EM OPERASIONAL PROSEDUR ( S O P )

KOPERASI PETANI TEBU RAKYAT MITRA ROSAN

BADAN HUKUM NO.02/BH/402.104/II/ 2004 TGL,19 Februari 2004
Jln. Kalasan No.04 Kelurahan Patihan Kec.Manguharjo Kota Madiun

KATA PENGANTAR

Atas kebesaran dan segala berkat-NYA sehingga kami dapat menyempurnakan system
pelaksanaan Operasional KPTR MITRA ROSAN yang kami namakan sebagai Sistem
Operasional Prosedur ( SOP ), system ini merupakan tatanan cara kerja Koperasi setiap
hari untuk menghindari ketimpangtindihan kebijakan serta memperlancar pelaksanaan
operasional Koperasi.

Sistem ini mencakup bidang pekerjaan masing – masing uraian fungsi dan tugas mulai
dari hak dan kewajiban anggota koperasi dalam penentu kebijakan yang diputuskan
dalam Rapat Anggota, tugas dan wewenang dari Pengurus , Manager Utama
( Pengelola ),Manager Operasional, Manager Unit ( Kepala Cabang ),Petugas Kredit
Account Officer ( AO ),Costumer Service ( CS ), Pembukuan , petugas simpanan
( Tabungan dan Deposito ) sampai petugas Office Boy ( OB ).

Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih banyak yang mestinya dikembangkan dalam
system ini , namun karena keterbatasan kondisi usaha dan organisasi maka dianggap
cukup untuk dilaksanakan.Tidak menutup kemungkinan system ini akan segera
berkembang dan akan mengalami perubahan.Semoga system ini dapat bermanfaat dan
apabila ada perubahan akan disesuaikan kembali mengikuti perkembangan yang ada.

Kota Madiun,20 Januari 2022

Disusun Oleh
KPTR MITRA ROSAN
SISTEM OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP )

KPTR MITRA ROSAN

RAPAT ANGGOTA

1. Rapat anggota terdiri dari rapat anggota tahunan yakni rapat yang diadakan secara rutin oleh
anggota minimal setiap 1 ( satu ) tahun buku yang dikenal dengan Rapat Anggota Tahunan
( RAT ) satu tahun buku dimulai dari bulan Januari sampai bulan Maret . Ada Rapat Anggota Luar
Biasa ( RA-LB ) yakni rapat yang sifatnya mendadak yang mengharuskan adanya keputusan
yang segera dengan wewenangnya ada pada rapat anggota.
2. Rapat anggota merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam KPTR MITRA ROSAN yang
diatur dalam Anggaran Dasar Koperasi dengan menetapkan hal – hal sbb:

1. Anggaran Dasar,Anggaran Rumah Tangga, Peraturan Khusus.

2. Kebijakan umum koperasi yakni semua keputusan rapat yang berhubungan dengan organisasi
koperasi, manjemen kelembagaan dan operasional usaha koperasi dapat dimandatkan ke
Pengurus kemudian dilimpahkan ke Pengelola( Karyawan ) sebagai acuan pelaksanaan
Karyawan, kemudian Pengurus dibantu Karyawan mengadakan pertanggungjawaban
disampaikan kepada anggota melalui rapat anggota.
3. Pengurus dan Badan Pengawas dipilih dan diberhentikan melalui rapat anggota dapat dibuktikan
dengan Berita Acara dan Surat Keputusan Rapat Anggota,dengan tata cara pelaksanaanya wajib
mengacu kepada Angaran Dasar.
4. Pembagian SHU, Penggabungan organisasi kopersi ( Merger ), Peleburan atau Akuisisi
koperasi , pembagian asset serta pembubaran kopersi wajib mendapat persetujuan rapat
anggota.

