that can substantially affect the archives services
for diffable users; the policies, facilities, and staff services. For physical and non-
physical accessibility of archives services in the Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah as a whole has been quite good. Only need to
complete some special facilities that are not yet available for diffable users,
especially tunarungu, tunanetra, and tunadaksa.
Keywords: Archives, Services, Different Ability Users, Disability, Dinas
xv
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Kota Semarang selain dikenal sebagai ibukota provinsi Jawa Tengah, juga
dikenal sebagai kota wisata dan niaga. Pada abad ke XVI, kota ini juga pernah
diberi sebutan sebagai Venesia Van Java oleh harian De Locomotief karena
keindahan dan keunikan geologisnya yang jarang dimiliki oleh kota lain. 1
Banyaknya kawasan bersejarah dan bangunan-bangunan kuno peninggalan masa
lalu juga menjadikan kota ini sebagai kota bersejarah. Tugu Muda merupakan
salah satu ikon yang dapat menjadi gambaran mengenai kota Semarang.
Monumen bersejarah yang berbentuk lilin ini merupakan lambang dari “kenangan
yang tak kunjung padam” bagi angkatan muda Semarang di dalam perjuangannya
untuk mempertahankan kemerdekaan.
Tentunya ada banyak kajian-kajian lain tentang Kota Semarang yang dapat
ditelusuri melalui literature yang bersumber dari arsip-arsip yang ada mengenai
kota ini. Sir Arthur George Doughty, seorang ahli kearsipan dari Kanada pernah
menyatakan bahwa “Of all national assets, archives are the most precious, they
are the gifts of one generation to another, and the extent of our care of them
marks the extent of our civilisation...".2 Dari pernyataan tersebut dapat diketahui
bahwa dari semua aset negara yang ada, arsip adalah aset yang paling berharga.
1
Kartiko dan Sardi AK, (eds). 1997. Panduan Tamu Kota Semarang.
Semarang: Cipta Sarana Megah Utama. Hlm viii
2
M. Taufik, 2017. Arsip Prosiding: Pemanfaatan Arsip yang Bernilai
Nasional sebagai Rekam Informasi Ilmiah. Jakarta: Prosiding Lokakarya Nasional
Dokumentasi dan Informasi. Hlm 76
2
Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian
terhadap arsipnya. Pengalaman sejarah juga membuktikan bahwa beberapa bangsa
asing di masa silam banyak yang telah berhasil karena memanfaatkan peran arsip
dengan baik, diantaranya yaitu bangsa Inggris dan bangsa Amerika. 3
Bangsa Inggris dapat memanfaatkan penemuan-penemuan pelaut Belanda
mengenai Australia dan memetik hasilnya, karena mereka berhasil membeli arsip-
arsip dari para pelaut tersebut. Bangsa Amerika menikmati keuntungan hasil
penelitian teknologi modern bangsa Jerman sebelum perang dunia ke-II, karena
keterampilan tentaranya yang segera menyita berton-ton dokumen penting
termasuk arsip-arsip penelitian ilmiah yang sangat berharga. Melalui banyak
pengalaman-pengalaman sejarah yang pernah ada ini, dapat kita pahami bahwa
arsip memegang peranan penting bagi keberhasilan sebuah peradaban.
Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu
dipelihara dan dilestarikan, dengan demikian arsip dapat menjadi sumber
informasi dan komunikasi, sumber sejarah bangsa yang terjaga kelestariannya,
dan juga sebagai sumber pertanggungjawaban nasional. Berdasarkan fungsinya
arsip dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis
yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu.4 Arsip statis adalah arsip dari setiap
lembaga publik atau swasta yang diputuskan layak dilestarikan secara permanen
3
Moeftie Wirladihardja, 1987. Beberapa Masalah Kearsipan di Indonesia.
Jakarta: Balai Pustaka. Hlm 2
4
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan, Pasal 1
3
untuk tujuan referensi dan penelitian, dan telah disimpan atau dipilih untuk
disimpan di lembaga kearsipan.5 Lembaga kearsipan adalah lembaga yang
memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan
pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan di Indonesia terdiri dari lembaga
kearsipan tingkat pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia), lembaga kearsipan
provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/ kota, dan lembaga kearsipan perguruan
tinggi.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah merupakan salah
satu lembaga kearsipan provinsi yang berlokasi di Kota Semarang, Jawa Tengah.
Dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah nomor 9 tahun
2016 tentang pembentukan susunan perangkat Daerah Provinsi Jawa Tengah.
Dalam lingkup daerah khususnya Jawa Tengah, Dinas ini telah berupaya untuk
bisa merekatkan simpul-simpul budaya yang beraneka ragam. 6 Hal ini dilakukan
dengan melestarikan khazanah yang ada, seperti tersedianya arsip kolonial
karesidenan Semarang 1816, arsip pemerintahan Jawa Tengah, arsip Puro
Mangkunegaraan, arsip lembaga sosial masyarakat, arsip perusahaan swasta, arsip
perorangan tokoh-tokoh Jawa Tengah, dan arsip pendidikan.
Koleksi arsip yang beragam dengan berbagai bentuk dan format ini
tentunya bermanfaat bagi publik, terutama bagi mahasiswa dan para peneliti. Hal
ini diwujudkan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah melalui
5
T.R Schellenberg, 2003. Modern Archives: Principles and Techniques.
Chicago: The Society of American Archivists. Hlm 16
6
Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah, 2005. Merajut Kearsipan
Provinsi Jawa Tengah. Semarang: Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah.
Hlm 37-38
4
upaya pelayanan arsip statis yang merupakan salah satu bentuk pelayanan publik
dalam suatu sistem kearsipan nasional. Berdasarkan Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik, pada pasal 1
disebutkan bahwa Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan
dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan
perundang undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa,
dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan
publik.
Setiap pengguna tentunya memiliki hak yang sama untuk dapat
memperoleh aksesibilitas layanan arsip statis yang terdapat di Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, tak terkecuali pengguna penyandang
disabilitas. Sebab bukan tidak mungkin pengguna atau peneliti yang akan
mengakses arsip itu juga datang dari kalangan penyandang disabilitas yang
memerlukan sarana dan pelayanan khusus ketika mengakses arsip. Sebagaimana
tercantum dalam Undang-Undang Republik Indonesia nomor 39 tahun 1999
Tentang Hak Asasi Manusia, dijelaskan pada pasal 14 ayat 1 dan 2 bahwa setiap
orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi yang diperlukan
untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya dan setiap orang berhak
untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan
menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis sarana yang tersedia.
Begitu juga yang tercantum dalam Undang-Undang Nomor 19 Tahun
2011 Tentang “The Convention on the Human Rights of Persons with
Disabilitie”(Hak-hak Penyandang Disabilitas) yang tertuang dalam resolusi PBB

5
Nomor 60/106. Pada pasal 9 ayat 1 tentang aksesibilitas, dinyatakan bahwa dalam
rangka memampukan penyandang disabilitas untuk hidup secara mandiri dan
berpartisipasi penuh dalam segala aspek kehidupan, maka negara-negara pihak
harus melakukan langkah-langkah yang diperlukan untuk menjamin akses
penyandang disabilitas terhadap lingkungan fisik, transportasi, informasi dan
komunikasi, serta fasilitas dan pelayanan lainnya yang terbuka atau disediakan
bagi publik, baik di perkotaan maupun di pedesaan atas dasar kesetaraan.
Berdasarkan latar belakang tersebut, pertanyaan penelitian yang diajukan
sebagai berikut :
1. Bagaimana prosedur layanan arsip statis di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah?
2. Bagaimana upaya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
dalam memenuhi kebutuhan pengguna difabel dengan berbagai fasilitas dan
aksesibilitas layanan yang mendukung, baik yang pernah dijalankan, yang
sedang dijalankan, maupun yang akan dijalankan?
3. Apakah kendala yang dihadapi oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah dalam memenuhi kebutuhan pengguna difabel?
B. Keaslian Tugas Akhir
Berdasarkan survei yang telah dilaksanakan, penulis mempertimbangkan
dari dua aspek, yaitu aspek tempat dan aspek kajian. Berdasarkan aspek tempat,
penulis mengetahui bahwa selama tiga tahun terakhir ini Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah juga digunakan untuk praktik kerja lapangan
6
(PKL) oleh beberapa mahasiswa Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi
Universitas Gadjah Mada dengan fokus bahasan yang berbeda dengan yang
penulis teliti, diantaranya yaitu Wimpi Nabila F.Z dengan judul Program
Pemasyarakatan Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah; Eristi Dwi Al Mubarok dengan judul Pemanfaatan Aplikasi E-Surat di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah; Elma Kurnia Pratiwi
dengan judul Upaya Pelestarian Arsip Tekstual di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah; Galih Prasetyo dengan judul Pengolahan
Arsip Audio Visual di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah;
dan Rosaria Citra dengan judul Pengolahan Arsip Statis sebagai Upaya
Meningkatkan Akses dan Mutu Layanan Pubik di Badan Arsip dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah.7
Berdasarkan aspek kajian, tugas akhir dengan tema layanan arsip statis
pernah dikaji sebelumnya. Tugas akhir ini akan menambah sudut pandang yang
berbeda terkait layanan pemanfaatan arsip statis dari sudut kajian pengguna.
Pemilihan judul “Layanan Arsip Statis Bagi Pengguna Difabel Di Dinas
7
Wimpi Nabila F.Z, 2018. Program Pemasyarakatan Arsip di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, Laporan Tugas Akhir Prodi
Kearsipan Sekolah Vokasi UGM; Eristi Dwi Al Mubarok, 2018. Pemanfaatan
Aplikasi E-Surat di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
Laporan Tugas Akhir Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM; Elma Kurnia
Pratiwi, 2017. Pelestarian Arsip Tekstual di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah. Laporan Tugas Akhir Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi
UGM; Galih Prasetyo, 2017. Pengolahan Arsip Audio Visual di Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Laporan Tugas Akhir Prodi Kearsipan
Sekolah Vokasi UGM; Rosaria Citra, 2016. Pengolahan Arsip Statis sebagai
Upaya Meningkatkan Akses dan Mutu Layanan Pubik di Badan Arsip dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Laporan Tugas Akhir Prodi Kearsipan
Sekolah Vokasi UGM.
7
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah” menitikberikatkan pada
realita layanan arsip yang terdapat di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah dengan analisis kebutuhan aspek fisik dan aspek non-fisik yang
dibutuhkan pengguna dalam melakukan pemanfaatan arsip statis, terutama bagi
penyandang disabilitas. Selain itu, kendala yang dihadapi juga akan disertai
dengan saran yang membangun.
NO Penulis Judul Temuan Tema Pembeda
Perbedaannya
1 Prosedur Tugas Akhir yaitu dari segi
Layanan Arsip berfokus pada fokus pengguna.
Statis Guna prosedur layanan Tugas Akhir yang
Faza Soraya Meningkatkan penelusuran arsip ditulis oleh Faza
Pemanfaatan statis secara Soraya berfokus
Arsip di Dinas manual dan pada pengguna
Kearsipan dan evaluasi layanan secara umum.
Perpustakaan asip statis secara Tugas Akhir yang
Provinsi Jawa manual di Dinas akan dirancang
Tengah Kearsipan dan oleh penulis
Perpustakaan berfokus pada
Provinsi Jawa pengguna difabel
Tengah. (khususnya
tunanetra,
tunarungu, dan
tunadaksa) dalam
mendapatkan
layanan arsip di
Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan
Provinsi Jawa
Tengah
2 Pengolahan Tugas Akhir ini Perbedaannya

Dan Pelayanan berfokus pada yaitu dari segi
Arsip Statis layanan fokus layanannya.
Sindy Dengan penelusuran arsip Tugas Akhir yang
Adam K Aplikasi statis secara ditulis oleh Sindy
Jaringan elektronik, yaitu Adam K berfokus
Informasi mendeskripsikan pada layanan
8
Kearsipan tentang penelusuran arsip

Statis Di Dinas implementasi dari statis secara
Kearsipan Dan aplikasi Jaringan elektronik. Tugas
Perpustakaan Informasi Akhir yang akan
Provinsi Jawa Kearsipan Statis dirancang oleh
Tengah. (JIKS), kegunaan, penulis berfokus
serta kendala pada layanan
yang dihadapi di penelusuran arsip
Dinas Kearsipan statis secara
Dan Perpustakaan elektronik maupun
Provinsi Jawa manual yang akan
Tengah. digunakan oleh
pengguna difabel
Skripsi ini
3 Layanan Bagi berfokus pada Perbedaannya
Galih Pemustaka ketersediaan yaitu dari segi
Rasiono Berkebutuhan aksesibilitas dan lokasi dan ruang
Khusus Di fasilitas dalam lingkup penelitian.
Perpustakaan bentuk layanan Skripsi yang ditulis
Nasional yang diberikan oleh Galih Rasiono
Republik oleh Perpustakaan berfokus pada
Indonesia. Nasional layanan Bagi
Republik Pemustaka
Indonesia bagi Berkebutuhan
seluruh Khusus di
pemustakanya perpustakaan.
baik yang pernah Tugas Akhir yang
dilakukan, sedang akan dirancang
dilakukan, atau oleh penulis
akan dilakukan berfokus pada
layanan Bagi
Pengguna
Berkebutuhan
Khusus di
Lembaga
Kearsipan
Tabel 1. Perbandingan Tugas Akhir
Diantara karya yang temanya sama dengan tema yang dipilih oleh penulis
sebagai pembanding yaitu Tugas Akhir dengan judul “Prosedur Layanan Arsip
Statis Guna Meningkatkan Pemanfaatan Arsip di Dinas Kearsipan dan

