LAPORAN KEGIATAN MAGANG

Dinas Badan Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya

DISUSUN UNTUK MEMENUHI PERSYARATAN MATA KULIAH APPRENTICESHIP

FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA

DI SUSUN OLEH :

ASTRIA NURDIAN NOVTIA 1611600086

ENGLISH DEPARTMENT

FACULTY OF CULTURE SCIENCE

UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA

2019
 LEMBAR PENGESAHAN

JUDUL PKL : Laporan Kegiatan Magang Dinas Badan Perpustakaan Dan Kearsipan
Kota Surabaya

NAMA : Astria Nurdian Novtia

NPM : 1611600086

PROGRAM STUDI : Sastra Inggris

FAKULTAS : Ilmu Budaya

UNIVERSITAS : Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya

TEMPAT PKL : Dinas Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Surabaya

ALAMAT PKL : Jl. Gubernur Suryo No.15, Embong Kaliasin, Kec. Genteng, Kota
SBY, Jawa Timur 60271

MASA PKL : 14 Agustus – 14 September 2019

Laporan Akhir Praktik Lapangan (PKL) 2019/2020 di Dinas Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Surabaya.

September 2020
September 2020
Mengetahui
Mengetahui

Dekan Fakultas Ilmu Budaya

Dosen pembimbing
Drs. Danu Wahyono, M.Hum

ii
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat tuhan yang maha esa karena berkat rahmat,
hidayah dan karunianya. Penulis dapat menyelesaikan hingga pada tahap menyelesaikan
Laporan Proposal Praktik Kerja Lapangan dengan baik. Laporan ini ditujukan untuk
memenuhi tugas akhir dari praktikum dari mata kuliah apprenticeship.

Penulis sekaligus mengucaplan rasa terima kasih sebesar-besarnya kepada Ibu

Erna…, pelayanan yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melaksanakan Praktik
Kerja Lapangan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan di Kota Surabaya. Kepada …….
Selaku Dosen Pembimbing Mata kuliah Praktik Kerja Lapangan (apprenticeship).

penulis menyadari bahwa pembuatan penyusunan Laporan Proposal Praktik Kerja

Lapangan ini masih terdapat banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna, hal ini di
karenakan keterbatasan kemampuan yang penulis miliki atas segala kekurangan dan ketidak
kesempurnaan laporan ini. Saya sangat mengharapkan masukan kritik dan saran yang dapat
membangun kearah perbaikan dan penyempurnaan laporan praktikum ini.

Dengan demikian penulis mengucapkan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa,
dan semua pihak yang telah membantu saya menyusun laporan ini berkenan membalas
segala kebaikan segala pihak yang telah membantu semoga makalah ini dapat bermanfaat dan
membantu bagi segala pihak.

Tidak lupa ucapan terima kasih di sampaikan untuk pihak-pihak yang sudah terlibat
dan membantu baik data pelaksanaan PKL maupun penyusunan laporan PKL.

Surabaya, 24 februari 2020

Astria Nurdian N

iii
DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan……………………………………………………………….ii

Kata Pengantar……………………………………………………………………iii

Daftar Isi…………………………………………………………………………..iv

Abstrak…………………………………………………………………………….vi

Bab I Pendahuluan

1.1 Latar Belakang…………………………………………………………………1

1.2 Rumusan Masalah……………………………………………………………..2

1.3 Tujuan Magang………………………………………………………..…….....3

1.4 Batasan Masalah………………………………………………………..……...3

1.5 Manfaat Magang………………………………………………………..……...4

1.6 Waktu dan Tempat Pelaksanaan……………………………………………….4

Bab II Gambaran Umum Badan Perpustakaan dan Kearsipan

2.1 Sejarah Badan Perpustakaan dan Kearsipan Privinsi Jawa Timur…………..…4

2.2 Badan perpustakaan…………………………………………………………..……….

2.3 Lokasi badan perpustakaan………………………………………………………….

2.4 Tugas dan fungsi…………………………………………………………..…

2.5 Visi dan Misi …………………………………………………………..……….

2.6 Susunan Organisasi Dinas Badan Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Surabaya...7-8

2.7 Sarana dan prasarana…………………………………………………………

2.8 Layanan Pengguna………………………………………………………….

2.9 Dasar Hukum…………………………………………………………..

iv
Bab III Pembahasan

3.1 Masalah Yang Muncul Dalam Kegiatan……………………………………....21-22

3.2 Upaya yang di lakukan dalam Menghadapi Masalah Yang Muncul………….23-24

3.3 Fasilitas Dinas Badan Perpustakaan dan Kearsipan Balai Pemuda……………

3.4 Aktifitas Dinas Badan Perpustakaan dan Kearsipan Balai Pemuda…………

Bab IV Penutupan

4.1

Kesimpulan……………………………………………………..…………….25

4.2 Saran………………………………………………………………………….26

Daftar Pustaka……………………………………………………………….….27

Lampiran…………………………………………………………………...……28

v
ABSTRAK

Perpustakaan merupakan suatusarana untuk mencari sumber informasi atau refrensi

yang diminati oleh sebagian besar orang yang membutuhkan atau menyukai suatu hal yang
berhubungan dengan buku dan suka membaca.

Melalui laporan ini penulis melaporkan kegiatan apa saja yang di lakukan di Dinas
Perputakaan dan kearsipan surabaya selama kurang lebih 1 bulan terhitung mulai tanggal 14
Agustus 2019 hingga 14 September 2019, Dalam pelaksanaan praktik PKL, penulis memiliki
pengalaman tentang masalah yang dihadapi dalam bidang pelayanan di perpustakaan seperti
yang diketahui penulis, computer disistem pelayanan lambat dan terkadang bermasalah,
apabila akan mencetak struk pengembalian,peminjaman, perpanjangan buku, maupun dalam
pembuatan atau perpanjang kartu anggota.