PENGURUS

1. Pengurus Koperasi terdiri dari Ketua, Sekretaris dan Bendahara. Pengurus dapat bekerjasama
dengan baik guna memajukan koperasi dan memimpin koperasi serta mampu menjalankan tugas
dan kewajibannya masing - masing sebagai Pengurus.
2. Pengurus melakukan perbuatan hukum untuk dan atas nama koperasi serta mewakili koperasi
dihadapan dan diluar Pengadilan.
3. Pengurus dapat mengangkat pengelola yang disebut Karyawan kemudian memberikan kuasa ,
pelimpahan wewenang kepada Karyawan ( pengelola koperasi ) dalam hal operasional usaha
koperasi antara lain pemberian pinjaman kepada anggota dan calon anggota , surat menyurat
kepada intansi lain, pengelola dapat mewakili koperasi dalam rapat / pertemuan di lembaga lain
yang menyangkut operasional usaha koperasi.
4. Pengurus mengetahui dan menandatangani buku daftar anggota , buku anggota, permohonan
menjadi anggota dan pemberhentian menjadi anggota yang telah disiapkan oleh Karyawan.
5. Pengurus mengetahui perkembangan/ kondisi keuangan koperasi setiap saat melalui laporan
Karyawan atau melihat secara langsung kebagian – bagian operasional koperasi antara lain
bagian Kas, Bank, Pembukuan , bagian Kredit , bagian Simpanan Tabungan dan Deposito.
6. Pengurus membuat Rencana Kerja Koperasi setiap tahun dibantu oleh Karyawan yang disahkan
oleh Rapat Anggota.
7. Pengurus membuat Laporan Pertanggungjawaban keuangan setiap tahun dibantu oleh
Karyawan dilaporkan dihadapan Rapat Anggota.
8. Bertanggungjawab terhadap maju mundurnya Koperasi.
9. Pengurus selalu berpedoman pada Anggaran Dasar , Anggaran Rumah Tangga dan Peraturan
Khusus Koperasi.
10. Semua gerak dan kebijakan Pengurus wajib dituangkan dalam keputusan tertulis yakni berupa
Berita Acara,Surat Keputusan, Surat Edaran, Surat Kuasa, Surat Pernyataan, Surat Keterangan
dll.
PENASEHAT

1. Berkewajiban membina Koperasi setiap saat dan memberikan pertimbangan yang mendasar
tentang perkembangan koperasi baik diminta oleh anggota , Pengurus ,Badan Pengawas dan
Pengelola maupun atas inisiatif dari Penasehat sendiri.
2. Memantau jalannya koperasi dari perkembangan organisasi kelembagaan, keuangan dan usaha
koperasi.
3. Menjaga nama baik koperasi di masyarakat, pemerintah dan utamanya lingkungan yang terdekat
yaitu anggota koperasi.
4. Pengawas wajib hadir dalam rapat anggota atau dalam rapat pengurus serta bila diperlukan
dapat menghadiri pertemuan diluar koperasi untuk mewakili koperasi.

KARYAWAN

1. Karyawan adalah ditugaskan dan diberikan wewenang oleh Pengurus sebagai Pengelola
Koperasi.
2. Mewakili atas nama Koperasi dalam hubungan operasional Koperasi sesuai dengan pelimpahan
wewenang Pengurus sebagai Pengelola Koperasi.
3. Karyawan bertanggungjawab kepada Pengurus maju mundurnya Koperasi.
4. Memutuskan pinjaman yang diberikan ke anggota dan calon anggota atas analisa pinjaman atau
diusulkan oleh Manager Kredit atau Account Officer ( AO ).
5. Karyawan dalam memutus pinjaman tetap bersifat hati – hati ,dan sewaktu – waktu apabila
dipandang perlu meminta pertimbangan kepada Pengurus untuk layak dan tidaknya atas
pinjaman tersebut.
6. Menata administrasi pinjaman dengan baik melalui laporan laporan bagian kredit dengan
mengusahakan meminimalkan kredit bermasalah.
7. Menata pembukuan dengan baik serta layak sesuai pembukuan Koperasi baik standart
pembukuan manual maupun system komputerisasi atau sesuai dengan perkembangan system
Informasi Tehnologi ( IT ).
8. Bertanggungjawab dengan document penting Koperasi melalui laporan bagian – bagian pegawai
antara lain penyimpanan uang tunai, uang Bank, daftar pinjaman, daftar simpanan, laporan
keuangan, jaminan peminjam, serta surat – surat penting lainnya ditempatkan pada tempat yang
aman dalam ruangan kasanah dengan brankas yang cukup terjamin keamanannya dengan
system kerahasian membawa kunci masing – masing yang diberikan tanggungjawab.
9. Atas persetujuan Pengurus mengangkat, memberhentikan, memutasikan, memberikan
pembinaan serta mengusulkan kenaikan / penundaan gaji / upah karyawan.
10. Menjaga nama baik koperasi di masyarakat, pemerintah dan utamanya lingkungan yang terdekat
yaitu anggota koperasi.

