KOSALA: Jurnal Ilmu Kesehatan Vol. 12 No.

1 May 2024

ANALISIS KELENGKAPAN PENGISIAN SURAT ELIGIBILITAS

PESERTA RAWAT JALAN TERHADAP KELANCARAN KLAIM BPJS
DI RSU HERMINA ARCAMANIK

Rangga Pratama Putra Kurnia1, Ade Irma Suryani2

1
D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik Piksi Ganesha,
Indonesia
2
D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik Piksi Ganesha,
Indonesia

Abstrak

Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi kelengkapan surat eligibilitas peserta

rawat jalan di RSU Hermina Arcamanik. Metode penelitian yang peneliti gunakan
adalah metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif, observasi, wawancara yang
dilengkapi dengan studi pustaka. Teknik pengambilan sampel menggunakan teknik
probability sampling dengan sampel sebanyak 99 berkas surat eligibilitas peserta.
Berdasarkan penelitian analisis kelengkapan surat eligibilitas peserta didapatkan
hasil kelengkapan Identifikasi 99%, Laporan Penting 92%, Autentifikasi 93% dan
Review Pencatatan 100%. Dengan permasalahan yang ditemukan yaitu: (1)
kurangnya ketelitian dokter dalam pengisian Surat Eligibilitas Peserta sehingga terjadi
ketidaklengkapan (2) Terbatasnya waktu praktik dokter dengan pasien banyak
sehingga dokter lupa untuk melengkapi Surat Eligibilitas Peserta (3) Tidak adanya
tanda tangan Dokter Penanggung Jawab Pasien pada berkas Surat Eligibilitas
Peserta. Adapun saran yang dapat diberikan untuk memperbaiki permasalahan
tersebut adalah harus adanya verifikator klaim agar dilakukan verifikasi terhadap
kelengkapan berkas surat eligibilitas peserta rawat jalan sebelum diserahkan untuk
proses klaim bpjs sehingga angka ketidaklengkapan menjadi lebih sedikit dan tidak
mengganggu kelancaran pada proses klaim BPJS Kesehatan.

Kata kunci: Kelengkapan Pengisian, Surat Eligibilitas Peserta, Klaim.

ANALYSIS OF COMPLETENESS OF LETTER COMPLETION ELIGIBILITY OF

OUTPATIENT PARTICIPANTS REGARDING THE SMOOTHNESS OF BPJS
CLAIMSAT HERMINA ARCAMANIK RSU

Rangga Pratama Putra Kurnia1, Ade Irma Suryani2

Abstract

This study aims to identify the completeness of the eligibility letters for outpatient
participants at RSU Hermina Arcamanik. The research method that researchers use
is a qualitative method with a descriptive approach, observation, interviews
complemented by literature study. Sampling technique used a probability sampling
technique with a sample 99 participant eligibility letter files. Based on research
analyzing the completeness of participants eligibility letters, the results showed
completeness of Identification at 99%, Important Reports at 92%, Authentication at
93% and Recording Review at 100%. The problems found were: (1) The doctor's lack
of accuracy in filling out the Participant Eligibility Letter resulting in incompleteness (2)
 KOSALA: Jurnal Ilmu Kesehatan Vol. 12 No. 1 May 2024

The doctor's limited practice time with many patients so doctor forgot to complete the
Participant Eligibility Letter (3) There was no signature of the Doctor Responsible for
the Patient. Participant Eligibility Letter file. The suggestion that can be given to
improve this problem is that there must be a claims verifier to verify the completeness
of the outpatient participant eligibility letter files before submitting them for the BPJS
claims process so number of incompleteness is reduced and doesn’t disrupt the
smoothness of the BPJS Health claims process.

