APLIKASI E-ARSIP FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS

MUHAMMADIYAH BENGKULU BERBASIS WEBSITE

Palin Tero()
Universitas Muhammadiyah Bengkulu, Bengkulu, Indonesia
palin966@gmail.com

Diana
Universitas Muhammadiyah Bengkulu, Bengkulu, Indonesia
diana@umb.ac.id

ABSTRAK - Informasi merupakan hal yang sangat penting dalam berbagai

kegiatan yang dilakukan oleh manusia. Berbagai macam dokumen dan media
telah tercipta untuk kemudahan manusia dalam menyimpan, mencari dan
menyebarkan informasi. Dokumen-dokumen tersebut disebut arsip. Pengelolaan
arsip di Fakultas Teknik masih bersifat manual, seperti mencatat surat masuk dan
surat keluar pada buku arsip, serta menyimpan surat masuk dan surat keluar ke
dalam lemari penyimpanan. Beberapa masalah yang terjadi pada pengelolaan
arsip secara manual, diantaranya dokumen menjadi rusak bahkan hilang dan
sulitnya melakukan pencarian terhadap dokumen. Untuk mengatasi permasalahan
itu dibangun sebuah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk pengelolaan
arsip dan memberikan kemudahan dalam pengaksesan e-arsip. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa aplikasi e-arsip berbasis web dapat berjalan dengan baik.
Adapun penilaian aplikasi oleh pengguna yaitu apliasi e-arsip sangat berguna
dalam mempermudah dalam pengelolaan arsip.

Kata Kunci : E-Arsip, Surat Masuk, Surat Keluar, Usability, Web

ABSTRACT - Information is extremely crucial in various activities carried out by

humans.Various kinds of documents and media have been created to make it
easier for humans to store, find and disseminate information.These documents are
called archives. Archive management at the Faculty of Engineering is still
manual, such as recording incoming and outgoing letters in archival books, as
well as storing incoming and outgoing mail in a storage cabinet.Several problems
that occur in manual archive management are documents becoming damaged and
even lost and the difficulty of searching for documents. To overcome this problem,
it is important to build a web-based application that is used for archival
management and provides easy access to e-archives.The results indicate that the
web-based e-archive application can run well. As for the assessment of
applications by users, the e-archive application is very useful in making it easier
to manage archives.

Keywords: E-Archive, Incoming Mail, Outgoing Mail, Usability, Web

1
PENDAHULUAN
Informasi merupakan hal yang sangat penting dalam berbagai kegiatan yang
dilakukan oleh manusia. Berbagai macam dokumen dan media telah tercipta
untuk kemudahan manusia dalam menyimpan, mencari dan menyebarkan
informasi. Dokumen-dokumen tersebut lebih dikenal sebagai arsip, yang berarti
suatu rekamam kegiatan atau peristiwa yang telah terjadi. Arsip mempunyai nilai
yang sangat penting dalam berbagai peristiwa, selain sebagai informasi, arsip juga
merupakan bahan bukti yang dapat di pertanggung jawabkan kebenarannya.
Fakultas Teknik merupakan salah satu fakultas terbesar di Universitas
Muhammadiyah Bengkulu. Pengelolaan arsip di Fakultas Teknik masih bersifat
manual, seperti mencatat surat masuk dan surat keluar pada buku arsip, serta
menyimpan surat masuk dan surat keluar ke dalam lemari penyimpanan. Beberapa
masalah yang terjadi pada pengelolaan arsip secara manual, diantaranya dokumen
menjadi rusak bahkan hilang dan sulitnya melakukan pencarian terhadap
dokumen.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, pengelolaan arsip pada Fakultas
Teknik harus mengikuti perkembangan teknologi. Dimana pada saat ini Indonesia
telah memasuki era Revolusi Industri 4.0 yang ditandai dengan pembangunan
infrastruktur yang bersifat digitalisasi (Kristian W, 2019).
Arsip elektronik (E-Arsip) adalah kumpulan data yang disimpan dalam
bentuk data scan-an yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan
digital copy menggunakan resolusi tinggi kemudian disimpan ke dalam hard drive
atau optical disk (Normah, 2017). Penerapan penyimpanan arsip secara elektronik
akan memperoleh tempat penyimpanan lebih efesien bila dibandingkan dengan
penyimpanan sebelumnya yaitu secara manual.
Untuk melakukan proses penyimpanan e-arsip membutuhkan sebuah
aplikasi. Aplikasi e-arsip yang dibangun merupakan aplikasi berbasis web
dikarenakan kemudahan dalam pengaksesan e-arsip bisa dilakukan dimana saja
dan kapan saja melalui akses internet.

