Sop - Wahana Attaqwa Assalam

1
STANDART
OPERATIONAL
PROCEDURE
2
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
MANAJER Berlaku Oktober 2018
Nomor SOP-WT/MG-01 Revisi Juni 2021
Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Pembuatan Harga Jual Paket Umrah
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Pembuatan Rencana Program
Tujuan Umrah dan Harga Jual Paket Umrah Berjalan Sesuai Ketentuan Standar
Perusahaan
A. Definisi dan Ketentuan Umum

1. Yang dimaksud adalah pembuatan harga jual paket umrah adalah perhitungan harga paket
umrah dengan cara menjumlahkan komponen harga Land Arrangement Saudi, visa, tiket,
fee marketing, dan lain-lain kemudian hasilnya dijumlahkan kembali dengan profit yang
akan diambil sehingga mendapatkan harga total sebagai harga yang akan dijual ke
customer.
2. Perhitungan harga umrah terdiri dari beberapa komponen pendukung untuk memfasilitasi
program perjalanan jJamaah dari Jakarta – Jakarta , yaitu :
1) Tiket penerbangan yang digunakan adalah jadwal penerbangan reguler.
2) Akomodasi adalah hotel yang digunakan jamaah selama masa tinggal di Madinah dan
Makkah.
3) Transportasi adalah Bus lokal yang digunakan selama program perjalanan umrah di
Saudi dengan kondisi nyaman dan bersih.
4) Restoran / Catering untuk konsumsi jamaah
5) Handling dan penanggung jawab akomodasi
6) Guide / Muthawif selama melaksanakan ibadah umrah
7) Operasional di lapangan seperti Porter dan Service Bandara
8) Air Zam-zam
9) Visa Umrah
10) Tour Leader
11) Estimasi profit
12) Perlengkapan
13) Fee marketing referral
14) Visa progresif tour leader
3. Umrah memiliki 3 paket utama, yaitu :
1) Paket Double adalah program perjalanan umrah dengan fasilitas hotel bintang 5.
2) Paket Triple adalah program perjalanan umrah dengan fasilitas hotel bintang 4.
3) Paket Quad adalah program perjalanan umrah dengan fasilitas hotel bintang 3.
4. Rute sebuah perjalanan umrah yang sesuai dengan standar ibadah umrah, yaitu terdiri dari
:
1) Madinah untuk ibadah di Masjid Nabawi dan Wisata Ziarah
2) Makkah untuk ibadah umrah (tawaf dan sai), ibadah di Masjidil Haram, dan Wisata
Ziarah.
5. Pembuatan harga jual paket umrah dibuat 6 bulan sebelum waktu pelaksanaan umrah
dilakukan.
3
B. Prosedur
NO AKTIVITAS PIC FORMULIR
1 Siapkan komponen harga paket umrah MG Email Brosur vendor

Harga Supplier Land
Hitung paket keberangkatan program
2 MG Arrangement Saudi dan
umrah
Penerbangan
3 Ajukan ke Direktur MG
4 Setujui DIR
Buat brosur dalam bentuk fisik dan untuk
5 MG
sosmed
6 Kirim brosur ke tiap perwakilan MG
7 File MG
4
MANAJER Berlaku Oktober 2018
Nomor SOP-WT/MG-02 Revisi Juni 2021

Ketentuan dan Prosedur Penentuan Tour Leader dan Muthowif
Ruang Lingkup
Keberangkatan Umrah
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Penentuan Tour Leader dan
Tujuan Muthowif Keberangkatan Umrah Berjalan Sesuai Ketentuan Standar
Perusahaan
C. Definisi dan Ketentuan Umum

6. Yang dimaksud adalah penentuan seseorang yang ditunjuk untuk memimpin kegiatan
ibadah umrah dan bisa juga sebagai pimpinan rombongan.
7. Kriteria dari Muthowif adalah:
a) Mampu memberikan materi manasik
b) Mampu memimpin rombongan dalam perjalanan umrah
c) Membantu handling dalam proses check in dan check out hotel
d) Melayani jamaah selama umrah seperti :
 Memberikan pengarahan umrah sebelum pelaksanaan dilakukan
 Memimpin dan membimbing ibadah umrah
 Mengawasi jamaah sejak keberangkatan hingga tiba di Indonesia
 Mengecek jumlah jamaah disetiap pergerakan kegiatan perjalanan
 Hadir paling lambat 30 menit lebih awal setiap kegiatan perjalanan
 Membangunkan jamaah pada waktu sholat malam
 Hadir dan menyapa jamaah setiap kegiatan makan
 Menyampaikan fasilitas yang ada di hotel.
e) Memberikan solusi jika ada keluhan.
f) Setiap pelaksanaan umrah, jamaah wajib menggunakan APS (Alat Penerima Suara)
yang dimoderatori oleh Muthowif.
g) Tanggung jawab penggunaan dan kehilangan APS merupakan tanggung jawab
Muthowif
h) Pelaksanaan umrah dimulai 1.5 jam dari kedatangan di hotel.
i) Menginformasikan seputar ibadah dan nasehat-nasehat positif dan membangun
semangat ibadah jamaah.
8. Kriteria dari Tour Leader adalah
a) Dapat melakukan persiapan berkaitan dengan perjalanan :
 Manifest jamaah
 Jumlah Bagasi (Tag Baggage)
 Itinerary (jadwal perjalanan)
 Data kontak di Saudi (Muthowif, handling, dll.)
 Info lengkap hotel di Saudi berikut room listnya
 Quesioner
b) Dapat berkoordinasi dengan petugas lokal (check in, bagasi, bagian luar) dan
Muthowif serta mengkomunikasikan ke jamaah apabila ada hal yang diperlukan.
c) Dapat berkoordinasi dengan jamaah turun dari pesawat untuk kemudian berkumpul
di satu titik untuk memudahkan koordinasi dan komunikasi.
d) Berkomunikasi kepada Tim Handling Saudi saat turun dan naik pesawat untuk
pengumpulan bagasi dan penjemputan saat di bandara.
e) Bertanggung jawab atas perlengkapan yang dibawanya seperti : Spanduk, Bendera,
Quesioner, No. Saudi/HP, dan lain-lain agar dikembalikan kepada Tim Handling saat
5
di Bandara. Apabila terjadi kehilangan menjadi tanggungjawab Tour Leader atas