9
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah” yang ditulis oleh Faza Soraya. 8 Pembahasan
dari tugas akhir ini mendeskripsikan tentang Pengelolaan arsip statis di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah; Prosedur layanan arsip statis
secara manual; Evaluasi peningkatan pemanfaatan arsip statis di di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, yang mana di dalamnya
digunakan rumus guna menentukan rasio penggunaan arsip (yang menunjukkan
kategori rendah); dan ketepatan penemuan kembali arsip (yang menunjukkan
kategori memuaskan), serta efesiensi waktu penemuan kembali arsip (yang
menunjukkan hasil 30 detik). Selain itu juga dijelaskan sarana dan prasarana, serta
kendala yang dialami. Pembahasan Tugas Akhir ini lebih berfokus pada layanan
penelusuran arsip statis secara manual.
Selanjutnya yaitu Tugas Akhir karya Sindy Adam Khoirunnisak yang
berjudul “Pengolahan Dan Pelayanan Arsip Statis Dengan Aplikasi Jaringan
Informasi Kearsipan Statis Di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah”. 9 Pembahasan Tugas Akhir ini lebih berfokus pada layanan penelusuran
arsip statis secara elektronik yaitu implementasi dari aplikasi Jaringan Informasi
Kearsipan Statis (JIKS) dan kegunaannya. Skripsi yang ditulis oleh Galih Rasiono
dengan judul “Layanan Bagi Pemustaka Berkebutuhan Khusus Di Perpustakaan
Nasional Republik Indonesia” juga memiliki tema yang hampir sama, yaitu terkait
8
Faza Soraya, 2017. Tugas Akhir: Prosedur Layanan Arsip Statis Guna
Meningkatkan Pemanfaatan Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada
9
Sindy Adam Khoirunnisak, 2018. Tugas Akhir: Pengolahan Dan
Pelayanan Arsip Statis Dengan Aplikasi Jaringan Informasi Kearsipan Statis Di
Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Yogyakarta:
Universitas Gadjah Mada
10
kebutuhan akses bagi pengguna difabel. 10 Perbedaannya yaitu terkait tempat dan
ruang lingkup pembahasan, sebab skripsi ini berfokus pada layanan referensi di
perpustakaan, bukan pada layanan arsip di lembaga kearsipan. Skripsi ini berisi
tentang uraian terkait perencanaan dan pewujudan inovasi dalam pembentukan
ketersediaan aksesibilitas dan fasilitas dalam bentuk layanan yang diberikan oleh
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia bagi seluruh pemustakanya baik yang
pernah dilakukan, sedang dilakukan, atau akan dilakukan.
C. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Mendeskripsikan prosedur layanan pemanfaatan arsip statis di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
2. Mendeskripsikan upaya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah dalam memenuhi kebutuhan pengguna difabel dengan berbagai
fasilitas dan aksesibilitas layanan yang mendukung, baik yang pernah
dijalankan, yang sedang dijalankan, maupun yang akan dijalankan.
3. Mendeskripsikan kendala yang dihadapi oleh Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam memenuhi kebutuhan
pengguna difabel.
10
Galih Rasiono, 2013. Skripsi: Layanan Bagi Pemustaka Berkebutuhan
Khusus Di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Depok: Universitas
Indonesia
11
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Manfaat bagi penulis
a. Penulis berharap agar mampu memahami ilmu kearsipan khususnya
layanan arsip statis dari dua sudut pandang, yaitu antara teori yang
diperoleh di dalam kelas dan juga yang diperoleh saat praktik di
lapangan .
b. Penulis berharap agar ke depannya mampu mengaplikasikan ilmu
yang diperoleh untuk keperluan pengembangan disiplin ilmu di bidang
kearsipan, terutama dalam mengelola arsip pribadi yang dimiliki
penulis sendiri, maupun mengelola arsip instansi saat bekerja nanti.
2. Manfaat bagi organisasi
Dari pelaksanaan praktik kerja lapangan, penulis berharap mampu
menciptakan laporan tugas akhir yang baik sehingga dapat dijadikan
sebagai bahan evaluasi maupun rujukan untuk kepentingan lainnya dalam
pengembangan pelaksanaan kearsipan, khususnya layanan arsip statis di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
3. Manfaat bagi pembaca
Dapat dijadikan sebagai bahan referensi dan rujukan bagi pembaca
khususnya bagi mahasiswa program studi kearsipan.
D. Sistematika Penulisan
Penulisan laporan tugas akhir yang berjudul “Layanan Arsip Statis Bagi
Pengguna Difabel Di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah”
dibagi dalam empat bab. Setiap bab memiliki pembahasan yang berbeda namun
12
seluruh bab saling terkait pada kesatuan tema yang utuh. Pembagian bab ini
dimaksudkan agar laporan mudah untuk dipahami.
Bab I merupakan pendahuluan yang membahas mengenai latar belakang
dan permasalahan, keaslian tugas akhir, tujuan dan manfaat, dan sistematika
penulisan laporan. Bagian latar belakang dan permasalahan membahas mengenai
alasan penulisan laporan beserta rumusan masalah yang akan diteliti. Bagian
tujuan dan manfaat tugas akhir membahas mengenai tujuan tugas akhir secara
umum, dan manfaat membahas mengenai manfaat tugas akhir baik bagi penulis,
instansi yang bersangkutan, maupun pembaca. Bagian keaslian tugas akhir
menjelaskan bahwa tugas akhir yang dibuat peneliti merupakan karya asli dari
peneliti dengan cara membandingkan beberapa tugas akhir dan skripsi yang
pernah ada dari aspek tempat maupun aspek kajian. Bagian sistematika penulisan
laporan membahas mengenai gambaran tentang apa saja yang dibahas dalam
laporan tugas akhir.
Bab II merupakan tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data yang
membahas mengenai tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Bagian
tinjauan pustaka membahas mengenai konsep dari kata kunci yang bersangkutan
dengan tema tugas akhir berdasarkan literature yang ada. Bagian metode
pengumpulan data membahas mengenai metode yang digunakan dalam
penyusunan tugas akhir.
Bab III merupakan pembahasan yang membahas mengenai gambaran
umum organisasi, pengelolaan arsip statis, layanan arsip statis bagi pengguna
difabel, aksesibilitas layanan arsip statis bagi pengguna difabel, dan evaluasi
13
aksesibilitas layanan arsip statis. Bagian gambaran umum organisasi membahas
mengenai profil, struktur organisasi dan tugas pokok organisasi, serta
pengorganisasian kearsipan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah. Bagian pengelolaan arsip statis membahas mengenai gambaran singkat
tentang jenis, volume, dan kondisi arsip statis, serta sistem pengelolaan arsip
statis. Bagian layanan arsip statis membahas tentang pengguna, prosedur layanan,
serta sarana prasarana yang tersedia. Bagian aksesibilitas layanan arsip statis bagi
pengguna difabel membahas tentang aksesibilitas fisik dan aksesibilitas non-fisik.
Bagian evaluasi aksesibilitas layanan arsip statis membahas tentang faktor
kebijakan, faktor fasilitas, faktor petugas layanan, serta upaya yang pernah
dijalankan, yang sedang dijalankan, maupun yang akan dijalankan dalam
meningkatkan layanan arsip statis bagi semua pengguna.
Bab IV merupakan penutup yang membahas mengenai kesimpulan dan
saran. Bagian kesimpulan membahas mengenai hasil ringkas serta penegasan dari
jawaban atas rumusan masalah yang diteliti pada Praktik kerja lapangan yang
dilaksanakan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Bagian
saran membahas mengenai masukan yang diberikan penulis kepada Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah khususnya seksi layanan arsip,
agar kegiatan pelayanan publik yang diwujudkan melalui layanan arsip dapat
lebih ditingkatkan lagi.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGUMPULAN DATA
A. Tinjauan Pustaka
1. Arsip Statis
Menurut Betty R. Ricks, yang dimaksud dengan arsip adalah
Recorded information, regardless of medium or characteristics, made or
received by an organization that is useful in the operation of the
organization.1 (Informasi terekam, dalam berbagai bentuk media atau
karakteristik, yang dibuat atau yang diterima oleh suatu organisasi untuk
dimanfaatkan dalam kegiatan operasional organisasi). Media dan
karakteristik arsip dapat mencakup berbagai macam bentuk, mulai dari
buku harian, manuskrip, surat-surat, dokumen resmi pemerintah, dan file
yang dibuat oleh perusahaan maupun pemerintah. Hal ini sebagaimana
dipaparkan oleh Jackie Bettington sebagai berikut :
The word archives covers a wide variety of records, including the

diary rescued from the attic, the manuscript of a novel, letters,
official government documents, and files created by business or
government.2
Bahasan tentang arsip juga dijelaskan oleh T.R. Schellenberg
sebagai those records of any public or private institution which adjudged
worthy of permanent preservation for reference and research purposes
1
Betty R. Ricks, et al., 1992. Information and Image Management
A Records System Approach. Cincinnati: South Western Publishing CO.
Hlm 3
2
Jackie Bettington, (ed). 2008. Keeping Archives. Canberra:
Australian Society of Archivist. Hlm 11
15
and which have been deposited or have been selected for deposit in an
archival institution.3 (Catatan-catatan dari setiap lembaga publik atau
swasta yang diputuskan layak dilestarikan secara permanen untuk tujuan
referensi dan penelitian, dan telah disimpan atau dipilih untuk disimpan di
lembaga kearsipan).
Nilai guna arsip dibagi menjadi dua, yaitu nilai guna primer dan
nilai guna sekunder.4 Nilai guna primer adalah kegunaan arsip bagi
organisasi yang bersangkutan dalam pelaksanaan fungsinya, yaitu terjadi
ketika arsip sedang dalam fase arsip dinamis. Nilai guna primer meliputi
nilai administratif, hukum, keuangan, ilmiah dan teknologi, dan
perorangan. Arsip dinamis ini cenderung bersifat terbatas dalam hak
aksesnya dan tidak dipublikasikan secara bebas. Nilai guna sekunder
adalah nilai kegunaan arsip di luar kepentingan organisasi (manajemen),
terdiri dari nilai kebuktian (evidential values) dan nilai informasional
(informational values).
Informasi yang terkandung di dalam arsip bernilai guna sekunder
ini dibutuhkan untuk kepentingan masyarakat. Nilai sekunder ini muncul
ketika arsip sudah menjadi statis dan tersedia di lembaga kearsipan. Fokus
pembahasan pada penelitian ini yaitu terkait penyediaan akses arsip statis
bagi masyarakat. Berdasarkan ketiga definisi tentang arsip yang sudah
3
T.R Schellenberg, 2003. Modern Archives: Principles and
Techniques. Chicago: The Society of American Archivists. Hlm 16
4
Boedi Martono, 1994. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital
dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. Hlm 46-60
16
dijelaskan sebelumnya, dapat ditarik pengertian bahwa secara umum arsip
statis adalah rekaman peristiwa yang dihasilkan oleh organisasi publik
maupun swasta dalam berbagai bentuk dan media, yang dinilai memiliki
nilai guna sekunder sehingga layak untuk disimpan dan dilestarikan secara
permanen di lembaga kearsipan.
2. Layanan Arsip
Pengelolaan arsip bertujuan untuk menyimpan material arsip yang
memiliki nilai berharga, dan kemudian menyediakan aksesnya untuk
digunakan oleh publik. Archives exist for the people, therefore, archivists
must strive to let the people know what is available and alert them to the
ease of access to the services and resources.5 Saurombe dan Ngulube
menerangkan bahwa arsip tersedia untuk masyarakat, oleh karena itu
arsiparis harus berusaha untuk membiarkan orang-orang tahu apa yang
tersedia dan mengingatkan mereka pada kemudahan akses ke layanan dan
sumber daya. Penyediaan akses ini disajikan dalam suatu layanan
referensi.
Menurut Jenny Jeremy, references services is an umbrella term
given to the facilities and services afforded to researchces and users of
the archives and its records once access to them has been approved.6
Layanan referensi merupakan fasilitas dan layanan yang diberikan kepada
5
N.P Saurombe dan Patrick Ngulube, 2016. Public Programming
Skills Of Archivists In Selected National Memory Institutions Of East And
Southern Africa. Mousaion. Volume 34. No. 1. Hlm 27
6
Jackie Bettington, ed. Op.Cit., hlm. 351
17
peneliti dan pengguna dengan akses yang telah disetujui oleh lembaga
kearsipan. Pada dasarnya, arsip harus terbuka untuk digunakan
kepentingan publik secara maksimal dan konsisten, karena tujuan dari
lembaga kearsipan yakni membuat arsip tersedia untuk digunakan.
Namun, ada beberapa alasan arsip publik tidak dibuka untuk kepentingan
publik.7
Pertama, arsip berkaitan dengan informasi militer yang
mempengaruhi keamanan suatu negara. Kedua, arsip berkaitan dengan
pelaksanaan urusan luar negeri di saat ini. Ketiga, arsip berkaitan dengan
informasi bisnis dan rahasia keuangan, yang apabila arsip tersebut dibuka
akan memiliki efek diantaranya yaitu, dapat mempengaruhi hubungan
pemerintah dengan organisasi dan individu swasta sehingga kegiatan akan
terhambat karana kebocoran informasi; dan dapat mempengaruhi
hubungan organisasi swasta dan individu dengan satu sama lain, sebab
bisnis dan keuangan akan sangat dirugikan jika informasi rahasia yang
mereka berikan kepada pemerintah mengenai produksi, biaya, laba, proses
perdagangan, dan sejenisnya, tersedia bagi para pesaing.
Hal terakhir yang menjadi alasan arsip publik tidak dibuka untuk
kepentingan publik yaitu, arsip berkaitan dengan jenis informasi pribadi
tertentu. Pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
terdapat beberapa informasi arsip yang dikecualikan karena beberapa
alasan. Diantara arsip yang dikecualikan di Dinas Kearsipan dan
7
T.R Schellenberg. Op.Cit., hlm 229-230
18
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dengan alasan untuk melindungi
rahasia pribadi, yaitu arsip daftar orang-orang yang masuk G30 S PKI dan
organisasi terlarang lainnya, arsip terkait data narapidana pada lembaga
pemasyarakatan, dan arsip terkait informasi pribadi Pegawai Negeri Sipil
3. Difabel
Terdapat beberapa istilah sebutan yang mengacu pada kata
disabilitas; mulai dari penyandang cacat, difabel, orang berkebutuhan
khusus, penyandang ketunaan, dan istilah terakhir yang digunakan yaitu
penyandang disabilitas. Perubahan berbagai istilah penyebutan terhadap
penyandang disabilitas ini merupakan proses pergeseran dari paradigma
lama ke paradigma baru. Menurut Soleh, perubahan-perubahan ini
bertujuan untuk memperhalus kata sebutan dan mengangkat harkat serta
martabat penyandang disabilitas. 8
Ragam penyandang disabilitas menurut Undang-Undang Nomor 8
Tahun 2016 tentang Penyandang Disabilitas terdiri atas Penyandang
Disabilitas Fisik, Penyandang Disabilitas Intelektual, Penyandang
Disabilitas Mental, dan Penyandang Disabilitas Sensorik. Fokus yang akan
dibahas pada Tugas Akhir ini terkait dengan disabilitas sensorik,
khususnya disabilitas netra (Tunanetra), disabilitas rungu (Tunarungu),
dan juga disabilitas fisik khususnya Tunadaksa. Soleh dalam bukunya
merangkum bahwa :
8
Akhmad Soleh, 2016. Aksesibilitas Penyandang Disabilitas
Terhadap Perguruan Tinggi: Studi Kasus Empat Perguruan Tinggi Negeri
Yogyakarta. Yogyakarta: LKIS Pelangi Aksara. Hlm 23
19
Tunanetra adalah individu yang memiliki hambatan dalam

penglihatan, dan dapat diklasifikasikan ke dalam dua golongan
yaitu buta total (totally blind) dan kemampuan melihat amat rendah
(low vision). Tunarungu adalah suatu keadaan kehilangan
pendengaran yang mengakibatkan seseorang tidak dapat
menangkap berbagai rangsangan, terutama indera pendengarannya.
Dibedakan menjadi dua kategori yaitu tuli (deaf) dan kurang
dengar (low of hearing). Tunadaksa adalah suatu keadaan rusak
atau terganggu sebagai akibat gangguan bentuk atau hambatan
pada tulang, otot, dan sendi dalam fungsinya yang normal 9
Masing-masing konsep dari pengguna difabel ini perlu dipahami karena
tentunya masing-masing penyandang disabilitas akan berbeda sarana dan
kebutuhannya.
B. Metode Pengumpulan Data
Metode penelitian yang digunakan untuk penyusunan tugas akhir ini
menggunakan penelitian kualitatif. Pengertian penelitian kualitatif yang
dikemukakan oleh Lexy J. Moelong adalah:
Penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang

dialami oleh subyek penelitian misalnya perilaku, persepsi, motivasi,
tindakan, dll., secara holistik, dan dengan cara deskripsi dalam bentuk
kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan
memanfaatkan berbagai metode alamiah. 10
Sesuai dengan rumusan masalah, tujuan, serta manfaat yang ingin dicapai pada
penulisan tugas akhir, pengumpulan data di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah ini dilakukan melalui teknik studi literature, observasi
partisipatif, dan wawancara :
9
Ibid. hlm 24-30
10
Lexy J. Moleong , 2014. Metodologi Penelitian Kualitatif Edisi Revisi .
Bandung : Remaja Rosdakarya. Hlm 6
20
1. Studi Literature
Metode pengumpulan data dengan cara studi literature dilakukan
dengan dengan cara mengkaji dan membuat catatan dari berbagai
literature yang berhubungan dengan masalah yang menjadi obyek
penulisan. Sumber pustaka yang digunakan pada penelitian ini terdiri dari
Buku, Jurnal, Tugas akhir, Skripsi, Peraturan, dan Sumber Data lain yang
mendukung penulisan penelitian. Perpustakaan kampus, perpustakaan
Kota, dan perpustakaan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah menjadi tempat yang dikunjungi penulis untuk menemukan
berbagai sumber referensi terkait sehingga dapat memperkuat argumentasi
yang dijabarkan oleh penulis.
2. Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu.
Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara yang
mengajukan pertanyaan, dan terwawancara yang memberikan jawaban
atas pertanyaan itu.11 Untuk memperkuat hasil pencarian informasi saat
mendata dan menganalisa, penulis melakukan wawancara dengan dua
bidang yang saling berhubungan dalam proses penyediaan akses arsip
statis kepada publik, yaitu bidang Layanan dan Pemanfaatan arsip dan
bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip. Narasumber terdiri atas tiga
tingkatan yang dibagi berdasarkan tingkat jabatan di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
11
Ibid. hlm 186
21
Pada bidang Layanan dan Pemanfaatan arsip, penulis
melaksanakan wawancara terhadap Top Manager yaitu Kepala Seksi
Layanan Arsip; Middle Manager yaitu salah satu arsiparis di ruang
layanan, dan Low Manager yaitu Staf administrasi di ruang layanan. Pada
bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip, penulis juga melaksanakan
wawancara terhadap beberapa tingkat manager, diantaranya yaitu Kepala
Seksi Akuisisi Arsip; Pelaksana Tugas Kepala Seksi Pelestarian Arsip;
Petugas Seksi Pelestarian Arsip; dan Petugas depo arsip statis. Selain itu
wawancara juga dilakukan kepada seorang pengguna difabel (tunarungu
dan tunawicara) yang sebelumnya pernah mengakses referensi di Ruang
Layanan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
3. Observasi Partisipatif
Teknik pengamatan dalam suatu penelitian memungkinkan
pembentukan pengetahuan yang diketahui bersama, baik dari pihak
pengamat maupun dari pihak subjek.12 Melalui teknik observasi
partisipatif (pengamat sebagai pemeran serta), pengamat dapat melakukan
dua peranan sekaligus yaitu sebagai pengamat dan menjadi anggota resmi
dari kelompok yang diamatinya. Observasi partisipatif ini dilaksanakan
secara langsung oleh penulis di ruang layanan arsip statis Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Daerah Jawa Tengah selama kurun waktu dua bulan.
Adapun hal yang diamati yaitu mengenai segala hal yang berkaitan dengan
aksesibiltas fisik dan non-fisik dari layanan arsip statis di Dinas Kearsipan
12
Ibid. hlm 176
22
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, maupun kegiatan-kegiatan
kearsipan lain yang sedang berjalan di instansi

