Modul COD (Cash On Delivery)

<Kode>

Versi 2023.00

Divisi Digital Learning Center

2023
 LEMBAR PENGESAHAN
(bila disusun oleh Tim)

Disusun oleh :

1. Didi Dwi Kurniady

Nippos : 983400404 ……………….

2. Anggun Budiman
Nippos : 985400419 ……………….

Diperiksa oleh Diedit oleh :

Manajer Operasi Asisten Manager Knowledge

Management & Innovation

Eko Sumartono Didi Dwi Kurniady

Nippos : 973331835 Nippos : 983400404

Disetujui oleh

VP Pengendalian VP Digital Learning Center

Proses Operasi

Lili Ariyanto Chandra Dewi

Nippos : 971332058 Nippos : 971374200

1
 DAFTAR PERUBAHAN

Revisi/Versi Deskripsi
A
Xxxx.yy

B
Xxxx.yy

C
Xxxx.yy

D
Xxxx.yy

E
Xxxx.yy

F
Xxxx.yy

Index - A B C D E F
Tanggal
Disusun oleh
Diperiksa
oleh
Diedit oleh
Disetujui
oleh
Keterangan :
Xxxx = Tahun
Yy = nomor urut per tahun

2
 DAFTAR HALAMAN PERUBAHAN

Halaman Revisi

3
 MATRIX KETERUNUTAN

Kode Modul : ……

Judul Modul : COD (Cash On Delivery)

Kode Versi Judul Sub Modul

Sub Modul
2023.00 Petunjuk Umum Antaran

2023.00 Proses Delivery (Mandor)

2023.00 Proses Delivery (Antaran)

2023.00 COD (Cash On Delivery)

4
 DAFTAR ISI

BAB I UMUM ................................................................................................. 6

A. Pendahuluan ..................................................................................... 6
B. Tujuan Instruksional Umum ............................................................... 6
C. Tujuan Instruksional Khusus .............................................................. 6
D. Peserta .............................................................................................. 6
E. Persyaratan ....................................................................................... 6
F. Metode Pembelajaran ........................................................................ 6
G. Durasi ................................................................................................ 6
BAB II Kiriman COD ...................................................................................... 7
BAB III Penanganan Kiriman COD ................................................................ 8
1. Mandor antaran …………………………………………………………8
2. Petugas antaran …………………………………………………………8
3. Admin COD KCU/KC/KCP/SPP ……………………………….….…10
4. Admin COD Kantor Pusat …..…………………………………..……10
5. Administrasi QRIS untuk Pengantar ..…………………………..……10
6. Pengawasan Kantor Regional ..………………………………..……12
7. Hal-hal yang harus menjadi perhatian ….……………………..………12
BAB IV Corrective And Preventive Action (CAPA) ........................................ 13

5
 BAB I
UMUM
A. Pendahuluan

Modul ini merupakan sebuah panduan yang disusun/dirancang untuk

memberikan pemahaman tentang Cash on Delivery (COD) selama proses
delivery (Last Mile) secara menyeluruh terkait layanan di PT Pos
Indonesia.

B. Tujuan Instruksional Umum

Mempersiapkan mandor dan pengantar agar dapat memahami proses

COD (Cash On Delivery) dengan efisien sehingga memberikan layanan
berkualitas kepada pelanggan.

C. Tujuan Instruksional Khusus

1. Memahami proses menyeluruh kirim COD (Cash On Delivery).

2. Memahami pelaksanaan dan penanganan COD (Cash On Delivery).
3. Menguasai keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan.

D. Peserta

Mandor antaran, pengantar, oranger antaran

E. Persyaratan

Belum didefinisikan

F. Metode Pembelajaran

Metode pembelajaran Online yang dilakukan secara daring bisa dilakukan

secara mandiri melalui platform online seperti LMS (Learning
Management System) atau modul E-Learning interaktif.

