Apa itu 5S?

5S adalah istilah Jepang untuk menggambarkan secara sistematik praktek housekeeping yang
baik. Berasal dari Jepang dan terbukti efektif dibeberapa negara. Penataan Housekeeping
dikenal sebagai awal dan merupakan pendekatan paling efektif dalam membangun suatu
bangunan dalam beberapa usaha peningkatan produktivitas dan dapat diterapkan secara
kombinasi dengan sistem manajemen lain. 5S adalah singkatan dari 5 kata dalam bahasa
jepang yang diawali oleh huruf S; Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Dalam bahasa
Indonesia, kita bisa menterjemahkan 5S sebagai 5R; Seiri (Ringkas), Seiton (Rapi), Seiso
(Resik), Seiketsu (Rawat), Shitsuke (Rajin). 5S adalah filosofi dan cara bagi suatu
organisasi dalam mengatur dan mengelola ruang kerja dan alur kerja dengan tujuan efesiensi
dengan cara mengurangi adanya buangan (waste) baik yang bersifat barang atau peralatan
maupun waktu.

Seiri (Ringkas)

Membedakan antara yang diperlukan dan yang tidak diperlukan serta membuang yang tidak
diperlukan: “Singkirkan Barang-barang yang tidak diperlukan dari tempat kerja”

Seiton (Rapi)

Menentukan tata letak yang tertata rapi sehingga kita selalu menemukan barang yang
diperlukan: ”

“Setiap barang yang berada di tempat kerja mempunyai tempat yang pasti”

Seiso (Resik)

Menghilangkan sampah kotoran dan barang asing untuk memperoleh tempat kerja yang lebih
bersih. Pembersihan dengan cara inspeksi: “Bersihkan segala sesuatu yang ada di tempat
kerja”

Seiketsu (Rawat)

Memelihara barang dengan teratur rapi dan bersih juga dalam aspek personal dan kaitannya
dengan polusi:”Semua orang memperoleh informasi yang dibutuhkannya di tempat kerja,
tepat waktu”

Shitsuke (Rajin)

Melakukan sesuatu yang benar sebagai kebiasaan: “Lakukan apa yang harus dilakukan dan
jangan melakukan apa yang tidak boleh dilakukan”

Konsep dan Filosofi 5S

Konsep dan Filosofi 5S
Kali ini kita akan membahas sedikit tentang apa itu 5S
5S adalah metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang berasal dari
Jepang yang digunakan oleh manajemen dalam usaha memelihara ketertiban, efisiensi, dan
disiplin di lokasi kerja sekaligus meningkatan kinerja perusahaan secara menyeluruh.
Tahun 1980-an tiga orang konsultan dari Jepang : yasushi fukuda, khazuo tsuchya dan hajime
suzuki , memperkenalkan 5S sebagai fondasi peningkatan produktivitas di perusahaan. Buku
5S pertama yang berjudul “surprising 5S technique” diterbitkan oktober 1985, menjadi buku
terlaris yang membuat 5S menjadi populer.
Di Jepang sendiri 5S terdiri dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke. Di inggris,
istilah 5S terdiri dari Sort, Sistemize, Sweep, Standardize, dan Self discipline. Jika di
Indonesia sendiri istilah 5S dikenal dengan istilah 5S dan 5R. 5S terdiri dari Sisih, Susun,
Sasap, Sosoh, dan Suluh, dan 5R terdiri dari Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. Jadi
setelah ini penulis minta maaf karena ketidakkonsistenan menggunakan istilah 5S atau 5R,
yang pasti maksudnya sama. wkwkwk
Tujuan menerapkan 5S adalah untuk mendapatkan situasi/kondisi kerja dan sistem bekerja
secara optimal, dengan sasaran utama adalah menjaga, mengamankan, melindungi karyawan,
aset perusahaan dan lingkungan.
Keuntungan 5S adalah konsep ini mendukung sistem manajemen terpadu. Pada ISO 9001, 5S
mendukung bagaimana tata kelola perusahaan agar menghasilkan produk bermutu. Pada ISO
14001, 5S mendukung bagaimana tata kelola perusahaan agar menghasilkan produk dan
proses produksi yang ramah lingkungan. Pada OHSAS 18001/SMK3, 5S mendukung
bagaimana tata kelola perusahaan melakukan pencegahan kecelakaan terhadap tenaga kerja
maupun kerusakan pada peralatan.
Dalam siklus 5S, S pertama yang perlu dilakukan adalah Seiri/Ringkas. Konsep ringkas
adalah singkirkan barang – barang yang tidak diperlukan di tempat kerja dan buang.
Beberapa ciri aktivitas Ringkas adalah Buang barang yang tidak diperlukan, Atur gudang,
tangani barang yang cacat dan rusak, memilah barang yang harus dibuang atau tidak,
memilah barang yang sering digunakan atau jarang penggunaannya. Pentingnya melakukan
Seiri/Ringkas adalah barang-barang yang tidak diperlukan juga akan memakan banyak
tempat dan akan memperpanjang waktu penyelesaian pekerjaan, Tambahan tenaga kerja
diperlukan untuk mengurus barangbarang yang tidak diperlukan ini, peralatan yang tidak
diperlukan dan bertebaran di tempat kerja menyebabkan kesulitan dalam memperbaiki lay-
out fasilitas.

