5R Kaizen : Perbaikan Lingkungan Kerja dan Produktivitas Karyawan

Kaizen berasal dari bahasa Jepang "kai" yang artinya "perubahan" atau "perbaikan" dan
"zen" yang artinya : "baik".
Kaizen merupakan sistem pengambangan produktivitas, kualitas, teknologi, proses
produksi, budaya kerja, keamanan kerja, dan kepemimpinan yang dilakukan terus
menerus. Salah satu metode perubahan dan perbaikan yang dilakukan banyak perusahaan
adalah menerapkan 5S / 5R.

5S / 5R adalah cara untuk meningkatkan produktivitas dengan melakukan kegiatan

menata tempat kerja. Karena lingkungan kerja yang nyaman, dan teratur, dapat
meningkatkan efisiensi dan produktivitas yang tinggi di perusahaan.

Di Jepang, cara ini sudah menjadi budaya kerja dan dikenal dengan 5S, sedangkan di
Indonesia disebut 5R, yaitu :
1. Seiri. = Ringkas
2. Seiton. = Rapi
3. Seiso. = Resik
4. Seiketsu = Rawat
5. Shitsuke = Rajin

5S / 5R diatas merupakan urutan dalam menata tempat kerja, yang merupakan tanggung
jawab semua pekerja, mulai dari CEO sampai Cleaning Service. Setiap pekerja
bertanggung jawab melakukan penataan tempat kerja kearah yang lebih baik, dan ini
harus menjadi budaya perusahaan.

Seiri / Ringkas :
Membuang barang barang yang tidak diperlukan, dan menyimpang barang yang
diperlukan dengan cara tertentu agar mudah diakses ketika dibutuhkan.
Langkah langkah Ringkas :
1. Cek barang di area kerja masing masing
2. Tentukan kategori barang yang dibutuhkan dan tidak dibutuhkan.
3. Beri label merah utk barang yang tidak dibutuhkan.
4. Siapkan tempat untuk membuang barang barang yang tidak dibutuhkan.
5. Secara berkala, buanglah barang barang berlabel merah ke tempat yang telah
disiapkan.

Seiton / Rapi :
Adalah menyimpan barang sesuai dengan tempatnya. Kerapian adalah seberapa cepat kita
menyimpan barang, dan seberapa cepat kita mengambilnya kembali ketika dibutuhkan.
Langkah-langkah Rapi :
1. Rancang metode penempatan barang yang diperlukan, sehingga mudah didapatkan
kembali saat dibutuhkan.
2. Tempatkan barang-barang yang diperlukan ke tempat yang telah dirancang dan
disediakan.
3. Beri label / identifikasi untuk mempermudah penggunaan maupun pengembalian ke
tempat semula.

Seiso / Resik :
Adalah membersihkan tempat kerja/lingkungan kerja, mesin/peralatan, dan barang-
barang agar tidak terdapat debu dan kotoran. Kebersihan harus dilaksanakan dan
dibiasakan oleh tiap karyawan.
Langkah-langkah Resik :
1. Sediakan sarana kebersihan
2. Pembersihan tempat kerja secara berkala.
3. Peremajaan tempat kerja.
4. Pelestarian Resik

Seiketsu / Rawat :
Adalah mempertahankan hasil yang telah dicapai pada 3R sebelumnya dengan
menstandarisasikannya.
Langkah Rawat :
1. Tetapkan standar kebersihan, penempatan, dan penataan
2. Komunikasikan ke setiap karyawan yang sedang bekerja di tempat kerja.

Shitsuke / Rajin :
Adalah terciptanya kebiasaan pribadi karyawan untuk menjaga dan meningkatkan apa
yang sudah dicapai. Rajin di tempat kerja berarti pengembangan kebiasaan positif di
tempat kerja.
Langkah langkah melakukan Rajin :
1. Tentukan Target bersama
2. Teladan atasan
3. Komunikasi di lingkungan kerja
4. Kesempatan belajar

Bagaimana memulai 5S / 5R di organisasi Anda ?

Optimalkan Kesehatan Anda & Keluarga,

Kunjungi Segera :

www.suplemen-herbal.com
Sehat Alami, Aman Dikonsumsi...

1. Buat komitmen untuk melaksanakan 5S / 5R

2. Lakukan pelatihan 5S / 5R
3. Bentuk organisasi kecil untuk implementasi 5S / 5R
4. Publikasikan 5S / 5R melalui : banner, spanduk, poster, papan pengumuman, agar
dipahami oleh semua departemen.
5. Siapkan bahan dan sarana 5S / 5R
6. Lakukan Inspeksi secara berkala dan berkelanjutan, analisa perkembangannya, lakukan
koreksi bila ada kekurangan, dan buat jadwal peerbaikan.
7. Terapkan "reward dan punishment" melalui kompetisi antar departemen.

