PEKERJAAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERIZINAN DAN

MANAJEMEN ARSIP “SATU KLIK” PROVINSI GORONTALO

Oleh :
1. Muh Rizieq Fazlulrahman Djafar (20102027)
2. Andi Dwinata (20102014)
3. Alif Alpian Sahrul Muharom (20102007)
4. Muhamad Aenun Zidane (20102028)
5. Muhammad Arif Alifan Sultoni (20102036)
6. Khusnul Khatimah (20102192)
7. Egidya Zalsabila (20102307)
8. Mario Rudy Silalahi (20102018)
9. Muhamad Rafli (20102031)
10. Anggita Saputra (20102024)

PROGRAM STUDI S1 TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS INFORMATIKA

INSTITUT TEKNOLOGI TELKOM PURWOKERTO

2024
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.............................................................................................................................. 2
BAB I ......................................................................................................................................... 3
PENDAHULUAN ..................................................................................................................... 3
1.1. Gambaran Umum ........................................................................................................... 3
1.2. Latar Belakang ............................................................................................................... 3
1.3. Maksud dan Tujuan ........................................................................................................ 3
1.4. Keluaran ......................................................................................................................... 4
BAB II........................................................................................................................................ 5
RUANG LINGKUP DAN TAHAPAN PENGERJAAN .......................................................... 5
2.1 Ruang Lingkup ................................................................................................................ 5
2.2 Tahapan Pengerjaan ........................................................................................................ 5
BAB III ...................................................................................................................................... 6
METODOLOGI ......................................................................................................................... 6
3.1 Pemahaman Kegiatan Pembangunan dan Pengembangan Sistem ................................... 6
3.1.1 Arsitektur Sistem ....................................................................................................... 9
3.2 Standar Komunikasi dan Pelaporan .............................................................................. 11
3.3 Kerangka Kerja Asesmen Resiko Dan Mitigasi Risiko ................................................ 13
3.4 Strategi Dan Critical Success Factor ............................................................................. 15
3.5 Analisa Kebutuhan Sumber Daya Manusia .................................................................. 16
3.6 Perencanaan Waktu Proyek ........................................................................................... 17
3.7 Struktur Organisasi Proyek ........................................................................................... 19
3.8 Tim Tenaga Ahli ........................................................................................................... 19
3.9 Output Proyek .............................................................................................................. 22
BAB IV .................................................................................................................................... 29
JADWAL RENCANA PEKERJAAN ..................................................................................... 29
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1.Gambaran Umum
Aplikasi ini dirancang untuk memberikan solusi terhadap kendala birokrasi dalam
sistem perizinan yang berlaku di Provinsi Gorontalo. Dengan konsep pelayanan terpadu (One
Stop Service), aplikasi ini bertujuan untuk mempercepat dan menyederhanakan proses
perizinan, meningkatkan efisiensi administrasi, dan memberikan layanan yang lebih baik
kepada masyarakat dan investor.

1.2.Latar Belakang

Dalam konteks pengembangan sistem informasi perizinan dan manajemen arsip

Provinsi Gorontalo, ditemukan beberapa kendala dalam sistem perizinan yang berlaku saat ini.
Beberapa permasalahan yang mencuat melibatkan prosedur pengurusan izin yang rumit, biaya
yang tinggi, persyaratan yang tidak relevan, waktu penyelesaian izin yang lambat, dan kinerja
pelayanan yang rendah. Oleh karena itu, perlunya deregulasi dan debirokratisasi pelayanan
terpadu (One Stop Service) menjadi penting untuk mempercepat pembangunan ekonomi
kerakyatan dan pemberantas kemiskinan.

Dalam rangka mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan pengembangan suatu

sistem informasi yang dapat mengelola pelayanan perizinan. Sistem informasi ini diharapkan
mampu meminimalkan waktu pembuatan izin, meningkatkan efisiensi administrasi, dan
memberikan layanan yang lebih baik kepada masyarakat dan investor. Konsep pelayanan
perizinan dengan sistem terpadu satu pintu ini juga diikuti dengan kebutuhan infrastruktur
Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) yang memadai.