penggantiannya.
f) Wajib mengumpulkan quesioner ke handling maksimal 2 hari setelah kepulangan.
g) Wajib membuat video testimoni perjalanan jamaah setiap keberangkatan untuk
keperluan dokumentasi dan diserahkan kepada kantor 2 hari setelah kepulangan.
9. Setelah penentuan Tour Leader dan Muthowif, hubungi petugas terkait untuk:
a) Permintaan Passport
b) Informasi tanggal bertugas
c) Pemesanan transportasi apabila Tour Leader atau Muthowif dari luar kota
d) Pengajuan uang saku
10. Komunikasi konfirmasi Muthowif dan Tour Leader dilakukan paling lambat 45 hari
sebelum keberangkatan.
11. Memastikan Tour Leader atau Muthowif telah dihubungi 45 hari sebelum keberangkatan.
D. Prosedur
1 Pembuatan jadwal Muthowif dan Tour Leader DU
2 Kirim Jadwal ke Manajer DU
3 Terima Jadwal MG
4 Hubungi Tour Leader atau Muthowif MG

Pastikan Tour Leader atau Muthowif telah
5 MG
dihubungi
Jika tidak sesuai dengan manajemen, dikembalikan
6 DU
untuk diperbaiki
6
Divisi :
Berlaku Oktober 2018
KEUANGAN
Nomor SOP-WT/KU-01 Revisi Juni 2021

Ketentuan dan Prosedur Pembayaran Bukti Pembayaran Ibadah Haji
Ruang Lingkup
(BPIH)
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Pembayaran Bukti Pembayaran
Tujuan
Ibadah Haji (BPIH) Berjalan Sesuai Ketentuan Perusahaan

1. Yang dimaksud pembayaran bukti pembayaran ibadah haji (BPIH) adalah pembayaran yang
dilakukan oleh Keuangan dari Divisi Haji atas pembayaran formulir Surat Pendaftaran Pergi
Haji (SPPH) yang diterbitkan oleh Kanwil Kemenag.
2. Keuangan wajib memastikan pembayaran BPIH dilakukan apabila customer sudah
membayar deposit sejumlah $ 4.500.
3. Keuangan wajib memastikan bukti BPIH didapat maksimal satu hari sejak proses pencairan
pengajuan pembayaran BPIH oleh divisi Haji dilakukan dengan mendapatkan copy BPIH dari
divisi Haji.
B. Prosedur
1. Ajukan dana entry haji ke Keuangan DH Dokumen

Verifikasi cutomer apakah sudah membayar USD
2. Kasir BPIH
4.500
3. Jika tidak terpenuhi kembalikan kepada Divisi Haji Kasir Kas Bon
4. Jika terpenuhi proses pencairan dana Kasir Kas Bon
5. Entry BPIH di bank Syariah OP SPPH
6. Fotokopi BPIH DH BPIH
7. Kirim copy BPIH ke Customer Service DH BPIH
Kirim copy BPIH beserta BKK sebagai bukti
8. DH BPIH dan BKK
pertanggungjawaban kasbon
9. File Keu BKK
7
Divisi :
KEUANGAN

Ketentuan dan Prosedur Monitoring dan Pengajuan Top Up Tiketing ke
Ruang Lingkup
Airlines
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Monitoring dan Pengajuan Top
Tujuan
Up Tiketing ke Airlines Berjalan Sesuai Ketentuan ISO 9001 : 2015

1. Adalah proses memastikan top up replacement tiketing apakah sudah sesuai dengan
penggunaan sebelum pengajuan top up dilakukan.
2. Tujuan monitoring top up adalah memastikan :
2.1. Pembayaran account payable (AP) ke Airlines sesuai dengan ketentuan batasan
Airlines
2.2. Pengeluaran penggunaan tiket harus terverifikasi dibandingkan antara :
2.2.1 Transaction Report dari Airlines
2.2.2 Laporan issued harian Airlines oleh DT dilaporkan paling lambat jam 16.00
kepada Keuangan.
2.3. Laporan issued mingguan dibandingkan dengan laporan issued harian dari Airlines
harus sama diverifikasi paling lambat 1 hari setelah pelaporan issued Mingguan
Airlines oleh Keuangan.
2.4. Laporan issued mingguan harus diverifikasi oleh Keuangan untuk memastikan
kebenarannya maksimal 1 hari setelah menerima laporan.
3. Pengajuan top up saldo Airlines dilakukan setiap hari Senin paling lambat jam 12.00
4. Kasir wajib memproses top up saldo Airlines maksimal pukul 09.00 hari Selasa setelah
laporan issued mingguan telah terverifikasi.
5. Kasir wajib menginformasikan bukti transfer kepada Divisi Tiket disertakan bukti top up
saldo airlines.
6. Dalam kondisi urgent, Divisi Tiket dapat mengajukan top up saldo Airline diluar ketentuan
dengan ketentuan sebagai berikut :
6.1 Tujuan permintaan urgent
6.2 Menggunakan prosedur standar permintaan top up:
6.2.1 Laporan penggunaan saldo sebelumnya
6.2.2 Laporan issued harian Airlines oleh
6.3 Dengan disetujui Direktur
8
B. Prosedur
Buat rekap pemakaian deposit dari Invoice, Laporan

