( SOP ) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

MUTHAWIF UMROH
AL FAJR TRAVEL SOLO

PERSIAPAN SEBELUM KEBERANGKATAN :

BIRO AKAN MENAWARKAN MUTHAWIF UNTUK MENANYAKAN KESANGGUPAN MENDAMPINGI
JAMAAH DI SETIAP KLOTER KEBERANGKATAN ( MIN 1 MINGGU – 1 BULAN SEBELUM KEBERANGKATAN )

H–7 : 1. Tour leader (TL) akan memperkenalkan diri kepada muthawif

2. Tour leader (TL) akan memberikan agenda umroh yang akan di jalankan selama
di tanah suci.

3. Diharapkan hubungan antar TL dan Muthawif bisa terjalin guna kelancaran

selama ibadah umroh berlangsung

HARI 1 ( KEBERANGKATAN DAN KEDATANGAN )

1. Tour leader (TL) akan mengirimkan informasi kepada muthawif untuk mengabarkan bahwa
jamaah siap berangkat dari tanah air ( indonesia ) dan mengirimkan estimasi waktu kedatangan
2. TL akan mengirimkan foto dan jumlah koper untuk di ketahui muthawif ( guna memudahkan
penghitungan saat kedatangan di saudi)

A. Saat di bandara kedatangan :

a. Muthawif tiba di bandara kedatangan 1 jam sebelum waktu kedatangan di lobby
bandara
b. Di harapkan posisi hp selalu dalam keadaan standby (on)
c. Memastikan bus dan nasi box sudah stand by di bandara (termasuk surat izin untuk bus)
d. Menyambut jamaah di lobby bandara bersama dengan handling
e. Membantu meng Absen jamaah sebelum menuju ke parkiran bus
f. Membantu memastikan jumlah koper sudah sesuai dan bersama2 dengan jamaah
menuju bus
g. Mengkondisikan segala sesuatu dengan petugas bandara sebelum bus meninggalkan
bandara
B. Di dalam bus menuju hotel madinah :
a. Memperkenalkan diri kepada jamaah
b. Mengucapkan selamat datang dan memberikan tausiah singkat kepada jamaah
c. Memberikan motivasi dan gambaran singkat tentang agenda selama di saudi
d. Mempersilahkan jamaah untuk bersitirahat
e. Memastikan list no kamar hotel kepada petugas check in hotel untuk di berikan kepada
TL untuk mengatur no kamar nya sebelum tiba di hotel madinah
f. Di harapkan muthawif juga beristirahat selama perjalanan menuju madinah di
karenakan agenda sangat padat

C. Sampai di hotel madinah :

a. Membangunkan jamaah saat memasuki kota madinah
b. Memberikan gambaran situasi terkini tentang kota madinah dan tempat2 yg mungkin
penting untuk jamaah ketahui
c. Memberikan informasi apa yg harus di lakukan sesampainya di hotel
d. Mengumpulkan jamaah di lobby sambil menunggu kunci kamar
e. Bekerjasama dengan TL untuk memberikan kunci kamar, menginformasikan fasilitas
hotel dan arah menuju masjid nabawi
f. Memastikan dan memberikan informasi tentang koper dan fasilitas di dalam kamar
( selalu standby dengan permasalahan yang terjadi dengan jamaah )
g. Berkoordinasi dengan TL untuk agenda selanjutnya

HARI 2 ( ZIAROH SEPUTARAN MASJID NABAWI DAN ROUDOH )

A. Saat sarapan di restaurant ( bekerjasama dengan TL) :
a. Datang lebih awal memastikan bersama TL makanan sudah tersedia
b. Menyapa jamaah dan menanyakan hal yg berkaitan dengan makanan
c. Mengingatkan agenda hari itu dan jadwal berkumpul nya

B. Saat ziaroh seputaran masjid nabawi :

a. Membantu TL meng Absen jamaah
b. Memberikan pengarahan apa saja yg akan di kunjungi secara detail
c. Menjelaskan tempat bersejarah di sekitaran masjid nabawi
d. Mengantarkan ke baqi jika memungkinkan
e. Memberikan informasi tentang acara roudoh di malam harinya
f. Menginfokan agenda esok hari
g. # menghubungi muthowifah akhwat untuk agenda ke roudoh jamaah putri

