JENIS PERENCANAAN

Perencanaan sangat memprioritaskan strategi mengantisipasi keadaan dan kejadian di masa ke depan,
serta menentukan sejumlah tindakan dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Sebuah perencanaan
bisa disebut efektif apabila perencanaan tersebut mampu memperjelas visi organisasi, menghindari
kesalahan fatal, dan mampu meraih peluang yang ada. Untuk mencapai efektivitas tersebut maka
organisasi setidaknya memiliki berbagai jenis perencanaan yang bisa mengatur dan mengendalikan
perencanaan itu sendiri.

Perencanaan dapat digolongkan berdasarkan ruang lingkup, durasi, tujuan yang ditetapkan organisasi.
Berbagai jenis perencanaan tersebut harus bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam merumuskan
perencanaan yang dibutuhkan organisasi dalam merealisasikan tujuan.

1. Perencanaan menurut fungsinya, yang terdiri dari Perencanaan Strategik dan Perencanaan Taktis
Operasional.
a. Perencanaan Strategik acap kali menentukan keberhasilan suatu organisasi. Perencanaan ini
merupakan serangkaian formulasi strategi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan. Semua jenis organisasi (profit dan non profit) sangat membutuhkan
perencanaan strategis. Namun apabila membuat jenis perencanaan ini maka organisasi
harus tetap konsisten dengan tujuan organisasi. Beberapa contoh perencanaan strategis
yang sering kita jumpai misalnya keputusan merger dan akuisisi perusahaan, menambah dan
mengurangi produk perusahaan, dan ekspansi pasar. Di era globalisasi ini perusahaan juga
perlu mempertimbangkan strategi licences agreement yang berisikan garansi sebuah
perusahaan yang diberikan kepada perusahaan lain terhadap pemakaian merek dagang
(brand name) atau teknologi tertentu. Licences agreement ini juga bisa dimanfaatkan ketika
perusahaan ingin melakukan kerja sama dengan sebuah atau beberapa perusahaan lain yang
saling menguntungkan (joint venture).
b. Perencanaan Taktis Operasional, berfokus pada kegiatan operasional setiap unit aktivitas
perusahaan sehari-hari. Jenis perencanaan ini mencakup perencanaan sekali pakai (single
use plan), perencanaan untuk beragam kegunaan (standing plan), dan perencanaan
berkeseimbangan atau berskenario (contingency plan).
1) Rencana Sekali Pakai Rencana sekali pakai adalah serangkaian kegiatan terperinci yang
kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang. Sebagai
contoh, perencanaan perusahaan untuk membangun gudang baru karena adanya
perluasan usaha. Walaupun perusahaan telah memiliki sejumlah gudang lain, hal ini
tidak dapat menggunakan rencana gudang yang lalu, karena persyaratanpersyaratan
pembangunannya berbeda, seperti biaya konstruksi, lokasi tersedianya tenaga kerja,
pembatasan area, dan sebagainya.
Tipe-tipe rencana sekali pakai adalah program, proyek dan anggaran. Program. Suatu
program meliputi serangkaian kegiatan yang relatif luas. Program menunjukkan (1)
langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan, (2) satuan atau para
anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap Langkah dan (3) urutan dan
 waktu setiap langkah. Program dapat disertai suatu anggaran atau sekumpulan anggaran
bagi kegiatan-kegiatan yang diperlukan.
Program mungkin merupakan tipe rencana yang paling sulit dimengerti, karena terdiri
dari berbagai campuran seperti tujuan, strategi, kebijaksanaan, aturan dan penugasan
pekerjaan, sumber daya-sumber daya phisik, fiskal dan manusia yang diperlukan untuk
mengimplementasikannya. Program-program pokok biasanya ditemui di organisasi
dalam bentuk 1) penelitian, pengembangan dan pengenalan produk atau jasa baru; 2)
penganggaran penjualan, persediaan, kebutuhan produksi, dan keuangan; dan 3) latihan
dan pengembangan personalia untuk menguasai perubahan-perubahan organisasi.

Proyek. Proyek adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian
terpisah dari program. Setiap proyek mempunyai ruang lingkup yang terbatas, arah
penugasan yang jelas dan waktu penyelesaian. Setiap proyek akan menjadi tanggung
jawab personalia yang ditunjuk dan diberikan sumber daya-sumber daya tertentu
dengan batas waktu yang telah ditentukan pula. Perencanaan proyek adalah tipe
perencanaan yang fleksibel untuk menyesuaikan dengan berbagai situasi. Bila operasi-
operasi organisasi dapat dibagi dengan mudah menjadi bagian-bagian terpisah dengan
waktu penyelesaian yang jelas, proyek adalah salah satu peralatan perencanaan yang
efektif.

