Draft EBIS NCX SOP Supplier Management 250918

E P
5 S
T 2
A F
User Handbook - Enterprise Business
1 8
SUPPLIER MANAGEMENT
P T
SE
25
F T
R A
D
Telkom Indonesia
Telkom Landmark Tower, Lantai 32
Jl. Jendral Gatot Subroto Kav. 52
RT. 6/RW. 1 Kuningan Barat, Mampang Prapatan
Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12710
Indonesia
Telp. +62 21 - 5215328
1 8
P T
SE User Handbook Enterprise Business
New Customer
25 experience (ncX)
SUPPLIER MANAGEMENT
FT
R A
D
Enterprise Business | Supplier Management Supplier Management | Enterprise Business
8
Ikhtisar
DAFTAR ISI NEW CUSTOMER EXPERIENCE
7 Ikhtisar New Customer Experience
- Supplier Management
Proses Bisnis - Supplier Management
SUPPLIER MANAGEMENT
T 1
P
8 Membuat Supplier Name
WHAT
Membuat
9
Proses bisnis untuk melakukan pengelolaan supplier
E
Supplier Name termasuk produk, pencatatan harga Telkom dengan Supplier
dan pencatatan Kontrak Layanan (KL).
Proses Bisnis - Supplier Management
14 Membuat External Product
15
18
Membuat
External Product
Proses Bisnis -
5 S WHY
Setiap produk yang membutuhkan supplier / mitra, perlu
2
Asosiasi Supplier dengan Product
dilakukan pencatatan nama supplier, produk supplier,
Asosiasi Supplier pencatatan harga dari setiap project dan kontrak layanan dari
19 dengan Product setiap project.
T
Proses Bisnis -
24 Disasosiasi Supplier dengan Product
F
Disasosiasi Supplier
25 dengan Product WHEN
Setiap ada project yang terdapat proses kemitraan
Proses Bisnis - didalamnya.
28
A
Membuat Supplier Proposal
Membuat
29 Supplier Proposal
6
D R 34
35
Proses Bisnis
- Membuat Supplier Contract
Membuat
Supplier Contract
TELKOM INDONESIA | User Handbook Enterprise Business

WHO
Pada module ini pihak yang terlibat adalah:
Partnership Unit, Outbound Logistic dan Legal Team
User Handbook Enterprise Business | TELKOM INDONESIA 7

Proses Bisnis
SUPPLIER MANAGEMENT
01
MEMBUAT
SUPPLIER NAME
MEMBUAT
01 SUPPLIER NAME
1 8
02
MEMBUAT
Team
Role yang terlibat:
Partnership Outbound
Logistic
P T Dokumen yang dibutuhkan:

Dokumen PKS (Perjanjian
Kerja Sama) atau yang setara
E
03
EXTERNAL PRODUCT Setiap supplier yang belum terdaftar di NCX terlebih dahulu
dilakukan registrasi nama supplier-nya di Supplier Management.
ASOSIASI
SUPPLIER DENGAN Supplier yang telah memiliki dokumen Perjanjian Kerja Sama (PKS),
S
PRODUCT proses registrasi nama supplier dilakukan oleh Partnership Team dengan
mengupload dokumen PKS. Supplier yang tidak memiliki dokumen PKS
(penetapan / penunjukan langsung), proses registrasi nama supplier dilakukan
5
oleh Outbound Logistic dengan mengupload dokumen Berita Acara Klarifikasi dan
05 Negosiasi (BAKN).
MEMBUAT
2
SUPPLIER PROPOSAL Ketik pada web browser Anda link berikut ini untuk login pada aplikasi NCX:
http://smcrm.telkom.co.id/SupplierManagement/login , ketik User Name dan
Password Anda pada halaman login dibawah ini.
T
Login sebagai Partnership Team / Outbound Logistic pada aplikasi
1 Supplier Management untuk menambahkan supplier baru.
04
DISASOSIASI
SUPPLIER DENGAN
PRODUCT
A F 06
8
D R
KETERANGAN:
Partnership Team Outbound Logistic