C. Saat ziaroh ke roudoh :

 a. Bersiap berkumpul di lobby dengan TL
b. Mengantarkan bersama TL jamaah ke roudoh
c. # Standy dan selalu bersinergi dengan TL
d. # memesan restaurant untuk manasik esok hari setelah city tour

HARI 3 ( CITY TOUR KOTA MADINAH DAN MANASIK UMROH )

A. Saat sarapan di restaurant ( bekerjasama dengan TL) :
a. Datang lebih awal bersama TL memastikan makanan sudah tersedia
b. Berkomunikasi dengan jamaah menanyakan jika ada kendala atau hal lain
c. Mengingatkan agenda hari ini dan jam berkumpulnya

B. Saat di lobby dan acara city tour :

a. Dilobby bersama TL meng Absen jamaah sebelum masuk kedalam bus
b. Memastikan snack (logo al fajr) sudah di siapkan pihak handling
c. Berkoordinasi dengan TL tentang peralatan yg harus di bawa ( bendera, rompi, speaker,
banner, dll )
d. Di dalam bus bersama TL membagikan snack dan air mineral
e. Memimpin doa perjalanan sebelum berangkat dan menjelaskan agenda dan tempat
yang akan di kunjungi pada hari itu
f. Di setiap lokasi tour menjelaskan tentang sejarah dan hal yg perlu di ketahui oleh para
jamaah
g. Foto group jamaah bersama TL menggunakan (MMT) untuk laporan ke biro
h. Menjelaskan bersama TL tempat dan waktu berkumpul ( meeting poin )untuk jamaah
sebelum menuju bus dan ke tempat selanjutnya
i. Saat kepulangan ke hotel mengingatkan kepada jamaah tentang agenda sore hari yaitu
manasik umroh di restaurant

C. Saat manasik di restaurant hotel :

a. Di resaturan bersama TL meng Absen jamaah
b. Memberikan informasi manasik umroh ke jamaah bersama TL
c. Sesi tanya jawab
d. Menginformasikan mekanisme tentang cek out dan keberangkatan ke makkah

HARI KE 4 ( PERSIAPAN MENUJU KE MAKKAH DAN UMROH )

A. Saat di restaurant :
a. Menyapa jamaah bersama TL dan memastikan makanan tersedia
b. Menanyakan jika ada kendala dengan jamaah dan terkait tentang persiapan ke makkah
c. Mengingatkan tentang persiapan dan jam berkumpul di lobby
B. Saat persiapan umroh di lobby :
a. Di lobby meng Absen jamaah bersama TL sebelum memasuki bus
b. Mengingatkan ke jamaah agar memastikan tidak ada barang yg tertinggal di kamar hotel
c. Memastikan semua koper dan barang bawaan jamaah kamar sudah masuk ke dalam bus
d. Memastikan snack (logo alfajr) sudah di siapkan pihak handling

C. Saat di dalam bus menuju miqot :

a. meng Absen jamaah bersama TL ( final cek sebelum berangkat )
b. memimpin doa perjalanan
c. menginformasikan agenda hari itu secara detail kepada jamaah
d. menginfokan meeting poin dan apa yg harus di lakukan saat mengambil miqot di bir ali
e. menjelaskan tentang niat umroh dan mengingatkan larangan nya
f. foto group bersama TL menggunakan ( MMT ) di bir ali

D. Saat perjalanan menuju makkah :

a. Bersama sama berniat umroh di dalam bus dengan memperhatikan larangan nya
b. memimpin talbiyah bersama2 ( -+ 15 menit )
c. mempersilahkan jamaah untuk bertalbiyah masing2, berdzikir, atau beristirahat selama
perjalanan ke makkah
d. selalu mengingatkan larangan-larangan ihrom
e. menanyakan no kamar kepada petugas cek in hotel makkah untuk di berikan kepada TL
agar bisa mengatur roomlist sebelum tiba di hotel makkah
f. di sarankan muthawif juga beristirahat selama perjalanan di karenakan agenda yg padat
g. saat memasuki kota makkah membangunkan jamaah dan mengucapkan selamat datang
di kota makkah juga menjelaskan tempat bersejarah yg perlu di ketahui oleh jamaah
h. saat mendekati hotel makkah menginformasikan hal2 yg harus di lakukan saat tiba di
hotel makkah, ( -+ sama seperti proses cek in di madinah )