Teknik Meringkas

Konsep 5S yang kedua adalah Seiton/Rapi. Pengertian dari rapi adalah menentukan tata letak
yang tertata rapi sehingga kita selalu menemukan barang yang dibutuhkan. Slogan dari rapi
adalah setiap barang yang berada di tempat kerja memiliki tempat yang pasti. Langkah-
langkah dalam penerapannya adalah pengelompokan barang, penyiapan tempat, pemberian
tanda batas, pemberian tanda pengenal barang, dan membuat denah/peta penyimpanan.
Barang-barang yang diperlukan disusun sesuai penggunaan/fungsinya; urutan besar atau
kecilnya; warna dan bentuknya; dan bahan dan sifatnya.

Teknik Merapikan
Konsep 5S yang ketiga adalah Seiso/Resik. Maksud dari Seiso adalah menghilangkan sampah
kotoran dan barang asing untuk memperoleh tempat kerja yang lebih bersih. Ciri khas
aktivitas Resik adalah membersihkan tempat kerja dari semua kotoran, debu, dan sampah;
meyediakan sarana dan prasarana kebersihan di tempat kerja; dan meminimalisir sumber-
sumber kotoran dan sampah. Tujuh langkah dalam pelaksanaan resik yaitu tetapkan sasaran
penerapan pembersihan; membagi tugas dan tanggungjawab; tetapkan metode kebersihan;
tentukan jadwal kebersihan; siapkan sarana kebersihan; laksanakan kebersihan; dan membuat
standar kebersihan.

Teknik Resik

Konsep 5S yang keempat adalah Seiketsu/Rawat. Maksud dari rawat adalah kegiatan
memelihara kondisi Ringkas, Rapi, dan resik melalui identifikasi dan pencegahan sumber
penyebab masalah. Langkah-langkah penerapan rawat adalah penentuan butir kendali;
penetapan kondisi tidak wajar; rancangan mekanisme pemantauan; pola tindak lanjut; dan
pemeriksaan berkala. Beberapa ciri khas seiketsu adalah pemberian petunjuk arah; label arah
membuka dan menutup; pipa yang diberi kode warna dan peringatan; pengaturan kabel.
Konsep 5S yang kelima adalah Shitsuke atau Rajin atau disiplin. Maksud dari rajin adalah
melakukan suatu yang benar sebagai kebiasaan. Langkah-langkah dalam penerapan Shitsuke
adalah penetapan target bersama; teladan dari atasan; hubungan karyawan; kesempatan
belajar dari karyawan. Slogan Shitsuke adalah lakukan apa yang harus dilakukan dan jangan
lakukan apa yang tidak boleh dilakukan.
Syarat suksesnya 5S adalah Komitmen manajemen yang kuat; 5S harus dipahami oleh semua
karyawan; Partisipasi semua karyawan; Patroli manajemen secara periodik dan terjadwal;
Adanya orang-orang sangat peduli/militan 5S.
Merawat Hasil Penerapan 5S adalah Hasil penerapan masing-masing 5S harus
distandarisasikan; Lakukan audit teratur secara periodik; Pencapaian hasil/target dan hasil
audit divisualisasikan; Improvement meeting secara berkala; Laksanakan training, sosialisasi
dan kompetisi 5S secara rutin & periodik; Pelaksanaan 5S dimasukkan dalam kontrak kinerja.

Seperti yang kita ketahui, Jepang adalah negara pionir dalam praktek-praktek manajemen dan
improvement, dan 5S merupakan salah satu filosofi yang paling banyak digunakan dalam
bisnis hingga abad ini. Salah satu perusahaan konglomerasi Jepang yang menguasai bisnis di
dunia adalah Toyota Group.

Aspek yang sangat menentukan keberhasilan perusahaan Jepang dalam bisnis mungkin
terletak pada konsistensi mereka dalam 5S. Orang Jepang dikenal sangat teratur dan efisien,
dan 5S berperan besar dalam banyak hal. Sebagai teknik manajemen kantor dan organisasi,
motivasi mereka ketika menerapkan 5S adalah mewujudkan visi membentuk organisasi yang
sangat “Lean”, yang mampu memberikan hasil terbaik untuk stakeholder.

Kali ini, kita akan membahas mengenai bagaimana orang-orang Jepang menerapkan 5S di
kantor-kantor mereka, dan mengapa mereka melakukannya.
SEIRI

(Arti: Organize/Organisir; konversi dalam Bahasa Inggris: Sort atau Sorting)

Lingkungan kantor di Jepang yang super-sibuk sangat rentan akan penumpukan dokumen,
kertas-kertas, dan media kerja lainnya. Masalah serius yang dapat terjadi ketika dokumen
menumpuk adalah banyaknya pekerjaan, pengajuan, atau approval yang tertunda. Lama-
kelamaan, akan sulit untuk memisahkan antara dokumen yang membutuhkan aksi lebih
lanjut, dan mana yang sudah tidak diperlukan dan harus dibuang. Tumpukan inilah yang akan
menghalangi karyawan untuk bekerja secara efisien.