BAB III
PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Organisasi
1. Sejarah dan Profil 1
Awal berdirinya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah bermula di Tambaksari, yaitu di sebuah gudang perbekalan milik
Pemerintah Daerah Tingkat I Jawa Tengah. Gudang tersebut
dimanfaatkan untuk menitipkan arsip-arsip yang ada di Wilayah
Pemerintah Daerah Jawa Tengah karena pemerintah daerah belum
memiliki gedung penyimpanan arsip. Pemerintah kemudian
mengeluarkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Provinsi Daerah
Tingkat I Jawa Tengah Nomor 061/134/1980 tanggal 16 Juni 1980
tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Daerah
Provinsi Tingkat I Jawa Tengah. Maka terbentuk Pusat Arsip Daerah
dengan tugas melakukan pengelolaan arsip inaktif di lingkungan
Setwilda Tingkat I Jawa Tengah di daerah Srondol, yang diresmikan oleh
Gubernur Provinsi Jawa Tengah, Soepardjo Rustam pada tanggal 2 April
1983.
Pada tahun 1988, setelah Pusat Arsip Daerah ini dapat
merealisasikan tugasnya, Gubernur berusaha untuk menjadikan Pusat
Arsip Daerah ini menjadi lembaga struktural, yaitu Kantor Arsip Daerah
1
Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah, 2005. Merajut
Kearsipan Provinsi Jawa Tengah. Semarang : Badan Arsip Daerah
Provinsi Jawa Tengah, Hlm. 1-36
24
(KAD) sebagai UPD (Unit Perangkat Daerah) yang bertugas melakukan
pembinaan dan pengelolaan arsip dinamis Pemerintah Daerah Tingkat I
Provinsi Jawa Tengah dan Pemerintah Daerah Tingkat II
Kabupaten/Kota se Jawa Tengah. Usaha ini kemudian di tindaklanjuti
dengan terbitnya Peraturan Daerah No. 6 tahun 1990 yang mengubah
lembaga kearsipan non struktural menjadi lembaga struktural. Hal itu
menjadi tonggak sejarah terbentuknya Kantor Arsip Daerah di seluruh
Jawa Tengah.
Pada tahun 1993, seiring berjalannya Kantor Arsip Daerah Provinsi
Jawa Tengah, Arsip Nasional RI juga mengembangkan organisasinya.
Berdiri Perwakilan Arsip Nasional RI di Jawa Tengah dengan sebutan
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Wilayah Jawa Tengah, yang
bersebelahan dengan Kantor Arsip Daerah (KAD) Tingkat I Provinsi
Jawa Tengah. ANRI Wilayah Jawa Tengah ini mempunyai cakupan
wilayah yaitu Jawa Tengah, DIY, Jawa Timur, Bali dan sebagian
Kalimantan. Pada tahun 1999, berdasarkan Undang-Undang Nomor 22
Tahun 1999, ANRI Wilayah termasuk instansi yang ikut terlikuidasi,
sedangkan Kantor Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah belum jelas
keberadaannya. Sebagai konsekuensi berlakunya UU No. 32 Tahun 1999
tentang otonomi daerah, ANRI Wilayah Provinsi Jawa Tengah
diserahkan kepada Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.
Pada tanggal 20 Juni 2001, pemerintah akhirnya menggabungkan
ANRI Wilayah Jawa Tengah dan Kantor Arsip Daerah Provinsi Jawa
25
Tengah menjadi Badan Arsip Daerah Propinsi Jawa Tengah berdasarkan
Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah No. 8 tahun 2001 tentang
Pembentukan, Kedudukan, Tugas Pokok, Fungsi dan Susunan Organisasi
Badan - Badan Provinsi Jawa Tengah.
Pada tanggal 6 Juni 2008, penyelenggaraan Pemerintah Daerah
mengalami perkembangan baru dengan berlakunya Undang-Undang
Nomor 12 tahun 2008 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 32
Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah. Sebagai konsekuensinya
urusan kearsipan dan urusan perpustakaan di Pemerintah Provinsi Jawa
Tengah diselenggarakan oleh satu lembaga. Badan Arsip Daerah Propinsi
Jawa Tengah digabung dengan Kantor Wilayah Perpustakaan Jawa
Tengah dengan nama Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 7
tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah, Inspektorat, dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi
Jawa Tengah.
Pada tahun 2016, terbentuklah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah melalui Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah
Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat
Daerah Provinsi Jawa Tengah, dan ditindaklanjuti dengan Peraturan
Gubernur Jawa Tengah Nomor 74 Tahun 2016 Tanggal 15 Desember
2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kearsipan dan

26
2. Stuktur, Tugas Pokok dan Fungsi
a. Struktur
Berikut ini merupakan struktur organisasi Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berdasarkan Peraturan
Gubernur Jawa Tengah Nomor 36 Tahun 2018 tentang Perubahan
Atas Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 74 Tahun 2016
tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah.
Gambar 1. Struktur Organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa

Tengah
27
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dipimpin
oleh Kepala Dinas yang membawahi Sekretaris, Kelompok Jabatan
Fungsional, dan Bidang. Sekretaris membawahi Subbagian Program,
Subbagian Keuangan, serta Subbagian Umum dan Kepegawaian.
Bidang yang ada di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah terdiri atas lima bidang.
Tiga bidang yang berkaitan dengan kearsipan yaitu Bidang
Pembinaan, Pengembangan dan Pengawasan Kearsipan; Bidang
Pengelolaan dan Pelestarian Arsip; dan Bidang Layanan dan
Pemanfaatan Arsip. Dua bidang yang berkaitan dengan perpustakaan
yaitu Bidang Pengelolaan Perpustakaan; dan Bidang Pengembangan
Perpustakaan.
Penulis melakukan kegiatan Praktik Kerja Lapangan di seksi
layanan arsip, Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip. Bidang
Layanan dan Pemanfaatan Arsip mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan perumusan kebijakan, koordinasi dan pelaksanaan
kebijakan, evaluasi dan pelaporan di Bidang Layanan dan
Pemanfaatan Arsip, serta melaksanakan tugas kedinasan lain yang
diberikan oleh Kepala Dinas sesuai tugas dan fungsinya.
Pada saat memberikan akses layanan arsip statis ke publik,
bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip terhubung dengan Bidang
Pengelolaan dan Pelestarian Arsip yang memiliki tugas melaksanakan
penyiapan perumusan kebijakan, koordinasi dan pelaksanaan

28
kebijakan, evaluasi dan pelaporan di Bidang Pengelolaan dan
Pelestarian Arsip, serta melaksanakan tugas kedinasan lain yang
diberikan oleh Kepala Dinas sesuai tugas dan fungsinya.
b. Tugas Pokok dan Fungsi
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
mempunyai tugas pokok membantu Gubernur melaksanakan
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan pemerintahan bidang
kearsipan dan perpustakaan yang menjadi kewenangan daerah dan
tugas pembantuan yang ditugaskan kepada daerah. Adapun fungsi
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan adalah :
1) Perumusan kebijakan bidang pembinaan, pengembangan dan
pengawasan kearsipan, pengelolaan dan pelestarian arsip,
layanan dan pemanfaatan arsip, pengelolaan perpustakaan, dan
pengembangan perpustakaan;
2) Pelaksanaan kebijakan bidang pembinaan, pengembangan dan
pengawasan kearsipan, pengelolaan dan pelestarian arsip,
layanan dan pemanfaatan arsip, pengelolaan perpustakaan, dan
pengembangan perpustakaan;
3) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan bidang pembinaan,
pengembangan dan pengawasan kearsipan, pengelolaan dan
pelestarian arsip, layanan dan pemanfaatan arsip, pengelolaan
perpustakaan, dan pengembangan perpustakaan;

29
4) Pelaksanaan dan pembinaan administrasi dan kesekretariatan
kepada seluruh unit kerja di lingkungan Dinas; dan
5) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
c. Pengorganisasian Arsip
Pengorganisasian arsip yang jelas, berguna untuk mengetahui
secara jelas pembagian tugas, wewenang, serta tanggung jawab
dalam mengelola arsip agar pekerjaan pengelolaan arsip dapat
berjalan efektif. Terdapat tiga asas pengorganisasian yang dapat
digunakan dalam melakukan pengelolaan arsip di setiap kegiatan
kearsipan, yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas
kombinasi (gabungan).2
Asas Sentralisasi merupakan penyimpanan arsip yang
dilakukan secara terpusat pada satu unit kerja khusus yang lazim
disebut sentral arsip (pusat arsip). Asas ini biasanya digunakan oleh
organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak
banyak memerlukan informasi yang bersifat spesifik. Asas
Desentralisasi merupakan penyimpanan arsip yang dilakukan oleh
semua unit kerja. Maka pada setiap unit kerja, sudah terdapat tempat
penyimpanannya. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang
2
Zulkifli Amsyah, 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT
Gramedia Pustaka Utama. Hlm 15
30
kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi
tersebut mengolah informasi yang spesifik.
Asas Kombinasi (Gabungan) merupakan penyimpanan arsip
yang menggabungkan sistem sentralisasi dan desentralisasi. Asas
kombinasi ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat
pada asas Sentralisasi atau asas Desentralisasi. Adapun untuk
pengorganisasian arsip yang dilakukan di Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, dijelaskan dalam tabel berikut:3
1) Pengurusan Surat
Asas Kombinasi
Pengelola Unit Kearsipan: Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian
Penyimpanan Aktif : Unit Pengolah, fisik surat disimpan dan

dipelihara oleh unit pengolah masing-
Surat masing bidang (sesuai tujuan surat)
Inaktif: Unit Kearsipan, fisik surat akan disimpan di

Record Center
Sarana 1. Perangkat Komputer dan jaringan internet untuk

mengoperasikan Sistem Informasi Kearsipan
Daerah (SIKD).
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi

Jawa Tengah telah menerapkan kegiatan
pengurusan surat berbasis otomasi, yaitu dengan
aplikasi e-surat. Meliputi kegiatan alih media
surat, input data surat, disposisi surat, hingga
penentuan nomor surat. Aplikasi e-surat ini
3
Wawancara dengan Ibu Yuvita Suprapti, tanggal 25
Februari 2019 di Ruang Layanan Arsip Dinas Kearsipan dan
31
digunakan untuk mempermudah manajemen dan

pendistribusian surat masuk atau keluar,
sehingga terdapat acuan dan keseragaman dalam
pengelolaan surat masuk atau keluar di
lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.
Induk dari aplikasi e-surat ini bernama Sistem
Informasi Kearsipan Daerah (SIKD).
2. Filing cabinet, folder, sekat
3. Kartu kendali surat masuk, kartu kendali surat

keluar
Prosedur Surat masuk diterima oleh Subbagian Umum dan

Kepegawaian, kemudian dicatat kedalam aplikasi e-
Surat. Sebelum di distribusikan ke unit yang tertuju,
surat tersebut akan didistribusikan oleh sekretaris
kepada kepala untuk diberikan disposisi. Setelah ada
disposisi dari kepala, surat dikembalikan oleh
sekretaris untuk didistribusikan kepada unit kerja
(unit pengolah) atau bidang masing-masing. Fisik
surat dengan kartu kendali berwarna merah akan
disimpan oleh unit pengolah yang menjadi tujuan
surat tersebut.
Subbagian Umum dan Kepegawaian hanya

menyimpan berkas kartu kendali warna putih dan
kuning yang telah diberikan keterangan disposisi dari
bidang Sekretariat. Kartu kendali tersebut disimpan
pada lemari yang terdapat di Subbagian Umum dan
Kepegawaian berdasarkan kode klasifikasi yang
mengacu pada Peraturan Gubernur Jawa Tengah
nomor 53 Tahun 2012 tentang Pedoman Klasifikasi
Arsip di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa
Tengah.
Proses surat keluar juga ditangani oleh Subbagian

Umum dan Kepegawaian dengan cara mencatat dan
memberikan nomor surat berdasarkan urutan
penomoran di aplikasi e-Surat. Setelah mendapat
nomor, surat dimintakan cap dan tanda tangan
pimpinan. Pendistribusian surat menjadi
32
tanggungjawab unit pencipta surat (unit pengolah)
Tabel 2. Pengorganisasian Surat
2) Pengorganisasian Arsip Secara Umum
Asas Kombinasi
Pengelola Aktif : Unit Pengolah masing-masing bidang
Inaktif : Unit Kearsipan, Sub Bagian umum dan

kepegawaian
Penyimpanan Aktif : Unit Pengolah, fisik arsip dinamis aktif

disimpan dan dipelihara oleh unit pengolah
Arsip masing-masing bidang.
Inaktif: Unit Kearsipan, fisik arsip dinamis inaktif

akan disimpan di Record Center
Sarana Aktif : Filing Cabinet, folder, sekat
Inaktif : Rak arsip, Roll O’pact, boks, dan kertas

pembungkus
Prosedur Arsip dinamis aktif akan dikelola dan disimpan oleh

masing-masing unit pengolah (unit kerja)
berdasarkan kode klasifikasi yang mengacu pada
Peraturan Gubernur Jawa Tengah nomor 53 Tahun
2012 tentang Pedoman Klasifikasi Arsip di
Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.
Setelah inaktif, arsip tersebut akan dipindahkan ke
Record Center yang terletak di lantai 1 depo B (depo
Selatan) untuk dikelola oleh unit kearsipan pada Sub
Bagian umum dan kepegawaian. Pemindahan ini
disertai dengan berita acara. Untuk arsip yang dinilai
permanen, maka akan disimpan di depo arsip statis
yang terletak di lantai dua gedung B Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
Tabel 3. Pengorganisasian Arsip Secara Umum

33
B. Pengelolaan Arsip Statis
1. Jenis dan Volume
Kondisi arsip statis di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah sebagian besar masih dalam kondisi baik. 4 Untuk sebagian
kecil arsip tekstualnya, ada yang sudah dalam kondisi rapuh dan
menguning dikarenakan faktor usia, seperti arsip karesidenan Semarang
dan arsip-arsip Belanda (Tweede Waterstaat Te Semarang dan Hoofd
Provinsiale Waterstaat Midden Java). Sebagian arsip statis sudah dapat
disajikan untuk masyarakat melalui daftar arsip dan inventaris arsip yang
disediakan di ruang layanan arsip. Berikut ini merupakan jenis, volume,
dan kondisi arsip statis yang terdapat di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah :
NO Jenis Arsip Jumlah Tempat Kondisi Lokasi

Simpan Simpan
1 Arsip Tekstual 12.740 Roll o’pack Sebagian besar baik, Depo arsip
Boks dapat disajikan statis Gedung
melalui sarana temu B lantai 2
balik arsip di ruang
layanan
2 Arsip 3538 Vertical baik, dapat disajikan Depo arsip

Kearsitekturan Lembar Filing dan melalui sarana temu statis Gedung
dan arsip Horizontal balik arsip di ruang B lantai 2
kartografi Filing layanan
Cabinet
3 Arsip Foto 6000 Roll o’pack baik, dapat disajikan Depo arsip
Negatif Ekspose melalui sarana temu statis Gedung
balik arsip di ruang
4
Wawancara dengan Bapak Warto, tanggal 12 Maret 2019 di Depo
Arsip Statis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
34
layanan B lantai 2
4 Arsip Foto 30.000 Roll o’pack baik, dapat disajikan Depo arsip
Positif Ekspose melalui sarana temu statis Gedung
balik arsip di ruang B lantai 2
layanan
5 Arsip Film 140 Roll Roll o’pack Sebagian ada yang Ruang Cold
sudah dialih media Storage
dan dapat disajikan Gedung B
melalui daftar arsip
lantai 1
alih media di ruang
layanan
6 Piringan Hitam 40 Keping Roll o’pack Sudah dialih media Ruang Cold
dan dapat disajikan Storage
melalui daftar arsip Gedung B
alih media di ruang
lantai 1
layanan
7 Roll reel to 30 Keping Roll o’pack Sudah dialih media Ruang Cold
reel tape dan dapat disajikan Storage
alih media di ruang
lantai 1
layanan
8 Video 628 Buah Roll o’pack Sebagian sudah Ruang Cold

VHS/Beta dialih media dan Storage
dapat disajikan Gedung B
melalui daftar arsip
lantai 1
alih media di ruang
layanan
9 Video Umatic 25 Buah Roll o’pack Sudah dialih media Ruang Cold
alih media di ruang
lantai 1
layanan
10 Micro film 8 Roll Roll o’pack Sudah dialih media Ruang Cold
alih media di ruang
lantai 1
layanan
Tabel 4. Jenis dan Kondisi Arsip Statis Dinas Kearsipan dan

