KOTA SEBULUSSALAM
OLEH :SALPINA
NISN : 0049570544
LEMBAR PENGESAHAN
PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM SUBJECK DI KANTOR MPD
KOTA SEBULUSSALAM
OLEH : SALPINA
NISN : 0049570544
NPUTK:5640771130032 NIP:19647221986032001
Riama,S.Pd
NIP:197209118200212205
LEMBAR PENGESAHAN
PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM SUBJECK D KANTOR MPD
KOTA SEBULUSSALAM
OLEH:SALPINA
NISN:0049570544
Menyetujui, Menyetujui,
Irsal,S.Pd Jaminuddin B
NIP:19660507200312004
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kepada ALLAH SWT.karena dangan rahmat dan karunianya
penulis dapat menyelesaikan projek work yang berjudul pemakian barang habis pakai dan
barang tidak habis pakai pada kantor dinas pendidikan kota sebulussalam projek work ini
disusun sebagai persyartan kenaikan kelas di SMKN 1 RUNDENG tahun ajaran 2022/2023.dan
tak lupa penulis ucapkan shalawat beriringkan salam kepada junjungan kita nabi besar
muhammad SAW.yang telah membawa umatnya dari zaman jahiliyah menuju zaman islamiyah
yang penuh dengan ilmu pengetahuan. dalam penulisaan projeck work ini penulis menyadari
masih banyak terdapat kekurangan dikerenakan penulis masih dalam tahap pembelajaran,oleh
karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membantu penulis menjadi lebih baik
dan masa yang akan datang.
Kegiatan prakerin dimaksudkan sebagai sah satu bekal dalam memasuki jenjang dunia
usaha atau dunia industri dan memupuk sikap mental yang lebih baik dalam melaksanakan
kewajiban sebagai penerus bangsa sehingga mampu dan siap kerja. Sehubungan dangan
terlaksananya prakerin ini tidak lepas dari bantuan dan dorongan semua pihak moril maupun
materil itu saya ucapkan banyak terima kasih yang sebesarnya.
4. Jaminuddin B.S Pd
5. Nurhati mariana,S.H
iii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN.........................................................................................i
KATA PENGANTAR..................................................................................................iii
DAFTAR ISI.................................................................................................................iv
BAB I PENDEHULUAN..............................................................................................1
1.Latar belakang .....................................................................................................1
2.Tujuan..................................................................................................................1
3.Mampaat...............................................................................................................1
BAB II SEJARAH INSTANSI TEMPAT PKL..........................................................2
1.Sejarah instansi....................................................................................................2
2.Visi Misi .............................................................................................................2
3.Struktur Organisasi Kantor..................................................................................3
3.Denah Lokasi.......................................................................................................4
BAB III PEMBAHASAN...............................................................................................5
1.Daftar kalsifikasi subjeck................................................................................5
BAB IV PENUTUP ........................................................................................................8
1.Kesimpulan.......................................................................................................8
2.Saran.................................................................................................................8
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................9
LAMPIRAN.....................................................................................................................10
iv
BAB I
PENDEHULUAN
1.LATAR BELAKANG
Dari semua aset organisasip yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip
merupakan warisan dari generasi ke generasi yang perlu di pelihara.Tingkat keberadaan suatu
bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya, tak terkecuali dalam
sebuah perusahaan atau organisasi.berkaitan dengan hal itu,arsip perlu dikelola dengan baik
dalam sebuah kerangka sistem yang benar.Pengelolaan arsip adalah salah satu sub kompetensi
yang harus dikuasai oleh seketaris atau bagian tata usaha perkantoran dan merupakan bagian
integral dari sub-sub kompetensi seorang seketaris. Sistem subjek merupakan salah satu
sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dari lima sistem yang ada. Dengan sistem
subjeck, juru arsip maupun sekrataris dapat lebih cepat dan mudah dalam mengigat pokok
masalah atau subjek arsip di banding kan dengan mengingat tanggal,nomor,wilayah,atau nama.
