PROSEDUR No.

Dokumen : CK-PR-PLT-03-(2)
Tanggal Efektif : 31-07-2023
SCHEDULING & WORK ORDER Revisi : 02
Hal : 1 dari 13

DAFTAR ISI

1. TUJUAN
2. RUANG LINGKUP
3. DAFTAR ISTILAH
4. DIAGRAM ALIR
5. KETENTUAN
6. REFERENSI

Pengesahan :

Disiapkan Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

Irsan Togar Tamba Wimar Adi Wismono Yul F Rusli Andi Mangkona
Div Head Maintenance Group Head Equipment Chief Asset Management Management
Strategy & Dev Management & Supply Chain Representative

Riwayat Revisi :
No
Tanggal Revisi Penjelasan Revisi Diajukan Oleh Diesetujui Oleh
Revisi
1. Penambahan aspek K3LH pada
kategori P1 (High Priority)
Irsan Togar
2. Pemisahan proses Scheduled dengan Wimar Adi
01 18-08-2021 Tamba,
Unscheduled Wismono
Mulyono I. G
3. Melengkapi Tata Kelola W/Order di
SAP
1. Perubahan Flow Proses dan RACI
Matrix
Irsan Togar
02 31-07-2023 2. Perubahan dari Prosedur PLT-03 Riyo Pujo P
Tamba
Pelaksanaan Perawatan dan Perbaikan
menjadi Scheduling dan Work Order
 PROSEDUR No. Dokumen : CK-PR-PLT-03-(2)
Tanggal Efektif : 31-07-2023
SCHEDULING & WORK ORDER Revisi : 02
Hal : 2 dari 13

1. TUJUAN
1.1. Untuk memberikan panduan pelaksanan perencanaan perawatan dan perbaikan Asset Equipment dimulai
dari Monthly Plan dan Weekly Plan
1.2. Untuk memberikan panduan pelaksanaaan aktivitas tidak terencana
1.3. Untuk memberikan panduan tata kelola Work Order dalam pencatatan aktivitas yang ditimbulkan oleh
kegiatan perawatan dan perbaikan Asset Equipment di PT. Cipta Kridatama.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup serangkaian proses beserta ketentuannya dalam melakukan perawatan dan perbaikan
Asset Equipment di PT. Cipta Kridatama mulai dari pembuatan Monthly Plan, Weekly plan, pembukaan Work
Order, Proses pengadaan Spare Parts / Material, pengembalian Spare Part bekas dan pengembalian Spare Part
yang tidak terpakai, update status Asset Equipment breakdown, release Asset Equipment dan penutupan Work
Order (WO).

3. DAFTAR ISTILAH
3.1. RM Budget Tahunan adalah anggaran biaya perawatan dan perbaikan Asset Equipment dalam satu tahun
yang telah ditetapkan dan disetujui oleh Management
3.2. RM Budget Reforecast adalah pembaruan RM Budget Tahunan pada saat bulan berjalan (juga berlaku ad
hoc) yang disesuaikan dengan kebutuhan Management
3.3. 3MRP (3 Months Rolling Plan), adalah Rencana perawatan dan perbaikan yang bergulir secara terus-
menerus, dimana datanya diambil dari Arsip RM Budget Tahunan. 3MRP akan menghasilkan beberapa
Forecast seperti Major Component Forecast, GET Forecast, UCR Forecast, Tyre Forecast
3.4. Maintenance Plan adalah task list yang sudah ditentukan atau didaftarkan untuk suatu equipment
3.5. Task List adalah adalah susunan rencana pekerjaan perawatan setiap model equipment yang akan dilakukan
sesuai periode yang ditentukan
3.6. Action Taken adalah Aktivitas penyehatan Asset Equipment berdasarkan rekomendasi dari data Equipment
Health
3.7. Inspection Program adalah Program Inspeksi rutin Asset Equipment
3.8. Monthly Plan adalah Rencana perawatan dan perbaikan unit Asset Equipment untuk satu bulan terdekat
3.9. Weekly Plan adalah Rencana perawatan dan perbaikan Asset Equipment untuk satu minggu terdekat
3.10. DBPR (Daily Breakdown and Planning Report) adalah laporan harian pencatatan aktivitas Breakdown dan
Planning hingga dua hari kedepan untuk Asset Equipment dalam masa perawatan dan perbaikan di
Workshop atau Field oleh Plant Project
3.11. Backlog adalah pekerjaan perbaikan yang dapat ditunda pelaksanaannya dari hasil kegiatan pengecekan
dan pendataan temuan kerusakan pada Asset Equipment untuk mengurangi banyaknya Event UnPlan.
3.12. Event Plan adalah kondisi Asset Equipment breakdown terencana untuk aktivitas perawatan dan perbaikan
yang sudah masuk di dalam Monthly Maintenance Plan
3.13. Event UnPlan adalah kondisi perbaikan Asset Equipment tidak terencana untuk aktivitas perawatan dan
perbaikan di luar Monthly Maintenance Plan
 PROSEDUR No. Dokumen : CK-PR-PLT-03-(2)
Tanggal Efektif : 31-07-2023
SCHEDULING & WORK ORDER Revisi : 02
Hal : 3 dari 13

