PENATAAN ARSIP INAKTIF

Drs. Firman Haris, M.I.Kom.

Wakil Ketua Umum Bidang Kajian & Publikasi
Pengurus Nasional AAI

Jumat, 24 November 2024

Regulasi, SKKNI & Pengertian Penataan Arsip Inaktif
Prosedur Penataan Arsip
Penataan Arsip Tidak Teratur

Diskusi

Pengelolaan Pusat Arsip

Mitigasi Risiko

Infografis Laporan Bulanan

 Regulasi Penataan Arsip Inaktif
Pasal 44 PP No. 28 Tahun 2012
1) Penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
2) Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan:
a. pengaturan fisik arsip;
b. pengolahan informasi arsip; dan
c. penyusunan daftar arsip inaktif.
3) Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat:
a. pencipta arsip; b. unit pengolah; c. nomor arsip; d. kode klasifikasi; e. uraian
informasi arsip; f. kurun waktu; g. jumlah; dan h. keterangan (+ jadwal retensi
dokumen/arsip).
4) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab
kepala unit kearsipan.
 Prinsip Pokok Penataan Arsip Inaktif
Prinsip Asal Asul (Principle of Provenance)

Yang dimaksud dengan asas “asal-usul” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip
tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan
arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks
penciptaannya.

Prinsip Aturan Asli (Principle of Original Order)

Yang dimaksud dengan asas “aturan asli” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip
tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan
pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsi
 Penataan Arsip Inaktif
Pasal 45 dan 47 PP No. 28 Tahun 2012
Pasal 45
(1) Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD membuat
daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
(2) Daftar arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi daftar arsip aktif dan
daftar arsip inaktif.
Pasal 47
(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dilakukan terhadap arsip aktif dan inaktif yang sudah
didaftar dalam daftar arsip.
(2) Penyimpanan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.
(3) Penyimpanan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan.
(4) Penyimpanan arsip aktif dan inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip
berdasarkan JRA.
 Prosedur Penataan Arsip Inaktif
Tujuan penataan arsip inaktif adalah agar arsip tetap dalam kondisi aman, terjaga dan terpelihara informasi
dan keamanan fisiknya, serta mudah ditemukan kembali apabila diperlukan.
Prosedur penataan fisik arsip inaktif aktif sebagai berikut :
1) Petugas Pusat Arsip menerima dan mengecek DPAI dari unit kerja dan melakukan konfirmasi.
2) Petugas Pusat Arsip mengecek lokasi simpan arsip yang tersedia untuk penempatan kotak arsip yang
diterima.
3) Petugas Pusat Arsip memasukkan informasi DPAI dan lokasi simpannya ke dalam database Pusat Arsip.
4) Petugas Pusat Arsip mencantumkan kode lokasi simpan pada kotak arsip dan menempatkannya pada
lokasi simpan yang telah ditentukan.
5) Kode lokasi simpan memuat informasi keterangan ruang simpan, lokasi rak arsip, unit rak arsip, kolom
dan hambalan.
6) Penyimpanan kotak arsip dalam rak arsip disusun dari kiri ke kanan dan dimulai dari rak bawah terus ke
atas, menurut urutan nomor kotak arsip.
7) Rak-rak arsip dalam ruang penyimpanan diberi keterangan kode lokasi simpan untuk mempercepat
pencarian arsip.
PENAT
 Pengertian Pusat Arsip
Pusat Arsip atau Sentral Arsip Inakif (Records Center) adalah ruangan dengan
spesifikasi tertentu untuk menyimpan, memelihara, merawat serta mengelola
arsip inaktif (Keputusan Ka.ANRI No. 3 Tahun 2000)
A facility used for low-cost storage of inactive and semicurrent records before
those records are destroyed or transferred to an archives.
Notes:
A records center is frequently located in a warehouse facility, where space is cheaper than
in prime office space.
Society of American Archivist, https://www2.archivists.org/glossary/terms/r/records-center

Pusat Arsip adalah fasilitas yang ditentukan untuk menyimpan arsip inaktif dan
digunakan untuk memenuhi dua kebutuhan pelayanam umum, yaitu :
- sebagai pusat arsip dengan biaya murah;
- sebagai pusat referensi
(Betty R. Ricks cs, Information and image management : a records systems approach, 1992)
 Prinsip Dasar Penyimpanan Arsip Inaktif
Murah
Penyimpanan arsip inaktif harus murah karena fungsi dan frekuensi penggunaannya
sudah menurun.