1 DT
tiketing harian Penggunaan Tiketing
Invoice, Laporan
2 Ajukan rekap harian ke Manajer DT
Penggunaan Tiketing
Invoice, Laporan
3 Jika tidak sesuai, kembalikan Manajer
Penggunaan Tiketing
4 Jika sesuai, setujui Manajer
Serahkan laporan issued harian Airlines

5 DT
ke Keuangan
6 Verifikasi laporan issued harian Keu
Lakukan verifikasi laporan mingguan

7 dibandingkan dengan laporan issued Keu
harian
8 Jika laporan tidak sesuai, kembalikan Keu
9 Jika laporan sesuai laporkan ke Manajer Keu
Serahkan laporan yang sudah terverfikasi

10 Keu
kepada Manajer
11 Ketahui Manajer
12 Setujui Direktur Direktur
13 Proses top up saldo Airlines Keu
14 Update laporan kas/bank keluar harian Keu
15 Masukkan dalam Sistem Keu
16 Arsipkan Keu
9
Divisi:
KEUANGAN

Ketentuan dan Prosedur Penerimaan Pembayaran oleh Tiketing atau
Ruang Lingkup
Visa di Luar Jam Kerja
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Penerimaan Pembayaran oleh
Tujuan Tiketing atau Visa di Luar Jam Kerja Berjalan Sesuai Ketentuan
Perusahaan

1. Adalah proses penerimaan setoran tiket dan visa baik dalam mata uang rupiah atau mata
uang Dolar Amerika kepada Divisi Tiket yang dilakukan di luar jam kerja, ketika Kasir tidak
berada di kantor.
2. Ketentuan pembayaran ticketing dan visa :
2.1 Prosedur ini diizinkan hanya di luar jam kerja
2.2 Penerimaan pembayaran harus dilakukan dengan kwitansi berseri dibuat rangkap
tiga :
2.2.1 Asli : Customer
2.2.2 Copy kedua : Kasir
2.2.3 Copy ketiga : File
2.3 Setiap pembayaran tiket wajib dilampirkan PNR.
2.4 Setiap pembayaran visa wajib menyerahkan paket informasi.
3. Penyerahan uang kas kepada Kasir dilakukan maksimal 1x24 jam sejak uang diterima
dengan bukti tanda terima pembayaran dari customer, dengan dilampirkan dokumen
sebagai berikut :
3.1. Copy tanda terima uang cash dari customer.
3.2. Tanda terima uang cash kepada Kasir dari ticketing dan visa.
4. Ketentuan pembuatan dan pembayaran invoice :
4.1. Admin Tiket membuat invoice maksimal 1x24 jam sejak uang diterima.
4.2. Invoice terdiridari :
4.2.1. Asli : Admin Tiket
4.2.2. Copy kedua : Kasir
4.2.3. Copy ketiga : File
4.3. Kasir wajib membubuhkan stampel lunas pada invoice yang sudah lunas.
5. Verifikasi penjualan cash dari ticketing maupun visa wajib dibuat verifikasi maksimal 1x24
jam sejak pelunasan dilakukan di Kasir, dengan cara memberikan bukti berupa print
pencatatan pembayaran pada Sistem yang diterima dari Kasir.
10
B. Prosedur
NO AKTIVITAS PIC KET.
1 Pilih paket Customers
2 Input ke dalam Sistem Admin Tiket Sistem
3 Rekam dan Print Admin Tiket Sistem
Serahkan copy invoice disertakan copy tanda Admin Tiket
4 Invoice
terima ke Kasir
Dokumen dan
5 Periksa dokumen dan hitung uang cash Kasir
Uang
Dokumen dan
6 Jika tidak sesuai, kembalikan Kasir
Uang
7 Rekam dan Print Kasir Sistem
8 Stampel lunas Kasir Invoice
Invoice dan Bukti
9 Serahkan dokumen asli kepada Admin Tiket Kasir
Lunas
File dokumen sesuai dengan pertanggung Invoice dan Bukti
10 All
jawaban Lunas
Invoice terstampel
11 File dokumen asli Admin Tiket
dan Bukti Lunas
11
Divisi :
KEUANGAN

Ketentuan dan Prosedur Opname Replacament Deposit Pembayaran
Ruang Lingkup
ke Muasasah
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Opname Replacament Deposit
Tujuan
Pembayaran ke Muasasah Berjalan Sesuai Ketentuan Perusahaan