3.14. Event Schedule adalah kondisi Asset Equipment breakdown terencana untuk aktivitas perawatan dan
perbaikan yang sudah masuk di dalam Weekly Maintenance Plan.
3.15. Event Unschedule adalah kondisi perbaikan Asset Equipment tidak terencana untuk aktivitas perawatan
dan perbaikan di luar Weekly Maintenance Plan.
3.16. Troubleshooting adalah proses identifikasi sumber penyebab kerusakan Asset Equipment
3.17. Forecast Component / Spare Part adalah perkiraan dan analisa kebutuhan component atau Spare Part
dalam kurun waktu tertentu.
3.18. Planned Component Replacement (PCR) adalah penggantian komponen terencana yang terdapat di Tasklist
3.19. Work Order adalah perintah kerja untuk aktivitas perawatan dan perbaikan Asset Equipment
3.20. Part Requisition Slip (PRS) adalah dokumen permintaan Spare Part atau material yang dibutuhkan untuk
perawatan dan perbaikan Asset Equipment.
3.21. Store Slip adalah dokumen bukti serah terima barang dari SCM kepada penerima
3.22. Return Slip adalah dokumen bukti pengembalian sparepart yang tidak terpakai pada saat perawatan dan
perbaikan Asset Equipment dari Plant ke SCM.
3.23. Service Meter Unit (SMU) adalah jumlah jam beroperasi suatu Asset Equipment dalam satuan jam
3.24. WO Aging adalah umur sebuah Work Order dalam satuan hari, dihitung dari waktu pada saat WO dibuat
sampai WO di TeCo.
3.25. WO Aging OTIF adalah umur sebuah Work Order dalam satuan hari, dihitung dari waktu pada saat WO OTIF
dibuat sampai WO di TeCo.
3.26. TECO (Technically Complete) adalah proses administrasi closing work order di SAP
3.27. OTIF Date adalah tanggal pemenuhan permintaan suku cadang (Spare part)
3.28. Estimate Cost adalah perkiraan biaya pada sebuah event di Work Order
3.29. Actual Cost adalah aktual biaya pada sebuah event di Work Order
3.30. MAT adalah maintenance activity type di SAP
3.31. Standard Down Time Hours adalah waktu normal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah event di
Work Order dalam satuan Jam.
3.32. Actual Down Time Hours adalah aktual waktu yang digunakan untuk menyelesaikan sebuah event di Work
Order dalam satuan Jam.
3.33. Physical Availability adalah ketersediaan alat dengan memperhitungkan waktu yang hilang disebabkan oleh
pekerjaan perbaikan dan perawatan unit
3.34. Mean Time To Repair (MTTR) adalah waktu rata-rata untuk waktu pengecekan atau perbaikan saat unit
tersebut diperiksa sampai unit tersebut dapat digunakan atau dioperasikan kembali
3.35. Mean Time Between Stoppage (MTBS) rata-rata kemampuan alat untuk beroperasi dalam jangka waktu
tertentu tanpa berhenti untuk melakukan perawatan ataupun perbaikan.
3.36. Quick Repair adalah perbaikan yang dapat dilakukan secara cepat diarea manapun berdasarakan laporan
kerusakan dari operator/pengawas dan hasil Pelaksanaan Pemeriksaan Harian (P2H).
 PROSEDUR No. Dokumen : CK-PR-PLT-03-(2)
Tanggal Efektif : 31-07-2023
SCHEDULING & WORK ORDER Revisi : 02
Hal : 4 dari 13

