PT.

MAHKOTA GROUP
PROSEDUR MUTU

Management Information System

(MIS)
No. Dokumen
Revisi
Tanggal Berlaku

: MG-PM-MIS-01
: 00
: 01 JANUARI 2014

Jenis Dokumen

Master

Copy No.

Status Dokumen

Terkendali

Tidak Terkendali

Jabatan
Disusun Oleh

Tanda Tangan

MIS Unit Coordinator

Diperiksa Oleh

MIS Coordinator

Disetujui Oleh

MIS Head

Dokumen ini adalah milik PT. Mahkota Group

Dilarang keras menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan tertulis
dari Manajemen PT. Mahkota Group
Pelaku akan di tuntut secara hukum

PT. MAHKOTA GROUP

Management Information System (MIS)

No. Dokumen

: MG-PM-MIS-01

Revisi

: 00

Tanggal

: 01 Januari 2014

Halaman

: 1 dari 9

Daftar Isi

Halaman Persetujuan

Daftar Isi

Daftar Distribusi Dokumen

Riwayat Perubahan Dokumen

Prosedur
1. Tujuan
2. Ruang Lingkup
3. Referensi
4. Definisi
5. Uraian Prosedur
6. Lampiran

Prosedur Mutu

PT. MAHKOTA GROUP

Management Information System (MIS)

No. Dokumen

: MG-PM-MIS-01

Revisi

: 00

Tanggal

: 01 Januari 2014

Halaman

: 2 dari 9

Daftar Distribusi Dokumen

No.

Jenis
Dokumen

Pemegang

Status

No. Revisi

Master

ISO Sekretariat/Deputy MR/MR

Terkendali

Copy 01

Deputy MD

Terkendali

00

Copy 02

Corporate Secretariate

Terkendali

00

Copy 03

Marketing Head

Terkendali

00

Copy 04

Finance Head

Terkendali

00

Copy 05

Accounting Head

Terkendali

00

Copy 06

Material Handling Head

Terkendali

00

Copy 07

HCM Head

Terkendali

00

Copy 08

SSL Head

Terkendali

00

10

Copy 09

Plantation Head

Terkendali

00

11

Copy 10

Mill Head

Terkendali

00

12

Copy 11

MIS Head

Terkendali

00

13

Copy 12

MS&A Head

Terkendali

00

14

Copy 13

General Manager PT. MAS

Terkendali

00

15

Copy 14

General Manager PT. BSP

Terkendali

00

16

Copy 15

General Manager PT. MUL

Terkendali

00

17

Copy 16

General Manager PT. ISA

Terkendali

00

18

Copy 17

General Manager PT. KMA

Terkendali

00

19

Copy 18

General Manager PT. KPNJ

Terkendali

00

20

Copy 19

General Manager PT. BIM

Terkendali

00

21

Copy 20

General Manager PT. MRS

Terkendali

00

22

Copy 21

General Manager PT. KCRI

Terkendali

00

Prosedur Mutu

PT. MAHKOTA GROUP

Management Information System (MIS)

No. Dokumen

: MG-PM-MIS-01

Revisi

: 00

Tanggal

: 01 Januari 2014

Halaman

: 3 dari 9

23

Copy 22

General Manager Development

Terkendali

00

24

Copy 23

Chief of Staff PT. MAS

Terkendali

00

25

Copy 24

Chief of Staff PT. BSP

Terkendali

00

26

Copy 25

Chief of Staff PT. MUL

Terkendali

00

27

Copy 26

Chief of Staff PT. ISA

Terkendali

00

28

Copy 27

Chief of Staff PT. KMA

Terkendali

00

29

Copy 28

Chief of Staff PT. KPNJ

Terkendali

00

30

Copy 29

Chief of Staff PT. BIM

Terkendali

00

31

Copy 30

Chief of Staff PT. MRS

Terkendali

00

32

Copy 31

Chief of Staff PT. KCRI

Terkendali

00

33

Copy 32

Steering Committee

Terkendali

00

Prosedur Mutu

PT. MAHKOTA GROUP

Management Information System (MIS)

No. Dokumen

: MG-PM-MIS-01

Revisi

: 00

Tanggal

: 01 Januari 2014

Halaman

: 4 dari 9

Riwayat Perubahan Dokumen

Revisi

Prosedur Mutu

Tgl. Revisi

Uraian

PT. MAHKOTA GROUP

Management Information System (MIS)

No. Dokumen

: MG-PM-MIS-01

Revisi

: 00

Tanggal

: 01 Januari 2014

Halaman

: 5 dari 9

1.

TUJUAN
Sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan MIS dengan tujuan :
a.

Menjaga konsistensi dan kinerja tim dalam perusahaan.

b.

Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap - tiap posisi dalam
perusahaan.

2.

c.

Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab.

d.

Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.

RUANG LINGKUP
Mencakup kegiatan MIS Department di semua bisnis unit Mahkota Group.

3.

4.

REFERENSI
3.1

ISO 9001:2008 Klausul 6.3

3.2

ISO 14001:2004 Klausul 4.4.1

3.3

Manual SMM dan SML masing-masing bisnis unit

DEFINISI
4.1.

Verifikasi adalah satu bentuk pengawasan melalui pengujian terhadap

dokumen secara administratif dengan pedoman dan kriteria yang berlaku.

4.2.

Email adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur internet dengan
menggunakan waktu yang sangat singkat dan cepat.

4.3.

Messenger adalah suatu teknologi internet yang memungkinkan para

pengguna dalam jaringan internet untuk mengirim pesan-pesan singkat
secara langsung pada saat yang bersamaan dengan menggunakan teks
kepada pengguna lainnya yang sedang terhubung ke jaringan yang sama.