Manfaat 5S / 5R :
1. Lingkungan kerja lebih nyaman, aman, dan bekerja lebih cepat.
2. Peningkatan produksi, tanpa menambah area kerja.
3. Produktivitas SDM meningkat
4. Penghematan yang diperoleh dapat digunakan untuk meningkatkan kesejahteraan
pekerja.

Dengan 5R Kaizen, maka pekerja akan :

Lebih nyaman,
Lebih efisien,
Lebih produktif,
Lebih sejahtera...

Kaizen merupakan sistem pengambangan produktivitas, kualitas, teknologi, proses

produksi, budaya kerja, keamanan kerja, dan kepemimpinan yang dilakukan terus
menerus. Salah satu metode perubahan dan perbaikan yang dilakukan banyak perusahaan
adalah menerapkan 5S / 5R.
 SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE

Salah satu keberhasilan kinerja suatu organisasi dinilai dari kondisi lingkungan di tempat
kerja. Organisasi yang mempunyai kinerja yang buruk dapat dilihat dari situasi kerja yang
tidak teratur, banyaknya barang reject atau rework, nilai absensi karyawan yang buruk,
dsb. 5S / 5R merupakan indikator pertama untuk menilai kinerja organisasi tersebut.

Pada prakteknya penerapan 5S / 5Rtidaklah sulit, tetapi mengapa banyak perusahaan /

organisasi yang gagal menerapkan 5S / 5R ? Banyak fungsional perusahaan bahkan
pimpinan puncak yang tidak memahami makna dan tujuan sesungguhnya dari 5S / 5R.
Mereka beranggapan penerapan 5S / 5R menjadi tanggung jawab dari karyawan / pekerja
saja. Padahal, keberhasilan dari penerapan 5S / 5R berhubungan dengan seluruh sumber
daya manusia dalam organisasi, dari pimpinan puncak hingga pekerja paling bawah.
Sikap dan budaya kerja yang baik dan bertanggung jawab harus dicerminkan dari level
paling atas hingga level paling bawah di organisasi. 5S / 5R tidak akan pernah berhasil
diterapkan jika pimpinan sendiri tidak memberikan contoh yang benar dalam
penerapannya.

Apakah 5S / 5R itu?

Dalam bahasa Jepang 5S berarti Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Dalam bahasa
Indonesia diterjemahkan sebagai 5R yang berarti Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin. 5S
/ 5R dirancang untuk menghilangkan pemborosan dengan mengutamakan perilaku positif
dari setiap orang dalam organisasi.

Seiri : Ringkas

Berarti mengatur segala sesuatu, memilah sesuatu dengan aturan atau prinsip tertentu.
Membedakan yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan, mengambil keputusan yang
tegas dan menerapkan manajemen stratifikasi untuk membuang yang tidak diperlukan.

Seiton : Rapi

Berarti menyimpan barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak yang benar
sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan mendadak. Ini berguna untuk
menghilangkan proses pencarian. Jika segala sesuatu di simpan di tempatnya, maka
tempat kerja menjadi rapi.

Seiso : Resik

Berarti membersihkan barang – barang dari kotoran atau tempat kerja dari barang –
barang yang tidak diperlukan.

Seiketsu : Rawat

Berarti memelihara barang – barang atau tempat kerja agar teratur, rapi dan bersih,
termasuk pada aspek personal dan kaitannya dengan polusi / limbah pabrik.

Shitsuke : Rajin

Berarti kemampuan untuk melakukan sesuatu dengan cara yang benar sebagai suatu
kebiasaan.

Keuntungan dari penerapan 5S / 5R adalah :

  Menciptakan tempat kerja terbaik dengan prinsip kaizen (perbaikan
berkesinambungan).

 5S / 5R sebagai barometer manajemen : perusahaan yang lancar dikendalikan

oleh setiap orang.

 Perusahaan sebagai alat penjualan : promosi bukan dengan kata – kata tetapi
dengan penampakan di lingkungan kerja.

 5S / 5R sebagai ilmu perilaku : perbuatan lebih meyakinkan daripada kata – kata.

 Menggunakan pengalaman di perusahaan untuk membersihkan batin : mengubah

cara berpikir dan perilaku pribadi.