Kata Kunci : Pengajaran, Pembelajaran Bahasa Inggris, Perpustakaan kota Surabaya,

perpustakaan balai pemuda, perpustakaan

vi
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perpustakaan merupakan suatu sarana fasilitas yang ada di setiap tempat contohnya di
sekolah, di kantor, di taman kota, dan lain lain.seiring berkembangnya perpustakaan dari
waktu ke waktu menyesuaikan dengan perkembangan kehidupan masyarakat, kebutuhan,
pengetahuan, dan teknologi informasi. Dilihat dari pola kehidupan masyarakat berkembang
mulai perpustakaan desa, perpustakaan masjid, perpustakaan pribadi, perpustakaan
keliling, dan sebagainya. Kemudian dilihat dari perkembangan kebutuhan dan pengetahuan
sekarang ini banyak bermunculan istilah perpustakaan umum, perpustakaan khusus,
perpustakaan anak-anak, perpustakaan sekolah, perpustakaan akademik (perguruan
tinggi), perpustakaan perusahaan, dan lain sebagainya

Seiring dengan berkembangnya era globalisasi perpustakaan juga ikut berkembang

pada bagian pelayanan. Pelayanan merupakan salah satu bagian yang penting dalam
perpustakaan. Karena dengan pelayanaan yang baik akan sangat memuaskan para
pengunjung perpustakaan yang datang dan membutuhkan jasa pelayanan dalam hal
perminjaman atau pengembalian, maupun pembuatan atau perpanjang kartu keanggotaan.

Perpustakaan juga memiliki peran yang sangat penting untuk membentuk

pengetahuan, mengembangkan minat baca, dan lain-lain. Layanan perpustakaan penelusuran
informasi-informasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang disediakan bagi pengguna
untuk menemukan informasi yang dibutuhkan. Ciri utama kegiatan tersebut yaitu layanan
yang dilakukan dengan memanfaatkan seperangkat sumber refrensi atau bahan rujukan
seperti: kamus, ensiklopedia, statistic, bibliografi, dan lain sebagainya.

Dinas Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Surabaya yang berlokasi di Jl.
Gubernur Suryo No.15, Embong Kaliasin, Kec. Genteng, Kota SBY, memiliki beberapa
pelayanan yang umum diberikan kepada pengunjung perpustakaan, diantaranya: pelayanan
penitipan barang, pembuatan dan perpanjang kartu anggota, peminjaman dan pengembalian
buku, referensi, perpustakaan keliling, bimbel bahasa inggris untuk anak SD.

Magang yang di lakukan mahasiswa guna pembentukan pengetahuan, ketrampilan,

kecakapan dan sikap professional mahasiswa sebagai tenaga pendidik. Program magang ini

1
juga diperuntukan membangun landasan jati diri memantapkan kompetensi akademik
kependidikan melalui pengamatan langsung kultur sekolah, pengamatan proses pembelajaran
di kelas. Dari program magang yang di laksanakan mahasiswa mendapatkan pemahaman,
penghayatan, dan pengalaman di bidang perpustakaan.

Selain itu Dinas Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Surabaya memiliki 3 jenis
mobil yang dipergunakan oleh perpustakaan keliling yaitu, LTPD (layanan terpadu
perpustakaan desa). Buku dipinjamkan ke perpustakaan Desa atau Kelurahan, LTPS (layanan
Terpadu Perpustakaan Sekolah) Buku dipinjamkan keperpustakaan sekolah dan Mobil
Dongeng. System LTPD dan LTPS yaitu kunjungan dilakukan 3 bulan sekali dan jumlah
buku yang dipinjamkan sebanyak kurang lebih 500 eksemplar setiap kunjungan.

Kegiatan magang merupakan sarana latihan kerja bagi mahasiswa Fakultas Ilmu
Budaya dalam meningkatkan pemahaman, penghayalan dan ketrampilan di bidang
peepustakaan. Hal tersebut di maksudkan untuk meningkatkan kemampuan mahasiswa serta
upaya untuk membentuk sikap dan meningkatkan pemahaman mahasiswa terhadap dunia
kerja juga memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk belajar dari pengalaman atau
pengetahuan yang di dapat di perguruan tinggi agar dapat memahami dunia kerja sebenarnya
dan mampu mengatasi permasalahan yang ada di perpustakaan. Oleh karena itu, sebagai
mahasiswa Sastra inggris, penulis berbekal dari ilmu yang telah di dapatkan salama
perkuliahan memutuskan untuk Praktik Kerja Lapangan di Dinas Badan Perpustakaan Dan
Kearsipan Kota Surabaya

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang terdapat dalam laporan PKL ini adalah sebagai
berikut :

1. Pelayanan apa saja yang ada di Dinas Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Kota
Surabaya?
2. Apa saja fungsi dan tugas bagian pelayanan di Dinas Badan Perpustakaan Dan
Kearsipan Kota Surabaya?
3. Masalah apa saja yang dihadapi oleh bagian pelayanan Dinas Badan Perpustakaan
Dan Kearsipan Kota Surabaya?

2
 4. Bagaimana solusi yang diberikan oleh bagian pelayanan Dinas Badan Perpustakaan
Dan Kearsipan Kota Surabaya?
5. Apa saja faktor pendukung dan penghambat dalam melayani pengguna perpustakaan
dan mengelola perpustakaan Dinas Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Kota
Surabaya?
6. Fasilitas apa saja yang ada di perpustakaan Balai Pemuda Surabaya dan fungsiya apa
saja?