G. Durasi

Pelatihan 4 jam Pelajaran

6
 BAB II
Kiriman COD
1. Pelanggan yang akan memilih kategori kiriman COD harus memiliki
akun pada aplikasi POSPAY yang kemudian akan mendapatkan nomor
rekening POSPAY, lalu melakukan registrasi melalui customer service.
2. Pelanggan dapat memilih kategori kiriman COD melalui booking online
ataupun transaksi langsung di Loket Kantorpos.
3. Petugas Loket memilih kategori COD pada menu transaksi.
4. Petugas Loket memilih apakah biaya kirim ditanggung oleh pengirim
atau penerima pada menu transaksi.
5. Nilai harga barang wajib diisi pada menu transaksi Loket.
6. Kiriman COD yang telah diterima/Receiving di Kantor Tujuan dilakukan
Delivery Runsheet pada hari yang sama.
7. Kiriman COD dilakukan Receiving dan Delivery Runsheet oleh Mandor
Antaran.
8. Pengantar wajib menerima tagihan COD kepada penerima terlebih
dahulu sebelum barang diserahkan kepada penerima.
9. Pengantar menerima tagihan COD dari penerima sesuai dengan yang
tertera pada aplikasi.
10. Pengantar segera menyetorkan uang tagihan COD melalui Loket
Kprk/Kpc.
11. Petugas Loket kemudian menerima dan mentransaksikan uang COD
pada menu setoran uang COD.