2.TUJUAN
3. MAMFAAT
Dalam setiap perusahaan, dokumen merupakan satu hal yang penting. Dokumen harus
dijaga dan diarsipkan karena isinya yang penting. Mengarsipkan dokumen-dokumen
merupakan hal yang seharusnya dilakukan guna menjaga dokumen agar mudah mencari jika
membutuhkannya suatu saat nanti. Untuk mengarsipkan juga mempunyai sistem penyimpanan
arsip. Arsip merupakan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai
macam bentuk yang lembaga, organisasi maupun perorangan buat.
BAB II
SEBULUSSALAM
VISI
VISI MENJADI MPD sebagai badan normative yang proaktif dalam mengaktualisasikan
perannya secara oftimal sebagai mitra pemerintah kota banda aceh dalam melahirkan
kebijakan pendidikan yang aspiratif,releven,dan bertakwa,berakhlak mulia,cerdas,dan maju.
MISI
DENAH LOKASI
3
BAB III
PEMBAHASAN
Untuk penyimpanan dengan asas disentralisasi, pemakaian sistem subjeck kurang begitu
tepat sebaba setiap unit kerja sudah mempunyai tugas dan berfungsi yang meliputi satu
subjeck tertentu. Misalnya unit kerja personalia.demikian pula bagian keungan.arsip dari
subjeck-subjeck lain niscaya tidak akan berda kedua unit kerja yang dijadikn contoh di atas.
Atau kalaupun ada, jumlahnya tidak akan begitu banyak, dan akan di simpan dengan
waktuyang lama untuk kemudian dipindahkan kesentral arsip.
Sebagaimana diuraikan sebelumnya bahwa untuk sistem yang memenuhi istilah subjek
yang banyak, diperlukan adanya daftar klasifikasi subjek agar istilah-istilah yang dipergunakan
untuk mengelompokkan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam. Daftar istilah tersebut
dibagi menjadi dua jenis, yaitu daftar klasifikasi subjek standar dan daftar klasifikasi subjek
sendiri.
Daftar subjek ini disebut standar sebetulnya hanyalah karena daftar ini sudah
merupakan standar umum di dunia internasional. Daftar standar ini banyak dipergunakan
untuk mengelompokkan buku-buku di perpustakaan. Ada juga yang menggunakan daftar
tersebut untuk penggolongan penyimpanan arsip. Arsip-arsip yang mempunyai masalah
(subjek) yang banyak dan luas memerlukan notasi terinci agar lokasi penyimpanan arsipnya
jelas.Seperti di nasional arsip suatu negara misalnya, penggunaan daftar yang standar ini sangat
sesuai dengan keperluan. Tetapi untuk suatu instansi yang mempergunakan sistem subjek,
penggunaan daftar standar ini kurang tepat, karena setiap instansi hanya mempunyai kegiatan
dalam bidang (subjek) tertentu dan terbatas, misalnya Departemen Pertanian, Departemen
Kesehatan, dan sebagainya. Untuk kearsipan instansi sebaiknya menggunakan daftar klasifikasi
subyek buatan sendiri sehingga dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan instansi yang
bersangkutan.Ada beberapa daftar klasifikasi subjek standar yang cukup banyak dipergunakan
secara internasional yaitu DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal
Classification) dan LC (Library of Congress Clasification). DDC membagi ke dalam epuluh kelas
utama sama seperti UDC, sedangkan LC membagi subjeknya ke dalam dua puluh kelas utama.
Ketiga bagan klasifikasi ini membagi subjeknya berdasarkan pembagian ilmu pengetahuan,
karena itu cocok dipergunakan untuk mengelompokkan koleksi buku di perpustakaan.