4. DIAGRAM ALIR
A. SCHEDULING WORK ORDER

Scheduled Maintenance

Maintenance Planning &

Scheduler SCM
Scheduling

Mulai

Pembuatan
Maintenance Plan
WO

Penyusunan Monthly
Plan
- Backlog Job
- Action Taken
- Labour External
- Consumable
B - Lembar
Persetujuan

Penyusunan Weekly / Pengadaan

Two Days Plan Barang dan Jasa

A
 PROSEDUR No. Dokumen : CK-PR-PLT-03-(2)
Tanggal Efektif : 31-07-2023
SCHEDULING & WORK ORDER Revisi : 02
Hal : 5 dari 13

B. UNSCHEDULE WORK ORDER

Unscheduled Workorder

Dispatch Plant Lead of Plant Scheduler Technician SCM

Mulai

Laporan Kerusakan Quick Repair Yes Perbaikan Unit

No Selesai

Kategori P1 ? No Backlog Job B

Yes

Pembuatan Pengadaan
Event Unplan
Work Order Barang dan Jasa

- PRS
- Panduan WO

A
 PROSEDUR No. Dokumen : CK-PR-PLT-03-(2)
Tanggal Efektif : 31-07-2023
SCHEDULING & WORK ORDER Revisi : 02
Hal : 6 dari 13

C. Work Order Perawatan dan Perbaikan

Work Order Perawatan & Perbaikan

Technician Scheduler

Persiapan Dokumen
Pengambilan Part
Work Order

Pelaksanaan Part Return dan

Pekerjaan sesuai Penutupan Work
Work Order Order

Pelaporan dan
Evaluasi

Selesai
 PROSEDUR No. Dokumen : CK-PR-PLT-03-(2)
Tanggal Efektif : 31-07-2023
SCHEDULING & WORK ORDER Revisi : 02
Hal : 7 dari 13

5. RACI MATRIKS
A. SCHEDULING WORK ORDER

Deputy Div/ Dept Head

Maintenance Planning
Maintenance Strategy

Cost Control Plant

Equipment Health

Warehouse (Site)
Asset Reliability

Dept Head SCM

& Scheduling

Scheduler
Plant
No Proses

1 Maintenance Plan C C A R C I I

2 Pembuatan Work Order A R C, I C I

3 Monthly Maintenance Plan C, I C A C R C C, I I I

Penyusunan Weekly/Two
4 C, I C A C R C C, I I I
Days Plan
5 Pengadaan Barang dan Jasa I I C, I C, I A R

B. UNSCHEDULE WORK ORDER

Section Head Plant

Equipment Health

Cost Control Plant

Deputy Div/ Dept

Warehouse (Site)
Dept Head SCM
Lead of Plant /
Head Plant

Dispatcher

Technician
Scheduler

No Proses

1 Laporan Kerusakan A C, I C, I R C, I

2 Perbaikan Unit A, C R C, I

2 Event Unplan A R C, I C, I

3 Backlog Job A C R C C

4 Pembuatan Work Order A R C C I

5 Pengadaan Barang dan Jasa C, I C, I A R

 PROSEDUR No. Dokumen : CK-PR-PLT-03-(2)
Tanggal Efektif : 31-07-2023
SCHEDULING & WORK ORDER Revisi : 02
Hal : 8 dari 13

