MAKALAH

ADMINISTRASI TRANSAKSI

BAB 4

DOKUMEN ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANG

Disusun Oleh :

Ahmad Rafli Ramadan (04)

Nama Pembimbing;

Al Ihsan Aditya M.Pd

SMKN 62 JAKARTA

Jl. Camat Gabun II No. 10, RW.8, Lenteng Agung, Kec. Jagakarsa, Kota Jakarta Selatan, Daerah
KhususIbukota Jakarta 12610
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
nikmat dan hidayahnya sehingga saat ini saya dapat menyelesaikan tugas makalah
yang berjudul Dokumen Administrasi Pembelian Barang.

Makalah ini saya susun dengan tujuan untuk memenuhi tugas remedial pada mata
pelajaran Administrasi Transaksi untuk menambah wawasan dan memenuhi
kebutuhan peserta didik terhadap materi Administrasi Transaksi. Dalam pembuatan
makalah ini saya menemukan hambatan, namun berkat dukungan – dukungan ini
akhirnya saya dapat menyelesaikan makalah ini, melalui kesempatan ini saya ingin
mengucapkan terima kasih kepada :

1. Orang tua yang telah memberikan dukungan dalam proses pembuatan

makalah ini.
2. Ibu Maslikhatien, M.P.d selaku Kepala Sekolah SMKN 62 Jakarta.
3. Ibu Nofia Yenita S.E selaku Kepala Produktif Bisnis Daring dan Pemasaran.
4. Bapak Al Ihsan Aditya M,pd selaku Pembimbing mata pelajaran AT yang
telah membimbing dan memberikan tugas ini.
5. Dan teman teman seperjuangan.

Sebagai penyusun, saya dapat menyadari bahwa masih terdapat kekurangan, baik
dari penyusunan maupun tata bahasa penyampaian dalam laporan ini. Oleh karena itu,
saya dengan rendah hati menerima saran, kritik, serta koreksi dari pembaca agar
dapat menyempurnakan makalah ini. Saya berharap semoga makalah yang saya susun
ini dapat memberikan manfaat dan inspirasi bagi para pembacanya.

Jakarta, 30 Maret 2024

Ahmad Rafli Ramadan

 DAFTAR ISI

KATA PENGHANTAR..............................................................................................................i

DAFTAR ISI...............................................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................................1

A. Latar Belakang.......................................................................................................1
B. Rumusan Masalah..................................................................................................2
C. Tujuan Penulis........................................................................................................2

BAB II ISI ................................................................................................................................3

A. Transaksi Pebelian Barang Dagang........................................................................3

B. Tata Cara Pengisian Formulir................................................................................4
C. Administrasi Transaksi Pembelian.........................................................................5

BAB III PENUTUP....................................................................................................................7

A. Kesimpulan.............................................................................................................7

DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................................
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Administrasi transaksi merupakan kegiatan yang dilakukan untuk
mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang
dilakukan secara kronologis dengan metode tertentu, sehingga hasil
pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain.
Dalam hal ini, administrasi transaksi memiliki manfaat dalam
memudahkan perusahaan dalam menghubungi pihak-pihak yang terkait
melalui berbagai media komunikasi, memperkecil resiko kehilangan barang
karena setiap transaksi terbukukan dengan rapi, memudahkan pemberian
layanan purna jual kepada konsumen, serta memudahkan pemilik perusahaan
dalam mengikuti perkembangan perusahaan melalui laporan hasil pencatatan.
Dalam transaksi adanya dokumen transaksi yang berfungsi untuk bisa
mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi, menjadi
media yang didalamnya berisikan seluruh data informasi keuangan, sebagai
dasar pencatatan transaksi dan bisa mengurangi kemungkinan kesalahan
dengan cara menyatakan transaksi dengan bentuk tulisan serta bisa
menghindari duplikasi pengumpulan data.
Pembelian barang adalah kegiatan pembelian barang dagang yang
dilakukan oleh perusahaan dagang untuk dijual kembali, baik dengan
pembayaran tunai, kredit, maupun sebagian tunai dan sisanya kredit. Terdapat
dua jenis bukti transaksi pembelian, yaitu invoice (faktur) untuk transaksi
pembelian kredit dan nota kontan untuk pembelian yang dilakukan secara
tunai. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai transaksi pembelian tunai dan
kredit.