Prinsip dasar SEIRI adalah memastikan bahwa tumpukan semacam itu tidak terjadi. Sangat
penting untuk memilah sejak awal, mana yang diperlukan untuk disimpan dan mana yang
tidak. Perusahaan Jepang melakukan SEIRI dengan memberikan tanda (dapat berupa label
warna, kotak wadah, dan sebagainya) yang akan memberi petunjuk, dokumen/barang apa
yang harus disimpan dan mana yang harus dibuang.

SEITON

(Arti: Neatness/Kerapian; konversi dalam Bahasa Inggris: Set in Order atau Simplify)

Setelah semua dokumen dan benda disortir (mana yang disimpan dan mana yang dibuang),
maka kini saatnya untuk bergerak ke tahap SEITON. Mengapa SEITON sangat penting?
Disadari atau tidak, kita banyak membuang jam-jam produktif di kantor untuk mencari atau
menjangkau berbagai barang yang berbeda yang diperlukan untuk pekerjaan. Untuk
menghindarinya, perusahaan Jepang memastikan barang dan dokumen di kantor mereka
harus ditata sedemikian rupa, berdasarkan kepentingan/frekuensi penggunaannya. Mereka
meletakkan barang yang sering dipakai di tempat yang dekat dengan workstation sehingga
mudah dijangkau, dan barang-barang yang jarang digunakan diletakkan di tempat
penyimpanan yang lebih jauh.

Selain meletakkan barang berdasarkan frekuensi penggunaannya, perusahaan Jepang juga

memastikan bahwa penyusunan barang serta dokumen tersebut harus dilakukan sedemikian
rupa sehingga mudah dikeluarkan/diambil; tidak perlu usaha ekstra untuk
memindahkan/mengeluarkan barang lain yang tidak diperlukan lalu mengembalikannya lagi.
Mereka benar-benar memastikan efisiensi waktu dan tenaga. Posisi ideal penyimpanan adalah
tempat yang masih berada diantara mata dan pinggul manusia; tidak terlalu tinggi atau
rendah.

SEISO

(Arti: Cleaning/Membersihkan; konversi dalam Bahasa Inggris: Shine atau Sweep)

Di Jepang, orang memiliki prinsip bahwa akan lebih sulit untuk mengembalikan sesuatu
benda kepada kondisi prima setelah beberapa lama terabaikan, dibanding menjaga kondisi
barang tersebut tetap prima. Menjaga setiap benda tetap berada dalam kondisi terbaik mereka
akan memperpanjang waktu pakai dari barang-barang tersebut dan bahkan dapat
mempermudah pekerjaan lainnya. Perusahaan Jepang melakukan SEISO; memastikan setiap
benda berada dalam kondisi terbaiknya sedapat mungkin. Mereka melakukannya dengan
menggabungkan rutinitas pembersihan dan perawatan (maintenance).

SEIKETSU

(Arti: Standardisasi; konversi Bahasa Inggris: Standardize)

Bagaimana anda bisa memastikan bahwa setiap benda dan dokumen di kantor telah ditandai
dengan benar (ketika menjalankan SEIRI)? Bagaimana anda bisa memastikan setiap benda
telah diletakkan di tempat yang tepat?

Baca juga Penting! Jangan Pernah Kompromi dalam Rekrutmen Karyawan

Perusahaan Jepang memiliki jawabannya: struktur. Tanpa adanya struktur, mungkin tidak
banyak hasil yang telah didapat dari setiap inisiatif yang pernah dilakukan akan mampu
bertahan. Mereka menyadari, tanpa adanya struktur dan proses, hasil positif yang telah
didapat akan cepat terkikis, sementara banyak kebingungan yang terjadi, yang akan
melempemkan inisiatif 5S. Karena itulah, mereka melakukan standardisasi dan dokumentasi
proses yang akan memastikan berjalannya SEIRI, SEITON, dan SEISO secara konsisten
dengan adanya SOP.

SHITSUKE

(Arti: Disiplin; konversi Bahasa Inggris: Sustain / Self-discipline)

Memulai inisiatif yang positif bisa jadi merupakan perkara mudah, namun mempertahankan
konsistensi dan hasil dari inisiatif tersebut bisa jadi merupakan aspek yang paling sulit. Untuk
meraih SHITSUKE, perusahaan Jepang mengintegrasikan aktifitas dan penataan 5S kepada
proses bisnis untuk memantau kepatuhan setiap departemen dan sendi organisasi terhadap 5S.

Banyak perusahaan Jepang menggunakan strategi rewarding, yaitu memberikan penghargaan

kepada orang-orang yang telah berperan dalam implementasi 5S sebagai aktifitas harian,
disamping melakukan aktifitas dan pekerjaan mereka sendiri. Organisasi harus mencari cara
agar integrasi 5S menarik untuk memastikan keterlibatan seluruh stakeholder.