BAB III

PELAKSANAAN KERJA MAGANG

3.1 Kedudukan dan Koordinasi

3.1.1. Kedudukan
Penulis melakukan praktik kerja magang di PT Lintas Mitra Perkasa
(AsiaCommerce) yang bertempat di Jalan Tubagus Angke 20 D dan 21 A,
Angke, Jakarta Barat, Indonesia. Selama melakukan praktik kerja magang di
Asia Commerce, Penulis bekerja pada divisi Community Development dan
melakukan koordinasi serta kolaborasi bersama beberapa divisi lainnya.
Beberapa pihak yang paling sering berkoordinasi dengan penulis, yakni
Vincent Kusuma Wijaya selaku Chapter Director, Ramadhania
Tatipikalawan selaku Community Development Leader, Naura Yasmin
Ayyuni bersama Hanin Luqyana selaku Graphic Designer Siti Holifah selaku
Business Development dan Frans Yuwono selaku CEO AsiaCommerce dan
beberapa pihak lainnya. Adapun beberapa tugas yang menjadi tanggung
jawab penulis adalah terkait dengan event planning and activation, promotion
activities, content planning untuk sosial media, dan membangun koneksi dan
relasi dengan member komunitas, mentor dan klien (member networking).
Tugas harian yang rutin dikerjakan oleh penulis setiap hari adalah
menghubungi edukator, praktisi atau CEO potensial untuk dijadikan sebagai
pembicara di seminar, membuat konten dan copywriting untuk dibagikan ke
3 grup komunitas dan memberikan ide untuk content planning social media.

3.1.2. Koordinasi
Penulis berkoordinasi dan mendapatkan bimbingan langsung dari
banyak pihak selama melaksanakan praktik kerja ini, pihak-pihak tersebut
adalah sebagai berikut; Vincent Kusuma Wijaya selaku Chapter Director,
Ramadhania Tatipikalawan selaku Community Development Leader, Siti
Holifah selaku Business Development dan Hanin Luqyana dan Naura Yasmin

16
 Ayyuni selaku Design Graphic AsiaCommerce. Untuk lebih jelas, terdapat
dalam gambar 3.1

Gambar 3. 1 Struktur Praktik Kerja Magang

Sumber: Dokumen Pribadi Penulis (2021)

3.2 Tugas yang Dilakukan

Penulis melakukan kerja magang sebagai Community Development
Intern di AsiaCommerce mulai pada tanggal 07 Juli 2021 - 07 September 2021.
Beberapa jenis pekerjaan yang menjadi fokus dan tanggung jawab penulis
selama bekerja akan dijabarkan melalui tabel 3.1.

Tabel 3. 1 Tugas yang Dilakukan oleh Penulis selama Praktik Kerja Magang

No. Jenis Pekerjaan Koordinasi

A. Event Planner and Organizer

1. Menentukan tema dan konsep event, membuat Frans Yuwono

strategi dan perencanaan event (CEO AsiaCommerce)

2. Membuat prosedur dan susunan acara, Frans Yuwono

17
 penjadwalan kegiatan serta pendelegasiaan (CEO AsiaCommerce)
operational secara detail

3. Mencari Pembicara dan Narasumber Frans Yuwono

(CEO AsiaCommerce)

4. Mensosialisasikan event melalui beberapa Frans Yuwono

platform online dan mencari peserta untuk (CEO AsiaCommerce)
event

5. Menjadi moderator atau MC pada beberapa Frans Yuwono

rangkaian webinar (CEO AsiaCommerce)

6. Melakukan evaluasi terhadap event Frans Yuwono

(CEO AsiaCommerce)

B. Promotion Activities

1. Paid Promote di Instagram untuk promosi event Vincent Kusuma Wijaya

internal dan eksternal (Chapter Director)

C. Content Marketing

1. Membuat content planning bulanan di Hanin Luqyana

Instagram Acecommerceid group komunitas (Design Graphic)
Whatsapp

2. Membuat copywriting di website dan instagram Hanin Luqyana

untuk konten event (Design Graphic)