C. WORK ORDER PERAWATAN & PERBAIKAN

Section Head Plant

Equipment Health

Cost Control Plant

Deputy Div/ Dept

Warehouse (Site)
Dept Head SCM
Lead of Plant /
Head Plant

Technician

Scheduler
No Proses

Persiapan Dokumen Work

1 A R C C I
Order
2 Pengambilan Part A, C R C, I C, I R
Pelaksanaan Pekerjaan Sesuai
3 A, C R C, I C, I
WO
Part Return dan Penutupan
4 A C R C C
Work Order
5 Pelaporan dan Evaluasi A R C C I
 PROSEDUR No. Dokumen : CK-PR-PLT-03-(2)
Tanggal Efektif : 31-07-2023
SCHEDULING & WORK ORDER Revisi : 02
Hal : 9 dari 13

6. KETENTUAN
A. SCHEDULING WORK ORDER
1. Maintenance Plan
1.1. Maintenance Planning & Scheduling membuat maintenance plan dengan berdasarkan pada sumber
data berikut :
1.1.1. RM Budget tahunan
1.1.2. 3MRP dan/atau 6MRP bulan sebelumnya
1.2. Tujuan pembuatan Maintenance Plan yang akan dikomunikasikan ke SCM sebagai berikut :
1.2.1. Kebutuhan Component untuk rencana PCR
1.2.2. Kebutuhan Undercarriage
1.2.3. Kebutuhan Tyre
1.2.4. Kebutuhan Consumable
1.3. Pengelolaan Component mengacu ke Prosedur CK-PR-PLT-11 Pengelolaan Komponen

2. Pembuatan Work Order

2.1. Scheduler membuat Work Order dengan ketentuan sebagi berikut:
2.1.1. Semua aktivitas terkait perawatan dan perbaikan Asset Equipment (baik yang membutuhkan
atau tidak Spare Part/Component)
2.1.2. Semua aktivitas Technician (termasuk didalamnya : Housekeeping, training, dan sebagainya)
2.1.3. Job Eksternal
2.1.4. Mengikuti Pedoman Tata kelola Work Order (Panduan SAP), CK-PD-PLT-03-03 sampai dengan
CK-PD-PLT-03-10.
2.1.5. Maintenance Plan yang direncanakan masuk ke Monthly Maintenance Plan akan dibuatkan
Work Order oleh Scheduler.
2.1.6. Pembuatan Part Requisition Slip (PRS) dari temuan Inspeksi diajukan oleh Senior Technician
yang telah disetujui oleh Pengawas Technician kemudian diserahkan ke Equipment Health
untuk divalidasi, dicatat dan diproses sebagai Backlog dan diteruskan ke Scheduler untuk
pembuatan Work Order.

3. Monthly Maintenance Plan

3.1. Ketentuan pembuatan Monthly Maintenance Plan
3.1.1. Memiliki nomor Work Order referensi
3.1.2. Component / Backlog Spare Part sudah tersedia di Project pada saat Job dieksekusi
3.1.3. Biaya yang ditimbulkan oleh setiap Work Order berpedoman pada RM Budget Tahunan
dan/atau RM Budget Reforecast terakhir.
3.1.4. Down time yang ditimbulkan setiap Event sudah memenuhi Target PA yang ditetapkan
3.1.5. Monthly Maintenance Plan menggunakan Form CK-FM-PLT-02-01 dan CK-FM-PLT-02-02 untuk
proses persetujuan.
3.2. Pengajuan Monthly Maintenance Plan, proses approval dan kontrol sebagai berikut:
3.2.1. Monthly Maintenance Plan yang sudah disetujui Project Manager, diajukan oleh scheduler.
 PROSEDUR No. Dokumen : CK-PR-PLT-03-(2)
Tanggal Efektif : 31-07-2023
SCHEDULING & WORK ORDER Revisi : 02
Hal : 10 dari 13