 Menggugah tanggung jawab setiap orang di tempat kerja.

 5S / 5R sebagai falsafah manajemen.

 5S / 5R sebagai sasaran utama produktivitas.

Mengenal Konsep 5R dan Green Offices

24 Okt 2011 Tanggapi? penabulu.org

5R merupakan budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat

kerjanya secara benar.

Bila tempat kerja tertata rapi, bersih, dan tertib, maka kemudahan bekerja perorangan
dapat diciptakan, dan dengan demikian 4 bidang sasaran pokok organisasi, yaitu efisiensi,
produktivitas, kualitas, dan keselamatan kerja dapat lebih mudah dicapai.

5R 5S
PRINSIP
(INDONESIA) (JEPANG)

Singkirkan barang yang tidak

Ringkas Seiri
diperlukan

Membenahi tempat penyimpanan

Rapi Seiton
barang

Mengatur dan melaksanakan prosedur

Resik Seiso
kebersihan harian

Rawat Seiketsu Pertahankan Ringkas, Rapi dan Resik

Rajin Shitsuke Jadikanlah sebagai suatu kebiasaan

RINGKAS berarti:

 Pisahkan dan singkirkan barang yang tidak perlu dari tempat kerja
 Tidak ada barang yang tidak diperlukan berada di tempat kerja
  Tidak ada barang yang berlebih jumlahnya
 Ada upaya untuk menurunkan jumlah stok barang yang ada di tempat kerja

Pelaksanaan RINGKAS dapat dilakukan dengan:

 Melihat ke seluruh area tempat kerja

 Menginventarisir dan menyusun daftar barang serta mengklasifikasikannya
menurut penggunaannya (perlu, tidak perlu)
 Memberi label merah terhadap barang yang tidak perlukan
 Memindahkan barang-barang yang tidak diperlukan
 Pembagian pekerjaan diatur berdasarkan jumlah pegawai
 Dibuat layout tempat/ruangan kerja
 Untuk tempat kerja yang menjadi area bersama, tanggung jawabnya berada pada
petugas yang ditunjuk bersama oleh PIC
 Dinding bersih dari segala coretan dan gantungan benda-benda yang tidak perlu

Ketika memeriksa lokasi kerja, seharusnya ada pertanyaan yang datang atau muncul dari
benak kita:

Barang apa ini? Milik siapa? Sejak kapan berada di situ? Mengapa berada di situ?
Apakah masih digunakan? Seberapa sering dipakai? dst.

RAPI berarti:

 Membenahi tempat penyimpanan barang dan atur tata letak tempat kerja,
termasuk peralatan kerja
 Barang mudah ditemukan.
 Barang mudah diambil.
 Barang mudah disimpan kembali ke tempat semula

Pelaksanaan RAPI dengan cara:

 Mengklasifikasikan tempat penyimpanan dan item-itemnya

 Menyiapkan tempat penyimpanan beserta labelnya
 Mengatur tata letak tempat kerja
 Memberi tanda batas
 Mengatur tata letak tempat penyimpanan (denah/peta)
 Memberi kode/label/tanda pengenal barang
 Menyusun dan menyepakati aturan tata tertib rapi

RESIK berarti:

 Mengatur dan melaksanakan prosedur kebersihan harian

 Bersihkan dari kotoran, semua yang ada di tempat kerja
 Membersihkan sambil memeriksa
 Menghilangkan sumber penyebab kotor
 Mengupayakan kondisi optimum

Pelaksanaan RESIK dilakukan dengan cara:

 Adanya sarana kebersihan : tempat sampah, sapu, lap, penghisap debu, dll
 Kegiatan pembersihan yang terjadual
 Peremajaan (penataan ulang) tempat kerja secara periodik
 Pelestarian RESIK : menghilangkan sumber kotoran, pengembangan kriteria
resik, penyusunan peta tanggung jawab resik dan pemeriksaan berkala (ada
jadual)

RAWAT berarti mempertahankan RINGKAS, RAPI dan RESIK. Artinya memelihara

lingkungan yang sudah bersih dan rapi sepanjang waktu. Maka perlu dibuat standar
prosedur. Jika tidak segera distandarkan maka kondisi bersih rapi yang telah dicapai akan
kembali kotor berantakan. Prosedur standar ini harus dilaksanakan oleh semua pihak.
Prosedur standar ini harus diumumkan, diketahui dan dipahami oleh semua orang.
RAWAT dilaksanakan dengan cara:

 Standarisasi : kebersihan, penataan, penempatan barang dll

 Menetapkan tindakan pencegahan/mengurangi tindakan pengotoran

RAJIN mengandung arti bahwa standar prosedur yang telah ada, dalam melaksanakan
Ringkas, Rapi dan Resik harus secara berkelanjutan dipertahankan. Dengan disiplin yang
tinggi, RINGKAS, RAPI, RESIK sesuai dengan standar prosedur menjadi kebiasaan
kerja, menjadi sikap kerja kita. Kita harus mengkomunikasikan, mengajarkan, melatih
dan mendidik anak buah, rekan kerja, untuk memahami standar prosedur yang ada.