18
 D. CRM (Customer Relationship Management)

1. Melakukan kegiatan direct mail dan blast Vincent Kusuma Wijaya

informasi di media Whatsapp dan Telegram (Chapter Director)

2. Melakukan follow-up terhadap pembicara dan Ramadhania Tatipikalawan

narasumber yang pernah bekerja sama dengan (Community Development Leader)
ACE

4. Melakukan pendataan Ramadhania Tatipikalawan

(Community Development Leader)

E. Program Reseller ACE

1. Menjadi pembicara pada ebinar Online Siti Holifah

Reseller Learning Batch I&II dan Kelas (Business Development)
Reseller Batch III & IV

2. Membantu membuat materi untuk Online Siti Holifah

Course (Business Development)

Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis, 2021

3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang

3.3.1 Proses Pelaksanaan & Implementasi Kerja Magang

Selama melakukan praktik kerja magang di AsiaCommerce, penulis
melakukan pekerjaan terkait pengembangan komunitas ACE Commerce
Community. Secara umum, penulis bertanggung jawab atas kategori
pekerjaan Event Planner dan Organizer, Promotion Activities, Content
Marketing, Member Engagement, dan Program Reseller ACE. Berikut
merupakan rincian dari tiap-tiap pekerjaan yang dilakukan oleh penulis
selama melakukan praktik kerja di Asia Commerce Network.

19
A. Event Planner dan Organizer
1. Menentukan tema dan konsep event serta membuat strategi dan
perencanaan event
Selama melaksanakan praktik magang di AsiaCommerce,
penulis diberi kepercayaan untuk membuat event mulai dari mulai
dari pre-event, during event, hingga post-event. Untuk tema dan
konsep, perusahaan AsiaCommerce menginginkan event yang
bertemakan manajemen bisnis, kewirausahaan, ekspor impor, start-
up, digital marketing, reseller, dan topik lain yang terkait. Konsep
event yang dibuat tersebut menyesuaikan dengan latar belakang dan
misi dari komunitas yang dibentuk oleh perusahaan Asiacommerce,
yakni:
1) Membangun jaringan komunitas edukasi wirausaha terbaik.
2) Membentuk platform yang memungkinkan pengusaha di seluruh
dunia dapat terhubung, mendidik, dan berbagi pengalaman.
3) Menghasilkan konten edukasi tentang berbagai topik
kewirausahaan melalui hosting webinar bersama mentor
berpengalaman, dan mendorong diskusi informatif.

Adapun beberapa konsep event yang pernah dibuat oleh

penulis seperti ditunjukkan pada Gambar 3.2, 3.3, 3.4 dan 3.5.
Beberapa tema tersebut adakah Inspiring Talk Month Series,
Onboarding Learning, Peluang Usaha Tanpa Modal, dan Reseller
Class Batch 3&4. Selain menentukan tema/konsep, penulis juga
beberapa kali diminta untuk menentukan judul webinar bersama
dengan pembicara yang diundang.

20
Gambar 3. 2 Inspiring Talk July Series

Sumber: Website acecommerce.org

Gambar 3. 3 Inspiring Talk August Series

Sumber: website acecommerce.org

21
Gambar 3. 4 Event Onboarding Learning
Sumber: website acecommerce.org

Gambar 3. 5 Reseller Class Batch IV

Sumber: website acecommerce.org

22
2. Membuat prosedur dan susunan acara, penjadwalan kegiatan serta
pendelegasiaan operational secara detail
Penulis bertanggung jawab untuk membuat prosedur dan
susunan acara, mulai dari jadwal pelaksanaan, pembagian jam
selama webinar berlangsung, mulai dari pembukaan, pemaparan
materi, diskusi dan tanya jawab, hingga penutupan. Selain itu
penulis juga membuat proposal yang digunakan untuk mengundang
pembicara. Prosedur tersebut penulis rangkum dalam file Terms of
Reference yang dapat dilihat pada gambar 3.4 dan gambar 3.5