1
 2

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian administrasi, transaksi, dan pembelian?
2. Apa saja formulir bukti pembelian?
3. Bagaimana prosedur pembelian?

C. Tujuan Penulis
1. Untuk mengethaui pengertian administrasi, transaksi, dan pembelian
2. Untuk mengetahui formulir pembelian transaksi
3. Untuk mengetahui prosedur pembelian
 BAB II

ISI

A. TRANSAKSI PEMBELIAN BARANG

1. Pembelian Barang
Pembelian barang adalah kegiatan pembelian barang dagang yang
dilakukan oleh perusahaan dagang untuk dijual kembali, baik dengan
pembayaran tunai, kredit, maupun sebagian tunai dan sisanya kredit.
Terdapat dua jenis bukti transaksi pembalian, yaitu:
a. Pembelian tunai merupakan seluruh pembelian yang dibayar pada saat
penyerahan barang.
b. Pembelian kredit merupakan transaksi pembelian yang dilakukan
perusahaan dengan waktu pelunasan sesuai dengan kesepakatan syarat
pembayaran.

2. Retur dan Potongan Pembelian

Retur pembelian merupakan pengembalian barang karena adanya
ketidaksesuaian barang yang dibeli, baik dari segi kualitas maupun
kuantitas, atau adanya kerusakan saat dalam proses pengiriman.
Potongan pembelian adalah potongan harga yang diberikan oleh penjual
apabila pembeli dapat melunasi utangnya sebelum tanggal jatuh tempo
atau dalam jangka waktu yang telah disepakati.

3. Biaya Angkut Pembelian

Biaya angkut pembelian adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk
kegiatan angkut barang dagang yang dibeli.

3
 4

4. Pajak Masukan
Pajak masukan merupakan unsur Pajak Pertambanan Nilai (PPN) terutang
yang wajib dibayar oien PKP yang membeli atau memperoleh barang kena
pajak, jasa kena pajak, ekspor barang kena pajak berwujud, ekspor barang
kena pajak tidak berwujud, dan/atau ekspor jasa kena pajak.

5. Utang Dagang
PSAK mendefinisikan utang atau liabilitas sebagai kewajiban masa kini
yang timbul akibat peristiwa masa lalu, yang penyelesaiannya
mengakibatkan arus keluar sumber daya entitas yang mengandung
manfaat ekonomi. Kriteria utang yaitu : Jumlah nominal jelas , Pihak
penerima jelas, Berdasarkan pada transaksi yang telah terjadi dimasa lalu.

B. TATA CARA PENGISIAN FORMULIR

1. Syarat Penyerahan Barang
Syarat penyerahan barang merupakan kesepakatan antara penjual dan
pembeli mengenai pihak yang bertanggung jawab atas pengiriman barang
dari tempat oenjual ke tempat pembeli. Hal ini dilakukan untuk
membedakan antara pembayaran secara tunai dan pembayaran secara
kredit. Dalam transaksi jual beli, terdapat dua syarat penyerahan barang,
yaitu FOB Shipping Point dan FOB Destination Point.

2. Syarat Pembayaran
Syarat pembayaran dan potongan harga merupakan dua hal yang berkaitan
erat. Syarat pembayaran merupakan kesepakatan antara penjual dan
pembeli mengenai potongan tunai, jangka waktu pelunasan, dan besarnya
potongan yang diberkan. Syarat pembayaran hanya berlaku untuk
transaksi pembrlian atau penjualan secara kredit.
 5

C. ADMINISTRASI TRANSAKSI PEMBELIAN

1. Surat Permintaan dari Bagian Gudang/Bagian Penjualan
Surat perintaan ini diisi oleh bagian gudang atau bagian lain yang
memerlukan barang. Surat permintaan pembelian berisi hal-hal berikut.
a. Nama Barang.
b. Jenis atau tipe barang.
c. Kuantitas dan kualitas barang yang diminta.
d. Waktu penerimaan barang.
e. Nama pihak yang membuat surat permintaan barang.

