LAPORAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN

“PENGELOLAAN DAN PENGEDITAN BERKAS ARSIP

INAKTIF DI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
DI UNIVERSITAS PADJAJARAN”

Disusun untuk menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan

Disusun Oleh :
Nama : Bintang Aulia
Nomor Induk Siswa : 2021.10.198
NISN : 0018083671

DINAS PENDIDIKAN PROVINSI JAWA BARAT CABANG

PENDIDIKAN WILAYAH VIII SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN
NEGERI 1 RANCAEKEK KOMPENTENSI KEAHLIAN TEKNIK
KOMPUTER JARINGAN
2022
 PENGESAHAAN INSTANSI

Laporan Praktek Kerja Lapangan telah di setujui dan disahkan oleh :

Nama Instansi : Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Unversitas

Padjajaran

Pimpinan : Arief Firmansyah

Alamat : - Jln. Raya Bandung Sumedang KM 21, Jatinangor 45363

Telp. : (022) 7796416 (S1). (022) 2510276 (Pasca)

Pada hari :

Tanggal :

Mengetahui,
Pimpinan / Direktur Pembimbing Instansi I

Arief Firmansyah, S.Sos, M.Si Ujang Suherman, S.Sos

NIP.19780925200502108 NIP. 196708191987031001

Pembimbing Instansi II Pembimbing Instansi III

Siti Rahayu, S.Sos Dede Arifin

NIP. 196707031992032001 NIP. 19720621200701100
 PENGESAHAAN SEKOLAH

Laporan Praktek Kerja Lapangan telah di setujui dan di sahkan oleh Kompetensi
Keahlian Teknik Komputer Jaringan SMKN 1 Rancaekek.

Mengetahui,
Ketua Kompetensi Keahlian Pembimbing

Dikdik Shodiqin, S.Kom., M.Kom Cecep Saepudin. S.KOM, M.Pd

NIP. 19771025200921001 NIP. 198002132022211006

Mengetahui,
Kepala Sekolah SMKN 1 Rancaekek Wakasek Hubin

Catur Sujatmiko,S.Pd., M.M.Pd. Yudi Sarip Aripin, M.KOM

NIP. 197212222008011002 NIP. 19820417201001012
 PENGESAHAN PENGUJI

Laporan ini di uji dan ditinjau oleh :

Penguji

Dikdik Shodiqin, S.Kom., M.Kom

NIP. 19771025200921001

Mengetahui,

Kepala
Sekolah SMK Negeri 1 Rancaekek Wakasek Hubin

Catur Sujatmiko, S.Pd, M.M.P.d Yudi Sarip Aripin, M.KOM

NIP. 197212222008011002 NIP. 198294172010011012
 MOTTO DAN PERSEMBAHAN

“Tidak ada pilihan untuk tidak berubah dan satu satunya yang tetap adalah
perubahan itu sendiri. Hidup yang tidak di pertaruhkan tidak akan pernah di
menangkan, dan untuk memulai hal yang baru, mencoba sesuatu yang lain kadang
kita harus berani mempertaruhkan apa yang kita punya.”

Nazwa Shihab.

Puji syukur saya ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
Rahmat dan Karunia-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan Laporan Praktek
Kerja Lapangan yang berjudul “ Pengelolaan dan Pertelaan Berkas Arsip
Inaktiv Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu Politik di universitas Padjajaran” yang
diajukan sebagai salah satu syarat untuk kelulusan jurusan Teknik Komputer
Jaringan.

Saya mengucapkan terimakasih kepada pihak yang terlibat :

1. Keluarga tercinta, kedua orang tua serta saudara yang telah memberikan
kasih sayang, do’a dan dukungan. Serta motivasi baik secara moril
maupun materil.
2. Teman-teman kelas XII TKJ 2 dan Teman-teman PKL yang senantiasa
membantu dan memberikan semangat dalam menjalankan Praktek Kerja
Lapangan.
3. Bapak/Ibu Guru SMK N 1 RANCAEKEK yang telah membimbing kami
dalam menjalankan Praktek Kerja Lapangan. Terutama kepada bapak
Cecep Saepudin S.KOM, M.Pd, dan Ibu Aisyah s.pd yang senantiasa
membantu dalam hal ini.
4. Kepada Ibu Siti Rahayu S.Sos, Bapak Ujang Suherman S.sos , dan Bapak
Dede Aripin selaku pembimbing PKL Yang telah menerima,
membimbing dan membantu saya dalam berlangsungnya Praktek Kerja
Lapangan.

v
 5. Terkhusus kepada sahabat dan teman PKL SMK Negeri Sukasari, yang
senantiasa selalu ada disaat saya ada kendala dalam berlangsungnya
Praktek Kerja Lapangan.

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah Yang Maha Esa atas petunjuk, rahmat, dan
hidayah-Nya saya dapat menyelesaikan laporan pelaksanaan Praktek Kerja
Lapangan (PKL) tanpa ada halangan apapun sesuai dengan waktu yang telah di
tentukan. Laporan ini di susun berdasarkan pengalaman dan ilmu yang saya
peroleh selama melalksanakan PKL di Dunia Usaha, Dunia Industri dan Dunia
Kerja (DUDIKA).

Penyusunan laporan Praktek Kerja Lapangan ini adalah salah satu syarat
untuk menyelesaikan Pendidikan di SMKN 1 Rancaekek, dan Laporan ini sebagai
bukti bahwa saya telah melaksanakan dan menyelesaikan Praktek Kerja
Lapangan.

Ucapan terima kasih yang mendalam saya sampaikan kepada Orang tua yang
selalu senantiasa mendorong dan memotivasi selama menyusun Laporan Praktek
Kerja Lapangan.

Laporan ini dapat diselesaikan dengan adanya bantuan semua pihak, oleh
karena itu daya mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Catur Sujatmiko, S.Pd., M.M.Pd, selaku Kepala Sekolah SMKN 1

Rancaekek
2. Bapak Yudi Sarip Aripin, M.Kom, Selaku Wakil Kepala Sekolah Bidang
Hubin dan Ketua PKL SMKN 1 Rancaekek
3. Bapak Dikdik Shodiqin, S.Kom., M.Kom, selaku Ketua Kompetensi
Keahlian TEKNIK KOMPUTER JARINGAN
4. Bapak Cecep Saepudin, M.Pd., Selaku Pembimbing PKL
5. Ibu Aisyah S.Pd., Selaku Pembimbing Pembuatan Laporan

vi
 6. Bapak Arief Irmansyah,S.Sos,M.si Selaku Manajer FISIP
7. Bapak Ujang Suherman,S.Sos selaku pembimbing lapangan I
8. Ibu Siti Rahayu,S.Sos selau Pembimbing Lapangan II
9. Bapak Dede Arifin selaku Pembimbing III

Akhir dari kesempatan ini saya menyampaikan terima kasih kepada semua
pihak yang turut membantu dalam upaya penyelesaian laporan ini. Saya juga
mengharapkan saran dan kritik demi perbaikan dan penyepurnaan Laporan ini.

Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan dan
bermanfaat bagi semua pembaca. Amiin.

Bandung,……………2022
Penyusun

Bintang Aulia
0018083671

vii
 DAFTAR ISI
PENGESAHAAN INSTANSI.................................................................................ii

PENGESAHAAN SEKOLAH...............................................................................iii

PENGESAHAN PENGUJI.....................................................................................vi

MOTTO DAN PERSEMBAHAN...........................................................................v

KATA PENGANTAR............................................................................................vi

DAFTAR ISI........................................................................................................viii

DAFTAR GAMBAR...............................................................................................x

DAFTAR LAMPIRAN...........................................................................................xi

BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................1

1.1 Latar Belakang.............................................................................................1

1.2 Maksud dan Tujuan......................................................................................1

1.3 Manfaat Kegiatan.........................................................................................2

1.4 Tempat dan Waktu Pelaksanaan...................................................................2

1.5 Sistematika Penulisan...................................................................................3

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI.......................................................4

2.1 Sejarah Universitas Padjajaran.....................................................................4

2.1.1 Sejarah Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik....................................11

2.2 Struktur Universitas Padjajaran..................................................................13

2.2.1 Struktur Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.....................................13

2.3 Visi, Misi, dan Tujuan................................................................................16

2.3.1 Visi.........................................................................................................16

2.3.2 Misi........................................................................................................17

2.3.3 Tujuan....................................................................................................17

BAB III KEGIATAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN.................................19

viii
 3.1 Dasar Teori Arsip dan Kearsipan...............................................................19

3.1.1 Pengertian Arsip....................................................................................19

3.1.2 Fungsi Arsip...........................................................................................23

3.1.3 Penataan Arsip.......................................................................................23

3.1.4 Pemeliharaan Arsip................................................................................24

3.2 Kegiatan PKL.............................................................................................25

3.2.1 Persiapan Kerja (alat dan bahan)...........................................................25

3.2.2 Proses Kerja Pengarsipan.....................................................................26

3.2.3 Pembahasan masalah............................................................................34

BAB IV PENUTUP...........................................................................................35

4.1 Kesimpulan.................................................................................................35

4.2 Saran...........................................................................................................35

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................36

LAMPIRAN...........................................................................................................37

ix
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Rektorat Universitas Paadjajaran Kampus Jatinangor............................4
Gambar 2 Rektor Universitas Padjadjaran dari masa ke masa Tahun 1957
s.d.Sekarang.............................................................................................................9
Gambar 3 Denah Universitas Padjajaran Kamous Jatinangor...............................10
Gambar 4. Gedung Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik....................................11
Gambar 6 Struktur Inti Organisasi Universitas Padjajaran....................................13
Gambar 7 Struktur Organisasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik...................14
Gambar 8 Pemilahan Data.....................................................................................27
Gambar 9 Entri Data..............................................................................................28
Gambar 10 Tampilan pertama ketika memasuki Pintasunpad.ic.id.......................29
Gambar 11 Tampilan memasukan paus.................................................................29
Gambar 12 Tampilan ketika selesai log in.............................................................30
Gambar 13 Rekaman Arsip DPNA........................................................................30
Gambar 14 Rekaman Data Arsip Salinan Ijazah dan Berita Acara.......................31
Gambar 15 Tampilan Mencari program Studi.......................................................31
Gambar 16 Tampilan mencari tahun angkatan......................................................32
Gambar 17 Tampilan mencari nama mahasiswa...................................................32
Gambar 18 Tampilan Mencari no Box..................................................................32
Gambar 19 Tampilan Refresh, Print dan Keluar Aplikasi.....................................32

x
 DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Dokumentasi Siswa PKL SMK negeri 1 Rancaekek.........................38
Lampiran 2 Dokumentasi Bersama Pembimbing PKL..........................................38
Lampiran 3 Dokumentasi Pengarahan Kerja.........................................................39
Lampiran 4 Dokumentasi Pertelaan dan Pengeditan Data.....................................39
Lampiran 5 Dokumentasi Pembimbing DUDIKA, Siswa PKL Smk Negeri 1
Rancaekek, SMK Negeri Sukasari, SMK Pasundan TanjungSari, SMK yayasan
Budi Mandiri Tanjungsari, dan SMK Bakti Nusantara Cileunyi...........................42
Lampiran 6 Dokumentasi Jumat Bersih.................................................................43
Lampiran 7 Dokumentasi Pelaksanaan Olahraga..................................................44
Lampiran 8 Dokumentasi Makan Bersama............................................................45

xi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan untuk melatih dan
memberikan pengajaran kepada siswa dalam Dunia Industri atau Dunia
Usaha yang relevan terkait kompetensi keahlian masing masing. Selain itu
PKL juga bertujuan untuk memberikan bekal ilmu dalam dunia kerja agar
dimasa mendatang para siswa dapat bersaing dalam dunia industri yang
semakin ketat seperti saat ini, untuk mempersiapkan siswa agar memiliki
kemampuan teknis dengan wawasan yang luas dan fleksibel di era kemajuan
teknologi dan ilmu pengetahuan, meningkatkan mutu dalam Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK), serta mengasah dan mengimplementasikan
materi yang diperoleh siswa dari sekolah masing masing terkait jurusannya.
Kegiatan prakerin merupakan salah satu bentuk kegiatan dari sekian
banyak visi dan misi SMK Negeri 1 Rancaekek dalam mempersiapkan
siswa dan siswinya untuk memasuki dunia industri dan dunia usaha
(DI/DU) nantinya. Dunia industri dan dunia usaha tersebut tentunya tidak
dapat diperoleh dengan mudah, maka dari itu para siswa tidak hanya
dibekali dengan teori belajar saja tetapi juga pemahaman tentang lingkungan
yang akan mereka hadapi setelah lulus sekolah. Kegiatan PKL dilaksanakan
sesuai dengan kemampuan atau kejuruan yang terdapat pada masing masing
siswa.

1.2 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dan tujuan dari PKL ini adalah untuk :
1. Siswa yang memiliki pengetahuan, keterampilan, dan etos kerja yang sesuai
dengan tuntutan lapangan pekerjaan.

1
 2

2. Menambah pengalaman siswa yang melaksanakan kegiatan PKL ini.

3. Memberikan pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja
sebagai bagian dari proses pendidikan sekolah menengah kejuruan.

1.3 Manfaat Kegiatan

Manfaat kegiatan PKL adalah untuk mengenalkan siswa pada
lingkungan kerja di dunia industri dan usaha. Dengan begitu, ketika mereka
terjun ke lapangan pekerjaan yang sesungguhnya, diharapkan mereka tidak
canggung dan dapat beradaptasi dengan cepat.