RAJIN dapat diimplementasikan dengan cara: Biasakan kondisi tempat kerja selalu
sesuai dengan standar yang telah ditetapkan

 Lakukan pengontrolan setiap saat

 Lakukan koreksi bila ada penyimpangan
 Lakukan peningkatan, misalnya dengan melakukan perlombaan antar unit kerja
untuk peningkatan efektivitas, pelatihan-pelatihan, penetapan target oleh atasan,
contoh atasan, dll

Prinsip-prinsip GREEN OFFICES itu apa ?

1. Memaksimalkan energi solar,

2. Memaksimalkan kualitas udara segara,
3. Efisiensi penggunaan air
4. Efisiensi penggunaan energi listrik,
5. Pengelolaan alat dan material secara lokal,
6. Penggunaan bahan-bahan secara daur ulang.

5R Budaya Kerja Jepang

5R dikenal sebagai salah satu budaya kerja dari negara Jepang yang sudah melegenda. 5R
berasal dari 5 kata dalam bahasa Jepang, yaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan
Shitsuke. Kelima kata itu kemudian diterjemahkan kedalam berbagai bahasa di dunia
untuk diadposi cara kerjanya dan digunakan sebagai salah satu budaya kerja di banyak
perusahaan besar di dunia. Dalam bahasa Indonesia, 5S itu diterjemahkan sebagai 5R,
Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. Banyak perusahaan sudah mengadopsi budaya
kerja 5R ini. Secara tidak disadari, 5R akan membentuk suatu budaya kerja yang sangat
bermanfaat. Bahkan 5R mampu digunakan sabagai salah satu tools untuk meningkatkan
laba perusahaan. Bagaimanakah 5R tersebut dapat bekerja sebagai salah satu tools
peningkatan laba perusahaan? Mari kita lihat.

Seperti yang telah disebutkan diatas, 5R terdiri dari Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan
Rajin. Kelima kata tersebut merupakan suatu rangkain urutan dalam membangun budaya
kerja.

Ringkas

Ringkas merupakan prinsip dasar 5R yang pertama. Prinsip kerja ini merupakan prinsip
kerja pemilahan barang. Sering kali kita jumpai suatu lingkungan kerja dengan kondisi
barang yang tidak tertata rapi dan terkesan semrawut. Dalam fase pertama ini, kita harus
memilah antara barang yang masih digunakan, dan yang tidak. Antara barang yang reject
dan yang siap pakai. Barang-barang tersebut harus dipilah sesuai dengan tempatnya
masing-masing agar suasana kerja menjadi lebih ringkas. Beberapa hal yang menjadi
pertimbangan dalam me-Ringkas adalah sebagai berikut:

1. Frekuensi penggunaan barang (jarang, sering, selalu)

2. Fungsi kerja barang (rusak, perlu perbaikan, bagus)

Dengan melakukan fase yang pertama ini, kita akan mendapatkan keuntungan antara lain:
 1. Area kerja menjadi lebih luas, dan banyak space yang bisa dimanfaatkan. Apabila
kita menggunakan space sewa, kita dapat mengurangi biaya sewa tersebut
2. Mencegah dis-fungsional dari barang yang ada. Yang seharusnya sudah rusak,
dapat diketahui, dan tidak akan digunakan atau dikirim
3. Mengurangi jumlah penggunaan media penyimpanan dan material handling tools.
Misalnya barang yang tadinya letaknya berjauhan, karena sudah diringkas
menjadi lebih dekat dan mengurangi jarak tempuh. Hal ini akan menghemat biaya
transport. Demikian juga dengan penggunakan media storage seperti pallet. Pallet
akan lebih efisien digunakan setelah prinsip kerja Ringkas dilakukan.