1.3.Maksud dan Tujuan

Pengembangan sistem informasi perizinan dan manajemen arsip Provinsi Gorontalo

bertujuan untuk menciptakan lingkungan investasi yang lebih atraktif dengan memberikan
pelayanan perizinan yang cepat, murah, mudah, transparan, pasti, dan terjangkau. Adapun
tujuan khusus dari pengembangan sistem ini meliputi:
 1. Meminimalkan kendala birokrasi dalam proses perizinan dengan mengintegrasikan
seluruh prosedur menjadi satu pintu pelayanan terpadu.
2. Mengoptimalkan penggunaan teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi
administrasi dan waktu penyelesaian izin.
3. Memberikan dukungan pada pertumbuhan ekonomi kerakyatan dengan fokus pada
usaha mikro, kecil, dan menengah.
4. Meningkatkan kualitas pelayanan publik yang diberikan oleh Pemerintah Daerah
Provinsi Gorontalo.
5. Menjadikan pelayanan perizinan sebagai faktor penentu daya saing daerah dalam
menarik investasi.

Dengan mencapai tujuan-tujuan ini, diharapkan bahwa Provinsi Gorontalo dapat

menjadi destinasi yang menarik bagi investor, memberikan kontribusi yang signifikan pada
Pendapatan Asli Daerah, dan mendorong pertumbuhan ekonomi yang berkelanjutan

1.4.Keluaran

Keluaran project ini adalah berupa web aplikasi.

 BAB II
RUANG LINGKUP DAN TAHAPAN PENGERJAAN

2.1 Ruang Lingkup

Untuk pengembangan sistem informasi perizinan di Provinsi Gorontalo, Bahasa pemrograman

yang digunakan dalam project ini adalah Javascript. Framework React Js dan Express Js, serta
Figma untuk desain prototipe

2.2 Tahapan Pengerjaan

Tahapan Pengerjaan dari aplikasi ini antara lain:

1. Presentasi Prototipe Antarmuka

2. Diskusi Lingkungan dan Persyaratan
3. Pendefinisian Kebutuhan Pengguna
4. Iterasi Prototype dan Umpan Balik
5. Verifikasi dan Validasi
6. Pengerjaan Proyek
7. Pemeliharaan Proyek
8. Komunikasi Teratur

Dengan melalui setiap tahapan ini, kami memastikan bahwa pengembangan sistem sesuai
dengan harapan klien dan didasarkan pada dasar yang kuat yang terdokumentasi dengan baik.
 BAB III
METODOLOGI

3.1 Pemahaman Kegiatan Pembangunan dan Pengembangan Sistem

a. Kegiatan Pembangunan

Kegiatan pembangunan sistem informasi perizinan di Badan Penanaman Modal &

Pelayanan Terpadu Satu Pintu di Provinsi Gorontalo dapat dibagi menjadi beberapa
tahapan, yaitu:

● Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan merupakan tahap awal dari kegiatan pembangunan sistem. Pada tahap
ini, dilakukan kegiatan-kegiatan berikut:

1. Pembentukan tim pengembang

2. Identifikasi kebutuhan pengguna
3. Penetapan ruang lingkup sistem
4. Penyusunan rencana kerja

● Tahap Analisis

Tahap analisis merupakan tahap untuk mempelajari kondisi existing sistem yang ada saat
ini. Pada tahap ini, dilakukan kegiatan-kegiatan berikut:

1. Pengumpulan data
2. Analisis data
3. Perancangan sistem

● Tahap Desain

Tahap desain merupakan tahap untuk membuat gambaran umum dari sistem yang akan
dibangun. Pada tahap ini, dilakukan kegiatan-kegiatan berikut:

1. Perancangan arsitektur sistem

2. Perancangan basis data
3. Perancangan antarmuka pengguna
4. Perancangan proses bisnis

● Tahap Implementasi

Tahap implementasi merupakan tahap untuk membangun sistem sesuai dengan desain yang
telah dibuat. Pada tahap ini, dilakukan kegiatan-kegiatan berikut:
 1. Pengembangan perangkat lunak
2. Pengembangan perangkat keras
3. Pengujian sistem

● Tahap Pemeliharaan

Tahap pemeliharaan merupakan tahap untuk menjaga sistem agar tetap berfungsi dengan
baik. Pada tahap ini, dilakukan kegiatan-kegiatan berikut:

1. Perbaikan bug
2. Penambahan fitur
3. Peningkatan kinerja

b. Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan untuk proyek ini adalah metode
Prototyping. Metode ini cocok digunakan untuk proyek yang membutuhkan waktu yang
singkat dan biaya yang relatif rendah.