Selain itu dapat membentuk pola pikir siswa agar terkonstruktif

secara baik serta memberikan pengalaman dalam dunia industri maupun
dunia kerja. Pengalaman akan sangat dibutuhkan ketika seseorang mulai
terjun ke dunia kerja. Dan pengalaman tersebut bisa didapatkan oleh para
siswa dengan mengikuti kegiatan PKL.

1.4 Tempat dan Waktu Pelaksanaan

Kegiatan PKL dilakukan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Padjadjaran beralamat di Jl. Ir. Soekarno Km. 21 Jatinangor
Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di lakukan pada tanggal 1 Juli
2022 s.d 30 September 2022 dengan jadwal PKL sebagai berikut:

No Hari Waktu

1 Senin 08.00 s.d 15.00 WIB

2 Selasa 08.00 s.d 15.00 WIB

3 Rabu 08.00 s.d 15.00 WIB

4 Kamis 08.00 s.d 15.00 WIB

5 Jumat 08.00 s.d 15.00 WIB

 3

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dalam laporan terbagi dalam beberapa BAB yaitu :

 BAB I Pendahuluan

Pada BAB ini merupakan pengantar terhadap permasalahan yang akan

dibahas. Dalam BAB ini memberikan gambaran tentang Praktek Kerja
lapanagan yang terdiri dari latar belakang, maksud dan tujuan PKL, Manfat
kegiatan, Waktu dan tempat pelaksanaan dan sistematika penulisan.

 BAB II Gambaran umum Instansi

Pada BAB ini menejelaskan gambaran umum Sejarah Universitas

Padjajaran, Sejarah Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Serta Visi, Misi
dan Tujuan Universitas Padjajaran.

 BAB III Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

Pada BAB ini berisi tentang gambaran secara umum berlangsungnya PKL.
Yang terdiri dari dasar teori, kegiatan pkl, persiapan kerja, prose kerja, dan
pembahasan masalah.

 BAB IV Penutup

Kesimpulan dan saran merupakan tahapan akhir dari laporan Praktek Kerja
Lapangan yang berisi dari uraian pada setiap bab sebelumnya serta saran
berdasarkan temuan selama Praktek Kerja Lapangan.
 BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1 Sejarah Universitas Padjajaran

Gambar 1 Rektorat Universitas Paadjajaran Kampus Jatinangor

Universitas Padjadjaran atau dikenal dengan singkatan UNPAD

merupakan salah satu perguruan tinggi negeri yang ada di Indonesia.
UNPAD berdiri pada 11 September 1957, dengan lokasi kampus di
Bandung. Saat ini, UNPAD berstatus sebagai Perguruan Tinggi Negeri
Badan Hukum. Peraturan Pemerintah Nomor 80 Tahun 2014 tentang
Penetapan UNPAD sebagai Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum
ditandatangani Presiden RI, Susilo Bambang Yudhoyono, pada 17 Oktober
2014. Setelah itu, Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2015 tentang
Statuta Universitas Padjadjaran ditandatangani Presiden RI, Joko Widodo,
pada 22 Juli 2015.

PTN Badan Hukum ini tercantum dalam Undang-Undang Nomor 12

Tahun 12 tentang Pendidikan Tinggi. Pada pasal 65 UU tersebut disebutkan,
penyelenggaraan otonomi perguruan tinggi dapat diberikan secara selektif

4
 5

berdasarkan kinerja oleh Menteri kepada PTN. Bentuk otonomi yang

dimaksud terdiri dari PTN yang menerapkan pola Pengelolaan Keuangan

Badan Layanan Umum (PK BLU) atau PTN Badan Hukum. UNPAD telah
melaksanakan otonomi PK BLU sejak 15 September 2008, dan kini
memperoleh mandat untuk meningkatkan otonomi menjadi PTN Badan
Hukum. Kepercayaan pemerintah memberikan mandat kepada UNPAD
menjadi PTN Badan Hukum merupakan “buah” dari perjuangan panjang
para pengelola UNPAD menjaga kualitas serta prestasi para mahasiswanya
di tingkat nasional dan internasional.

Pada tahun 1950-an, di Bandung sebenarnya telah ada perguruan

tinggi seperti Fakultas Teknik dan Fakultas MIPA yang merupakan bagian
dari Universitas Indonesia (UI) dan Perguruan Tinggi Pendidikan Guru
(PTPG). Namun, masyarakat menghendaki sebuah universitas negeri yang
menyelenggarakan pendidikan dari berbagai disiplin ilmu. Perhatian
pemerintah daerah dan pemerintah pusat sangat besar terhadap perlu adanya
universitas negeri di Bandung, terutama setelah Bandung dipilih sebagai
kota penyelenggaraan Konferensi Asia-Afrika pada tahun 1955.

Oleh karena itu, pada tanggal 14 Oktober 1956 terbentuklah Panitia

Pembentukan Universitas Negeri (PPUN) di Bandung. Pembentukan PPUN
tersebut berlangsung di Balai Kotapraja Bandung. Pada rapat kedua tanggal
3 Desember 1956, panitia membentuk delegasi yang terdiri dari Prof. Muh.
Yamin, Mr. Soenardi, Mr. Bushar Muhammad, dan beberapa orang tokoh
masyarakat Jawa Barat lainnya. Tugas delegasi adalah menyampaikan
aspirasi rakyat Jawa Barat tentang pendirian universitas negeri di Bandung
kepada Pemerintah, DPR Kabupaten dan Kota Besar Bandung, Gubernur
Jawa Barat, Presiden UI, Ketua Parlemen, Menteri PPK, bahkan kepada
Presiden Republik Indonesia.

Delegasi berhasil melaksanakan tugasnya dengan baik, sehingga

pemerintah melalui SK Menteri PPK No. 11181/S tertanggal 2 Februari
 6

1957, memutuskan membentuk Panitia Negara Pembentukan Universitas

Negeri (PNPUN) di Kota Bandung.

Pada tanggal 25 Agustus 1957 dibentuk Badan Pekerja (BP) dan

PNPUN tersebut yang diketuai oleh R. Ipik Gandamana, Gubernur Jawa
Barat. BP dibentuk dengan tujuan untuk mempercepat proses kelahiran UN
tersebut. Hasil dari BP adalah lahirnya Universitas Padjadjaran (UNPAD)
pada hari Rabu 11 September 1957, dikukuhkan berdasarkan PP No. 37
Tahun 1957 tertanggal 18 September 1957 (LN RI No. 91 Tahun 1957).

Kemudian berdasarkan SK Menteri PPK No. 91445/CIII tertanggal

20 September , status dan fungsi BP diubah menjadi Presidium UNPAD
yang dilantik oleh Presiden RI tanggal 24 September 1957 di kantor
Gubernuran Bandung.