Keywords: Completeness of Filling Out, Participant Eligibility Letter, Claim

Korespondensi: Rangga Pratama Putra Kurnia. Program Studi Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan. Politeknik Piksi Ganesha, Bandung, Indonesia

Dengan adanya program JKN

LATAR BELAKANG
Menurut UU RI No. 36 tahun 2009
Kesehatan adalah keadaan sehat baik secara
fisik, mental, spiritual juga sosial yang
memungkinkan setiap orang untuk hidup
produktif secara sosial dan ekonomis.
Kesehatan adalah hak dasar bagi setiap warga
negara dan berhak mendapatkan pelayanan
kesehatan. Maka dari itu kesehatan sangat
penting bagi setiap orang, sehingga yang
dilakukan untuk meningkatkan derajat
kesehatan, pemerintah melakukan berbagai
program kesehatan kepada masyarakat.
Program Jaminan Kesehatan Nasional
atau dikenal dengan JKN adalah program yang
dibentuk pemerintah yang tujuannya
memberikan kepastian jaminan kesehatan
yang merata untuk seluruh rakyat Indonesia
agar dapat hidup lebih sehat, produktif dan
sejahtera. Program JKN yang dijalankan oleh
pemerintah ini adalah bagian dari Sistem
Jaminan Sosial Nasional yang dilaksanakan
dengan menggunakan mekanisme asuransi
kesehatan sosial yang bersifat wajib, hal ini
berdasarkan dari UU RI No. 40 Tahun 2004
tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional yang
memiliki tujuan untuk memenuhi kebutuhan
dasar kesehatan masyarakat yang layak.
Dengan adanya program JKN kita semua
masyarakat dari setiap kalangan dapat
mendapatkan pelayanan kesehatan tanpa
harus khawatir memikirkan biaya pelayan
kesehatan, selain itu masyarakat yang memiliki
kartu kis juga mendapat pelayanan yang
sesuai tanpa terkecuali.
pelayanan kesehatan seluruh fasilitas
kesehatan dituntut memberikan pelayanan
tanpa membedakan jenis jaminan pasien
diantaranya adalah rumah sakit. Menurut
Permenkes No 30 Tahun 2019 Pasal 1 Rumah
Sakit adalah institusi pada pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat
jalan dan rawat darurat.
Menurut Permenkes No. 24 Tahun
2022 Pasal 1 Rekam Medis adalah dokumen
yang berisikan catatan juga dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. Untuk mendapatkan
standar yang bagus rumah sakit harus
melakukan peningkatan kualitas kerja seperti
peningkatan dalam aspek kelengkapan berkas
rekam medis.
Kelengkapan pada rekam medis sangat
penting dikarenakan mempengaruhi proses
pelayanan yang akan dilakukan oleh petugas
rekam medis dan juga akan mempengaruhi
kualitas dari pelayanan rumah sakit tersebut
(Indar, 2013). Kelengkapan pada dokumen
rekam medis juga berpengaruh terhadap
proses pelayanan yang dilakukan oleh petugas
dan mempengaruhi kualitas dari pelayanan
suatu rumah sakit (Ali Sabela H, 2019).
Ketidaklengkapan dalam pengisian
berkas rekam medis terjadi karena adanya
keterbatasan waktu atau jam kerja dokter yang
tinggi dengan pasien yang banyak sehingga
 KOSALA: Jurnal Ilmu Kesehatan Vol. 12 No. 1 May 2024
waktu yang digunakan untuk mengisi rekam
medis sangatlah terbatas, hal itu akan
menyebabkan terhambatnya pemenuhan hak
pasien dan proses klasifikasi dan kodefikasi
penyakitnya, yang tentunya akan menghambat
proses pengajuan klaim pada asuransi. Dalam
setiap rumah sakit terdapat Surat Eligibilitas
Peserta (SEP) atau bisa disebut self check in
yaitu merupakan surat yang dikeluarkan oleh
BPJS Kesehatan surat ini bertujuan untuk
memangkas antrian dan mempermudah
proses peserta atau pasien dalam
mendapatkan pelayanan kesehatan terutama
pada fasilitas kesehatan tingkat lanjutan
diantaranya adalah faskes tingkat ke-II seperti
rumah sakit umum daerah, rumah sakit swasta
serta rumah sakit umum pemerintah.
Pada setiap instansi rumah sakit yang
bekerja sama dengan BPJS Kesehatan maka
surat eligibilitas peserta harus tersedia karena
sebagai bentuk identitas dan tanda jika status
kepesertaan pada pasien tersebut telah
diverifikasi dan secara administrasi pasien
tersebut sah sebagai peserta yang telah
dijamin oleh asuransi BPJS Kesehatan. (Nia
Lewiani, 2017). Berdasarkan hasil survei
lapangan yang telah dilakukan peneliti pada
bulan Maret 2023 sampai Mei 2023 peneliti
menemukan beberapa masalah terkait dengan
kelancaran klaim BPJS, salah satunya adalah
kelengkapan dalam pengisian Surat Eligibilitas
Peserta di RSU Hermina Arcamanik, Maka
peneliti memutuskan untuk melaksanakan
