INTERNAL AUDIT ISO MELAKA

HUMAN RESOURCES

SRF FAHMIN - DONE

JOB APPLICATION FAHMIN - DONE

INTERVIEW ASSESSMENT FAHMIN – DONE

RESUME FAHMIN - DONE

OFFER LETTER FAHMIN - DONE

JD LECTURER – DONE (use HQ template)

PURCHASING

PR FORM COWAY – KENA EDIT COO ke CEO1

PO - ?

DO – DONE

JOB SHEET - DONE

INVOICE – DONE

IT

IT – PMS (Monitoring Chart: Preventive Maintenance Year 2021) – DATE CHANGE TO JUNE

Awk org da gelapkan smpi bulan 5 (action already take place kan..) So sign tu nape bulan 1 plak? Bila
awk org da update monitoring chart ni.. sign la bulan yang da check. Contoh da take place smpi
bulan 5 kan.. so sign la ujung bulan 5 ke.. bulan 6 ke

-DONE.

Kita kena ada schedule tahunan untuk IT maintenance yang dibuat awal tahun (sign awal tahun dan
kotak2 tu belum digelapkan lagi sbb tak buat lagi kan) – Monitoring Chart: Preventive Maintenance
Year 2021.. Oh nk tanya, utk IT skrg ni korg buat PC je kan? Xde server2 ke kt situ nk kna jaga?

-DONE

-CCM cuma ada PC sahaja.

-Switch room(Level 1) centerlize control HQ.

- Repater sama seperti switch, centerlize control HQ.

Ok.. cth jadual korg tu utk PC..so awal tahun da rancang nak buat checking PC kt lab bila, kt library
bila, lecturer room bila.. etc.. then kalian monitor buat ke tak buat kan.. BIla pc2 tu da dicheck
seperti yang dijadualkan, dan kalian update monitoring chart (korang gelapkan smpi bulan 5 kan..) so
sign tu mesti bulan ujung bulan 5 atau bulan 6 la.. konon2 update 6 bulan sekali utk tanda benda
yang da buat.
IT – Maintenance Checklist – Wrong Template (version lama korg punya). Cuba tgk manual
procedure dan cosmic Hub

Bila kita da buat schedule tahunan, kita buat checking2 tu pada masa yang dijadualkan kan.. da buat
checking mesti kena letak kat IT Maintenance Checklist. It Maintenance checklist kena isi tiap kali
checking... Cth korang plan maintenance setahun 3 kali kan.. so setiap kali lepas check, kena prepare
maintenance checklist… Contohhhh…. Jan ada check2 kt Library, Lab and Lecturer Room kan.. So
kena buat satu checklist bulan Jan, letak status Lab and Lecturer room kat maintenance checklist tu..
Cth; PC kat Library semua ok, letak OK kt status… PC kat lab 8 ada 2 mouse kena ganti, letak la status
2 mouse need to be replaced.. PC kat lecturer room ada dua unit kena tukar keyboard letak status 2
keyboard need to be replaced. Bila ada tindakan2 yang perlu diambil..cth nk tukar mouse and
keyboard tu.. tulis la remarks…. settle on tarikh korg beli mouse baru dan keyboard tu.. belakang
Maintenance checklist boleh letak salinan bill beli mouse and keyboard.

-DONE

-Bagi tahun 2021 tiada sebarang pembelian mouse & keyboard baru

-Menggunakan sparepart yang ada.

So maintenance checklist patut ada banyak (bergantung bape kali korg buat maintenance setahun)
bukan 1 je.. mcm korg punya tu.. korg buat satu je updated as at 27 July kan.. Kita nk tgk.. setiap kali
lepas cek.. apa masalahnya.. Contohhhh.. cek bulan satu..ada mslh ape.. da baiki ke belum.. Bulan 5
ada masalah lain tak..

IT – IT Helpdesk Form – Pick any sample and Provide IT Complaint Log (Semua complaint dapat dari
IT Helpdesk Form mesti letak dlm log.. log kena buat tiap2 bulan.. Kalau bulan tu xde complaint.. xde
la log) Dlm log tu kna tulis ape status dr complaint tu.. contoh student complaint wayar berselirat kt
Lab.. so kalian punya status Done – Tulis la remark apa korg buat.. cth beli wire organizer.. fotostate
bill beli benda tu kt belakang Log tu.

