Training Manual – Purchasing

Ellipse 9
Purchasing
Training Manual 2022

Hal i
 Training Manual – Purchasing

Catatan Perubahan

No Halaman Uraian Perubahan Versi Tanggal Author

1 Seluruh Pembuatan dokumen training 1.0 02 Agustus EMS
halaman manual Ellipse 9 Purchasing 2022

Hal i
 Training Manual – Purchasing

Daftar Isi

1. Tujuan ............................................................................................................................................. 1
2. Overview Fungsi Modul .................................................................................................................. 1
3. Role untuk Proses Transaksi ........................................................................................................... 1
4. Deskripsi Kegiatan ........................................................................................................................... 1
5. Deskripsi Detail Sub Proses ............................................................................................................. 2
6. Langkah Capture Transaksi ............................................................................................................. 4
6.1 Purchase Order Process Stock .............................................................................................. 4
6.2 Process Purchase Requisition to Purchase Order ................................................................. 8
6.3 Modify Purchase Order ....................................................................................................... 11
6.3.1. Modify PO Non Quantity & Price ................................................................................ 11
6.3.2. Modify PO related Quantity & Price............................................................................ 12
6.4 Review Purchase Order....................................................................................................... 15
6.5 Purchase Order Narrative ................................................................................................... 17
6.5.1. Create Narrative Text .................................................................................................. 17
6.5.2. Input footer Narrative ................................................................................................. 17
6.5.3. Review Narrative ......................................................................................................... 18
6.5.4. Review By Purchase Order .......................................................................................... 20
6.6 Purchase Order Printing ...................................................................................................... 22
6.6.1. Review Purchase Order before print........................................................................... 22
6.6.2. Purchase Order print ................................................................................................... 23
6.6.3. Review Purchase Order after print.............................................................................. 25

Hal ii
 Training Manual – Purchasing

1. Tujuan
Tujuan dari Manual Training Purchasing adalah sebagai berikut:
• Mamahami keseluruhan mengenai dasar proses Purchasing
• Memahami keseluruhan mengenai dasar pembuatan dan pemeliharaan Purchase Order
• Memahami proses Purchasing melalui studi kasus dan contoh yang relevan

2. Overview Fungsi Modul

Module Purchasing adalah fasilitas untuk melakukan pengelolaan proses pengadaan barang dan jasa
berdasarkan kebutuhan user. Module ini erat kaitannya dengan pihak ketiga/supplier yang dikelola
pada module Supplier Information. Permintaan yang diterima dari pihak user akan diproses oleh
bagian purchasing dan kemudian pihak purchasing akan berhubungan dengan supplier untuk meminta
barang dengan pertimbangan yang efektif dan efisien.
Purchasing dapat mengakomodir kebutuhan pembelian untuk semua material dan jasa yang
diperlukan pada kegiatan operasional. Dalam Ellipse, kebutuhan pembelian tersebut dapat
diklasifikasikan sebagai berikut:
• Catalogue Item: Pembelian untuk item yang pada proses sebelumnya sudah diidentifikasi
dan dideskripsikan dalam Supply Catalogue dan digunakan secara reguler. Item tersebut
dapat berupa owned stock maupun consignment stock.
• Non-catalogued Item: Pembelian untuk item yang tidak didefinisikan sebagai barang
catalogue dan dilakukan setiap adanya kebutuhan akan item tersebut (tidak digunakan
secara reguler).
Proses purchasing dimulai ketika terdapat suatu permintaan terhadap barang atau jasa. Tergantung
apakah item yang diperlukan adalah suatu item catalogue atau non-catalogue atau jasa, maka
Purchase Order (PO) dapat dibuat secara manual maupun otomatis dalam Ellipse.

3. Role untuk Proses Transaksi

User yang terkait dengan kegiatan Mengelola Purchasing
Who : Pelaksana Pengadaan
What : Melakukan Proses Purchasing
When : Ketika terdapat kebutuhan pembelian
Where : Kantor Pusat dan Unit Pembangkitan

4. Deskripsi Kegiatan
Dokumen Manual Training ini menjadi panduan untuk Pelaksana Pengadaan dalam melakukan
pengaturan mengenai proses Purchasing. Pelaksana Pengadaan dapat melakukan perubahan
terhadap data dan informasi terkait seluruh proses Purchasing. Tujuan dari Pelaksana Pengadaan
adalah menjaga data dan informasi setiap proses purchasing terpelihara dan terkendali dengan baik
dan sesuai.
Training manual ini akan membahas terkait proses purchasing sebagai berikut:

Hal 1 dari 25
 Training Manual – Purchasing

• Purchase Order Process Stock

• Process Purchase Requisition to Purchase Order
• Modify Purchase Order
• Review Purchase Order
• Purchase Order Narrative
• Purchase Order Printing

5. Deskripsi Detail Sub Proses

Type
No. Activity/Task Name Activity/Task Description
(System/Manual)
1. Purchase Order Process Stock Pada screen MSO240 digunakan
untuk memilih fungsi yang akan
dilakukan ketika memproses
Recommended Order. Pilih Option
6 – Process Unactioned
Recommended Orders untuk
proses pembelian dari
recommended order yang belum
ditindaklanjuti.
2. Process Purchase Requisition Pada screen MSO230 digunakan
to Purchase Order untuk maintain Purchase
Requisition. User dapat membuat,
mengubah, dan menghapus data
Purchase Requisition. Pilih Option 6
– Purchase Unactioned Purchase
Requisiton untuk menampilan
semua permintaan pembelian yang
belum diselesaikan pada proses
requisition.
3. Modify Purchase Order Pada screen MSO220 digunakan
untuk mengubah, menghapus,
menyelesaikan, dan suspend
purchase order. Pilih Option 1 –
Modify Purchase Order untuk
mengubah informasi terkait pada
Purchase Order
4. Review Purchase Order Pada screen MSO221 digunakan
untuk melakukan review purchase
order. Pilih option 1 – Purchase
Order/Items untuk mencari
Purchase Order dan item line yang
spesifik
5. Purchase Order Narrative Pada screen MSO228 digunakan
untuk menambahkan teks natarif
pada Purchase Order. Sub-Menu
pada screen ini memungkinkan tipe
teks naratif yang akan digunakan.
Pilih Option 1 – Create Narrative
Text berdasarkan tipe naratif yang
dibutuhkan

Hal 2 dari 25
Training Manual – Purchasing

Type
No. Activity/Task Name Activity/Task Description
(System/Manual)
6. Purchase Order Printing Pada screen MSB222 merupakan
report dari proses Pencetakan
Purchase Order.

Hal 3 dari 25
 Training Manual – Purchasing

6. Langkah Capture Transaksi

6.1 Purchase Order Process Stock

1) Akses MSO240 Option 6 – Process unactioned Recommended Orders kemudian input field
stock code lalu klik “submit”

2) Berikut adalah Detail Screen Maintain/Process Recommended Orders

3) Untuk memproses Recommended Order maka lakukan check list pada stock code yang
tersedia kemudian lakukan action yaitu “Will display MSM24CA to allow modification in”

Hal 4 dari 25
Training Manual – Purchasing

4) Pada detail screen MSM24CA dapat mengisi field pada setiap tab sebagai berikut:
• Pada Tab “Purchasing Terms 1” menampilkan field sebagai berikut:

Type of Entry
Field Description
(R,O,D,N)
Quantity Jumlah satuan barang Required
Supplier or
Nama supplier Required
Mnemonic
Gross Price Harga Required
Price code. Masukkan akan divalidasi pada Table
File PC – Price Code
• FT FORWARD PURCHASE AGREEMENT
• HB HARGA BISA BERUBAH SEWAKTU-WAKTU Optional
Price Code
• HN FREE OF CHARGE
• HT HARGA TETAP DIIKAT KONTRAK
• PP PARTIAL PRE-PAYMENT
• RP REPAIR
Price Effective
Harga mulai berlaku Required
Date
Price Expiry Date Harga selesai berlaku Required
Masukkan akan divalidasi pada Table File Table File
Currency Required
CU - Currency Type
Conversion Factor Diisi dengan nilai convertion factor UOI & UOP Optional
UOP
Menampilkan Unit Of Purchase. Table File UM -
(Unit Of Required
Unit of Measure.
Purchase)
Diisi dengan Category. Masukkan akan divalidasi
Category Optional
pada Table File IG- Inventory Category
Diisi dengan freight code. Masukkan akan
Freight Code Required
divalidasi pada Table File FR - Freight Codes.
Diisi dengan delivery location code. Masukkan
Delivery Code akan divalidasi pada Table File DN - Delivery Required
Location.
Lead Time Lama waktu pengiriman barang Required
Quote Number Menampilkan No Qoutation yang telah dibuat. Optional
Whold Tax Diisi dengan Withholding Tax code. Optional

Hal 5 dari 25
Training Manual – Purchasing

Type of Entry
Field Description
(R,O,D,N)
(Withholding Tax)

• Pada Tab “Purchasing Term 2” menampilkan field sebagai berikut:

Type of Entry
Field Description
(R,O,D,N)
Priority Prioritas jenis PO Required
Warehouse Nama kode Warehouse Required
Purchasing
Employee ID Purchasing Officer Required
Officer

5) Pada field Process pilih L – Produces an ordinary order with a live status untuk menghasilkan
nomor PO

Hal 6 dari 25
Training Manual – Purchasing

6) Setelah klik “submit” maka akan menampilan screen sebagai berikut dan proses selesai.