KARYAWAN OPERASIONAL

1. Karyawan Operasional bertanggungjawab mengatur, mengawasi serta melaporkan baik lisan

maupun tulisan kepada Pengurus atas segala yang berhubungan dengan Operasional Koperasi.
2. Wajib Melakukan koordinasi dengan Pengurus dalam hal Operasional Koperasi.
3. Dapat mewakili Pengurus dalam hubungan pelaksanaan kegiatan Koperasi baik ke luar atau
intern Koperasi.
4. Memvalidasi dukumen keuangan baik belanja koperasi atau pendapatan Koperasi sehari – hari.
5. Memutuskan kredit atas pengajuan dari bagian kredit , kemudian disampaikan kepada Pengurus.
6. Menata pembukuan Koperasi sesuai standart yang berlaku, kemudian bertanggungjawab tentang
laporan keuangan kepada Pengurus.
7. Mengusulkan tentang pengangkatan / honor/ gaji / upah pegawai kepada Pengurus.
8. Bertanggungjawab tentang dokumen - dokumen penting yang tersimpan pada tempat yang
aman serta system kerahasiaan Koperasi.
9. Menjaga nama baik koperasi melalui anggota dan masyarakat dan wajib bertingkah laku jujur,
loyalitas, kreaktif, taat dangan peraturan dan tata tertib yang ada.
PEMBUKU.

1. Memperifikasi kwitansi penerimaan, pengeluaran dan pemindahbukuan yang terjadi setiap hari
kemudian dibukukan dalam laporan keuangan harian untuk menerbitkan Neraca dan SHU.
2. Bertanggungjawab keamanan kwitansi/bukti lainnya yang berhubungan dengan pembukuan
keuangan koperasi mulai dari penyimpanan, kerahasiaan, kelengkapan data, keabsahan data.
3. Membuat laporan bulanan di tunjukan kepada Dinas Koperasi dan UMKM, Pengurus, Badan
Pengawas atau Pihak lainnya yang diperlukan.
4. Mengarsipkan data-data keuangan baik berupa laporan tertulis, dalam bentuk flesdis maupun
data dalam computer(ardis).
5. Mengagendakan arsip surat masuk , surat keluar, surat keputusan Menejer dan dokumen penting
lainya.
6. Menjaga dokumen-dokumen yang berhubungan dengan bagian pekerjaan.
7. Membantu Pengurus diminta maupun tidak diminta dalam informasi pengembangan koperasi.
8. Menjaga nama baik koperasi melalui anggota dan masyarakat dan wajib bertingkah laku jujur,
loyalitas, kreaktif, taat dangan peraturan dan tata tertib yang ada.

KASIR

1. Menerima dan mengeluarkan uang berdasarkan kwitansi atau bukti pengeluaran atau
penerimaan yang sudah lengkap dangan tandatangan nasabah, kemudian dibukukan dalam
buku kas harian sesuai nomor bukti yang sudah diurut dan teratur.
2. Menghitung pisik uang tunai secara hati-hati, merapikan uang sesuai angka nominalnya, meneliti
pisik uang untuk penjaga ketidakaslian uang atau uang palsu.
3. Menyampaikan sewaktu-waktu saldo kas harian baik diminta maupun tidak diminta oleh pejabat
berwenang.
4. Membuat laporan kas harian pada akhir tutp kas dari buku harian kas, rincian pisik kas dan
laporan kas harian kepada pembuku, setelah d setujui/diperiksa oleh pejabat yang berwenang.
5. Bertanggungjawab dalam penyimpanan pisik uang pada brankas, menjaga keamanan uang pada
tempat kerja.
6. Menjaga dokumen-dokumen yang berhubungan dengan bagian pekerjaan.
7. Membantu Pengurus diminta maupun tidak diminta dalam informasi untuk pengembangan
koperasi.
8. Menjaga nama baik koperasi melalui Anggota dan masyarakat,wajib bertingkah laku jujur,
loyalitas, kreaktif, taat dengan peraturan dan tata tertib yang ada.

Kota Madiun, 20 Januari 2022

DISAHKAN OLEH PENGURUS
KOPERASI PETANI TEBU RAKYAT MITRA ROSAN

PARWOKO M. AJI KURNIAWAN H. MULJONO

Ketua Sekretaris Bendahara