7
 BAB III
Penanganan Kiriman COD
1. Mandor Antaran
a. Kiriman COD yang telah melewati proses di Mid Mile selanjutnya
dilakukan proses Receiving oleh Mandor sebagai bukti penerimaan di
bagian Antaran/Last Mile.
b. Proses Delivery Runsheet wajib dilakukan oleh Mandor.
c. Sebelum dilakukan proses Delivery Runsheet Mandor akan
menghubungi terlebih dahulu penerima atau buyer melalui media
komunikasi (Telepon, SMS, dan/atau Whatsapp, dan lain-lain) untuk
memastikan penerima atau kuasanya berada di tempat/sesuai alamat
yang dituju untuk menerima kiriman dengan permintaan agar
menyediakan sejumlah uang yang harus dilunasi.
d. Notifikasi seperti dimaksud butir c tersebut diatas, dapat dilakukan
secara otomatis melalui aplikasi pada saat proses Receiving dilakukan
oleh Mandor.
e. Pada saat melakukan Delivery Runsheet Mandor dapat memilih nama
petugas antaran sesuai dengan wilayah antarnya/petugas antaran
khusus kiriman COD.
f. Kiriman COD yang telah di-receiving di Bagian Antaran/Last Mile harus
dilakukan proses pembuatan Delivery Runsheet pada hari yang sama
sampai dengan pukul 00.00 waktu setempat.
g. Kiriman gagal antar wajib diserahkan kepada Mandor Antaran untuk
kemudian dilakukan receiving.
h. Kiriman yang memiliki status gagal antar apabila belum diserahkan
kepada Mandor Antaran, maka selanjutnya Mandor Antaran tidak dapat
melakukan proses Delivery Runsheet kepada pengantar sebelum
Mandor melakukan proses receiving.
2. Petugas Antaran
a. Memeriksa menu COD management pada aplikasi di gadget-nya untuk
melihat kiriman COD yang telah dilakukan Delivery Runsheet
kepadanya.
b. Antaran Kiriman COD harus dilakukan pada hari yang sama dengan
pembuatan Delivery Runsheet.
c. Pengantar wajib menghubungi terlebih dahulu penerima/buyer untuk
memastikan penerima atau kuasanya ada di tempat/sesuai alamat untuk
menerima kiriman dengan permintaan untuk menyediakan sejumlah
uang yang harus dilunasi.
8
d. Apabila setelah dihubungi penerima/buyer belum menyanggupi untuk
melunasi uang COD tersebut, maka kiriman tersebut tidak perlu diantar
sampai dengan penerima/buyer menghubungi kembali untuk
mengantarkan kiriman tersebut dan ditahan selama masa tahan yang
telah ditentukan.
e. Memungut uang COD dari penerima sesuai yang tercantum pada
aplikasi dan harus menerima uang COD terlebih dahulu sebelum barang
diserahkan kepada penerima/buyer.
f. Memilih tipe pelunasan yaitu sebagai berikut:
1) Tunai/Cash, menginputkan nominal pembayarannya sesuai dengan
besar uang yang tertera pada aplikasi.
2) Pospay/PGM, pengantar menginformasikan nomor Virtual Account
(VA) kepada penerima untuk selanjutnya proses pelunasan
dilakukan oleh penerima dengan cara transfer ke nomor Virtual
Account (VA) melalui aplikasi Pospay (Mobile Apps).
3) QRIS, Pengantar melakukan generate QRIS sampai muncul QRIS
pada aplikasi update status antaran, kemudian penerima melakukan
scan QRIS tersebut menggunakan aplikasi pembayaran yang sudah
terhubung QRIS. Pastikan bahwa transaksi QRIS sukses diterima
yaitu dengan memilih menu check payment atau muncul keterangan
PAID.
g. Mengambil foto sebagai bukti serah kiriman yaitu foto penerima
menerima kiriman.
h. Dalam hal tipe pelunasan menggunakan QRIS maka pengambilan foto
diambil sebanyak 2 (dua) kali yaitu:
1) Foto penerima menerima kiriman, dan
2) Foto bukti pembayaran melalui QRIS yang telah dilakukan oleh
penerima.
i. Meminta tanda tangan penerima pada gadget.
j. Dalam hal tipe pelunasan dengan cara tunai/cash maka pengantar
menyetorkan uang COD ke Loket Pospay sebelum Delivery Runsheet
berikutnya dibuat.
k. Apabila setoran COD sudah dilakukan maka detail kiriman COD pada
aplikasi di gadget pengantar di menu COD Management akan hilang
secara otomatis.
l. Apabila pengantar belum menyetorkan atau melunasi uang COD pada
H+0, maka Mandor tidak dapat membuat Delivery Runsheet untuk
Pengantar tersebut pada pelaksanaan Antaran selanjutnya.
9
3. Admin COD KCU/KC/KCP/SPP
a. Kiriman COD yang sudah memiliki status berhasil antar namun belum
dilakukan setoran tagihan COD dapat dicek oleh Admin COD
KCU/KC/KCP/SPP melalui menu “COD Recon”.
b. Admin COD mengawasi kiriman COD melalui menu “COD Recon”.
Menu COD Recon berfungsi untuk melihat kiriman COD yang sudah
status berhasil diserahkan apakah sudah dilakukan penyetoran maupun
belum dilakukan penyetoran.
4. Admin COD Kantor Pusat
a. Admin COD kantor pusat dapat mengakses menu “COD Recon” pada
aplikasi untuk melakukan pengecekan kiriman COD.
b. Mengawasi dashboard COD yang masih terbuka.
c. Untuk kiriman COD yang sudah berhasil antar dan berhasil dilakukan
pembayaran/pelunasan uang COD namun Mandor Antaran tidak dapat
melakukan Delivery Runsheet, Unit Komersial dan/atau Unit Operasi
berkoordinasi dengan Helpdesk Kantor Pusat dengan menyertakan
bukti setornya sehingga Mandor Antaran dapat melakukan Delivery
Runsheet kembali.
5. Administrasi QRIS untuk Pengantar
a. Syarat dan Ketentuan Umum QRIS
1) Penerimaan Pembayaran QRIS di Merchant Kantorpos dapat
dilakukan oleh setiap Unit Komersial baik Kantor Cabang Utama,
Kantor Cabang, maupun Kantor Cabang Pembantu.
2) Setiap Unit Komersial yang akan mengajukan Merchant QRIS-POS
untuk Pengantar harus menyampaikan formulir registrasi berbentuk
file excel yang bisa diunduh melalui Web
https://qrispos.posindonesia.co.id, kemudian dikirim ke Manajer Last
Mile Kantor Pusat melalui email dan/atau Nota Dinas Elektronik.
3) Setiap Merchant Kantorpos dapat memiliki Terminal ID lebih dari satu
sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis dan potensi market
penerimaan pembayaran QRIS.
4) 1 (satu) terminal ID hanya boleh digunakan oleh 1 (satu) orang
Pengantar.
5) Setiap Merchant QRIS-POS Pengantar akan diberikan label nama
pada QRIS sesuai dengan Merchant Name yang didaftarkan dengan
template sebagai berikut :
ANTARAN + Nama Kantor + Nopend.

