PROPOSAL MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

PRESENSI MAHASISWA FAKULTAS ILMU KOMPUTER PADA JAM MATA KULIAH

MENGGUNAKAN KARTU TANDA MAHASISWA

DIUSULKAN OLEH :

1. Aji Suryana (Ketua) NIM 1810512013/ ANGKATAN 2018

2. Muhammad Rio Pratama (Anggota) NIM 1810512002/ ANGKATAN 2018

3. Nurul Aini (Anggota) NIM 1810512028/ ANGKATAN 2018

4. Khusnul Khotimah (Anggota) NIM 1810512031/ ANGKATAN 2018

5. Yuli Febyola (Anggota) NIM 1810512034/ ANGKATAN 2018

Program Sarjana Sistem Informasi

Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta

2020
A. LATAR BELAKANG
Dewasa ini, pada kalangan mahasiswa marak dikenalnya budaya “Tipsen”
atau titip presensi. Sistem titip presensi ini adalah dengan cara meminta
pertolongan kepada teman sejawat untuk mengisi presensi mata kuliah di kolom
nama sesuai tanda tangan mereka yang menitipkan presensi. Hal ini menimbulkan
budaya untuk jarang masuk ke kelas namun presensi tetap full. Maka dari itu, kami
mencanangkan presensi menggunakan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) di Fakultas
Ilmu Komputer untuk angkatan 2018 s.d. terbaru. Sistem kehadiran mahasiswa FIK
menggunakan KTM merupakan sistem daftar kehadiran mahasiswa agar lebih
efektif dan efisien sehingga Staff Fakultas Ilmu Komputer tidak perlu melakukan
penginputan daftar kehadiran manual. Dengan adanya sistem ini, daftar hadir
langsung terinput oleh sistem secara otomatis. Juga, mengurangi budaya titip
presensi di kalangan mahasiswa.

B. SOLUSI YANG DITAWARKAN

Berdasarkan permasalahan yang ada di Fakultas Ilmu Komputer, solusi yang
tepat yaitu mengimplementasikan sistem dan alat “Presensi Mahasiswa Fakultas
Ilmu Komputer Pada Jam Mata Kuliah Menggunakan Kartu Tanda Mahasiswa”
kepada angkatan 2018 s.d. terbaru agar mengurangi budaya titip presensi
dikalangan mahasiswa dan lebih efektif dan efisien dalam penginputan kehadiran
oleh Staff Fakultas Ilmu Komputer.

C. RUANG LINGKUP
Proyek sistem dan alat “Presensi Mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer Pada
Jam Mata Kuliah Menggunakan Kartu Tanda Mahasiswa” yang akan dibangun ini
mempunyai ruang lingkup, artinya ada batasan-batasan yang harus dihindari dan
apa saja yang harus dikerjakan. Untuk itu, ruang lingkup proyek ini adalah sebagai
berikut :
1. Merancang sistem informasi yang dapat mendukung sistem presensi mahasiswa
angkatan 2018 s.d. terbaru di Fakultas Ilmu Komputer.
2. Membuat alat untuk presensi mahasiswa angkatan 2018 s.d. terbaru.
 3. Mengimplementasikan dan melakukan pengujian sistem dan alat sampai bisa
beroperasional secara maksimal dan menyelesaikan permasalahan yang
ditemukan sebelumnya.
4. Menganalisis kendala dan hambatan dalam pengimplementasian sistem dan
alat presensi.
5. Memulihkan kendala dan hambatan yang ditemukan sebelumnya.

Dari ruang lingkup diatas, sasaran sistem dan alat presensi bagi mahasiswa
Fakultas Ilmu Komputer adalah sebagai berikut :

1. Alat presensi mahasiswa dapat terintegrasi dengan portal mahasiswa Sistem

Informasi Akademik.
2. Mahasiswa dapat langsung melihat presensi yang otomatis diperbarui di Sistem
Informasi Akademik.