Pada metode Prototyping, sistem dibangun secara bertahap dengan menggunakan

prototype. Prototype adalah model awal dari sistem yang dibuat untuk menguji kebutuhan
pengguna dan validitas desain sistem.

c. Tahap-tahap Pengembangan Sistem Menggunakan Metode Prototyping

Berikut adalah tahapan pengembangan sistem menggunakan metode Prototyping:

● Tahap 1: Pengumpulan Kebutuhan

Pada tahap ini, dilakukan kegiatan pengumpulan kebutuhan pengguna. Kebutuhan

pengguna dapat dikumpulkan melalui wawancara, survei, atau observasi.

● Tahap 2: Perancangan Prototype

Pada tahap ini, dilakukan perancangan prototype sistem. Prototype sistem dapat dibuat
menggunakan alat bantu pemodelan atau program aplikasi.

● Tahap 3: Pengujian Prototype

Prototype sistem diuji oleh pengguna untuk mendapatkan umpan balik. Umpan balik dari
pengguna digunakan untuk memperbaiki prototype sistem.

● Tahap 4: Implementasi Sistem

Sistem dibangun berdasarkan prototype yang telah diperbaiki.

● Tahap 5: Pengujian Sistem

Sistem diuji untuk memastikan bahwa sistem berfungsi dengan baik.

d. Kesimpulan

Kegiatan pembangunan dan pengembangan sistem informasi perizinan di Badan

Penanaman Modal & Pelayanan Terpadu Satu Pintu di Provinsi Gorontalo akan dibagi
menjadi beberapa tahapan, yaitu:

● Tahap Perencanaan

Pada tahap ini, tim pengembang akan membentuk tim, mengidentifikasi kebutuhan
pengguna, menetapkan ruang lingkup sistem, dan menyusun rencana kerja.

● Tahap Analisis

Pada tahap ini, tim pengembang akan mengumpulkan data, menganalisis data, dan
merancang sistem.

● Tahap Desain

Pada tahap ini, tim pengembang akan merancang arsitektur sistem, basis data, antarmuka
pengguna, dan proses bisnis.

● Tahap Implementasi

Pada tahap ini, tim pengembang akan mengembangkan perangkat lunak, perangkat keras,
dan menguji sistem.
 ● Tahap Pemeliharaan

Pada tahap ini, tim pengembang akan memperbaiki bug, menambahkan fitur, dan
meningkatkan kinerja sistem.

Metode pengembangan sistem yang digunakan untuk proyek ini adalah metode
Prototyping. Metode ini cocok digunakan untuk proyek yang membutuhkan waktu yang
singkat dan biaya yang relatif rendah.

3.1.1 Arsitektur Sistem

a. Use Case Diagram

Gambar 3.1 Use Case Diagram

b. Activity Diagram

Gambar 3.2 Activity diagram Login

Gambar 3.2 Activity diagram Tambah Arsip

 Gambar 3.3 Activity diagram User

3.2 Standar Komunikasi dan Pelaporan

Dalam setiap proyek, pentingnya komunikasi tak dapat disangkal. Komunikasi
yang efektif menjadi pilar utama yang memastikan tujuan proyek tercapai dengan
sukses. Tidak hanya itu, komunikasi yang tepat dan tepat waktu juga menjadi
fondasi utama dari kolaborasi tim yang efisien selama pelaksanaan proyek.
Mengakui esensinya, standar komunikasi yang jelas dan terstruktur menjadi
kebutuhan mutlak untuk memastikan proyek berjalan tanpa hambatan. Namun,
selain komunikasi, pelaporan juga memegang peran penting. Melalui pelaporan
yang sistematis, sebuah proyek dapat memastikan transparansi informasi,
meningkatkan akuntabilitas, dan mengkoordinasikan upaya dengan lebih efektif.
Oleh karena itu, integrasi antara komunikasi dan pelaporan yang efisien menjadi
kunci untuk keberhasilan proyek secara keseluruhan.

Dalam konteks pengembangan sistem informasi perizinan dan manajemen arsip

"Satu Klik" untuk Provinsi Gorontalo, integrasi komunikasi dan pelaporan menjadi
 esensial. Komunikasi yang efektif memfasilitasi pertukaran ide, umpan balik, dan
koordinasi antar anggota tim, pemangku kepentingan, dan pihak terkait lainnya.
Seiring dengan itu, pelaporan rutin tentang kemajuan proyek, evaluasi risiko, dan
status tugas memastikan bahwa semua pihak terinformasi dan dapat beradaptasi
dengan perubahan yang mungkin terjadi.

