JOB DESCRIPTION

General Support Team

(Front Desk)

Jakarta
May, 2022

I. JOB IDENTITY
Job Title : General Support Team (Front Desk Officer)

Directorate : Operations

Direct Supervisor : General Support Team Leader

Direct Supervises :

Indirect Supervises :

Location : Jakarta

II. PURPOSE OF THE POSITION

Dalam menjalankan tugasnya, pemegang jabatan ini berperan untuk memberikan dukungan operasional dan
administratif kepada WWF di kantor Jakarta dengan bertanggungjawab terhadap pengelolaan tamu,
menerima, menjawab telepon, faksimili serta surat-surat dan berbagai tugas operasional yang relevan
lainnya, untuk memastikan semua implementasi tugas tersebut terkelola dengan baik dan profesional.

Secara administratif, posisi tersebut akan mendukung operasional organisasi dengan berhubungan dengan
fungsi support atau administratif untuk memastikan pengelolaan kantor yang baik. Secara internal posisi ini
juga akan berinteraksi dengan semua staf proyek di WWF-Indonesia.

III. ROLES & RESPONSIBILITIES

A. Major Functions

Sebagai General Support Team (Front Desk), individu akan bertanggung jawab memberikan dukungan
operasional dan administratif kepada WWF-Indonesia di kantor Jakarta

B. Major Duties and responsibilities

Administration

• Membantu menghubungkan keperluan antar staff di Jakarta maupun dengan instansi lain melalui telepon
dan fax serta memastikan setiap faks diteruskan ke meja staf terkait.
• Menyampaikan pesan kepada pihak internal maupun eksternal bilamana yang bersangkutan berhalangan
untuk menerima telepon tersebut dan mencatat pesan yang perlu disampaikan.
• Mencatat dalam logbook telepon dan fax masuk dan keluar
• Mengelola surat dan/atau paket masuk dan keluar dan memastikannya diteruskan ke staf terkait.
• Menerima dan mencatat tamu yang datang ke kantor WWF-Indonesia dengan ramah dan sikap
profesional.
• Memastikan bahwa setiap pengunjung harus menggunakan kartu pengunjung sebelum mengunjungi
setiap staf di Kantor.

WWF-Indonesia ǀ 2021
 JOB DESCRIPTION

General Support Team

(Front Desk)

Jakarta
May, 2022

• Memastikan tidak ada staf kantor atau pengunjung yang tinggal di area resepsionis tanpa alasan yang
sesuai.
• Melakukan tugas administratif lainnya seperti mencatat dan mendokumentasikan penerimaan telepon
dan penggunaan kerndaraan operasional
• Melakukan tugas dan fungsi pengadaan tiket, akomodasi hotel, pengurusan visa, dan dokumen perjalanan
dinas lainnya sesuai kebutuhan termasuk menjadi salah satu kontak utama penghubung kebutuhan
perjalanan dinas kepada travel agent rekanan WWF-Indonesia.
• Memastikan kelengkapan kwitansi dan dokumen dari travel agent rekanan sesuai dengan persyaratan dan
ketentuan WWF-Indonesia sebelum diproses ke Unit Finance & Accounting.
• Melaksanan tugas-tugas dan fungsi resepsionis dan travel officer lainnya yang diberikan oleh Supervisor.

Information Flow

• Membuat, memproses, dan menyiapkan file dokumen yang dibutuhkan baik untuk keperluan internal
WWF-ID atas instruksi dan persetujuan atasan.
• Mengumpulkan dan menyediakan informasi yang dibutuhkan pihak yang berkepentingan sesuai dengan
ketentuan WWF-ID.
• Membangun dan memelihara komunikasi dan koordinasi yang efektif dengan internal dan eksternal
organisasi

Data Entry & Database Update

• Melakukan pembuatan transaksi di sistem ERP.

Administrative Reporting

• Membuat laporan kegiatan secara periodic diantaranya: (i) kehadiran tamu pihak internal maupun
eksternal; (ii) pengiriman dokumen dan/atau paket; (iii) catatan telepon keluar dan masuk; (iv) catatan
faks masuk dan keluar; (v) kompilasi laporan penggunaan kendaraan dinas; (vi) kompilasi laporan travel.
• Meneliti dan menyelesaikan (atau merujuk dengan benar) atas pertanyaan mengenai dokumentasi
administrasi.

SMKI (Sistem Keamanan Manajemen Informasi)

• Menyimpan dokumen penting hardcopy di tempat yang aman dan tidak mudah terlihat, diakses, serta
tidak mudah rusak atau terkikis unsur alam.
• Menyimpan dokumen penting softcopy menggunakan media-media yang aman dan direkomendasikan
oleh IT. Hal ini juga tidak terbatas pada pemberian akses yang kepada data/informasi hanya untuk orang
yang berwenang, dan juga pemberian password pada file softcopy yang bersifat critical/ confidential.
• Memperhatikan perpindahan file yang bersifat confidential/ critical, baik offline ataupun online. Hal ini
meliputi media yang dipakai, pemberian password pada file yang akan dikirim, dan dimana penyimpanan
setelahnya.
• Mengganti password email secara berkala sebagai penunjang keamanan email dan data-data di dalamnya.
• Menggunakan server kantor atau server pribadi yang bersifat terbatas untuk mengakses internet. Tidak
menggunakan public wi-fi ketika mengakses file yang critical/ confidential.