Gambar 3. 6 Term of References Event

Sumber: Dokumen Pribadi Penulis (2021)

Gambar 3. 7 Proposal Invitation Guest Speaker

Sumber: Dokumen Pribadi Penulis (2021)

23
3. Mencari Pembicara dan Narasumber
Agar bisa menghasilkan webinar yang berkualitas, penulis
diharuskan untuk mencari pembicara atau narasumber yang
kompeten dan ahli dibidangnya. Pembicara yang diundang oleh
penulis harus memenuhi beberapa kriteria sebagai berikut:
1) Pembicara berasal dari C-Level (Kalangan CEO)
2) Memiliki reputasi yang baik
3) Merupakan ahli yang sudah teruji
4) Pernah diliput oleh media
Penulis menggunakan beberapa cara untuk mendapatkan
pembicara dan narasumber yang sesuai dengan kriteria yang
diinginkan Penulis akan melakukan riset terlebih dahulu di beberapa
platform bisnis seperti, exhibition, expo seperti Indonesia E-
commerce Expo dan melalui e-commerce convention seperti Wild
Digital, TechinAsia. Selain itu, penulis juga mencari pembicara
potensial melalui media sosial seperti Linkedin, Instagram dan
Youtube. Setelah mendapatkan list kontak pembicara, pembicara
akan membuat rangkuman calon pembicara yang akan di approach
seperti yang terlihat pada gambar 3.6. Adapun media yang
digunakan oleh penulis untuk menghubungi calon pembicara adalah
melalui e-mail, Linkedin dan Whatsapp. Ketika menghubungi calon
pembicara tersebut, penulis memberikan informasi terkait
perusahaan AsiaCommerce dan komunitas yang sedang dijalankan
yakni ACE Commerce Community, penulis juga menjelaskan garis
besar terkait webinar. Agar calon pembicara mendapatkan informasi
yang lebih rinci, penulis juga menawarkan untuk mengirimkan
proposal acara dan terms of references seperti yang terlihat pada
Gambar 3.7

24
 Gambar 3. 8 Daftar Kontak Calon Pembicara Potensial

Sumber: Dokumen Pribadi Penulis (2021)

Gambar 3. 9 Templat Untuk Menghubungi Pembicara dan Narasumber

Sumber: Dokumen Pribadi Penulis (2021)

4. Mensosialisasikan event melalui beberapa platform online dan

mencari peserta untuk event.
Setelah rangkaian event selesai dibuat maka penulis juga
bertanggung jawab untuk mencari peserta melalui promosi di
berbagai media, yakni melalui website acecommerce.org/indonesia,

25
platform e-ticket, e-mail dan platform sosial media seperti
Instagram, Facebook Page, Twitter, Whatsapp dan Telegram.
Promosi ini disuguhkan dalam bentuk poster dan copywriting yang
menyediakan informasi seputar topik webinar, waktu
penyelenggaraan, link untuk registrasi (bit.lt/aceantiribet) dan lain
sebagainya. Setelah peserta melakukan pendaftaran, penulis dibantu
oleh rekan kerja akan merekap data peserta dan memasukkan peserta
yang mendaftar ke dalam sebuah group webinar. Grup tersebut dapat
dilihat pada gambar 3.8, 3.9 dan 3.10

Gambar 3. 10 Promosi Event Melalui Blast WA

Sumber: Dokumen Pribadi Penulis (2021)

26
 Gambar 3. 11 Kumpulan Grup Webinar Gambar 3. 12 Contoh Grup Webinar

Sumber: Dokumen Pribadi Penulis (2021) Sumber: Dokumen Pribadi Penulis (2021)