Legal Team
MEMBUAT
SUPPLIER CONTRACT
1
8
2 Klik tab Supplier
Selanjutnya dilakukan upload dokumen PKS untuk mitra yang
telah berpartner dengan Telkom atau dokumen BAKN untuk
1
Klik button Add
3 New untuk mitra non-PKS
menambah
T
supplier baru.
Pilih tab Supplier
6 Document.
P
Klik Choose File
7 untuk upload
dokumen.
E
Pilih file yang akan
2 3 8 diupload.
S
9 Klik Upload
10
5
Klik Save
6 7 8 9 10
WHAT?
Mendaftarkan
Supplier Baru
WHY?
Setiap supplier yang tidak ada di
NCX, harus dilakukan registrasi
nama supplier berdasarkan
dokumen terkait.
T 2 HOW?
Persiapkan
dokumen PKS atau
yang setara, lalu
upload dengan Tab
Supplier Document.
Sistem secara otomatis melakukan pembuatan Supplier
Account di NCX.
5
Lengkapi data
supplier yang
dibutuhkan.
A F 11
Dokumen supplier
yang sudah
diupload akan
muncul pada
R
Klik Save.
Jika data pada daftar Supplier
kolom yang Documents dan
bertanda (*) akan otomatis
D
belum lengkap, tersinkronisasi
data Supplier dengan aplikasi
Information tidak NCX sebagai
dapat di Save. Vendor yang
active.
4 5 11
10 TELKOM INDONESIA | User Handbook Enterprise Business User Handbook Enterprise Business | TELKOM INDONESIA 11
12 Supplier akan
otomatis
tersinkronisasi
dengan aplikasi
1 8
T
NCX sebagai
Vendor.
12
EP
5 S
T 2
A F
12
D R
TELKOM INDONESIA | User Handbook Enterprise Business User Handbook Enterprise Business | TELKOM INDONESIA 13
Proses Bisnis
SUPPLIER MANAGEMENT
01
MEMBUAT
SUPPLIER NAME
MEMBUAT
02 EXTERNAL PRODUCT
1 8
02
MEMBUAT T
Role yang terlibat :
P
E
03
EXTERNAL PRODUCT
Pada proses ini dilakukan penambahan produk dari mitra-mitra yang terdaftar di
ASOSIASI
SUPPLIER DENGAN Supplier Management sesuai dengan dokumen.
S
PRODUCT
Ketik pada web browser Anda link berikut ini untuk login pada aplikasi NCX:
http://smcrm.telkom.co.id/SupplierManagement/login , lalu masukkan User Name
5
dan Password Anda pada halaman login dibawah ini.
05
MEMBUAT
2
SUPPLIER PROPOSAL
Login sebagai Partnership Unit / Outbound Logistic pada aplikasi Supplier
1 Management untuk menambahkan produk baru.
04
DISASOSIASI
F T
A
SUPPLIER DENGAN
PRODUCT
06
14
D R
KETERANGAN:

Legal Team
MEMBUAT
SUPPLIER CONTRACT

8
Sebelum melakukan langkah menambahkan produk baru dan
aktivasi produk, pastikan supplier sudah terdaftar pada aplikasi
dan sudah tersinkronisasi sebagai VENDOR di dalam aplikasi
1
NCX.
Klik tab
2 Product
3 Klik Add New

melakukan
penambahan
product
P T
2 3
SE
WHAT?
Menambahkan
Produk pada
Supplier
yang sudah
didaftarkan
WHY?
Melengkapi data produk-produk
apa saja yang dimiliki oleh Supplier
yang terkait.
2
HOW?
Melengkapi data
Produk yakni
Product Name,
Product Description
dan UOM, yang
5
T
bertanda (*) wajib
di isi.
F
4 Lengkapi data
produk (Product
Name, Product
A
Description, dan
UOM pada halaman
Create/Edit Product.
R
5 Klik Save
4 5
16
D Pada langkah ini persiapkan terlebih dulu data produk serta deskripsi
lengkapnya. Bagian yang bertanda (*) wajib dilengkapi untuk dapat
melanjutkan ke langkah berikutnya.
Proses Bisnis
SUPPLIER MANAGEMENT
01
MEMBUAT
SUPPLIER NAME
ASOSIASI
03 SUPPLIER DENGAN PRODUCT
1 8
02
MEMBUAT
Partnership Team
T
P Outbound Logistic
E
03
EXTERNAL PRODUCT
ASOSIASI Setelah melakukan registrasi nama supplier dan produk, langkah selanjutnya
SUPPLIER DENGAN adalah merelasikan antara nama supplier dengan produk yang telah dibuat dan
S
PRODUCT mengisi tarif dasar produk
05
5
http://smcrm.telkom.co.id/SupplierManagement/login , lalu masukkan User
Name dan Password Anda pada halaman login dibawah ini.
MEMBUAT
2
SUPPLIER PROPOSAL
Login sebagai Partnership Unit / Outbound Logistic pada aplikasi
1 Supplier Management untuk menambahkan produk baru.
04
DISASOSIASI
F T
A
SUPPLIER DENGAN
PRODUCT
06
18
D R
KETERANGAN:

Legal Team
MEMBUAT
SUPPLIER CONTRACT

Untuk merelasikan antara supplier dengan produk, terlebih dahulu

mencari nama supplier yang akan direlasikan.
6
1 8
Cari produk yang
akan di-associate
Klik tanda
untuk memilih
T
product terkait.
Klik tab Supplier,
2 Ketik nama supplier
pada kolom
P
Supplier Name
3 Klik Search
4 Nama supplier
akan muncul, lalu
klik icon Edit.
2 3 4
6
SE 7
2 5 Langkah selanjutnya melakukan input harga dasar dari produk

yang direlasikan. Jika produk yang diinput tidak memiliki referensi
harga dasar, maka yang diinput ke dalam sistem adalah angka ‘0’
(nol).
T
Proses merelasikan supplier dengan produk (associate product)
sesuai dengan dokumen PKS / dokumen BAKN (untuk supplier 8 Tambahkan
non-PKS). Product Base
F
Price.
Klik Associate 9 Periksa Status

5 product ACTIVE,
A
Product artinya product
sudah terasosiasi
dengan supplier.
20
D R 5

8 9

10 Klik Save
1 8
P T
10
Hingga pengembangan notifikasi email pada sistem selesai,
SE
5
Partnership Team/Outbound Logistic menginformasikan ‘Primary
Vendor Name (Supplier ID)’ dan ‘Vendor Part Number’ kepada
Product External team untuk pembuatan Product Modelling.
T 2
A F
22
D R
Proses Bisnis
SUPPLIER MANAGEMENT
01
MEMBUAT
SUPPLIER NAME
DISASOSIASI
04 SUPPLIER DENGAN PRODUCT
1 8
02
MEMBUAT
Partnership Team
T
P Outbound Logistic
E
03
EXTERNAL PRODUCT
Pada bagian ini, akan dijelaskan cara untuk memutuskan hubungan product dengan
ASOSIASI supplier tertentu atau disebut Product Manual Synchronization Disassociate oleh
SUPPLIER DENGAN Partnership Team. Jika Telkom dan mitra sudah tidak memiliki perjanjian kerjasama
S
PRODUCT
lagi, maka Partnership Team/Outbound Logistic melakukan Disassociate supplier
dengan product.
05
5
MEMBUAT http://smcrm.telkom.co.id/SupplierManagement/login , lalu masukkan User
2
SUPPLIER PROPOSAL Name dan Password Anda pada halaman login dibawah ini.
1 Login sebagai Partnership Team / Outbound Logistic.
04
DISASOSIASI
F T
A
SUPPLIER DENGAN
PRODUCT
06
24
D R
KETERANGAN:

Legal Team
MEMBUAT
SUPPLIER CONTRACT
1
8
Klik Yes, untuk
6 melanjutkan
Langkah awal setelah login, Partnership Team mencari nama
supplier yang produk nya akan di disosiasi, dengan klik icon Edit disasosiasi
1
pada supplier tersebut. produk.
Lalu klik
7
T
Save
Klik tab Supplier,
2 Ketik nama supplier
P
pada kolom
Supplier Name
E
3 Klik Search
6 7
Nama supplier
4
S
akan muncul, lalu
Hingga pengembangan notifikasi email pada sistem selesai,
klik icon Edit.
2 3 4 Partnership Team/Outbound Logistic dan Product External Team
berkoordinasi dengan Divisi IT untuk mengeluarkan produk dari
5
List Product Catalog NCX.
5
Pilih produk yang
akan di Disassociate,
klik tanda
Disassociate
produk.
untuk
T 2 8 Pada gambar
aplikasi NCX
berikut, dapat
dilihat pada tab
F
Product bahwa
product yang sudah
ter-disassociate
dari supplier yang
A
dimaksud, dengan
status INACTIVE.
R
5
8
26
D TELKOM INDONESIA | User Handbook Enterprise Business User Handbook Enterprise Business | TELKOM INDONESIA 27
Proses Bisnis
SUPPLIER MANAGEMENT
01
MEMBUAT
SUPPLIER NAME
MEMBUAT
05 SUPPLIER PROPOSAL
1 8
02
MEMBUAT
Role yang terlibat:
Outbound Logistic
P T Dokumen yang
dibutuhkan:
Dokumen BAKN atau
yang setara
E
03
EXTERNAL PRODUCT
Pada proses ini, tim Outbound Logistic mencatatkan harga final Telkom dengan
ASOSIASI supplier pada modul Supplier Management. Dokumen yang di-upload sebagai
SUPPLIER DENGAN dasar proses pencatatan supplier proposal adalah dokumen Berita Acara Klarifikasi
S
PRODUCT
& Negosiasi / dokumen setara.rManagement/login
05
MEMBUAT
2
SUPPLIER PROPOSAL
5
04
DISASOSIASI
F T Sebelum membuat Supplier Proposal, Outbound Logistic akan menerima