E. Saat tiba di hotel makkah ( bersama TL ) :

a. mempersilahkan jamaah langsung ke restauran untuk makan malam
b. membagikan kunci kamar dan kartu nama hotel
c. menginformasikan waktu berkumpul untuk melaksanakan umroh
d. selalu mengingatkan tentang larang2 ihrom
e. memastikan hal2 yg berkaitan dengan muasasah dan pic handling makkah berjalan
dengan baik

F. Saat umroh berlangsung :

 a. bersama TL membagikan transmitter di lobby hotel
b. meng Absen seluruh jamaah ( harus lengkap )
c. memastikan jamaah yg menggunakan jasa kursi dorong sudah terpenuhi
d. menjelaskan letak hotel dan pintu masuk masjidil harom ( berhenti beberapa kali selama
perjalanan menuju masjid mengenai tanda2 untuk kembali ke hotel )
e. mengkondisikan agar jamaah selalu rombongan dan jangan terpisah (membuat formasi)
f. MUTHOWIF WAJIB MEMANDU/MEMBACA BUKU PANDUAN UMROH DARI BIRO SAAT
THOWAF DAN SA’I, DALAM SETIAP PUTARANNYA HARUS MEMBACA PERSIS SEPERTI DI
BUKU PANDUAN , APABILA ADA WAKTU TERSISA DIBOLEHKAN MENAMBAH BACAAN
DOA ATAU MEMBERIKAN WAKTU JAMAAH UNTUK BERDOA MASING2 (TIDAK
DIPERBOLEHKAN MEMBAWA BUKU CATATAN SENDIRI) TUJUANNYA AGAR JAMAAH BISA
MENYIMAK BACAAN SESUAI BUKU PANDUAN DARI BIRO DAN AGAR DI UMROH KE 2
JAMAAH BISA MELAKUKAN SECARA MANDIRI…CATATAN : BUKU PANDUAN DARI BIRO
SUDAH BER STANDARD DARI KEMENAG DAN BISA DI PAKAI OLEH SELURUH JAMAAH
UMROH
g. setelah selesai towaf ( foto group ) background kabah tanpa mmt
h. setelah sai bisa mengantarkan jamaah untuk cukur bersama2 ( barber langganan )
i. menginformasikan bahwa agenda besok adalah FULL IBADAH
j. berkumpul lagi hari selanjutnya untuk city tour kota makkah dan umroh ke 2

HARI KE 5 ( FULL IBADAH )

A. Full ibadah Jika bertepatan dengan hari jumat :
a. saat sarapan menyapa jamaah dan menayakan jika ada kendala atau hal lain
b. mengingatkan agenda esok hari city tour dan umroh ke 2
c. mengingatkan tentang sholat jumat dan cara mendengarkan kutbah berbahasa
indonesia di channel 90.50 radio fm
d. # saat muthawif ada acara pribadi harap selalu berkoordinasi dengan TL
e. # hp harus selalu dalam keadaan standby (on)

HARI KE 6 ( CITY TOUR MAKKAH DAN UMROH KE 2 )

A. Saat di restauran :
a. menyapa jamaah saat sarapan
b. mengingatkan waktu jam berkumpul di lobby untuk city tour kota makkah
 c. mengingatkan tentang persiapan bagi yg mau menjalankan umroh ke 2

B. Saat di lobby dan city tour makkah :

a. meng Absen jamaah bersama TL sebelum ke bus
b. Memastikan snack (logo al fajr) sudah di siapkan pihak handling
c. Berkoordinasi dengan TL tentang peralatan yg harus di bawa ( bendera, rompi, speaker,
banner, dll )
d. Di dalam bus bersama TL membagikan snack dan air mineral
e. Memimpin doa perjalanan sebelum berangkat dan menjelaskan agenda dan tempat
yang akan di kunjungi pada hari itu
f. Di setiap lokasi tour menjelaskan tentang sejarah dan hal yg perlu di ketahui oleh para
jamaah
g. Foto group jamaah bersama TL menggunakan (MMT) untuk laporan ke biro
h. Menjelaskan bersama TL tempat dan waktu berkumpul ( meeting poin )untuk jamaah
sebelum menuju bus dan ke tempat selanjutnya
i. Bersama TL memberikan KUIS BERHADIAH, pertanyaan ritual dan non ritual
j. Mengingatkan kembali agenda esok hari adalah FULL IBADAH dan TOWAF WADA
k. Mengambil miqot sebelum kembali ke hotel
l. Memandu niat umroh untuk yg umroh ke 2 atau yg mau membadalkan umroh
m. Memimpin talbiyah
n. Menginfokan bersama TL agenda dan waktu berkumpul antara yg ikut umroh ke 2 atau
tidak

