t

*BTfr STANDARD OPERATING PROCEDURE Kode

Tanggal berlaku
: SOPIDCOI03

i 2+12-2017

PENGELOLAAN REKAMAN
Revisi Ke : 00
7T #:rl int?t ;xG8]'tu I,.*

I. TUJUAN
1. Menjamin seluruh kegiatan operasional yang ada di PT Bio lnti Agrindo terekam dan
dapat didokumentasikan,
2. Menjamin bahwa rekaman berada pada area yang memerlukannya (relevan) dan
terkendali dari penggunaan yang tidak diperlukan'
II. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup penerapan SOP ini adalah semua jenis pekeqaan yang dilakukan di PT
Bio lnti Agrindo.
III. DOKUMEN REFERENSI
Tidak Ada
IV, ISTILAH DAN DEFINISI
1. Dokumen adalah bentuk dokumentasi yang bisa dijadikan acuan untuk bekerja.
2. Rekaman adalah bentuk dokumentasi yang merupakan bukti bahwa kegiatan telah
dilaksanakan
V. PERSYARATAN UMUM
SOp ini berlaku untuk semua departemen PT Bio lnti Agrindo dan mitra keqa (kontraktor).
VJ. URAIAN PROSEDUR
1. Pembuatan Rekarnan
2.1. Manajer bertanggung jawab mengidentifikasi semua rekaman dan bentuknya
yang diperlukan departemennya. Bentuk rekaman harus baku dan tedaftar di
Dokumen Kontrol.
Z.Z. Manajer bertanggung jawab membuat Daftar Rekaman dan menyerahkannya
kepada Dokumen Kontrol.
Z.g. Manajer memastikan rekaman dibuat untuk pengumpulan data. pelaporan. alat
pengendalian, bahan dasar evaluasi dan analisis serta bukti pelaksanaan
kegiatan.
2.4. Semua karyawan bertanggung jawab membuat rekaman yang menjadi
tanggung jawabnya.
2. Penentuan Masa SimPan Rekaman
5,1 , Masing-masing Manajer departemen terkait menetapkan masa simpan dari
setiap rekaman berdasarkan kebutuhan perusahaan. kebutuhan departemen
terkait dan aturan yang berlaku.
S.Z. Dokumen Kontrol mendokumentasikan masa simpan dokumen dalam Form

Daftar Rekaman.

Halaman 4 dari 5
soP/ Dcolo3
CONITROLLEDCOPY
e
*BIfr STANDARD OPERATING PROCEDURE Kode
Tanggal berlaku
: SOP/DCO/O3

:24-12-2417
PENGELOLAAN REKAMAN
,8r1. Billi; iadTi Afr.&l$'ia**
Revisi Ke :00

3. Pemellharaan dan PenylmPenan

3.1. Manajer bertanggung jawab menyediakan sarana dan prasarana (rndia
penyimpanan) yang diperlukan untuk menyimpan semua rekaman yang
dipertukan departemen nYa.
g.Z. Manajer bertanggung jawab nrengatur sistem penyimpanan rekaman. Sistem

penyimpanan harus sarna pada setiap Estate.

3.9. Seluruh karyaurnn bertanggur€ jawab memelihara keutuhan rekaman (dapat
dibaca dan informasi utuh).
3.4. Seluruh karyaryan dilarang untuk memhrikan rekaman kepada pihak iilemal
maupun pihak ekstemal yartg tidak berkepentingan tanpa reizin Manaier terkait.
4. Pemusnahan
4.1. Pemushanan rekaman dilakukan tefiadap rekamen yang telah melewati masa
simpan.
4.2. General Manajer menyetujui kegiatan pemusnahan rekaman.
4.3. Dokumen Konkol bertanggung jawab menyaksikan prces pemusnahan

rekaman dan menandatangani Berita Acara Pemusnahan Rekaman unfuk

memastikan rekarnan tidak disalahgunakan.
5. Pelaporan dan Evaluasi Eveldivitas Kegiatan Pengelolaan Rekaman
5"1. Admin masingrrnasirg hgian hrtanggung jawab rnelaporkan kegiatan
pemusnaan berupa Berita Acara Pemusnahan kepada Manajer masing-masing
departemennya dan ditemhrskan kepada Elokumen Kontrol.
5.2. Manajer bertarggurg jawab menilai errektivitre dari kegiatan pengelolaan
rekaman yang dilakukan pada departemennya-
v[. I-AiIPIRAN
1. Form Daftar Rekaman,
2. Form Berita Acara Pemusnahan Rekaman.

soP/ Dco/03 Halaman 5 dari 5