Luas
Ruang simpan arsip inaktif didesain luas, untuk dapat menampung volume arsip inaktif
yang relatif banyak di setiap instansi.

Aman
Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin keamanan dari gangguan manusia
yang tidak berwenang, gangguan binatang, dan gangguan alam termasuk iklim tropis.

Mudah Diakses
Penyimpanan arsip inaktif menjamin arsip dapat diakses secara cepat, tepat, aman,
dan murah.
Sumber: Keputusan Kepala ANRI No . 03 Tahun 2000 ttg Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif
 Depot Arsip Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis
dan pembinaan kearsipan, selain ANRI selaku penyelenggara kearsipan nasional juga terdapat
arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi.

Depot Arsip
Gedung dan ruang penyimpanan arsip yang dirancang dengan struktur khusus guna
memenuhi kebutuhan terhadap pelindungan arsip, serta mengutamakan tugas pemeliharaan
dan perawatan arsip.

Standar Depot Arsip

Spesifikasi teknis minimal yang harus dimiliki oleh suatu depot guna menyimpan arsip, baik
standar gedung arsip maupun standar ruang penyimpanan arsip statis dan arsip inaktif yang
memiliki nilai berkelanjutan.

Pembentukan Depot Arsip

Pembuatan depot arsip mencakup tahapan perencanaan pembangunan, pelaksanaan tata
ruang gedung, prasarana dan sarana depot, serta pengelolaan depot arsip.

Sumber: https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka_31_2015.pdf
 Tujuan Manajemen Pusat Arsip
Mewujudkan tata kelola arsip inaktif sebagai alat bukti, akuntabilitas kinerja dan
memori organisasi

Efisiensi pengelolaan arsip inaktif dan efektivitas penyusutan arsip

Meningkatkan mutu pelayanan dan pemanfaatan arsip organisasi

Sentralisasi pemeliharaan dan pengamanan arsip organisasi

Organisasi dalam membangun atau menggunakan gedung atau ruang penyimpanan

arsip inaktif wajib memenuhi standar minimal ketentuan teknis dan manajemen
kearsipan
 Bahan Diskusi

https://news.detik.com/berita/d-4822631/erick-thohir-batalkan-
pembangunan-gedung-arsip-bumn-sekarang-era-digital
 Bahan Diskusi

Penulis Muhammad Idris | Editor Muhammad Idris JAKARTA,

KOMPAS.com – Menteri BUMN Erick Thohir menyatakan akan
membatalkan pembangunan gedung arsip BUMN. Padahal,
pembangunan gedung ini sudah direncanakan oleh pendahulunya, Rini
Soemarno. Kata Erick, menyimpan arsip di sebuah gedung sudah
ketinggalan zaman. Membangun gedung besar untuk menyimpan
arsip-arsip BUMN juga dinilai membuang anggaran. “Kemarin mau
beli tanah atau gedung untuk gedung arsip, saya rasa sekarang eranya
sudah iCloud, ngapain kita bikin sesuatu yang masif lagi (di Jakarta).
Apalagi (kita juga) mau bikin ibu kota baru,” ujar Erick di Jakarta,
Sabtu (14/12/2019).
Sebagai informasi, saat Menteri BUMN masih dijabat Rini Soemarno,
Kementerian BUMN menganggarkan pembangunan gedung arsip dan
assesment center senilai Rp 50 miliar di tahun 2020. Anggaran tersebut
dimasukan dalam pagu anggaran indikatif Kementerian BUMN.
Dikatakan Erick, anggaran lebih baik diperuntukkan untuk
meremajakan Gedung Kementerian BUMN yang saat ini belum pernah
direnovasi selama 30 tahun. Erick menginginkan di tiap lantainya ada
ruang kerja kreatif. Sehingga, para karyawan bisa bekerja dengan
nyaman agar menghasilkan ide-ide kreatif.
https://money.kompas.com/read/2019/12/14/180000826/gedung-arsip-bumn-digagas-rini-soemarno-dikubur-erick-thohir?page=all
 Jenis Pusat Arsip Secara Umum