10
 Contoh : (ANTARAN BANDUNG 40000)
b. Registrasi QRIS
Proses Registrasi Merchant QRIS-POS dilakukan di Kantor Cabang
Utama/Kantor Cabang dengan prosedur sebagai berikut:
1) Manajer/Supervisor
a) Manajer/Supervisor mendata PENGANTAR yang akan dijadikan
sebagai Merchant QRIS-POS.
b) Manajer/Supervisor mengajukan registrasi Merchant Kantorpos
dengan mengisi formulir excel yang bisa diunduh melalui Web
https://qrispos.posindonesia.co.id, kemudian dikirim ke Manajer
Last Mile Kantor Pusat melalui email dan/atau Nota Dinas
Elektronik.
2) Kantor Pusat
a) Bagian Last Mile Kantor pusat mengkompilasi pengajuan
merchant dari KCU/KC, selanjutnya mengirimkan via NDE ke
(Admin Pusat) Bagian Jaskug Kantor Pusat.
b) Admin Pusat melakukan validasi permohonan registrasi
Merchant Kantorpos dan meneruskan permohonan tersebut ke
Lembaga Service PTEN.
c) Admin Pusat menginput NMID dan QRIS di web
https://qrispos.posindonesia.co.id.
3) IT Officer KCU/KC
a) Melakukan update pada user kurir di Web Mile App yaitu pada
menu setting.
b) Mengisikan NMID dan Terminal ID pada pada masing-masing
user pengantar.
c. Penutupan QRIS-POS Pengantar
Proses penutupan Merchant QRIS-POS Pengantar dapat dilakukan
melalui:
1) Pengajuan penutupan dari Unit Komersial yang memiliki Merchant
Kantopos, dengan prosedur sebagai berikut :
a) Unit Komersial melalui EGM atau EM mengajukan permohonan
penutupan dengan dilampiri formulir excel penutupan Merchant
QRIS-POS Pengantar kepada Admin Pusat Bagian Jaskug
Kantor Pusat melalui email dan/atau Nota Dinas Elektronik.

11
 b) Admin Pusat melakukan proses pengajuan penutupan Merchant
Kantorpos ke Lembaga PTEN.
c) User Supervisor Unit Komersial melakukan pengecekan secara
berkala di Web Merchant QRIS-POS dan memastikan bahwa
Merchant Kantorpos yang ditutup sudah berstatus non active
atau tidak muncul list merchant.
2) Pemberhentian sepihak oleh Admin Pusat, dimana Merchant
Kantorpos akan dianggap Wanprestasi seperti lalai dalam
melaksanakan kewajibannya dan melakukan tindakan yang
melanggar satu atau lebih peraturan PT Pos Indonesia (Persero)
dan/atau ketentuan dari Petunjuk Pelaksanaan ini.
6. Pengawasan Kantor Regional
Pengawasan oleh Kantor Regional dilakukan melalui Dashboard COD yang
disediakan.
7. Hal-hal yang harus menjadi perhatian.
a. Kiriman COD dilakukan Receiving dan Delivery Runsheet oleh Mandor
Antaran.
b. Sistem Deposit Pospay wajib diberlakukan kepada Mitra Antaran yang
mengantarkan kiriman COD.
c. Mandor harus memastikan Deposit Pospay Mitra Antaran adalah
minimal sebesar tagihan COD yang dibawa oleh mitra antaran tersebut.
d. Pengantar wajib menerima uang COD dari penerima terlebih dahulu
sebelum barang diserahkan kepada penerima.
e. Penyetoran uang COD tidak diperkenankan untuk disetorkan langsung
ke Rekening Pospay seller/Rekening Bank seller/Rekening Gol Kakp
dan metode pembayaran lainnya diluar dari yang sudah ditentukan.

