Tentang 5S – Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke

By Eris Kusnadi

Bagi anda yang pernah berinteraksi dengan dunia pabrik tentunya tidak asing dengan istilah 5S.
Pabrik yang menerapkan program 5S akan terlihat bersih dan teratur. Mereka berpikir keadaan yang
berantakan akan menyembunyikan masalah. Program 5S dipandang sebagai usaha untuk
memunculkan masalah yang selama ini tersembunyi dari para pemecah masalah (problem solver).

Saat ini, program 5S telah banyak diadopsi oleh berbagai industri di berbagai negara. Popularitas 5S
ini tak lepas dari kesuksesan industri Jepang yang selama ini memusatkan perhatiannya terhadap
pengurangan segala pemborosan (waste). 5S adalah landasan untuk membentuk perilaku manusia
agar memiliki kebiasaan (habit) mengurangi pembororsan di tempat kerjanya.

Program 5S pertama kali diperkenalkan di Jepang sebagai suatu gerakan kebulatan tekad untuk
mengadakan pemilahan (seiri), penataan (seiton), pembersihan (seiso), penjagaan kondisi yang
mantap (seiketsu), dan penyadaran diri akan kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaan dengan baik (shitsuke). Masing-masing S dalam 5S beserta penjelasannya dijelaskan di
bawah ini.

1S – Seiri

Seiri merupakan langkah awal implementasi 5S, yaitu: pemilahan barang yang
berguna dan tidak berguna:

Barang berguna => Disimpan

Barang tidak berguna => Dibuang

Dalam langkah awal ini dikenal istilah Red Tag Strategy, yaitu menandai barang-
barang yang sudah tidak berguna dengan label merah (red tag) agar mudah
dibedakan dengan barang-barang yang masih berguna. Barang-barang dengan label
merah kemudian disingkirkan dari tempat kerja. Semakin ramping (lean) tempat
kerja dari barang-barang yang tidak dibutuhkan, maka akan semakin efisien tempat
kerja tersebut.

2S – Seiton

Seiton adalah langkah kedua setelah pemilahan, yaitu: penataan barang yang
berguna agara mudah dicari,
dan aman, serta diberi indikasi.

Dalam langkah kedua ini dikenal istilah Signboard Strategy, yaitu menempatkan
barang-barang berguna secara rapih dan teratur kemudian diberikan indikasi atau
penjelasan tentang tempat, nama barang, dan berapa banyak barang tersebut agar
pada saat akan digunakan barang tersebut mudah dan cepat diakses. Signboard
strategy mengurangi pemborosan dalam bentuk gerakan mondar-mandir mencari
barang.
3S – Seiso

Seiso adalah langkah ketiga setelah penataan, yaitu: pembersihan barang yang telah
ditata dengan rapih agar tidak kotor, termasuk tempat kerja dan lingkungan serta
mesin, baik mesin yang breakdown maupun dalam rangka program preventive
maintenance (PM).

Sebisa mungkin tempat kerja dibuat bersih dan bersinar seperti ruang pameran agar
lingkungan kerja sehat dan nyaman sehingga mencegah motivasi kerja yang turun
akibat tempat kerja yang kotor dan berantakan.

4S – Seiketsu

Seiketsu adalah langkah selanjutnya setelah seiri, seiton, dan seiso, yaitu: penjagaan
lingkungan kerja yang sudah rapi
dan bersih menjadi suatu standar kerja. Keadaan
yang telah dicapai dalam proses seiri, seiton, dan seiso harus distandarisasi. Standar-
standar ini harus mudah dipahami, diimplementasikan ke seluruh anggota organisasi,
dan diperiksa secara teratur dan berkala.

5S – Shitsuke

Shitsuke adalah langkah terakhir, yaitu penyadaran diri akan etika kerja:

Disiplin terhadap standar

Saling menghormati

Malu melakukan pelanggaran

Senang melakukan perbaikan

Padanan 5S dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris dapat dilihat pada Tabel 1 di bawah ini.

Tabel 1
Padanan 5S dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris

JEPANG INDONESIA INGGRIS

5S 5R 5S 5P 5K 5S

1S Seiri Ringkas Sortir Sisih Pemilahan Ketertiban Sort

2S Seiton Rapi Susun Susun Penataan Kerapihan Set in Order

3S Seiso Resik Sapu Sasap Pembersihan Kebersihan Shine

4S Seiketsu Rawat Standarisasi Sosoh Penjagaan Kelestarian Standardize

5S Shitsuke Rajin Swa-disiplin Suluh Penyadaran Kedisiplinan Sustain

Suksesnya 5S terletak pada sejauhmana orang melakukan 5S sebagai suatu kebiasaan (habit) bukan
paksaan sehingga inisiatif perbaikan akan muncul dengan sendirinya. Di bawah ini saya telah
merangkum hal-hal penting untuk pelaksanaan program 5S berdasarkan beberapa literatur dan juga
perspektif pribadi saat menyaksikan langsung aktivitas 5S di tempat kerja.