Hal 7 dari 25
 Training Manual – Purchasing

6.2 Process Purchase Requisition to Purchase Order

1) Access MSO230 Option 6 – Process unactioned Purchase Requisitions, masukan nomor PR
pada field Purchasing Requisition kemudian submit

2) Pada detail screen Maintain/Process Purchase Requisition checklist sesuai nomor PR yang
dibutuhkan kemudian pilih action pada “Item detail maintenance (MSM23EA)”

3) Pada detail screen MSM23EA – Modify Purchase Requisition Item menampilkan beberapa
tab sebagai berikut:
• Pada Tab “item” menampilkan field sebagai berikut:

Hal 8 dari 25
Training Manual – Purchasing

Type of Entry
Field Description
(R,O,D,N)
Tipe dari Purchase Requisition. Berikut value yang
dapat digunakan:
Type Required
• G – Goods Purchase Requisition
• S – Service Order (non-goods)
Quantity Jumlah item Optional
UOM Unit of Measure dari barang atau jasa Optional
Estimated Price Perkiraan harga Optional
Mnemonic Mnemonic manufaktur Optional
Part No Part number suatu item Optional
Description Deskripsi Optional
• Pada Tab “Purchasing Terms” dapat mengisikan field sebagai berikut:

Type of Entry
Field Description
(R,O,D,N)
Estimated Freight Perkiraan biaya pengiriman barang Not Applicable
Supplier Kode supplier Required
Gross Price Harga aktual dari suatu item Required
Price Code Kode harga barang Optional
Assign to
Purchasing Kode karyawan Purchasing Officer Required
Officer
Currency Mata uang Required
Lead time Supplier lead time Required
Expedite Kode expedite dari suatu item Optional
Freight Code Kode transportasi pengiriman barang Required
Delivery Code Kode lokasi barang akan dikirim Required
Warehouse Kode gudang barang akan dikirim Required
PO Narrative Purchase Order Narrative. Pilih Y jika PO Narrative
Required
diperlukan

Hal 9 dari 25
Training Manual – Purchasing

4) Pada field Process pilih L - Produces Purchase Order With a Live Status kemudian klik
“submit”

5) Berikut adalah tampilan hasil dari PR menjadi PO

Hal 10 dari 25
 Training Manual – Purchasing

6.3 Modify Purchase Order

6.3.1. Modify PO Non Quantity & Price
1) Akses MSO220 Option 1 - Modify Purchase Order kemudian masukan nomor PO pada field
Order Number lalu klik submit

2) Pada detail screen Modify Purchase Order menampilkan field sebagai berikut:

3) Pada Tab “Items” checklist item yang dibutuhkan kemudian pilih action lalu klik “Maintain
this items in more detail (MSM22CA)

Hal 11 dari 25
 Training Manual – Purchasing

4) Update field Due Site dari 15 Oct 2022 menjadi 20 Oct 2022 kemudian klik “submit”

5) Berikut adalah tampilan screen setelah berhasil melakukan submit.

6.3.2. Modify PO related Quantity & Price

1) Akses MSO220 Option 1 - Modify Purchase Order kemudian masukan nomor PO pada field
Order Number kemudian klik “submit”

Hal 12 dari 25
Training Manual – Purchasing

2) Pada detail screen Modify Purchase Order menampilkan field sebagai berikut:

3) Pada Tab “Items” checklist item yang dibutuhkan kemudian pilih action lalu klik “Maintain
this items in more detail (MSM22CA)

4) Update field UOP dari 2.00 menjadi 3.00 kemudian klik “submit”

Hal 13 dari 25
Training Manual – Purchasing

5) Berikut adalah tampilan screen setelah berhasil melakukan submit

Hal 14 dari 25
 Training Manual – Purchasing

6.4 Review Purchase Order

1) Akses MSO221 Option 1 - Review Purchase Order kemudian masukan nomor PO pada field
Order / Item lalu klik submit

2) Pada detail screen review purchase order pilih item yang dibutuhkan kemudian pilih “Review
purchase order item in detail (MSM221C)”

3) Pada detail screen MSM221C – Review Purchase Order yang terdiri dari beberapa tab
sebagai berikut:
• Pada Tab “General” terdapat field sebagai berikut:

Hal 15 dari 25
Training Manual – Purchasing

• Pada Tab “Pricing” terdapat field sebagai berikut:

Type of Entry
Field Description
(R,O,D,N)
Conversion Factor Faktor konversi dari UOI dan UOP Default
Price Original Harga Asli per UOI Default
Price Current Harga sekarang per UOI Default
Gross Pricing Total harga dari item per UOI Default
Nett Pricing Harga setelah diskon atau biaya tambahan Default

• Pada Tab “Receipt/Invoicing” terdapat field sebagai berikut:

Hal 16 dari 25
 Training Manual – Purchasing

6.5 Purchase Order Narrative

6.5.1. Create Narrative Text
1) Akses MSO228 Option 1 - Create Narrative Text masukkan filed Narrative type, Purchase
Order kemudian klik “submit”

Type of Entry
Field Description
(R,O,D,N)
Narrative Type Tipe teks naratif value yang dapat digunakan:
• Item – menampilkan narrative pada item PO yang telah
ditentukan
• Heading - menampilkan narrative pada header PO
• Footing - menampilkan narrative pada Footer PO,
digunakan untuk term of payment
Required
• Receiving Report – menampilkan narrative pada receiving
form
• Rec. Report Item – menampilkan narrative pada item di
receiving report
• Order Attachment - menampilkan narrative pada PO,
digunakan untuk spesial instruction

6.5.2. Input footer Narrative

1) Akses MSO228 Option 1 - Create Narrative Text masukkan filed Narrative type 3 – Footing
dan Purchase Order kemudian klik “submit

Hal 17 dari 25
 Training Manual – Purchasing

2) Pada screen MSM096B - Maintain Text screen displays masukkan filed Standar Text yang
dibutuhkan kemudikan klik “Exit”

3) Proses selesai, maka pada field Footing akan berubah menjadi “Narrative Exists”

6.5.3. Review Narrative

1) Akses MSO229 – Review Purchase Order Narrative isi field narrative type dan purchase order
kemudian submit

Hal 18 dari 25
Training Manual – Purchasing

2) Pada screen MSM097A – Review Standard Text menapilkan hasil sebagai berikut

Hal 19 dari 25
 Training Manual – Purchasing

6.5.4. Review By Purchase Order

1) Akses MSO221 Option 1 - Review Purchase Order kemudian masukan nomor PO pada field
Order / Item lalu klik submit

2) Pada item pilih dorp down kemudian klik “Review purchase order item narrative
(MSM2298)”

3) Pada screen MSM229A – Review Purchase Order Narrative kemudian masukkan field
Narrative Type 3 – footing dan Pruchase Order kemudian klik “submit”

Hal 20 dari 25
Training Manual – Purchasing

4) Tampilan detail screen MSM097A terdapat field sebagai berikut:

Hal 21 dari 25
 Training Manual – Purchasing

6.6 Purchase Order Printing

6.6.1. Review Purchase Order before print
1) Akses MSO221 Option 1 - Review Purchase Order kemudian masukan nomor PO pada field
Order / Item lalu klik submit

2) Pada item pilih dorp down kemudian klik “Review purchase order item in detail (MSM221C)”

3) Pada tampilan screen berikut menunjukan bahwa Purchase Order “Not Printed”

Hal 22 dari 25
 Training Manual – Purchasing

6.6.2. Purchase Order print

1) Akses MSB222 - Review Purchase Order kemudian isi field Medium dan Batch Submission
kemudian klik “Submit”

2) Pada screen detail MSM224A – Request Purchase Order Print kemudilan lengkapi filed
seperti berikut:

Type of Entry
Field Description
(R,O,D,N)
Select Order • Y – hanya PO No yang tertentu saja yang akan di print
• N – semua PO yang belum diprint akan terprint
Required
Number
Reprint Run Masukkan nomor run untuk menjalankan Kembali
Optional
Number cetakan pesanan sebelumnya
• P - Printer
Output Medium • R - Review (Allows On-line Review )
Optional
Output Device Kode Printer Optional

Hal 23 dari 25
Training Manual – Purchasing

3) Muncul dialog box “PO Paper Copy Only Printed” kemudian klik confrim

4) Pada screen MSM224B – Select Order To Be Printed input field dengan nomor PO kemudian
klik “submit” maka proses selesai

Hal 24 dari 25
 Training Manual – Purchasing

6.6.3. Review Purchase Order after print

1) Akses MSO221 Option 1 - Review Purchase Order kemudian masukan nomor PO pada field
Order / Item lalu klik submit

2) Pada item pilih dorp down kemudian klik “Review purchase order item in detail (MSM221C)”

3) Pada tampilan screen berikut menunjukan bahwa Purchase Order “Printed”

Hal 25 dari 25