notifikasi email dari sistem yang terdiri dari Quote Number, Product
(nama internal product di NCX), Product Vendor (supplier), Customer
Account, Billing Account, Service Account dan Service Address (alamat
A
SUPPLIER DENGAN instalasi).
PRODUCT
06
R
Ketik pada web browser Anda link berikut ini untuk login sebagai Outbound
MEMBUAT Logistic ke aplikasi NCX:
SUPPLIER CONTRACT http://smcrm.telkom.co.id/SupplierManagement/login
28
D
KETERANGAN:

Legal Team

8
Login sebagai Outbound Logistic pada aplikasi Supplier Management Input data
1 4 lengkap pada
untuk membuat Supplier Proposal.
1
Supplier Proposal
khususnya yang
bertanda (*) agar
T
dapat melanjutkan
ke langkah
berikutnya.
E P
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam input data pada header adalah:
1. Title & Description; input nama project berdasarkan dokumen BAKN.
S
2. Currency; pada kolom currency pilih Rupiah.
3. Business Scheme; sesuai kesepakatan dengan Mitra.
4. Proposal valid until; isi dengan tanggal berlaku Penawaran Harga
5
Mitra.
T 2 5
Upload dokumen
BA Klarifikasi &
Negosiasi (BAKN)
/ dokumen setara
dengan cara klik
F
Choose File
Klik Tab Supplier
2 Proposal
3 Klik Add New
R A 5
Setelah data supplier proposal dilengkapi dan dokumen BAKN
D
2 3 atau yang setara sudah di upload, persiapkan produk yang
hendak di pilih untuk di input pada Proposal Supplier. Selanjutnya
menambahkan produk sesuai dengan notifikasi email.
6 Klik sub tab Lines

sehingga muncul
halaman Supplier
Proposal Lines.
Klik Add Lines.
1
Langkah selanjutnya adalah mengisi harga final antara Telkom
dengan supplier sesuai dengan dokumen BAKN atau yang setara.
8
7
8
Klik untuk
mencari produk
Cari nama
Produk dengan
P T 10
11
Lengkapi Unit
Price dari produk
yang di-upload.
Isi Quantity.
E
mengetik nama
produk pada
kolom Product Pilih Proposed
Name 12 Date sesuai
S
6 7 8
dokumen BAKN
atau yang setara.
2 5 10 11 12 13
13 Klik Save.
9 Klik untuk
memilih produk
yang hendak di
upload
F T
R A
32
D
9

Proses Bisnis
SUPPLIER MANAGEMENT
01
MEMBUAT
SUPPLIER NAME
MEMBUAT
06 SUPPLIER CONTRACT
1 8
02
MEMBUAT
Role yang terlibat:
Legal Team
P T Dokumen yang dibutuhkan:

Dokumen Kontrak Layanan /
Work Order / Surat Pesanan /
yang setara
E
03
EXTERNAL PRODUCT
Pada proses ini, tim Legal mencatatkan kontrak supplier pada modul Supplier
ASOSIASI Management. Dokumen yang diupload sebagai dasar proses pencatatan supplier
SUPPLIER DENGAN kontrak adalah dokumen Kontrak Layanan / SPK / WO / dokumen setara. Jika
S
PRODUCT
dokumen tersebut belum selesai dibuat, agar proses pembuatan order di NCX tidak
terhambat, maka dokumen yang di-upload untuk sementara waktu adalah dokumen
5
Penetapan Mitra Pelaksana. Selanjutnya dilakukan update dokumen Kontrak
05 Layanan / SPK / WO / dokumen setara setelah selesai dibuat.
MEMBUAT
2
SUPPLIER PROPOSAL
04
DISASOSIASI
F T
A
SUPPLIER DENGAN Sebelum membuat Supplier Kontrak, Legal Team akan menerima
PRODUCT notifikasi email dari sistem yang terdiri dari Agreement Number,
Agreement Name, Quote Number, Product (nama internal product di
NCX), Product Vendor (supplier), Customer Account, Service Account,
06
R
Billing Account dan Service Address (alamat instalasi)
MEMBUAT
SUPPLIER CONTRACT
34
D
KETERANGAN:

Legal Team

Ketik pada web browser Anda link berikut ini untuk login sebagai Legal Team
8
Klik tab Supplier
pada aplikasi : 5 Contract.
http://smcrm.telkom.co.id/SupplierManagement/login
1
Klik Add
1 Tampilan awal untuk login sebagai Legal Team pada aplikasi Supplier Man- 6 New untuk
agement. melengkapi
T
data-data
pada Contract
Information,
P
seperti gambar
selanjutnya.
E
5 6
5 S
2
Klik Supplier
1
T 2 Langkah selanjutnya adalah mengisi data Contract Information

sesuai dengan dokumen.
Input Data
F
Proposal 7 pada Contract
Information
Cari Quote # khususnya
3
A
berdasarkan pada kolom
notifikasi email yang bertanda
(*) agar dapat
Pilih tab Sup- melanjutkan
4
R
plier Proposal ke langkah
ID, kemudian berikutnya.
copy nomor
yang tertera
D
pada Supplier
Proposal ID
2 3 4 7
8
Legal Team juga harus memeriksa tab Lines, yakni Product Langkah selanjutnya adalah melakukan upload dokumen ke
Name, Unit Price dan Quantity harus sesuai dengan Dokumen dalam sistem.
1
Work Order / Surat Pesanan / Kontrak Layanan.
Periksa detil data

8
T
Upload berhasil
Product Name, 15 dan file Supplier
Unit Price dan Contract sudah
Quantity ada di dalam
P
sistem, terlihat
9 Lalu klik
pada tanggal
Save
Last Updated
E
yakni sesuai pada
tanggal saat file
ter-upload.
8 9
5 S 15
10
11
Klik Header
untuk upload
dokument
Klik Choose file
T 2 16
Update Status
Contract menjadi
Closed setelah
dokumen
pendukung telah
F
lengkap.
untuk upload
Pilih file yang

12 akan di upload
13
14
Klik Upload
R
Klik Save
A 16
D
10 11 12 13 14
Jika Status telah diubah menjadi “Closed”, maka Supplier
Contract tidak bisa dilakukan pengubahan data lagi (read only).

Draft EBIS NCX SOP Supplier Management 250918

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Draft EBIS NCX SOP Supplier Management 250918

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

E P

TELKOM INDONESIA | User Handbook Enterprise Business

User Handbook Enterprise Business | TELKOM INDONESIA 7

P T Dokumen yang dibutuhkan:

Partnership Team Outbound Logistic

TELKOM INDONESIA | User Handbook Enterprise Business

Partnership Team Outbound Logistic

TELKOM INDONESIA | User Handbook Enterprise Business

User Handbook Enterprise Business | TELKOM INDONESIA 15

3 Klik Add New

Partnership Team Outbound Logistic

TELKOM INDONESIA | User Handbook Enterprise Business

User Handbook Enterprise Business | TELKOM INDONESIA 19

Untuk merelasikan antara supplier dengan produk, terlebih dahulu

2 5 Langkah selanjutnya melakukan input harga dasar dari produk

Klik Associate 9 Periksa Status

TELKOM INDONESIA | User Handbook Enterprise Business

User Handbook Enterprise Business | TELKOM INDONESIA 21

Hingga pengembangan notifikasi email pada sistem selesai,

1 Login sebagai Partnership Team / Outbound Logistic.

Partnership Team Outbound Logistic

TELKOM INDONESIA | User Handbook Enterprise Business

F T Sebelum membuat Supplier Proposal, Outbound Logistic akan menerima

Partnership Team Outbound Logistic

TELKOM INDONESIA | User Handbook Enterprise Business

User Handbook Enterprise Business | TELKOM INDONESIA 29

3 Klik Add New

Setelah data supplier proposal dilengkapi dan dokumen BAKN

6 Klik sub tab Lines

User Handbook Enterprise Business | TELKOM INDONESIA 33

P T Dokumen yang dibutuhkan:

Partnership Team Outbound Logistic

TELKOM INDONESIA | User Handbook Enterprise Business

User Handbook Enterprise Business | TELKOM INDONESIA 35

T 2 Langkah selanjutnya adalah mengisi data Contract Information

Periksa detil data

Pilih file yang

Anda mungkin juga menyukai