untuk menentukan letak bahan di tempat penyimpanan. Suatu perpustakaan atau nasional
arsip mempunyai koneksi dalam jumlah besar dan mencakup semua (10) bidang ilmu
pengetahuan niscaya akan mempergunakan sistem subjek DDC atau UDC. Dan kalau 10 Kelas
Utama tersebut masih kurang terinci, maka bagan LC yang terdiri dari 20 Kelas Utama dapat
dipergunakan. Untuk arsip Kantor Pemerintahan Daerah, DKI Jakarta misalnya, penggunaan
bagan UDC niscaya tidaklah cocok sebab:
2. Notasi UDC sukar dipergunakan sebagai tanda pengenal arsip dan lokasinya.
3. Petugas kearsipan harus memperoleh pendidikan khusus, padahal hampir semua karyawan
niscaya bergaul dengan arsip dan surat-surat, yang tentu saja terlalu banyak untuk dididik
secacara Untuk pengelolaan arsip, bagan subjek yang sangat cocok dipergunakan adalah bagan
klasifikasi subjek buatan sendiri. Terkecuali, seperti dikatakan sebelumnya, untuk pengelolaan
arsip nasional sesuatu negara yang mencakup semua bidang kegiatan negara maka bagan
klasifikasi standar Daftar Klasifikasi Untuk keperluan penyimpanan arsip yang mempergunakan
sistem-subjek, cara yang terbaik adalah mempergunakan daftar klasifikasi subjek buatan
sendiri. Hal ini disebabkan karena kebutuhan, fungsi, dan tugas suatu kantor tidaklah sama.
Daftar buatan sendiri niscaya dapat diselaraskan dengan kebutuhan dan tujuan kantor masing-
masing. Cara yang paling sederhana membuat daftar subjek adalah dengan mencatat setiap isi
(perihal) surat yang diterima satu per satu di dalam satu buku tulis di dalam satu buku tulis.
Daftar ini kemudian disusun menurut abjad. Beberapa istilah yang sama cukup diambil satu
untuk dimasukkan dalam daftar. Istilah subjek yang dipilih untuk daftar subjek hendaklah
memenuhi persyaratan sebagai berikut:
BAB IV
1.KESIMPULAN
sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan.
Untuk arsip instansi atau perusahaan yang disimpan secara sentral, maka sistem subjek adalah
sistem yang paling tepat dipergunakan. Sebab arsip tersebut berasal dari semua bagian atau
unit kerja yang mempunyai subjek (kegiatan) sendiri-sendiri, dan pada penyimpanan sentral
semuanya bergabung menjadi satu sistem. Untuk penyimpanan dengan asas desentralisasi,
pemakaian sistem subjek kurang begitu tepat sebab setiap unit kerja sudah mempunyai tugas
dan fungsi yang meliputi satu subjek tertentu.
Daftar klasifikasi dibagi menjadi dua jenis, yaitu daftar klasifikasi subjek standar dan daftar
klasifikasi subjek sendiri. Istilah subjek yang dipilih untuk daftar subjek hendaklah memenuhi
persyaratan sebagai berikut:
2.SARAN
Setalah saya mengikuti prakerin ini saya mendapatkan ilmu pengatahuan yang luas di kantor
mpd kota sebulussalam saya mendapat kan ilmu yang bermampaat serta saya mengucapkan
berterima kasih kepada bapak ibu guru yang sudah membimbing dan mendidik saya lebih baik
untuk kedepannya.
DAFTAR PARPUSTAKAAN
MINGGU PERTAMA
MINGGU KEDUA
MINGGU KETIGA
MINGGU KEEMPAT
MINGGU KELIMA
MINGGU KEENEM
NO HARI JAM KEGIATAN PARAF
1. Senin 08:00 Membersihkan ruangan
06/03/2022 09:38 Agenda surat
11:00 Disposisikan surat
12:00 Istirahat
16:45 Pulang
2. Selasa 09:12 Membersihkan ruangan
07/03/2022 12:00 Istirahat
15:23 Stempel
16:45 Pulang
3. Rabu 09:00 Membersihkan ruangan
08/03/2022 09:36 Agenda surat masuk
12:00 Istirahat
14:48 Stempel
14:50 Poto gopy
16:45 Pulang
4. Kamis 10:47 Membersihkan ruangan
09/03/2022 11:33 Stempel
12:00 Istirahat
16:46 Pulang
5. Jum’at 08:30 Membersihkan ruangan
10/03/2022 12:00 Istirahat
14:56 Poto gopy
15:22 Stempel
16:45 Pulang
MINGGU KETUJUH
MINGGU KELIMABELAS