WWF-Indonesia ǀ 2021
 JOB DESCRIPTION

General Support Team

(Front Desk)

Jakarta
May, 2022

Reporting Authority

General Support Team akan melapor pekerjaan secara langsung ke General Support Team Leader dan akan
berkomunikasi secara regular dengan tim-tim lainnya seperti P&C, FA, Legal, dan Tim Program.

Internal Working relationships:
• Berkoordinasi dan berkomunikasi erat dengan seluruh staff
WWF-Indonesia
• Berkoordinasi erat dalam kaitan administarasi kerja dengan
tim FA, P&C, Legal, FA Representative dan seluruh tim
support lainnya.

External Working Relationships: • Berkoordinasi erat dengan pihak eksternal seperti vendor-
vendor lainnya.

IV. REQUIREMENT
• Pendidikan minimal Diploma 3 (berpengalaman) atau S1 dengan dari program studi yang relevan.
• Berpengalaman di bidang Sekretaris/Resepsionis/Travel Agent dengan pengalaman minimal 3 tahun.
• Memiliki kemampuan untuk mengoperasikan aplikasi kerja seperti MS Word, MS Excel, Power Point,
dan lain-lain.
• Memiliki kemampuan multitasking dan mampu membuat prioritas kerja dengan baik
• Memiliki kemampuan untuk membuat laporan.
• Memiliki dedikasi dan loyalitas yang tinggi terhadap pekerjaan
• Mampu bekerja secara tim dan perorangan
• Mampu menghadapi target dan bekerja dibawah tekanan
• Memiliki ketelitian dan kemampuan berhitung yang baik
• Memiliki daya tahan tubuh yang baik.
• Terbukti memiliki keterampilan pemecahan masalah dan orientasi hasil yang dibutuhkan di posisinya
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan mampu berbahasa Inggris ;
• Menunjukkan keterampilan komunikasi interpersonal;
• Kepribadian yang bersemangat dan ramah (excellent customer service skills)
• Biasanya calon pekerja yang berdomisili di sekitar kantor akan lebih diutamakan karena seringkali
seorang General Support Team perlu bekerja dengan waktu yang fleksibewr atau bekerja dalam waktu
yang cukup panjang.

V. COMPETENCIES

• Kemampuan Administrasi: Tugas General Support juga erat kaitannya dengan pekerjaan administrasi
seperti surat menyurat, data entry, sehingga pemegang posisi ini wajib memiliki keahlian administrasi.
• Ketelitian: Untuk melakukan pekerjaan ini tentu dibutuhkan ketelitian agar tidak ada salah input atau
salah hitung yang dapat merugikan organisasi. Jadi, ketelitian juga jadi poin penting dalam
mengerjakan tugas.

WWF-Indonesia ǀ 2021
 JOB DESCRIPTION

General Support Team

(Front Desk)

Jakarta
May, 2022

• Microsoft Office: tiap tugas membuat laporan akan dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel,
bukan hitung manual. Tentunya di sini pemegang posisi ini dituntut untuk bisa menguasai berbagai
rumus Microsoft Excel yang umum digunakan dalam pekerjaannya.
• Kemampuan Komunikasi: Kemampuan ini diperlukan untuk menerima tamu dan menyampaikan
laporan yang dibuat. Selain itu, dengan kemampuan komunikasi yang baik, individu juga akan lebih
mudah untuk bekerjasama dengan rekan kerja.
• Keterampilan Pribadi: seorang Front Desk Officer harus dapat bekerjasama yang baik antara atasan,
sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan departemen lainnya. Untuk itu, Ia harus memiliki
keinginan untuk saling membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar
pekerjaan

Required • Semangat untuk konservasi alam dan pembangunan berkelanjutan, ditambah

Mind set: dengan keyakinan pada Misi WWF
• Dorongan dan dinamisme pribadi untuk berpikir secara praktis, kritis, serta bekerja
secara mandiri dan jarak jauh
• Standar integritas yang tinggi
• Kepribadian yang cermat, teliti, baik, sopan, ramah, cerdas, dan tanggap.

Required Skill • Memiliki kemampuan untuk mengoperasikan software computer pendukung

Set: pekerjaan seperti misalnya Ms. Excel.
• Customer Service Skill
• Solutions oriented skill
• Berpengalaman membuat laporan
Desirable skill
set: • Pengalaman yang terbukti dalam membuat konten yang ditargetkan itu
menguntungkan.
• Ia harus menjadi staf yang berpengalaman dan matang; mampu bekerja secara
mandiri.
• Pengalaman yang ditunjukkan dalam digital, strategi web, dan analitik data.
• Keterampilan komunikasi yang sangat baik dalam bahasa Inggris lisan dan tulisan.

Required • Penampilan yang baik, rapi, dan bersih

behavioral • Dapat dipercaya, tegas, berani, dan ulet.
skills • Semangat untuk konservasi dan mandat WWF
• Menunjukkan perilaku WWF dalam cara bekerja: Berjuang untuk Dampak,
Mendengarkan Secara Mendalam, Berkolaborasi Secara Terbuka, Berinovasi Tanpa
Rasa Takut
• Ketaatan pada nilai-nilai WWF, yaitu: Integrity, Respect, Collaboration, Courage.

At Yayasan WWF Indonesia we are committed to creating an inclusive working environment, where diversity
is valued and there is equality of opportunity. We therefore welcome applications from all sections of the
community, and we offer a range of benefits to encourage a work life balance.

WWF-Indonesia ǀ 2021