Judul Laporan : Sistem Pengolahan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Kua Lemahabang Kabupaten Cirebon.
Nama : Didin Saparudin
Nis : 222310224
Kom. Keahlian : Akuntansi Dan Keuangan Lembaga
Disetujui Oleh :
Mengetahui :
Judul Laporan : Sistem Pengolahan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Kua Lemahabang Kabupaten Cirebon.
Nama : Didin Saparudin
Nis : 222310224
Kom. Keahlian : Akuntansi Dan Keuangan Lembaga
Disetujui Oleh :
Instruktur
KUA LEMAHABANG
Mengetahui ;
Alhamdulillah, Segala Puji Dan Syukur Mari Panjatkan Kepada Allah Swt. Yang Telah
Memberikan Limpahan Rezeki Dan Karunia Kepada Kita Semua Sehingga Penyusun Mampu
Membuat Laporan Kerja Industri (Prakerin) yang bertempat di KUA Lemahabang dengan lancar.
Dan tidak lupa mengucapkan banyak terimakasih kepada pihak-pihak yang telah
meluangkan waktunya untuk membantu kami dalam proses penyusunan laporan ini.kami
terimakasih kepada yang terhormat :
1. Bapak Ahmad Hanief SE, M.pd, selaku kepala sekolah SMK SAHIDA Lemahabang.
2. Bapak Agus Nova Pamungkas S.pd. Selaku Waka Dunia Usaha / Dunia Industri SMK
SAHIDA Lemahabang.
3. Ibu Yuvi Roihani S.pd Selaku Ketua Kompetensi Keahlian Akuntansi Dan Keuangan
Lembaga.
4. Bapak Suparman S.kom Selaku Pembimbing Kami.
5. Bapak Abdul Badri S.H.I.,M.H Selaku Kepala KUA Lemahabang.
6. Bapak Ahmad Fikry Khawarizmi S.kom.I. Selaku Pembimbing di KUA lemahabang.
7. Kedua Orang Tua Saya Senantiasa Mendoakan dan Memberikan Motivasi Selama Kegiatan
Prakerin.
8. Bapak dan Ibu Guru SMK SAHIDA Lemahabang Yang Dengan Sabar mendidik Kami.
Kepada semua pihak yang telah berperan aktif dalam penyusunan laporan ini, kami ucapkan
terimakasih. Semoga laporan ini dapat memberi manfaat positif bagi rangka meningkatkan
proses belajar peraktik kerja industri.
DIDIN SAPARUDIN
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN…………………….……….
………………………………………………i
LEMBAR PENGESAHAN PERUSAHAAN…..……………………..…….……………….ii
KATA PENGANTAR………………………………………………………….….
…………………...iii
DAFTAR ISI……………..
…………………………………………………………………………….……iv
BAB I PENDAHULUAN
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan…………..
…………………………………………………………………………………….12
5.2
Saran………………………………………………………………………………………………
……….….12
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pelayanan publik dapat diartikan sebagai segala bentuk pelayanan, baik dalam bentuk barang
maupun jaa public yang menjadi tanggung jawab intansi pemerintah dipuat, daerah dan di lingkungan
badan usaha milik negara/ daerah.
Kantor urusan agama adalah kantor yang melaksanakan sebagai tugas kantor kementrian agama di
Indonesia di kabupaten kotamadya di bidang urusan agama islam dalam wilayah kecamatan ,pelayanan
public pada kantor urusan agama ini meliputi bimbingan pencatatan nikah,rekomendasi nikah legalisasi
buku nikah,duplikat buku nikah,pembuatan adm perwakafan dsb. Dalam penyelenggara pelayanan publik
penyelenggara dituntut untuk menerapkan prinsip efektif, efisien dan inovasi sehingga dapat
menghasilkan kepuasan masyarakat sebagai pihak yang menerima pelayanan.
Aktivitas pelayanan sangat berpengaruh terhadap pencapaian mutu dan kegaiatan organisasi serta
berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Pelayanan yang diberikan tidak
hanya sekedar memberikan bantuan terhadap kebutuhan masyarakat/pelanggan, tetapi juga memberikan
pelayanan yang baik terhadap masyarakat, maka dari itu penulis mengambil judul “SISTEM
PENGOLAHAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KUA LEMAHABANG KABUPATEN
CIREBON”
1.2.1 Tujuan
Adapun tujuan pembuatan laporan ini adalah:
1. Untuk mengetahui pelayanan publik KUA kecamatan Lemahabang Kabupaten Cirebon.
2. Untuk mengatur dan menjalankan pelayanan yang baik kepada Masyarakat.
3. Untuk mempertahankan citra yang baik dimata masyarakat dengan menerapkan standar
pelayanan yang baik.