Anggaran. Anggaran (budget) adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk
kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu. Anggaran terutama merupakan
peralatan pengawasan kegiatan-kegiatan organisasi dan komponen penting dari program
dan proyek. Anggaran memerinci pendapatan dan pengeluaran dan memberikan target
bagi kegiatan-kegiatan seperti penjualan, biaya-biaya departemen atau investasi baru.
Manajer sering menggunakan penyusunan anggaran sebagai proses melalui mana
keputusan-keputusan dibuat untuk memperlakukan sumber daya-sumber daya pada
berbagai alternatif rangkaian kegiatan. Dalam hal ini, anggaran dapat disebut sebagai
rencana sekali pakai. Bila alokasi sumber daya-sumber daya selama proses
penganggaran tidak melibatkan tujuan-tujuan strategik, strategi organisasi dapat hanya
mempunyai pengaruh terbatas pada kegiatan-kegiatan nyata. Jadi penganggaran sering
menjadi proses perencanaan kunci melalui mana kegiatan-kegiatan lain dipilih dan
dikoordinasikan.

2) Rencana untuk beragam kegunaan Rencana untuk beragam kegunaan (standing plan)
merupakan rencana yang sedang dijalankan, digunakan untuk memberi bimbingan bagi
tugas-tugas yang dilakukan berulang kali dalam organisasi. Rencana untuk beragam
kegunaan yang utama misalnya adalah kebijakan, peraturan, dan prosedur organisasi.
Rencana untuk beragam kegunaan ini umumnya berhubungan dengan kasus karyawan
yang sakit, kehadiran, karyawan merokok, disiplin, perekrutan, dan pemecatan. Banyak
perusahaan menemukan kebutuhan untuk mengembangkan rencana.
Kebijaksanaan. Suatu kebijaksanaan (policy) adalah pedoman umum pembuatan
keputusan. Kebijaksanaan merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa yang
dapat dibuat dan menutup apa yang tidak dapat dibuat. Dengan cara ini, kebijaksanaan
 menyalurkan pemikiran para anggota organisasi agar konsisten dengan tujuan
organisasi. Kebijaksanaan dapat menyangkut masalah-masalah penting ataupun
masalah-masalah sederhana. Kebijaksanaan biasanya ditetapkan secara formal oleh para
manajer puncak organisasi. Para manajer ini mungkin menetapkan kebijaksanaan karena
(1) mereka merasa hal itu akan meningkatkan efektivitas organisasi; (2) mereka ingin
berbagai aspek organisasi mencerminkan nilai-nilai pribadi mereka sebagai contoh,
penggunaan seragam kantor atau (3) mereka hendak menjernihkan berbagai konflik atau
kebingungan yang telah terjadi pada tingkat bawah dalam organisasi.
Kebijaksanaan dapat juga muncul secara informal dan pada tingkattingkat bawah suatu
organisasi yang berasal dari serangkaian keputusan konsisten pada berbagai subyek yang
dibuat melebihi suatu periode waktu. Sebagai contoh, bila ruang kantor dibagi menurut
periode kerja secara berulang-ulang, hal ini dapat menjadi kebijaksanaan organisasi.
Faktor-faktor dalam lingkungan eksternal juga dapat menentukan kebijaksanaan seperti
lembaga -lembaga pemerintah, yang memberikan pedoman-pedoman bagi kegiatan-
kegiatan organisasi.

3) Rencana Berkesinambungan Jika organisasi melakukan usahanya di lingkungan yang

tingkat ketidakpastiannya sangat tinggi atau berhadapan dengan jangka waktu yang
panjang, terkadang perencanaan terlihat sebagai kegiatan yang menghabiskan waktu
saja. Dalam kenyataannya, rencana yang kaku dapat menurunkan dan bukannya
mendukung kinerja organisasi dalam menghadapi perubahan teknologi, sosial, ekonomi,
atau perubahan lingkungan lain yang terjadi dengan sangat cepat. Dalam hal ini, manajer
dapat mengembangkan multiskenario masa depan untuk membantu mereka dalam
membentuk rencana yang lebih fleksibel. Rencana berkesinambungan (contingency
plan), terkadang disebut sebagai skenario, menjelaskan respons perusahaan yang
dilakukan pada keadaan darurat, kemunduran, atau kondisi yang tidak diharapkan;
lainnya. Untuk mengembangkan rencana berkesinambungan ini, manajer
mengidentifikasi faktorfaktor yang tidak dapat dikendalikan, seperti resesi, inflasi,
perkembangan teknologi, atau kecelakaan keamanan. Untuk mengurangi dampak dari
faktor-faktor potensial ini, manajer dapat memperkirakan skenario terburuk. Contohnya,
jika penjualan turun 25% dan harga turun 10%, maka apa yang akan dilakukan
perusahaan? Manajer dapat mengembangkan rencana berkesinambungan yang dapat
meliputi pengurangan karyawan, anggaran cadangan, atau usaha penjualan baru.
Sebagai contoh, pemimpin puncak di perusahaan produk kecantikan Mustika Ratu,
menginvestasikan dananya pada pembangunan pabrik baru untuk memenuhi
permintaan yang meningkat, oleh sebab itu perusahaan haruslah menyusun rencana
berkesinambungan (contingency plan) yang di dalamnya berisi tentang gambaran apa
yang dilakukan perusahaan jika perekonomian Indonesia menurun sebesar 1,5% tiap
tahun, yang dapat membuat perusahaan kelebihan kapasitas di tengah harga yang
melemah.