Adapun nama “Padjadjaran” diambil dari nama Kerajaan Sunda,

yaitu Kerajaan Padjadjaran yang dipimpin oleh Prabu Siliwangi atau Prabu
Dewantaprana Sri Baduga Maharaja di Pakuan Padjadjaran (1473-1513 M).
Nama ini adalah nama yang paling terkenal dan dikenang oleh rakyat Jawa
Barat, karena kemashuran sosoknya di antara raja-raja yang ada di tatar
Sunda ketika itu. Pada saat berdirinya, UNPAD terdiri dari 4 fakultas:
Fakultas Hukum dan Pengetahuan Masyarakat, Fakultas Ekonomi
(keduanya berawal dari Yayasan Universitas Merdeka di Bandung),
Fakultas Keguruan & Ilmu Pendidikan (FKIP, penjelmaan dari PTPG di
Bandung), dan Fakultas Kedokteran.

Pada 18 September 1960, dibuka Fakultas Pendidikan Jasmani (FPJ)

sebagai perubahan dari Akademi Pendidikan Jasmani. Pada tahun 1963-
1964, FPJ dan FKIP melepaskan diri dari UNPAD dan masing-masing
menjadi Sekolah Tinggi Olah Raga dan Institut Keguruan & Ilmu
Pendidikan (IKIP, sekarang Universitas Pendidikan Indonesia).

Dalam kurun waktu 6 tahun, di lingkungan UNPAD bertambah 8

fakultas yakni: Fakultas Sosial Politik (13 Oktober 1958, sekarang FISIP),
 7

Fakultas Matematika & Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA, 1 November

1958), Fakultas Sastra (1 November 1958, kini menjadi Fakultas Ilmu

Budaya), Fakultas Pertanian (Faperta, 1 September 1959), Fakultas

Kedokteran Gigi (FKG, 1 September 1959), Fakultas Publisistik (18
September 1960, sekarang menjadi Fikom), Fakultas Psikologi (FPsi, 1
September 1961), dan Fakultas Peternakan (Fapet, 27 Juli 1963).

Tahun 2005, UNPAD membuka 3 fakultas baru Fakultas Ilmu

Keperawatan (FIK, 8 Juni 2005), Fakultas Perikanan & Ilmu Kelautan
(FPIK, 7 Juli 2005), dan Fakultas Teknologi Industri Pertanian (FTIP, 13
September 2005).

Selama 2 tahun kemudian, UNPAD meningkatkan status 2 jurusan

di FMIPA, yaitu Jurusan Farmasi menjadi Fakultas Farmasi (17 Oktober
2006), serta Jurusan Geologi menjadi Fakultas Teknik Geologi (FTG, 12
Desember 2007).

Dalam rangka meningkatkan performa universitas, pada 7

September 1982, UNPAD membuka Fakultas Pascasarjana. Fakultas ini
menyelenggarakan pendidikan jenjang S-2 (Program Magister) dan S-3
(program Doktor). Pada perkembangan selanjutnya, Fakultas Pascasarjana
statusnya berubah menjadi Program Pascasarjana. Sebagai upaya memenuhi
tenaga-tenaga terampil ahli madya, maka UNPAD juga menyelenggarakan
pendidikan Program Diploma (S-0) untuk beberapa bidang ilmu.

Kepemimpinan di UNPAD pun mengalami perkembangan, baik para

pejabat, struktur, maupun bentuk organisasinya. Kepemimpinan yang
pertama berbentuk presidium, dengan ketua R. Ipik. Gandamana, Wakil
Ketua R. Djusar Subrata, serta Sekretaris Mr. Soeradi Wikantaatmadja dan
R Suradiradja.

Selanjutnya pad 6 November 1957 diangkat Presiden UNPAD yaitu

Mr. Iwa Koesoemasoemantri, berdasarkan SK Presiden RI No. 14/M/1957,
 8

tertanggal 1 Oktober 1957. Pengambilan sumpah dilakukan di Istana

Negara. Dalam pelaksanaan tugasnya, Presiden UNPAD didampingi Senat

Universitas dengan Sekretaris Prof. M. Sadarjun Siswomartojo,

Kusumahatmadja, dan Mr. Bushar Muhammad.

Sejak 1963, sebutan Presiden Universitas diubah menjadi Rektor

dan sebutan Sekretaris Universitas atau Kuasa Presiden diubah menjadi
Pembantu Rektor.

Adapun susunan pejabat Rektor UNPAD sejak awal berdirinya

hingga sekarang sebagai berikut.:

1957-1961: Prof. Iwa Koesoemasoemantri, S.H.

1961-1964: Prof. R. G. Soeria Soemantri, drg.

1964-1966: Moh. Sanusi Hardjadinata

1966-1973: Prof. R. S. Soeria Atmadja

1973-1974: Prof. Dr. Mochtar Kusumaatmadja, S.H., LL.M.

1974-1982: Prof. Dr. Hindersah Wiraatmadja

1982-1990: Prof. Dr. Yuyun Wirasasmita, M.Sc.

1990-1998: Prof. Dr. H. Maman P. Rukmana

1998-2007: Prof. Dr. H. A. Himendra Wargahadibrata, dr., Sp.An., KIC

2007-2015: Prof. Dr. Ir. Ganjar Kurnia, DEA

2015 – 2019: Prof. Dr. med. Tri Hanggono Achmad, dr.

2019-sekarang: Prof. Dr. Rina Indiastuti, S.E., M.SIE.

 9

Gambar 2 Rektor Universitas Padjadjaran dari masa ke masa Tahun 1957 s.d.Sekarang

Terinspirasi oleh “Kota Akademik Tsukuba”, Rektor keenam

UNPAD, Prof. Dr. Hindersah Wiraatmadja menggagas “Kota Akademis
Manglayang”, yang terletak di kawasan kaki Gunung Manglayang.

Konsep tersebut menjawab permasalahan kampus UNPAD yang

tersebar di 13 lokasi yang berbeda sehingga menyulitkan koordinasi dan
pengembangan daya tampung, selain untuk meningkatkan produktivitas,
mutu lulusan, dan pengembangan sarana/prasarana fisik.