Sebagai bagian integral dari manajemen proyek, sistematisasi pelaporan juga

berperan dalam mengevaluasi kinerja, mengidentifikasi area perbaikan, dan
memastikan bahwa proyek berada pada jalur yang tepat untuk mencapai tujuannya.
Dengan demikian, dalam proyek ini, komunikasi dan pelaporan bukan hanya
sekedar proses, tetapi merupakan fondasi yang mendukung kesuksesan
implementasi sistem informasi perizinan dan manajemen arsip yang akan
memberikan manfaat jangka panjang bagi Provinsi Gorontalo.

Adapun aspek-aspek penting mengenai integrasi komunikasi dan pelaporan

dalam pengembangan sistem informasi perizinan dan manajemen arsip "Satu Klik"
untuk Provinsi Gorontalo, seperti:

1. Metode Komunikasi yang Digunakan: Anda dapat memberikan informasi lebih

lanjut tentang alat atau platform yang digunakan untuk komunikasi, apakah itu rapat
fisik, konferensi video, email, atau aplikasi kolaborasi lainnya.
2. Tantangan dan Solusi Komunikasi: Mungkin ada tantangan khusus dalam
menjalankan komunikasi di proyek ini (misalnya, perbedaan zona waktu antara
anggota tim, kerumitan topik teknis, dll.). Anda dapat menjelaskan bagaimana
tantangan-tantangan tersebut diatasi.
3. Kajian Kasus atau Contoh Konkret: Menambahkan sebuah kajian kasus atau contoh
konkret tentang bagaimana komunikasi yang efektif atau pelaporan yang sistematis
telah mempengaruhi hasil proyek dapat memberikan gambaran yang lebih
mendalam.
4. Peran Stakeholder dalam Komunikasi: Anda dapat menjelaskan peran stakeholder
kunci dan bagaimana mereka terlibat dalam proses komunikasi dan pelaporan.
5. Penggunaan Teknologi: Jika ada teknologi khusus atau inovasi yang digunakan
dalam proses komunikasi atau pelaporan, hal ini juga dapat menjadi tambahan yang
menarik untuk dibahas.
 Dengan mendalami aspek-aspek yang telah dijelaskan, akan semakin
menegaskan betapa krusialnya integrasi komunikasi dan pelaporan dalam
menjamin keberhasilan proyek pengembangan sistem informasi perizinan dan
manajemen arsip "Satu Klik" untuk Provinsi Gorontalo.

3.3 Kerangka Kerja Asesmen Resiko Dan Mitigasi Risiko

Kerangka Kerja Asesmen Risiko dan Mitigasi Risiko untuk proyek Pekerjaan
Pengembangan Sistem Informasi Perizinan Dan Manajemen Arsip "Satu Klik" di Provinsi
Gorontalo melibatkan langkah-langkah proaktif dalam mengidentifikasi, mengevaluasi, dan
mengelola potensi risiko yang mungkin muncul selama pengembangan sistem ini. Tim proyek
secara rutin melibatkan pemangku kepentingan kunci dalam proses identifikasi risiko,
mengelompokkan risiko ke dalam kategori tertentu, dan menilai dampak serta kemungkinan
terjadinya masing-masing risiko. Risiko-risiko yang memiliki dampak dan kemungkinan
tertinggi diprioritaskan, dan strategi mitigasi risiko yang sesuai dikembangkan, mencakup
transfer risiko, pengurangan risiko, dan rencana kontingensi. Selain itu, implementasi strategi
mitigasi dipantau secara cermat selama seluruh tahap proyek, dengan peninjauan dan
pemantauan risiko yang terus-menerus. Evaluasi efektivitas dilakukan untuk mengevaluasi
keberhasilan langkah-langkah mitigasi, dan pembelajaran organisasi diintegrasikan untuk terus
menyempurnakan kerangka kerja asesmen risiko. Dengan demikian, kerangka kerja ini
memberikan pendekatan yang holistik dalam mengelola ketidakpastian dan risiko potensial
yang dapat mempengaruhi keberhasilan Pekerjaan Pengembangan Sistem Informasi Perizinan
Dan Manajemen Arsip "Satu Klik" di Provinsi Gorontalo.

a. Identifikasi Risiko:
- Stakeholder Identification:

Identifikasi semua pihak yang terlibat dalam proyek, seperti pengguna akhir,
pengembang, pemangku kepentingan pemerintah, dll.