D. WORK BREAKDOWN STRUCTURE

Work Breakdown Structure (WBS) adalah gambaran struktur fungsi dari
level tertinggi sampai level rinci, adapun WBS dari Proyek Presensi Mahasiswa
Fakultas Ilmu Komputer Pada Jam Mata Kuliah Menggunakan Kartu Tanda
Mahasiswa yang akan dibangun adalah sesuai gambar berikut :

Gambar D.1.
E. JADWAL PELAKSANAAN
Jadwal pelaksanaan menunjukkan berapa lama waktu yang diperlukan
untuk membuat Proyek Presensi Mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer Pada Jam Mata
Kuliah Menggunakan Kartu Tanda Mahasiswa tersebut secara keseluruhan sampai
aplikasi siap dioperasikan. Untuk membuat jadwal pelaksanaan ini, sebelumnya ada
beberapa kegiatan yang harus dilalui terlebih dahulu diantaranya adalah sebagai
berikut :
E.1 ESTIMASI WAKTU
Sebelum dibuat jadwal pelaksanaannya, maka terlebih dahulu
dibuat tabel estimasi waktu yang diperlukan untuk mengerjakan aktivitas
tersebut. Pembuatan estimasi waktu aktivitas ini dibuat berdasarkan apa
yang ada pada WBS, dimana pekerjaan tersebut melihat dari level terakhir
dari WBS, setelah ditentukan kegiatan yang diambil dari level terakhir WBS.

Gambar D.1 : WBS.

Tabel E.2.1 : Estimasi waktu proyek

Task Task Waktu

Kd Task
sebelum sesudah (hari)
A Melakukan pendataan terkait status - C 5
keaktifan mahasiswa FIK
B Analisis kegunaan KTM untuk A D 3
presensi
C Menentukan ruang lingkup A B 2
penggunaan presensi dengan KTM
 D Merancang sistem presensi B E 4
E Membuat design sistem D F 3
F Pemasangan alat B,C G 3
G Menguji coba kelayakan sistem D,E,F I,J 4
presensi
H Melakukan pengontrolan sistem F - 3
presensi
I Mengevaluasi kerja sistem presensi E,G,H - 2
J Membuat berita acara berupa I - 5
laporan kesiapan sistem presensi
K Laporan rekapitulasi kehadiran J - 3
mahasiswa perbulan
E.2 DIAGRAM NETWORK

Setelah estimasi waktu proyek sudah selesai dikerjakan, selanjutnya

membuat Diagram Network, untuk membuat diagram network ini
berpedoman pada tabel estimasi proyek dengan memperhatikan task
sesudah dan sebelum, artinya sebuah kegiatan dilakukan sesudah kegiatan
apa dan sebelum kegiatan apa. Untuk lebih lengkapnya diagram network ini
dapat ditunjukkan pada Gambar E.2.1 berikut :

E.3 JALUR KRITIS

Jalur kritis (critical path) adalah jalur yang menunjukkan kegiatan
kritis dari awal kegiatan sampai dengan akhir kegiatan pada diagram
network. Pengertian jalur kritis adalah waktu yang terlama artinya jika pada
jumlah lama waku itu proyek tidak selesai maka proyek dianggap selesai
tidak tepat waktu sesuai yang direncanakan. Untuk menentukan jalur kritis
dengan melihat total dari beberapa jalur yang dapat ditarik dari diagram
network kemudian disusun kedalam sebuah tabel dan lama hari kerjanya
dijumlahkan sehingga totalnya kita bandingakan satu dengan yang lainnya.
Hal ini dapat dilihat dari dari beberapa jalur yang ditunjukkan pada tabel
E.2.1 yang terdiri dari jalur kegiatan kemudian perhatikan total terlama,
maka itulah jalur kritisnya. Dalam hal ini yaitu total hari yang terlama adalah
28 hari pada jalur A,B,C,D,E,F,G,H,I,J,K pada tabel E.3.1.