1.2.2 Manfaat
Berdasarkan hasil Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang kami lakukan pada Kantor Urusan Agama
kecamatan Lemahabang kabupaten Cirebon manfaat yang kami ketahui diantaranya:
1. Dapat menghasilkan kepuasan masyarakat sebagai pihak yang menerima pelayanan dengan
standar pelayanan yang baik.
2. Memberikan pelayanan yang baik sangat berpengaruh terhadap pencapaian mutu dan tujuan suatu
instansi/organisasi.
BAB II
Kantor Urusan Agama adalah instansı terkecil kementrian agama yang ada di tingkat
kecamatan KUA bertugas membantu melaksanakan sebagian tugas kantor kementrian agama
kabupaten di bidang agama islam di wilayah kecamatan.
Pada umumnya berdirinya sebuah Kantor Urusan Agama, tidak terlepas darı perjalanan sejarah
satu bangsa dan negara indonesia di sebabkan karena adanya penjajahan asing di indonesia. Sehingga
memengaruhi sistem kehidupan masyarakat pada waktu itu.
Sejarah KUA ini di awali dengan adanya lembaga kepenghuluan. Bahkan lembaga
kepenghuluan telah ada jauh sebelum indonesia merdeka pada tahun 1945, Ujar mentri agama yaqut
Cholil Qoumas pada pencanangan repitalisası KUA di banjar negara. KUA secara tidak langsung
menjadi bagian yang paling penting dalam perjalanan hidup seseorang meski demikian, tugas KUA
dahulu terbilang cukup sederhana, baik fisik maupun sistem pengelolaan nya.
KUA memiliki beberapa fungsi yaitu fungsi administrası, fungsi pelayan, fungsi pembinaan,
fungsi penerangan serta fungsi penyuluhan. Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi nya, maka
rumusan fisı mısı, sasaran dan tujuan serta kebijakan harus di rancang guna menentukan acuan dan
arah pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut agar mencapa efektifitas, evesiensi dan produktifitas yang
optimal, di samping itu juga agar memilik sistem pengukuran dan pertanggung jawaban yang falid,
akurat dan rellabel. Dan semua it akan bermuara pada peningkatan yang berkelanjutan sebagai abdi
masyarakat dan suat lembaga yang bersama Kantor Urusan Agama (KUA).
Berikut susunan struktur organisasi kantor urusan agama kecamatan Lemahabang Kabupaten
Cirebon:
Kepala KUA
Staf Pelaksana
Penghulu
1. Muhammad Milik
Drs. H.Makhin
2. Anis Kaerunisa
3. Rosidi
Penyuluh Agama
Pramubakti
h 1. H. Didin Fahrudin S.Sos
- 2. Ahmad Fikry Khawarizmi
Pengawas
1. Kepala KUA
Tugas pokok dari Kepala KUA adalah sebagaimana yang ditegaskan dalam KMA
Nomor 517 Tahun 2001 yaitu melaksanakan sebagian tugas dari Kantor Kementerian
Agama Kabupaten/Kabupaten dibidang Urusan Agama Islam Dari penjabaran
tersebut maka seorang kepala KUA mempunyai tugas sebagai berikut:
2. Penghulu
Adapun tugas penghulu diantaranya
1. Membantu Kepala Kantor Unisan Agama Penghulu dalam menyusun rencana kerja tahunan
dan operasional kepenghuluan.
2. Melakukan pendaftaran dan meneliti kelengkapan adminstrasi pendaftaran kehendak nikah
rujuk, memeriksa calon pengantin dan membuat materi pengumuman peristiwa NR serta
mempublikasikan melalui media.
3. Mengelola dan memverifikası data calon pengantin serta berkas-berkas persyaratan NR
serta pemantauan pelanggaran ketentuan nikah rujuk .
4. Menyiapkan bukti pendaftaran nikah.
5. Memberikan penasehatan dan pembinaan kepada Catin pra nikah dan pembinaan keluarga
sakinah.