Sejak tahun 1977, UNPAD merintis pengadaan lahan yang memadai

dan tahun 1979 baru disepakati dengan adanya penunjukkan lahan bekas
perkebunan di Jatinangor. Berdasarkan Surat Keputusan Gubernur Jawa
Barat No. 593/3590/1987, kawasan itu meliputi luas 3.285,5 Hektar, terbagi
dalam 7 wilayah peruntukkan. Khusus untuk UNPAD, wilayah
 10

pengembangan kampus di Jatinangor mencakup 175 h. Secara bertahap,

UNPAD telah mulai memindahkan kegiatan pendidikannya ke Jatinangor
sejak 1983, yang diawali oleh Fakultas Pertanian. Kemudian diikuti oleh
fakultas-fakultas lainnya yang ada di lingkungan UNPAD. Pada 5 Januari
2012, gedung Rektorat UNPAD resmi pindah ke Jatinangor.
 11

Gambar 3 Denah Universitas Padjajaran Kamous Jatinangor

2.1.1 Sejarah Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

 12

Gambar 4. Gedung Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas

Padjadjaran (UNPAD) berdiri pada tanggal 13 Oktober 1958, dengan nama
awal Fakultas Administrasi Negara dan Niaga. Saat itu, warga Jawa Barat
berharap

keilmuan di fakultas ini dapat merespon realitas sosial dan kemanusiaan

yang dinamis di Jawa Barat. Fakultas ini dahulu berada di bawah asuhan
Yayasan Pembina Universitas Padjadjaran sebagai cikal bakal FISIP. Dua
tahun kemudian, pada Agustus 1960, Fakultas ini dikukuhkan dengan nama
Fakultas Sosial dan Politik (Sospol). Fakultas Sospol menjadi salah satu
fakultas yang berada di lingkungan UNPAD. Lalu, pada Desember 1983,
berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
Indonesia, Fakultas Sospol menjadi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
(FISIP) hingga sekarang.
FISIP telah dipimpin oleh beberapa dekan, di antaranya Prof. Iwa
Koesoemah Soemantri, Prof. Kabullah Widjayaamiarsa, Dudi Singadilaga
M.PA., Prof. R.S. Soeria Atmadja, Drs. Suwardi Wiriatmaja., Drs. A.D.
Nasution., Prof. R.D.H. Koesoemaatmadja., Dr. Muchtar Affandi, Drs. R.
Kosasih Purawisastra, Prof. Djadja Saefullah., Drs. A.D. Djuhana, Prof.
 13

Kusnaka Adimiharja, Dr. Tachjan, Prof. Asep Kartiwa, Dr. Arry Bainus,
dan saat ini Dr. R. Widya Setiabudi. Sekarang, FISIP UNPAD memiliki
delapan departemen, empat program studi sarjana terapan, delapan studi
program sarjana, satu program studi di luar kampus utama, delapan program
studi magister dengan empat konsentrasi, dan delapan program studi doktor
dengan lima konsentrasi. FISIP telah menorehkan berbagai prestasi dari segi
pengajaran, penelitian, pengabdian pada masyarakat, juga prestasi
mahasiswa. Hal ini merupakan hasil dari kolaborasi dari berbagai pihak
yang ada di FISIP.
FISIP juga gencar melakukan banyak kerja sama di bidang
pembelajaran dan riset dengan berbagai institusi. Saat ini, FISIP terus
berupaya dan berkomitmen meningkatkan prestasi dan membangun
international collaborative government dengan berbagai pihak. Hal itu
dilakukan untuk merespon perubahan dan mencapai keunggulan di bidang
ilmu sosial dan ilmu politik.
Di masa pandemi Covid-19, FISIP UNPAD menyelenggarakan
pembelajaran jarak jauh dengan memanfaatkan teknologi digital. Hal ini

berdasarkan kebijakan Rektor UNPAD agar kegiatan perkuliahan

dan lainnya yang biasa di adakan di kampus dapat menyesuaikan dengan
tatanan baru.

2.2 Struktur Universitas Padjajaran

 14

Gambar 5 Struktur Inti Organisasi Universitas Padjajaran

2.2.1 Struktur Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Gambar 6 Struktur Organisasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Padjajaran
Untuk menunjang kegiatan perusahaan dan untuk mempermudah
sistem terhadap karyawan dibagian keuangan, maka dibentuklah suatu
struktur organisasi dari Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di Universitas
Padjadjaran Jatinangor, dimana pengawasan tersebut dimaksudkan untuk
memajukan perusahaan dan memberikan pelayanan secara profesional agar
karyawan tidak merasa kecewa dengan hasil pelayanan yang diberikan.
 15

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dipimpin oleh seorang Dekan
yang membawahi beberapa kepala sub bagian dengan wewenang dan
tugasnya masing-masing seperti penjelasan yang ada dibawah ini. Dibawah
ini merupakan tugas dan wewenang untuk tiap-tipa jabat dibagian keuangan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran Jatinangor :

1. Dekan

Dekan merupakan pimpinan tertingi dari sebuah Fakultas. Tugas dari

seorang Dekan yaitu memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitain,
dan pengabdian masyarakan, membina tenaga kependidikan, mahasiswa,
dan tenanga administrasi Fakultas sertamemimpin penyelenggaraan
kegiatan di bidang keuangan umun dan administrasi.

2. Wakil Dekan Perencanaan, Sumber Daya dan Tata Kelola.

Wakil Dekan 2 atau biasa dikenal dengan PD2 (Pembantu Dekan 2)

ini mempunyai tugas memimpin penyelenggaraan kegiatan di bidang umum
dan administrasi.

3. Kepala Bagian Tata Usaha

Mempunyai tugas pokok yang harus dilaksanakan ialah

menghimpun, mempelajari, dan menerapkan peraturan perundang undangan
serta memberi arahan kepada para Kepala Sub. Bagian dalam melaksanakan
tugas sesuai bidangnya, memfasilitasi penyusunan renstra dan renop
Fakultas, melakukan

koordinasi dalam penyusun dan penerapan SPM dan SOP dalam proses

pelayanan, melakukan pembinaan dan evaluasi kerja pegawai serta

melakukan koordinasi, evaluasi, dan pelaporan secara berkala, di bidang

akademik, kepegawaian dan keuangan, umum dan perlengkapan,

 16

kemahasiswaan, dan kearsipan. Siswa siswi PKL ditempatkan di bagian

Tata Usaha unit kearsipan.

4. Kepala Bagian Keuangan dan Sarana Prasarana

Mempunyai tugas ikhtisar tugas yang menjadi tanggung jawabnya.

Ini merupakan tugas dari Kepala Bagian Keuangan dan Sarana Prasarana
ialah melaksanakan penyusunan program kerja, melaksanakan urusan
keuangan, mengelola barang milik negara, melaksanakan pelaporan berkala,
melakukan monitoring dan evaluasi pekerjaan tenaga pelaksana pada sub
bagian keuangan dan sarana prasarana.

5. PUMK (Pemegang Uang Muka Kerja)

Merupakan pemegang uang yang paling utama di bagian keuangan

atau dengan kata lain sebagai bendahara utama. Tugas dari seorang PUMK
yaitu pengawasan alokasi, menerima dan mencatat penggunaan uang muka
kerja, membuat buku kas dan buku bank, membuat laporan realisasi
anggaran, membuat revisi anggaran dan lain-lain.

6. Staf-Staf

a) Staf 1 yaitu penyusun laporan dan pengeola keuangan pelaksana.

