KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA

PENGENDALIAN DOKUMEN K3
Nama Kelompok:
1. Ahmad Ardiansyah (06121282025053)
2. Aji Febriansyah (06121282025043)
3. Bela Saptira (06121282025028)
4. Desty Pranalia (06121282025047)
5. Inasyah Ajeng Kinanti (06121282025034)
6. Nadia Frasiska (06121282025038)
7. Rayhan Yuansyah (06121282025037)
8. Reni Hartati (06121182025018)
9. Rewinda Fahrunisa (06121282025029)

Dosen Pengampu: 1. Dewi Puspita Sari, S.PD., M.PD

2. Wadirin, S.PD., M.PD
 Definisi Dokumen K3

■ Dokumen K3 adalah sekumpulan

dokumen siap pakai dalam format
Microsoft Office Word, Excel, atau
Power Point yang telah memenuhi
persyaratan Sistem Manajemen K3.
 Pengendalian Dokumentasi K3
■ Persyaratan Pengendalian K3
1. Persyaratan OHSAS 18001
a) Dokumen-dokumen dapat ditunjukkan
b) Dokumen-dokumen ditinjau secara periodic
c) Versi mutakhir dari dokumen dan data yang relevan terdapat pada semua lokasi operasi penting
d) Dokumen dan data yang sudah tidak berlaku lagi harus dipisahkan
e) Tempat penyimpanan dokumen dan data untuk tujuan pengawetan peraturan dan
pengetahuan atau keduanya, teridentifikasi
2. Persyaratan Permenaker 05/MEN/1996
a) Dokumen dapat diidentifikasi sesuai dengan urutan tugas dan tanggung jawab di perusahaan
b) Dokumen ditinjau ulang secara berkala, jika diperlukan dapat direvisi
c) Dokumen sebelum diterbitkan harus lebih disetujui oleh pihak yang berwenang
d) Dokumen versi terbaru harus tersedia di tempat kerja
■ Kriteria minimum sebuah dokumen
1. Tanggal debit
2. Nomor dokumen
3. Referensi
4. Tanggung jawab
5. Nomor revisi
6. Definisi
7. Persetujuan
8. Tujuan pembuatan dokumen
9. Halaman
10. Judul dokumen
11. Ruang lingkup
12. Uraian dokumen
 Pengendalian Rekaman
■ Rekaman merupakan satu-satunya bukti bahwa Sistem Manajemen K3 telah dilaksanakan
1. Persyaratan OSHAS
a) Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pemeliharaan
dan disposisi rekaman K3 sebagai hasil audit dan ditinjau
b) Rekaman K3 harus dapat dibaca dan dapat diidentifikasi dan ditelusuri sesuai dengan
aktivitas yang terkait
c) Rekaman-rekaman harus dipelihara sesuai dengan sistem dan organisasi untuk
memperlihatkan kesesuaian pada spesifikasi K3 ini.
■ Rekaman-rekaman yang terkait Sistem Manajemen K3
1) Rekaman-rekaman pelatihan
2) Laporan inspeksi
3) Laporan-laporan audit
4) Bukti-bukti konsultasi
5) Laporan kecelakaan/insiden
6) Laporan tindak lanjut insiden
7) Minutes meeting dari K3
8) Hasil tes medis
9) Rekaman pemeliharaan K3
10) Latihan tanggap darurat
11) Tinjauan manajemen
12) Rekaman identifikasi bahaya resiko
13) Rekaman penilaian resiko
14) Rekaman pengendalian resiko
 Menyusun Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman
■ Prosedur pengendalian dokumen merupakan panduan utama bagi perusahaan dalam menyusun
dan mengembangkan dokumentasi SMM.
■ Prosedur pengendalian dokumen, sebagaimana dijelaskan dalam ISO 9001:2008 klausul 4.2.3,
mengatur tata cara perusahaan untuk
1) Menyetujui kecakupan dokumen sebelum diterbitkan
2) Meninjau dokumen dan memutakhirkannya apabila diperlukan serta kemudian menyetujui
ulang dokumen
3) Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen diidentifikasikan
4) Memastikan bahwa versi terkini dan dokumen yang berlaku tersedia di tempat
penggunaannya
5) Memastikan bahwa dokumen selalu dapat dibaca dan mudah diidentifikasikan
6) Memastikan bahwa dokumen eksternal diidentifikasikan dan distribusinya dikendalikan
7) Mencegah penggunaan dokumen yang telah kadaluarsa secara tidak disengaja dan
memberikan identifikasi yang sesuai pada dokumen tersebut, apabila akan disimpan maksud
tertentu.
■ Pengendalian rekaman juga merupakan salah satu prosedur yang harus dimiliki oleh perusahaan
yang menerapkan SMM ISO 9001:2008. Prosedur pengendalian rekaman haruslah
terdokumentasi untuk mengatur tatacara identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan
kembali, masa simpan, dan pemusnahan dari rekaman.
■ Format prosedur dapat dalam bentuk teks, diagram alir, table, gabungan diantaranya, atau
dengan metode lain yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sedangkan informasi
yang diberikan dalam prosedur sebaiknya meliputi aspek-aspek:
1. judul
2. tujuan
3. ruang lingkup
4. tanggung jawab dan wewenang
5. uraian kegiatan
6. rekaman
7. lampiran
 Langkah-langkah membuat prosedur pengendalian dokumen
Dengan memperhatikan persyaratan ISO 9001:2008 klausul 4.2.3, prosedur pengendalian dokumen
umumnya akan berisi hal-hal sebagai berikut:
1. Tujuan
2. Ruang lingkup
3. Referensi
4. Definisi
5. Prosedur dan tanggung jawab
6. Rekaman
7. Lampiran

Langkah-langkah membuat prosedur pengendalian rekaman

8. Ruang lingkup
9. Prosedur dan tanggung jawab
Contoh dokumen pengendalian K3