5S – Workplace Organization

A Foundation of World Class Operations

| Modul Training 5S (House keeping/workplace organization)

| Important part of Just-In-Time/Lean Production/Toyota
Production System and any world-class operations.
| Donated by "M. Syahreza" syahreza@nok.co.id
| Please ask your friend to learn this subject by sending an
email to

APICS-ID-subscribe@yahoogroups.com

| For more information, please visit

Indonesian Production and Operations Management Society
(IPOMS).

http://www.ipoms.or.id/mambo
Apakah 5S itu ?

| 5S diambil dari huruf kepala 5

unsurnya yaitu :

| Seiri (Susun)
| Seiton (Rapih)
| Seiso (Bersih)
| Seiketsu(Memelihara kebersihan)

| Shitsuke(Disiplin)
Dasar dari kaizen/Improvement
Seiri
(Susun)
Barang yang perlu dan
yang tidak perlu
dipisahkan, yang tidak
perlu dibuang

Shitsuke
Seiton (Disiplin) Seiso
(Rapih) Mematuhi dengan benar (Bersih)
Barang yang perlu, agar apa yang sudah Membersihkan tempat
mudah dipakai, disusun ditetapkan/ diatur. kerja sampai benar-benar
dengan rapih Menjaga dan menerapkan bersih
dengan sungguh empat
komponen 5S yang lain

Seiketsu
(Memelihara kebersihan)
Memelihara keadaan yang telah
dicapai pada proses seiri, seiton
dan seiso
Mengapa harus melakukan 5S
z Ada banyak hasil yang didapatkan dari penerapan program 5S di lapangan.
Beberapa di antaranya :
z Mewujudkan tempat kerja yang aman dan sehat
z Mewujudkan tempat kerja yang tidak memiliki berbagai macam pemborosan
z Mewujudkan tempat kerja yang mudah untuk bekerja
z Mewujudkan tempat kerja yang mudah menemukan suatu masalah yg timbul
z Mewujudkan tempat kerja yang memiliki sedikit sekali kerusakan fasilitas
z Mewujudkan tempat kerja yang memiliki defective rate yang rendah dan claim
yang sedikit
z Membentuk suasana kerja yang menimbulkan keinginan [mematuhi peraturan
yang ada]
z Mewujudkan tempat kerja yang menimbulkan semangat dan motivasi bekerja
z Dan lain-lain
Bagaimana melakukan 5S
Ada beberapa alasan yang menjadi sebab tidak berjalannya
improvement seperti yang diharapkan, di antaranya :

• Kurang pengetahuan tentang improvement

• Tidak tahu cara melakukannya
• Tidak memiliki kemampuan untuk menerapkan
• Perusahaan secara keseluruhan kurang termotivasi
• Dan lain-lain

Tetapi, yang paling mendasar adalah

Di dalam perusahaan hal-hal seperti, pemborosan, kesia-siaan,

ketidak-wajaran, dan berbagai masalah lain tidak bisa ditemukan
dengan mudah oleh setiap orang.
Seiri
Dalam 5S Seiri (Susun) dan Seiton (Rapih) adalah dua unsur dasar
yang menjadi pondasi dari semua komponen 5S.

Dalam Pelaksanaan Seiri (susun) yang amat berpengaruh terhadap

hasil yang diharapkan adalah “Strategi Label Merah”.
Maksudnya dengan memberikan label warna merah akan lebih
mudah membedakan mana barang yang harus disingkirkan dan
mana barang yang masih perlu dipakai.
 Ada 6 langkah penting dalam pelaksanaan program “Strategi
Label Merah ini”. Keenam langkah tersebut adalah:

Tanya
Contoh
kesia-sian

Langkah 1

Langkah 2

Langkah 3
Seiton
Setelah Strategi Label Merah sukses dilaksanakan, langkah selanjutnya
adalah “Strategi Plang (notice board)”.

