Prosedur Nomor 10/HR/S/II/2024

Tanggal 10 February 2024

FILE ARCHIVING Halaman 1 dari 2
Revisi Ke 0

1.Tujuan

Mengatur prosedur pengarsipan berkas secara efisien dan efektif untuk memastikan
keamanan dan keteraturan dokumen-dokumen penting perusahaan.

2.Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk Seluruh bagian Admin General yang terlibat dalam menjalankan
aktivitas di Perusahaan

3.Prosedur

3.1. Penentuan Kategori Berkas:

a. Identifikasi jenis-jenis dokumen yang akan diarsipkan, seperti dokumen keuangan,
dokumen administrasi, kontrak, dll.
b. Tetapkan kategori dan subkategori untuk setiap jenis dokumen.
3.2. Persiapan Berkas:
a. Setiap berkas harus diberi label dengan jelas sesuai dengan kategori dan subkategori
yang telah ditentukan.
b. Siapkan daftar inventaris untuk setiap berkas yang akan diarsipkan.
3.3. Penentuan Tempat Penyimpanan:
a. Tentukan area atau ruang khusus yang akan digunakan untuk penyimpanan berkas.
b. Pastikan ruang penyimpanan tersebut terkunci dan hanya dapat diakses oleh
personel yang berwenang.
3.4. Penyimpanan Berkas:
a. Susun berkas-berkas sesuai dengan kategori dan subkategori yang telah ditentukan.
b. Gunakan sistem penomoran atau kode unik untuk memudahkan pelacakan berkas.
3.5. Pengarsipan Elektronik (Opsional):
a. Jika memungkinkan, buat salinan digital dari berkas-berkas penting.

Dibuat Oleh Disetujui Diterima

Adila Raymond
Avalon Corp.A&G Avalon Managing Director GM LUXEUR Setiabudi
 Prosedur Nomor 10/HR/S/II/2024
Tanggal 10 February 2024
FILE ARCHIVING Halaman 1 dari 2
Revisi Ke 0

b. Simpan salinan elektronik tersebut dalam sistem penyimpanan yang aman dan
terenkripsi.
3.6. Pemeliharaan dan Pengawasan Berkas:
a. Lakukan pemeriksaan rutin terhadap kondisi fisik berkas-berkas untuk memastikan
tidak terjadi kerusakan atau kehilangan.
b. Amati dan perbaharui daftar inventaris secara berkala.
3.7. Penyimpanan Jangka Panjang:
a. Tentukan kebijakan penyimpanan jangka panjang untuk berkas-berkas yang memiliki
nilai arsip.
b. Pastikan berkas-berkas tersebut disimpan dalam kondisi yang sesuai untuk
mempertahankan integritasnya.
3.8. Pemusnahan Berkas (Jika Diperlukan):
a. Tentukan kriteria untuk pemusnahan berkas yang sudah tidak relevan atau tidak
diperlukan lagi.
b. Lakukan proses pemusnahan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan dan
dokumentasikan dengan baik.
3.9. Pelatihan dan Kesadaran Karyawan:
a. Berikan pelatihan kepada karyawan tentang prosedur pengarsipan dan pentingnya
menjaga keamanan dokumen.
b. Tingkatkan kesadaran tentang kebijakan pengarsipan dan pentingnya mematuhi SOP
ini.
3.10. Evaluasi dan Peninjauan:
a. Lakukan evaluasi rutin terhadap efektivitas dan efisiensi SOP ini.
b. Lakukan peninjauan secara berkala untuk menyesuaikan SOP dengan perubahan
kebutuhan perusahaan..

4.Dokumen Terkait

Dibuat Oleh Disetujui Diterima

Adila Raymond
Avalon Corp.A&G Avalon Managing Director GM LUXEUR Setiabudi
 Prosedur Nomor 10/HR/S/II/2024
Tanggal 10 February 2024
FILE ARCHIVING Halaman 1 dari 2
Revisi Ke 0

5.Dokumen Mutu

Dibuat Oleh Disetujui Diterima

Adila Raymond
Avalon Corp.A&G Avalon Managing Director GM LUXEUR Setiabudi