STANDAR OPERASIONAL HALAMAN:

3 halaman
PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN

PT GRAHA MEDIKA DEPARTEMEN TANGGAL NOMOR:

MANDIRI REVIEW: SOP/GMM-
QMS QMS:P.DOK/2022
30 September 2022
TANGGAL BERLAKU:
1 Oktober 2022

DISUSUN DIPERIKSA DISETUJUI REVISI NO:

OLEH: OLEH: OLEH: -
Ari Aulia Rahman Muhammad Mustika Rini
Anshari TANGGAL:
-
TANGGAL: TANGGAL: TANGGAL:
27 September 2022 30 September 2022 1 Oktober 2022

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN

1. Tujuan
Memastikan semua dokumen yang ada dalam sistem terkendali dengan baik dan terdistribusi
dengan benar

2. Ruang lingkup
Prosedur ini diterapkan disemua dokumen dalam menjalankan sistem manajemen mutu di
perusahaan, baik dokumen internal maupun eksternal

3. Tanggungjawab
Merupakan tanggungjawab pengendali dokumen untuk memastikan sop ini dapat
diimplementasikan dengan baik

4. Prosedur
a. Setiap dokumen yang tersedia dan beredar dipastikan memiliki status untuk memberikan
jaminan kepastian pemakaian yang sesuai bagi yang membutuhkan. Status dokumen tersebut
terdiri dari: “MASTER” atau “ASLI” , “TERKENDALI” , “UNTUK INFORMASI” dan
“KADALUARSA”
b. Dokumen mutu harus ditinjau minimal satu kali dalam setahun.
c. Revisi dokumen dapat dilakukan sebelum masa tinjau dokumen berakhir, jika ditemui
adanya ketidaksesuaian/kekurangan maka dapat diusulkan untuk dilakukan perubahan
dengan menggunakan formulir usulan penerbitan/perubahan dokumen
d. Usulan revisi/perubahan dapat diusulkan oleh siapapun yang memiliki kompetensi pada
disubstansi dokumen
e. Amandemen menggunakan ketentuan sebagai berikut:
 Penjelasan perubahan ditandai dengan asterik (*) dan dicetak miring (italic) pada bagian

1
 yang memiliki perubahan
 Perubahan yang melibatkan penggantian lebih dari 3 halaman harus dilakukan sebagai revisi
dokumen secara keseluruhan
f. Setiap divisi wajib memelihara, menyimpan dokumen mutu baik dokumen internal ataupun
eksternal secara baik
g. Dokumen internal ataupun eksternal harus dapat membuktikan keberadaannya apabila
diperlukan
h. Dokumen disimpan minimal 2 tahun
i. Sistem identifikasi fungsi kerja atau jabatan

NAMA FUNGSI KERJA / JABATAN KODE

5. Lampiran
FORM DAFTAR INDUK DOKUMEN NOMOR DOKUMEN
Form daftar induk dokumen internal
Form daftar induk dokumen eksternal
Form daftar induk rekaman / arsip
Form distribusi dokumen
Form identifikasi status pengendalian
dokumen
Form perubahan dokumen

6. Dokumen rujukan
 Pedoman CDAKB
 Permenkes No.4 Tahun 2014 (CDAKB)
 ISO 9001
 Dokumen Mutu

Riwayat Perubahan:
Versi Nomor Tanggal Alasan
1 xx dd/mm/yy ….…….
2 yy dd/mm/yy ….…….

Distribusi:
Asli : Kepala Bagian ….………….
Copy Ke-1 : Kepala Bagian ….………….
Ke-2 : Kepala Bagian ….………….

Pembuat SOP QMS Pengendali Dokumen Menyetujui

2
 Ari Aulia Rahman Muhammad Anshari Salatia Mustika Rini
PJT Wakil Manajemen Supervisor Direktur

STEMPEL