5. Menjadi moderator atau MC pada beberapa rangkaian

webinar
Penulis seringkali menjadi moderator atau MC (Master of
Ceremony) di kebanyakan webinar yang diselenggarakan
oleh ACE Commerce Community. Ketika menjadi MC,
penulis akan memandu acara secara general, namun
ketika menjadi moderator penulis menjadi lebih spesifik
ke bentuk diskusi, tanya jawab, dan hal-hal yang terkait
dengan pemaparan materi yang diberikan oleh

27
narasumber. Selain itu, ketika menjadi MC penulis
dituntut untuk menjadi personable dalam artian penulis
harus mampu menjalin interaksi yang menarik dengan
audiens agar audiens tidak pasif dan fokus pada webinar
sedangkan ketika menjadi seorang moderator, penulis
diharuskan untuk menjadi sosok yang knowledgeable
yang berarti penulis sebagai seorang moderator harus
memiliki wawasan dan informasi yang luas terhadap
topik atau materi yang dibawakan oleh pembicara agar
mampu memberikan interaksi yang berbobot dengan
pembicara maupun audiens.
Beberapa bentuk dokumentasi penulis ketika
menjadi moderator dan MC dapat dilihat melalui gambar
3.10

Gambar 3. 13 Webinar ACE Commerce bersama Shipper.Id

Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis (2021)

28
 Sumber: AsiaCommerce Network (2021)
Gambar 3. 14 Sertifikat Digital Moderator

6. Melakukan evaluasi terhadap event

Penulis akan melakukan evaluasi setiap kali acara webinar
berakhir. Evaluasi ini bertujuan untuk mengukur tingkat
keberhasilan dan pencapaian yang didapat serta untuk melihat
konsekuensi-konsekuensi lainnya yang mungkin terjadi dalam suatu
webinar. Pihak-pihak yang mengikuti evaluasi ini terdiri dari
penyelenggara, narasumber atau pembicara serta peserta yang
mendaftar. Untuk tim panitia, evaluasi dilakukan dalam bentuk
diskusi sedangkan untuk narasumber dan peserta webinar evaluasi
diberikan dalam bentuk online kuesioner melalui Google Form
seperti yang terlihat pada gambar 3.12.
Setelah responden mengisi pertanyaan evaluasi dan data
sudah dikumpul seperti pada gambar 3.13 maka penulis akan
menganalisis data tersebut guna untuk melihat efektivitas dari setiap
tools dan aspek yang ada pada kegiatan yang telah diselenggarakan,
selanjutnya penulis bersama dengan team lainnya akan berdiskusi

29
 dengan tim untuk menetapkan langkah-langkah perbaikan serta
penyempurnaan kebijakan program webinar ke depan.

Gambar 3. 15 Formulir Pertanyaan Evaluasi Peserta Webinar

Sumber: Google Form

Gambar 3. 16 Data Evaluasi Peserta Webinar

Sumber: Dokumen Pribadi Penulis (2021)

B. Promotion Activities
1. Paid Promote di Instagram untuk promosi event internal dan
eksternal
Ketika ada jadwal event baik internal maupun eksternal
penulis akan diminta untuk mencari media partner dan melakukan
paid promote. Dalam hal ini penulis akan mencari akun publik yang

30
memiliki jumlah audiences yang banyak dan tingkat engagement
yang tinggi, penulis atas perintah koordinator akan membayar akun
tersebut untuk mengunggah poster yang telah dibuat.
Poster tersebut akan diunggah oleh media partner dalam
bentuk feeds, story Instagram, reels, Facebook dan Telegram.
Setelah mengunggah postingan, media partner tersebut akan
memberikan laporan seperti yang ditunjukkan pada gambar 3.14 dan
3.15. Laporan ini berisikan total viewers dan likers.