Jalur Hari Ttl

A,B,D,E,J,K 23 hari
5+3+4+3+5+3

A,B,F,G,I,J,K 25 hari
5+3+3+4+2+5+3

A,B,F,H,J,K 22 hari
5+3+3+3+5+3

A,C,G,I,J,K 21 hari
5+2+4+2+5+3

A,C,H,J,K 18 hari
5+2+3+5+3

Jalur kritis = A,B,F,G,I,J,K

= 5+3+3+4+2+5+3

= 25 hari
E.4 USULAN JADWAL KEGIATAN
Usulan jadwal kegiatan dapat diterjemahkan dari daftar jalur
kegiatan maupun dari diagram network. Jadwal kegiatan diperlihatkan pada
Tabel E.4.1 untuk kolom yang diarsir panjangnya disesuaikan dengan jumlah
hari kegiatan. Waktu yang dibutuhkan pada jadwal kegiatan ini selama 25
hari, jadi sesuai dengan waktu jalur kritis.
 September
2018
Kd Task
12 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 90 1 2 3 4 5 6 7 8

A Melakukan
pendataan
terkait status
keaktifan
mahasiswa
FIK

B Analisis
kegunaan
KTM untuk
presensi

C Menentuk
an ruang
lingkup
penggunaa
n presensi
dengan
KTM

D Merancang
sistem
presensi
Muka

E Membuat
design sistem
F Pemasangan
alat

G Menguji coba
kelayakan
sistem
presensi

H Melakukan
pengontrolan
sistem
presensi

Mengevaluasi
I
kerja sistem
presensi

Membuat
J
berita acara
berupa
laporan
kesiapan
sistem
presensi

K Laporan
rekapitula
si
kehadiran
mahasisw
a
perbulan
F. ALOKASI SUMBER DAYA
F.1 ALOKASI SUMBER DAYA MANUSIA

Untuk sumber daya manusia dalam pembuatan Presensi Mahasiswa

Fakultas Ilmu Komputer Pada Jam Mata Kuliah Menggunakan Kartu Tanda
Mahasiswa.

Kode Task Wkt hari Jml SDM Skill

A Melakukan pendataan terkait 5 1 SA

status keaktifan mahasiswa FIK

B Analisis kegunaan KTM untuk 3 1 SA

presensi

C Menentukan ruang lingkup 2 2 SA

penggunaan presensi dengan
KTM

D Merancang sistem presensi 4 2 PR

Muka

E Membuat design sistem 3 1 LD

F Pemasangan alat 3 2 TK

G Menguji coba kelayakan sistem 4 2 TS

presensi

H Melakukan pengontrolan 3 1 PR
sistem presensi

I Mengevaluasi kerja sistem 2 1 PR

presensi

J Membuat berita acara berupa 5 1 SA

laporan kesiapan sistem
 presensi

K Laporan rekapitulasi kehadiran 3 1 SA

mahasiswa perbulan

Catatan :

SA = System Analyst

TK = Teknisi

LD = Layout Designer

PR = Programmer

TS = Tester

F.2 KEBUTUHAN SUMBER DAYA MANUSIA

Berdasarkan jadwal pelaksanaan proyek, dimana ada beberapa
aktivitas terjadi paralel artinya dapat dikerjakan pada waktu yang bersamaan,
maka jumlah kebutuhan sumber daya manusia menurut skillnya dapat disusun
sesuai Tabel berikut ini.

No Skill Jml SDM Keterangan

Untuk peneltian, analisis

1 System Analyst 6
dan desain.

Untuk pembuatan
2 Programmer 4
program sistem.

Untuk testing program,

3 Tester 2
sistem.

4 Teknisi 2 Untuk instalasi program dan

sistem presensi.
 5 Layout 1 Untuk membuat tampilan
Designer presensi pada alat.

F.3 ALOKASI SUMBER DAYA OPERASIONAL

Untuk operasional Sistem Presensi Mahasiswa Fakultas Ilmu

Komputer Pada Jam Mata Kuliah Menggunakan Kartu Tanda Mahasiswa.

Alat Keterangan

Perangkat Keras
Untuk presensi saat jadwal kelas
1. Alat scan KTM
berlangsung.