C. Saat umroh ke 2 :
a. saat tiba di hotel di komunikasikan antar jamaah yg ikut umroh ke 2 atau tidak tentang
jam sholat da makan siang nya
b. berkumpul di lobby bersama TL untuk menjalankan umroh ke 2
c. menjalankan ritual umroh ke 2 sampai selesai seperti umroh yang pertama

HARI KE 6 FULL IBADAH DAN TOWAF WADA

A. Saat di restauran :
a. saat sarapan menyapa jamaah dan menayakan jika ada kendala atau hal lain
b. mengingatkan agenda selanjutnya TOWAF WADA
c. mengingatkan persiapan kepulangan esok hari
d. memesan nasi box untuk kepulangan ke pihak catering dan handling bandara (mr. Fasiol)
e. # saat muthawif ada acara pribadi harap selalu berkoordinasi dengan TL
f. # hp harus selalu dalam keadaan standby (on)
 HARI KE 7 TOWAF WADA DAN PERSIAPAN KEPULANGAN
A. Saat towaf wada :
a. berkumpul di lobby bersama TL untuk TOWAF WADA
b. meng Absen jamaah bagi yg mau ikut saja ( towaf wada tidak wajib dan kondisional )
c. mengantar jamaah untuk towaf wada

B. Saat di lobby dan kepulangan :

a. meng Absen seluruh jamaah bersama TL
b. memastikan bersama TL tentang barang2 jamaah jangan ada yg tertinggal di kamar hotel
c. memastikan mengambil paspor yg di bawa muasasah untuk di serahkan ke TL
d. memastikan jika ada nasi box yg di siapkan oleh pihak catering
e. perpisahan dan bermaaf-maafan dengan jamaah saat di bus menuju bandara
f. menghubungi handling bandara untuk persiapan kedatangan di bandara

C. Saat di bandara kepulangan :

a. membantu mengecek seluruh koper dan barang bawaan jamaah sudah keluar dari bus
b. membantu TL dalam mengatur jamaah saat di bandara
c. membantu TL dalam proses cek in di bandara ( kondisional )
d. perpisahan dan bermaaf-maaf an dengan TL
e. jamaah masuk pesawat dan kembali ke tanah air

TUGAS MUTHAWIF SELESAI

HAL HAL YANG PERLU DI PERHATIKAN OLEH MUTHAWIF YANG MEMBAWA

JAMAAH DARI BIRO AL FAJR TRAVEL :
1. BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP PELAYANAN KEPADA JAMAAH
2. MEMILIKI PENGETAHUAN YG LUAS BAIK DI MAKKAH DAN MADINAH
3. MEMILIKI KOMUNIKASI YANG SOPAN DAN SANTUN
4. MEMILIKI SIKAP PERDULI DAN MENGHARAGI KEPADA JAMAAH
5. MEMBIMBING SESUAI SUNNAH
6. MENJAGA NAMA BAIK BIRO / TRAVEL
7. ON TIME DALAM SETIAP AGENDA YG DI JALANKAN
8. HP SELALU DALAM KEADAAN STANDBY ( ON ) / AKTIF 24 JAM
9. MENGGUNAKAN ATRIBUT BIRO SAAT DI LAPANGAN
10. TIDAK MEROKOK ( DI PRIORITASKAN )
11. MEMPERHATIKAN GROOMING ( KEBERSIHAN DIRI )
12. BERPENAMPILAN ISLAMI SOPAN DAN TIDAK BERLEBIHAN
13. MENDAHULUKAN KEPENTINGAN JAMAAH DARIPADA PRIBADI
14. MEMATUHI PERATURAN YANG DIBERIKAN OLEH BIRO
15. DAPAT BEKERJASAMA DENGAN BAIK DENGAN TOUR LEADER (TL)