12
 BAB IV
Corrective And Preventive Action (CAPA)

Pembayaran COD melaui QRIS

MASALAH DESKRIPSI TINDAK LANJUT

Jika penerima tidak berkenan

membayar secara tunai.

1. Pengantar tidak
menyerahkan kiriman COD.
2. Penerima melakukan
complain kepada pihak issuer
maksimal 7 (Tujuh) hari
kalender untuk pengembalian
saldo yang sudah terdebet.

Jika penerima berkenan

Pelanggan membayar secara tunai.
melakukan Scan dan
berhasil debet, 1. Pengantar mengubah
sementara disisi metode pembayaran menjadi
Transaksi tidak merchant ketika tunai/cash dan menagih uang
tercatat di dilakukan sejumlah tagihan COD. Untuk
merchant pengecekan kemudian dipertanggungkan
pembayaran pada loket KCU/KC/KCP.
menyatakan bahwa 2. Pengantar menyerahkan
transaksi belum kiriman COD.
terbayar.
3. Penerima melakukan
complain kepada pihak issuer
maksimal 7 (Tujuh) hari
kalender untuk pengembalian
saldo yang sudah terdebet.

Jika penerima tidak berkenan

membayar secara tunai dan
pengantar secara terpaksa
menyerahkan barang, bisa
dilakukan langkah goodfaith

13
 kepada issuer dengan syarat
sebagai berikut:
1. Foto bukti pembayaran QRIS
(berhasil debet) di aplikasi
issuer minimal memuat
informasi Merchant ID,
MPAN, tanggal transaksi,
BSU transaksi dan RRN.
2. Foto serah terima kiriman
COD.
3. Manajer/Supervisor
Maksimal H+1 (hari kerja)
dari tanggal transaksi
melaporkan pengajuan
goodfaith melalui ticket ke
bagian SGLK-OPERATION
CONTROL SGLK dengan
klasifikasi masalah
“Pembayaran QRIS”.
4. Menunggu instruksi lebih
lanjut dari helpdesk.

1. Pelanggan melakukan
pengaduan melalui CS Unit
Komersial dengan membawa
bukti pembayaran QRIS yang
akan diajukan refund.
Pelanggan tanpa
sengaja melakukan 2. CS Unit Komersial
Scan terhadap kode melakukan verifikasi ke
Transaksi double QR lebih dari 1 kali bagian antaran untuk
dan disisi merchant memastikan bahwa benar
semuanya tercatat telah dilakukan delivery
transaksi berhasil. kiriman COD dengan metode
pembayaran QRIS namun
saldo pelanggan terdebet
lebih dari 1 kali.
3. CS Unit Komersial melalui
Manajer/Supervisor
Pelayanan mengajukan

14
 refund melalui ticket ke
bagian SGLK-OPERATION
CONTROL SGLK dengan
klasifikasi masalah
“Pembayaran QRIS”. dengan
melampirkan bukti
pembayaran QRIS yang akan
diajukan refund, bukti QR3
petugas antaran dan berita
acara peneguhan dari
Manajer/Supervisor terkait.
4. Setelah pengajuan refund di
verifikasi oleh Admin
QRISPOS maka Dana refund
akan dikirim melalui rekening
giropos dinas KCU/KC/SPP.
5. Manajer/Supervisor
Pelayanan akan melakukan
pengembalian kepada
pelanganggan yang
mengajukan refund atas
transaksi dimaksud.

15