1.3 Tujuan Magang

Maksud dan tujuan kegiatan magang ini adalah untuk membentuk pengetahuan,
ketrampilan, dan sikap professional Mahasiswa sebagai calon pendidik. Adapun tujuan
pelaksanaan magang bagi mahasiswa adalah.

 Membantu mahasiswa bekerja sambil belajar (learning by doing)

 Memberikan kesempatan terhadap mahasiswa untuk belajar dari pengalaman
(learning from experience ) agar dapat memahami dunia kerja yang sebenarnya dan
mampu mengatasi permasalahan di perpustakaan.
 Mendapatkan bantuan tenaga kerja yang berkompeten Dapat membantu terciptanya
kerjasama antara Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya dengan Universitas maupun
lembaga-lembaga yang kompeten di bidangnya.
 Mengetahui tugas dan fungsi bagian pelayanan
 Mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh bagian pelayanan
 Mengetahui solusi yang diberikan oleh bagian pelayanan
 Mengetahui faktor penghambat dan faktor pendukung dalam melayani pengguna
perpustakaan.
 Mengetahui fasilitas apa saja yang ada di Dinas Badan Perpustakaan Dan Kearsipan
Kota Surabaya

1.4 Batasan Masalah

Agar pembahasan tidak meliput terlalu meluas, ada batasan terhadap pembahasan
masalah. Pembahasan tersebut meliputi rencana pengajaran masalah yang muncul selama
kegiatan magang, dan kebijakan yang diambil saat menghadapi masalah yang muncul selama
proses magang di Dinas Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Surabaya.

3
1.5 Manfaat Magang

Manfaatnya magang bagi mahasiswa agar lebih mengenal lingkungan perpustakaan

dan lingkungan profesinya sehingga nanti mampu melakukan kegiatan praktik magang dalam
matakuliah APPRENTICESHIP adapun manfaat magang sebagai berikut adalah :
 Memperoleh pengalaman tentang cara berpikir dan bekerja secara interdisipliner.
Sehingga dapat memahami adanya keterkaitan ilmu dalam mengatasi permasalahan
yang ada di perpustakaan
 Memperoleh pengalaman dan ketrampilan untuk melaksanakan kegiatan magang di
Dinas Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Surabaya.

1.6 Waktu dan Tempat Pelaksanaan PKL

Kegiatan Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan selama kurang lebih dalam satu bulan
terhitung mulai tanggal 14 agustus sampai tanggal 14 september 2019 dan bertempat di
Dinas Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Surabaya yang beralamat Jl. Gubernur Suryo
No.15, Embong Kaliasin, Kec. Genteng, Kota SBY, Jawa Timur 60271

4
 BAB II
GAMBARAN UMUM BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

2.1 Sejarah Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Timur adalah sebuah lembaga baru yang dibentuk
sebagai dampak pemberlakuan Peraturan Pemerinah No. 41 tahun 2007tenteng Organisasi
Perangkat Daerah. Lembaga yang merupakan hasil penggabungan dari dua lembaga yaitu
Badan Perpustakaan Jawa Timur dan Badan Arsipan Jawa Timur ini dibentuk berasarkan
Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur No. 10 tahun 2008 tanggal 20 Agustus tentang
Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan
Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Timur.

Badan Perpustakaan dan Kearsipan merupakan lembaga baru. Sebagai lembaga yang
baru Badan Perpustakaan dan Kearsipan masih perlu mengkonsolidasikan segala program
kegiatannya agar bisa berjalan seiring sejalan. Meskipun perpustakaann dan arsip dalam
rumpun yang sama, tetapi dalam tugas dan kegiatan memiliki karakteristik yang berbeda.
Untuk mencapai keseimbangan yang lebih baik, perlu suatu proses. Dan proses inilah yang
sedang dijalani. Perbedaan ini tidak perlu diperdebatkan, tetapi perlu disikapi sebagai
kelebihan.

Kepala Badan Perpusakaan dan Kearsipan selaku pimpinan lembaga dengan tingkat
eselonering II A, memang harus bekerja ekstra di tengah perbedaan hal tesebut. Namun
dalam melaksanakan tugasnya, Kepala dibantu oleh para kepala : Bidang Layanan dan
Informasi, Bidang Pembinaan SDM Perpustakaan, Bidang Deposit : Pengembangan dan
Pengolaann Perpustakaan, Bidang Publikasi, Promosi Perpustakaan dan Kearsipan, Bidang
Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan, Bidang Pengolaan Arsip In Aktif, Bidang
Penyelamata Arsip Statis dan Seorang Sekertaris.

2.2 Badan Perpustakaan

Dengan Berlakunya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah telah
membawa perubahan yang mendasar bagi kelembagaan Pemerintahan di Jawa Timur. Salah
satu Lembaga Pemerintahan yang mengalami perubahan yang dimaksud adalah Lembaga
Perpustakaan. Lembaga Perpustakaan Nasional Jawa Timur yang semula merupakan instansi
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, berubah status menjadi Badan Perpustakaan Jawa