penelitian dan menuangkannya dalam bentuk
karya tulis ilmiah dengan judul “ANALISIS
KELENGKAPAN PENGISIAN SURAT
ELIGIBILITAS PESERTA RAWAT JALAN
TERHADAP KELANCARAN KLAIM BPJS DI
RSU HERMINA ARCAMANIK”
METODE/DESAIN PENELITIAN
Metode Analisis kualitatif adalah
metode yang dilakukan oleh peneliti, Menurut
Sugiyono (2018) mengemukakan bahwa
penelitian kualitatif adalah metode penelitian
berlandaskan tentang filsafat postpositivisme
yang digunakan untuk meneliti pada kondisi
ilmiah dimana penelitinya sendiri adalah
instrumennya, teknik pengumpulan data dan
yang di analisis bersifat kualitatif lebih
ditekankan pada maknanya.
Menurut Sugiyono (2018) populasi
adalah wilayah generalisasi yang terdiri dari
object atau subject yang mempunyai kualitas
karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh
peneliti untuk mempelajari dan kemudian dapat
ditarik bagian kesimpulan. Dalam penelitian
yang telah dilakukan, peneliti mengamati
object yang diteliti untuk melihat secara
langsung gambaran atau deskripsi tentang
keadaaan masalah secara sangat rinci dimana
harus jelas, dan objektif, maka dari itu peneliti
mengambil populasi berupa jumlah data Surat
Eligibilitas Peserta rawat jalan pada bulan mei
tahun 2023 sebanyak 18.223.
Metode pengumpulan data yang
digunakan oleh peneliti dengan cara
observasi, wawancara, studi pustaka dan
analisis data, dalam penelitian ini penulis
mengambil probability sampling yaitu teknik
simple random sampling yaitu pengambilan
anggota sampel dari populasi yang dilakukan
secara acak tanpa memperhatikan strata
yang ada dalam populasi tersebut. Terdapat
18.223 berkas SEP pada bulan mei 2023 di
RSU Hermina Arcamanik, maka untuk
menentukan jumlah sampel pada penelitian
ini dapat dilakukan dengan menggunakan
rumus slovin yaitu:
𝑁
n=
1+(𝑁.𝑒 2 )
18.223
n=
1+(18.223.0.01)
18.223
n = 183.23 = 99 Sampel
Keterangan :
n : ukuran sampel
N : ukuran Populasi
e : toleransi kesalahan
Dari hasil perhitungan diatas, besar
sampel yang telah ditentukan oleh rumus
slovin adalah sebanyak 99 berkas Surat
Eligibilitas Peserta.
 KOSALA: Jurnal Ilmu Kesehatan Vol. 12 No. 1 May 2024
HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil dari analisis yang
telah dilakukan oleh peneliti pada saat praktik
kerja lapangan yang dilakukan pada tanggal 20
Maret 2023 sampai 20 Mei 2023 adalah
sebagai berikut:
1. Identifikasi
Tabel 3.1
Kelengkapan Komponen Identifikas
Pengisian Surat Eligibilitas Peserta Rawat
Jalan Bulan Maret 2023 di Rumah Sakit
Umum Hermina Arcamanik
Sumber: diolah oleh peneliti berdasarkan
sampel yang diambil (2023)
Berdasarkan hasil yang telah peroleh
diatas dapat diketahui bahwa pengisian surat
eligibilitas peserta rawat jalan pada komponen
identifikasi dengan presentase tertinggi ada
pada No.SEP, Tanggal SEP, Nama, Jenis
Kelamin, No.RM, No.BPJS, Tanggal Lahir, dan
Diagonsa Awal yaitu 99 berkas surat eligibilitas
peserta (100%), sedangkan komponen
terendah ada pada Faskes Perujuk yaitu 96
berkas surat eligibilitas peserta (97%), pada
komponen sub spesialis yaitu 98 berkas surat
eligibilitas peserta (99%).
2. Laporan Penting
Tabel 3.2
Kelengkapan Komponen Laporan Penting
Pengisian Surat Eligibilitas Peserta Rawat
Jalan Bulan Maret 2023 di Rumah Sakit
Umum Hermina Arcamanik
Sumber: diolah oleh peneliti berdasarkan
sampel yang diambil (2023)
Berdasarkan hasil yang telah peroleh
diatas dapat diketahui bahwa pengisian surat
eligibilitas peserta rawat jalan pada komponen
Laporan Penting dengan presentase tertinggi
ada pada Diagnosa Primer yaitu 99 berkas
surat eligibilitas peserta (100%), sedangkan
komponen terendah ada pada Pemeriksaan
Penunjang yaitu 85 berkas surat eligibilitas
peserta (86%), pada komponen Anamnesa
yaitu sebanyak 89 berkas surat eligibilitas
peserta (90%), pada komponen Pemeriksaan
Fisik yaitu 92 berkas surat eligibilitas peserta
(93%), pada komponen Diagnosa Sekunder
yaitu 90 berkas surat eligibilitas peserta (91%),
pada komponen Tindakan yaitu 93 berkas
surat eligibilitass peserta (94%).
3. Autentifikasi
Tabel 3.3
Kelengkapan Komponen Autentifikasi
Pengisian Surat Eligibilitas Peserta
Rawat Jalan Bulan Maret 2023 di Rumah
Sakit Umum Hermina Arcamanik
Sumber: diolah oleh peneliti berdasarkan
sampel yang diambil (2023)
Berdasarkan hasil yang telah peroleh
 KOSALA: Jurnal Ilmu Kesehatan Vol. 12 No. 1 May 2024