-DONE

-Januari hingga Jun tiada complaint/request disebab kan staff bekerja dari rumah.

-bermula Julai bermula atas kemasukan berfasa.

FACILTIES MAINTENANCE

FM – PMS DONE (unless nk masukkan hygiene which I think.. xletak pun xpe sebabnya cthnya kt bilik
air mesti ada supplies yg kita kna sediakan kan.. sabun, hand wash cream tu.. kt pantry mesti ada
kena beli sabun basuh pinggan, kena beli biskut, kopi… tapi xletak pun dlm ni kn)

FM – Maintenance Checklist (Ni pun mcm IT checklist tu… kena buat setiap kali dijadualkan. Cth
bulan 6… betul la tu checklist korg ada cooling system sbb dlm PMS mmg kena cek cooling system.
Dlm bulan 6 Maintenance Checklist kena ada Cooling System, Lighting, Plumbing, Fixture Furniture,
Ada office equipment coway. Alarm ptut ada dlm maintenance checklist bulan 3.. sebb dlm PMS kita
kena check bulan 3 kan.

Dlm maintenance checklist korg letak psl hygiene tp dlm pMS xde..

FM – Maintenance Checklist and History - Report Bulan 3, no 3 area xtulis.. korg tulis wiring and
compressor je kan.. kat mana?

Sanitizer tu, yg letak dlm history report tu ada borang defect form yang org isi ke bgtau kena kena
sediakan lagi sanitizer semua tu kat level2 yang dinyatakan sbb da abis? Mcm kt atas saya tanya.. ke
benda2 hygene ni kena letak dlm PMS ke sbb dlm maintenance bulan 6 tu ada plak?

FM - Defect Form DONE

PMS jadual utk cek semua tu.. Checklist tu kononnya.. masa cek.. kita bawa checklist tu.. da cek kena
tulis la apa statusnya.. kalo xde mslh kt column note tu tulis ok je.. Kalo ada rosak.. then baru tulis
ape nk kena buat kt Note… Cth Need contractor for repair wiring. Kalo perlu specific tool tulis Yes /
No pun ok.. Slalu yes ni kalo kita kena panggil org luar la.. kalo xde.. menda tu kita leh buat sendiri
je… NNti bila benda tu da siap baiki.. letaklah plak kat Maintenance Checklist and History Report.
Checklist and History Report ni pun kena buat tiap2 bulan kalo ada yg kena baiki la.. hasil dari kita
check ikut jadual (PMS) tu dan juga complaint dari Defect Form.

ADMISSION

REG FORM FARIS – DONE

OFFER LETTER FARIS – DONE (conditional offer letter xperlu tunjuk)

STUDENT DATA IN SMART – UPDATED

Please scan FARIS IC, SPM Result and Entry Requirement for Dip Multimedia Application

Ada tak email atau arahan dari HOA ke utk minta tukar student status kepada withrawal ke deferred
ke?

Dah email ke En Nazmi request Email adress utk semua bdk baru? Kalau xde sila email dan bagi saya
screenshot email tu.

-Request email pelajar terakhir pada 11/9/2020.

-Request terbaru 7/9/2021 kepada IT Support.

Tolong bagi salinan resit Faris bayar registration fee dan hostel tu… Resit tu mesti signed by PCS
(Payment Counter Staff)

Melaka tak de refund ke 2021? 2020 ada? Kalo ada bagi sample borang refund

PTPTN

PTPTN Application – DONE

PTPTN Agreement – DONE

1. JOB DESCRIPTION CM yang kalian bagi tu.. amik mana? IKUT YANG HQ PUNYA LA SENANG
2. KALAU BAGI DOCUMENT BIAR BERTURUTAN
CTH: SRF ; FAHMIN, JOB APPLICATION FAHMIN, INTERVIEW ASSESSMENT FAHMIN, JD
ACADEMIC, RESUME FAHMIN, OFFER LETTER FAHMIN
3. PR: GUNA BORANG DLM COSMIC HUB.. COO ditukar ke CEO1