Mempunyai rincian tugas yaitu diantaranya membuat daftar penerima gaji,
membuat daftar penerima uang makan, membayar/mentransfer rapel, uang
makan, membuat rincian gaji pegawai, membuat dan menyampaikan daftar
penerima gaji dan potongan dan lain-lain.

b) Staf 2 yaitu sebagai penyusun laporan dan pengelola keuangan pelaksana.

Mempunyai rincian tugas yaitu sebagai berikut : Membayar honorarium,
membayar/mentransfer biaya pelatihan/seminar, membuat daftar
honorarium, verifikasi kwitansi, memproses dan membayar pajak dan lain-
lain.
 17

c) Staf 3 yaitu sebagai penyusun laporan dan pengelola keuangan

pelaksana. Mempunyai rincian tugas yaitu sebagai berikut mengatur kas
harian, menandatangani realisasi pembayaran honor, membayar honorium,
membayar biaya perjalanan dinas, menyusun daftar honor belanja pegawai
(LS), memproses penandatanganan LS di Fakultas, menyusun laporan
pertanggungjawaban LS dan lain-lain.

d) Staf 4 mempunyai jabatan sebagai caraka. Mempunyai rincian tugas

yaitu segai berikut membayar honorarium. Membuat daftar honorarium,
menyusun daftar belanja pegawai (LS), menyerahkan daftar usulan LS dan
UP ke Universitas Padjadjaran Jatinangor, memproses penandatanganan
usulan LS di Fakultas, menyusun laporan pertanggung jabawan LS dan lain-
lain.

2.3 Visi, Misi, dan Tujuan

2.3.1 Visi
Visi UNPAD dalam Renstra 2020-2024 adalah “Mencapai
Universitas Bereputasi Dunia dan Berdampak pada Masyarakat” yang
dilandasi oleh Pola Ilmiah Pokok “Bina Mulia Hukum dan Lingkungan
Hidup”. Reputasi dunia dibutuhkan untuk keberlanjutan eksistensi UNPAD
di level internasional dalam menjamin kualitas tridarma perguruan tinggi.
Adapun indikator universitas bereputasi dunia adalah sebagai berikut:
Memiliki kemampuan membangun ekosistem pendidikan dan pengajaran,
serta penelitian yang menghasilkan sumberdaya manusia kompeten, lulusan
unggul (kompeten, kompetitif, berkarakter, dan produktif), dan hasil
penelitian yang bereputasi internasional; Memiliki kemampuan untuk

membangun sistem kemitraan dengan industri dan bisnis untuk

mendukung kualitas dan relevansi kegiatan pengajaran dan penelitian yang
berstandar internasional; Memiliki kemampuan untuk cepat melakukan
adaptasi dan inovasi menghadapi pengembangan iptek di tingkat
 18

internasional; Memiliki kemampuan untuk menerapkan tata kelola yang

memenuhi standar internasional dalam melaksanakan tridharma perguruan
tinggi dan kegiatan pendukung; Universitas yang berdampak pada
masyarakat adalah universitas yang dapat meningkatkan kualitas pendidikan
tinggi, mendukung pendidikan untuk semua kalangan, mendukung
penegakan hukum dan lingkungan hidup, pertumbuhan ekonomi, keamanan
sosial dan pelestarian budaya.

2.3.2 Misi
1. Mewujudkan academic excellence dan memperoleh rekognisi nasional dan
internasional;
2. Meningkatnya relevansi dan inovasi pendidikan, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat;
3. Mewujudkan kemandirian dengan kapitalisasi sumber daya internal dan
kemitraan strategis;
4. Meningkatkan kontribusi UNPAD dalam penyelesaian masalah yang
berdampak pada kesejahteraan masyarakat Jawa Barat dan Indonesia;
5. Membangun karakter kepemimpinan dengan budaya kolektif, profesional,
dan berintegritas dalam pengelolaan keberlanjutan Universitas.

2.3.3 Tujuan
1. Sebagaimana Visi UNPAD 2020 – 2024, maka ditetapkan tujuan strategis
yang akan dicapai sebagai berikut:
2. Tercapainya keberlanjutan produktivitas sumber daya manusia (SDM) dan
kelembagaan merespons perubahan global; Tercapainya lulusan berdaya
saing Internasional yang berkarakter dan menjunjung budaya lokal;
3. Tercapainya hasil riset dan inovasi unggul yang terekognisi internasional
berlandaskan Pola Ilmiah Pokok; Terwujudnya kemandirian institusi yang
 19

didukung oleh tata kelola yang baik dan kemitraan strategis di dalam dan
luar negeri;
4. Terwujudnya peningkatan kontribusi untuk pembangunan Jawa Barat dan
Indonesia berbasis kualitas dan relevansi pengembangan iptek dan inovasi;
5. Tercapainya pengakuan atas reputasi UNPAD berskala Internasional.
 BAB III
KEGIATAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

3.1 Dasar Teori Arsip dan Kearsipan

3.1.1 Pengertian Arsip
Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber
informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga,
organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang
dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan
adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan
digital. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima
oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan
manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan
melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.

Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan

atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan
terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah
ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan
secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi,
badan maupun perseorangan.

Pengertian Kearsipan Menurut UU No. 43 Tahun 2009

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

20
 21

3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan
yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan
pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan.
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum
dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah
penemuan dan pemanfaatan arsip.
12. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
13. Lembaga negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang
kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain
yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara
sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
 22

14. Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah

lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang
melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di
ibukota negara.
15. Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja
perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota
provinsi.
16. Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan
kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di
ibukotakabupaten/kota.
17. Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan
organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan
fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
18. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan
tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum
yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan
Republik Indonesia.
19. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas
dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan
arsip dinamis.
20. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
21. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
22. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang
berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis
arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
 23

arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan

sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
23. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan
arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada
lembaga kearsipan.
24. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi
kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem
kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan
sarana, serta sumber daya lainnya.
25. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
26. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem
kearsipan nasional.
27. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada
lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip
statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
28. Sistem kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu
sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai
komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku
serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan
kearsipan secara nasional.
29. Sistem informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat
SIKN adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh
ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
30. Jaringan informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat
JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara
nasional yang dikelola oleh ANRI.
 24

31. Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar
berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah
diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan
dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.

3.1.2 Fungsi Arsip

Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas
administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber
informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan
sekunder.