- Analisis Proyek:

Tinjau tujuan proyek, cakupan, dan batasan untuk mengidentifikasi potensi

risiko.

- Analisis Sistem:
 Tinjau kebutuhan sistem, arsitektur, dan infrastruktur untuk mengidentifikasi
risiko terkait teknis.

b. Analisis Risiko:
- Identifikasi Risiko Spesifik:

Identifikasi risiko yang mungkin muncul selama pengembangan sistem

informasi, seperti perubahan kebijakan, perubahan kebutuhan, atau kendala
teknis.

- Analisis Dampak:

Evaluasi dampak potensial dari setiap risiko terhadap proyek dan tujuannya.

c. Penilaian Risiko:
- Penilaian Probabilitas:

Tentukan seberapa mungkin setiap risiko akan terjadi.

- Penilaian Dampak:

Tentukan seberapa besar dampak dari setiap risiko jika terjadi.

d. Prioritasi Risiko:
- Peringkat Risiko:

Urutkan risiko berdasarkan kombinasi probabilitas dan dampaknya untuk

menentukan prioritas penanganan.

e. Mitigasi Risiko:
- Strategi Mitigasi:

Identifikasi strategi untuk mengurangi probabilitas atau dampak risiko.

- Rencana Aksi:

Tentukan langkah-langkah konkret yang akan diambil jika risiko terjadi.

f. Implementasi Mitigasi:
- Rencana Komunikasi:

Komunikasikan rencana mitigasi kepada semua pihak terkait.

- Pelaksanaan Tindakan:

Terapkan tindakan mitigasi sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.

g. Pemantauan dan Pengendalian:

- Pemantauan Risiko:

Pantau risiko secara berkala selama seluruh siklus proyek.

 - Pengendalian Risiko:

Ambil tindakan proaktif jika ada perubahan kondisi yang dapat mempengaruhi
risiko.

h. Pelaporan dan Evaluasi:

- Laporan Periodik:

Sediakan laporan periodik kepada pemangku kepentingan untuk memberikan

pembaruan mengenai status risiko.

- Evaluasi Kinerja Mitigasi:

Tinjau efektivitas tindakan mitigasi dan lakukan perubahan jika diperlukan.

3.4 Strategi Dan Critical Success Factor

a. Strategi
1. Pengguna sebagai Fokus Utama

Dalam konteks pengembangan sistem informasi "Satu Klik", konsep

pengguna sebagai fokus utama adalah prinsip dasar. Ini melibatkan
penelitian mendalam terhadap kebutuhan, preferensi, dan keterampilan
pengguna potensial. Setiap tahap pengembangan, dari perancangan
antarmuka hingga pengujian, didasarkan pada pemahaman yang kuat
tentang pengguna.

2. Responsif terhadap Keluhan Pengguna

Strategi ini melibatkan implementasi sistem pelaporan keluhan yang

mudah diakses dan responsif. Keluhan yang diterima direspon dengan cepat
dan ditindaklanjuti untuk memastikan kepuasan pengguna. Hal ini juga
melibatkan upaya untuk secara proaktif memperbaiki masalah yang sering
dilaporkan.

3. Keamanan dan Privasi

Aspek keamanan data dan privasi sangat penting dalam lingkup

sistem informasi apapun, terutama yang melibatkan informasi sensitif
seperti perizinan dan arsip. Di sini, penggunaan teknologi enkripsi,
pengaturan akses yang tepat, serta pelatihan terkait keamanan data menjadi
aspek krusial.

b. Critical Success Factor (CSF)

1. Adopsi Pengguna yang Tinggi

Agar sistem "Satu Klik" berhasil, adopsi yang luas dari berbagai
segmen masyarakat sangat penting. Kampanye sosialisasi, pelatihan, dan
pendekatan yang ramah pengguna menjadi strategi untuk meraih tingkat
 adopsi yang tinggi.

2. Kinerja Aplikasi yang Stabil

Stabilitas aplikasi menjadi kunci untuk menjaga kepercayaan

pengguna. Pengujian yang cermat dan pemantauan secara teratur diperlukan
untuk memastikan kinerja optimal aplikasi, menghindari gangguan atau
kegagalan yang dapat mengganggu pengalaman pengguna.