6. Membuat jadwal pelaksanaan akad nikah dan rujuk baik yang dilaksanakan di kantor, di luar
kantor pada jam kerja maupun di luar kantor di luar jam kerja.
3. Penyuluh Agama Islam
Secara umum tugas penyuluh adalah melaksanakan dan mengembangkan kegiatan bimbingan/
penyuluhan agama dan mensukseskan program-program pembangunan melalui pintu dan bahasa
agama. Program yang terintegrasi dengan pemerintah yang menjadi tangan panjang untuk
mensosialisasikan dan melaksanakan pembangunan hingga masyarakat paling bawah.
4. Pramubakti
Tugas pramubakti KUA adalah melaksanakan kebersihan dan keamanan sesuai uraian tugas di
KUA, dengan tugas tambahan diperbantukan pada tenaga administrasi seperti mengerjakan tugas
sembilan dan fungsi KUA yang termasuk dalam peraturan menteri agama Republik Indonesia
Nomor 34 Tahun 2016 pasal 3.
Demi Meningkatkan Kualitas Pelayanan Yang Baik, Maka Terbentuk Visi Misi KUA
Kecamatan Lemahabang Sebagai Berikut
Visi
Terwujudnya Masyarakat Kecamatan Lemahabang Yang Agamis Dan Berakhlaqui Karimah
Berbasis Keluarga Sakinah Mawaddah Warohmah.
Misi
1. Meningkatkan Kualitas Pelayanan Nikah Rujuk Dan Pembinaan Keluarga Sakinah
5.Meningkatkan Kualitas Pembinaan Lembaga Keagamaan, Pangan Halal Dan Kemitraan Umat.
BAB III
LANDASAN TEORI
Menurut kamus besar bahasa indonesia balai pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni
proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha
memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan
dokumen berarti suatu perbuatan menggandakan ataumemperbanyak dokumen sesuai kebutuhan
dengan menggunakan alat pengganda.
Adapun pekerjaan yang dapat digandakan atau diperbanyak, antara lain: memperbanyak naskah
atau dokumen sebagai bahan suatu pekerjaan, misalnya: memperbanyak undangan,
memperbanyak bahan materi rapat dan sebagainya.
Fungsi penggandaan
Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya
tedapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakantugas
penunjang. Salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan.
A. Fotocopy
Fotocopy merupakan mesin pengganda yg paling banyak digunakan saat ini. Mesin ini
berfungsi untuk menyalin kembali suatu dokumen asli yang akan diperbanyak dengan
bantuan cahaya, panas, bahan kimia (tinta), dan muatan
Listrik statis yang menghasilkan salinan baru. Mesin fotocopy mampu menyalin 5-25
lembar per menitnya tergantung ukuran
C. Scanner
Scannerscanner merupakan mesin pengganda dokumen, gambar dan foto yang
menghasilkan salinan vang baik dan hamper sama seperti aslinya penggunan scanner
ini umumnya bersamaan dengan penggunaan komputer.
D. Printer
Printer merupakan mesin pengganda dokumen, gambar dan foto yang banyak digunakan saat
ini karena hasilnya yang baik dan penggunaanya yang mudah. Printer umunya saat ini digunakan
bersamaan dengan komputer/laptop sebagai pemberi perintah dan sumber file/dokumen yg akan di
hasilkan.
E. Mesin Risograph
Mesin risograph atau yang dikenal dengan nama mesin RISO, merupakan mesin perangkat
untuk mencetak dan menyalin suatu dokumen dengan kecepatan tinggi karena mesin dapat mencetak
hingga 120 lembar per menitnya, jauh lebih mesin dari mesin fotocopy dan scanner. Mesin ini bekerja
dengan menyalin salinan asli dokumen yg kemudian di scan dan setting di mesin Riso dan menghasilkan
salinan baru.
F. Mesin Offset
Mesin offset merupakan mesin cetak yang umunya digunakan pada industri percetakan dan
penerbitan seperti koran, buku, majalah, dll.
Mesin ini memilki bobot yg berat serta ukurannya yg besar karena memang digunakan untuk
memproduksi cetakan yg banyak dan besar.