diatas dapat diketahui bahwa pengisian surat Gambar 1

eligibilitas peserta rawat jalan pada komponen Diagram Pengisian Surat Eligibilitas
autentifikasi dengan presentase tertinggi ada Peserta Yang Tidak Lengkap Pada Bulan
pada Nama Jelas Dokter 90 berkas surat Mei Tahun 2023 di Rumah Sakit Umum
eligibilitas peserta (91%), sedangkan Hermina Arcamanik
komponen terendah ada pada Tanda Tangan
Dokter yaitu 94 berkas surat eligibilitas peserta Pengisian Surat Eligibilitas
(95%).
Peserta Yang Tidak Lengkap
4. Review Pencatatan 1%
7%
Tabel 3.4 8%
Kelengkapan Komponen Review
Pencatatan Pengisian Surat Eligibilitas Identifikasi Laporan Penting Autentifikasi
Peserta Rawat Jalan Bulan Maret 2023 di
Rumah Sakit Umum Hermina Arcamanik Sumber: diolah oleh penulis berdasarkan
sampel yang di ambil (2023)
Pembahasan hasil dari Tabel 1 sampai
dengan Tabel 4 serta Gambar diagram
perhitungan dari kelengkapan pengisian surat
eligibilitas peserta yang didapat dari data
pasien rawat jalan pada bulan Mei tahun 2023
adalah sebagai berikut:
a. Angka tertinggi dalam ketidaklengkapan
Sumber: diolah oleh peneliti berdasarkan sampel pengisian surat eligibilitas peserta
yang diambil (2023) terdapat pada komponen laporan
Berdasarkan hasil yang telah peroleh penting sebanyak 8 lembar atau sama
diatas dapat diketahui bahwa pengisian surat dengan (8%), kedua pada komponen
eligibilitas peserta rawat jalan pada komponen autentifikasi sebanyak 7 lembar atau
Review Pencatatan Berdasarkan hasil yang sama dengan (7%), berikutnya terdapat
telah peroleh diatas dapat kita ketahui bahwa pada komponen identifikasi sebanyak 1
pengisian surat eligibilitas peserta rawat jalan lembar atau sama dengan (1%)
pada komponen Review Pencatatan sudah sedangkan Review pencatatan telah
terisi lengkap dengan presentase tertinggi diisi dengan baik dan lengkap, dimana
pada Coretan dan Tipe-x 99 berkas surat tidak adanya ketidaklengkapan dalam
eligibilitas peserta (100%). pengisian tersebut atau (0%).
Berdasarkan beberapa tabel diatas hasil b. Kelancaran pada proses klaim BPJS
kelengkapan pengisian surat eligibilitas peserta Kesehatan sudah dilaksanakan dengan
rawat jalan di RSU Hermina Arcamanik dapat baik akan tetapi masih terdapat
diambil hasilnya bahwa item identifikasi (99%) beberapa berkas pada komponen
lengkap (1%) tidak lengkap, item laporan tertentu yang tidak terisi lengkap
penting (92%) lengkap (8%) tidak lengkap, sehingga proses pengklaiman pada
item autentikasi (93%) lengkap (7%) tidak asuransi BPJS kesehatan belum
lengkap dan pada item review pencatatan sepenuhnya lancar 100%.
(100%) lengkap. Berdasarkan hasil yang diperoleh
Hasil dari perhitungan kelengkapan selama melaksanakan penelitian terdapat
pengisian surat eligibilitas peserta rawat permasalahan yang terjadi dalam
jalan di RSU Hermina Arcamanik dengan kelengkapan pengisian surat eligibilitas
rata rata pengisian sebagai berikut: peserta rawat jalan terhadap kelancaran
klaim BPJS Kesehatan di RSU Hermina
 KOSALA: Jurnal Ilmu Kesehatan Vol. 12 No. 1 May 2024
Arcamanik, beberapa masalah yang terjadi
adalah:
1. Kurangnya ketelitian dokter dan tenaga
kerja yang bertugas dalam pengisian
surat eligibilitas peserta sehingga masih
ditemukan pengisian berkas yang tidak
lengkap.
2. Terbatasnya waktu praktik dokter
dengan pasien yang banyak sehingga