35
Jenis arsip statis yang ada meliputi arsip tekstual dan arsip non
tekstual. Arsip-arsip ini berasal dari berbagai pencipta, mulai dari arsip-
arsip Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Provinsi Jawa Tengah, arsip
pemerintahan Jawa Tengah, arsip Puro Mangkunegaraan, arsip lembaga
sosial masyarakat, arsip perusahaan swasta, arsip perorangan tokoh-tokoh
Jawa Tengah, dan arsip pendidikan. Arsip yang tertua yaitu arsip dengan
kurun waktu 1800-1880 yang merupakan arsip kolonial karesidenan
Semarang, dan arsip yang termuda yaitu arsip yang berasal dari Badan
Penelitian dan Pengembangan Provinsi Jawa Tengah, yaitu arsip tahun
2016.
2. Sistem Pengelolaan
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis
secara efisien, efektif, dan sistematis. Proses ini meliputi akuisisi,
pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan
publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. 5 Pengelolaan arsip statis di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah meliputi
kegiatan akuisisi arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip
statis, serta akses arsip statis. Hal ini sesuai dengan Peraturan Daerah
Provinsi Jawa Tengah Nomor 1 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan
Kearsipan di Provinsi Jawa Tengah.
5
Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 1 Tahun 2015
tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Jawa Tengah, pasal 1
ayat 24
36
a. Akuisisi arsip statis
Akuisi arsip statis merupakan proses penambahan khazanah
arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui
kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta
arsip kepada lembaga kearsipan. Tanggung jawab akuisisi arsip di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah ini berada di
bawah Seksi Akuisisi Arsip, Bidang Pengelolaan dan Pelestarian
Arsip. Proses akuisisi arsip ini secara sederhana meliputi kegiatan :
1) Survei ke instansi. Kegiatan ini bertujuan untuk melihat kondisi
dan nilai guna arsip. Berdasarkan hasil survei tersebut lalu dianalisa
arsip mana yang bisa diakuisisi.
2) Membuat daftar arsip sementara yang akan diakuisisi, lalu meminta
persetujuan instansi.
3) Setelah disetujui, dilakukan pemindahan arsip ke Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Jawa Tengah dengan membawa berita acara dan
daftar arsip sementara
4) Arsip dibawa ke ruang transit di Gedung C lantai 1 terlebih dahulu
untuk difumigasi, dan menghilangkan debu yang menempel pada
fisik arsip sebelum diolah.
Arsip diakuisisi berdasarkan rencana program kerja tahunan yang
disusun oleh Seksi Akuisisi, Bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip

37
(PPA).6 Arsip yang diakuisisi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah adalah arsip tekstual dan arsip non tekstual.
b. Pengolahan Arsip
Pengolahan arsip merupakan proses pembuatan sarana bantu
penemuan kembali arsip berdasarkan kaidah kearsipan yang berlaku.
Tanggung jawab pengolahan arsip statis di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berada di bawah Seksi
Pengolahan, Bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip. Sedangkan
penyimpanannya berada di bawah tanggung jawab Seksi Pelestarian,
Bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip. Arsip statis diolah
berdasarkan prinsip Provenance dan Original Order. Pengolahan arsip
statis dilakukan dengan mengolah informasi arsip menggunakan kartu
deskripsi, kemudian diinput kedalam komputer. Selanjutnya, dilakukan
penataan fisik arsip disesuaikan dengan daftar arsip yang telah diinput
dari kegiatan pengolahan. Langkah terakhir dari kegiatan pengolahan
adalah penyimpanan fisik arsip di depo arsip statis.
Hasil akhir dari kegiatan pengolahan adalah terbentuknya sarana
temu kembali arsip berupa daftar arsip statis dan inventarisasi arsip. 7
Hasil dari penyusunan daftar khazanah arsip dan sarana temu kembali
ini kemudian didistribusikan kepada Bidang Layanan dan Pemanfaatan
6
Wawancara dengan Bapak Sutopo, tanggal 27 Februari 2019 di
Gedung C Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
7
Wawancara dengan Bapak Andreas Lukito, tanggal 28 Februari
2019 di Depo Arsip Statis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah
38
Arsip untuk diletakkan di ruang baca layanan, dan juga diletakkan di
Ruang Depo Arsip Statis. Kegiatan yang dilakukan oleh seksi
Pengolahan pada Bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip (PPA)
sebagian besar adalah pengolahan arsip tekstual. Kegiatan pengolahan
arsip audio visual yang dilakukan seksi Pengolahan memiliki
keterbatasan peralatan pemutar arsip, sehingga dalam setiap kegiatan
pengolahan arsip audio visual, seksi Pengolahan perlu mengirimkan
nota dinas peminjaman pemutar arsip kepada Seksi Pelestarian
c. Preservasi Arsip
Preservasi arsip statis merupakan kegiatan pemeliharaan,
perawatan, serta penjagaan arsip terhadap berbagai unsur perusak
arsip. Kegiatan preservasi meliputi preservasi preventif dan preservasi
kuratif. Preservasi preventif merupakan tindakan pencegahan sbelum
terjadinya kerusakan pada arsip, sedangkan preservasi kuratif atau
yang biasa disebut dengan restorasi/perbaikan arsip.
Tanggung jawab pelestarian arsip statis di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berada di bawah Seksi Pelestarian,
Bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip. Untuk pelestarian arsip
tekstual, kegiatan preservasi preventif yang dilakukan Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yaitu berupa alih media,
pengendalian hama terpadu, dan perawatan penyimpanan arsip
tekstual. Sedangkan kegiatan preservasi kuratif yang dilakukan
meliputi laminasi dan enskapsulasi arsip tekstual. Kegiatan ini

39
dilakukan di Ruang Belanda Gedung C Dinas Kearsipan dan
Untuk arsip non tekstual, yaitu berupa arsip audio visual, kegiatan
perawatannya dilakukan sesuai dengan prioritas perawatan, misalnya
terhadap fisik arsip yang rusak dan berjamur. 8 Arsip yang berjamur
dibersihkan dengan menggunakan alkohol. Apabila arsip rekaman
suara atau video putus pitanya dilakukan perbaikan. Untuk kegiatan
pemeliharaan, dilakukan dengan alih media ke dalam bentuk digital
atau dalam bentuk media lain yaitu CD/ DVD. Kegiatan ini dilakukan
di Gedung B lantai satu Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah. Jenis arsip audio visual yang terdapat di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah diantaranya yaitu
arsip foto negatif, arsip foto positif, arsip film, piringan hitam, roll reel
to reel tape, video VHS/Beta, Video Umatic, dan Micro film, dan
sebagainya.
d. Akses Arsip
Akses arsip statis merupakan ketersediaan arsip statis sebagai hasil
dari kewenangan hukum dan otoritasi legal serta keberadaan sarana
bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
Lembaga kearsipan akan melakukan penyediaan sarana dan prasarana
untuk mempermudah penemuan kembali dan pemanfaatan arsip statis
8
Wawancara dengan Bapak Agus Yudianto, tanggal 6 Maret 2019
di Ruang Pengolahan Arsip Audio Visual Dinas Kearsipan dan
40
bagi publik. Layanan akses arsip statis akan mempertimbangkan
prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip serta sifat
keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan.
Tanggung jawab penyediaan akses layanan arsip statis di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berada di bawah
Seksi Layanan Arsip, Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip yang
berkoordinasi dengan Seksi Pelestarian, Bidang Pengelolaan dan
Pelestarian Arsip. Akses manual dapat dilakukan dengan mendatangi
langsung ruang layanan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah yang terletak di Jalan Dr. Setiabudi No. 201 C, Srondol,
Semarang, untuk menelusuri arsip melalui daftar khazanah arsip statis.
Akses elektronik dapat dilakukan pengguna dengan menelusuri arsip
melalui website siks.jatengprov.go.id/statis/
C. Layanan Arsip Statis bagi Pengguna Difabel
1. Pengguna
Arsip mempunyai peranan penting dalam membantu ingatan
seseorang terhadap peristiwa atau kejadian di masa lalu, serta menjadi alat
guna dalam menyebarkan pengetahuan. Arsip dapat membuka jalan bagi
para peneliti agar dapat mempelajari rekaman masa lalu untuk
pengembangan dan kemajuan di masa mendatang. Hal ini dimungkinkan
juga dengan adanya kemajuan di bidang teknologi informasi yang
menjadikan jarak dan waktu semakin pendek.

41
membuka layanan akses bagi pengguna dari berbagai kategori,
diantaranya yaitu kategori masyarakat umum/perorangan,
mahasiswa/pelajar, lembaga/instansi, dan peneliti asing. Layanan arsip
dimulai dari Senin hingga Jumat mulai dari pukul 08.00 hingga 15.00
WIB. Jam istirahat diberlakukan selama satu jam yaitu dari pukul 12.00
hingga 13.00 WIB. Pada periode Januari-Maret 2019 di Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, pengguna arsip yang mengakses
arsip statis terdiri atas dua kategori, yaitu mahasiswa dan
lembaga/instansi.
No Kategori Asal Jumlah
1 Mahasiswa/Pelajar SMK Negeri 1 Semarang 1
Universitas Negeri Semarang 5
Universitas Diponegoro 2
Universitas Negeri Sebelas Maret 8
Universitas Gadjah Mada 3
Universitas Negeri Yogyakarta 8
Universitas Negeri Malang 2
2 Lembaga/Instansi Dinas Sosial Provinsi Jawa tengah 1
Badan Keuangan Daerah 1

Kabupaten Banyumas
Badan Pelestarian Nilai Budaya 3

(BPNB) DIY
Dinas Kearsipan dan 1

Perpustakaan Kabupaten
Purworejo
42
3 Umum/Perseorangan - -
4 Peneliti Asing - -
Tabel 5. Data Layanan Arsip Periode Januari-Maret 2019
Pengguna arsip dari kategori mahasiswa/pelajar berjumlah 29
pengguna. Pengguna arsip yang berasal dari instansi berjumlah 6
pengguna, yaitu berasal dari Dinas Sosial Provinsi Jawa Tengah, Badan
Keuangan Daerah Kabupaten Banyumas, Balai Pelestarian Nilai Budaya
(BPNB) DIY, dan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Purworejo. Berdasarkan data layanan arsip statis tersebut, dapat diketahui
bahwa pengguna arsip terbanyak berasal dari kategori mahasiswa. Rata-
rata mahasiswa yang mengakses arsip di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah bertujuan untuk mencari data
penunjang Skripsi atau Tugas Akhir perkuliahan.
Melihat kenyataan ini, sudah selayaknya Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, dan juga lembaga-lembaga kearsipan
lain yang ada di Indonesia memperhatikan fasilitas-fasilitas layanan arsip
yang mudah diakses bagi semua pengguna, tidak terkecuali bagi
penyandang disabilitas. Pada saat ini kesadaran para penyandang
disabilitas untuk memperoleh pendidikan yang lebih tinggi semakin
meningkat. Hal ini terlihat dari minat mereka dalam mengikuti tes masuk
perkuliahan dan juga keikutsertaan mereka dalam proses pendidikan di
jenjang perguruan tinggi. Di Dinas Kearsipan dan perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah sendiri sudah pernah ada seorang mahasiswa penyandang
disabilitas rungu yang mengakses referensi di ruang layanan pada tahun

43
2016, yaitu mahasiswa program studi ilmu perpustakaan Universitas
Kristen Satya Wacana Salatiga.
2. Prosedur Layanan
Layanan arsip statis di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah dapat dilakukan secara manual maupun elektronik. Fokus
bahasan pada sub bab ini yaitu prosedur layanan arsip secara manual bagi
penggguna tunarungu di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah. Secara sederhana prosedur layanan arsip statis secara manual di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai
berikut:
Gambar 2. Alur Layanan Arsip Secara Manual Dinas Kearsipan dan

44
Di Indonesia kita sering mendengar istilah tunarungu dan tuli.
Seringkali penyebutan dengan istilah tunarungu itu dinilai lebih halus
daripada istilah tuli. Namun faktanya, sebagian penyandang disabilitas
rungu lebih suka disebut dengan istilah tuli, bukan dengan istilah
tunarungu. Menurut mereka, tunarungu adalah istilah medis untuk
menggambarkan keterbatasan dari sebuah fungsi, sedangkan tuli
merupakan istilah budaya atau cara berkomunikasi yang berbeda. 9
Secara medis, tunarungu dibedakan menjadi dua kategori, yaitu tuli
(deaf) dan kurang dengar (low of hearing).10 Tuli adalah seseorang yang
indra pendengarannya mengalami kerusakan dalam taraf berat sehingga ia
tidak berfungsi, sedangkan kurang dengar adalah seseorang yang indera
pendengarannya mengalami kerusakan, tetapi masih dapat berfungsi
untuk mendengar, baik dengan maupun tanpa menggunakan alat bantu
dengar (hearing aids). Mahasiswa penyandang disabilitas rungu yang
disimulasikan mengakses arsip tekstual pada praktik ini merupakan
penyandang disabilitas rungu kategori tuli dan disabilitas wicara, yang
dulunya merupakan mahasiswa program studi ilmu perpustakaan
Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Prosedurnya sebagai berikut :
9
Wawancara dengan Vincentius Wijaya, tanggal 27 Februari 2019
di Ruang Layanan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah
10
Akhmad Soleh. Op.Cit., hlm 27
45
a. Pengguna mendatangi Ruang Layanan yang terletak di lantai satu
Gedung A (Utama) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah.
b. Pengguna menuju ke meja resepsionis dengan menunjukkan isyarat
tangan atau membawa kertas.
Penggunaan kertas disini berfungsi sebaga sarana komunikasi,
karena tidak semua petugas mampu memahami jika berkomunikasi
menggunakan bahasa isyarat. Resepsionis disini akan mengarahkan
pengguna menuju ruang baca layanan dengan terlebih dahulu
meninggalkan identitas diri di meja resepsionis dan mengisi buku
tamu secara online. Resepsionis akan memberikan kartu identitas
pengguna arsip dan juga kunci loker untuk meletakkan barang-
barang.
c. Arsiparis di ruang layanan menerima pengguna, menanyakan
keperluan, dan meminta surat pengantar jika ada.
Arsiparis memandu pengguna disabilitas rungu yang akan mencari
arsip dengan menggunakan sedikit isyarat tangan dan juga kertas.
arsiparis akan mengarahkan pengguna untuk melihat khazanah arsip
melalui Daftar Khazanah Arsip dan juga sarana bantu temu balik
arsip yang tersedia.
d. Pengguna yang telah menemukan arsip yang dicari kemudian
mengisi formulir pemesanan arsip rangkap dua (kuning dan hijau)
yang telah disiapkan oleh staf administrasi.

46
Formulir itu kemudian diserahkan kepada staf administrasi untuk
melakukan peminjaman arsip dengan terlebih dahulu memintakan
tanda tangan kepada pejabat yang berwenang, yaitu tanda tangan
atas nama Kepala Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip, tanda
tangan atas nama Kepala Bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip,
dan tanda tangan Petugas Depo Arsip Statis. Pengguna diminta
menunggu untuk diambilkan arsipnya
e. Arsiparis meneliti jenis arsip yang akan dipinjam pada formulir
peminjaman serta memastikan arsip tersebut dapat diakses.
f. Staf administrasi menyerahkan formulir pemesanan arsip kepada
petugas depo arsip statis. Petugas depo mencari arsip sesuai dengan
pesanan pengguna.
g. Staf Administrasi menyerahkan arsip kepada arsiparis untuk dicek
kesesuaiannya.
Setelah itu arsiparis menyerahkan arsip tersebut pada pengguna.
Pengguna dapat membaca dan menggunakan arsip di ruang baca
layanan atau meminta petugas layanan untuk menggandakannya.
Bagi pengguna tunadaksa, kebutuhan mereka akan aksesibilitas
layanan arsip, lebih kepada pengondisian lingkungan dan elemen-elemen
bangunan yang accessible untuk dilalui oleh kruk maupun kursi roda.
Bagi pengguna tunarungu kebutuhan mereka adalah fasilitas yang
accessible dari segi lingkungan dan elemen bangunan yang berkaitan
dengan informasi berbentuk visual, karena tunarungu hanya mengalami

47
hambatan pendengaran dan komunikasi oral/lisan. Kebutuhan pengguna
tunarungu berkaitan dengan informasi, petunjuk arah atau rambu-rambu
yang menunjukkan arah atau tujuan di luar dan di dalam gedung. Bagi
pengguna tunanetra, kebutuhan mereka adalah fasilitas yang accessible
dari segi lingkungan serta elemen bangunan yang berkaitan dengan
informasi berbentuk rabaan dan audio, karena tunanetra hanya mengalami
hambatan dalam bentuk penglihatan.
3. Sarana Prasarana
Sarana prasarana yang tersedia di ruang layanan arsip di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berfungsi untuk
membantu dan mendukung pekerjaan dalam pelayanan arsip guna
mewujudkan layanan publik yang optimal bagi pengguna, mulai dari
penelusuran arsip statis oleh pengguna hingga pemanfaatan arsip statis
tersebut bagi pengguna. Untuk prasarana layanan arsip di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah terdiri atas ruang baca
layanan, Ruang Transit, dan Ruang Daftar Khazanah Arsip. Masing-
masing ruangan ini sudah dilengkapi dengan sarana untuk memudahkan
pekerjaan layanan arsip.