2. Perencanaan menurut ruang lingkup kewilayahan.

Perencanaan jenis ini biasanya sering terlihat dalam perencanaan suatu pemerintahan negara
namun tidak menutup kemungkinan perencanaan ini juga digunakan perusahaan yang telah
 merambah ke seluruh wilayah sebuah negara. Perencanaan ini bisa dibagi ke dalam tiga lingkup,
yaitu:
a. Perencanaan nasional, yang mencakup seluruh wilayah sebuah negara.
b. Perencanaan regional, yang mencakup beberapa daerah berdasarkan pembagian wilayah
sebuah negara.
c. Perencanaan daerah atau lokal, yang mencakup satu daerah tertentu saja, misalnya sebuah
propinsi.

3. Perencanaan menurut jangka waktunya, membagi perencanaan berdasarkan jangka waktu

pencapaian tujuan, yaitu jangka pendek dan panjang.
a. Perencanaan jangka pendek. Perencanaan jangka pendek meliputi jangka waktu hingga satu-
dua tahun dengan melibatkan berbagai kegiatan misalnya:
1) Penjadwalan produksi setiap hari atau setiap minggu.
2) Perencanaan untuk memindahkan kantor ke tempat yang baru.
3) Memperoleh pinjaman bank selama 3 bulan.
4) Merencanakan untuk mengadakan kunjungan penjualan kepada para pelanggan.
5) Merencanakan suatu program pelatihan khusus untuk para supervisor.
6) Membangun suatu gedung baru.
7) Merubah sistem inventaris dari cara manual ke penggunaan komputer.
Di samping itu ada pula perencanaan jangka pendek yang hanya berupa suatu pembagian kerja
tiap tahun dari suatu rencana jangka panjang. Perencanaan dan pelaksanaan sebagian besar
sudah ditetapkan sebelumnya. Tugas jangka pendek melaksanakan sebagian dari rencana yang
lebih panjang dalam waktu yang ditentukan. Contoh yang paling mudah untuk perencanaan
jangka pendek adalah anggaran setahun perusahaan. Apabila Anda menyusun anggaran untuk
tahun berikutnya maka Anda akan berusaha meramalkan (memprediksi) pengeluaran untuk
tahun mendatang. Anggaran yang Anda susun jelas berupa prediksi sebab perusahaan memiliki
asumsi penjualan produk, tenaga kerja, penyusutan mesin, pemeliharaan mesin, pembelian
mesin baru, tingkat inflasi, pesaing, bahan baku produksi, pemasaran, transportasi, dan
sebagainya.

