Prosedur Nomor 18/HR/S/II/2024

Tanggal 10 February 2024

Mail Delivery Halaman 1 dari 2
Revisi Ke 0

1.Tujuan

Memberikan panduan singkat dalam pengembangan prosedur pengiriman surat (masuk/keluar)

untuk memastikan pengiriman surat yang efisien, teratur, dan tepat waktu .

2.Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk bagian Admin General & GM serta pimpinan unit yang terlibat
dalam menjalankan aktivitas di Perusahaan

3.Prosedur

3.1 Pengiriman Surat Masuk:

a. Setiap surat masuk harus diterima oleh petugas yang bertugas pada resepsionis atau
bagian administrasi.
b. Petugas harus mencatat surat masuk, mencatat detail seperti tanggal diterima,
sumber surat, dan penerima yang dituju.
3.2 Penyortiran dan Distribusi Surat Masuk:
a. Surat masuk harus disortir berdasarkan tujuan pengiriman atau departemen yang
dituju.
b. Surat yang telah disortir harus didistribusikan ke penerima yang dituju dengan
segera.
3.3 Pengiriman Surat Keluar:
a. Surat keluar harus dikumpulkan oleh petugas pengiriman pada waktu yang
ditentukan.
b. Petugas pengiriman harus memastikan setiap surat keluar dilengkapi dengan alamat
yang tepat dan cukup prangko.
3.4 Pengumpulan dan Penyortiran Surat Keluar:

Dibuat Oleh Disetujui Diterima

Adila Raymond
Avalon Corp.A&G Avalon Managing Director GM LUXEUR Setiabudi
 Prosedur Nomor 18/HR/S/II/2024
Tanggal 10 February 2024
Mail Delivery Halaman 1 dari 2
Revisi Ke 0

a. Surat keluar yang telah dikumpulkan harus disortir berdasarkan alamat tujuan atau
layanan pengiriman yang digunakan.
b. Pastikan surat keluar disiapkan dengan benar dan sesuai dengan pedoman
pengiriman yang berlaku.
3.5 Pengiriman Surat:
a. Surat keluar harus diserahkan kepada penyedia layanan pengiriman atau petugas
pengiriman pada waktu yang ditentukan.
b. Pastikan setiap surat keluar memiliki nomor pelacakan atau tanda bukti pengiriman
yang sesuai.
3.6 Pelacakan dan Pelaporan:
a. Lakukan pelacakan secara berkala terhadap surat masuk dan keluar untuk
memastikan pengiriman yang tepat waktu.
b. Buat laporan rutin tentang volume surat masuk dan keluar, serta kinerja pengiriman.
3.7 Pemeliharaan dan Evaluasi:
a. Lakukan pemeliharaan rutin terhadap peralatan dan infrastruktur yang digunakan
dalam pengiriman surat.
b. Evaluasi proses pengiriman secara berkala untuk mengidentifikasi potensi perbaikan
dan peningkatan efisiensi..

4.Dokumen Terkait

5.Dokumen Mutu

Dibuat Oleh Disetujui Diterima

Adila Raymond
Avalon Corp.A&G Avalon Managing Director GM LUXEUR Setiabudi