1. Yang dimaksud adalah proses membandingkan antara penggunaan cash pada deposit
muasasah dibandingkan dengan bukti penggunaan visa pada Divisi Tiket.
2. Laporan penggunaan deposit dilaporkan oleh Divisi Tiket setiap hari senin maksimal pukul
16.00.
3. Opname dilakukan secara periodik setiap hari selasa maksimal pukul 16.00 oleh Keuangan
dan dilaporkan kepada :
 Manajer
 Muwahhidin
 Baflah
4. Pada waktu melakukan opname, beberapa yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut
:
a) Penggunaan visa harus sama dengan data transfer yang dilakukan oleh Kasir ke
Rekening Muasasah.
b) Ketika ditemukan selisih harus dibuat berita acara opname yang ditanda tangani oleh
Keuangan dan Divisi Tiket maksimal 2 jam setelah dilakukannya opname visa.
c) Penggantian selisih barang hilang ditulis dalam berita acara sesuai dengan
penanggungjawab atas terjadinya selisih dan bagaimana cara penyelesaiannya.
d) Berita acara harus disetujui oleh atasan masing-masing maksimal H+2 setelah
dilakukannya opname .
e) Berita acara dikirimkan kepada Manajer untuk diproses pemotongan gaji.
5. Untuk melakukan perbaikan, data Keuangan disesuaikan dengan kondisi laporan Divisi
Tiket dipastikan sama maksimal H+2 setelah berita acara ditanda tangani oleh atasan.
12
B. Prosedur
1 Terima laporan penggunaan visa Keu Laporan mingguan

Perbaharui laporan replacement deposit Form Replacement
2 Keu
pembayaran muwahhidin Monitoring Visa
3 Lakukan opname Keu Kartu Mutasi Visa
Cocokkan jumlah barang yang digunakan dengan
4 Keu Kartu Mutasi Visa
data Keuangan
Jika terjadi selisih lebih atau kurang, buat berita
5 acara selisih dan penanggungjawab adanya Keu
selisih serta metode penggantian selisih
6 Tanda tangani berita acara opname visa Keu
7 Setujui para pihak All
8 Verifikasi Keu
9 Jika tidak sesuai kembalikan ke Keuangan Keu
10 Jika sesuai setujui Keu
11 Arsipkan Keu
13
Divisi :
KEUANGAN

Ketentuan dan Prosedur Pengembalian Kelebihan Pembayaran dan
Ruang Lingkup
Pembatalan Dana Umrah, Wisata, Visa, dan Tiket
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Pengembalian Kelebihan
Tujuan Pembayaran dan Pembatalan Dana Umrah, Wisata, Visa, dan Tiket
Berjalan Sesuai Ketentuan Perusahaan

1. Adalah proses pembayaran kepada customer dikarenakan kelebihan pembayaran atau batal
Umrah, Haji, Wisata, Visa, dan Tiket.
2. Kelebihan pembayaran atau pengembalian pembatalan bisa disebabkan oleh kelebihan
transfer, pindah paket, meninggal dunia, pindah travel, dll.
3. Kelebihan pembayaran Umrah, Wisata, Visa, dan Tiket ditransfer 1 hari setelah pengajuan dari
:
 Umrah : Divisi Umtrah
 Wisata : Divisi Tiket
 Visa : Divisi Tiket
 Tiket : Divisi Tiket
4. Pembatalan pembayaran Umrah, Haji, Wisata, Visa, dan Tiket ditransfer 3 hari setelah
pengajuan dari :
 Umrah : Divisi Marketing
 Wisata : Divisi Tiketing
 Visa : Divisi Operasional
 Tiket : Divisi Tiketing
5. Bukti pembayaran kepada divisi diserahkan maksimal 1 hari setelah dilakukan pembayaran
dilampirkan dokumen pendukung
B. Prosedur
1 Ajukan kelebihan atau pembatalan kepada Keuangan Divisi BKK
2 Jika tidak sesuai kembalikan Keu BKK
3 Jika sesuai proses Keu BKK
Setujui apabila jumlahnya lebih dari sepuluh juta
4 Manajer BKK
rupiah maka harus disetujui oleh Manajer
5 Keluarkan kelebihan atau pembatalan Kasir
Serahkan bukti pembayaran kepada divisi dan
6 Kasir
dilampirkan dokumen pendukung
7 Buat laporan kas harian Kasir
8 Arsipkan Keu
14

Divisi :
KEUANGAN

Ketentuan dan Prosedur Pembayaran Fee Marketing Umrah Haji, Visa,
Ruang Lingkup
dan Tiket
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Pembayaran Fee Marketing
Tujuan Umrah Haji, Visa, dan Tiketing Berjalan Sesuai Ketentuan ISO 9001 :
2015

1. Adalah pencairan dana fee marketing kepada mitra karena telah memasarkan produk
Wahana Tour baik secara cash ataupun transfer.
2. Fee Marketing direkap dan diajukan untuk disetujui oleh Manajer.
3. Keuangan wajib mengeluarkan fee marketing maksimal 3 hari kerja sejak pengajuan
diterima.
4. Keuangan wajib menginformasikan bukti transfer kepada divisi yang berkaitan H+1 sejak
transfer dilakukan.
B. Prosedur
1. Cek data Customer Ybs.
2. Ajukan fee marketing ke Keuangan Ybs.
3. Setujui MG
4. Setujui MG
5. Serahkan ke Keuangan Ybs.
6. Realisasi Keu Transfer atau Cash
7. Berikan Bukti Transfer dari kasir ke divisi terkait Keu
15
Divisi :
KEUANGAN
Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Pengajuan Reimburse

Memastikan Ketentuan dan Prosedur Pengajuan Reimburse Berjalan
Tujuan
Sesuai Ketentuan Perusahaan