Pada waktu penerapan Strategi Label Merah, barang-barang yang perlu

dan tidak sudah dipisah-pisahkan.Sehingga yang tinggal di sekitar kita
adalah barang-barang yang perlu saja. Barang-barang yang perlu ini,
selanjutnya harus ditempatkan secara rapih dengan di beri penjelasan
tentang : Tempat, Nama Barang, Jumlah dan lain lain sehingga siapapun
akan dengan mudah mengetahui.
 Ada 5 langkah penting dalam pelaksanaan program “Strategi
Plang (notice board)” sampai program ini berjalan sukses dan
lancar :

Langkah 1 Tempelkan
label yang
menunjukkan
letak barang

Harus jelas Apa

(Yang sering dipakai letakkan di sekitar tempat kerja) yang ditaruh
dan berapa
jumlahnya
Simpan pada rak atau
lemari yang bentuk dan
jenisnya ditentukan

Supaya terus
berlanjut
diperlukan
disiplin
Langkah 2
Seiso
Sering dilakukan perawatan terhadap mesin. Baik yang rusak maupun
pemeriksaan berkala. Ini adalah salah satu contoh Seiso. Dengan
menganggap Seiso juga bagian dari Perawatan berkala, maka tidak
akan sulit melaksanakan program ini.

Kebersihan Lantai bisa menjadi contoh. Karena dikatakan sebagian

orang bahwa lantai adalah wajah Perusahaan. Lantai yang kotor (ada
ceceran air, jejak sepatu atau ban, serbuk kotoran, sampah bertebaran)
menunjukkan adanya masalah tersembunyi di dalam perusahaan.
Seiketsu

Memang membersihkan merupakan satu hal penting dalam gerakan 5S.

Tetapi yang lebih penting lagi adalah memeriksa apakah penyebab
terjadinya kekotoran tersebut. Dari situ dapat dilakukan tindakan lebih
lanjut untuk mengantisipasinya. Untuk hal ini diperlukan penanganan
khusus agar tercapai kondisi sebagai berikut :

Dari keadaan Tidak Memberantaki ke keadaan Tidak Berantakan.

Dari keadaan Tidak Mengotori ke keadaan Tidak Kotor.
Shitsuke
Setiap anggota masyarakat, industri atau pegawai perusahaan harus
menjaga dan melaksanakan sungguh-sungguh apa yang sudah menjadi
ketentuan dan ketetapan bersama. Sikap seperti ini yang akan
menunjang 4S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu) sebelumnya yang
merupakan komponen 5S.