5
Timur berada dalam lingkungan organisasi perangkat daerah Provinsi Jawa Timur.
Perjalanan sejarah Badan Perpustakaan Jawa Timur dimulai dari :

a. Perpustakaan Negara
Pada tahun 1959 dengan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor
13477/S tanggal 7Desember 1959, di Surabaya didirikan Perpustakaan Negara
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan yang untuk sementara menempati salah satu
ruangan dikomplek Jl. Genteng Kali Nomor 33 Surabaya. Pada waktu itu bahan
pestaka yang masih ada sangat terbatas. Tenaga yang ada hanya satu orang.
Terbatasnya kegiatan, anggaran, pengadaan tenaga, bahan pustaka dan sarana
perpustakaan berjalan sangat lamban.
Secara struktural, Perpustakaan Negara berada dibawah dan bertanggung jawab
langsung kepada Kepala Lembaga Perpustakaan di Jakarta. Hubungan kerja dengan
Kepala Kantor Perwakilan Departemen P dan K Jawa Timur bersifat konsultatif.
b. Taman Pustaka Masyarakat
Sejak ahun 1953 di Surabaya sudah berdiri dan berfungsi dengan baik Taman Pustaka
Masyarakat/C (tingkat Provinsi) yang pengolaannya menjadi tanggung jawab jawatan.
Pendidikan Masyarakat Perwakilan P dan K Jawa Timur Taman Pustaka.
c. Perpustakaan Nasional Provinsi
Berdasarkan keputusan Presiden Nomor 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan
Nasional Republik Indonesia, Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Timur berubah
menjadi Eselon II A dengan nama Perpustakaan Nasional Provinsi Jawa Timur.
Dalam melaksankan tugas dan fungsinya,memperhatikan petunjuk dari Gubernur.
Dalam penjabaran kegiatan di daerah sesuai Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional
Republik Indonesia Nomor 44 tahun 1998 tentang Organisasi dan Tata kerja
perpustakaan Nasional RI. Perpustakaan Nasional Jawa Timur mempunyai tugas
melaksanakan kegiatan di wilayah propinsi meliputi pengembangan, pembinaan dan
pendayagunaans emua jenis perpustakaan di instansi atau lembaga pemerintah
maupun swasta dalam rangka pelestarian bahan pustaka sebagai hasil budaya, serta
pelayanan informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan.
d. Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur
Proses otonomi yang bergulir mengakibatan terjadinya re-organisasi dan re-
strukturisasi di semua lini kegiatan kedinasan di lingkungan Provinsi Jawa Timur,
yang dampaknya telah diterbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 44 tahun 2000

6
 tanggal 22 Desemeber 2000. Dengan Peraturan Daerah ini, instani ini mengalami
perubahan nyata dengan bertambah luasnya fungsi dan peranan yang di embannya.
e. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur
Dengan lahirnya Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah
menjadi landasan hukum diterbitkannya Peraturan Gubernur Jawa Timur No. 64
tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi serta
Tata Kerja Dinas Perpustakaan danKearsipan Provinsi Jawa Timur yang semula
berbentuk Badan menjadi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

2.3 Lokasi Badan Perpustakaan Jawa Timur

Badan Perpustkaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yang beralamat di Jalan Gubernur
Suryo No.15, Embong Kaliasin, Kec. Genteng, Kota SBY, Jawa Timur 60271 dan Jalan Menur
Pumpungan No.32, Menur Pumpungan, Kec. Sukolilo, Kota SBY, Jawa Timur 60118 Surabaya
cukup tepat dan strategis karena berdekatan dengan beberapa kampus dan sekolah yang ada
di sekelilingnya, sehingga dapat memudahkan para mahasiswa dan pelajar yang memerlukan
buku atau bahan pustaka lainnya dalam menyelesaikan tugasnya. Selain itu, akses menuju
Badan Perpustakaan ini mudah terjangkau dari berbagai arah.

2.4 Tugas dan Fungsi Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur

Tugas pokok dan fungsi Dinas Perpustakaanan Kearsipan Provinsi Jawa Timur sesuai dengan
Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 64 Fungsi serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Jawa Timur sebagai berikut :

a. Tugas pokok Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah
melaksanakan penyusupan dan pelaksanaan kebijakan Daerah yang bersifat spesifik yaitu di
Bidang Perpustakaan dan Kerajinan.

b. Fungsi Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur, yaitu:

1. Perumusan kebijakan teknis dibidang arsip dan perpustakaan

2. Perumusan kebijakan teknis dalam bidang pembinaan perpustakaan
3. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan atas Pemerintahan Daerah
4. Pembinaan dan pelaksanaan tugas sesuai dengan lingkup tugasnya
5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur.

7
2.5 Visi dan Misi

Visi dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah “Menjadi Sumber
Informasi dan Mecerdaskan Masyarakat Surabaya”. Visi tersebut memiliki makna yang
berarti sumber informasi adalah menyediakan bahan informasi terpilih yang dijadikan sebagai
pembuatan kebijakan dan mencerdaskan adalah meningkatkan kualitas SDM masyarakat
Surabaya. Dan menciptakan “Jawa Timur Gemar Membaca dan Tertib Kearsipan”

Misi
Untuk mewujudkan visi pembangunan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
Timur, maka misi pembangunan diterapkan sebagai berikut :

1. Mewujudkan Masyarakat Jawa Timur Gemar Membaca

Misi ini untuk mewujudkan gemar membaca sebagai budaya masyarakat Jawa Timur,
melalui peningkatan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana perpustakaan serta
kapasitas kelembagaan secara terpadu sebagai wujud dari pemerataan dan perluasan
akses pendidikan non formal.
2. Mewujudkan Tertib Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur
Misi ini untuk mewujudkan tertib arsip di Lingkungan Pemerintahan. Provinsi Jawa
Timur melalui peningkatan tata kelola pemerintahan yang baik (Good Govermance)
dan tata pemerintahan yang bersih (Cleaan Govermance) melalui pengelolaan arsip
pemerintah daerah yang tertib, rapi dan handal yang didukung dengan kearsipan yang
komprehensif.
3. Mendayagunakandan mengembangkan Sumber Daya Manusia (SDM) semua jenis
perpustakaan dan kearsipan.
4. Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian bahan pustaka dan arsip sebagai memori
daerah.
5. Meningkatkan dan mengembangkan bahan pustaka dan khasanah arsip
6. Meningkatkan pengolaan pengawasan bahan pustaka dan arsip
7. Meningkatkan pelayanan perpustakaan dan kearsipan
8. Membina dan mengembangkan jenis perpustakaan di lingkungan Kota Surabaya
9. Menyelenggarakan penyebaran informasi kearsipan dan perpustakaan.