Gambar 3. 17 Laporan Media Partner

Sumber: Dokumen Pribadi Penulis (2021)

31
 Gambar 3. 18 Laporan Media Partner

Sumber: Dokumen Pribadi Penulis (2021)

C. Content Marketing
1) Membuat content planning bulanan di Instagram Acecommerceid
dan group Whatsapp
Penulis membantu membuat content plan selama 1 bulan
berupa ide atau topik yang akan dibahas. Content plan ini dibuat
untuk 1 bulan kemudian dan akan diunggah di akun instagram dan
di beberapa group komunitas ACE yang terdapat di Whatsapp.
Lebih jelas lagi, content plan ini adalah bentuk perencanaan
dan pengembangan konten yang ingin dibuat, adapun tujuan
dibentuk content plan ini adalah agar kegiatan di dalam sosial media
lebih mudah terukur dan direalisasikan. Isi dari perencanaan konten
yang dibuat oleh penulis dapat dilihat melalui gambar 3.16 berikut.

32
 Gambar 3. 19 Content Planning Juli 2021

Sumber: Dokumen Pribadi Penulis (2021)

2) Membuat copywriting di website dan instagram untuk konten event

Penulis beberapa kali membuat copywriting yang memiliki
tujuan untuk kepentingan komersial seperti copywriting untuk
promosi webinar di website dan di e-mail marketing yang terdapat
pada gambar 3.18. Ketika membuat suatu copywriting penulis
diharuskan untuk memasukkan unsur CTA dalam bentuk tombol
untuk melakukan pendaftaran webinar.

Gambar 3. 20 Copywriting untuk e-mail marketing

Sumber: CRM ACE Commerce Community (2021)

33
D. CRM (Customer Relationship Management)
1) Melakukan kegiatan direct mail dan blast informasi di media
Whatsapp
ACE Commerce Community memiliki 3 group Whatsapp
yang terdiri dari ACE Entrepreneur, ACE Profesional dan ACE
Student. Selain itu, ACE juga memiliki 6000 subscriber di email.
Tugas penulis adalah memberikan informasi kepada member dan
subscriber tersebut. Informasi tersebut dapat berupa event terbaru
dari ACE, promosi kelas daring dan program reseller, dan informasi
lainnya yang perlu diketahui oleh member komunitas dan
subscriber. Untuk bentuk direct email yang pernah dikirim dapat
dilihat melalui gambar 3.20

Gambar 3. 21 Direct mail untuk menginformasikan event

Sumber: CRM ACE Commerce Community

2) Melakukan follow-up terhadap pembicara & narasumber yang

pernah bekerja sama dengan ACE
Setelah mengundang pembicara untuk mengikuti webinar
ACE, penulis akan tetap menjaga komunikasi dan hubungan yang

34
 baik dengan pembicara dan narasumber tersebut. Penulis biasanya
akan melakukan follow-up kepada pembicara untuk menjadikan
mereka sebagai mentor di komunitas ACE. Fungsi mentor ini
nantinya adalah untuk menjawab pertanyaan terkait bidang dan
keahlian mereka di suatu forum diskusi, sekaligus memberikan
konsultasi kepada member komunitas yang membutuhka penjelasan
lebih lanjut terhadap suatu topik tertentu. Adapun bentuk follow-up
tersebut dapat dilihat melalui gambar 3.21

Gambar 3. 22 Pesan untuk follow-up Pembicara atau Narasumber

Sumber: Pesan Pribadi Penulis (2021)

3) Melakukan pendataan
Penulis harus melakukan pendataan setiap kali ada
penambahan ataupun pengurangan member di komunitas Group
Whatsapp. Selain itu, penulis juga mendata jumlah subscriber CRM
ACE secara berkala dan mendata jumlah peserta yang mendaftar ke
dalam event. Data ini penulis ambil dari sistem CRM ACE dan