1. Yang dimaksud reimburse adalah penggantian biaya operasional, pengobatan dan dinas
luar yang dikeluarkan tidak dengan prosedur kasbon.
2. Prosedur pengeluaran biaya operasional, pengobatan dan dinas luar dilakukan dengan dua
prosedur, yaitu :
1) Prosedur kasbon
2) Bukti Kas Keluar
3. Dalam pengajuan reimburse disetujui oleh atasan langsung, satu tingkat di atasnya dan
direktur apabila jumlah yang diajukan lebih dari Rp. 2.500.000,- (Dua Juta Lima Ratus Ribu
Rupiah).
4. Waktu pengajuan reimburse maksimal jam 15.00, selain waktu yang telah ditentukan
permintaan tidak dapat diterima kecuali dalam kondisi urgent.
5. Form reimburse dilaporkan dengan menggunakan form bukti kas keluar dan harus
dilampirkan dokumen pendukung.
6. Dokumen pendukung terdiri dari :
 Bukti pembayaran
 Kuitansi eksternal atau nota
 Reservasi hotel atau tiket
 Invoice
6. Pertanggungjawaban reimburse sebagai berikut :
 Dalam kota : Maksimal 2 hari setelah realisasi kasbon
 Luar kota : Maksimal 2 hari sejak kepulangan dari luar kota
16
B. Prosedur

1 Ajukan reimburse User Form BK/B
2 Ketahui Atasan User Form BK/B
3 Ketahui FAA Form BK/B
4 Setujui jika nilai diatas Rp. 2.500.000,- Direktur Form BK/B
5 Keluarkan Uang / Transfer Reimburse Acc Form BK/B
Terima Uang / Bukti Transfer
6 User Form BK/B
Reimburse
7 Buat Laporan Kas Harian (LKH) Acc LKH
8 Buat Laporan Bank Harian (LBH) Acc LBH
17
Divisi:
KEUANGAN
Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Pengajuan dan Realisasi Kas Bon
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Pengajuan dan Realisasi Kas Bon
Tujuan
Berjalan Sesuai Ketentuan Standar Perusahaan

1. Yang dimaksud kas bon adalah pinjaman yang dilakukan oleh karyawan kepada perusahaan
untuk kepentingan kegiatan perusahaan ataupun kepentingan pribadi karyawan.
2. Dalam pengajuan kas bon disetujui oleh Keuangan dan direktur apabila jumlah yang diajukan
lebih dari Rp. 2.000.000,- (Dua Juta Rupiah).
3. Waktu pengajuan kas bon maksimal jam 15.00, selain waktu yang telah ditentukan
permintaan tidak dapat diterima kecuali dalam kondisi urgent.
4. Form kasbon dilaporkan dengan menggunakan form bukti kas keluar dan harus dilampirkan
dokumen pendukung.
5. Dokumen pendukung terdiri dari :
 Bukti pembayaran
 Kuitansi eksternal atau nota
 Reservasi hotel atau tiket
 Invoice
6. Form kas bon terdiri dari tiga rangkap, yaitu :
 Rangkap pertama : untuk Kasir
 Rangkap ketiga : untuk User
7. Pertanggungjawaban kas bon sebagai berikut :
 Dalam kota : Maksimal 2 hari setelah realisasi kasbon
 Luar kota : Maksimal 2 hari sejak kepulangan dari luar kota
18
B. Prosedur
1 Ajukan Kas Bon User Bukti Kas / Bank

2 Setujui Kas Bon Keuangan Bukti Kas / Bank
Setujui apabila jumlahnya lebih dari sepuluh
3 Manajer Bukti Kas / Bank
juta rupiah maka harus disetujui oleh Manajer
4 Keluarkan Kas Bon Kasir Bukti Kas / Bank
5 Terima Kas Bon User Bukti Kas / Bank
Serahkan bukti kas keluar dan dilampirkan
6 User Bukti Kas / Bank
dokumen pendukung
Jika terdapat kelebihan realisasi dengan kas
7 User Bukti Kas / Bank
bon maka uang harus dikembalikan ke kasir
Jika terdapat kekurangan realisasi dengan Kas
8 Kasir Bukti Kas / Bank
Bon maka uang harus diserahkan ke karyawan
9 Buat laporan kas harian (LKH) Kasir LKH
10 Arsipkan Kasir Odner
19
Divisi:
TIKET
Nomor SOP-WT/DT-01 Revisi Juni 2021
Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Booking Seat Umrah ke Maskapai
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Booking Seat Umrah ke Maskapai

Tujuan
Berjalan Sesuai Ketentuan Perusahaan

1. Yang dimaksud booking seat umrah adalah proses pemesanan tiket yang dilakukan untuk
persiapan keberangkatan group umrah.
2. Melakukan permohonan permintaan block seat ke beberapa airlines maksimal enam bulan
sebelum musim umrah dilaksanakan atau mencari availeblelity seat di GDS .
3. Booking seat umrah group selain digunakan priaventure sendiri bisa juga ditawarkan ke
pihak travel agen yang membutuhkan seat sesuai dengan block seat yang masih tersedia.
B. Prosedur Reservasi
Ajukan seat ke Airlines atau mecari avail di Surat Permohonan by
1 DT
System email / Liat System
Berikan konfirmasi block seat / seat yg masih
2 Airlines Surat Permohonan
tersedia ke LA
3 Terima Konfirmasi seat dari Airlines DT PNR
4 Input konfirmasi seat DT
Kirim report seat ke Manager untuk
5 DT
dikonfirmasi pemakaiannya
6 Terima konfirmasi dari Cutomer Service DT
7 Ajukan deposit ke Keuangan DT
8 Persetujuan pengajuan deposit DT
10 Bayar deposit ke Airlines / Agent IATA Keu
11 Terima bukti deposit seat dari Airlines Keu Bukti Transfer
12 Input data PNR ke mapping seat DT
20
Divisi:
TIKET
Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Deposit Tiket
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Deposit Tiket Berjalan Sesuai