2. Surat Permintaan Penawaran

Surat pesanan dibuat oleh bagian pebelian sebagai tindak lanjut dari surat
permintaan pembelian dari bagian penjualan atau bagian lain. Apabila
barang-barang yang diminta belum memiliki langganan pemasok, perlu
diajukan penawaran kepada beberapa pemasok. Surat permintaan
penawaraan harga berisi hal-hal sebagai berikut.
a. Nama, jenis, tipe, kualitas, dan kuantitas barang yang diminta.
b. Batas waktu tanggal penerimaan barang yang diminta.
c. Permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat
penyerahan yang diminta oleh calon pemasok.

3. Surat Order Pembelian (Purchase Order/PO)

Formulir ini diisi oleh bagian pembelian. Formulir ini berisis keterangan
mengenai hal-hal sebagai berikut.
a. Nama dan alamat pemasok.
b. Nama, jenis, tipe, kualitas, dan kuantitas barang yang diminta.
c. Batas waktu penerimaan barang yang dipesan.
d. Syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.
 6

4. Bukti Penerimaan Barang

Bukti penerimaan barang adalah dokumen yang harus ditandatangani oleh
penerima barang setelah barang sampai ke alamat pembeli. Dokumen
penerimaan ini sebagai bukti bahwa barang sudah sampai ke alamat
pembeli dalam keadaan baik, serta jumlah dan kualitas sesuai degan
permintaan pembeli. Bukti penerimaan barang berisi keterangan mengenai
hal-hal sebagai berikut.
a. Tanggal penerimaan barang.
b. Nomor order pembelian yang bersangkutan.
c. Nama, jenis, tipe, kuantitas, dan kualitas barang yang diterima.
d. Catatan hasil pemeriksaan barang, seperti kecocokan barang dengan
order, adanya barang yang rusak, dan sebagainya.

5. Bukti Pengeluaran Kas

Formulir ini diisi oeleh bagian utang pada waktu pengadakan transaksi
pembelian secarfa kredit yang jangka waktu pembayaran sudah jatuh
tempo.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Pembelian barang adalah pembelian barang dagang yang dilakukan oleh
perusahaan dagang untuk dijual kembali, baik dengan pembayaran tunai,
kredit, maupun sebagian tunai dan sisanya kredit.
Adapun manfaat yang akan didapatkan apabila mengoptimalkan sistem
pembelian sebagai berikut; Mengurangi Biaya, Peningkatan Kualitas Produk,
Operasional Yang Lebih Efisien.
Tujuan Dokumentasi Administrasi Pembelian Barang, Sebagai berikut:
Untuk memastikan perusahaan hanya memesan barang yang benar-benar
perlu dipesan, Memastikan hanya barang pesanan yang diterima oleh
perusahaan dan barang yang diterima telah diterima dalam keadaan baik
(tidak ada yang rusak atau cacat), Untuk menjamin barang yang telah dibeli
tersimpan dengan aman di gudang, hingga tiba saatnya barang tersebut dijual
kembali atau digunakan dalam proses produksi, Untuk memastikan bahwa
invoice yang diterima dari supplier merupakan invoice yang valid. Jadi,
jangan sampai kita ditagih atas barang yang sebenarnya tidak pernah kita
terima, Untuk memastikan transaksi pembelian dicatat dengan benar dan tepat
waktu, Untuk memastikan bahwa uang tunai dikeluarkan untuk membayar
hutang yang sah.
Fungsi pembelian dalam suatu perusahaan meliputi: Pembelian barang
dagangan, bahan baku, bahan penolong, suku cadang, dan berbagai
perlengkapan seperti perlengkapan kantor, dll, Pembelian mesin – mesin dan
peralatan pabrik, serta peralatan kantor, Pembelian peralatan pengepakan.
Pembelian – pembelian lainnya untuk kebutuhan perusahaan, Menjaga
hubungan dengan pemasok.

7
 Daftar Pustaka

 https://sis.binus.ac.id/2017/02/23/sistem-informasi-pembelian-3/

 https://rederp.co.id/blog/sistem-pembelian/

 Buku Paket Administrasi Transaksi Kelas XI Penerbit Erlangga Kurikulum

2013 KI-KD 2018