3. Tingkat Kepuasan Pengguna

Pengukuran dan peningkatan terus-menerus terhadap tingkat

kepuasan pengguna diperlukan. Ini melibatkan survei, analisis umpan balik,
dan pembaruan berkelanjutan untuk memastikan sistem selalu memenuhi
harapan dan kebutuhan pengguna.

4. Kemitraan Kuat dengan Pemerintah Lokal

Kemitraan yang solid dengan pemerintah lokal membantu

memastikan integrasi yang mulus dengan sistem pelayanan publik yang ada.
Ini memungkinkan pertukaran data yang lebih baik, penggunaan sumber
daya bersama, dan koordinasi yang efektif.

5. Kepercayaan Masyarakat

Membangun dan mempertahankan kepercayaan masyarakat adalah

aspek terpenting dalam penggunaan sistem informasi publik. Transparansi
dalam operasi, keandalan informasi yang disediakan, serta komunikasi yang
jelas dan terbuka diperlukan untuk membangun fondasi kepercayaan ini.

3.5 Analisa Kebutuhan Sumber Daya Manusia

Pada sub bab ini, akan diuraikan peran dan tanggung jawab beberapa peran
kunci dalam pengembangan perangkat lunak. Setiap individu dalam tim memiliki
peran yang krusial untuk mencapai tujuan proyek secara efektif. Berikut adalah
analisa kebutuhan sumber daya manusia yang umum dalam pengembangan
perangkat lunak:

3.5.1 Pengembangan Perangkat Lunak

Tim pengembang perangkat lunak bertanggung jawab untuk merancang,

mengembangkan, dan mengimplementasikan solusi perangkat lunak. Tugas utama
mereka melibatkan penulisan kode, pengujian, dan memastikan bahwa produk yang
dihasilkan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.

3.5.2 Analis Sistem

Analis sistem bertanggung jawab untuk memahami kebutuhan bisnis dan

 merancang solusi perangkat lunak yang sesuai. Mereka melakukan analisis
kebutuhan, mendokumentasikan proses bisnis, dan berkomunikasi dengan
pengembang untuk memastikan implementasi yang efektif.

3.5.3 Desainer

Desainer perangkat lunak fokus pada aspek visual dan struktural dari solusi
perangkat lunak. Tugas mereka mencakup merancang antarmuka pengguna,
mengembangkan arsitektur sistem, dan memastikan ketersediaan elemen desain
yang diperlukan untuk implementasi.

3.5.4 Manajer Proyek

Manajer proyek bertanggung jawab untuk merencanakan, mengarahkan,

dan mengelola sumber daya proyek secara keseluruhan. Mereka memastikan bahwa
proyek berjalan sesuai dengan jadwal, anggaran, dan tujuan yang telah ditetapkan.

3.5.5 QA (Quality Assurance)

Tim QA bertanggung jawab untuk memastikan kualitas produk perangkat

lunak. Mereka melakukan pengujian, memvalidasi fungsionalitas, dan memastikan
bahwa produk memenuhi standar kualitas yang ditetapkan sebelum dirilis ke
pengguna akhir.

3.5.6 Tim Dukungan dan Operasional

Tim ini fokus pada pemeliharaan dan operasional produk setelah dirilis.
Tugas mereka melibatkan penanganan masalah, pembaruan, dan memastikan
bahwa perangkat lunak berfungsi dengan baik dalam lingkungan produksi.

3.5.7 Konsultan Keamanan Informasi

Konsultan keamanan informasi bertanggung jawab untuk menilai dan

meningkatkan keamanan sistem. Tugas mereka melibatkan identifikasi potensi
risiko keamanan, pengembangan kebijakan keamanan, dan memberikan solusi
untuk melindungi informasi sensitif.

3.5.8 Pelatihan Pengguna

Tim pelatihan pengguna fokus pada memastikan bahwa pengguna akhir

dapat menggunakan produk dengan efektif. Tugas mereka melibatkan
pengembangan materi pelatihan, sesi pelatihan, dan dukungan pengguna untuk
memastikan adopsi yang sukses.