Pusat Arsip Milik Sendiri

- Lokasi di dalam gedung (on site)

- Lokasi di luar gedung (off site)

Pusat Arsip Komersial

- Sewa murni
- Kontrak kerjasama operasi
 Unsur-Unsur Pengelolaan Pusat Arsip

Untuk mendukung pengelolaan pusat arsip berfungsi secara

optimal, efektif dan efisien diperlukan :
- Prasarana (gedung/ruangan & rak arsip)
- Sarana (kotak arsip, bundel tempel, sticker
pengaman, mesin penghancur dll)
- Sumber Daya (Anggaran & SDM)
- Prosedur Kerja (SPO, PTO & Manual Mutu)
- Aplikasi teknologi (APT, SMART, Pinter Multifungsi, SIKD)
 Tata Ruang Pusat Arsip
Ruang Kerja - Ruang Penerimaan Arsip
- Ruang Baca/Layanan Peminjaman
- Ruang Pengolahan Informasi
- Ruang Pemusnahan
- Ruang Fumigasi
- Ruang Kerja Lainnya (Ruang Tamu, CCTV, Ruang Server dll)

Ruang Penyimpanan - Sesuai tipe & medianya, suatu saat akan

dimusnahkan/diserahkan ke ANRI
- Ruang simpan arsip vital (Kluis atau brandkast)
- Ruang simpan arsip permanen
Sumber: Keputusan Kepala ANRI No . 03 Tahun 2000
 Prasarana Pusat Arsip

Mobile Racking Systems Multi Tier Racking Systems

https://www.interlakemecalux.com/blog/mobile-racking-systems-take-advantage-space
Overview of Iron Mountain.mp4
PT. Multifiling Mitra Indonesia.Tbk Company
Profile.mp4
 Kriteria Evaluasi Jasa Komersial Pusat Arsip
1. Evaluasi Administrasi
Memenuhi persyaratan perizinan lokasi, usaha, akreditasi, laporan
tahunan, sertifikat mutu ISO 9001:2015 dan/atau ISO 30301:2019, dll
2. Evaluasi Teknis
Ruang lingkup layanan, SLA, pengalaman perusahaan, sertifikasi SDM,
kapasitas penyimpanan, jumlah customer, prestasi yang dicapai,
fasilitas customer, dll
3. Evaluasi Harga
Biaya pengambilan/pengantaran, biaya penyimpanan/ukuran kotak
(progresif atau tidak), biaya peminjaman, biaya pemusnahan, biaya
pelaporan (bila ada), dll
 Perbandingan Biaya Penyimpanan Pusat Arsip Komersial (2019)
Biaya / Kotak (Rp)
Ukuran Kotak Arsip (Cm) Ukuran Kotak Arsip Perbandingan
No. Pusat Arsip Komersial
PXLXT Acuan (Cm) P X L X T Ukuran (%) Penyimpanan Peminjaman Pengantaran
/ bulan (on site) Jabetabek
1 PT Multifiling Mitra Indonesia Tbk 42 X 25 X 30 31,500 0.79 3,750 3,000 3,500
2 Iron Mountain Global 42 X 32 X 20 26,880 0.93 3,350 Free 5,000
3 PT Indo Arsip 45 X 26.5 X 31 36,968 0.67 3,275 Free 12,000
45 X 39 X 31 54,405 38 X 23 X 28,5 24,909 0.46 4,850 Free 12,000
4 Lane Archive Technology 42 X 30 X 31 39,060 0.64 4,500 Free 7,000
5 PP No. 53 Tahun 2019 ttg Jenis & Tarif atas 38 X 18 X 28,5 19,494 1.28 2,800 15,000 -
Jenis PNBP Yang Berlaku pada ANRI