Prosedur Mutu

PT. MAHKOTA GROUP

Management Information System (MIS)

No. Dokumen

: MG-PM-MIS-01

Revisi

: 00

Tanggal

: 01 Januari 2014

Halaman

: 6 dari 9

4.4.

Restore adalah proses pengembalian data.

4.5.

Hardware adalah perangkat keras atau semua bagian fisik komputer.

4.6.

Software adalah perangkat lunak yang umumnya digunakan untuk

mengontrol perangkat keras, melakukan perhitungan, berinteraksi dengan
perangkat lunak lainnya.

4.7.

Sharing File adalah berbagi sumber daya/arsip yang disimpan di dalam

suatu media, yang terdiri dari kumpulan karakter dan didokumentasikan.

4.8.

Otorisasi adalah pencarian apakah orang yang sudah dididentifikasi,

diizinkan untuk memanipulasi sumber daya tertentu.

4.9.

Attachment adalah berkas yang dikirim bersama-sama dengan surat

elektronik.

4.10.

Kompresi adalah salah satu teknik untuk penyerderhanaan berkas dengan

cara pemadatan data tersebut sehingga didapat hasil yang lebih kecil atau
sederhana, untuk selanjutnya dapat disimpan atau didistribusikan kembali.

4.11.

Online adalah keadaan disaat seseorang terhubung ke dalam suatu

jaringan ataupun sistem yang lebih besar.

4.12.

Offline adalah bila tidak terkoneksi/terputus dari suatu jaringan ataupun

sistem yang lebih besar.

4.13.

User ID adalah merupakan serangkaian huruf yang merupakan tanda

pengenal untuk masuk dan mengakses sistem.

Prosedur Mutu

PT. MAHKOTA GROUP

Management Information System (MIS)

No. Dokumen

: MG-PM-MIS-01

Revisi

: 00

Tanggal

: 01 Januari 2014

Halaman

: 7 dari 9

5.

URAIAN PROSEDUR
5.1.

Perbaikan hardware
5.1.1

Jika ada kerusakan pada hardware maka user melapor kepada

MIS Department / Holding dengan melampirkan form P3 IT/IS
(Permintaan Pekerjaan Perbaikan IT/IS).

5.1.2

MIS Department / Holding akan memprosesnya sesuai dengan

masalah yang dilampirkan dalam P3 IT/IS hingga selesai dan
diserahkan kembali kepada user dalam keadaan siap pakai.

5.1.3

Apabila dapat diperbaiki internal oleh MIS Department / Holding

dan dibutuhkan penggantian perangkat maka MIS DEPARTMENT
/ Holding akan menginformasikan kepada user untuk membuka
SPBK (Surat Permintaan Barang Khusus) yang diserahkan ke
Material Handling Department untuk diproses.

5.1.4

User membuat BPPB (Bon Permintaan Pengeluaran Barang)

untuk pengambilan barang ke warehouse dan diserahkan ke MIS
Department / Holding yang kemudian melakukan proses
perbaikan hingga diserahkan kepada user dalam keadaan siap
pakai.

5.1.5

Apabila MIS Department / Holding tidak dapat memperbaiki

hardware yang rusak tersebut , maka MIS Department / Holding
akan menginformasikan kepada user agar membuka SPB/J (Surat
Permintaan Barang/Jasa) dan diserahkan kepada Material
Handling Department untuk meminta perbaikan dari pihak luar
dan diterima kembali oleh MIS Department / Holding untuk

Prosedur Mutu

PT. MAHKOTA GROUP

Management Information System (MIS)

No. Dokumen

: MG-PM-MIS-01

Revisi

: 00

Tanggal

: 01 Januari 2014

Halaman

: 8 dari 9

verifikasi kembali menggunakan form Verifikasi Barang / Jasa dan

kemudian diserahkan kepada user dalam keadaan siap pakai.

5.2.

Perbaikan Software
5.2.1.

User mengisi form P3 IT/IS dan diserahkan kepada MIS

Department / Holding yang kemudian diadakan pemeriksaan
terhadap software tersebut.

5.2.2.

Melakukan perbaikan terhadap software sampai selesai hingga

diserahkan kembali kepada user dalam keadaan siap pakai.

5.3.

Permintaan hak penggunaan email, messenger, otoritas program,

penggunaan flashdisk, restore data tahun sebelumnya, copy data ke CD,
budget telepon, peminjaman perangkat IT dan internet
5.3.1.

User mengisi form Request for IT/IS Access berdasarkan

kebutuhan dan diserahkan kepada MIS Department / Holding
dengan tanda tangan lengkap dari atasan user.

5.3.2.

MIS Department / Holding akan memproses form tersebut dan

akan menginformasikan kembali kepada user.

5.4

Verifikasi dan instalasi komputer dan laptop baru.

5.4.1.

Pengecekan spesifikasi komputer / laptop sesuai permintaan

5.4.2.

Pengecekan terhadap kondisi komputer / laptop apakah

berfungsi dengan baik.

5.4.3.

Menginstall aplikasi yang telah ditentukan sesuai dengan

kebijakan MIS.

Prosedur Mutu

PT. MAHKOTA GROUP

Management Information System (MIS)

No. Dokumen

: MG-PM-MIS-01

Revisi

: 00

Tanggal

: 01 Januari 2014

Halaman

: 9 dari 9

5.4.4.

Penyerahan CD Original dan invoice asli kepada Corporate

Secretariate sebagai bukti original aplikasi yang digunakan.

6.

LAMPIRAN
6.1.

FPI-MIS-01-01

Permintaan Pekerjaan Perbaikan IT/IS

6.2.

FPI-MIS-01-02

Request for IT/IS Access

Prosedur Mutu