Tujuan
Ketentuan Perusahaan

1. Yang dimaksud deposit tiket adalah pembayaran uang muka di Maskapai.
2. Adapun ketentuan deposit tiket harus dibayarkan maksimal tiga hari setelah menerima
konfirmasi dari Airlines.
3. Peraturan deposit dan besarnya deposit tergantung kebijakan dari masing-masing Airlines.
B. Prosedur Deposit Tiket

Ajukan block seat sesuai permintaan dari Divisi
1 DU
Umrah
2 Setujui seat yang diambil MGR
3 Konfirmasi ke Keuangan DU
4 Ajukan pembayaran ke Keuangan DU
5 Bayar deposit ke maskapai KEU Bukti Transfer
6 Serahkan bukti transfer ke tiket KEU Bukti Transfer
7 Konfirmasi bukti transfer ke maskapai DU Bukti Transfer
21
Divisi:
TIKET
Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Insert Name
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Insert Name Berjalan Sesuai

Tujuan
Ketentuan Perusahaan

1. Yang dimaksud insert name adalah memasukan data manifest customer ke PNR.
2. Insert name dilakukan minimal empat belas hari sebelum keberangkatan.
3. Syarat insert name sebagai berikut :
a) Manifes sesuai data paspor Customer
b) Foto copy paspor untuk customer anak di bawah 11 (sebelas) tahun.
B. Prosedur Insert Name

1 Kirim data manifes ke Airlines DT
2 Terima data manifest dalam bentuk PNR AIRLINES PNR
3 Kirim PNR ke Manager untuk diverifikasi data DT PNR

Terima konfirmasi dari Manager bahwa manifest
4 DT PNR
sudah sesuai dengan PNR
Konfirmasi ke Airlines bahwa manifest sudah
5 DT PNR
sesuai dengan PNR
22
Divisi:
TIKET
Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Pelunasan Pembayaran dan Issued Ticket
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Pelunasan Pembayaran dan
Tujuan
Issued Ticket Berjalan Sesuai Ketentuan Perusahaan

1. Yang dimaksud pelunasan dan issued ticket adalah pembayaran penuh yang dilakukan untuk
mencetak tiket di airlines.
2. Pelunasan issued ticket harus dibayarkan sesuai tanggal jatuh tempo yang sudah ditentukan
oleh pihak Airlines.
3. Syarat issued ticket sebagai berikut :
a) Form Pengajuan maksimal tujuh hari sebelum issued.
b) Manifest sesuai data paspor customer.
c) Pembayaran lunas sesuai harga maskapai dan jumlah customer
4. Memastikan total seat yang akan digunakan empat belas hari sebelum tanggal keberangkatan
tiket.
5. Memastikan nominal yang akan dibayarkan ke maskapai sesuai dengan yang akan di-issued.
6. Pelunasan oleh Agen ke perusahaan maksimal lima belas hari sebelum keberangkatan.
7. Verifikasi jumlah yang di-issued sama antara Account Payble (AP) maskapai sesuai dengan
Account Receiveable (AR) customer.
B. Prosedur Pelunasan Issued Ticket

1 Terima konfirmasi PNR dari airlines DT Konfirmasi PNR
2 Ajukan pelunasan issued ticket DT Formuli Pengajuan
3 Bayar ke airlines Keu
Copy dan lampirankan
4 Serahkan bukti transfer ke Divisi Tiket Keu
bukti transfer
5 Kirim bukti transfer ke airlines DT Bukti transfer by email
6 Konfirmasi email ke airlines DT Bukti tTransfer
7 Issued Airlines Tiket
23
Divisi :
TIKET
Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Penagihan Perwakilan
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Penagihan Perwakilan Berjalan

Tujuan
Sesuai Ketentuan Perusahaan
1. Adalah proses penagihan kepada Perwakilan atas pembelian tiket atau voucher hotel yang
telah dilakukan.
2. Proses penagihan kepada Perwakilan dilakukan 2 hari sebelum jatuh tempo tagihan dengan
melampirkan :
a) Invoice
b) Copy tiket atau voucher Hotel
B. Prosedur
1 Buat invoice dan detail transaksi DT
2 Tagihkan ke Perwakilan DT
3 Terima Pembayaran DT Uang cash / Bukti Transfer
4 Setor ke Keuangan DT Uang Cash / Bukti transfer
5 Buat Kwitansi atas pembayaran Keu Sistem

24
Divisi:
TIKET

Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Penjualan Tiket
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Penjualan Tiket Berjalan Sesuai
Tujuan
Ketentuan ISO 9001 : 2015

1. Yang dimaksud penjualan tiket adalah proses penjualan tiket yang harus dilakukan Divisi
Tiket dengan pemesanan tiket di maskapai.
2. Penjualan tiket dari :
 Blocking seat yang masih tersedia
 Sisa seat customer services
3. Proses penjualan tiket bisa juga dilakukan dengan beberapa cara diantaranya bisa melalui
email atau media sosial.
4. Adapun penjualan tiket juga harus melakukan deposit yang besarnya sesuai dengan
peraturan dari masing-masing airlines yang berlaku.
B. Prosedur Penjualan Tiket