8
2.6 Susunan Organisasi

Nomenklatur baru Organisasi dan Manajemen Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi
Jawa Timur didasarkan pada Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 64 tahun 2016 tentang
Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut :

a. Unsur pimpinan atau top manajemen dalam hal ini adalah kepala
b. Unsur pimpinandalam manajemen menengah (middle manajemen) ada 1 (satu),
sekretaris ada 5 (lima). Bidang yang dikembangkan sesuai dengan fungsi organisasi
yang terdiri dari
1. Fungsi kesekretariatan membawahi 3 (tiga) Sub Bagian, yaitu : Sub Bagian Tata
Usaha, Sub Bagian Penyusunan Program dan Sub Bagian Keuangan.
2. Fungsi bidang Deposit, Akuisisi, Pelestarian dan Pengolaan Bahan Perpustakaan
membawahi 3 (tiga) seksi, yaitu: Seksi Deposit, Seksi Akuisisi dan Alih Media
Arsip, Seksi Pengolaan dan Pelestarian Bahan Pustaka.
3. Fungsi Bidang Pelayanan Perpustakaan dan Informasi membawahi 3 (tiga) seksi,
yaitu: Seksi Pelayanan Perpustkaan, Seksi Pelayanan Ekstensi, Seksi Promosi dan
Pengembangan Minat Baca.
4. Fungsi Bidang Pengembangan Sumber Daya membawahi 3 (tiga) seksi, yaitu:
Seksi Pengembangan Sumber Daya, Seksi Pengembangan Perpustakaan, Seksi
Pengembangan Kearsipan, Seksi Kerjasama Perpustakaan dan Kearsipan.
5. Fungsi Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan, membawahi 3 (tiga)
seksi, yaitu: Seksi Akuisisi dan Pengolaan Arsip, Seksi Pemeliharaan dan
Pelestarian Arsip, Seksi Layanan Kearsipan.
6. Fungsi Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Membawahi 3 (tiga) seksi,
yaitu: Seksi Pembinaan Kearsipan, Seksi Pemasyarakatan Kearsipan, Seksi
Pengawasan Kearsipan Unsur Kelompok Jabatan fungsional Pustkawan dan
Arsiparis sebagai cerminan dari kelompok keahlian profesional dalam bidang
perpustakaan dan kearsipan.

2.7 Sarana dan Prasarana

Kantor BAPERSIP terdiri dari 2 lantai yang letaknya cukup strategis bagi
pengguna perustakaan, yaitu lantai pertama ruang lobby dan ruang perpustakaan

9
 umum, lanati kedua ruang bacajurnal atau majalah Sarana dan Prasarana
Perpustakaan Daerah KabupatenSurabaya terdiri dari :
1. Ruang Kepala Perpustakaan
2. Ruang Lobby
3. Ruang Administrasi Layanan
4. Ruang Referansi
5. Ruang Layanan Dewasa
6. Ruang Layanan Anak
7. Ruang Sekretarian MUPK
8. Ruang Diskusi
9. Ruang BP
10. Gudang
11. 12. Ruang Perawatan BP
13. Mushola

2.8 Layanan Penggunaan

Layanan penggunaan merupakan bagian yang tidak terpisah dari layanan teknis. Sistem
Layanan Perpustakaan Daerah Kabupaten Surabaya merupakan dua sistem layanan sekaligus
layanan yakni layanan terbuka (open acces) dan layanan tertutup, contohnya buku ajar.
Dalam kaitan ini BAPERSIPDA Kota Surabaya berlaku peraturan perpustakaan sebagai
pedoman bagi pengguna dalam pemanfaatan perpustakaan beserta fasilitas-fasilitasnya.

a. peraturan Perpustakaan

Tujuan dari peraturan perpustakaan adalah memberikan informasi kepada pengguna

perpustkaan mengenai persyaratan, hak dan kewajiban pengguna/anggota perpustakaan serta
ketentuan-ketentuan apabila anggota melanggar peraturan. Berikut ini peraturan perpustakaan
yang berlaku di BAPERSIPDA kota Surabaya:

1. Jam Layanan

BAPERSIPDA Kota Surabaya membuka layanan dari hari senin s,d jumat mulai dari
pukul 08:00 WIB s,d 17:00 WIB dan hari sabtu s,d minggu mulai pukul 08:00 s,d 12:00 WIB

2. Layanan Keanggotaan

10
 BAPERSIPDA Kabupaten Surabaya menetapkan untuk menjadi anggota harus
mengisi formulir data melalui komputer yang disediakan oleh BAPERSIPDA dan
menyertakan surat keterangan, Contohnya: surat keterangan mahasiswa aktif dari Universitas
yang bersangkutan, surat keterangan warga dari RT setempat dan lain-lain. Setelah itu
melakukan sesi foto untuk pembuatan kartu keanggotaan.