METODE PENELITIAN DAN PERANCANGAN SISTEM

Model Pengembangan Sistem

Model pengembangan sistem yang akan digunakan dalam penelitian ini

adalah model Rapid Application Development (RAD).
Sistem dibagi-bagi menjadi beberapa modul dan dikerjakan dalam waktu
yang hampir bersamaan dalam batas waktu yang sudah ditentukan.
1. Business modeling berkaitan dengan analisis kebutuhan sistem untuk
merancang dan membuat aplikasi. Proses analisa kebutuhan pengguna
sangat diperlukan untuk melihat kegunaan dari perspektif pengguna.
2. Data modeling berkaitan dengan analisis kebutuhan data. Pengumpulan data
diperlukan untuk merancang dan membuat aplikasi. Adapun proses analisis
kebutuhan, yang terdiri dari kebutuhan proses, analisis kebutuhan input,
analisis kebutuhan output, dan analisis kebutuhan perangkat lunak dan
perangkat keras
3. Process modeling dengan menggunakan Data flow Diagram (DFD) dan
Entity Relationship Diagram (ERD).

2
4. Application generation pada aplikasi ini adalah menggambarkan sistem baru
yang akan dikembangkan secara logis tanpa mempertimbangkan terlebih
dahulu lingkungan sistem.
5. Testing and turnover dilakukan untuk mendapatkan penilaian langsung
terhadap sistem yang dihasilkan.

Gambar 3.1 Model RAD

Metode Pengumpulan Data

Dalam pengumpulan data untuk memperoleh informasi yang diperlukan,

penulis menggunakan beberapa metode yaitu:
1. Studi Pustaka
Metode ini dilakukan dengan cara mempelajari buku-buku dan
jurnal penelitian yang berhubungan dengan masalah yang dibahas
pada objek penelitian, sehingga didapatkan pemahaman yang
komprehensif tentang e-arsip, bahasa pemrograman PHP dan
MySQL.
2. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan memberikan beberapa pertanyaan
yang berhubungan dengan masalah penelitian kepada Ka.Tata Usaha
Fakultas Teknik UM Bengkulu. Wawancara juga dilakukan untuk
mengetahui fasilitas-fasilitas apa saja yang dibutuhkan dalam
perancangan aplikasi.
3. Observasi
Observasi dilakukan dengan melihat langsung ke Tata Usaha
Fakultas Teknik UM Bengkulu untuk mengetahui permasalahan yang
berhubungan dengan kearsipan.

4. Dokumentasi
Dokumentasi dilakukan dengan melihat data Surat Keputusan
Pembimbing Skripsi yang terdapat di program studi untuk mendukung
dalam pembuatan aplikasi.

3
 5. Kuesioner
Kuesioner dilakukan untuk mendapatkan penilaian dari
pengguna aplikasi mengenai kebergunaan (usability) aplikasi tersebut.
Perancangan Aplikasi

Data yang dibutuhkan pada aplikasi adalah dokumen surat masuk dan surat
keluar yang sudah melalui proses scanning.

Data Flow Diagram (DFD)

1. Diagram Konteks

Gambar 3.2 Diagram Konteks Aplikasi

2. Diagram Level 0

Gambar 3.3 Diagram Level 0 Aplikasi

4
Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) pada aplikasi terdiri dari tiga entity
yang merupakan data store pada Data Flow Diagram (DFD), yaitu admin, surat
masuk dan surat keluar. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 3.4.

Gambar 3.4 ERD Aplikasi

3.4.1 Rancangan File Database

Database pada aplikasi reminder terdiri dari tiga file, yaitu admin, surat
masuk dan surat keluar.