1 Terima permintaan dari customer Customer Surat Permohonan
2 Ajukan seat ke airlines DT Surat Permohonan
3 Terima konfirmasi seat dari airlines DT Surat Konfirmasi
4 Kirim konfirmasi seat ke customer DT Surat Konfirmasi
5 Jika setuju info deposit ke customer DT SuratKonfirmasi
6 Kirim invoice ke customer Keu
7 Terima deposit dari customer Keu Bukti Transfer
8 Ajukan deposit ke Keuangan DT
9 Bayar deposit ke airlines Keu Bukti Transfer
10 Konfirmasi ke airlines DT Bukti Transfer
11 Terima bukti pembayaran dari Airlines DT Surat Konfirmasi
12 File buktipembayaran TKT Bukti Transfer
25
Divisi :
TIKET

Ketentuan dan Prosedur Monitoring dan Pengajuan Top Up Tiket ke
Ruang Lingkup
Airlines
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Monitoring dan Pengajuan Top Up
Tujuan
Tiket ke Airlines Berjalan Sesuai Ketentuan ISO 9001 : 2015

1. Adalah proses memastikan replacement saldo di sistem tiket apakah sudah sesuai dengan
penggunaan sebelum pengajuan top up dilakukan
2. Tujuan monitoring top up adalah memastikan :
2.5. Pembayaran account payable (AP) ke Airlines sesuai dengan ketentuan batasan Airlines
2.6. Pengeluaran penggunaan tiket harus terverifikasi dibandingkan antara :
 Transaction Report dari Airlines
 Laporan issued harian Airlines oleh Divisi Tiket dilaporkan paling lambat jam 16.00
kepada Keuangan.
2.7. Laporan issued mingguan dibandingkan dengan laporan issued harian dari Airlines harus
sama diverifikasi paling lambat 1 hari setelah pelaporan issued mingguan Airlines oleh
Keuangan.
2.8. Laporan issued mingguan harus diverifikasi oleh Keuangan untuk memastikan
kebenarannya maksimal 1 hari setelah menerima laporan.
3. Pengajuan top up saldo Airlines dilakukan setiap hari Senin paling lambat jam 12.00.
4. Kasir wajib memproses top up saldo Airlines maksimal pukul 09.00 hari Selasa setelah laporan
issued mingguan telah terverifikasi.
5. Kasir wajib menginformasikan bukti transfer kepada Divisi Tiket disertakan bukti top up saldo
airlines.
26
B. Prosedur
Buat rekap pemakaian deposit dari tiketing Laporan
1 DT
harian Penggunaan Tiket
Laporan
2 Ajukan Rekap harian ke Manager Ticketing DT
Penggunaan Tiket
3 Jika tidak sesuai, kembalikan Manajer
4 Jika sesuai, setujui Manajer

Serahkan laporan issued harian Airlines ke
5 DT
Keuangan
6 Verifikasi laporan issued harian Keu
Lakukan verifikasi laporan mingguan
7 Keu
dibandingkan dengan laporan issued harian
8 Jika laporan tidak sesuai, kembalikan Keu
9 Jika laporan sesuai laporkan ke DT Keu

Serahkan laporan yang sudah terverfikasi
10 Keu
kepada DT
11 Ketahui Manager
12 Setujui Direktur Direktur
13 Proses top up saldo Airlines Keu Transfer
14 Update laporan kas/bank keluar harian Keu
15 Masukkan dalam sistem DT
16 Arsipkan DT
27
Divisi:
HAJI
Nomor SOP-WT/DH-01 Revisi Juni 2021
Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedure Kelengkapan Dokumen Umrah dan Haji
Memastikan Ketentuan dan Penyerahan Kelengkapan Dokumen Umrah

Tujuan
dan Haji Berjalan Sesuai Ketentuan Standar Perusahaan

1. Adalah kelengkapan dokumen umrah dan haji yang diperlukan untuk proses pembuatan visa
dan tiket, yang harus dipenuhi oleh customer.
2. Untuk persyaratan kelengkapan dokumen dikumpulkan paling lambat 30 hari sebelum
keberangkatan.
3. Persyaratan kelengkapan dokumen umrah meliputi :
1) Paspor asli minimal masa berlaku 7 bulan
2) Vaksin asli
3) Pas foto 4 x 6 = 4 lembar
4) Foto copy KTP
5) Foto copy Buku Nikah
6) Foto copy Akte Kelahiran (Jika membawa anak usia di bawah 45 tahun atau perempuan
berangkat sendiri usia dibawah 45 tahun)
4. Persyaratan kelengkapan dokumen haji meliputi :
1) Foto copy KTP
2) Foto copy Kartu Keluarga
3) Foto copy Buku Nikah
4) Foto copy Akte Lahir atau Ijazah
5) Past foto 4 x 6 = 15 lembar, 3 x 4 = 25 lembar
5. Penerimaan dokumen umrah dan haji baik asli atau foto copy yang diserahkan customer harus
disertai tanda terima dokumen sesuai dokumen yang diterima.
6. Ketentuan dokumen :
1) Jika ada kekurangan, informasikan kepada customer
2) Informasikan batas waktu penyerahan 30 hari sebelum keberangkatan
3) Kembalikan dokumen jika tidak terpakai
4) Jika dokumen dikirim via jasa pengiriman, Customer Service membuat tanda terima
dokumen dan konfirmasi ke pihak pengirim via telepon, SMS atau Whastapp.
5) Customer Service wajib menyimpan dokumen di brangkas dan mengunci kembali.
7. Setelah dokumen diterima serahkan dokumen asli kepada customer service untuk proses
manifest maksimal pukul 16.30.
28
B. Prosedur
1 Terima dokumen dari Customer CS Asli
2 Serahkan tanda terima dokumen ke Customer CS Asli
CS Asli
3 Simpan dokumen di brankas
Serahkan dokumen dilampirkan copy tanda terima