35
 Website ACE, kemudian data tersebut akan penulis olah dalam
bentuk Google Sheets untuk kemudian dibagikan ke team.

E. Program Reseller
1) Menjadi pembicara pada ebinar Online Reseller Learning Batch
I&II dan Kelas Reseller Batch III & IV
Selama melakukan praktik magang penulis juga diminta
untuk menangani program Asia Commerce yakni program reseller.
Penulis diminta untuk menjadi pembicara pada beberapa webinar.
Jumlah peserta yang mengikuti acara ini biasanya sekitar 50-150
orang. Penulis diharuskan untuk membuat materi khusus untuk
reseller dan melakukan pemaparan materi selama 2 jam melalui
platform Zoom dan berdiskusi dengan peserta yang mendaftar
melalui sesi tanya jawab. Webinar tersebut dapat dilihat melalui
gambar 3.22 berikut

Gambar 3. 23 Poster Reseller Class

Sumber: ACE Commerce Community

36
 Gambar 3. 24 Proses Webinar pada Zoom Meeting

Sumber: Dokumen Pribadi Penulis (2021)

2) Membantu membuat materi untuk online course

Asia Commerce memiliki berbagai program edukasi untuk
mendukung bisnisnya. Salah satunya adalah program Online Course
E-Commerce in Management. Penulis berkontribusi dalam
membuat rancangan materi yang akan diberikan kepada peserta
yang mendaftar. Online course ini dapat diselesaikan oleh peserta
dalam kurun waktu 1 bulan dengan mengerjakan tugas yang
diberikan setiap 1 minggu sekali. Materi yang dibuat oleh penulis
terdiri dari 6 bagian yakni sebagai berikut:
1. Pengenalan dan tutorial terhadap fitur-fitur yang ada di
aplikasi Asia Commerce
2. Skema dropship dan reseller
3. Tips dan Trik Berjualan di Network Pribadi dan E-
Commerce
4. Broadcast Marketing
5. Tutorial E-marketplace Promotion
6. Instagram & Marketplace Ads

37
3.3.2 Kendala yang ditemukan
A. Event Planner and Organizer
Kendala utama yang dirasakan oleh penulis dalam membuat
suatu event adalah ketika mencari kontak pembicara yang berada
pada level CEO dengan lini bisnis yang telah mendapatkan
pendanaan. Selain itu, pembicara yang sudah di approach oleh
penulis kerap kali mengabaikan proposal yang penulis kirim atau
menolak untuk menghadiri event karena jadwal yang tidak cocok,
audiens yang berbeda dan lain sebagainya. Selain itu penulis juga
kesulitan mencari peserta untuk webinar karena database dan
member komunitas terbatas.
B. Aktivitas Promosi
Aktivitas promosi yang paling sering digunakan adalah paid
promote, kendala yang terjadi adalah penulis kesulitan untuk
memilih media paid promote yang tepat. Input yang diinginkan
adalah peserta yang mendaftar webinar diatas 300, namun akun
publik yang telah dipilih tersebut ternyata tidak mendatangkan
audiens atau peserta yang sesuai dengan segmen3 yang diinginkan
sehingga paid promote menjadi tidak efektif lagi
C. Content Marketing
Kendala penulis dalam membuat perencanaan konten adalah
sulit untuk mengembangkan ide, selain itu konten yang dibuat
bersifat terbatas dan hanya dikhususkan pada topik seputar dunia
entrepreneur dan bisnis sedangkan penulis kurang berpengalaman
dan memiliki pengetahuan yang terbatas dalam bidang tersebut.
D. CRM (Customer Relationship Management)
Pada awalnya, penulis kesulitan beradaptasi dengan software
CRM yang dimiliki oleh ACE, karena penulis belum
berpengalaman, selain itu penulis juga kesulitan ketika melakukan
survei untuk mendata anggota, karena jarang ada anggota yang mau
mengisi formulir umpan balik yang diberikan oleh penulis

38
 E. Program Reseller
Ketika menjadi pembicara dan membuat materi untuk
webinar atau kelas reseller, penulis tidak mengalami kesulitan yang
berarti. Kesulitan dialami ketika penulis harus membantu Business
Development membuat materi untuk online course e-commerce in
management, penulis kesulitan untuk membuat materi yang pas dan
kesulitan untuk menentukan materi dengan level yang cocok dengan
masing-masing latar belakang peserta, karena beberapa dari peserta
sudah memiliki pengalaman dan beberapa belum memiliki
pengalaman sama sekali dalam dunia e-commerce.