3. Hak dan Kewajiban

Peminjaman bahan pustaka adalah masyarakat pengguna perpustakaan mulai dari

kalangan pelajar, mahasiswa, guru, dosen, dan masyarakat umum. Pengguna hanya di
perbolehkan meminjam maksimal 2 buku dalam 14 hari atau 2 minggu dan buku tersebut
dapat di perpanjang selama mas peminjaman 3 kali 4. Tata Tertib Perpustakaan Daerah Kota
Surabaya
a. Kartu anggota tidak boleh digunakan oleh orang lain selain yang tidak bersangkutan
b. Masa berlaku anggota adalah selama 5 tahun, apabila habis masa berlaku dapat di
perpanjang
c. Setiap anggota perpustakaan berhak meminjam buku maksimal 2 eksemplar buku selama 2
minggu atau 14 hari

d. Setiap anggota berhak memperpajang masa pinjaman 3kali masa pinjaman apabila belum
ada yang mengorder buku tersebut

5. Sanksi Pelanggaran Anggota Perpustakaan

a. Keterlambatan pengembalian koleksi anak-anak dan koleksi dewasa dikenakan denda tidak
dapat meminjam buku kembali dalam waktu yang ditenukan

b. Masa pinjaman bukuselama 14 hari atau 2 minggu, maksimal pinjam 2 buku peranggota
dan boleh diperpanjang sampai 3 kali perpanjangan

c. Apabila bukuyang dipinjam hilang atau rusak, maka harus diganti dengan bukul baru yang
berjudul sama dengan uang seharga buku tersebut.

b. Jenis-jenis Layanan

Perpustakaan Daerah Kabupaten Surabaya memiliki beberapa jenis layanan

perpustakaan yang terakait dengan kelancaran dan keefektifan proses pelayanan pengguna
berupa:

11
1. Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi atau layanan pemijaman dan pengembalian pustaka di Perpustakaan

Kabupaten Surabaya menggunakan sistem pelayanan open acces yang memungkinkan
pengguna masuk keruang koleksi guna memilih, mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan.
Pada proses peminjamam pengguna menyerahkan buku yang akan dipinjam dan kartu
anggota kepada petugas, kemudian petugas memasukkankartu anggota untuk menginput data
buku yang akan dipinjam kedalam komputer, dan mencetak struk peminjaman, padastruk
peminjaman yang di cetak akan dibubuhi dengan stempel tanggal pengembalian buku.
Setelah proses selai petugas memberikan buku yang dipinjam, kartu keanggotaan, dan struk
peminjaman kepada peminjam dan peminjam akan menggosokkan buku ke alat pengaman
agar apabila peminjam keluar dari perpustakaan buku tidak akan berbunyi. Untuk melihat
tolak ukur kemajuan perpustakaan dapat dilihat dari statistik perpustakaan, statistik
perpustakaan menggambarkan sejauh mana perpustakaan di daya gunakan dan sekaligus
menggambarkan untuk kerja perpustakaan. Satistik disini adalah data jumlah pengunjung
perpustakaan dan pengunjung yang memanfaatkan koleksi perpustakaan.

2. Penelusuran Informasi

Pelayanan ini berupa penemuan kembali liberature mengenai subyek-subyek tertentu. Hasil
penelusuran berupa bibliografi subyek sesuai dengan permintaan. Ciri utama kegiatan

3. Layanan Perpustakaan Keliling

Untung menjangkau pemustaka yang tidak bisa berkunjung langsung ke BAPERSIPDA

Kabupaten Surabaya menyediakan fasilitas perpustakaan keliling. Waktu pelaksanaansetiap
3 bulan sekali dan jumlah buku yang dipinjamkan sebanyak 500 eksemplar setiap kunjungan

2.9 Dasar Hukum

Dasar pelaksaan kegiatan Badan Perpustakaan dan Kearsipan provinsi Jawa Timur adalah
Undang-Undang, Peraturan Pemerintah sampai Peraturan Daerah Jawa Timur yang telah di
perinci dalam landasan struktual dan landasan operasional seperti berikut ini :

1. Landasan Struktural
Landasan Struktural merupakan dasar hukum formal yang memandai keberadaan
Badan Perpustakaan dan Kearsipan, sebagai berikut

12
a. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 10 tahun 2008 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Inspektorat. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga
Teknis Daerah Jawa Timur
b. Perautran Gubernur Jawa Timur Nomor 64 tahun 2016 tentang Uraian Tugas
Sekretariat, Bidang, Sub Bagian dan Sub Bidang Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Jawa Timur
2. Landasan Operasional
Landasan Operasional adalah dasar hukum material yang memberikan arah dan
pedomaan pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan dalam menjalankan aktiitasnya,
Sebagai berikut :
a. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok-pokok kearsipan
b. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan
Karya Rekam
c. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen perusahaan
d. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan \
e. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
f. Peraturan Pemerintah Nomor 70 Tahun 1991 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpam Karya Cetak dan Karya
Rekam
g. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penerimaan dan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan
h. Perturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan
Dokumen Perusahaan ke dalam Micro Film atau Media lainnya dan Legalisasi
i. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian untuk Usulan
Pemerintahan antara Pemerintahan, Pemerintahan Daerah Provinsi dan
Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota

13
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Kegiatan dan Hasil PKL

3.1.1 Ruang Lingkup Praktik Kerja Lapangan

Penulis melakukan Praktik Kerja Lapangan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan

Provinsi Jawa Timur yang beralamat di Jalan. Jl. Gubernur Suryo No.15, Embong Kaliasin,
Kec. Genteng, Kota SBY, Jawa Timur selama 30 hari terhitung tanggal 14 Agustus s/d 14
September 2019. Jam kerja dimulai pukul 08:00 sampai dengan pukul 14:00 dan libur pada
hari minggu.