Tabel 3.1 File Admin

No Field Tipe Size Keterangan
1 Username String 10 Username Admin
2 Password String 10 Password Admin

Tabel 3.2 File Surat Masuk

No Field Tipe Size Keterangan
1 No.Urut int 10 Nomor urut surat
2 Alamat Pengirim string 25 Alamat pengirim
surat
3 Tanggal date 10 Tanggal surat
4 No.Surat int 10 Nomor surat
5 Perihal string 50 Perihal surat
6 Dokumen image Dokumen digital surat
masuk

Tabel 3.3 File Surat Keluar

No Field Tipe Size Keterangan
1 No.Berkas int 10 Nomor berkas surat
2 Alamat Penerima string 25 Alamat penerima
surat
3 Tanggal date 10 Tanggal surat

5
 4 Perihal string 50 Perihal surat
5 Dokumen image Dokumen digital surat

HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil Aplikasi
Pengolahan arsip pada Fakultas Teknik UM Bengkulu khususnya surat
masuk dan surat keluar masih manual, seperti mencatat data surat pada buku arsip,
serta menyimpan surat tersebut ke dalam lemari penyimpanan. Beberapa masalah
yang terjadi pada pengelolaan arsip secara manual, diantaranya dokumen menjadi
rusak bahkan hilang dan sulitnya melakukan pencarian terhadap dokumen.
Untuk mengatasi hal tersebut, maka dibangun sebuah Aplikasi E-Arsip,
yang bertujuan untuk mengelolah arsip surat masuk dan surat keluar secara
digitalisasi. Aplikasi E-Arsip dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP
dan database MySQL.
Adapun data awal yang dibutuhkan dalam pembuatan Aplikasi E-Arsip
antara lain:
1. Fasilitas-fasilitas yang terdapat pada aplikasi yang merupakan hasil
wawancara dengan Ka.Tata Usaha Fakultas Teknik, seperti proses
unduh dan unggah arsip surat dan pencarian data.
2. Data berupa dokumen fisik surat masuk dan surat keluar untuk
selanjutnya dilakukan proses scanning sehingga menjadi dokumen
elektronik.
3. Admin aplikasi hanya terdiri dari satu orang. Hal ini dimaksudkan
untuk menjaga keamanan arsip yang telah tersimpan pada aplikasi.

Tampilan awal aplikasi

Gambar 4.1 Tampilan Login Admin

6
 Gambar 4.2 Tampilan Ubah Password Admin

Tampilan Menu Utama Aplikasi

Tampilan Menu Utama Aplikasi merupakan tampilan menu-menu yang

terdapat pada aplikasi. Aplikasi E-Arsip terdiri dari Menu Surat Masuk, Menu
Surat Keluar dan Keluar. Berikut adalah Gambar dari tampilan menu utama
aplikasi.

Gambar 4.3 Tampilan Menu Utama Aplikasi

Tampilan Menu Surat Masuk

Menu Surat Masuk digunakan untuk memasukkan data surat yang ditujukan
untuk Fakultas Teknik. Pada menu ini terdapat fasilitas pencarian yang akan
memudahkan pengguna aplikasi untuk mencari data surat masuk. Gambar 4.4
adalah tampilan dari Menu Surat Masuk dan Gambar 4.5 adalah tampilan untuk
menambahkan data pada Menu Surat Masuk.

7
 Gambar 4.4 Tampilan Menu Surat Masuk

Gambar 4.5 Tampilan Tambah Data Menu Surat Masuk

Tampilan Menu Surat Keluar

Menu Surat Keluar digunakan untuk memasukkan data berupa surat yang
dikeluarkan oleh Fakultas Teknik. Pada menu ini terdapat fasilitas pencarian yang
akan memudahkan pengguna aplikasi untuk mencari data surat keluar. Gambar
4.6 adalah tampilan dari Menu Surat Keluar dan Gambar 4.7 adalah tampilan
untuk menambahkan data pada Menu Surat Keluar.

Gambar 4.6 Tampilan Menu Surat Keluar

8
 Gambar 4.7 Tampilan Tambah Data Menu Surat Keluar

Pengujian Aplikasi

Metode Black Box

Pada tahap ini dilakukan pengujian terhadap aplikasi yang telah dibuat
dengan tujuan untuk menguji fungsionalitas sistem dan fitur yang terdapat pada
aplikasi. Tahapan ujicoba ini juga akan membantu pengembang untuk mengetahui
apakah aplikasi yang dibuat sudah sesuai dengan hasil yang diharapkan serta
menemukan keterbatasan pada sistem.
Pengujian black box dilakukan untuk memastikan fungsi-fungsi yang telah
dibuat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Berikut adalah hasil pengujian
aplikasi menggunakan black box.

Tabel 4.1 Pengujian Black Box Pada Menu Aplikasi

Fungsi Skenario Uji Hasil yang Diharapkan Kesimpulan
Melakukan login admin Jika username dan password yang Berhasil
diinputkan sesuai dengan yang ada
di database, maka akan diarahkan
ke halaman menu utama aplikasi
Pengguna mengganti password Berhasil
maka password terbaru akan
disimpan pada database admin
Menu Surat Masuk Jika pengguna memilih Menu Surat Berhasil
Masuk, maka akan menampilkan

9
 halaman menu surat masuk
Jika pengguna melakukan Berhasil
penambahan data, maka data yang
ditambahkan akan disimpan pada
database surat masuk
Pada saat pengguna melakukan Berhasil
pencarian data, jika data tersebut
terdapat pada database maka data
yang dicari akan keluar. Dan
sebaliknya, jika data yang dicari
tidak terdapat pada database, maka
akan keluar pesan bahwa data yang
dicari tidak ditemukan
Penguna melakukan unduh/ unggah Berhasil
surat masuk, maka sistem akan
melakukan proses unduh/unggah
surat masuk
Menu Surat Keluar Jika pengguna memilih Menu Surat Berhasil
Keluar, maka akan menampilkan
halaman menu surat keluar
Jika pengguna melakukan Berhasil
penambahan data, maka data yang
ditambahkan akan disimpan pada
database surat keluar
Pada saat pengguna melakukan Berhasil
pencarian data, jika data tersebut
terdapat pada database maka data
yang dicari akan keluar. Dan
sebaliknya, jika data yang dicari
tidak terdapat pada database, maka
akan keluar pesan bahwa data yang
dicari tidak ditemukan
Penguna melakukan unduh/ unggah Berhasil
surat masuk, maka sistem akan
melakukan proses unduh/unggah
surat masuk
Menu Keluar Jika pengguna memilih Menu Berhasil
Keluar, maka pengguna akan keluar
dari aplikasi

Berdasarkan hasil pengujian Black Box yang telah dilakukan, didapatkan

hasil bahwa seluruh kebutuhan fungsional dari sistem yang dibangun telah
terpenuhi dan berjalan dengan baik.

Pengujian Usability
Pengujian usability dilakukan untuk mengetahui nilai kebergunaan aplikasi
yang dibuat. Usability testing dilakukan dengan menyebarkan kuesioner kepada
masyarakat sebagai pengguna aplikasi sebanyak 10 responden. Jenis pertanyaan

10
yang digunakan pada kuesioner adalah closed ended questions, yaitu bentuk
pertanyaan dengan beberapa alternatif jawaban bagi responden dengan
menggunakan skala Likert lima tingkat: Sangat Tidak Setuju (1), Tidak Setuju (2),
Cukup (3), Setuju (4), Sangat Setuju (5).

Dimana:
Rentang = Nilai Sangat Setuju-Nilai Sangat Tidak Setuju = 5-1 = 4
Banyak kelas interval = 5 (menggunakan skala Likert lima tingkat)
Jadi, panjang kelas interval adalah 0.80.

Untuk memudahkan penilaian hasil analisis deskriptif digunakan rumus

panjang kelas interval sehingga didapatkan kategori penilaian responden terhadap
usability aplikasi (Tabel 4.2).

Tabel 4.2 Kategori Penilaian Responden

Interval Keterangan
1.00-1.79 Sangat Tidak Setuju
1.80-2.59 Tidak Setuju
2.60-3.39 Cukup
3.40-4.19 Setuju
4.20-5.00 Sangat Setuju

Tabel 4.3 merupakan nilai dari responden yang digunakan untuk

mengetahui aspek usability dari aplikasi berdasarkan hasil kuesioner yang
dibagikan kepada Kepala Tata Usaha Fakultas Teknik sebagai pengguna Aplikasi
E-Arsip.