Perangkat Lunak
Untuk database server.
1. Ms SQLServer 2000
Untuk pengembangan aplikasi.
2. Ms Visual Basic 6.0
Untuk generate laporan.
3. Crystal Report 8.0
F.4 ALOKASI SUMBER DAYA ALAT
Untuk membangun aplikasi Sistem Presensi Mahasiswa Fakultas Ilmu
Komputer Pada Jam Mata Kuliah Menggunakan Kartu Tanda Mahasiswa.

Alat Penjelasan

PC Server set Sebagai database server

HP LaserJet Printer Untuk pencetakkan dokumen

PC terminal Sebagai host pembuatan program

Alat scan KTM Untuk scan KTM mahasiswa yang

hendak mengikuti kelas

G. BIAYA

G.1 BIAYA TENAGA KERJA

 Biaya yang diperlukan untuk Tenaga Kerja adalah yang ditunjukkan
pada Tabel G.1.1 berikut ini:

Tenaga Kerja j Task Durasi Tarif/ hari Jumlah Biaya

System Analyst 1 A, B, C 10 500.000 5.000.000

System Analyst 1 J, K 8 500.000 4.000.000

Programmer 1 D 4 500.000 2.000.000

Programmer 1 H, I 5 500.000 2.500.000

Layout Designer 1 E 3 500.000 1.500.000

Teknisi 1 F 3 500.000 1.500.000

Tester 1 G 4 200.000 800.000

Total Biaya Tenaga Kerja 17.300.000

G.2 BIAYA BELI ALAT

Biaya yang diperlukan untuk Pembelian Alat yang akan digunakan
untuk operasional, adalah yang ditunjukkan pada Tabel G.2.1 berikut ini.

Komponen/alat Jml Harga Jumlah Biaya

PC Server + Monitor 1 5.000.000 5.000.000

HP LaserJet Printer +
1 5.500.000 5.500.000
tinta

Alat Kehadiran 18 2.000.000 36.000.000

PC terminal 2 3.500.000 7.000.000

Microsoft SQL Server

1 3.500.000 3.500.000
2000

Microsoft Visual Basic 1 2.500.000 2.500.000

 6.0

Crystal Report 8.0 1 1.500.000 1.500.000

Total Biaya Pembelian Alat 61.000.000

G.3 BIAYA SEWA

Biaya Penyewaan Alat untuk aktivitas presensi pada Tabel G.3.1
berikut ini.

Komponen/ Lama
Jml Harga/ hari Jumlah Biaya
alat sewa

PC Server set 1 37 100.000 3.700.000

PC terminal 2 37 75.000 2.775.000

Perangkat LAN 1 37 40.000 1.480.000

Total Biaya Sewa Alat 7.955.000

G.4 REKAPITULASI BIAYA

Biaya keseluruhan yang diperlukan untuk Proyek Presensi
Mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer Pada Jam Mata Kuliah Menggunakan
Kartu Tanda Mahasiswa dengan menjumlah seluruh biaya, yaitu sesuai yang
ditunjukkan pada Tabel G.4.1 berikut ini.

Indikator Jumlah

Biaya Tenaga Kerja 17.300.000

Biaya Pembelian Alat 61.000.000

Biaya Sewa Alat 7.955.000

Total Biaya 86.255.000

H. KESIMPULAN
 Pada perencanaan proyek, Work Breakdown Structure adalah sebuah
struktur yang paling awal harus dibuat secara rinci sesuai judul proposal “Presensi
Mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer Pada Jam Mata Kuliah Menggunakan Kartu
Tanda Mahasiswa” yang mampu memberikan estimasi untuk jadwal pelaksanaan,
alokasi sumber daya, dan biaya yang dapat dijadikan pedoman bagi pembaca dalam
merencanakan proyek.
Demikian proposal ini kami usulkan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami
ucapkan terima kasih. Semoga kita dapat menjalin hubungan kerjasama yang lebih
baik disaat ini dan dimasa depan.