Akselerasi Input Data ERP-SAP dan Persiapan

Closing Januari 2024

PT Perkebunan Nusantara I Regional II

01 Februari 2024

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 1

 01 Latar Belakang

02 Roadmap

Outline
03 Response Kendala Input Data

04 Wewenang dan Tanggung Jawab

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 2

 Latar Belakang

1. Penyelesaian proses closing ERP-SAP Periode Desember 2023 mengalami keterlambatan karena terdapat kendala pada
sistem SAP sehingga berdampak pada durasi input transaksi periode bulan Januari 2024 menjadi sangat terbatas. (Input
transaksi Januari 2024 baru bisa dimulai tanggal 23 Januari 2024 dengan beberapa catatan kategori inputan)
2. Pada tanggal 30 Januari 2024 pelaksanaan input data material baru bisa dilaksanakan secara normal oleh seluruh PIC
End-User SAP
3. Berdasarkan arahan dari Holding Perkebunan Nusantara:
a) Setiap tanggal 7, Laporan Keuangan harus sudah disampaikan kepada Holding Perkebunan Nusantara.
b) Setiap tanggal 5, Laporan Keuangan harus sudah disampaikan kepada Head Office PT Perkebunan Nusantara I
4. Berdasarkan rencana target sesuai poin 3, PT. Perkebunan Nusantara I Regional 2 harus sudah melaksanakan proses
closing di tanggal 3.
5. Menindaklanjuti poin 4 tersebut, diinformasikan bahwa seluruh inputan transaksi ERP-SAP oleh seluruh PIC End-User
Unit dan Kebun maksimal dapat diselesaikan pada tanggal 3 setiap bulannya.

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 3

 Roadmap
23 Jan ’24 Pelaksanaan Input Data
Transaksi Jan ’24 untuk transaksi
Kas/Bank, Jurnal Memorial, PR/PO Jasa,
7-17 Des ’23 Proses Initial GR Jasa, BKM, dan Logbook) 4-5 Feb ’24 Penyusunan dan
Balance Supporting Co Penyampaian Laporan Keuangan
23-29 Jan ’24 Penyesuaian Material Head Office
Master oleh Konsultan
18 Des ’23 Pelaksanaan Input Proses Trial Konfigurasi dan
Data Transaksi Des’23 Konsolidasi Laporan
Company Code AMCO 30 Jan ’24 Pelaksanan Input Data Transaksi Keuangan berbasis BPC
(Supporting Co) dari hasil penyesuaian material master

Des’23 Jan’24 Feb’24

Jan’24 Feb’24
3 Jan ’24 Penyelesaian Input 2 Feb ’24 Penyelesaian Input
Data Transaksi SAP Data Jan’24 (Unit/kebun)

5 Jan ’24 Pelaksanaan Proses 3-4 Feb ’24 Proses Closing

Closing SAP Periode Des’23 Jan ‘24

22 Jan ’24 Proses Closing 4 Feb ’24 Penyusunan

Des’23 selesai di proses Laporan Keuangan dan
Laporan Manajemen Region
AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 4
Response Kendala Input Data Januari 2024
Unit/ MM PP PM FICO SD
Kebun

IHT Terdapat Kode Material - - - terkendala di customer

dan Vendor yang belum tidak bisa di filter untuk
terdaftar di AMCO dan iht saja dan ada
menghambat proses beberapa customer yang
input data Modul MM muncul berulang2
Closing SAP yg ngaret dengan no berbeda dan
membuat proses TP data beberapa kode material
penerimaan bahan baku belum tersedia dan di
dari modul PP kebun ke bagian billing document
IHT menjadi lama. muncul inputan ongkir
Sehingga menghambat setelah di tarik ke
proses input semua user Loccom nilai ongkir tidak
IHT muncul dan proses
Penyempurnaan Tcode Intercorm yang biasa
dan Menu untuk terisi otomatis sekarang
mempermudah user manual dan juga kolom
dalam proses input diskon biasa tersedia
Proses closing SAP yg otomatis sekarang harus
lama membuat user masukan kode baru
kewalahan dalam input. keluar

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 5

Response Kendala Input Data Januari 2024
Unit/ MM PP PM FICO SD
Kebun

Sedep Kode Barang belum Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada
lengkap

Malabar Kode Material yang Keterlambatan produksi Kode Material yang Jaringan Internet yang Tidak ada
belum lengkap dan harus kering, order grade yang belum lengkap kurang support
menunggu masih belum lengkap

Gedeh Signal/Jaringan Signal/Jaringan Signal/Jaringan Signal/Jaringan Signal/Jaringan

Jalupang Open period terlalu Open period terlalu Open period terlalu Open period terlalu -
pendek pendek pendek pendek

Rancabali Menunggu BAPHK PJTK - - Membuat manual di excel -

dan Sewa Kendaraan untuk pencadangan
biaya THR

Cisaruni - Belum ada konfirmasi PP - - -

Pasirbadak - - - - -

Cikumpay - - - - -

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 6

Response Kendala Input Data Januari 2024
Unit/ MM PP PM FICO SD
Kebun

Cibungur Kode material baru harus Perintah input konfirmasi - Penyesuaian GL, CC, -
dibantu key user telat respon WBS masih penyesuaian