3.2.2. Maintenance Planning & Scheduling memvalidasi nilai dan menyesuaikan dengan RM Budget
Tahunan dan/atau RM Budget Reforecast terakhir.
3.2.3. Rencana yang tercantum di Monthly Maintenance Plan dan telah disetujui sebagai tolak ukur
untuk pelaksanaan (aktivitas dan biaya) perawatan dan perbaikan oleh Plant Project.
3.2.4. Daily monitoring pelaksanan perawatan dan perbaikan (aktivitas dan biaya) dilakukan oleh
Scheduler dan Cost Control di Project.

4. Penyusunan Weekly/Two Days Plan

Penyusunan Weekly berdasarkan turunan dari Monthly Maintenance Plan dengan mempertimbangkan
backlog yang muncul dan diprediksi akan dikerjakan pada rencana perawatan dan perbaikan baik weekly
maupun two days plan.

5. Pengadaan Barang dan Jasa

Proses Pengadaan Barang dan Jasa, mengikuti CK-PR-SCM-01 Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa.
 PROSEDUR No. Dokumen : CK-PR-PLT-03-(2)
Tanggal Efektif : 31-07-2023
SCHEDULING & WORK ORDER Revisi : 02
Hal : 11 dari 13

B. UNSCHEDULE WORK ORDER

1. Laporan Kerusakan
1.1. Laporan kerusakan dari Operator atau Pengawas Lapangan
1.2. Laporan kerusakan dari P2H Operator

2. Perbaikan Unit
Technician melakukan perbaikan unit yang termasuk dalam kategori Quick Repair dengan tetap
mencantumkan Work Order.

3. Event Unplan (Perbaikan Tidak Terencana)

3.1. Perbaikan tidak terencana (Event Unplan) dilakukan berdasarkan kondisi berikut :
3.1.1. Quick Repair
3.1.2. Pada saat inspeksi ditemukan masalah dengan kategori P1 (High Priority) yang mengharuskan
Asset Equipment diperbaiki
3.1.3. Penentuan kategori skala prioritas hasil identifikasi kerusakan dini dan aspek K3LH sebagai
berikut :
Prioritas Masalah Rekomendasi
P1 • Terkait issue safety pada system • Issue safety system Asset
High Asset Equipment : level 3 Equipment :
Priority warning, steering system, brake alat / Asset Equipment harus
system, lighting, seat belt, horn, ditetapkan down atau tidak
radio communication boleh beroperasi dan perlu
• Terkait isu keselamtan dilakukan pengecekan serta
operational pertambangan : perbaikan seketika.
Asset Equipment yang breakdown
di area aktif atau non aktif yang • Issue keselamatan operational
memiliki potensi bahaya dan pertambangan :
resiko tinggi. alat / Asset Equipment harus
• Kerusakan serius pada Asset seketika diperbaiki atau di
Equipment : pindahkan keluar dari area yang
rating 4 ke atas pada magnetic memiliki potensi bahaya dan
plug, hasil inspeksi filter cutting resiko tinggi
and screen, X rating pada hasil
SOS, masalah induction system
(dirt entry), suara tidak normal
pada komponen, kebocoran yang
berpotensi merusak kompenen
lain, performance Asset
Equipment tidak sesuai ekspetasi,
ban rusak atau kempes.
• A/C tidak berfungsi
P2 Level 1 dan 2 warning : kebocoran Problem tersebut dapat dimasukkan
medium dan keretakan kecil yang tidak terkait kedalam Backlog Job.
 PROSEDUR No. Dokumen : CK-PR-PLT-03-(2)
Tanggal Efektif : 31-07-2023
SCHEDULING & WORK ORDER Revisi : 02
Hal : 12 dari 13

Prioritas Masalah Rekomendasi

Priority dengan issue safety dan berdampak
pada komponen lain, engine fuel
dilution, worn out component,
rubbing hoses, glasses cracked,
pekerjaan terkait Product
Improvement (PI) atau Product
Support (PS) dan issue terkait
pekerjaan PM
P3 Tren peningkatan keausan Problem tersebut dimasukkan ke
low komponen, kebocoran komponen, dalam 3MRP/6MRP atau dapat
Priority umur komponen. dikerjakan pada kesempatan waktu
tertentu.