48
a. Ruang Baca Layanan
Gambar 3. Ruang Baca Layanan

(Sumber : Dokumentasi Pribadi)
Ruang baca layanan berada di lantai satu Gedung A Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Ruangan seluas
129.6 meter ini difasilitasi bagi pengguna untuk dapat memperoleh
dan membaca arsip. Sebelum memasuki ruangan ini, pengguna perlu
mengenakan kartu identitas pengguna arsip dan meletakkan barang-
barang seperti tas dan jaket di loker. Pengguna hanya diperkenankan
membawa alat tulis dan barang berharga ke ruang baca layanan.
Petugas yang melayani pengguna di ruang layanan pada setiap jam
kerja ini terdiri atas satu orang arsiparis dan satu orang staf
administrasi dari Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip yang
mendapat jadwal piket berjaga di ruang baca layanan.

49
Ruang baca layanan dilengkapi dengan informasi-informasi
tertulis yang dapat mempermudah pengguna untuk mengetahui tata
tertib dan prosedur layanan arsip secara umum. Informasi tertulis
tersebut berupa poster yang berisi alur pelayanan arsip statis baik
secara manual maupun elektronik, Tarif penggandaan arsip
berdasarkan Peraturan Gubernur Nomor 20 Tahun 2015 tentang
Perubahan Kedua Atas Pergub No 24 Tahun 2014 tentang Perubahan
Tarif Retribusi Daerah Provinsi Jawa Tengah, Tata tertib ruang
layanan, dan Daftar Informasi yang Dikecualikan pada Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Berikut ini
merupakan sarana ruang baca layanan :
Sarana Keterangan
Kartu Pengguna Arsip Kartu identitas pengguna arsip dapat
diperoleh dengan meninggalkan kartu
identitas di meja resepsionis.
Loker Terletak di depan pintu masuk ruang
baca layanan. Loker yang tersedia
hanya ada satu unit dengan kapasitas
empat belas laci. Pengguna dapat
meminta kunci loker pada petugas
resepsionis.
Daftar Khazanah Arsip Daftar khazanah arsip menjadi salah
satu sarana bagi pengguna untuk
menelusuri arsip secara manual. Ada
tiga jenis sarana temu balik arsip yang
terdapat pada daftar khasanan arsip,
yaitu Daftar Pertelaan Arsip, Daftar
Arsip, dan Inventaris Arsip.
Seperangkat Komputer Pengguna dapat menggunakan
komputer yang sudah terhubung
dengan internet di ruang layanan ini
50
untuk penelusuran secara elektronik,

yaitu dengan mengakses daftar
khazanah arsip statis melalui website
siks.jatengprov.go.id/statis/
Meja Penerimaan Tempat awal petugas menerima
pengguna dan mengetahui kebutuhan
pengguna dengan memberikan daftar
arsip yang dibutuhkan
Meja layanan Tempat petugas menindaklanjuti
kebutuhan pengguna, baik itu berupa
konsultasi, permohonan peminjaman
arsip, dan permohonan penggandaan
arsip
Meja Baca Untuk tempat pengguna membaca
arsip
Buku Referensi Terdapat lima rak buku referensi yang
terdiri atas buku-buku sejarah, politik,
budaya, biografi dan sebagainya.
Tabel 6. Sarana Ruang Baca Layanan
Ruang baca layanan ini didesain untuk menciptakan
kenyamanan bagi pengguna, dilengkapi dengan pencahayaan dan
pengaturan suhu yang cukup baik. Selain membaca arsip, selama jam
kerja berlangsung pengguna juga dapat membaca buku-buku referensi
dan juga laporan-laporan Praktik Kerja Lapangan yang terletak pada
rak-rak buku di sudut ruangan. Pengguna hanya dapat membaca
referensi-referensi tersebut di ruangan, sebab pengguna tidak dapat
meminjam dan membawa keluar buku dari ruang baca layanan.

51
b. Ruang Daftar Khazanah Arsip
Gambar 4. Lemari Daftar Khazanah Arsip

Ruang Daftar Khazanah Arsip yang berukuran 2 meter x 2 meter
ini terletak di dalam Ruang Layanan, berfungsi sebagai ruang
penyimpanan sarana temu balik arsip tekstual dan non tekstual, dan
juga sebagai tempat penggandaan arsip tekstual. Sarana temu balik
arsip statis ini terdiri atas Daftar Pertelaan Arsip Permanen, Daftar
Arsip Statis, dan Inventaris Arsip. Daftar Pertelaan Arsip Permanen
merupakan sarana bantu penemuan kembali yang berisi daftar
informasi arsip permanen pencipta arsip beserta jadwal retensi
arsipnya. Daftar Arsip Statis adalah daftar yang berisi informasi
terkait arsip statis pencipta arsip. Inventaris Arsip adalah sarana bantu
52
penemuan kembali arsip statis yang memuat uraian informasi dari
daftar arsip statis yang dilengkapi dengan pendahuluan dan lampiran.
c. Ruang Transit Arsip
Gambar 5. Ruang Transit Arsip

Ruang transit arsip statis yang berukuran 2,33 meter x 2,54
meter ini terletak di dalam Ruang Layanan, berfungsi sebagai ruang
penyimpanan sementara arsip yang dipinjam dari depo arsip statis.
Terdapat rak-rak yang disiapkan untuk menyimpan arsip sementara.
Setiap rak diberi tulisan sebagai penanda tentang keadaan arsip di
ruang baca layanan. “Sudah Selesai” menandakan bahwa Arsip telah
selesai dibaca pengguna sehingga dapat dikembalikan ke Depo Arsip
Statis. “Masih dibaca” menandakan bahwa Arsip belum selesai dibaca

53
pengguna sehingga belum dapat dikembalikan ke Depo Arsip Statis.
“Siap di Copy” menandakan bahwa Arsip ingin digandakan oleh
pengguna. Ruangan ini belum dilengkapi dengan pendingin udara,
sehingga ketika jam layanan arsip berakhir staf administrasi sebaiknya
langsung mengembalikan arsip yang sudah tidak digunakan ke Depo
Arsip Statis.
D. Aksesibilitas Layanan Arsip Statis
1. Aksesibilitas Fisik
a. Aksesibilitas Ruang Layanan
memiliki empat gedung, yaitu Gedung A (Gedung Utama), Gedung B
(Depo Arsip Statis), Gedung C (Depo Arsip Inaktif), dan Gedung D
(Ruang Belanda). Ruang layanan arsip statis terletak di lantai satu
gedung utama (gedung A). Ruangan ini juga terletak dekat dengan
lobby, ruang kerja sub bagian umum dan kepegawaian, serta ruang
kerja bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip. Lokasi ruangan yang
terletak di lantai satu, mempermudah pengguna difabel agar tidak
kesulitan dalam memasuki dan mencari ruang layanan. Selain itu
lokasi ruang layanan yang berdekatan dengan ruang kerja juga
mempermudah pengguna difabel ketika ada keperluan terkait
administrasi umum maupun layanan arsip yang dibutuhkan. Berikut
ini merupakan sarana prasarana akses masuk gedung yang tersedia di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah :

54
Sarana Prasarana Keterangan
a. Jalur pemandu Belum tersedia guiding block atau jalur

pemandu bagi pengguna tunanetra ketika akan
memasuki gedung
b. Tempat Parkir Jarak tempat parkir ke gedung mudah

dijangkau karena jaraknya kurang dari 60
meter
c. Ramp Telah tersedia ramp dengan simbol kursi roda

di depan pintu utama gedung A. Ramp ini juga
dilengkapi dengan pegangan rambat. Akses
kemiringan ramp ini sudah sesuai dengan
standar, permukaannya juga tidak licin dan
lebar ramp cukup untuk dilalui oleh kursi roda
bagi pengguna tunadaksa
d. Pintu Utama Pintu utama keluar-masuk gedung A sudah

memenuhi syarat aksesibilitas bangunan, yaitu
menggunakan pintu ganda dengan lebar pintu
lebih dari 90 cm, sehingga memudahkan akses
bagi pengguna kursi roda dan pengguna
disabilitas lainnya
e. Peringatan/alaram Tersedia sistem alaram yang letaknya strategis

dan mudah dijangkau oleh pengguna
disabilitas. Sistem alaram ini terletak di
samping lift yang dekat dengan toilet dan pintu
belakang gedung utama.
f. Toilet Toilet khusus bagi penyandang tunadaksa

belum tersedia. Selain itu pintu kamar mandi
yang tersedia juga kurang bisa diakses bagi
penyandang tunadaksa
Tabel 7. Aksesibilitas Sarana Prasarana Gedung Utama (A)
Layanan umum yang diberikan di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Jawa Tengah ini bentuknya tidak terlepas dari tiga
macam, yaitu layanan dengan lisan, layanan melalui tulisan, dan
layanan dengan perbuatan. Pada saat awal memasuki gedung utama,
pengguna difabel yang akan mengakses arsip di ruang layanan akan

55
dilayani oleh resepsionis untuk mendapatkan kartu tamu dan
mengarahkan pengguna ke ruang layanan. Pada lantai satu gedung A
ini, pengguna difabel juga akan akan menemukan layanan tertulis
berupa informasi petunjuk terkait nama ruangan yang ada.
Gambar 6. Petunjuk Informasi Toilet Wanita dan Musala

Kemudian saat memasuki ruang baca layanan, pengguna difabel
juga akan menemukan petunjuk berupa informasi tertulis terkait tata
tertib dan prosedur layanan arsip, alur pelayanan arsip statis baik
secara manual maupun elektronik, Tarif penggandaan arsip, Tata
tertib ruang layanan, dan Daftar Informasi yang Dikecualikan pada
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Berikut ini
merupakan sarana prasarana di ruang layanan :

56
Sarana Prasarana Keterangan
a. Pintu Ruang Layanan Pintu keluar-masuk ruang layanan bisa

diakses oleh semua pengguna difabel,
termasuk oleh pemakai kursi roda serta
pemakai kruk dan tongkat. Pintu ini
menggunakan pintu ganda dengan lebar
pintu lebih dari 80 cm
b. Meja Layanan Meja layanan memiliki ketinggian 76 cm,

dengan panjang 160 cm dan lebar 90 cm.
Meja ini memiliki ketinggian yang standar
bagi pengguna difabel
c. Meja baca Arsip Meja baca arsip memiliki ketinggian 76 cm.

d. Rak Buku Referensi Rak buku referensi terdiri atas 5 rak.

Pengguna tunadaksa yang akan mengambil
buku, membutuhkan bantuan petugas
layanan
e. Meja Komputer Meja komputer memiliki ketinggian 76 cm.

Tabel 8. Aksesibilitas Sarana Prasarana Ruang Layanan
Terkait dengan kemudahan akses pada bangunan gedung yang
ada di Indonesia, sudah dijelaskan dalam Peraturan Menteri Pekerjaan
Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 14 Tahun 2017 tentang
Persyaratan Kemudahan Bangunan Gedung. Diantara hal yang
tercakup di dalam kebijakan ini yaitu tentang prinsip Desain Universal
dengan mempertimbangkan kebutuhan dan kemampuan Penyandang
Disabilitas, anak-anak, lanjut usia, dan ibu hamil. 11
11
Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Nomor 14/PRT/M/2017 tentang Persyaratan Kemudahan Bangunan
Gedung, Pasal 5
57
b. Aksesibilitas Media Arsip
Arsip yang dilayankan di Ruang Layanan Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah terdiri atas dua jenis, yaitu arsip
tekstual dan arsip non tekstual. Arsip tekstual yang dilayankan terdiri
atas arsip konvensional yang berasal dari 145 provenance (instansi
pencipta). Arsip non tekstual yang dilayankan di ruang layanan
berasal dari 107 instansi pencipta. Terdiri atas arsip foto, arsip
kearsitekturan, arsip rekaman suara, arsip film, dan arsip
peta/kartografi.
Arsip tekstual yang tersedia dilayankan fisiknya secara
langsung, bukan dalam bentuk arsip yang sudah didigitalisasi.
Pengguna tunarungu, tunawicara, dan tunadaksa dapat mengakses
arsip tekstual tersebut secara langsung. Namun untuk pengguna
tunanetra, belum dapat mengakses arsip tersebut secara langsung,
harus didampingi oleh petugas layanan. Untuk arsip non tekstual,
dilayanan kepada pengguna dengan cara yang berbeda-beda. 12 Hal ini
dapat dilihat pada tabel berikut :
Arsip Foto Arsip foto yang dilayankan memiliki ukuran bervariasi,

mulai dari ukuran 2R hingga 4R. Pengguna dapat
mengakses fisiknya secara langsung di meja baca arsip.
bukan dalam bentuk arsip yang sudah didigitalisasi di
komputer. Pengguna tunarungu, tunawicara, dan
tunadaksa dapat mengakses arsip foto tersebut secara
langsung. Namun untuk pengguna tunanetra, belum
12
Wawancara dengan Bapak Rizky Dwijatmiko Adi, tanggal 06
Februari 2019 di Ruang Layanan Arsip Dinas Kearsipan dan
58
dapat mengakses arsip tersebut secara langsung, harus

didampingi oleh petugas layanan.
Arsip Arsip kearsitekturan memiliki ukuran yang bervariasi,

Kearsitekturan mulai dari ukuran A0 hingga A3. Sebagian arsip ini
dilayankan fisiknya secara langsung di meja layanan,
dan sebagiannya lagi sudah dalam bentuk digitalisasi.
Pengguna tunarungu dan tunawicara dapat mengakses
arsip tekstual tersebut secara langsung. Namun untuk
pengguna tunanetra dan tunadaksa, belum dapat
mengakses arsip tersebut secara langsung, harus
didampingi oleh petugas layanan.
Arsip Arsip rekaman suara yang dilayankan di ruang layanan,

Rekaman sudah dialihmedia ke bentuk CD/DVD. Pada umumnya
Suara rekaman suara ini memiliki format MP3 dan WAV.
Arsip ini dilayankan oleh petugas dengan memutar
rekaman suara itu di komputer ruang layanan untuk
didengarkan oleh pengguna. Pengguna tunanetra dan
tundaksa dapat mendengar suara rekaman tersebut
dengan baik. Namun untuk pengguna tunarungu, belum
dapat mengakses rekaman tersebut dengan baik karena
rekaman-rekaman suara tersebut belum tersedia
transkrip berbentuk tekstual sehingga ketika mengakses
rekaman tersebut harus didampingi oleh petugas
layanan.
Arsip Film Arsip film dan video tediri atas durasi yang berbeda-
dan Video beda, mulai dari 10 menit hingga 2 jam. Arsip film dan
video yang dilayankan di ruang layanan, sudah
dialihmedia ke bentuk CD/DVD. Pada umumnya
memiliki format MP4 dan MPEG dan belum memiliki
transkrip dalam bentuk tekstual. Arsip ini dilayankan
oleh petugas dengan memutar film itu di komputer
ruang layanan untuk didengarkan oleh user. Pengguna
tundaksa dapat melihat dan mendengar film tersebut
secara utuh, namun pengguna tunanetra hanya dapat
mendengarkan suara saja tanpa melihat filmnya. Untuk
pengguna tunarungu hanya dapat melihat video dan
filmnya saja tanpa mendengar audio pada film tersebut
belum, sehingga ketika mengakses rekaman tersebut
harus didampingi oleh petugas layanan.
Arsip Arsip kartografi memiliki ukuran yang bervariasi, mulai