3.3.3 Solusi atas Kendala yang ditemukan

A. Event Planner and Organizer
Untuk mengatasi kendala dalam mencari pembicara, penulis
mengikuti banyak expo dan business exhibition yang diadakan oleh
berbagai pihak, melalui media tersebut penulis bisa melihat banyak
pembicara yang sesuai dengan kriteria ACE, penulis juga bisa
meminta kontak mereka secara langsung melalui fitur yang
disediakan oleh pihak penyelenggara exhibition tersebut. Selain itu,
penulis juga membuat target untuk approach 3 pembicara berbeda
dalam 1 hari agar tidak bergantung pada 1 speaker saja.
B. Aktivitas Promosi
Agar paid promote yang menggunakan jasa akun publik bisa
lebih efisien dan efektif, penulis mulai melakukan riset mendalam
terhadap suatu media partner. Penulis akan mendata terlebih dahulu
siapa yang menjadi audiens dari akun publik tersebut, bagaimana
tingkat engagement mereka dan perbandingan harga promosi dari
tiap-tiap akun.
C. Content Marketing
Untuk mengatasi kesulitan dalam membuat content
marketing, penulis mencari banyak referensi dari komunitas serupa,

39
 riset dari akun sosial media lain yang bergerak dibidang serupa dan
banyak membaca berita seputar dunia bisnis agar bisa menghasilkan
konten-konten yang up-to-date
D. CRM (Customer Relationship Management)
Agar lebih piawai dalam menggunakan software CRM,
penulis kerap kali meminta bantuan dari tim IT dan melakukan
diskusi bersama menggunakan Zoom agar bisa dipraktekkan secara
langsung, penulis juga merangkum tutorial menggunakan software
CRM tersebut agar bisa diakses kembali ketika penulis mengalami
kesulitan yang sama. Kemudian, untuk mendata member, agar lebih
mudah dan sesuai target yang dituju penulis menggunakan pesan
broadcast sebagai solusi, sehingga mereka bisa didata satu persatu
secara lebih personal dan data tersebut penulis olah melalui Google
Sheets.

3.4 Pengaruh Penyelenggaraan Event Dalam Meningkatkan Brand

Awareness
Pada saat melaksanakan magang, pekerjaan paling dominan yang
dilakukan oleh penulis adalah pada bidang Event. Oleh karena itu, penulis
mendapatkan banyak pengetahuan terkait event dan peranannya dalam
meningkatkan brand awareness suatu merek atau bisnis. Pada saat
melakukan praktik kerja di AsiaCommerce fasilitator utama perusahaan
untuk melakukan branding dan mengenalkan produk adalah melalui internet
marketing dan event management. Strategi event marketing ini bisa
dipahami sebagai salah satu bentuk pemasaran dengan cara
menyelenggarakan suatu acara, kegiatan atau kampanye untuk
mengenalkan produk perusahaan ke konsumen.
Anton Shone dan Bryn Parry (2010) mendefinisikan event sebagai
suatu fenomena yang timbul dari peristiwa-peristiwa non rutin yang
memiliki beberapa tujuan seperti tujuan untuk kesenangan dan rekreasi,
budaya, personal dan organisasi yang terpisah dari kehidupan normal