G. Komputer
Komputer merupakan mesin pengganda dokumen namun dalam bentuk perangkat lunak atau software
penggunaan computer biasanya menggunakan printer dan scanner untuk menghasilkan dikumen dalam
bentuk naskah makalah, dll;
G. Faximile
Faximile merupakan salah satu alat kantor yang hanyak digunakan saat ini. Faximile biasanya digunakan
sebagai alat komunikasi dan juga dapat digunakan untuk meng-copy atau menggandakan dokumen berkas
yg diperlukan Mesin faximile ini umumnya terdiri dari mesin fax dan jaringan telepon, dimana cara cara
menggunakannya ialah dengan memasukkan terlebih dahulu dokumen ke mesin fax kemudian menekan
nomor telepon tujuan. Dan beberapa saat kemudian dokumen akan sampai di tujuan
Sebagai contoh tutorial di bawah ini saya menggunakan printer Epson 1.365 Sebelum melakukan
fotokopi dan memindai berkas, pastikan sudah menyiapkan dokumen dan perangkat yang mendukung
seperti laptop atau computer. Adapun cara yang bisa diikuti adalah sebagai berikut
1. Pastikan printer Epson L365 sudah diaktifkan dan kabel terpasang pada stopkontak dengan benar.
2. Tempatkan dokumen asli pada permukaan bening kaca scan dibawah penutup printer. Lalu tutup
kembali dokumen tersebut.
3. Klik tombol berwarna hijau untuk fotokopi berwarna. Sedangkan untuk fotokopi dokumen warna hitam
putih klik tombol berwarna putih
4. Tekan tombol copy baik hitam putih atau yang berwarna sebanyak jumlah fotokopi yang ingin di
hasilkan.
Contoh : misalkan ingin melakukan fotokopi hitam putih atau berwarna sebanyak 3 kali, maka tekan
tombol hitam putih sekali (jeda) sekali (jeda) sebanyak 3x.
5. Secara otomatis, printer akan mencetak salinan dokumen sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.
BAB IV
PELAKANAAN PRAKERIN
Pelakanaan kegiatan prakerin dimulai pada tanggal 27 Desember 2023 Sampai dengan 9
Maret 2024 bertempat di KUA Lemahabang.
Tabel pelaksanaan kegiatan
JAM
NO HARI JAM ISTIRAHAT JAM PULANG
MASUK
1 Senin 07.00 12.00 16.00
2 Selasa 07.00 12.00 16.00
3 Rabu 07.00 12.00 16.00
4 Kamis 07.00 12.00 16.00
5 Jumat 07.00 11.30 16.30
4.2 Prosedur Kerja Cara Mengelola Surat Masuk Dan Keluar di KUA
Lemahabang
Prosdur pengelolaan surat masuk dan penglolaan surat keluar di KUA Lemahabang :
c. Kendala -kendala pengelolaan surat masuk dan surat keluar di KUA Lemahabang
1. pencatatan surat masuk dan keluar tidak sesuai sehingga terjadi kesalahan dan menulis
2. kekurangan persayratan surat masuk dan keluar
3. kesibukan penandatangan sehingga tidak bisa melayani surat
d. Cara mengatasi Kendala-kendala yang terjadi saat pengelolaan surat masuk dan keluar:
1. membuat ulang Kembali surat masuk maupun keluar
2. harus melengkapi terlebih dahulu persyaratan yang ditentukan (SOP)
3. Ketika kepala dan penghulu sibuk bisa disimpan diruangan di atas meja pimpinnan atau
penghulu
BAB V
PENUNTUP
4.1 Kesimpulan
Setelah melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKI) di KUA kee Lemahabang selama 3
bulan yang dimulai dari tanggal 03 juli 2023 s.d 30 september 2023 pencipta mendapatkan
banyak pengalaman, baik itu pengalaman disiplin waktu, pengalaman berkomunikasi
ditempat kerja, dan pengalaman bekerja saat membantu para karyawan, yang nantinya akan
dijadikan bekal saat terjun langsung ke dunia kerja.
4.2 Saran
Saran untuk sekolah perihal kegiatan pkl berikutnya diharapkan sekolah dapat memberikan
bekal kepada para murid berupa pengajaran materi maupun praktik penggunaan
laptop/computer sehingga siswa tidak kebingungan saat membuat laporan.
Siswa/i diharapkan bisa disiplin waktu, mempunyai sikap sopan dan santun terutama dalam
berkomunikasi, dan menjaga nama baik sekolah pada saat sedang Praktik Kerja Lapangan
(PKL), supaya bisa membawa citra nama baik sekolah dan kedepannya siswa/i yang baru
ingin melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) bisa melaksanakan kembali di
perusaahan/instansi tersebut.