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 7

Wewenang dan Tanggung Jawab
No Personil Wewenang
1 Direksi Menyetujui atau Menolak perubahan proses
bisnis karena implementasi ERP-SAP
2 Kepala Mengkoordinir jajarannya untuk melaksanakan
Divisi/Bagian implementasi ERP-SAP
3 Kepala Sub Divisi • Mengkoordinir jajarannya untuk
Operasional TI melaksanakan implementasi ERP-SAP
dan ERP • Memiliki akses untuk melakukan evaluasi
atas implementasi ERP-SAP
4 Manajer Menugaskan Asisten Kepala, Asisten masing-
Unit/Distrik masing sebagai pengawas atas kebenaran
master data dan transaksi yang ada di SAP
AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif
Tanggung Jawab
Bertanggung Jawab penuh atas kelancaran
implementasi ERP-SAP
• Bertanggung Jawab atas master data
yang ada didalam SAP.
• Bertanggung Jawab atas transaksi sesuai
dengan bisnis proses di divisi/bagian.
• Terlaksananya implementasi ERP dengan
menggunakan SAP.
• Bertanggung Jawab atas kebenaran
master data kebun masing-masing yang
ada di dalam SAP.
• Bertanggung Jawab atas transaksi sesuai
dengan bisnis proses kebun masing-
masing
8
Wewenang dan Tanggung Jawab
No Personil Wewenang Tanggung Jawab

5 Kepala Sub Menugaskan dan mengkoordinir jajaran sub • Bertanggung Jawab atas transaksi yang
Bagian/Asisten bagiannya untuk melaksanakan transaksi di bersinggungan dengan bisnis proses sub-
Kepala SAP bagiannya masing-masing.
• Mengawasi dan memastikan kebenaran
transaksi sub-bagiannya yang ada di SAP
sesuai penugasan dari Kepala
Bagian/Manajer Kebun masing-masing.
6 Key User • Monitoring atas aktivitas transaksi yang
Modul SAP ada di SAP baik dari bagian maupun
kebun.
• Melaksanakan transfer knowledge kepada
end-user bagian maupun kebun atas
transaksi yang ada di SAP
7 End User • Bertanggung Jawab atas kebenaran
Divisi/Bagian/ master data yang ada di SAP.
Unit/Distrik • Melaksanakan input transaksi harian di
SAP secara real-time dan sesuai dengan
prosedur yang berlaku.

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 9

Not easy, but not impossible TERIMA KASIH
If you want to go fast, Go Alone. Bagian Pengadaan dan TI
If you want to go far, Go Together !

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 10

Ketentuan Peralihan
Teknis Transaksi dilakukan sesuai dengan Surat Direktur PT Perkebunan Nusantara XIV selaku Direktur Pembina Bidang
Teknologi Informasi dan Manajemen Risiko nomor S.1132/02.N14/PTPN/VIII/2023, tanggal 22 Agustus, perihal User Manual
Transaksi SAP dan Dokumen UAT Modul SAP.

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 11

Evaluasi Closing Desember 2023
1. Input data transaksi kebun/unit periode Desember 2023 diselesaikan pada tanggal 3 Januari 2024
2. Proses closing ERP-SAP PTPN VIII periode Desember 2023 dimulai tanggal 3 Januari 2024 di Bagian Perencanaan
Strategis dan TI. Dalam Pelaksanaan proses closing Desember 2023 berlangsung selama 18 hari.
3. Ditemukannya pembukuan administrasi yang bertolak belakang dengan bisnis proses yang sudah disepakati oleh Tim LO
Supporting Co. Sehingga dilakukan penyesuaian pada costing flow system ERP-SAP yang berdampak pada proses tidak
berjalan dengan semestinya.
4. Terjadi inconsistencies pada database SAP HANA yang bersumber dari transaksi yang tidak linear dan perubahan material
master disaat transaksi sudah berjalan. Sehingga berdampak biaya idak teralokasi pada proses Multi Level Price
Determination di CKMLCP (Aktual Biaya).
5. Permasalahan yang terjadi pada poin 4, Sehingga dilakukan ekskalasi ke OSS Supports Global. Belum dapat dipastikan
waktu respon/feedback dari pihak OSS Supports Global ke Holding Perkebunan. Estimasi pengalaman penangan
permasalahan tsb dapat diselesaikan ± 1-3 hari dengan status High.
6. Mengingat waktu sangat terbatas, sehingga Konsultan, Divisi Akuntansi, Divisi TI ERP Supporting Co, dan Regional 2
memutuskan mencari alternatif Solusi penyelesaian permasalahan dengan metode adjustment nilai persediaan dari
material yang tidak dapat teralokasi di proses CKMLCP. Sehingga proses closing dapat diselesaikan.
7. Dampak dari alternatif pada poin 6, kemungkinan terjadi muncul permasalahan yang sama pada periode depan.
Dikarenakan akar permasalahan(root couse) belum terselesaikan.

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 12