1) Fungsi primer

Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada

kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang
berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi
pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer
meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

2) Fungsi sekunder

Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada

kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan
lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan
umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna
skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

3.1.3 Penataan Arsip

Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun
bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses
penemuan 8 kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan
penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Sistem
 25

penyimpanan arsip menurut Sedarmayanti (2003:69-76) dalam Tata

Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern adalah sebagai
berikut:

1. Sistem Abjad ( Alphabetical Filing System ) Sistem abjad adalah salah satu
sistem penyimpanan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata
berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada
peraturan mengindeks.
2. Sistem Masalah/Perihal/Pokok Soal ( Subject Filing System ) Sistem
masalah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan kegiatan-
kegiatan yang berkenaan dengan masalahmasalah yang berhubungan dengan
perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan
sistem ini, harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya
terjadi dalam suratsurat setiap harinya.
3. Sistem Nomor ( Numerical Filing System ) Sistem nomor adalah salah satu
sistem penyimpanan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang
kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu ( Chronological Filing System ) Sistem
tanggal adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan urutan
tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan
pedoman termaksud diperhatikan 9 dari datangnya surat (akan lebih baik
bila berpedoman pada cap datangnya surat).
5. Sistem Wilayah/Regional/Daerah ( Geographical Filing System ) Sistem
wilayah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan tempat
(lokasi), daerah atau wilayah tertentu.

3.1.4 Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan
karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari
beberapa komponen yang saling kontak antara komponen yang satu dengan
 26

lainnya. Kontak antar komponen yang masing-masing mengandung asam

tersebut dapat mengakibatkan bahan arsip menjadi rusak.

Kerusakan arsip selain disebabkan oleh faktor dari dalam, juga

disebabkan oleh faktor dari luar seperti udara, cahaya, mikro organisme
serta oleh manusia atau petugas arsip karena kesalahan-kesalahan yang
dilakukan dalam penanganan maupun penyimpanannya.

Pemeliharaan dan perawatan arsip pada hakekatnya adalah

pemeliharaan dan perawatan fisik arsip. Apabila fisik arsip utuh, maka utuh
pula informasi yang dikandungnya. Kegiatan pemeliharaan dan perawatann
bahan arsip merupakan kegiatan yang tidak mudah dilakukan karena bahan
atau media rekam arsip beraneka macam dan penyebab dari kerusakan suatu
arsip juga bermacammacam pula.

Untuk dapat melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip yang

berdaya guna dan berhasil guna, terlebih dulu perlu mengetahui asal-usul
(jenis) bahan arsip serta penyebab kerusakannya.Usaha pemeliharaan arsip
berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah,
tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut
informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari
pemusnahan yang tidak diinginkan.

3.2 Kegiatan PKL

3.2.1 Persiapan Kerja (alat dan bahan)
Alat dan bahan yang di gunakan untuk pengarsipan yaitu sebagai berikut :
1. Rak Arsip

Rak arsip ialah lemari tanpa pintu lokasi menyimpan dokumentasi

yang dibentuk secara lateral (menyamping).

2. Map Arsip
 27

Map arsip ialah lipatan yang tercipta dari karton/kertas tebal atau
plastik yang dipakai untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang
ditabung tidak terlampau banyak, berkisar 1-50 lembar.

3. Guide

Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri
dari 2 bagian ,

 Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-
tanda atau indeks (pengelompokan) arsip.
 Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya

4. Box Arsip

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip

yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan
di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam map. Selanjutnya kotak
ini akan ditempatkan pada rak arsip.

5. Alat Penyimpanan Khusus

Alat penyimpan khusus ialah alat yang dipakai untuk menyimpan

dokumentasi dalam bentuk-bentuk yang khusus laksana flash disk, compact
disk (CD), dan sebagainya. Alat ini memiliki beragam format desain,
tergantung dengan perkembangan zaman dan peradaban tekhnologi yang
berkembang.

3.2.2 Proses Kerja Pengarsipan

A. Pemilahan
Langkah awal pemilahan arsip adalah memisahkan antara arsip
dengan non arsip serta di publik arsip yang berlebihan .nonarsip dapat
 28

berupa : formulir dan blanko kosong, ordner, sampul, dll. Bahan-bahan

nonarsip ini dapat di musnahkan.

Gambar 7 Pemilahan Data

B. Entri Berkas
 29

Mengentri adalah bidang pekerjaan administrasi yang membantu

perusahaan memproses informasi dengan pengambilan data dari berkas atau
formulir, yang dim asukan kedalam sistem komputer dan memastikan data
tersebut tersimpat secara akurat dan efesien.

Gambar 8 Entri Data

C. Daftar Pertelaan dan Pengeditan Data Arsip

 30

Daftar pertelaan arsip sering disebut juga dengan Daftar Arsip untuk
merekam arsip inaktif yang diusulkan untuk dipindahkan dari unit kerja
pengolah ke unit kearsipan / Pusat Arsip instansi.
Pengeditan data merupakan proses memeriksakembali data yang telah
terkumpul untuk mengetahui apakah data yang terkumpul cukup baik dan
dapat diolah dengan baik. Pengecekan rekaman arsip ini dapat di buka di
aplikasi excel, spreedsheet, dan axces.
a) Membuka Rekaman Daftar Peserta Nilai Akhir dengan aplikasi excel
Sebelum membuka aplikasi tersebut diperlukan koneksi data, karena
di unpad memiliki keamanan untuk menyambungkan data maka di perlukan
login. Untuk dapat masuk melalui pintasunpad.ac.id diperlukan mempunyai
PAuS name. PAuS ID adalah sebuah sistem otentikasi dengan teknologi
oauth 2.0 untuk mengizinkan pengguna menggunakan berbagai layanan di
Unpad dengan menggunakan satu akun pengguna saja yang disebut
dengan PAuS Name.
 Login melalui Pintasunpad.ac.id

Gambar 9 Tampilan pertama ketika memasuki Pintasunpad.ic.id

 Login dan masukan Paus masing masing

 31

Gambar 10 Tampilan memasukan paus

 Log in selesai

Gambar 11 Tampilan ketika selesai log in

 Buka data rekaman arsip yang ada di microsoft excel

Gambar 12 Rekaman Arsip DPNA

Petunjuk Pengisian
 32

Kolom(1), di isi sesuai waktu ketika mengentri

Kolom(2,3), di isi dengan nama pengentri

Kolom(4), di isi dengan program studi yang tercantum dalam berkas

Kolom(5), di isi dengan tahun akademik yang tercantum dalam berkas

Kolom(6), di isi sesuai dengan nama berkas

Kolom(7), di isi dengan nama mata kuliah tercantum dalam berkas

Kolom(8), di isi dengan nama dosen tercantum dalam berkas

Kolom(9), di isi dengan nomor box yang tercantung di box

Kolom(10), di isi dengan nomor berkas yang tercantung di berkas.

Pengecekan rekaman Arsip DPNA dapat dibuka melalui Excel dan

Spreedshet, Rekaman ini bersifat umum dapat diakses oleh siapapun.

b) Membuka rekaman dara arsip Salinan Ijazah dan Berita Acara

Untuk membuka rekaman arsip Salinan Ijazah dan Berita Acara
dilakukan Sharing data melalui Axces, yaitu dengan menyambungkan kabel
dari pc utama dengan pc yang akan dipakai. untuk dapat melakukan sharing
data di perlukan memasukan username dan pasword karna dari pc utama
memiliki keamanan, setelah dapat masuk rekaman arsip salinan ijazah dan
berita acara dapat di buka dan di edit
 Buka rekaman data arsip Salinana ijazah dan berita acara di aplikasi
axces

Gambar 13 Rekaman Data Arsip Salinan Ijazah dan Berita Acara

 Mencari Kode Program Studi

 33

Gambar 14 Tampilan Mencari program Studi.

