PEMERINTAH KABUPATEN SUMBAWA BARAT

FORMULIR ANALISIS JABATAN

Jabatan Pengadministrasi Umum

FORMULIR ANALISIS JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum
2. Kode Jabatan :-

3. Unit Organisasi
a. Eselon I :
b. Eselon II : -
c. Eselon III : Sekretaris Badan/Dinas
d. Eselon IV : Kepala Subagian Umum dan Kepegawaian

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Sekretaris

Kasubbag Kasubbag Umum

Keuangan dan Kepegawaian

Pengadministrasi
Persuratan

Pengadministrasi
Umum

Pengelola Barang
Milik Daerah

Pengelola
Kepegawaian

Pengolah Data
5. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan kegiatan yang meliputi pencatatan dan pendokumentasian bahan
dan dokumen umum.

6. Uraian Tugas :
a. Mengendalikan administrasi surat masuk dan keluar sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pencarian;
1. Membuat/ mencetak formulir/ nota/ listing (daftar)
2. Memberikan lembar pengantar pada surat
3. Mencatat surat dalam buku agenda
4. Memilah surat sesuai dengan sifatnya
5. Menyusun Agenda Surat
6. menggandakan/fotocopy
7. Mendistribusikan surat dalam SKPD /hari
8. Mengirim surat/dokumen

b. Mencatat administrasi penerimaan dan pengeluaran barang sesuai dengan

prosedur dan ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi;
1. Membuat/ mencetak formulir/ nota/ listing (daftar)
2. Mencatat surat administrasi penerimaan dan pengeluaran barang
dalam buku agenda
3. Menyusun data dan informasi
4. Membuat konsep surat dinas/nota dinas

c. Memfasilitasi rapat-rapat kedinasan dan pengelolaan kerumah tanggaan

agar pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik;
1. Membuat/ mencetak formulir/ nota/ listing (daftar)
2. Menyiapkan rapat
3. Memberikan pelayanan dan menerima pengaduan
4. Membuat Laporan
d. Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku, agar tertib administrasi;
1. Mencatat surat dalam buku agenda
2. Menggandakan/fotocopy
3. Mengarsipkan surat/ hari

e. Membuat Laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang

berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban
1. Menyusun data dan informasi
2. Membuat laporan

f. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan.

 1. Mempelajari disposisi
2. Melaksanakan tugas
3. Membuat laporan pelaksanaan tugas

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan dalam tugas

Bahan penyiapan administrasi surat masuk/
1. Surat / dokumen
keluar dan Barang
Sarana dan Bahan Penyiapan fasilitasi rapat /acara
2.
Prasarana /Peralatan kerumah tanggaan
3. Arsip Pendokumentasian surat/dokumen
Petunjuk operasional prosedur dalam
4. SOP
pelaksaan tugas
5. Disposisi pimpinan Pelaksanaan tugas lain

8. Perangkat/Ala tKerja :

No Alat Kerja Digunakan untuk tugas

1. ATK Menunjang pelaksanaan tugas

Pencarian informasi, monitoring, dan
2. Komputer
menyimpan data

9. Hasil Kerja :

No Hasil Satuan
Administrasi surat masuk dan keluar berkas
1.
Administrasi penerimaan dan berkas
2.
pengeluaran barang
laporan
3.
Laporan fasilitasi rapat-rapat kedinasan
dan pengelolaan kerumah tanggaan
Arsip surat/dokumen berkas
4.
Laporan pelaksanaan tugas laporan
5.
 Laporan pelaksanaan tugas lain laporan
6.

10. Tanggung Jawab :

a. Kesesuaian administrasi surat masuk dan keluar agar memudahkan
pencarian;
b. Ketepatan administrasi penerimaan dan pengeluaran barang;
c. Kelancaran fasilitasi rapat-rapat kedinasan dan pengelolaan kerumah
tanggaan;
d. Kerapihan dokumen surat;
e. Kebenaran isi dan ketepatan laporan pelaksanaan tugas.

11. Wewenang :
a. Memberikan surat sesuai dengan peruntukannya.
b. Menjaga kerahasiaan surat.
c. Menolak melaksanakan tugas lain-lain yang merupakan perbuatan
melawan hukum/bertentangan dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1. Kepala Subbagian Sekretariat Pelaporan
Umum dan
Kepegawaian
2. Pengadministrasi Subbagian Umum Koordinasi /
Persuratan dan Kepegawaian, Informasi
3. Pengelola Subbagian Umum Koordinasi
Pemanfaatan BMD dan Kepegawaian pencatatan

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Keterangan
1. Tempat kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Suhu kamar normal
3. Udara Sirkulasi baik
4. Keadaan ruangan Luas
5. Letak Rata
6. Penerangan Cukup
7. Suara Tidak berisik
 8. Keadaan tempat kerja Bekerja dengan berkas kertas / bersih
9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya :

No BahayaFisik/Mental Penyebab

1. Tidak Ada -

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat, Gol/ruang : Pengatur Muda, II/a

b. Jenjang minimal : SMA

c. Jurusan : Manajemen perkantoran/ administrasi

perkantoran/ tata perkantoran atau bidang lain
yang relevan dengan tugas jabatan

d. Pelatihan Fungsional: -
e. Pelatihan Teknis : Administrasi Perkantoran
f. Pengalaman Kerja : -

g. Pengetahuan Kerja :  Administrasi perkantoran

 Mengoperasikan komputer
 Kearsipan
 Ketatausahaan
h. Keterampilan Kerja : Mengelola administrasi surat

i. Bakat Kerja : Manual Dexterity (M) Kemampuan

menggerakkan tangan dengan mudah dan
penuh keterampilan

j. Temperamen : R = Kemampuan menyesuaikan diri dengan

kegiatan yang berulang atau secara terus-
menerus melakukan kegiatan yang sama sesuai
dengan perangkat prosedur, urutan atau
 kecepatan tertentu
k. Minat Kerja : 1.b melakukan kegiatan yang berhubungan
dengan komunikasi data.
3.a melakukan melakukan kegiatan rutin,
konkrit dan teratur.
l. Upaya Fisik : Berjalan, duduk, melihat, berbicara, bekerja
dengan jari.
m. Kondisi Fisik : Jenis Kelamin: Laki-laki/Perempuan
Umur: tidak ada syarat khusus
Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus
Berat Badan: tidak ada syarat khusus
Postur Badan: tidak ada syarat khusus
Penampilan: Rapih
n. Fungsi Pekerja : D6 = Menyalin, mencatat atau memindahkan
data.

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

Waktu
Volume
No Hasil Kerja penyelesaian
(setahun)
(menit)
1. Administrasi surat masuk dan
10
keluar
2. Administrasi penerimaan dan
60
pengeluaran barang
3.
Laporan fasilitasi rapat-rapat
60
kedinasan dan pengelolaan
kerumah tanggaan
4. Arsip surat/dokumen
5
5. Laporan pelaksanaan tugas 360
6. Laporan pelaksanaan tugas lain
dari pimpinan 240

17. Butir Informasi Lain : Tidak ada