Rapi

Rapi merupakan fase kedua dalam prinsip kerja 5R. Fase ini merupakan kelanjutan dari
fase yang pertama. Setelah barang-barang diringkas, selanjutnya barang tersebut
dirapikan sesuai dengan tempat penyimpanan dan juga standar penyimpanannya. Proses
me-Rapi-kan ini dapat dikerjakan sesuai dengan metode penyimpanan yang dilakukan.
Misal barang disimpan berdasarkan jenis materialnya, maka barang-barang tersebut juga
harus dirapikan sesuai dengan jenis materialnya. Yang akan diperoleh jika prinsip yang
kedua ini berjalan adalah:

1. Mempermudah pencarian barang karena barang-barang sudah terletak pada

tempatnya
2. Mempermudah stock counting karena barang-barang sudah dirapikan sesuai
dengan standar penyimpanan
3. Kondisi kerja akan terlihat jauh lebih rapi dan sedap dipandang mata

Resik

Resik adalah R yang ketiga yang juga kelanjutan dari 2R sebelumnya. Sesuai dengan
namanya, Resik berarti membersihkan. Baik barang maupun lingkungan. Contoh keadaan
yang disebut sebagai Resik antara lain:

1. Tidak ada jaring laba-laba di ruangan kerja

2. Tidak ada coretan tidak perlu di pintu, hand pallet, atau rack
3. Forklift tidak berada dalam kondisi kotor, terutama akibat oli mesin atau debu

Dengan melakukan R yang ketiga ini, akan diperoleh beberapa keuntungan seperti:

1. Lingkungan kerja jauh lebih bersih

2. Meningkatkan mood untuk bekerja karena lingkungan lebih bersih
3. Kualitas barang akan lebih bagus karena tidak kotor, terutama untuk barang yang
sensitif terhadap kotoran seperti gear, seal, dan bracket
4. Meningkatkan image perusahaan di mata orang lain

Rawat

Rawat adalah prinsip ke-4 dalam 5R. Rawat dimaksudkan agar masing-masing individu
dapat menerapkan secara kontinu ketiga prinsip sebelumnya. Dalam fase ini dilakukan
pengawasan terhadap pelaksanaan 3R sebelumnya. Salah satu cara yang dapat dilakukan
adalah membuat checklist terhadap pekerjaan yang harus dilakukan, terkait dengan 3R
sebelumnya. Pelaksanaan fase Rawat ini akan membuat lingkungan selalu terjaga dalam
kondisi 3R secara terus menerus.

Rajin

Prinsip yang terakhir adalah Rajin. Fase ini lebih mengarah kepada membangun
kesadaran masing-masing individu untuk secara konsisten menjalankan 4R sebelumnya.
Diharapkan secara disiplin, masing-masing individu dapat menjalankan prinsip kerja
tersebut meski tidak diawasi oleh atasannya. Beberapa hal yang menunjukkan bahwa
seseorang sudah berada di level teratas dalam 5R ini adalah:

1. Membuang sampah pada tempatnya

 2. Tidak meludah disembarang tempat
3. Memungut sampah yang berceceran
4. Melaksanakan piket kebersihan tanpa dikomando
5. Merapikan barang tanpa harus ada perintah dari atasan

Secara umum, 5R akan memberikan dampak besar pada perusahaan seperti:

1. Peningkatan image perusahaan

2. Peningkatan sense of belonging karyawan
3. Efisiensi
4. Mengurangi waste

Bagaimanakah agar 5R dapat berjalan?

Pertanyaan mendasar yang selalu diajukan adalah seperti itu. Secara teori sangat mudah
menjalankan 5R, namun 5R ini adalah masalah budaya. Mengubah budaya kerja tidaklah
semudah membalikkan telapak tangan. Butuh komitmen, ketelatenan, dan semangat.

1. Segalanya harus dimulai dari atas. Untuk mendukung pelaksanaan 5R, pihak
owner dan top management harus giat untuk menggalakkan budaya ini. Tanpa
dukungan dari yang diatas, hal ini akan sulit dilakukan
2. Melakukan kampanye 5R dengan memasang slogan dan poster terkait 5R
3. Breakdown tiap bagian / tim dalam perusahaan untuk membuat pola kerja terkait
5R
4. Memantau pelaksanaan program kerja masing-masing bagian yang telah dibuat
5. Jika perlu, adakan kompetisi 5R antar bagian dalam perusahaan dengan sedikit
rangsangan berupa bonus atau hadiah

Sesuai dengan prinsipnya, 5R merupakan budaya kerja. Alangkah jauh lebih baik jika
suatu budaya itu muncul dari dalam diri masing-masing individu, tanpa ada paksaan atau
iming-iming hadiah.

Sumber : http://logisticology.com/index.php/Knowledge/5r-budaya-kerja-jepang.html