*) Biaya penyimpanan kotak arsip standar di Pusat Arsip milik sendiri juga dapat dibebankan kepada
unit kerja pemilik arsip denga SLA yang disepakati
Standarisasi Sarana Pusat Arsip
Denah Pusat Arsip Wilayah 2 Lantai
Boks Arsip adalah sarana tempat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis dalam bentuk kertas
yang diletakkan dalam rak arsip, terbuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang
dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya, mengacu pada SNI 14-0094-1996,
Spesifikasi Kertas Medium; SNI 14-0095-1996, Spesifikasi Kertas Lainer; dan SII.0438-81, Cara Uji
gramatur Kertas dan Karton.

https://jdih.anri.go.id/peraturan/kepka_anri_11_2000.pdf
https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka_31_2015.pdf#:~:text=10.%20Standar%20Depot%20Arsip%20adalah%20spesifikasi%20teknis%20minimal,statis%20
dan%20arsip%20inaktif%20yang%20memiliki%20nilai%20berkelanjutan.
http://arsip.pemkomedan.go.id/file_download/3_14-12-02-2-54-05_30395_standfisik.pdf
Thermohygrometer Analog & Digital Thermostat

Dehumidifier Beragam Fungsi & Ukuran

“Risk comes from not knowing what you are doing”

Price is what you pay,

Value is what you get!
1. Avoid (cegah) - do not let it happen

2. Block (halang) - do not let it reach the archives

3. Detect (deteksi) - find out what is happening

4. Respond (respon) - to the agent of deterioration

5. Recover (restorasi) - from the deterioration caused by the agent

 Contoh Tabel Mitigasi Risiko
No. Jenis Risiko Identifikasi Risiko Mitigasi

1 Tahap Pengelolaan Arsip

Operasional Hilang atau tercecernya arsip - Melakukan pengelolaan arsip secara disiplin dan taat asas sesuai
pengelolaan arsip tidak tertib ketentuan pengelolaan arsip

2 Tahap Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

a Reputasi Penurunan reputasi - Sosialisasi dan evaluasi keselamatan dan keamanan arsip harus
dilakukan oleh supervisor atau forst ine manager
- Senantiasa mengingatkan kepada seluruh jajaran agar selalu
memperhatikan dan menempatkan arsip di tempat yang aman dan
tidak dapat diakses oleh pihak tidak berkepentingan
b Operasional Kebocoran informasi - Pengadministrasian arsip dan informasi dilakukan dengan tertib dan
disimpan di tempat yang aman
- Melokalisir/minimalisir pihak yang memiliki akses terhadap arsip /
data/informasi dan membatasi penyampaian informasi kepada target
yang ditetapkan
- Segera dilakukan klarifikasi atas kebocoran informasi dan mengambil
langkah pencegahan
Ancaman Kebakaran dan Banjur - Melengkapi ruang arsip dengan sistem deteksi dan alat pemadam
kebakaran, serta larangan membawa makan, minuman dan merokok
di area gedung arsip
- Menyiapkan ruang arsip yang bebas dari banjir
 Hope for the Best, Prepare for the Worst

https://www.gannett-cdn.com/presto/2019/04/15/USAT/828f509a-cb9e-4f45-9c1c-5671a583918b-
A01_Notre_Dame_main.jpg?crop=4311,2425,x0,y406&width=3200&height=1680&fit=bounds

After Notre Dame Cathedral fire, Paris lost much more than just a church
France, like much of Europe, is in a contentious struggle over its identity.
The damage to such an important structure has scorched our illusions.
Joel Dreyfuss Opinion contributor, 16 April 2019 https://www.usatoday.com/ https://www.youtube.com/watch?v=_ErJP7IgIz8
 INFOGRAFIS LAPORAN BULANAN PUSAT ARSIP
Data Penyimpanan Arsip Perbandingan Volume & Kapasitas Jumlah Layaanan

Jumlah Customer

Proses Arsip Musnah Survei Kepuasan Customer

Perbandingan Layanan 2019-2020

Merubah Data Menjadi INSIGHT
TERIMA KASIH