3.6 Perencanaan Waktu Proyek

No Kegiatan Waktu Indikator / Keterangan

1 Perencanaan Proyek

Pembentukan 5 Desember Tim kelompok kerja proyek terbentuk

tim pengembang 2023

Identifikasi 6 - 8 Desember Mengetahui kebutuhan pengguna

kebutuhan 2023
pengguna

Penetapan ruang 9 Desember Mengetahui batasan pengerjaan

lingkup sistem 2023 proyek

Penyusunan rencana 10 Desember mengetahui waktu dan kegiatan kerja

kerja 2023

2 Analisis Proyek

Pengumpulan data 11 - 15 Data yang diperlukan untuk

Desember 2023 pengerjaan proyek diperoleh

Analisis data 11 - 15
Desember 2023

Perancangan sistem 11 - 15 Pengerjaan sistem

Desember 2023

3 Desain

Perancangan 16 Desember Arsitektur yang dibutuhkan sistem

arsitektur sistem 2023 dibuat

Perancangan basis 17 - 21 Basis data proyek dibuat

data Desember 2023

Perancangan 17 - 21 Antar muka website dibuat

antarmuka Desember 2023
pengguna

Perancangan proses 17 - 21 Rancangan proses bisnis dibuat

bisnis Desember 2023

4 Implementasi Perangkat

Pengembangan 21- 30 Antarmuka web sistem dibuat

Perangkat Lunak Desember 2023

Pengembangan 21- 30 Kebutuhan perangkat keras

 perangkat keras Desember 2023 dipersiapkan

Pengujian sistem 31 Desember Mengetahui keberhasilan dan

2023 kelemahan sistem

5 Pemeliharaan Sistem

Perbaikan bug 1 Januari 2024 Memperbaiki bug dalam sistem

Penambahan fitur -

Peningkatan kinerja 2 Januari 2023 - Meningkatkan kinerja sistem

5 Januari

3.7 Struktur Organisasi Proyek

No Posisi Nama

1 Manajer Proyek Andi Dwinata

2 Analisis Sistem Muh Rizieq Fazlulrahman Djafar

3 Pengembang Perangkat Lunak Mario Rudy Silalahi

4 Desain Antarmuka Pengguna Muhammad Rafli

5 Spesialis Basis Data Muhamad Aenun Zidane

6 Ahli Keamanan Sistem Khusnul Khatimah

7 Koordinator Pengujian Alif Alpian Sahrul Muharom

8 Asisten Administratif Egidya Zalsabila

9 Ahli Komunikasi Muhammad Arif Alifan Sultoni

10 Pengawas Proyek Anggita Saputra

3.8 Tim Tenaga Ahli

Tim Tenaga Ahli dalam pembangunan proyek ini terdiri dari individu ahli dan
telah memenuhi kualifikasi tinggi dalam bidang terkait. Berikut adalah gambaran umum
mengenai peran dan kontribusi masing-masing anggota tim. Kualifikasi dan keahlian
yang dibutuhkan untuk layanan konsultansi meliputi hal-hal berikut ini:
1. Ketua Tim/Team Leader (Tenaga Ahli Manajemen Teknologi Informasi):
a. Bertanggung jawab sebagai pemimpin utama dalam perencanaan dan
pelaksanaan proyek.
b. Memastikan keseluruhan proyek berjalan sesuai rencana dan mencapai
tujuan yang ditetapkan.
c. Mengkoordinasikan aktivitas tim dan berkomunikasi secara efektif dengan
semua pemangku kepentingan.
2. Pengembang Perangkat Lunak (Tenaga Ahli Pengembangan Sistem
Informasi):
a. Merancang dan mengembangkan sistem informasi perizinan dan
manajemen arsip.
b. Bertanggung jawab untuk pemrograman, pengujian, dan implementasi
solusi perangkat lunak.
c. Memastikan kualitas dan keamanan sistem yang dikembangkan.
3. Ahli Basis Data (Tenaga Ahli Sistem Basis Data):
a. Menangani desain, pengelolaan, dan pemeliharaan basis data yang
mendukung sistem informasi.
b. Memastikan integritas data, keamanan, dan performa optimal dari basis
data.
4. Analis Sistem (Tenaga Ahli Analisis Sistem):
a. Menganalisis kebutuhan dan proses bisnis terkait perizinan dan
manajemen arsip.
b. Merancang spesifikasi fungsional dan teknis untuk implementasi sistem.
c. Memastikan bahwa solusi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
pengguna dan tujuan proyek.
5. Spesialis Manajemen Proyek:
a. Bertanggung jawab untuk perencanaan dan pelaksanaan manajemen
proyek secara keseluruhan.
b. Melakukan pemantauan terhadap jadwal, anggaran, dan kualitas
pekerjaan.
c. Menanggapi perubahan dan risiko yang mungkin terjadi selama proyek.
6. Konsultan Manajemen Arsip (Tenaga Ahli Manajemen Arsip):
a. Memberikan wawasan dan panduan tentang praktik terbaik dalam
manajemen arsip.
b. Mengidentifikasi kebutuhan dan peraturan terkait manajemen arsip.
c. Menentukan strategi penyimpanan dan retensi arsip yang sesuai.
7. Spesialis Keamanan Informasi (Tenaga Ahli Keamanan Informasi):
a. Menangani aspek keamanan sistem informasi, termasuk perlindungan data
sensitif.
b. Mengidentifikasi dan mengatasi potensi risiko keamanan.
 c. Memastikan kepatuhan dengan standar keamanan dan regulasi yang
berlaku.
8. Ahli Komunikasi dan Pelatihan (Tenaga Ahli Komunikasi):
a. Bertanggung jawab untuk komunikasi efektif dengan pihak terkait dan
pemangku kepentingan.
b. Menyusun materi pelatihan dan mendukung pelaksanaan pelatihan kepada
pengguna akhir.
c. Membantu dalam menyampaikan informasi proyek kepada pemangku
kepentingan.