Peta/kartografi dari A0 hingga A3. Sebagian arsip ini dilayankan
fisiknya secara langsung di meja layanan, dan
sebagiannya lagi sudah dalam bentuk digitalisasi.
59
Pengguna tunarungu dan tunawicara dapat mengakses

arsip tersebut secara langsung. Namun untuk pengguna
tunanetra dan tunadaksa, belum dapat mengakses arsip
tersebut secara langsung, harus didampingi oleh petugas
layanan.
Tabel 9. Aksesibilitas Media Arsip
2. Aksesibilitas Non Fisik
Arti komunikasi secara ilmiah adalah pemindahan pikiran/ide, atau
penyampaian pesan dari satu orang kepada orang lain baik sendiri
maupun berkelompok sehingga orang atau kelompok tersebut dapat
menangkap pikiran, ide atau pesan tersebut secara baik dan mengerti. 13
Peranan komunikasi penting bagi pelaksanaan tugas organisasi, termasuk
bagi tugas pelayanan. Oleh karena itu mengenal lebih dalam tentang
aspek komunikasi sangat perlu bagi para manajer pada semua tingkat,
dan juga seluruh staf sesuai dengan peran dan tugasnya masing-masing.
Petugas yang melayani pengguna di ruang layanan di Dinas
Kearsipan dan perpustakaan Provinsi Jawa Tengah pada setiap jam kerja
terdiri atas satu orang arsiparis dan satu orang staf administrasi dari
Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip yang mendapat jadwal piket
berjaga di ruang baca layanan. Jadwal piket harian petugas layanan yang
disusun setiap bulan ini dapat kita lihat pada dinding di ruang baca
layanan. Total keseluruhan, terdapat enam arsiparis dan dua staf
administrasi yang berjaga di ruang layanan arsip secara bergantian sesuai
jadwal piket.
13
H.A.S. Moenir, 2001. Manajemen Pelayanan Umum di
Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara. Hlm 58
60
Diantara tugas staf administrasi di ruang layanan yaitu,
mempersiapkan formulir peminjaman, penggandaan, dan daftar khazanah
arsip; meminta tanda tangan formulir peminjaman arsip kepada Kepala
Seksi Layanan, Kepala Bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip (PPA),
dan Petugas Depo Arsip statis; meminjam arsip ke petugas depo arsip
statis; menyampaikan arsip kepada pengguna; melakukan penggandaan
atau reproduksi arsip; menstempel tiap lembar hasil penggandaan dengan
stempel dinas dan memberi amplop untuk hasil penggandaan;
menyiapkan kuitansi tanda terima uang penggandaan yang ditandatangani
oleh bendahara seksi layanan; mengembalikan arsip yang telah selesai
dipergunakan; dan merapikan kembali sarana temu balik arsip di lemari
beserta buku-buku referensi di rak buku.
Diantara tugas arsiparis di ruang layanan yaitu, memastikan
pengguna sudah menyimpan tasnya di loker; meminta pengguna
menunjukan surat pengantar atau surat permohonan jika ada, membantu
dan mengarahkan pengguna dalam melakukan penelusuran arsip; meneliti
kesesuaian arsip yang datang dari depot dengan permintaan pengguna;
mengawasi pengguna saat memanfaatkan arsip di ruang baca layanan;
mengarahkan pengguna saat memilih dan memilah arsip yang akan
digandakan; menunjukan harga jasa reproduksi arsip; meneliti keutuhan
arsip setelah dicopy; memberi tanda arsip-arsip yang sudah selesai
dipakai dan siap dikembalikan ke depo dan meminta staf untuk
mengembalikan ke depo; menyimpan arsip yang masih dipergunakan di

61
ruang transit; dan mengarahkan pengguna untuk mengisi indeks kepuasan
masyarakat pada komputer tamu di depan pintu masuk utama.
Arsiparis yang ada terdiri atas arsiparis utama, arsiparis madya,
arsiparis ahli muda, dan arsiparis mahir. Berdasarkan data ini dapat
diketahui bahwa petugas layanan yang ada di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah merupakan orang-orang yang
seharusnya sudah menguasai khazanah arsip yang dilayankan di ruang
layanan. Untuk pengguna disabilitas, arsiparis akan membantu pengguna
mengakses arsip sesuai dengan kebutuhannya
E. Evaluasi Aksesibilitas Layanan Arsip Statis
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi keberhasilan kegiatan
layanan arsip statis bagi pengguna difabel, diantaranya yaitu faktor
kebijakan, faktor fasilitas, dan faktor petugas layanan. Pertama dari segi
kebijakan, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah telah
memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Peminjaman
Arsip Statis Tahun 2016. Acuan yang menjadi dasar pertimbangan
pembuatan SOP pelayanan peminjaman arsip ini yaitu Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Undang-Undang Nomor 14
Tahun 2014 Tentang Keterbukaan Informasi Publik, Peraturan
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Daerah Nomor 1
Tahun 2015 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Jawa
Tengah, Peraturan Gubernur Nomor 20 Tahun 2015 tentang Perubahan

62
Kedua Atas Peraturan Gubernur Nomor 24 Tahun 2014 Tentang
Perubahan Tarif Retribusi Daerah Provinsi Jawa Tengah, dan Peraturan
Kepala ANRI Nomor 28 Tahun 2011 Tentang Pedoman Akses dan
Layanan Arsip Statis.
Berdasarkan dasar-dasar aturan yang digunakan pada pembuatan
SOP, dapat terlihat bahwasannya belum ada acuan kebijakan yang secara
khusus mengatur tentang pengguna difabel. Hal ini menjadi salah satu
faktor yang perlu dikaji kembali, sebab SOP tersebut merupakan landasan
kerja petugas dalam melakukan kegiatan pelayanan di ruang layanan
arsip. Dengan adanya SOP layanan arsip yang secara jelas
menggambarkan mekanisme layanan akses arsip bagi pengguna difabel,
maka akan mempermudah petugas layanan dalam memenuhi hak-hak
pengguna difabel yang akan mengakses arsip statis.
Kedua, yaitu faktor fasilitas. Bagi pengguna tunanetra, belum
tersedia buku-buku dengan huruf braille yang mampu menjadi bahan
penunjang ketika mengakses arsip, dan juga komputer pembaca layar
dengan program Job Access With Speech (JAWS) utnuk mempermudah
pengguna tunanetra melakukan penelusuran arsip secara elektronik. Bagi
pengguna tunarungu belum tersedia fasillitas penerjemah bahasa isyarat
(interpreter sign language), dan aplikasi pentransfer suara menjadi tulisan
saat memutar arsip rekaman suara dan video di komputer. Bagi pengguna
tunadaksa, belum tersedia fasilitas toilet khusus yang accessible bagi
penyandang tunadaksa.
63
Ketiga, yatu faktor petugas layanan. Kesadaran pimpinan serta
petugas yang berkecimpung dalam tugas pelayanan arsip statis
mempengaruhi keberhasilan lembaga kearsipan dalam pemenuhan hak-
hak pengguna difabel dalam mengakses arsip. Sejauh ini memang belum
ada pelatihan khusus bagi petugas layanan untuk melatih petugas ketika
berhadapan langsung dengan pengguna difabel, karena memang jarang
sekali pengguna difabel yang mengakses arsip di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Hal ini juga sebabkan oleh
kurangnya informasi yang diterima pengguna difabel terkait layanan arsip
yang ada di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
Upaya yang pernah dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam memenuhi aksesibilitas
layanan arsip yang accessible bagi semua pengguna diantaranya yaitu,
pemenuhan kebutuhan akses masuk gedung yang accessible, serta adanya
petugas yang memang diarahkan untuk memenuhi kebutuhan pengguna.
Upaya yang saat ini sedang dilaksanakan yaitu proses alih media arsip-
arsip tekstual, arsip non tekstual, dan juga penginputan daftar arsip statis
ke Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKS) agar dapat
mempermudah pengguna dalam mencari arsip.14
14
Wawancara dengan Ibu Retno Puspitosari, tanggal 08 Maret
2019 di Ruang Layanan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah merupakan
salah satu lembaga kearsipan provinsi yang mempunyai tugas pokok
membantu Gubernur melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan
pemerintahan bidang kearsipan dan perpustakaan. Dibentuk berdasarkan
Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah nomor 9 tahun 2016 tentang
pembentukan susunan perangkat Daerah Provinsi Jawa Tengah. Koleksi arsip
statis yang dimiliki Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
sangat bermanfaat bagi publik, terutama bagi mahasiswa dan para peneliti.
Hal ini diwujudkan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
melalui upaya pelayanan arsip statis yang tersedia di ruang layanan arsip.
Penelusuran arsip statis di ruang layanan arsip ini dapat dilakukan secara
manual maupun elektronik.
Sudah selayaknya lembaga-lembaga kearsipan yang ada di Indonesia
memperhatikan fasilitas-fasilitas layanan arsip yang mudah diakses bagi
semua pengguna, termasuk juga bagi penyandang disabilitas. Pada tahun
2016 sudah pernah ada seorang mahasiswa penyandang tunarungu sekaligus
tunawicara, yang mengakses referensi di ruang layanan Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, yaitu mahasiswa program studi ilmu
perpustakaan Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Prosedur layanan
arsip statis secara manual bagi pengguna tunarungu terdiri atas beberapa
65
tahapan. Pertama, pengguna mendatangi ruang layanan yang terletak di lantai
satu Gedung A (Utama) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah, lalu menuju ke meja resepsionis dengan menunjukkan isyarat tangan
atau membawa kertas untuk berkomunikasi. Disini pengguna akan diarahkan
oleh resepsionis untuk mengisi buku tamu online dan meletakkan barang-
barang di loker sebelum masuk ke ruang layanan.
Di ruang layanan, arsiparis yang piket akan membantu pengguna
dalam mengakses arsip yang dibutuhkan melalui daftar khazanah arsip dan
sarana bantu temu balik arsip. Pengguna yang telah menemukan arsip yang
dicari kemudian mengisi formulir pemesanan arsip rangkap dua (kuning dan
hijau) yang telah disiapkan oleh staf administrasi. Staf administrasi akan
memproses peminjaman arsip tersebut dan pengguna dapat menunggu.
Setelah arsip dicarikan, arsiparis akan menyerahkan arsip tersebut pada
pengguna dan mendampingi pengguna dalam mengakses arsip. Pengguna
dapat membaca dan menggunakan arsip di ruang baca layanan atau meminta
staf administrasi untuk menggandakannya dengan mengisi formulir
penggandaan terlebih dahulu.
Upaya yang pernah dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam memenuhi aksesibilitas layanan
arsip yang accessible bagi semua pengguna diantaranya yaitu, pemenuhan
kebutuhan akses masuk gedung yang accessible, serta adanya petugas yang
memang diarahkan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Upaya yang saat
ini sedang dilaksanakan yaitu penambahan tenaga kontrak untuk proses alih
66
media arsip-arsip tekstual, arsip non tekstual, dan juga penginputan daftar
arsip statis ke Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKS) agar dapat
memaksimalkan fitur pada aplikasi dan mempermudah pengguna dalam
penelusuran arsip statis.
Ada beberapa faktor yang menjadi kendala dalam kegiatan layanan
arsip statis bagi pengguna difabel di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah, diantaranya yaitu faktor kebijakan, faktor fasilitas, dan
faktor petugas layanan. Pertama dari segi kebijakan, Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah belum memiliki Standar Operasional
Prosedur (SOP) Pelayanan Peminjaman Arsip Statis yang khusus mengatur
tentang layanan bagi pengguna difabel. Kedua, yaitu faktor fasilitas. Bagi
pengguna tunanetra, belum tersedia buku-buku referensi dengan huruf braille
dan juga komputer pembaca layar dengan program Job Access With Speech
(JAWS) untuk mempermudah penelusuran arsip secara elektronik. Bagi
pengguna tunarungu belum tersedia fasillitas penerjemah bahasa isyarat
(interpreter sign language), dan aplikasi pentransfer suara menjadi tulisan
saat memutar arsip rekaman suara dan video di komputer.
Bagi pengguna tunadaksa, belum tersedia fasilitas toilet khusus yang
accessible bagi penyandang tunadaksa. Kendala ketiga, yatu faktor petugas
layanan. Sejauh ini memang belum ada pelatihan khusus bagi petugas
layanan untuk melatih petugas ketika berhadapan langsung dengan pengguna
difabel, karena memang jarang sekali pengguna difabel yang mengakses arsip
di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Untuk

67
aksesibilitas fisik dan aksesibilitas non fisik layanan arsip di Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah secara keseluruhan sudah cukup
baik. Hanya perlu melengkapi beberapa fasilitas khusus yang belum tersedia
bagi pengguna difabel dalam mengakses arsip tekstual dan non tekstual di
ruang layanan.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan yang diperoleh dari penjabaran data hasil penelitian,
maka terdapat empat saran yang penulis munculkan, yaitu :
1. Terlebih dahulu, perlu ditanamkan kesadaran dan pengetahuan pada
pimpinan dan seluruh staf terkait pemenuhan hak penyandang disabilitas
di ruang publik, sebab kelancaran hak layanan utamanya tergantung pada
kesadaran para petugas terhadap kewajiban yang dibebankan. Dengan
adanya kesadaran dari semua tingkatan, maka akan mempermudah dalam
pemenuhan sarana kerja yang memadai dan juga perancangan Standar
Operasional Prosedur (SOP) yang jelas. Faktor keahlian dan keterampilan
petugas layanan sangat menentukan kualitas pelayanan terhadap
pengguna. Oleh karena itu bagi petugas layanan, perlu juga diadakan
pelatihan atau training khusus untuk mempelajari bahasa isyarat
sederhana dan juga praktik pemenuhan hak pengguna difabel saat di
ruang publik.
2. Perlu adanya pemetaan terhadap pengguna arsip untuk dapat memahami
dan mengidentifikasi pengguna beserta kebutuhannya, sehingga mampu
mengambil langkah yang tepat dalam upaya mengembangkan layanan

68
arsip statis bagi pengguna difabel di ruang layanan Dinas Kearsipan dan
3. Perlu adanya penambahan fasilitas khusus yang dibutuhkan bagi
pengguna difabel dalam mengakses arsip statis, khususnya di ruang
layanan. Seperti penambahan koleksi buku referensi dengan huruf braille
dan penambahan program Job Access With Speech (JAWS) pada
komputer bagi tunanetra, serta penyediaan transkrip dalam bentuk tekstual
dari arsip rekaman suara maupun arsip film/video yang dilayankan agar
pengguna tunarungu dapat mengetahui informasi arsip statis yang
dibutuhkan secara utuh.
4. Perlu adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Peminjaman
Arsip Statis yang menjadi landasan kerja petugas dalam melayani
pengguna difabel. Mekanisme layanan arsip yang tertulis dan jelas, akan
mempermudah petugas layanan dalam memenuhi hak-hak pengguna
difabel yang akan mengakses arsip statis di ruang layanan.
5. Setelah adanya pelatihan bagi petugas layanan, pemetaan pengguna,
tersedianya fasilitas khusus, dan Standar Operasional Prosedur (SOP)
yang jelas, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
dapat melakukan sosialisasi dan promosi terkait aksesibilitas ruang
layanan yang ada di sana, baik dengan sosialisasi secara langsung ke
instansi, sekolah-sekolah dan perguruan tinggi, maupun promosi melalui
social media agar dapat memperluas penyebaran informasi serta menarik
pengguna untuk mengakses arsip di ruang layanan.

DAFTAR PUSTAKA
Buku
Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka
Utama
Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah, 2005. Merajut Kearsipan Provinsi
Jawa Tengah. Semarang : Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah
Bettington, Jackie. (ed). 2008. Keeping Archives. Canberra: Australian Society of

Archivist
Kartiko dan Sardi AK, (eds). 1997. Panduan Tamu Kota Semarang . Semarang :
Cipta Sarana Megah Utama
Martono, Boedi. 1994. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam
Manajemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan
Moenir, H.A.S. 2001. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. Jakarta : Bumi

Aksara
Moleong, Lexy J. 2014. Metodologi Penelitian Kualitatif Edisi Revisi . Bandung :
Remaja Rosdakarya
Ricks, Betty R. et al., 1992. Information and Image Management: A Records
System Approach. Cincinnati : South Western Publishing CO
Schellenberg, T.R. 2003. Modern Archives: Principles and Techniques. Chicago :