3.1.4. Operation menyatakan Asset Equipment breakdown dan tidak bisa dioperasikan
3.2. Aktivitas Quick Repair dilakukan jika Asset Equipment perlu untuk diperbaiki dengan lama pekerjaan
kurang dari 15 menit dan bukan termasuk dalam Event Unplan.

4. Backlog Job
4.1. Hasil identifikasi kerusakan dini dengan kategori P2/P3 dimasukan kedalam Backlog Job
4.2. Hasil dari equipment health issue merupakan bagian dari Backlog Job
4.3. Backlog Job diverifikasi oleh Pengawas Technician dan Equipment Health serta diteruskan kepada ke
Scheduler yang akan direncanakan untuk dieksekusi.

5. Pembuatan UnPlan Work Order

5.1. Ketentuan Pembuatan UnPlan Work Order sebagai berikut:
5.1.1. Semua aktivitas perbaikan tidak terencana
5.1.2. Dari temuan Inspeksi dengan category P1 (High Priority)
5.1.3. Equipment Health melakukan pengecekan ulang untuk setiap event perbaikan tidak terencana
dengan membandingkan dengan database Backlog untuk memastikan apakah Repeat Failure
atau Repeat Order Spare Part
5.1.4. Mengikuti Pedoman Tata kelola Work Order (Panduan SAP), CK-PD-03-03 sampai dengan CK-
PD-03-10.
5.1.5. Pembuatan Part Requisition Slip (PRS) yang diajukan oleh Senior Technician harus disetujui oleh
Pengawas Technician dan tervalidasi oleh Equipment Health lalu diteruskan ke Scheduler

6. Pengadaan Barang dan Jasa

Proses Pengadaan Barang dan Jasa, mengikuti Prosedur CK-PR-SCM-01 Pengadaan Barang dan Jasa.
 PROSEDUR No. Dokumen : CK-PR-PLT-03-(2)
Tanggal Efektif : 31-07-2023
SCHEDULING & WORK ORDER Revisi : 02
Hal : 13 dari 13

C. WORK ORDER PERAWATAN DAN PERBAIKAN

1. Persiapan Dokumen Work Order
Persiapan dokumen dilakukan oleh scheduler sebelum proses perawatan dan perbaikan dilakukan dan
diberikan kepada Lead of plant dengan menggunakan CK-FM-PLT-03-07 Dokumen Cek
2. Pengambilan Part
Pengambilan part lebih lanjut mengacu pada CK-PR-PLT-05 Pelaksanaan Perawatan dan Perbaikan
3. Pelaksanaan Pekerjaan sesuai Work Order
Pelaksanaan Pekerjaan sesuai Work Order lebih lanjut mengacu pada CK-PR-PLT-05 Pelaksanaan Perawatan
dan Perbaikan
4. Part Return dan Penutupan Work Order
Proses return dan penutupan Work Order lebih lanjut mengacu pada CK-PR-PLT-05 Pelaksanaan Perawatan
dan Perbaikan.
5. Pelaporan dan Evaluasi
Pelaporan dan evaluasi dilakukan oleh scheduler dengan fokus terkait rencana yang telah dibuat
dibandingkan dengan aktual pelaksanaan dengan tujuan mengukur efektifitasan rencana.

7. REFERENSI
7.1. ISO 9001 : 2015 Klausul 8.1 Tentang Perencanaan dan Pengendalian Operasional
7.2. ISO 14001 : 2015 Klausul 8.1 Tentang Perencanaan dan Pengendalian Operasional
7.3. ISO 45001 : 2018 Klausul 8.1 Tentang Perencanaan dan Pengendalian Operasional