Dalam pelaksanaanya, tim ahli di atas dibantu oleh tenaga pendukung yakni:

1. Operator Komputer:
a. Pengoperasian Sistem:
i. Bertanggung jawab untuk menjalankan, mengelola, dan memantau
sistem informasi perizinan dan manajemen arsip setiap hari.
ii. Menanggapi permintaan dan isu teknis yang mungkin muncul selama
pengoperasian sistem.
b. Pemeliharaan Rutin:
i. Melakukan tugas pemeliharaan rutin, seperti backup data dan
pembaruan perangkat lunak, untuk memastikan keberlanjutan
operasional sistem.
c. Penanganan Gangguan:
i. Merespons dan menyelesaikan gangguan operasional secepat mungkin,
termasuk penyelesaian masalah kecil atau pelaporan lebih lanjut ke tim
pengembangan jika diperlukan.
2. Tenaga Administrasi Keuangan:
a. Pengelolaan Anggaran:
i. Bertanggung jawab untuk memantau dan mengelola anggaran proyek
secara cermat.
ii. Menyediakan laporan keuangan berkala kepada tim manajemen untuk
memastikan keuangan proyek tetap sesuai rencana.
b. Pemrosesan Pembayaran:
i. Menangani pemrosesan dan pelaporan pembayaran terkait proyek,
termasuk pembayaran untuk layanan konsultansi, perangkat lunak, dan
kebutuhan lainnya.
c. Pelaporan Keuangan:
i. Menyusun laporan keuangan secara berkala, termasuk pemantauan
pengeluaran dan penjelasan atas perbedaan yang mungkin terjadi.
d. Administrasi Umum:
i. Melaksanakan tugas administratif umum, seperti pengelolaan
dokumen, penyimpanan data keuangan, dan pemeliharaan catatan
transaksi.
3. Koordinasi Tim Pendukung:
 a. Kolaborasi dengan Tim Tenaga Ahli:
i. Berinteraksi dengan Tim Tenaga Ahli untuk memastikan kelancaran
operasional sistem dan pelaporan keuangan yang akurat.
ii. Menanggapi kebutuhan dan permintaan yang mungkin timbul dari tim
pengembangan.
b. Pelatihan Pengguna Akhir:
i. Memberikan dukungan dalam penyelenggaraan pelatihan kepada
pengguna akhir terkait pengoperasian sistem dan pemahaman terhadap
proses administrasi keuangan.

3.9 Output Proyek

a. Halaman Login

b. Halaman Register
c. Dashboard Admin

d. Halaman Beranda
e. Halaman Berita
f. Halaman Tentang

g. Halaman Forum

h. Halaman Input Arsip

i. Halaman List Arsip

j. Halaman Input Berita

k. Halaman List Berita
 BAB IV
JADWAL RENCANA PEKERJAAN

No Kegiatan Bulan Ke-I Bulan Ke-II

1 2 3 4 1 2 3 4

1 Perencanaan Proyek

2 Analisis Proyek

3 Desain

4 Implementasi
Perangkat

5 Pemeliharaan Sistem