The Society of American Archivists
Soleh, Akhmad. 2016. Aksesibilitas Penyandang Disabilitas Terhadap Perguruan
Tinggi : Studi Kasus Empat Perguruan Tinggi Negeri Yogyakarta.
Yogyakarta : LKIS Pelangi Aksara
Wirladihardjo, Moeftie. 1987. Beberapa Masalah Kearsipan di Indonesia. Jakarta
: Balai Pustaka
Jurnal
Rasiono, Galih. 2013. Layanan Bagi Pemustaka Berkebutuhan Khusus di
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Depok: Universitas Indonesia
Saurombe, N.P. dan Patrick Ngulube, 2016. Public Programming Skills Of
Archivists In Selected National Memory Institutions Of East And Southern
Africa. Mousaion. Volume 34. No. 1
Taufik, M. 2017. Arsip Prosiding : Pemanfaatan Arsip yang Bernilai Nasional

sebagai Rekam Informasi Ilmiah . Jakarta : Prosiding Lokakarya Nasional
Dokumentasi dan Informasi
xvi
Karya Ilmiah Tidak Diterbitkan
Al Mubarok, Eristi Dwi. 2018. Pemanfaatan Aplikasi E-Surat di Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Laporan Tugas Akhir Prodi
Kearsipan Sekolah Vokasi UGM
Citra, Rosaria. 2016. Pengolahan Arsip Statis sebagai Upaya Meningkatkan Akses
dan Mutu Layanan Pubik di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah. Laporan Tugas Akhir Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM
F.Z, Wimpi Nabila. 2018. Program Pemasyarakatan Arsip di Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Laporan Tugas Akhir Prodi
Khoirunnisak, Sindy Adam. 2018. Tugas Akhir : Pengolahan Dan Pelayanan
Arsip Statis Dengan Aplikasi Jaringan Informasi Kearsipan Statis Di
Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Laporan
Tugas Akhir Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM
Prasetyo, Galih. 2017. Pengolahan Arsip Audio Visual di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Laporan Tugas Akhir Prodi
Pratiwi, Elma Kurnia. 2017. Pelestarian Arsip Tekstual di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Laporan Tugas Akhir Prodi
Soraya, Faza. 2017. Tugas Akhir : Prosedur Layanan Arsip Statis Guna
Meningkatkan Pemanfaatan Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah. Laporan Tugas Akhir Prodi Kearsipan Sekolah
Vokasi UGM
Peraturan Perundang-undangan
Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 36 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas
Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 74 Tahun 2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah
Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 1 Tahun 2015 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Jawa Tengah
Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor
14/PRT/M/2017 tentang Persyaratan Kemudahan Bangunan Gedung
Undang-Undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan
Publik
xvii
Undang-Undang Republik Indonesia nomor 39 tahun 1999 Tentang Hak Asasi
Manusia
Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2011 Tentang “The Convention on the Human
Rights of Persons with Disabilitie”(Hak-hak Penyandang Disabilitas)
xviii
LAMPIRAN
Lampiran 1 : Standar Operasional Prosedur Layanan Arsip Statis Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan DaerahProvinsi Jawa Tengah
SOP
PELAYANAN PEMINJAMAN ARSIP
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk proses pelayanan
peminjaman arsip dan penggandaan arsip
Ruang Lingkup - Pengguna layanan
- Jadwal layanan
- Fasilitas layanan
- Persyaratan pengguna
- Prosedur
- Penggandaan/Reproduksi arsip
- Tarif
- Jaminan Layanan
Referensi - UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
- UU No. 14 Tahun 2014 tentang Keterbukaan
Informasi Publik
- PP No. 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU
No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
- Perda No. 1 tahun 2015 tentang Penyelenggaraan
Kearsipan di Prov. Jateng
- Pergub No 20 tahun 2015 tentang Perubahan
Kedua Atas Pergub No. 24 tentang Perubahan
Tarif Retribusi Daerah Prov. Jateng
- Perka Ka ANRI No.
Penjelasan Umum - Pelayanan peminjaman arsip adalah suatu proses
penyediaan informasi yang dimiliki oleh Dinas
Kearsipan Dan Perpustakaan untuk dapat disajikan
kepada umum
- Peminjaman semua jenis arsip hanya dilayani
diruang layanan
NO DESKRIPSI PELAKSANAAN PENANGGUNG

AKTIFITAS
JAWAB
1. Kegiatan pelayanan a. Masyarakat umum/perorangan Subbid Layanan

peminjaman arsip. b. Mahasiswa/pelajar
c. Lembaga/instansi
d. Peneliti
2. Jadwal Layanan Jam Layanan : Subbid Layanan

- Senin – Kamis: 08.00-12.00 WIB
12.00-13.00 WIB
(istirahat)
13.00-15.00 WIB
- Jum’at :08.00 -10.30 WIB
Jam pemesanan arsip :
- Senin – Kamis: 08.00-12.00 WIB
12.00-13.00 WIB
(istirahat)
13.00-15.00 WIB
- Jum’at : 08.00-10.30 WIB
3. Fasilitas - Ruang baca, dengan kondisi yang Subbid layanan
memungkinkan user memanfaatkan
arsip;
- Loker untuk menyimpan segala
barang yang tidak diperkenankan
dibawa masuk di ruang baca;
- Kartu identitas bagi user;
- Daftar Khazanah Arsip;
- Akses online pencarian cepat
informasi arsip bagi sebagian arsip
dalam bentuk digital;
- Reproduksi arsip bagi user yang
membutuhkan
4. Persyaratan pengguna a. Menyerahkan identitas diri dan Subbid Layanan
(user) arsip membawa surat pengantar atau
surat permohonan.
- Pelajar/mahasiswa :
dari sekolah/fakultas
- Instansi :
dari Instansi pengguna berasal
- Umum :
fotocopy KTP
- Peneliti Asing :
surat ijin dari lembaga yang
berwenang (LIPPI)
b. Mengisi formulir pemesanan
arsip rangkap 2 , yang dibatasi Subbid Layanan
setiap peminjaman maksimal 5
(lima) nomor dan user dapat
memesan kembali apabila telah
selesai dalam peminjaman
pertama.
c. Pengguna (user) wajib
mencantumkan sumber arsip yang
Subbid Layanan
diperoleh di Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah
d. Pengguna (user) yang akan
mereproduksi /menggandakan Subbid Layanan
arsip tekstual, arsip foto serta
arsip kartografi dan
kearsitekturan, mengisi formulir
permohonan
reproduksi/penggandaan arsip.
e. Pengguna (user) yang akan
Subbid Layanan
mereproduksi /menggandakan
arsip non tekstual wajib
menyelesaian administrasi
terlebih dahulu.
f. Pengguna (user) yang akan
memanfaatkan arsip untuk Subbid Layanan
keperluan pemeriksaan
Inspektorat, BPK,BPKP
Pengadilan, permohon wajib
menandatangani surat perjanjian.
g. Mentaati tata tertib layanan
5. Prosedur Layanan Arsip :
Secara manual a. Pengguna (user) ke ruang layanan Subbid Layanan
b. Petugas layanan menerima
pengguna, menanyakan
keperluan, memandu mengisi
Subbid Layanan
buku data pengguna dan
memandu pengguna untuk
meletakkan barang yang tidak
diperkenankan dibawa ke ruang
layanan ;
c. Peminjaman arsip dilayani di
ruang layanan, batas waktu Subbid Layanan
peminjaman sesuai dengan jam
layanan, apabila pengguna masih
memerlukan dapat
menyampaikan permohonan
perpanjangan waktu untuk hari
berikutnya;
d. Petugas layanan memandu
pengguna dalam melihat Subbid Layanan
khazanah arsip yang ada melalui
daftar, guide atau inventaris yang
tersedia;
e. Pengguna menyerahkan
persyaratan pemesanan arsip dan
mengisi formulir pemesanan arsip
rangkap 2 (kuning dan hijau)
Subbid Layanan
dan menyerahkan formulir
kepada petugas;
f. Petugas layanan meneliti jenis
arsip yang akan dipinjam, dan
memintakan pengesahan kepada Subbid Layanan
dan Subbid
pejabat yang berwenang; Pemeliharaan
g. Petugas layanan menyerahkan
formulir pemesanan arsip warna
hijau kepada petugas Depot arsip
Subbid Layanan
untuk mencari arsip
sesuai dan Subbid
dengan pesanan pengguna; Pemeliharaan
h. Petugas Depot arsip menyerahkan
arsip ke petugas layanan di ruang Subbid Layanan
layanan; dan Subbid
Pemeliharaan
i. Petugas layanan menyerahkan
arsip kepada pengguna (user);
j. Apabila terjadi kelalaian sehingga Subbid Layanan
mengakibatkan arsip hilang
pengguna dapat diberi sanksi Subbid Layanan
sesuai peraturan perundang-
undangan.
k. Lembar pemesanan warna kuning
disimpan petugas layanan sebagai
Subbid Layanan
bukti peminjaman arsip;
l. Setelah arsip selesai dipinjam,
petugas layanan memberitahukan
kepada petugas Depot arsip untuk Subbid Layanan
mengambil arsipnya dan menukar dan Subbid
lembar pemesanan warna hijau Pemeriharan
dengan lembar pemesanan warna
kuning sebagai tanda bahwa
arsipnya telah kembali ketempat
penyimpanan semula.
Secara Elekronik a. Pengguna dapat mengakses

khazanah arsip statis dimanapun Subbid Layanan
berada melalui web Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah
siks.jatengprov.go.id/statis,
pengguna mengisi formulir
peminjaman arsip secara elektronik
dan dicetak;
b. Pengguna datang ke Dinas
Kearsipan Dan Perpustakaan Subbid Layanan
Provinsi Jawa Tengah;
c. Petugas layanan menerima
pengguna, menanyakan keperluan,
memandu mengisi buku data Subbid Layanan
pengguna dan memandu pengguna
untuk meletakkan barang yang
tidak diperkenankan dibawa ke
ruang layanan pengguna mengisi
buku data pengguna;
d. Peminjaman arsip dilayani di ruang
layanan, batas waktu peminjaman
sesuai dengan jam layanan, apabila Subbid Layanan
pengguna masih memerlukan dapat
menyampaikan permohonan
perpanjangan waktu untuk hari
berikutnya;
e. Pengguna menyerahkan
persyaratan pemesanan arsip dana
Subbid Layanan
menunjukkan formulir
peminjaman;
Subbid Layanan
f. Petugas layanan mencetak formulir
peminjaman arsip yang sudah diisi
oleh pengguna rangkap 2 (kuning
dan hijau);
g. Petugas layanan meneliti jenis
arsip yang akan dipinjam,dan Subbid Layanan
memintakan pengesahan kepada dan Subbid
Pemeliharaan
pejabat yang berwenang;
h. Petugas layanan menyerahkan
formulir pemesanan arsip warna Subbid Layanan
dan Subbid
hijau kepada petugas Depot arsip Pemeliharaan
untuk mencari arsip sesuai dengan
pesanan pengguna;
Subbid Layanan
i. Petugas Depot arsip menyerahkan dan Subbid
arsip ke petugas layanan; Pemeliharaan
j. Petugas layanan menyerahkan arsip Subbid Layanan
kepada pengguna (user);
k. Apabila terjadi kelalaian sehingga
mengakibatkan arsip hilang
pengguna dapat diberi sanki sesuai
Subbid Layanan
peraturan perundang-undangan
l. Lembar pemesanan warna kuning
disimpan petugas layanan sebagai
bukti peminjaman arsip;
m. Setelah arsip selesai dipinjam, Subbid Layanan
petugas layanan memberitahukan dan Subbid
Pemeliharaan
kepada petugas Depot arsip untuk
mengambil arsipnya dan menukar
lembar pemesanan warna hijau
dengan lembar pemesanan warna
kuning sebagai tanda bahwa
arspnya telah kembali ketempat
penyimpanan semula
6 Penggandaan/ a. Penggandaan/reproduksi arsip Subbid Layanan

. Reproduksi arsip dapat dilakukan dengan
menghubungi petugas dan mengisi
formulir penggandaan/reproduksi
arsip rangkap 2 (dua);
b. Petugas layanan menyampaikan
tarif sesuai dengan Peraturan
Gubernur No 20 tahun 2015
tentang Perubahan Kedua Atas
Pergub No. 24 tentang Perubahan
Tarif Retribusi Daerah Prov.
Jateng;
c. Petugas layanan melakukan
penggandaan arsip /copy arsip
sesuai dengan pesanan pengguna;
d. Petugas layanan menstempel
lembar perlembar hasil
penggandaan/copy arsip dengan
stempel DINARPUS Prov. Jateng;
e. Memberi kwitansi tanda terima
uang penggandaan/ copy arsip
dengan stempel tanda lunas.
7 Tarif Layanan reproduksi/penggandaan Subbid Layanan
. arsip dikenakan biaya sesuai dengan
Pergub No 20 tahun 2015 tentang
Perubahan Kedua Atas Pergub No. 24
tentang Perubahan Tarif Retribusi
Daerah Prov. Jateng
8 Jaminan Layanan - Petugas layanan wajib memberikan Subbid Layanan
layanan sebaik-baiknya
- Petugas layanan tidak
diperkenankan menerima
imbalan/barang/materi dalam
bentuk apapun sehubungan dengan
tugasnya
Lampiran 2 : Tata Tertib Ruang Layanan di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah
TATA TERTIB PETUGAS PIKET DI R. LAYANAN
Pengguna arsip wajib

1. Menitipkan barang bawaan dalam loker yang telah disediakan dan hanya
diperkenankan membawa alat tulis dan barang berharga ke ruang layanan;
2. Mengenakan kartu identitas pengguna arsip yang diberi petugas selama di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dan berpakaian
sopan;
3. Mengisi buku tamu pengguna;
4. Penggunaan laptop dan atau barang yang sejenis dimaksud, hanya diijinkan
berfungsi sebagai alat tulis;
5. Menjaga ketenangan dalam ruang layanan;
6. Mematuhi jadwal layanan:
Jam Layanan:
-Hari Senin s.d Kamis : 08.00 – 12.00 WIB

12.00 - 13.00 WIB (istirahat)
13.00 – 15.00 WIB
- Hari Jum’at : 08.00 – 10.30 WIB

Jam pemesanan arsip:
-Hari Senin s.d Kamis : 08.00 – 12.00 WIB

12.00 - 13.00 WIB (istirahat)
13.00 – 14.30 WIB

- Hari Jum’at : 08.00 – 10.00 WIB
Hal-hal yang tidak diijinkan:

1. Membawa makanan, minuman dan merokok di ruang layanan.
2. Memproduksi arsip dalam bentuk apapun tanpa seijin pejabat yang
berwenang
3. Membawa arsip keluar ruang layanan.
4. Memberi coretan, tulisan atau tanda apapun pada fisik arsip dan daftar arsip.
5. Merusak, melipat, menyobek, melepas arsip dari kesatuannya atau merubah
susunan fisik
6. Mengganggu pengguna arsip lainnya.
Lampiran 3 : Daftar Pengguna Arsip Periode Februari-Maret 2019

Lampiran 4 : Gambar Aksesibilitas Fisik
Sarana Prasarana Gambar Akses Masuk Gedung
Jalur pemandu
Tempat Parkir
Ramp
Pintu Utama
Peringatan/alaram
Toilet

Sarana Prasarana Gambar Akses Masuk Ruang Layanan
Pintu Ruang Layanan

Meja Layanan
Meja baca Arsip
Rak Buku Referensi

Meja Komputer
Lampiran 5 : Daftar Informan

NO Nama Institusi Jabatan Usia
1 Retno Puspitosari Dinas Kearsipan Kepala Seksi 54 Tahun
dan Perpustakaan Layanan
Provinsi Jawa Arsip
Tengah
2 Andreas Lukito Dinas Kearsipan Pelaksana 59 Tahun
dan Perpustakaan Tugas Kepala
Provinsi Jawa Seksi
Tengah Pelestarian
Arsip
3 Sutopo Dinas Kearsipan Kepala Seksi 56 Tahun
dan Perpustakaan Akuisisi Arsip
Provinsi Jawa
Tengah
4 Yuvita Suprapti Dinas Kearsipan Arsiparis 59 Tahun
dan Perpustakaan Utama Ruang
Provinsi Jawa Layanan
Tengah
5 Rizky Dwijatmiko Dinas Kearsipan Staf 42 Tahun
Adi dan Perpustakaan Administrasi
Provinsi Jawa Ruang
Tengah Layanan
6 Warto Dinas Kearsipan Petugas Depo 51 Tahun
dan Perpustakaan Arsip Statis
Provinsi Jawa
Tengah
7 Agus Yudianto Dinas Kearsipan Pegawai Seksi 44 Tahun
dan Perpustakaan Pelestarian
Provinsi Jawa Arsip
Tengah
8 Vincentius Wijaya Universitas Kristen Pengguna 23 Tahun
Satya Wacana arsip
Salatiga penyandang
tunarungu dan
tunawicara
Lampiran 6 : Kendali Wawancara