b. Perencanaan jangka menengah. Perencanaan ini biasanya dibuat dalam bentuk sebuah
dokumen yang berisikan satu bagian untuk mencapai perencanaan jangka panjang. Bentuk
yang mudah kita lihat misalnya adalah Repelita atau rencana pembangunan lima tahun.
Fungsi perencanaan ini dilaksanakan oleh sebuah panitia sementara yang bisa berubah dari
waktu ke waktu berdasarkan keputusan pimpinan. Oleh karena sifatnya sudah cukup berat
maka perencanaan jangka menengah harus memuat arah dan kebijakan organisasi yang
mempermudah pencapaian tujuan jangka panjang. Dokumen tersebut juga harus memuat
tentang keadaan dan masalah pokok organisasi, kebijakan dan langkah-langkahnya, serta
program dan sasaran yang memuat uraian operasional.
c. Perencanaan jangka panjang. Perencanaan jangka panjang secara umum didefinisikan
sebagai suatu program sasaran dan tindakan yang disarankan yang meliputi jangka waktu
minimal lima tahun. Perencanaan jangka panjang harus berdasarkan sejumlah asumsi yang
meliputi penggunaan modal likuiditas, sumber daya manusia yang tersedia, penggunaan
teknologi yang masih ada dan rencana penggunaan teknologi baru, kesempatan bisnis,
 kebutuhan ekonomis produk, persaingan, regulasi dan deregulasi pemerintah, pemanfaatan
transportasi, selera konsumen, teknologi bahan baku, teknologi informasi, kompetitor dari
luar negeri, dan daya beli masyarakat. Dibandingkan dengan perencanaan jangka pendek,
maka perencanaan jangka panjang lebih sulit sebab melibatkan banyak pertimbangan.
Setiap rencana jangka panjang harus melibatkan dan mempertimbangkan setiap segi dari
usaha, seperti struktur organisasi, sifat pekerjaan, serta kualifikasi karyawannya. Sebelum
perencanaan jangka panjang dibuat, organisasi harus menentukan suatu keputusan pokok
tentang produk atau jasa yang akan dihasilkan, dalam kuantitas dan kualitas, harga, dan
bahan baku tertentu dengan strategi dan metode pemasaran dan penjualan yang akan
digunakan, dan prediksi kondisi perekonomian secara nasional. Dalam perjalanan bisnis
organisasi ada kemungkinan organisasi membuang, menambah, memperbaiki, merubah
sejumlah asumsi yang telah ditentukan. Hal itu dimungkinkan karena bisnis selalu
menghadapi perubahan yang begitu cepat. Dengan demikian perencanaan jangka panjang
selalu melakukan penyesuaian terus menerus sesuai dengan kondisi yang dihadapi dan yang
akan dihadapi.

Berlawanan dengan perencanaan jangka pendek maka perencanaan jangka panjang

setidaknya memiliki tiga ciri berikut:
1) Kontinuitas. Pimpinan atau manajer harus selalu menuliskan di atas kertas (atau
komputer) dan menerapkan mekanisme pengendalian untuk menjaga agar proyeknya tetap
bergerak ke arah yang dikehendaki dan dengan kecepatan yang sesuai rencana.
2) Peninjauan. Pimpinan dan manajer harus mengadakan peninjauan secara berkala atas
kemajuan yang dicapai untuk memastikan bahwa tujuan akan tercapai.
3) Mempertimbangkan atau meninjau kembali tujuan. Faktor yang membantu ditetapkannya
tujuan atau sasaran sebuah rencana mungkin berubah. Mungkin perusahaan harus
menaikkan atau menurunkan kriterianya. Bersamaan dengan laporan hasil kemajuan,
mungkin pimpinan juga ingin menilai sasaran semula untuk melihat apakah perencanaan
masih berlaku ataukah sudah harus dimodifikasi atau di rubah.

Dalam pertimbangan bisnis organisasi, setidaknya bisa kita temukan sejumlah faktor yang
membuat perencanaan jangka panjang menjadi sangat penting. Dalam perjalanan bisnisnya,
organisasi bisa tumbuh dalam ukuran tak terduga tergantung pada kompleksitas yang
dihadapi organisasi itu sendiri. Kompleksitas tersebut bisa berbentuk tekanan konsumen
yang menuntut pelayanan yang lebih baik, tingkat perkembangan teknologi yang begitu
tinggi yang menjadikan usia produk baru menjadi lebih pendek, keinginan pemilik modal
untuk bisa memperoleh lebih banyak keuntungan, naik-turunnya standar kehidupan
konsumen, meningkatnya kualitas pendidikan konsumen yang menyebabkan organisasi perlu
lebih mampu meningkatnya produk dan pelayanannya, privatisasi perusahaan negara,
ekspansi perusahaan multi nasional, masuknya modal asing yang besar, dan regulasi serta
tata niaga yang dikeluarkan pemerintah. Perencanaan membutuhkan tindakan yang bisa
menyebabkan reaksi yang memerlukan tindakan lebih lanjut lagi.

4. Perencanaan menurut obyeknya, yaitu berupa perencanaan fisik (sarana dan prasarana) dan
perencanaan non-fisik (kegiatan untuk mencapai tujuan).
5. Perencanaan tetap, adalah perencanaan yang digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang-
ulang secara terus-menerus. Biasanya jenis perencanaan ini dituangkan ke dalam sebuah bentuk
kebijakan, prosedur, dan aturan.
6. Perencanaan dengan maksud tertentu, digunakan saat organisasi menghadapi perubahan,
kontingensi, dan pengembangan produk. Tujuan perencanaan ini adalah mendorong karyawan
menemukan cara-cara terbaru yang kreatif dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. Karyawan
yang gagal mencapai tujuan tidak boleh diberi sanksi. Proses-proses pengembangan produk
biasanya bisa terbantu dengan perencanaan jenis ini.