Tema : Tupoksi kegiatan Anniversary

Divisi Acara

Divisi acara memiliki tanggungjawab yang difokuskan pada segala hal yang berhubungan
dengan acara

1. Membuat dan merancangkan Rundown dari mulai pra sampai dengan post kegiatan
a. Membuat rundown sementara dengan memperhatikan kondisi
b. Berkoordinasi dengan divisi lain guna mendukung kegiatan
c. Membuat surat-penyuratan terkait dengan kegiatan
d. Membangun komunikasi yang baik terkait dengan acara apa saja yang akan di
laksanakan terutama dengan pimpinan dan penganggun jawab kegiatan
e. Mengkomunikasikan dan membantu divisi panggung untuk tampilan panggung
(Dekorasi panggung).
2. Memilih dan merekrut siapa saja yang dapat mendukung keterlakasanaan kegiatan
a. Divisi yang akan membantu di pelaksanaan (di hari H)
b. Membangun divisi dan merekrut coordinator yang mengkoordinasikan di
pelaksanaann (di hari H) yang berhubungan dengan divisi lain
c. Berkoordinasi dengan divisi panggung dan dokumentasi
d. Diharapkan agar berkolaborasi dengan DEMA untuk memberi asis di semua lini
divisi Acara
3. Pengecekan dan support kegiatan/acara
a. Melakukan pemantauan secara berkala kepada semua yang akan mengikuti
perform
b. Melakukan dan mengusahakan koordinasi dan menjalin komunikasi dengan pihak
sponsor.

Divisi Panggung dan Dokumentasi

Divisi ini bertanggungjawab utama terkait dengan pengadaan dan pengkondisian sound juga
kursi
1. Mengkomunikasikan dan merencanakan penggunaan panggung beserta segala hal
yang terkait dengan panggung
a. Mengkomunikasikan dengan pimpinan dan divisi acara terkait dengan denah yang
akan digunakan dalam keberlangsungan acara/kegiatan
b. Memastikan pengadaan dan penggunaan panggung yang layak
c. Memastikan pengadaan dan penggunaan sound system yang layak
d. Memastikan pengadaan dan penggunaan tenda
e. Memastikan pengadaan dan penggunaan kursi
f. Memastikan pengadaan jalur Listrik yang memadai mengkoordinasikannya
dengan pihak terkait
2. Mengkonunikasikan penggunaan anggaran dan akomodasi juga transportasi terkait
panggung dan dokumentasi.
a. Mendiskusikan dengan pihak pimpinan juga Bendahara terkait dengan pemilihan
panggung yang akan di sewa untuk kegiatan
 b. Mendiskusikan dengan pimpinan dan bendahara terkait dengan sound system,
kursi, tenda dan Listrik.
c. Menyiapkan segala hal yang dibutuhkan dalam dokumentasi, juga system yang
akan digunakan untuk memlakukan pendokumentasian.
3. Merekrut dan mengkoordinasikan tim atau divisi sesuai dengan kebutuhan
pengkondisiian panggung dan Dokumentasi
a. Merekrut mahasiswa diutamakan DEMA untuk membantu pengayaan dan
pengkondisian panggung dan juga dokumentasi
b. Merekrut mahasiswa untuk membantu kegiatan Pendokumentasian kegiatan dari
awal sampai akhir.
c. Membuat structural agar mempermudah keterlaksanaan kegiatan baik terkait
dengan panggung, maupun dengan dokumentasi

Divisi Pengkondisian
Divisi ini berkewenangan mengatur tata letak yang berhubungan dengan ke stabilan
berjalanya kegiatan, mecakup kestabilitasian dan pemposisian semua tamu undangan, tamun
VIP dan tamu pendamping.
1. Memerlukan perekrutan agar dapat memaksimalkan terkondisikanya tata letak yang
membutuhkan bantuan dari divisi lain.
a. Berkoordinasi dengan DEMA agar dapat support dan dapat pula merekrut pihak
lain untuk menstabilisasi alur.
b. Berkoordinasi dengan divisi lain terutama divisi acara dan dokumentasi agar
terjain komunikasi yang baik dan maksimal dan menghindari miss koordinasi
2. Tata letak dan pemposisian tamu undangan, tamu VIP dan Tamu pendamping.
a. Tamu VIP perlu mendapatkan perilaku Istimewa, dimulai dari penjemputan,
penyambutan dan transit sebelum menuju ke kursi duduk yang telah di siapkan
oleh divisi Panggung dan Dokumentasi
b. Tamu Undangan harus dapat diposisikan dan di persilahkan ke lokasi dan tempat
duduk yang telah disiapkan.
c. Tamu pendamping harus dapat dikondisikan ke tempat yang telah di siapkan.
3. Pengondisian parkir seluruh tamu
a. Kendaraan bermotor roda 2 di posisikan oleh Divisi pengkondisian agar dapat
mendapatkan tempat parkir yang layak dan tidak menghalangi kemungkinan
parkir selanjutnya, termasuk membuat ticketing
b. Kendaraan bermotor roda 4 di posisikan oleh divisi pengkondisian agar dapat
berada di lokasi yang sudah di manage oleh divisi ini
c. Mengatur dan berkoordinasi dengan Divisi KWU guna memaksimalkan letak
untuk penempatan lokasi eksebisi.

Semua divisi diharapkan untuk dapat selalu berkoordinasi dengan penanggung jawab
kegiatan dan up date sejauh mana telah melakukan persiapan untuk keterlaksanaan kegiatan,
koordinasi dan ke kompakan merupakan hal yang utama agar dapat terlaksananya kegiatan
dengan sukses.