40
sehari-hari. Tujuan dari event ini adalah untuk merayakan suatu fenomena,
mencerahkan momen, merayakan, menghibur atau untuk memberikan
pengalaman yang menantang kepada sekelompok orang. Jika mengadaptasi
dari teori Planning Process for Event Management, organisasi harus
memiliki 6 tahap perencanaan, agar acara dapat berjalan sukses.
Pertama, organisasi penyelenggara harus mampu mendefinisikan
tujuan yang jelas agar kegiatan yang dibuat menjadi spesifik, dapat terukur,
dan mempunyai target yang jelas juga. Lebih lanjut, jika menelaah pada
ACE Commerce Community sebagai komunitas yang rutin
menyelenggarakan event, tujuan mereka menyelenggarakan event adalah
untuk meningkatkan brand awareness, memperluas jaringan ACE
Commerce dan mendapatkan lebih banyak member komunitas dengan latar
belakang seorang entrepreneur atau seorang pengusaha, berusaha untuk
mendapatkan penerimaan dari konsumen dengan cara memberikan
pendekatan edukasi, meningkatkan traffic di aplikasi reseller, menambah
jumlah educators dan mentor.
Kedua, organisasi dapat membuat draft mengenai hal-hal yang perlu
disiapkan selama event. Dalam hal ini ACE Commerce dapat melakukan
beberapa riset terkait kompetitor yang bergerak di bidang edukasi bisnis,
analisis konsumen terkait topik dan narasumber yang mereka sukai, waktu
penyelenggaraan yang paling diinginkan, dll. Kemudian, organisasi dapat
membuat kesimpulan mengenai biaya dan pendapatan, waktu pelaksanaan,
dan penentuan pekerjaan.
Ketiga, organisasi dapat menentukan perencanaan sistematis yang
lebih detail. Mulai dari keuangan, operasional, dan pemasaran. Dalam
perencanaan keuangan, Tim ACE Commerce harus dapat menentukan
anggaran yang sesuai untuk mewujudkan event, anggaran tersebut dibuat
serinci mungkin, misalnya anggaran untuk guest speaker, anggaran sewa
tempat, peralatan dan perlengkapan, merchandise, dll. Dalam perencanaan
operasional yang perlu disiapkan adalah staf, lokasi pelaksanaan, alat yang
gunakan, tempat pendaftaran, jadwal produksi, keamanan acara, dll. Dalam

41
perencanaan pemasaran, ACE Commerce dapat menentukan media apa
yang akan digunakan untuk melakukan promosi (Instagram, Facebook dan
Twitter) mencari media partner, dan menentukan jumlah paid promote.
Keempat, pada tahap ini organisasi mulai mengatur dan
mempersiapkan perencanaan yang sudah dibuat untuk mulai
diimplementasikan. Mendekati acara dimulai, ACE akan melakukan
pembagian tanggung jawab terhadap masing-masing aspek, menentukan
deadline kegiatan, dan menyempurnakan aspek lain yang masih kurang
melalui gladi resik.
Kelima, pada tahap ini organisasi melakukan implementasi terhadap
rencana yang telah dibuat sebelumnya. Agar proses implementasi dapat
berjalan dengan lancar, ACE Commerce Community sebagai
penyelenggara juga harus sembari melakukan pengawasan agar dapat
melakukan tindakan korektif jika terjadi masalah. Hal ini
diimplementasikan oleh ACE dengan cara menyediakan team keamanan
yang bertugas untuk kontrol event dan team administrasi untuk membantu
konsumen yang mengalami kesulitan atau kendala.
Keenam, organisasi memasuki tahap divestment and legacy yang
mana setelah event selesai dilaksanakan, organisasi penyelenggara
melakukan evaluasi terkait event tersebut. Proses evaluasi ini dilakukan oleh
ACE Commerce Community dengan mengikutsertakan seluruh tim terkait,
peserta event, dan media partner. Evaluasi dengan pihak eksternal seperti
peserta dan media partner dilakukan dengan cara menyebarkan tautan
feedbac dalam bentuk google form. Evaluasi ini penting dilakukan untuk
melihat aspek-aspek aja saja yang dirasa masih kurang oleh masing-masing
pihak. Organisasi kemudian dapat menggunakan hasil evaluasi sebagai
pedoman melakukan koreksi agar dapat meningkatkan kualitas acara.

42