Membutuhkan keterlibatan/partisipasi semua orang dalam organisasi dari level atas

sampai level bawah.

Membutuhkan komitmen manajemen untuk memastikan kegiatan 5S dilakukan setiap hari dan
dianggap sebagai prioritas.

Merubah perspektif semua orang dalam organisasi bahwa 5S lebih dari sekedar program kebersihan
maupun housekeeping management.

Menerapkan 5S secara konsisten untuk perubahan budaya.

Menggunakan sistem visual display untuk mengkomunikasikan aktivitas 5S secara efektif.

Melakukan audit 5S secara teratur (mingguan, bulanan, dan surprise audit) untuk
menilai performance.

Membutuhkan edukasi tentang konsep dan keuntungan aktivitas 5S.

Sebagai penutup saya mau mengutip salah satu paragraf dari artikel yang disusun Utomo (2011).

5S tidak sulit untuk dipahami, tapi 5S sangat sulit untuk dilaksanakan dengan benar. 5S memerlukan
kegigihan, kebulatan tekad, dan memerlukan usaha yang terus menerus. 5S mungkin tidak akan
memberikan hasil yang dramatis. Namun 5S membuat pekerjaan lebih mudah. 5S akan mengurangi
pemborosan waktu kerja kita. 5S akan membuat kita bangga atas pekerjaan kita. 5S akan
meningkatkan produktifitas kerja dan mutu yang lebih baik, sedikit demi sidikit, namun terus
menerus.

PENERAPAN 5R (5S) DI RUMAH SAKIT

Penerapan 5R Pada Rumah Sakit - Tempat kerja yang rapih dan memiliki standar, menjadikan salah
satu faktor meningkatnya efisiensi kerja. Area kerja yang tertata dengan baik akan memudahkan
karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dalam waktu yang singkat, dan hal ini
bisa didapatkan jika penerapan konsep 5R dijadikan kebudayaan bagi setiap karyawan.

Membangun budaya 5R di lingkungan kerja rumah sakit merupakan cara awal bagaimana
perusahaan melaksanakan serta mempraktekan konsep lean pada aktivitasnya atau umum di sebut
dengan lean healthcare atau lean hospital. Prinsip 5R yaitu: Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin
memang di design untuk mengurangi pemborosan terutama pada tahap pencarian.

Penerapan budaya 5R merupakan pondasi dasar yang harus dijalankan sebelum menjalankan sistem
lean, melalui konsep 5R akan memudahkan karyawan dalam mengidentifikasi permasalahan yang
akan timbul atau preventing. Banyak berpendapat bahwa konsep 5R hanya butuh pelaksanaan dan
tidak dibutuhkan analisis, akan tetapi berdasarkan pengalaman pengimplemntasian 5R untuk
menciptakan budaya tersebut justru dibutuhkan pendalaman serta pedoman.

Cara Menerapkan 5R di Rumah Sakit

Konsep 5R adalah sebuah metode yang diterapkan untuk menciptakan suasana kerja yang rapi,
bersih dengan tujuan produktivitas yang baik. Metode ini dapat digunakan sebagai awal dari
pencegahan dan kemudahan anda dalam mendeteksi masalah yang akan timbul, berikut
tahapan prinsip 5R.

1. Seiri – Short – Ringkas.

Ringkas bisa diartikan sebagai pelaksanaan menyingkirkan hal yang tak perlu selama proses
berlangsung hingga laju aktivitas bisa lancar tanpa mengalami hambatan seperti adanya pengantrian
maupun penumpukan. Mendekatkan barang atau alat-alat yang dibutuhkan dalam sebuah proses,
hal ini akan berdampak kepada kemudahan karyawan dalam mencari sesuatu yang dibutuhkan.

Dalam pelaksanaan sistem 5R yaitu rapih, sebaiknya gunakan juga visual managementsehingga

memudahkan karyawan rumah sakit untuk mengidentifikasi barang atau sesuatu yang masih
dibutuhkan maupun tidak. Salah satu visual yang dapat digunakan adalah visual displaydalam
pengidentifikasian alat maupun barang berupa label.

Penerapan lean healthcare dalam aktivitas rumah sakit melalui budaya 5R (ringkas), bisa dimulai
dengan mengecek barang yang berada di area masing-masing. Tetapkan kategori barang-barang
yang digunakan dan yang tidak digunakan. Jika anda melakukan penerapan lean rumah sakit berupa
rapih di setiap area kerja, selain berpengaruh kepada pengurangan waktu mencari, juga akan
membuat karyawan lebih nyaman.