3.1.2 Kegiatan Selama Praktik Kerja Lapangan

Pada waktu kegiatan praktik kerja lapangan, pemulis mengerjakan tugas-tugas dibidang
pelayanan, diantaranya: pelayanan peminjaman buku, pelayanan pengembalian buku,
pembuatan/perpanjangan kartu anggota, dan referensi. Hal ini merupakansuatu
pengalamanyangsangat berharga bagi penulis, karena penulis bisa menjadi bagian dari bidang
pelayanan di perpustakaandan belajar bagaimana cara melayani pengunjung yang datang
untuk meminjam, mengembalian, membuat ataupun memperanjang kartu keanggotaan.
Berikut adalah rutinitas kegiatan Praktik Kerja Lapangan di DinasPerpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

Senin 07 Agustus 2017 08:00-09:00 Diberi informasi dan

pengarahan tentang kegiatan
yang ada di perpustakaan
terutama dibidang pelayanan
meminjam
09:00-12:00 Melayani pengunjung
perpustakaan yang
meminjam buku dan
mencatat data meminjam
Selasa 08 Agustus 2017 07:00-07:15 Upacara pagi
07:15-08:00 Menyusun buku pada rak
buku sesuai dengan ketegori

14
 08:00-14:00 Melayani pengunjung
perpustakaan yang
meminjam buku dan
mencatat data peminjaman
Rabu 09 Agustus 2017 07:00-07:15 Upacara pagi
07:15-08:00 Menyusun buku pada rak
buku sesuai dengan ketegori
08:00-14:00 Melayani pengunjung
perpustakaan yang
meminjam buku dan
mencatat data peminjaman
Kamis 10 Agustus 2017 07:00-07:15 Upacara pagi
07:15-08:00 Menyusun buku pada rak
buku sesuai dengan ketegori
08:00-14:00 Melayani pengunjung
perpustakaan yang
meminjam buku dan
mencatat data peminjaman
Jumat 11 Agustus 2017 07:00-07:15 Upacara pagi
07:15-08:00 Menyusun buku pada rak
buku sesuai dengan ketegori
08:00-14:00 Melayani pengunjung
perpustakaan yang
meminjam buku dan
mencatat data peminjaman
Sabtu 12 Agustus 2017 07:00-07:15 Upacara pagi
07:15-08:00 Menyusun buku pada rak
buku sesuai dengan ketegori
08:00-14:00 Melayani pengunjung
perpustakaan yang
meminjam buku dan
mencatat data peminjaman
Senin 14 Agustus 2017 07:00-07:15 Upacara pagi

15
 07:15-08:00 Menyusun buku pada rak
buku sesuai dengan ketegori
08:00-14:00 Melayani pengunjung
perpustakaan yang
meminjam buku dan
mencatat data peminjaman
Selasa 15 Agustus 2017 07:00-07:15 Upacara pagi
07:15-08:00 Menyusun buku pada rak
buku sesuai dengan ketegori
08:00-14:00 Melayani pengunjung
perpustakaan yang
meminjam buku dan
mencatat data peminjaman
Rabu 16 Agustus 2017 07:00-07:15 Upacara pagi
07:15-08:00 Menyusun buku pada rak
buku sesuai dengan ketegori
08:00-14:00 Melayani pengunjung
perpustakaan yang
meminjam buku dan
mencatat data peminjaman
Kamis 17 Agustus 2017 07:00-07:15 Upacara pagi
07:15-08:00 Menyusun buku pada rak
buku sesuai dengan ketegori
08:00-14:00 Melayani pengunjung
perpustakaan yang
meminjam buku dan
mencatat data peminjaman
Jumat 18 Agustus 2017 07:00-07:15 Upacara pagi
07:15-08:00 Menyusun buku pada rak
buku sesuai dengan ketegori
08:00-14:00 Melayani pengunjung
perpustakaan yang
meminjam buku dan

16
 mencatat data peminjaman
Sabtu 19 Agustus 2017 07:00-07:15 Upacara pagi
07:15-08:00 Menyusun buku pada rak
buku sesuai dengan ketegori
08:00-14:00 Melayani pengunjung
perpustakaan yang
meminjam buku dan
mencatat data peminjaman

3.2. Fungsi dan Tugas Bidang Pelaynan Bagian Sistem Peminjaman dan Pengembalian Buku,
serta Pembuatan dan Pemanjangan Kartu Keanggotaan

3.2.1 Bagian Sistem Pelayanan Peminjaman dan Pengambilan Buku

1. Fungsi dan Tugas Bagian Pelayanan Peminjaman Buku yaitu:

a.Melayani pengunjung yang ingin meminjam buku.

b.Menginput data buku yang dipinjam oleh pengunjung

c.Mencetak struk peminjaman buku yang akan dipinjam

d.Membubuhi stempel dan tanggal pengembalian pada struk peminjaman buku

e.Setelah proses selesai, memberikan buku yang akan dipinjam oleh

pengunjung

2. Fungsi dan Tugas Bagian Pelayanan Pengembalian Buku yaitu :

a.Melayani pengunjung yang ingin mengembalikan buku

b.Menginput data buku yang dikembalikan oleh pengunjung

c.Memberikan stempel pengembalian buku

d.Memberikan sanksi kepada peminjam buku apabila telat dalam

mengembalikan buku

e.Setelah proses selesai, meletakkan buku yang sudah dikembalikan oleh

pengunjung ke trolly buku.