 Memcari Tahun Angkatan

Gambar 15 Tampilan mencari tahun angkatan

 Mencari nama mahasiswa

Gambar 16 Tampilan mencari nama mahasiswa

 Mencari no Box

Gambar 17 Tampilan Mencari no Box

 Refresh dan keluar aplikasi

 34

Gambar 18 Tampilan Refresh, Print dan Keluar Aplikasi

Petunjuk Pengisian
Kolom(1), di isi dengan kode Program Studi
Kolom(2), di isi dengan nomor pokok mahasiswa
Kolom(3), di isi dengan nama mahasiswa
Kolom(4), di isi dengan nama berkas
Kolom(5), di isi dengan tanggal dan tahun lulus
Kolom(6), di isi dengan no ijazah
Kolom(7), di isi dengan upload file
Kolom(8), di isi dengan nomor box yang tercantum di box
Kolom(9), di isi dengan nomor berkas yang tercantum di berkas
Kolom(10), di isi dengan tahun angkatan
Kolom(11), di isi dengan keterangan

Pengecekan rekaman Arsip Salinan Ijazah dan Berita Acara dapat di

buka melalui sharing Axces rekaman ini mempunyai kerahasiaan hanya
admin dan orang orang tertentu yang dapat mengakses aplikasi ini

D. Labeling
Label adalah kertas yang di tempelkan di tab quide atau folder
dengan melakukan pelebelan yaitu realisasi dari kegiatan penentuan indeks
dan kode. Setelah pertelaan dan pengecekan berkas bisa masuk kebagian
labeling.

E. Scan
 35

Scan adalah proses memindai objek dokumen yang akan diubah

menjadi data digital berupa file. Berkas yang sudah di labeling bisa masuk
kebagian scan.

F. Penyimpanan

Penyimpanan arsip inaktif dilakukan berdasarkan daftar arsip inaktif

Penyimpanan arsip inaktif dilaksanakan dengan melakukan penataan box
arsip pada rak. Berkas yang sudah melalui tahap scan dapat masuk kebagian
penyimpanan.

G. Pemusnahan
Bila telah sampai waktunya dan habis masa reterensinya maka arsip
inaktif harus di Pemusnahan, ini adalah rangkaian terahir setelah tahapan
pemindahan arsip dan pemyerahan arsip.

3.2.3 Pembahasan masalah

Terdapat berbagai macam permasalahan di kearsipan diantaranya :
 Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat
diperlukan.
 Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu
harus segera disimpan.
 Kurang menyadari arti penting nya suatu arsip bagi organisasi.
Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita
harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar
tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah
sebagai berikut :

 Pergunakan system penyimpanan secara tepat

System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur
memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan sehingga
bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat.
 Simpan Berkas Pada Satu Lokasi
 36

Simpan berkas-berkas penting pada satu lemari khusus. Jika sekiranya

berkas tersebut sudah tidak digunakan lagi, simpan saja dalam gudang.
Kalau ada waktu luang, bisa melakukan back up dengan cara memindai
dokumen-dokumen tersebut.
 Petugas kearsipan yang memenuhi syarat
Pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh
factor Kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali
keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Di samping itu tanggung
jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-baikny
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Setelah melaksanakan praktek kerja industri di fakultas ilmu sosial
dan politik di universitas padjajaran, menyimpulkan bahwa sistem
pengarsipan dinamis di fakultas ilmusosial dan politik sebagai berikut:

1. Dalam proses sistem pengarsipan, pada dasarnya terbentuk dari bagian

pengeloaan yang terstruktur, sistematis dan masif;
2. Penyusun dalam kearsiapan harus di susun dengan rapih tidak sembarangan
tersusun sesuai kehendak;
3. Penyususnan berkas arsip dinamis harus tersusun sesuai deangan nomor
uotput setiap berkas;
4. Penyusunan berkas arsip dinamis di simpan di record center
5. Dalam kearsipan tidak hanya perihal ilmu digitalisasi, melainkan perihal
dalam mejaga etika, komunikasi yang baik dan efektif, organisasi dan
manajemen, keterampilan bernegoisasi, dapat berfikir kritis, dan dapat
bekerjasama dalam delegalasi.

4.2 Saran
Adapun saran yang dapat disampaikan kepada pihak sekolah dan
instansi :

1. Pihak sekolah dan instansi lebih meningkatkan kejasamanya.

2. Berdasarkan kegiatan ini saya sedikit memberikan saran, agar para peserta
mempersiapakan diri lebih lanjut. Hal ini dapat di lakukan dengan
menguasai pelajaran yang di terapkan dalam instansi. Dengan begitu praktek
kerja lapangan dalam sebuah isntansi nanti akan lebih mudah.
3. Pihak instansi di harapkan dapat menerima siswa dan siswi SMK Negeri 1
Rancaekek untuk tahun yang akan datang.

37
 DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional Republik Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor

43 Tahun 2009, tentang Kearsipan

Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 70 Tahun 2015 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Pengelola

Khasanah, Uswatun Khasanah. 2019. pengolahan-data-baik-pengertian-fungsi-

tahapan-dan-metode., Tangerang.

Sitanggang, Tagor. 2020. Pengelolaan dan Penataan Arsip Aktif dan Inaktif.,
Sumatera Utara

Rusidi , Pemeliharaan dan perawatan Arsip., Yogyakarta

Jati, 2022. macam-macam jenis alat-alat peralatan kearsipan dan fungsinya.

Prasetyo, Agus Joko, 2013 masalah pokok dalam kearsipan dan pemecahanya.

38
LAMPIRAN

39
Lampiran 1 Dokumentasi Siswa PKL SMK negeri 1 Rancaekek

Lampiran 2 Dokumentasi Bersama Pembimbing PKL

40
 Lampiran 3 Dokumentasi Pengarahan Kerja

Lampiran 4 Dokumentasi Pertelaan dan Pengeditan Data

41
42
43
Lampiran 5 Dokumentasi Pembimbing DUDIKA, Siswa PKL Smk Negeri 1 Rancaekek, SMK
Negeri Sukasari, SMK Pasundan TanjungSari, SMK yayasan Budi Mandiri Tanjungsari, dan SMK
Bakti Nusantara Cileunyi

44
Lampiran 6 Dokumentasi Jumat Bersih

45
Lampiran 7 Dokumentasi Pelaksanaan Olahraga

46
Lampiran 8 Dokumentasi Makan Bersama

47