2. Seiton – Straighten – Rapih.

Rapikan kondisi seputar tempat bekerja misalnya pada rumah sakit. Pada prinsipnya Rapi dapat
dilakukan dengan menyimpan barang sesuai dengan tempatnya. Kerapian area kerja merupakan
kegiatan yang berdampak kepada kemudahan rumah sakit dalam melihat permasalahan yang
terdapat pada area kerja.

Penempatan segala sesuatu yang tidak pada tempatnya, akan memiliki dampak kepada penumpukan
di area kerja, dan penumpukan maupun berantakan di area kerja akan membuat karyawan kurang
nyaman dan dibutuhkan pula area penyimpanan lebih besar ataupun luas.

Ringkas dan rapih dari pedoman 5S lean hospital memiliki hubungan yang saling terkait satu dengan
lainnya, dan dapat disimpulkan bahwa:

Sangat perlu untuk Menghilangkan atau menyingkirkan item yang tidak perlu, dengan tujuan
membuatnya lebih mudah untuk menemukan apa yang anda butuhkan. Selain menyingkirkan tools
yang tidak diperlukan, dibutuhkan juga Merapihkan area kerja dengan menggunakan penataan
barang yang berguna agar mudah dicari.

Dengan kedua hal tersebut, anda HARUS mengidentifikasi lokasi item yang akan membantu anda
menemukan hal-hal ataupun tools yang anda cari dan anda menempatkan tools tersebut ke tempat
anda mengambilnya.

Jika dibutuh waktu lama dalam mengambil barang, alat atau apapun yang anda perlukan itu akan
memperlambat pengeksekusian pekerjaan anda. Hal ini yang akan menimbulkan pemborosan pada
aktivitas di rumah sakit.

3. Seiso – Sweep and clean – Resik

Prinsip dari resik itu sendiri adalah membersihkan tempat/area kerja, mesin/peralatan dan barang-
barang agar tidak terdapat debu dan kotoran. Aktivitas membersihkan harus dijadikan kebudayaan
dalam kegiatan lean hospital serta dari berbagai level.

Kebudayaan lean di rumah sakit dalam melakukan 5R berupa pembersihan yang dilakukan secara
rutin oleh setiap karyawan akan berdampak kepada meningkatnya produktivitas serta kinerja
karyawan rumah sakit.

4. Seiketsu – Systemize – Rawat

Untuk melakukan usaha ringkas, rapih dan resik secara rutin harus dilakukan standarisasi dalam
penerapannya. Hal ini untuk menghidari adanya variasi aktivitas yang berpotensi akan menimbulkan
permasalahan. Dan sangat diperlukan pengontrolan terhadap aktivitas ringkas, rapih dan resik,
melalui sistem audit.

Dari hasil audit yang dilakukan, anda dapat melakukan sharing best practice terhadap area yang
belum bahkan tidak melakukan prinsip 5R pada aktivitasnya. Salah satu tujuan diadakannya rawat
dengan penerapan audit adalah continuous improvement atau kaizen, sehingga menghasilkan
standarisasi terbaik.

5. Shitsuke – Standardize – Rajin

Rajin maksudnya adalah hal yang menyangkut akuntabilitas manajemen dalam melatih seseorang
untuk mengikuti segala peraturan yang berhubungan dengan aturan perusahaan yang menyangkut
peningkatan kebersihan dan kenyamanan tempat kerja, dan juga hasil dari praktek kaizen yang
dilakukan terhadap 4 konsep diatas.

Sebuah standarisasi kerja tidak harus baku, akan tetapi harus terus diperbaiki sejalan dengan
pelaksanaan kaizen dan perbaikan secara berkelanjutan, menyesuaikan dengan perjalanan waktu
dan kebutuhan rumah sakit terhadap keinginan serta kepuasan pelanggan.

Kesimpulan: Konsep 5R (5S) merupakan metode yang efektif dalam menciptakan sebuah lingkungan
kerja yang ideal dimana lingkungan kerja mempunyai dampak yang sangat besar terhadap mutu dan
produktivitas.
Kebersihan, kenyamanan dan kesegaran tempat kerja mempunyai pengaruh terhadap motivasi SDM
dalam bekerja. 5R (5S) merupakan sarana yang efektif untuk meningkatkan mentalitas dasar dari
pekerja termasuk cara berpikir dan bertindak dalam pelaksanaan pekerjaan sehari hari serta sikap
yang menunjang penerapan sistem manajemen perusahaan.

Demikian pembahasan tentang konsep dan tahapan Pelaksanaan 5R (5S) Di Rumah Sakitmelalui lean
healthcare (hospital), Semoga bermanfaat bagi anda yang sedang mencari referensi tentang lean
Hospital serta cara penerapannya terutama bagi pengunjung setia blogcoretangw.blogspot.com.