Seorang pemimpin harus segera memperbaiki salah satu komponen 5S

yang ditemukannya berubah, tanpa kompromi.
Akibat kalau 5S tidak dilaksanakan
Seiri
| Akibat stok barang dan mesin-mesin yang tidak perlu, pabrik yang sudah sempit akan semakin
sempit.
| Karena barang yang tidak perlu diletakkan tidak pada tempatnya, gerakan operator akan
terganggu, sehingga menimbulkan pemborosan (kesia-siaan) gerakan.
| Ketika akan mengambil peralatan kerja, karena banyak barang tidak perlu yang tercampur,
menimbulkan pemborosan (kesia-siaan) waktu pencarian.
| Akan terjadi kelalaian kontrol terhadap barang-barang yang benar-benar perlu, lalai memesan,
lupa terhadap pekerjaan dan berlanjut ke kerusakan produk.
| Stok barang yang berlebihan, menyebabkan karat dan penurunan kualitas sehingga tidak bisa
dipakai.
| Walaupun merupakan barang yang tidak perlu, diperlukan biaya untuk pengawasan dan
pemeliharaannya. Akibatnya timbul pemborosan biaya.
| File-file yang tidak perlu akan memakan tempat. Ruangan kerja yang sangat terbatas akan
semakin sempit karenanya.
| File dan informasi-informasi yang tidak perlu menimbulkan keterlambatan pengambilan
keputusan yang akan mengundang kekacauan dalam pengambilan keputusan management.
| Meja yang membawa barang-barang tidak perlu yang berlebihan, akan menurunkan efisiensi
kerja.
Akibat kalau 5S tidak dilaksanakan
Seiso
| Hanya petugas yang bertanggung jawab terhadap barang tersebut yang mengetahui letak dan
tempat penyimpanan barang.
| Hanya orang yang menggunakan peralatan sebelumnya yang tahu dimana peralatan yang perlu
ketika akan melakukan setting.
| Tidak tahu di mana letak mold untuk item yang akan diproduksi berikutnya.
| Pergi mengambil trolley ke tempat penyimpanan biasanya, namun tidak menemukan.
| Obeng atau kunci yang dicari-cari ternyata ditemukan di bawah mesin.
| Tidak ada yang mengetahui letak tempat file atau dokumen yang diperlukan.
| "Template (tempat) filenya tidak ada". Lalau mencari-cari sampai 30 menit waktu terbuang.
| Di dalam laci meja ditemukan pensil, sign pen, penghapus, dan peralatan kerja kantor dalam
jumlah banyak.
| File dan dokumen hanya sekedar dimasukkan saja tanpa label atau identifikasi sehingga tidak
berguna.
| Letak tempat barang berbeda dengan sebelumnya. Karena tidak menyadari hal itu, barang yang
salah terpasang.
Akibat kalau 5S tidak dilaksanakan
Seiketsu
| Kaca jendela menghitam akibat tertutup debu dan kotoran sehingga walaupun siang hari sinar matahari
terang benderang, suasana di dalam pabrik remang-remang.
| Pekerjaan yang dilakukan di tempat gelap tidak akan meningkatkan efisiensi kerja.
| Jalan yang gelap mengaburkan pandangan ke depan sehingga akan berbahaya.
| Pada pabrik yang gelap dan tidak bersih, sulit menemukan defective (cacat) pada produk.
| Akibat tumpahan minyak dan air pada lantai, bisa tergelincir dan terluka.
| Pada bagian-bagian mesin yang tidak terjangkau perawatan/pembersihan, kerusakan mesin akan sering
terjadi.
| Kerusakan mesin tidak hanya berpengaruh pada proses selanjutnya, tetapi juga batas waktu pengiriman
barang.
| Pada bagian-bagian mesin yang tidak terjangkau perawatan/pembersihan, sering terjadi mis-operation
(kesalahan gerak mesin) yang sangat membahayakan.
| Kotoran dan serbuk yang beterbangan bisa masuk ke mata dan membahayakan.
| Fasilitas yang mengabaikan kebersihan, biasanya akan mudah memproduksi produk cacat.
| Tempat kerja yang tidak membersihkan bagian atas meja, tidak bisa juga menuyusun dan merapihkan
sehingga efisiensi kerjanya buruk.
| Ruangan yang sehari-hari tidak dibersihkan, lantai dan dindingnya kotor, tidak akan menimbulkan semangat
kerja.
Akibat kalau 5S tidak dilaksanakan
Seiton
| Walaupun perusahaan secara keseluruhan sudah melakukan 3S yang pertama, akan segera
kembali ke kondisi awal yang berantakan.
| Benda-benda tidak perlu hasil produksi hari itu tersisa di sekitar mesin sehingga setiap kali
harus membereskannya.
| Karena peletakan susunan peralatan kerja kurang baik, setiap hari sehabis bekerja selalu
harus mencek kembali.
| Serbuk-serbuk bertebaran di lantai sehingga setiap kali harus membersihkan dengan kain
pel.
| Percikan air dari hasil membersihkan mold atau yang lainnya akan menumpuk di lantai,
sehingga membersihkannya menjadi suatu kebiasaan.
| Sampah dan sampah kertas berserakan di lantai sehingga satu hari harus membereskannya 2
~ 3 kali.
| Alat alat tulis cepat sekali hilang atau habis sehingga setiap waktu dilakukan pemeriksaan
terhadap alat tulis milik masing-masing.
Akibat kalau 5S tidak dilaksanakan
Shitsuke
| Walaupun sudah melakukan 5S, akan segera kembali ke kondisi awal yang berantakan dan
kotor.
| Walaupun jig dan peralatan lain sudah dirapihkan, segera akan berantakan lagi.
| Walaupun mesin kotor oleh debu dan kotoran, tetap dibiarkan saja.
| Kerja tanpa mengenakan topi pengaman, akibatnya mengalami luka.
| Menggunakan Drill tanpa sarung tangan. Akibatnya tangan terluka.
| Clean room kurang bersih akibatnya tingkat defective tidak turun.
| Kotoran lantai melekat pada mold, akibatnya produk cacat.
| Karena produk yang selesai dicat ditaruh begitu saja, cacat akibat tergores dan terbentur tidak
kunjung berkurang.
| Karena produk tidak diletakkan pada tempat yang sama dan tetap, kadang-kadang timbul
produk dengan penamaan yang salah/ tertukar.
| Ruangan pabrik atau kantor yang suram dan gelap tidak menimbulkan semangat kerja.
| Pabrik atau kantor yang nampak kusam dan kotor menurunkan kepercayaan dari pelanggan
yang akan membeli produk, sehingga produk tidak laku.