Kategori Inti Pertanyaan
1. Gambaran umum mengenai tugas pokok dan fungsi
bidang LPA
2. Dasar hukum yang dijadikan acuan dalam kegiatan
layanan arsip statis di ruang layanan
3. Prosedur dan tata tertib ruang layanan arsip
4. Sumber Daya Manusia (SDM) di ruang layanan arsip
Bidang Layanan
dan Pemanfaatan dan tugasnya
Arsip (LPA) 5. Kategori pengguna arsip di ruang layanan
6. Jenis dan kondisi arsip statis yang dilayankan
7. Sarana Prasarana layanan arsip statis
8. Kendala yang dihadapi dalam melakukan layanan
arsip kepada pengguna
9. Upaya yang pernah dilakukan, sedang dilakukan, dan
akan dilakukan bidang LPA dalam meningkatkam
layanan arsip bagi pengguna difabel
1. Gambaran umum mengenai tugas pokok dan fungsi
bidang PPA
2. Pengorganisasian arsip di Dinas Kearsipan dan
3. Dasar hukum yang dijadikan acuan dalam kegiatan
Pengelolaan dan Pelestarian Arsip statis di Dinas
Bidang
Pengelolaan dan 4. Prosedur akuisisi arsip statis
Pelestarian Arsip 5. Prosedur pengolahan arsip statis
(PPA)
6. Prosedur pelestarian arsip statis
7. Sumber Daya Manusia (SDM) di seksi akuisisi, seksi
pengolahan, dan seksi pelestarian arsip
8. Jenis, kondisi, dan volume arsip statis
9. Sarana Prasarana bidang PPA
10. Kendala yang dihadapi dalam melakukan
Pengelolaan dan Pelestarian Arsip secara umum
11. Kendala yang dihadapi seksi pengolahan dan seksi
pelestarian dalam menyediakan arsip statis yang akan
dilayankan di ruang layanan
12. Media arsip yang dilayankan di ruang layanan
1. Tujuan mengakses arsip di ruang layanan
2. Kategori disabilitas yang dialami
3. Prosedur mengakses arsip tekstual dan non testual di
Pengguna arsip ruang layanan

difabel 4. Kebutuhan yang dibutuhkan tunarungu, tunanetra,
dan tunadaksa di ruang publik
5. Kendala yang dihadapi dalam mengakses arsip di
ruang layanan
6. Saran yang diberikan untuk ruang layanan
Lampiran 7 : Daftar Informasi yang dikecualikan di Dinas Kearsipan dan
KONSEKUENSI
BATAS WAKTU
NO SUMBER INFORMASI KONTEN INFORMASI DASAR HUKUM
PENGECUALIAN AKIBAT JIKA INFO DIBUKA MANFAAT JIKA INFO DITUTUP
1 2 3 4 5 6 7
1 DINAS KEARSIPAN DAN Arsip daftar orang yang masuk - UU 14 Tahun 2008 pasal 17 huruf h dan Tidak terbatas Mengungkap rahasia pribadi Melindungi data pribadi yang
PERPUSTAKAAN G 30 S PKI dan organisasi huruf j bersifat rahasia
terlarang lainnya - UU nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan pasal 66 ayat 3
2 DINAS KEARSIPAN DAN Arsip Peta Foto Udara - UU 14 Tahun 2008 pasal 17 huruf h dan Tidak terbatas Mengungkap kekayaan alam Melindungi penyalahgunaan
PERPUSTAKAAN huruf j dan rahasia negara Indonesia oleh pihak yang tidak
- UU nomor 43 Tahun 2009 tentang berkepentingan
3 DINAS KEARSIPAN DAN Arsip Pertanahan - UU 14 Tahun 2008 pasal 17 huruf h dan Tidak terbatas Menimbulkan potensi konflik Mencegah konflik antar
PERPUSTAKAAN huruf j antar daerah daerah
- UU nomor 43 Tahun 2009 tentang
4 DINAS KEARSIPAN DAN Data narapidana pada - UU 14 Tahun 2008 pasal 17 huruf h dan Tidak terbatas Mengungkap rahasia pribadi Melindungi data pribadi yang
PERPUSTAKAAN Lembaga Pemasyarakatan huruf j bersifat rahasia
- UU nomor 43 Tahun 2009 tentang
5 DINAS KEARSIPAN DAN Peta Lokasi Penyimpanan Arsip - UU 14 Tahun 2008 pasal 17 huruf h dan Tidak terbatas Mengungkapkan Kerahasiaan lokasi terjaga
PERPUSTAKAAN huruf j memorandum atau surat -
- UU nomor 43 Tahun 2009 tentang surat yang menurut sifatnya
Kearsipan pasal 66 ayat 3 dirahasiakan
6 DINAS KEARSIPAN DAN Arsip dinamis yang menurut UU No. 14 tahun 2008 Pasal 17 huruf i Tidak terbatas Merugikan proses Melindungi kerahasiaan
PERPUSTAKAAN sifatnya rahasia penyusunan kebijakan karena dokumen
adanya pengungkapan secara
prematur
7 DINAS KEARSIPAN DAN Data hasil check up UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP Pasal Tidak terbatas Mengungkap data pribadi PNS Melindungi data pribadi PNS
PERPUSTAKAAN perorangan PNS / pejabat 17 huruf h yang bersifat rahasia yang bersifat rahasia
8 DINAS KEARSIPAN DAN Data hasil Evaluasi Kinerja PNS UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP Pasal Tidak terbatas Mengungkap data pribadi PNS Melindungi data pribadi PNS
PERPUSTAKAAN / pejabat 17 huruf h yang bersifat rahasia yang bersifat rahasia
9 DINAS KEARSIPAN DAN Data hasil Tes Potansi/ UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP Pasal Tidak terbatas Mengungkap data pribadi PNS Melindungi data pribadi PNS
PERPUSTAKAAN Kompetensi PNS / Pejabat 17 huruf h yang bersifat rahasia yang bersifat rahasia
10 DINAS KEARSIPAN DAN Identitas PNS yang diduga UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP Pasal Tidak terbatas Bertentangan dengan asas Melindungi data pribadi PNS
PERPUSTAKAAN melanggar disiplin 17 huruf h praduga tak bersalah yang bersifat rahasia
11 DINAS KEARSIPAN DAN Data rencana penempatan UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP Pasal Sampai dengan penyerahan
Dapat disalahgunakan
SK oleh Mencegah kolusi
PERPUSTAKAAN CPNS / PNS 17 huruf i pihak tertentu
12 DINAS KEARSIPAN DAN Notulen hasil sidang UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP Pasal Tidak terbatas Merugikan proses
PERPUSTAKAAN Baperjakat 17 huruf i penyusunan kebijakan atau
menghambat kesuksesan
kebijakan karena adanya
pengungkapan secara
prematur
13 DINAS KEARSIPAN DAN Daftar nominasi (ranking) UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP Pasal Tidak terbatas Menimbulkan keresahan di Melindungi data pribadi
PERPUSTAKAAN Pejabat Struktural 17 huruf i kalangan Pegawai
14 DINAS KEARSIPAN DAN Instrumen Tes Potensi/ UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP Pasal Tidak terbatas Mengurangi obyektivitas Melindungi data pribadi
PERPUSTAKAAN Kompetensi PNS / pejabat 17 huruf i penilaian
15 DINAS KEARSIPAN DAN Instrumen Penilaian kinerja UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP Pasal Tidak terbatas Mengurangi obyetifitas Obyektivitas penilaian kinerja
PERPUSTAKAAN PNS / pejabat 17 huruf i penilaian karena jawaban dengan jawaban spontan
sudah dipersiapkan
16 DINAS KEARSIPAN DAN Soal tes CPNS UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP Pasal Tidak terbatas Dapat disalahgunakan Mencegah KKN
PERPUSTAKAAN 17 huruf i sehingga menimbulkan
keresahan
17 DINAS KEARSIPAN DAN Data nilai dan ranking peserta UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP Pasal Tidak terbatas Menimbulkan keresahan dan Mencegah KKN
PERPUSTAKAAN ujian tertulis seleksi CPNS 17 huruf i kolusi
18 DINAS KEARSIPAN DAN HPS (Harga Perkiraan Sendiri) - UU No. 14 tahun 2008 pasal 17 huruf I Selama proses pengadaan
Menghambat
barangkesuksesan
/ jasa Efisiensi Anggaran karena
PERPUSTAKAAN dan huruf j kebijakan karena ada diperolah penawaran harga
- Keppres No. 80 tahun 2003 beserta pengungkapan yang wajar
perubahannya secaraprematur (informasi
apabila buka menimbulkan
penilaian tidak obyektif)
19 DINAS KEARSIPAN DAN Dokumen Penawaran Kontrak - UU No. 14 tahun 2008 pasal 17 huruf I Dapat menjaga obyektifitas
Muncul persaingan
penilaian usaha
PERPUSTAKAAN dan huruf j yang tidak sehat
- Keppres No. 80 tahun 2003 beserta
perubahannya
20 DINAS KEARSIPAN DAN Rencana pembelian tanah dan UU No. 14 tahun 2008 Pasal 17 huruf e Sampai selesainya proses
Menghambat
pembebasan
kesuksesan
tanah Mencegah spekulan tanah
PERPUSTAKAAN properti angka 4 kebijakan karena ada
pengungkapan secara
prematur
21 DINAS KEARSIPAN DAN Biodata elektronik PNS UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP pasal Tidak terbatas Mengungkap data pribadi PNS Melindungi data pribadi PNS
PERPUSTAKAAN (database) 17 huruf h yang bersifat rahasia yang bersifat rahasia
22 DINAS KEARSIPAN DAN Dokumen/ Berkas/ Arsip PNS UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP pasal Tidak terbatas Mengungkap data pribadi PNS Melindungi data pribadi PNS
PERPUSTAKAAN 17 huruf h yang bersifat rahasia yang bersifat rahasia
23 DINAS KEARSIPAN DAN Daftar nilai DP3 PNS - UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP Tidak terbatas Mengungkap data pribadi PNS Melindungi data pribadi yang
PERPUSTAKAAN Pasal 17 huruf I yang bersifat rahasia bersifat rahasia
- PP No. 10 tahun 1979 tentang Penilaian
Pelaksanaan Pekerjaan PNS Pasal 6
24 DINAS KEARSIPAN DAN Identitas PNS yang melanggar UU tahun 2008 tentang KIP Pasal 17 Tidak terbatas Mengungkap rahasia pribadi Melindungi data pribadi PNS
PERPUSTAKAAN disiplin dan dijatuhi hukuman huruf h PNS yang bersifat rahasia yang bersifat rahasia
disiplin
25 DINAS KEARSIPAN DAN Identitas PNS yang UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP Pasal Tidak terbatas Mengungkap rahasia pribadi Melindungi data pribadi PNS
PERPUSTAKAAN mengajukan ijin perceraian/ 17 huruf h PNS yang bersifat rahasia yang bersifat rahasia
perkawinan
26 DINAS KEARSIPAN DAN Data usulan pengangkatan PNS UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP Pasal Sampai dengan pelantikan
Merugikan proses Menjaga iklim kondusif di
PERPUSTAKAAN dalam jabatan struktural 17 huruf i penyusunan kebijakan atau lingkungan kerja
menghambat kesuksesan
kebijakan karena adanya
pengungkapan secara
prematur
27 DINAS KEARSIPAN DAN Data rekam medik pasien UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP Pasal Tidak terbatas Mengungkap data pribadi PNS Melindungi data pribadi PNS
PERPUSTAKAAN Poloklinik 17 huruf h yang bersifat rahasia yang bersifat rahasia
Lampiran 8 : Tarif Retribusi Daerah Provinsi Jawa Tengah
PERATURAN GUBERNUR JAWA TENGAH

NOMOR 20 TAHUN 2015
TENTANG
PERUBAHAN KEDUA ATAS
PERATURAN GUBERNUR JAWA TENGAH NOMOR 24 TAHUN 2014
TENTANG PERUBAHAN TARIF RETRIBUSI DAERAH
PROVINSI JAWA TENGAH
TARIF PEMAKAIAN
RETRIBUSI RETRIBUSI
(RP)
JENIS KEKAYAAN DAERAH SATUAN (RP)
PEMAKAIAN BARU
LAMA
A. JASA PEMELIHARAAN
DAN PERAWATAN ARSIP
1. Menghilangkan Asam
- -Ukuran A4 Per Lembar 9.500
-Ukuran A3 Per Lembar 12.500
2. Laminasi Arsip (leaf
casting/lining
system/encapsulation
- -Ukuran A4 Per Lembar 31.000
3. Penyimpanan Arsip Per Boks/Bulan 2.250 2.250
B. JASA PENGGANDAAN
DAN REPRODUKSI
ARSIP
1. Reproduksi Rekam Suara
-Ukuran 60 Menit Per Kaset 75.000 100.000
-Ukuran 90 Menit Per Kaset 80.000 125.000
2. Foto Copy Arsip
A. Pelajar/Mahasiswa
-Ukuran A4 Per Lembar 500 500
-Ukuran A3 Per Lembar 1.000 1.000
B. Umum/Mahasiswa Asing
3. Foto Copy Refrensi/ Buku
Republik Indonesia
(1945-sekarang)Ukuran A4
-Pelajar/Mahasiswa Per Lembar 300 300
-Umum/Mahasiswa Asing Per Lembar 500 500
4. Reproduksi Foto
A. Pelajar/ Mahasiswa
-Ukuran 5R Per Lembar 20.000 20.000
-Ukurn 10R Per Lembar 60.000 60.000
5. Scanning Foto
-Ukuran 5R Per Lembar 20.000
B.Umum/Mahasiswa Asing

-Ukurn 10R Per Lembar 60.000
6. Reproduksi Peta/Kartografi
-Hitam putih A2 Per Lembar 25.000

-Berwarna A2 Per Lembar 150.000

7. Reproduksi film
-Durasi Kurang Dari 10 Menit Per Judul 300.000 300.000
-Copy Right Non Pemerintah Per Judul/Sekali 2.500.000 2.500.000
8. Scanning Arsip
-Pelajar/Mahasiswa Per Lembar 20.000 20.000
-Umum/Mahasiswa Asing Per Lembar 25.000
C. JASA LAYANAN
PERPUSTAKAAN
1. Denda Keterlambatan Buku
- 1 (satu) hari dan setinggi- Perbuku 250
tinnganya
25.000
2. Bebas pinjam perpustakaan Peranggota 3.000 5.000
D. SEWA GEDUNG
1. Siang hari Perhari 500.000 600.000
2. Malam hari Perhari 600.000 750.000
3. Siang malam Perhari 1.000.000 1.200.000

Lampiran 9 : Surat Balasan Praktik Kerja Lapangan di Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

Yulia N A

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Yulia N A

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

DAFTAR ISI

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGUMPULAN DATA

BAB III PEMBAHASAN

Lampiran 1 : Standar Operasional Prosedur Layanan Arsip Statis Dinas

LAYANAN ARSIP STATIS BAGI PENGGUNA DIFABEL DI DINAS

Program Studi Kearsipan

ARCHIVAL SERVICES FOR DIFFERENT ABILITY (DIFFABLE) USERS

A. Latar Belakang dan Permasalahan

Banyaknya kawasan bersejarah dan bangunan-bangunan kuno peninggalan masa

untuk mempertahankan kemerdekaan.

terhadap arsipnya. Pengalaman sejarah juga membuktikan bahwa beberapa bangsa

dengan baik, diantaranya yaitu bangsa Inggris dan bangsa Amerika. 3

Bangsa Inggris dapat memanfaatkan penemuan-penemuan pelaut Belanda

keterampilan tentaranya yang segera menyita berton-ton dokumen penting

termasuk arsip-arsip penelitian ilmiah yang sangat berharga. Melalui banyak

arsip memegang peranan penting bagi keberhasilan sebuah peradaban.

Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu

dipelihara dan dilestarikan, dengan demikian arsip dapat menjadi sumber

informasi dan komunikasi, sumber sejarah bangsa yang terjaga kelestariannya,

dan juga sebagai sumber pertanggungjawaban nasional. Berdasarkan fungsinya

disimpan di lembaga kearsipan.5 Lembaga kearsipan adalah lembaga yang

pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan di Indonesia terdiri dari lembaga

kearsipan tingkat pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia), lembaga kearsipan

provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/ kota, dan lembaga kearsipan perguruan

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah merupakan salah

Dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah nomor 9 tahun

2016 tentang pembentukan susunan perangkat Daerah Provinsi Jawa Tengah.

dengan melestarikan khazanah yang ada, seperti tersedianya arsip kolonial

karesidenan Semarang 1816, arsip pemerintahan Jawa Tengah, arsip Puro

Mangkunegaraan, arsip lembaga sosial masyarakat, arsip perusahaan swasta, arsip

perorangan tokoh-tokoh Jawa Tengah, dan arsip pendidikan.

dalam suatu sistem kearsipan nasional. Berdasarkan Undang-Undang Republik

Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik, pada pasal 1

disebutkan bahwa Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan

dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan

dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan

Setiap pengguna tentunya memiliki hak yang sama untuk dapat

memperoleh aksesibilitas layanan arsip statis yang terdapat di Dinas Kearsipan

dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, tak terkecuali pengguna penyandang

memerlukan sarana dan pelayanan khusus ketika mengakses arsip. Sebagaimana

tercantum dalam Undang-Undang Republik Indonesia nomor 39 tahun 1999

orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi yang diperlukan

untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan

menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis sarana yang tersedia.

Begitu juga yang tercantum dalam Undang-Undang Nomor 19 Tahun

2011 Tentang “The Convention on the Human Rights of Persons with

Disabilitie”(Hak-hak Penyandang Disabilitas) yang tertuang dalam resolusi PBB

rangka memampukan penyandang disabilitas untuk hidup secara mandiri dan

berpartisipasi penuh dalam segala aspek kehidupan, maka negara-negara pihak

harus melakukan langkah-langkah yang diperlukan untuk menjamin akses

penyandang disabilitas terhadap lingkungan fisik, transportasi, informasi dan

bagi publik, baik di perkotaan maupun di pedesaan atas dasar kesetaraan.

Berdasarkan latar belakang tersebut, pertanyaan penelitian yang diajukan

1. Bagaimana prosedur layanan arsip statis di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah?

2. Bagaimana upaya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

dalam memenuhi kebutuhan pengguna difabel dengan berbagai fasilitas dan

aksesibilitas layanan yang mendukung, baik yang pernah dijalankan, yang

sedang dijalankan, maupun yang akan dijalankan?

3. Apakah kendala yang dihadapi oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Provinsi Jawa Tengah dalam memenuhi kebutuhan pengguna difabel?

B. Keaslian Tugas Akhir

Berdasarkan survei yang telah dilaksanakan, penulis mempertimbangkan

(PKL) oleh beberapa mahasiswa Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi