User Manual Aplikasi

Sistem Penugasan Personel PMI

Daftar Isi
Kata Pengantar .................................................................................................................... 2
Requirement ......................................................................................................................... 3
ALUR APLIKASI PENUGASAN PERSONEL ............................................................................... 4
MENU DAN MODUL.............................................................................................................. 5
MASTER ................................................................................................................................ 8
Management User ....................................................................................................................... 9
Bencana ...................................................................................................................................... 10
Sektor ......................................................................................................................................... 11
Kompetensi ................................................................................................................................ 12
Item SPJ ...................................................................................................................................... 13
KEJADIAN BENCANA ........................................................................................................... 16
KEGIATAN ........................................................................................................................... 17
MOBILISASI ......................................................................................................................... 18
Penugasan .................................................................................................................................. 18
Presensi ...................................................................................................................................... 22
SPJ .............................................................................................................................................. 24
Laporan Kegiatan ........................................................................................................................ 26
PRESENSI MANDIRI DAN PELAPORAN KEGIATAN ............................................................... 28
Presensi Mandiri ......................................................................................................................... 29
Fitur Notifikasi ............................................................................................................................ 32
LAPORAN ............................................................................................................................ 35
Penugasan Personel.................................................................................................................... 35
Log Aktifitas ................................................................................................................................ 35

1
Kata Pengantar

PMI Pusat telah mengembangkan database berbasis website yang merupakan alat
pendukung pengembangan pendataan personel PMI yaitu Pengurus, Staf/Pegawai dan
Relawan yang tersebar di seluruh Indonesia. Kebutuhan pendataan personel khususnya
relawan sangat dibutuhkan mengingat pelayanan PMI sangat membutuhkan kecepatan
informasi dari SDM/Personelnya, khususnya terkait dengan kapasitas, kompetensi dan
lokasi. Permasalahan yang sering dihadapi adalah masih terkendalanya penyediaan data
jumlah personel PMI, yang terbagi secara kelompok umur, jenis kelamin dan
kapasitas/kompetensinya serta lokasi personel berada. Pelaporan yang harus cepat dan
akurat terkait dengan data jumlah relawan yang ditugaskan dalam setiap operasi layanan
PMI serta kecepatan dan kelengkapan administrasi untuk kebutuhan penugasan dan
pelaporan masih menjadi kendala.

Sehubungan dengan hal tersebut, PMI mengembangkan jembatan penghubung/bridging

antara MIS sebagai sumber data personel dengan pengurusan administrasi seperti
pembuatan surat tugas, ID Card kegiatan, daftar hadir, laporan penugasan, dan piagam
penghargaan penugasan melalui sebuah aplikasi penghubung. Sehingga dapat memfasilitasi
dan mempercepat kebutuhan informasi dan kelengkapan pengurusan administrasi terkait
mobilisasi relawan dan pelaporan baik narasi dan keuangan.

Link untuk aplikasi ini dapat diakses melalui http://penugasan.pmi.or.id, dan link laporan
kegiatan serta presensi dapat diakses oleh personel di
http://penugasan.pmi.or.id/pelaporan.

2
Requirement

3
ALUR APLIKASI PENUGASAN PERSONEL

4
MENU DAN MODUL

1
2
3

1. Dashboard merupakan modul yang berisi informasi data ter update terkait penugasan
personel di setiap tingkat user. Kepala markas dapat mengetahui adanya pengajuan
penugasan, presensi dan laporan kegiatan terbaru yang dibuat pada aplikasi melalui
laman dashboard ini.

2. Master merupakan modul yang menjadi referensi data untuk sistem. Master hanya dapat
dikelola oleh Kepala markas. Terdiri dari:
Management User – mengelola data user
Bencana – mengelola kategori bencana
Sektor – master sektor penugasan
Kompetensi – kompetensi personel saat penugasan
Item SPJ – item biaya saat pengajuan form SPJ

3. Kejadian Bencana merupakan data kejadian bencana yang bersumber dari

http://mis.pmi.or.id. Untuk dapat digunakan, data kejadian bencana harus dipastikan
sudah tersedia di http://mis.pmi.or.id/. Manajemen untuk data tersebut hanya dapat
dilakukan di http://mis.pmi.or.id/.

5
4. Kegiatan merupakan modul manajemen kegiatan untuk pengajuan penugasan. Modul
Kegiatan hanya dapat dikelola oleh kepala markas.

5. Mobilisasi terdiri dari:

Penugasan – Operator atau kepala markas dapat mengajukan penugasan baru dan
menentukan personel yang akan ditugaskan berdasarkan surat atau memo yang
dikeluarkan. Kepala markas berperan untuk melakukan persetujuan penugasan,
sehingga surat tugas elektronik dapat diterbitkan beserta dengan ID Card.
Presensi – modul ini memantau dan mengelola kehadiran personel saat melakukan
penugasan sesuai dengan periode yang telah ditentukan. Kepala markas atau operator
dapat melakukan presensi manual dan persetujuan presensi jika personel melakukan
absensi mandiri melalui http://penugasan.pmi.or.id/pelaporan. Absensi akan
menentukan jumlah kehadiran saat SPJ diajukan.
SPJ – adalah modul untuk membuat form SPJ dengan ketentuan biaya berdasarkan SK
yang telah ditetapkan, misalnya SK 17. Setiap personel akan dibuatkan SPJ dengan
item-item yang didapatkan dan memiliki keterkaitan dengan jumlah kehadiran pada
Modul Presensi. Outputnya adalah file SPJ dengan format pdf.
Laporan Kegiatan – Membantu kepala markas atau operator untuk mendapatkan
feedback berupa laporan setelah personel bertugas. Laporan menjadi penilaian
terhadap kinerja personel pada saat bertugas. Kepala markas mempunyai peran untuk
melakukan approval laporan yang nantinya akan menampilkan output berupa piagam
penghargaan kepada personel yang telah bertugas dengan status laporan telah
disetujui. Personel dapat melakukan submit laporan kegiatan melalui link
http://penugasan.pmi.or.id/pelaporan

6. Laporan berisi pelaporan data yang dapat difilter berdasarkan kebutuhan dan dapat
dieksport menjadi file pdf atau excel.

7. Pelaporan Kegiatan dan Kehadiran Personel – modul ini dapat diakses melalui link
http://penugasan.pmi.or.id/pelaporan berupa modul yang ditujukan untuk personel yang
bertugas agar dapat melakukan presensi dan pelaporan kegiatan secara mandiri. Pada

6
 modul ini, verifikasi data dilakukan secara dua tahap yakni verifikasi kode anggota dan
penugasan yang sedang aktif ditugaskan kepadanya. Laman ini dapat diakses oleh
personel dengan melakukan validasi kode anggota tanpa perlu melakukan login.

8. Fitur Notifikasi – Kepala markas akan mendapatkan email notifikasi dari sistem
penugasan saat operator membuat penugasan baru. Selanjutnya, Kepala markas akan
diarahkan untuk melakukan verifikasi atau persetujuan personel pada fitur ini. Saat
personel melakukan absensi mandiri dan men submit laporan kegiatan melalui link
http://penugasan.pmi.or.id/pelaporan, Kepala markas juga akan mendapatkan email
notifikasi.

7
MASTER

Menu master terdiri dari beberapa Sub Menu, yaitu Management User, Bencana, Sektor,
Kompetensi, dan Item SPJ.

Untuk mengelola data user.

Untuk mengelola kategori bencana.

Master sektor penugasan.

Kompetensi personel saat penugasan.

Item biaya saat pengajuan form SPJ.

8
Management User

1. Cari Personel - Sumber berasal dari http://mis.pmi.or.id. Pastikan user yang akan
ditambahkan sudah terdaftar sebagai personel.
2. Username - field yg digunakan pada saat login.
3. Password
4. Tingkat user - Membedakan tingkatan Markas PMI, yaitu pusat, provinsi dan kabupaten.
Tujuannya akan membedakan pengelolaan penugasan yang dibuat.

5. Level User- Terdiri dari Kepala markas dan operator. Kepala markas memiliki otoritas
yang lebih tinggi dari operator, yaitu dapat melakukan approval dan semua role lainnya.
Sedangkan operator hanya dapat melakukan create penugasan dan melanjutkan tahapan
setelah approval dilakukan oleh kepala markas.

9
 Bencana

1. Bencana – Kolom untuk menginput nama bencana yang dilakukan oleh user.
2. Kategori Bencana – Untuk membedakan kategori bencana berdasarkan bencana alam,
bencana non alam, dan bencana sosial.

Klik bencana baru

Fitur edit bencana

Pada infomasi bencana yang sudah terdata, terdapat fitur edit bencana dengan kategori
bencana berdasarkan bencana alam, bencana non alam, dan bencana social. Fitur
menyediakan akses untuk merubah kategori bencana sesuai kebutuhan user.

10
Sektor

Sektor merupakan pengkategorian untuk kompetensi personel.

Input Nama Sektor

Fitur Edit Sektor

11
Kompetensi

Kompetensi adalah pengelompokan keahlian saat personel ditugaskan.

Menambah Kompetensi Baru

Klik kompetensi baru

Fitur Edit Kompetensi

1
2

1. Kompetensi berisi nama kompetensi untuk personel.

2. Referensi yang digunakan untuk penamaan kompetensi.
3. Sektor merupakan pengkategorian untuk kompetensi personel.

12
Item SPJ

Item SPJ yang tersedia adalah berdasarkan sumber SK PMI Pusat No. 17, sehingga skema
yang digunakan untuk setiap item biaya adalah berdasarkan skema SK PMI Pusat itu sendiri.
Bagi PMI di tingkat provinsi dan kabupaten yang ingin menggunakan item biaya yang
berbeda, dapat menambahkan SK standar biaya, yang kemudian mereferensikan SK
tersebut sebagai rujukan item biaya.
Menambah Item Baru

Klik item Baru

3 4

7
8

1. Nama Item merupakan deskripsi item.

2. SK Standar Pembiayaan merupakan SK yang digunakan sebagai referensi biaya SPJ.

13
3. Jenis Kegiatan merupakan pilihan kategori jenis kegiatan.

4. Lokasi Kegiatan merupakan pengkategorian lokasi di dalam daerah atau di luar daerah.

5. Satuan Biaya merupakan standar yang digunakan untuk item biaya. Dikategorikan per
hari, per jam dan per kegiatan.

6. Biaya Pengurus merupakan besaran biaya untuk personel PMI dengan jabatan pengurus.

7. Biaya Staff merupakan besaran biaya untuk personel PMI dengan jabatan staff.

8. Biaya Relawan merupakan besaran biaya untuk personel PMI dengan jabatan relawan.

Klik edit Item

14
SK Standar Pembiayaan

Klik SK Standar Pembiayaan

Klik SK Baru

1 Deskripsi nama SK

2 File SK dalam bentuk gambar atau

pdf dapat upload sebagai bukti.

15
KEJADIAN BENCANA

Kejadian Bencana adalah data yang bersumber dari http://mis.pmi.or.id/. Untuk

menambahkan data kejadian bencana, silahkan login dan tambahkan data tersebut di
http://mis.pmi.or.id. Data ini akan digunakan sebagai referensi saat melakukan penugasan
personel.

Double click

16
 KEGIATAN
Kegiatan adalah referensi data untuk penugasan personel. Modul ini disediakan jika
kegiatan atau nama kegiatan belum tersedia saat penugasan dibuat. Kepala markas adalah
user yang dapat mengelola data kegiatan tersebut.

Fitur Edit Kegiatan

Klik Kegiatan Baru

1 Deskripsi nama kegiatan

2 Kategori sektor

17
MOBILISASI

Penugasan

Menu Penugasan merupakan modul utama dari aplikasi ini. Pada modul penugasan, user
dapat menentukan rincian data penugasan personel seperti; Dasar Penugasan, Kegiatan,
Bencana, Lokasi, Tanggal Periode, Pejabat Berwenang yang Mengetahui, Penugasan Oleh,
Dasar Anggaran, Transportasi dan personel-personel yang bertugas.
Form Penugasan dibuat oleh operator, dan setiap personel akan mendapatkan penugasan
sesuai dengan persetujuan yang diberikan oleh kepala markas.

Status penugasan dapat diubah setelah penugasan selesai dilaksanakan. Sehingga laporan data
personel aktif bertugas dan selesai bertugas terinformasikan dengan jelas.

5 6

10

18
 11

12

1. Dasar Penugasan berisi referensi memo yang menjelaskan landasan penugasan tersebut
dibuat.

2. Kegiatan merupakan pilihan kategori kegiatan yang dilakukan personel saat penugasan.

3. Bencana merupakan referensi kejadian bencana saat penugasan dibuat.

4. Lokasi Bencana merupakan lokasi penugasan personel.

5. Tanggal mulai merupakan periode penugasan personel dilakukan

6. Tanggal selesai

7. Mengetahui berisi pengurus, sekretaris atau kepala markas PMI yang berwenang
memberikan penugasan.

8. Penugasan Oleh merupakan referensi informasi penugasan yang ditugaskan oleh daftar
yang disediakan.

19
9. Jumlah Personel – Menentukan jumlah personel yang dapat ditugaskan .

10. Dasar Anggaran berisikan dasar anggaran penugasan.

11. Moda Transportasi berisikan informasi transportasi yang digunakan oleh personel
saat penugasan.
12. Tambah Personel merupakan kolom untuk menentukan personel yang bertugas.
Operator dapat mencari data personel dengan memasukan nama atau kode anggota
yang bersumber dari http://mis.pmi.or.id. Operator pun dapat menambahkan
personel sesuai dengan jumlah personel yang ada.

Input nama personel

tambahan di sini

Menentukan kompetensi
personel saat ditugaskan

20
Setelah form penugasan dibuat, tombol personel pada menu di sudut kanan atas dapat
diklik untuk menampilkan daftar personel yang bertugas. Selain itu, bagi kepala markas
modul ini berfungsi untuk melakukan persetujuan terhadap personel yang akan bertugas.

Status Penugasan Personel. Jika disetujui, surat tugas

dan kartu pengenal dapat diunduh.

Kartu pengenal untuk personel Surat Tugas

21
 Presensi

Modul presensi digunakan untuk mengelola kehadiran personel yang bertugas, baik secara
manual oleh operator, atau persetujuan kehadiran yang dilakukan secara mandiri oleh
personel yang bertugas. Pada modul ini, operator atau kepala markas dapat memonitor
kehadiran personel.

Klik Presensi

Klik rekap
Menu rekap, menampilkan periode tanggal tugas personel beserta waktu presensinya.

Data rekap dapat

diexport dalam format
pdf. Data ini
merupakan daftar
kehadiran untuk
seluruh tanggal di
periode penugasan.

22
 Klik input

Input presensi menampilkan personel yang bertugas pada tanggal yang dipilih. Operator
dapat melakukan presensi manual atau persetujuan terhadap presensi mandiri yang
dilakukan oleh personel.

Kehadiran setiap personel akan menentukan jumlah SPJ yang akan dibayarkan sesuai dengan presensi.

Klik Print

Data ini merupakan

daftar kehadiran
personel di tanggal
tertentu pada periode
penugasan.

23
 SPJ

Modul SPJ disediakan untuk membuat laporan SPJ dengan ketentuan item-item biaya
berdasarkan SK yang dipilih. Secara umum, PMI Pusat menyediakan SK 17 sebagai standar
biaya untuk pelaporan SPJ. Setiap personel yang bertugas, masing-masing akan dibuatkan
SPJ berdasarkan data penugasan.

Klik SPJ personel

Klik form SPJ

1. SK Standar Pembiayaan yang digunakan untuk item biaya SPJ.

2. Jenis Kegiatan saat penugasan
3. Lokasi penugasan dengan kategori di luar daerah atau di dalam daerah.

24
4. Tombol untuk memunculkan item-item tagihan berdasarkan poin 1, 2, 3 dan jabatan
personel berdasarkan master item SPJ. Setelah ter generate item yang muncul akan
tampil seperti gambar di bawah ini:

2
4

1. Tombol yang digunakan untuk menghapus item-item yang sudah tergenerate.

2. Item biaya komunikasi dapat dihapus karena menjadi biaya optional terhadap setiap
personel.
3. Item biaya dengan satuan per kegiatan dapat diubah nominalnya karena bersifat
fleksibel. Sedangkan item dengan satuan per hari tidak dapat diubah nominalnya.
4. Frekuensi dengan satuan per hari, nilainya diambil berdasarkan jumlah kehadiran
personel.

Print SPJ dengan output berformat PDF

25
 Laporan Kegiatan

Laporan Kegiatan berisi data pengajuan laporan kegiatan oleh personel yang disubmit
melalui link http://penugasan.pmi.or.id/pelaporan. Kepala Markas atau operator bertugas
untuk melakukan review serta persetujuan laporan.
Piagam penugasan akan dapat digenerate setelah laporan personel disetujui.

Klik Persetujuan laporan

Pilihan persetujuan berisi Disetujui,

Ditolak/Perbaiki

26
27
PRESENSI MANDIRI DAN PELAPORAN KEGIATAN
Modul ini dapat diakses melalui link http://penugasan.pmi.or.id/pelaporan. Personel
diminta untuk memasukan kode anggota PMI yang bersumber dari MIS PMI.

Setelah kode terverifikasi, personel akan masuk ke halaman pelaporan kegiatan. Halaman
tersebut dapat diisi dengan data-data laporan saat penugasan. Pada halaman tersebut juga
terdapat tombol presensi mandiri.

28
Presensi Mandiri

Presensi hanya dapat dilakukan pada tanggal periode penugasan, dan hanya dapat
dilakukan sekali dalam sehari. Jika presensi tidak dilakukan oleh personel, maka personel
diminta untuk menghubungi operator untuk dapat dilakukan presensi secara manual. Atau
untuk kondisi tidak dapat melakukan absensi mandiri di lapangan karena sinyal dan lain hal,
personel dapat memberikan bukti kehadiran yang dapat dipertanggung jawabkan kepada
operator untuk diabsenkan oleh operator.

29
 1

30
1. Penugasan Anda – Penugasan personel akan muncul berdasarkan surat tugas yang
telah tergenerate dari penugasan yang telah dibuat. Jika penugasan tidak muncul,
silahkan pastikan surat tugas Anda di sistem-sudah digenerate atau dibuat oleh
operator.
2. Jenis Laporan – Jenis laporan memiliki dua opsi, yaitu kolektif dan individu, dimana
pelaporan secara kolektif dapat mewakili pelaporan personel lain berdasarkan
penugasan.
3. Field lainnya adalah feedback dan catatan personel saat bertugas di lapangan,
sehingga dapat dijadikan masukan serta evaluasi kinerja oleh yang memberi tugas.
4. Setelah disubmit, data laporan kegiatan ini akan tersimpan di sistem penugasan.
Kepala markas PMI Anda akan mendapatkan notifikasi email bahwa Anda sudah
melakukan submit laporan kegiatan. Kepala markas akan mereview dan melakukan
verifikasi terhadap laporan kegiatan Anda, dan hasil verifikasi tersebut akan
dikirimkan notifikasi ke email Anda yang terdaftar di sistem MIS.

31
Fitur Notifikasi

1. Pengajuan penugasan.
Notifikasi pengajuan penugasan akan dikirimkan kepada kepala markas setelah operator
membuat penugasan baru. Tujuannya adalah untuk menginformasikan kepada kepala
markas agar segera melakukan approval terhadap personel yang ditugaskan.

http://penugasan.pmi.or.id/pelaporan

32
2. Presensi Personel
Notifikasi ini akan dikirimkan saat personel yang ditugaskan melakukan presensi individual
melalui halaman http://penugasan.pmi.or.id/pelaporan . Notifikasi akan dikirimkan kepada
kepala markas dengan tujuan untuk mengingatkan kepala markas agar menyetujui presensi
yang dilakukan.

http://penugasan.pmi.or.id/pelaporan

33
3. Laporan kegiatan
Notifikasi ini dikirimkan ke email kepala markas setelah personel men submit laporan
kegiatan melalui link http://penugasan.pmi.or.id/pelaporan baik itu berupa submit baru
ataupun submit perbaikan laporan kegiatan.

http://penugasan.pmi.or.id/pelaporan

34
LAPORAN

Penugasan Personel

Pada laporan ini, user dapat melakukan filter berdasarkan Jenis Kelamin, PMI Asal, Status
Penugasan dan Lokasi Bencana. Sehingga user dapat mengetahui jumlah personel yang
sedang ditugaskan di lapangan dan dapat mengexport data tersebut dalam format excel.
Laporan akan terus bertambah sesuai dengan permintaan user, sehingga aplikasi dapat
memenuhi kebutuhan laporan data yang dibutuhkan oleh user, baik berupa chart, format
data table, dan lain-lain sesuai dengan sumber data yang dimiliki aplikasi.

Log Aktifitas

Log aktifitas adalah catatan aktifitas setiap user dalam aplikasi. Log ini ditujukan agar setiap
aktifitas di dalam sistem dapat terpantau.

35