dokter lupa untuk melengkapi berkas
surat eligibilitas peserta sesuai dengan
standar yang sudah ditetapkan.
3. Tidak adanya tanda tangan dokter
penanggung jawab pasien pada berkas
surat eligibilitas peserta yang akhirnya
berkas harus dikembalikan pada unit
rawat jalan untuk di lengkapi sehingga
mengganggu kelancaran pada saat
pengklaiman.
Upaya yang dapat dilakukan untuk
mengatasi masalah mengenai kelengkapan
pengisian surat eligibilitas peserta rawat jalan
terhadap kelancaran klaim BPJS di RSU
Hermina Arcamanik adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengatasi masalah pada
pengisian berkas surat eligibilitas
peserta rawat jalan yang belum terisi
lengkap, harus adanya verifikator untuk
memverifikasi kelengkapan pada berkas
surat eligibilitas peserta.
2. Mengembalikan secepatnya pada
bagian perawatan rawat jalan jika ada
berkas yang tidak lengkap untuk
dilengkapi.
Untuk mengatasi permasalahan pada
kelancaran klaim BPJS Kesehatan berkas
surat eligibilitas peserta harus dikembalikan
oleh petugas JKN kepada Poli/DPJP jika
menemukan ketidaklengkapan pada berkas
surat eligibilitas peserta untuk dilengkapi
sesuai dengan standar yang seharusnya.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah
didapatkan maka peneliti mengambil
kesimpulan yang berkaitan dengan analisis
kelengkapan surat eligibilitas rawat jalan
terhadap kelancaran klaim BPJS di RSU
Hermina Arcamanik adalah:
A. Berdasarkan dari hasil analisis yang
telah diperoleh, dapat diambil
kesimpulan hasil kelengkapan
pengisian surat eligibilitas peserta
terdapat pada komponen identifikasi
99% lengkap (1%) tidak lengkap, item
laporan penting 92% lengkap (8%)
tidak lengkap, item autentikasi 93%
lengkap (7%) tidak lengkap dan pada
review autentifikasi 100% terisi
lengkap
B. Permasalahan yang timbul terkait
dengan kelengkapan pengisian surat
eligibilitas peserta rawat jalan terhadap
kelancaran klaim BPJS Kesehatan
yaitu masih terdapat ketidaklengkapan
pada pengisian surat eligibilitas
peserta yang disebabkan oleh kurang
telitinya dokter dan tenaga kerja yang
betugas, lalu terbatasnya waktu praktik
dokter dengan pasien yang banyak,
serta tidak adanya tanda tangan
Dokter Penanggung Jawab Pasien
(DPJP) yang akhirnya berkas surat
eligibilitas peserta harus dikembalikan
sehingga mengganggu kelancaran
pada saat proses pengklaiman.
Upaya yang dilakukan untuk mengatasi
permasalahan terkait kelengkapan surat
eligibilitas peserta adalah harus adanya
verifikator untuk memverifikasi berkas berkas
yang berkaitan dengan proses pengklaiman
BPJS Kesehatan, dan mengembalikan berkas
yang tidak lengkap pada bagian perawatan
rawat jalan serta jika masih terdapat berkas
yang tidak lengkap yang mengganggu proses
kelancaran klaim maka petugas JKN harus
mengembalikan berkas tersebut ke Poli/DPJP
agar segera dilengkapi sesuai dengan standar
yang seharusnya. Setelah menyelesaikan
analisis mengenai kelengkapan surat
eligibilitas peserta rawat jalan di RSU
Hermina Arcamanik, untuk memberikan
hasil yang lebih baik maka peneliti
mengusulkan beberapa saran adalah
sebagai berikut: Sebaiknya melakukan
monitoring dan pemberitahuan pentingnya
kelengkapan pada pengisian surat
eligibilitas peserta karena akan
berpengaruh pada kelancaran dalam
 KOSALA: Jurnal Ilmu Kesehatan Vol. 12 No. 1 May 2024