17
3.2.2 Bagian Sistem Pelayanan Pembuatan dan Perpanjangan Kartu Keanggotaan

1. Fungsi dan Tugas Bagian pelayanan Pembuatan dan Perpanjangan Kartu

Keanggotaan yaitu:
a. Melayani pengunjung yang akan membuat dan memperpanjang kartu anggota
perpustakaan
b. Menginput data/identitas pengunjung yang akan membuat kartu
anggota/memperpanjang kartu anggota.

c. Memfoto pengunjung yang akan membuat atau memperpanjang kartu anggota

untuk dilampirkan pada kartu anggota sebagai identitas

d.Mengedit foto setelah itu menginput foto pada kartu anggota

e. lalu mencetak kartu anggota

f. Setelah proses selesai,memberikan kartu anggota kepada pembuat kartu anggota

3.2.3 Masalah yang di Hadapi di Bidang Pelayanan Bagian Sistem Peminjaman dan
Pengembalian Buku, serta Pembuatanan Perpanjangan Kartu Keanggotaan pada
pelaksanaannya, ada beberapa masalah yang sempat terjadi di bidang pelayanan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Kota Surabaya baik terjadi pada Bidang
layanan Pembuatan Kartu keanggoaan dan perpanjangan kartu Keanggotaan, peminjaman
buku dan pengembalian buku.

3.2.3.1 Bagian Pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku

a. Masalah lambannya proses dalam komputer pelayanan dan peminjaman dan

penegmbalian buku.

b. Kualitas komputer di bagian pelayanan peminjaman dan pengembalian buku

terkadang masih lamban pada saat mencetak nota bukti peminjaman ataupun
pengembalian buku dan juga terkadang mengalami kemacetan yang dapat
menghambat kecepatan dalam melayani pengunjung perpustakaan. Dan juga kadang
mengalami kemacetan.

3.2.2.2 Bagian Pelayanan Pembuatan dan Perpanjangan Kartu Keanggotaan

a. Masih lambannya proses dalamkomputer pelayanan pembuatan dan perpanjangan

kartu keanggotaan

18
b. Kualitas komputer di bagian pelayanan pembuatan dan perpanjangan kartu
keanggotaan terkadang masih lamban pada saat akan mencetak kartu keanggotaan
yang dapat menghambat kecepatan dalam melayani pembuatan kartu.

c. Hasil pencetak kartu keanggotaan pada bagian foto kurang memuaskan, dan bisa
dikatakan blur sehingga kurang jelas wajah pembuatan kartu keanggotaan dan
terkadang mesin pencetak kartu juga error.

19
3.2.3 Pemecahan Masalah

3.2.3.1 Solusi

3.2.3.1.1 Bagian Pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku

1. Sebaiknya pihak perpustakaan memperbaiki program yang ada di layanan peminjaman dan
pengembalian buku

2. Sebaiknya pihak perpustakaan memperbaiki mesin percetakan nota yang ada di bagian
layanan peminjaman karena sering terjadi kemacetan apabila hendak akan mencetak struk
peminjaman.

3.2.3.1.2 Bagian Pelayanan Pembuatan dan Perpanjangan Kartu Keanggotaan

1. Sebaiknya pihak perpustakaan memperbarui program yang ada di layanan pembuatan dan
perpanjangan kartu keanggotaan danlebih mencari program yang lebih efisien dan cepat
untuk menyelesaikan pembuatan dan perpanjangan kartu keanggotaan.

2. Sebaiknya pihak perpustakaan memperbaiki mesin percetakan nota yang adadibagian

pembuatan dan perpanjangan kartu keanggotaan. Karena sering terjadi double print apabila
hendak akan mencetak kartu keanggotaan .

3.2.3.2 Strategi Meningkatkan Pelayanan dalam Mengelola Perpustakaan di Perpustakaan

Daerah Kota Surabaya

Perpustakaan merupakan wahana pelestarian kekayaan budaya bangsa, yang fungsiu tamanya
melestarikan budaya masyarakat dan menyebarluaskan gagasan, pemikiran, pengalaman, dan
pengetahuan sebagai hasil budaya manusia kepada masyarakat yang membutuhkannya.
Keberadaan perpustakaan tidak dapat lagi dipisahkan dari peradaban dan budaya masyarakat.
Agar Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surabaya dapat berfungsi sesuai dengan
yang diamanatkan UUD 1945 dan Undang-Undang Perpustakaan Nomor 43 Tahun 2007,
adabeberapa aspek yang perlu mendapatkan perhatian antara lain :

1. Sarana prasarana, perpustakaan agar dapat menjalankan fungsinya dan memberikan

layanan kepada masyarakat pengguna dengan baik dan berkualitas perlu didukung adanya
sarana dan prasarana yang memadai pula seperti : Taman Baca Rekreatif,untuk

20
membubuhkan minat atau budaya pada anak khususnya dan masyarakat pengguna pada
umumnya.
2. Sumber Daya Manusia, adanya penambahan tenaga perpustakaandengan kualifikasi
pendidikan minimal D2 ilmu Perpustakaan dengan cara membuka formasi atau lowongan
CPNS Pustakawan Kota Surabaya dan memperkerjakan tenaga Part Time, honorer, magang
dari mahasiswa program Diploma III Ilmu Perpustakaan.

3. Pelayanan, di Era Teknologi Informasi media ini, Perpustakaan Daerah Kota Surabya
dalam rangka upaya peningkatan kualitas layanan kepada pengguna dapat mengembangkan
sistem layanan informasi atau dapat melalui website yang telah ada
https://dispusip.surabaya.go.id/dils/ekta/

3.3. Fasilitas Dinas Badan Perpustakaan dan Kearsipan Balai Pemuda

Dalam perpustakaan pastinya memiliki beberapa fasilitas yang dapat digunakan oleh
pengunjung berikut fasilitas yang dimiliki oleh dinas Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Di-
balai Pemuda :

1. Ruang Tunggu
2. Komputer Untuk Umum
3. Komputer Kids Smart
4. Children Library Room And Disleksia Corner
5. B.I Corner
6. Korean Corner
7. Referensc Room

3.4 Aktifitas Dinas Badan Perpustakaan dan Kearsipan Balai Pemuda

1) bimbel untuk anak SD

2) literasi ceria
3) city tour library

21