PEMERINTAH KABUPATEN SUMBAWA BARAT

FORMULIR ANALISIS JABATAN

Jabatan Pengadministrasi Persuratan

FORMULIR ANALISIS JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Persuratan
2. Kode Jabatan :-

3. Unit Organisasi
a. Eselon I :
b. Eselon II : Dinas
c. Eselon III : Sekretaris Dinas/Badan
d. Eselon IV : Kasubbag Umum dan Kepegawaian

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Sekretaris
Kecamatan

Kasubbag Kasubbag Umum

Keuangan dan Kepegawaian

Pengadministrasi
Persuratan

Pengadministrasi
Umum

Pengelola Barang
Milik Daerah

Pengelola
Kepegawaian

Pengolah Data
5. Ikhtisar Jabatan
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan
pendokumentasian di bidang persuratan.

6. Uraian Tugas

a. Mengendalikan administrasi surat masuk dan keluar sesuai dengan

prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pencarian;
Tahapan :
1. Verifikasi surat/dokumen/data dan kelengkapannya (per 1
berkas)
2. Membuat/ mencetak formulir/ nota/ listing (daftar)
3. Mencatat surat dalam buku agenda
4. Memberikan lembar pengantar dalam surat
5. Menyusun agenda surat
6. Membuat konsep surat dinas/nota dinas
7. Mengirim surat/dokumen

b. Mengelompokan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya,

sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar
memudahkan pendistribusian;
Tahapan :
1. Memilah surat sesuai dengan sifatnya
2. Menyusun data dan informasi

c. Mendistribusikan surat sesuai dengan maksud dan tujuannya sebagai

tindak lanjut disposisi atasan;
Tahapan :
1. Mencatat surat dalam buku agenda
2. Mendistribusikan surat dalam SKPD

d. Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan

yang berlaku, agar tertib administrasi;
Tahapan :
1. Mencatat surat dalam buku agenda
2. Menggandakan/fotocopy
3. Mengarsipkan surat/ hari

e. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur

yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertangggung jawaban;
Tahapan :
1. Menyusun data dan informasi
2. membuat laporan
 f. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh
pimpinan.
Tahapan :
1. Mempelajari disposisi
2. Melaksanakan tugas
3. Membuat laporan pelaksanaan tugas

7. Bahan Kerja

No Bahan Kerja Penggunaan dalam tugas

Pelaksanaan urusan umum dan
1. Surat Masuk/Keluar
kepegawaian
Petunjuk operasional prosedur
2. SOP
dalam pelaksaan tugas
Pelaksanaan tugas-tugas lingkup
3. Disposisi Pimpinan
kesekretariatan

8. Perangkat/Alat Kerja

No Alat Kerja Digunakan untuk tugas

1. ATK Menunjang pelaksanaan tugas

Pencarian informasi,
2. Komputer monitoring, dan menyimpan
data

9. Hasil Kerja

No Hasil Kerja Satuan

1. Administrasi surat masuk dan berkas

keluar

2. Surat / dokumen sesuai jenis berkas

nya

3. Catatan pendistribusian surat berkas

4. Arsip surat/dokumen berkas

5. Laporan pelaksanaan tugas laporan

 6. Laporan pelaksanaan tugas laporan
lain dari pimpinan

10. Tanggung Jawab

a. Kesesuaian administrasi surat masuk dan keluar agar
memudahkan pencarian;
b. Kesesuaian pengelompokan surat atau dokumen menurut jenis dan
sifatnya;
c. Ketepatan pendistribusian surat;
d. Kerapihan dokumen surat;
e. Kebenaran isi dan ketepatan laporan hasil pelaksanaan tugas.

11. Wewenang
a. Memberikan surat sesuai dengan peruntukannya.
b. Menjaga kerahasiaan surat.
c. Menolak melaksanakan tugas lain-lain yang merupakan perbuatan
melawan hukum/bertentangan dengan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.

12. Korelasi Jabatan

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1. Kepala Subbagian Sekretariat Pelaporan
Umum dan
Kepegawaian
2. Pengadministrasi Subbagian Umum, koordinasi
umum Kepegawaian, Data
dan Informasi
3. Pegawai (sub bagian Perangkat Daerah Koordinasi
umum dan
kepegawaian)

13. Kondisi Lingkungan Kerja

No Aspek Keterangan
1. Tempat kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Suhu kamar normal
3. Udara Sirkulasi baik
4. Keadaan ruangan Luas
5. Letak Rata
 6. Penerangan Cukup
7. Suara Tidak berisik
8. Keadaan tempat kerja Bekerja dengan berkas kertas / bersih
9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya :

No Bahaya Fisik/Mental Penyebab

1. Tidak ada Tidak ada

15. Syarat Jabatan :

1. Pangkat, Gol/ruang : Pengatur Muda, II/a

2. Jenjang minimal : SMA

3. Jurusan : Manajemen perkantoran/ administrasi
perkantoran/ tata perkantoran atau bidang
lain yang relevan dengan tugas jabatan

4. Pelatihan Fungsional: -
5. Pelatihan Teknis :
6. Pengalaman Kerja : -

7. Pengetahuan Kerja :  Administrasi perkantoran

 Mengoperasikan komputer
 Kearsipan
 Ketatausahaan
8. Keterampilan Kerja : Mengelola administrasi surat
9. Bakat Kerja : Manual Dexterity (M) Kemampuan
menggerakkan tangan dengan mudah dan
penuh keterampilan
10. Temperamen : R = Kemampuan menyesuaikan diri dengan
kegiatan yang berulang atau secara terus-
menerus melakukan kegiatan yang sama
sesuai dengan perangkat prosedur, urutan
atau kecepatan tertentu
11. Minat Kerja : 1.b melakukan kegiatan yang berhubungan
dengan komunikasi data.

12. Upaya Fisik
13. Kondisi Fisik
3.a melakukan melakukan kegiatan rutin,
konkrit dan teratur.
: Berjalan, duduk, melihat, berbicara, bekerja
dengan jari.
: Jenis Kelamin: Laki-laki/Perempuan
Umur: tidak ada syarat khusus
Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus
Berat Badan: tidak ada syarat khusus
Postur Badan: tidak ada syarat khusus
Penampilan: Rapih

14. Fungsi Pekerja : D6 = Menyalin, mencatat atau memindahkan

data.

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

Waktu penyelesaian Volume
No Hasil Kerja
(menit) (setahun)
1. Administrasi surat masuk
10 4000
dan keluar
2. Surat / dokumen sesuai
5 4000
jenis nya
3. Catatan pendistribusian
20 12
surat
4. Arsip surat/dokumen 5 4000
5. Laporan pelaksanaan
360 12
tugas
6. Laporan pelaksanaan
240 12
tugas lain dari pimpinan

17. Butir Informasi Lain : Tidak ada