Tabel 4.3 Hasil Nilai Usability Aplikasi

No Pertanyaan Nilai
A. Mudah Dipelajari (Learnability)
1 Tulisan yang digunakan pada halaman utama dapat 4
dibaca?
2 Menu yang ada sudah lengkap serta mudah dipahami 5
dan dimengerti?
3 Secara visual pengguna dapat mengerti kegunaan tiap 5
tombol yang disediakan pada aplikasi ini?
4 Pembangunan sistem dapat memberikan tahap-tahap 4
penggunaan sistem?
B. Efisiensi (Efficiency)
5 Pergantian satu halaman ke halaman lainnya tidak 4
membutuhkan waktu yang lama?
6 Sistem tidak mengandung halaman yang tidak 5
dibutuhkan pengguna?
C. Mudah Diingat (Memorability)

11
 7 Nama aplikasi dan logo ditampilkan pada halaman 5
utama
8 Warna background aplikasi menarik dan sesuai dengan 4
visualisasi pengguna
D. Kesalahan (Errors)
9 Tidak ditemukan tombol yang salah atau error ketika 5
dklik
E. Kepuasan (Satisfaction)
10 Menu yang ditampilkan pada aplikasi lengkap 5
11 Dapat menyimpan dokumen digital 5
12 Dapat melakukan proses unduh dan unggah dokumen 5
13 Ingin menggunakan aplikasi untuk mempermudah 5
kegiatan
Total 61
Rata-Rata 4,69

Berdasarkan hasil penilaian kuesioner pada Tabel 4.2, rata-rata nilai

usability aplikasi adalah 4,69 sehingga dapat disimpulkan bahwa Aplikasi E-Arsip
memiliki aspek nilai usability “Sangat Baik”.

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan
Dari hasil pengujian yang telah dilakukan, didapatkan beberapa kesimpulan
yang dapat diambil dari proses pembuatan Aplikasi E-Arsip Fakultas Teknik
Berbasis Web, antara lain:
1. Aplikasi E-Arsip berbasis web dijalankan dengan baik.
2. Aplikasi E-Arsip memiliki tampilan yang usability dengan nilai
“Sangat Baik” berdasarkan kuesioner yang dibagikan kepada Ka.Tata
Usaha sebagai pengguna aplikasi.

DAFTAR PUSTAKA

Afyenni R. 2014. Perancangan Data Flow Diagram untuk Sistem Informasi

Sekolah (Studi Kasus pada SMA Pembangunan Laboratorium UNP). Vol 2
No 1 April 2014. 2338-2724.

Anisya. 2013. Aplikasi Sistem Database Rumah Sakit Terpusat pada Rumah Sakit
Umum (RSU) „Aisyiyah Padang Dengan Menerapkan Open Source (PHP-
MySQL). Vol 15 No 2. Jurnal Momentum. Institut Teknologi Padang.
Sumatera Barat

Hidayat R. 2010. Cara Praktis Membangun Website Gratis. Jakarta. PT Elex

Media Computindo
Kristian W. 2019. Pentingnya Teknologi Pengelolaan Data di Era Revolusi
Industri 4.0. https://sis.binus.ac.id/2019/08/14/pentingnya-teknologi-

12
 pengelolaan-data-di-era-revolusi-industri-4-0/. Diakses tanggal 01 Februari
2021.

Nilawati F.E, Rizal M, Rachmawanto E.H, Setiadi D.R, Sari C.A. 2019.
Implementasi E-Arsip Untuk Penyimpanan Dokumen Digital Pada PT BPD
Jateng (Bank Jateng)”. Tecno.com Vol.18 No.4 Hlm 299-311.
Normah. 2017. Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Kearsipan Berbasis
Teknologi Informasi dan Komunikasi dengan Efiling System, Jurnal Sistem
Informasi STMIK Antar Bangsa, Vol. VI No.1 Hlm 22:25.
Rifauddin M. 2016. Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi. Jurnal
Khizanah Al-Hikmah Vol. 4 No.2 Hlm: 168-178.
Sholeh M dan Hartono. 2018. Pengelolaan Arsip Berbasis Digital dengan
Menggunakan Tanda Tangan Elektronik dan Implementasi Aplikasi Arsip
Menggunakan Arteri. Jurnal Dharma Bakti Vol.1 No.2 Hlm: 139-150
Suryadi A dan Zulaikhah Y.S. 2019. Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip
Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall (Studi Kasus Kantor Desa
Karangrau Banyumas)”. Jurnal Khatulistiwa Informatika Vol. VII No.1
Hlm: 13-21.
Susilo W dan Kesuma C. 2014. Perancangan Sistem Informasi Akademik
Berbasis Web Pada Sma N 1 Kutasari Purbalingga. Jurnal Evolusi, Vol 2
No.2 Hlm: 91–98.
Yakub. 2012. Pengatar Teknologi Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta.

13