proses klaim BPJS, mengadakan pelatihan Permenkes. (2022). Peraturan Menteri Kesehatan RI
tentang kelengkapan pengisian surat No. 24 Tahun 2022 Pasal 1 tentang Rekam
eligibilitas kepada tenaga kerja yang
bertugas demi terciptanya kelancaran pada Medis.
proses pengerjaan klaim BPJS juga agar
Sugiyono. (2018). Metode Penelitian Kuantitatif,
dapat meminimalisis ketidaklengkapan
pada berkas surat eligibilitas peserta dan Kualitatif dan R&D. Alfabet: Bandung.
mengadakan meeting setiap bulannya
untuk melakukan evaluasi kinerja agar Undang Undang Republik Indonesia No. 36 Tahun
dapat dibenahi dan disesuaikan dengan 2009 tentang kesehatan.
standar operasonal yang diterapkan oleh
rumah sakit. Undang Undang Republik Indonesia No. 40 Tahun
2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional.
DAFTAR PUSTAKA
Ali Sabela Hasibuan dkk. (2019). Ketidaklengkapan
Dokumen Rekam Medis Rawat Inap. Jurnal
Ilmiah Perekam dan Informasi Kesehatan
Imelda.

Fantri Pamungkas dkk. (2015). Identifikasi

Ketidaklengkapan Dokumen Rekam Medis
Rawat Inap. Jurnal Kedokteran Brawijaya.

Hukumonline. (2014). Surat Eligibilitas Pangkas

Antrian Peserta BPJS. Diakses dari:
https://www.hukumonline.com/berita/a/surat-
eligibilitas--pangkas-antrian-peserta-bpjs-
lt53a97165b59d4 pada tanggal 11 September
2023.

Irmawaty Indar dkk. (2013). Faktor Yang

Berhubungan Dengan Kelengkapan Rekam
Medis. Jurnal Administrasi dan Kebijakan
Kesehatan Indonesia

Permenkes. (2019). Peraturan Menteri Kesehatan RI

No. 30 Tahun 2019 Pasal 1 tentang Rumah
Sakit.