4 CS Tanda terima
dari customer ke Customer Service
5 Cek dan input dokumen ke Sistem DU SIPATUH
6 Serahkan dokumen dari Customer ke DU CS Tanda terima
7 Filing copy tanda terima CS Tanda terima
8 Masukan ke Arsip CS Tanda terima

29
Divisi:
UMRAH
Nomor SOP-WT/DU-01 Revisi Juni 2021

Ketentuan dan Prosedur Penerimaan Pendaftaran Umrah serta
Ruang Lingkup
Pelunasan
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Penerimaan Pendaftaran Umrah
Tujuan
Berjalan Sesuai Ketentuan Standar Perusahaan

1. Yang dimaksud penerimaan pendaftaran umrah adalah menerima dan memeriksa formulir
pendaftaran customer dan memasukan ke dalam sistem.
2. Tujuan dari pada prosedur ini adalah memastikan penerimaan pendaftaran umrah dan haji
berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Pendaftaran umrah dianggap memenuhi syarat, jika:
3.1. Formulir sudah diisi dan ditandatangani Customer
3.3. Surat perjanjian antara PPIU dan Calon Jamaah diisi dan tertandatangani.
3.4. Menyerahkan foto copy KTP dan KK.
3.5. Pembayaran pertama (DP) Rp. 5.000.000,- sudah masuk ke rekening perusahaan.
4. Dalam pemeriksaan formulir pendaftaran umrah dan haji memastikan yang wajib ada:
4.1. Alamat
4.2. Tempat Tanggal Lahir
4.3. Nomer telepon atau HP
4.4. Foto copy KTP (bisa via Whatsapp)
4.5. Tanggal keberangkatan
4.6. Paket yang dipilih
4.7. Tandatangan
5. Formulir pendaftaran umrah dicatat dalam daftar induk formulir keberangkatan disimpan
sebagai arsip sesuai tanggal keberangkatan dan dimasukan dalam file maksimal jam 16.00.
6. Nomer register didalam daftar induk pelanggan menggunakan Nomer Induk Kependudukan.
7. Formulir asli pendaftaran wajib disimpan bersama dokumen lain maksimal 2 hari sebelum
keberangkatan.
8. Pembayaran customer harus diterima maksimal jam 16.00.
9. Customer Service wajib memberikan ucapan terimakasih maksimal keesokan harinya jam
09.00 menggunakan SMS/Whatsapp dengan standar sebagai berikut :
Assalamualaikum.
Info Wahana Tour.
Semoga Bpk/Ibu (nama disebutkan) selalu dalam lindungan Allah swt. Alhamdulillah terima
kasih atas pembayaran biaya (nama paket) sebesar (nominal pembayaran),- dan sudah kami
terima. Jazakummullohu khoiron katsiro..
Batas akhir untuk kelengkapan dokumen dan pelunasan (tanggal).
Wassalamualaikum.
10. Pelunasan biaya paket umrah paling lama 14 hari kerja sebelum hari keberangkatan.
30
B. Prosedur
Form
1 Terima data customer DU
Pendaftaran
2 Periksa kelengkapan data customer DU
Input nama customer, tanggal keberangkatan, nomor SiPatuh/Siskopatu

3 DU
telpon, alamat, tempat tanggal lahir, dst. h
Terima formulir pendaftaran umrah dari Customer
4 DU Form Pendaftaran
yang sudah diisi lengkap dan tanda tangan
Cek kelengkapan formulir customer jika sudah sesuai,
5 diparaf oleh customer service yang menerima DU Form Pendaftaran
customer
Berikan Invoice dan formulir ke kasir pada saat
6 DU Form Pendaftaran
customer ingin pembayaran
Terima pembayaran, apabila melalui transfer berikan
7 Kasir
nomor rekening Multazam Utama ke Customer
8 Serahkan Invoice, copy formulir ke Customer Kasir Form Pendaftaran
9 File DU Form Pendaftaran

31
Divisi:
UMRAH

Ketentuan dan Prosedur Handling Customer oleh Customer Service di
Ruang Lingkup
Kantor
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Handling Customer oleh
Tujuan
Customer Service di Kantor Berjalan Sesuai Ketentuan

1. Yang dimaksud handling customer oleh customer service di kantor adalah proses
penerimaan, pelayanan customer oleh customer service di kantor.
2. Mencatat semua pelayanan customer dan melakukan follow up.
3. Untuk penerimaan tamu, data dan informasi customer wajib dimasukan ke Buku Prospek
4. Verifikasi buku tamu oleh CS setiap sore pukul 16.00.
B. Prosedur Penerimaan Tamu

1 Berdiri dengan sikap memberi salam CS
2 Ucapkan “Assalamualaikum” CS
Letakkan tangan pada dada tengah dan sebut
3 CS
nama Anda
4 Persilahkan duduk CS
Menanyakan nama pelanggan dan mengucapkan
5 CS
bagai mana bisa kami membantu
6 Berikan informasi produk CS
Catat nomor telpon dan tanyakan nama secara
7 CS Buku Prospek
keseluruhan
Berikan kesimpulan hasil pembicaraan dengan Buku Prospek
8 CS
customer, catat hal penting dan tindaklanjuti
9 Berdiri sikap salam CS
10 Ucapkan terima kasih. CS
32
Divisi:
UMRAH

Ketentuan dan Prosedur Handling Customer oleh Customer Service
Ruang Lingkup
Melalui Telepon
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Handling Customer oleh
Tujuan
Customer Service di Kantor Berjalan Sesuai Ketentuan

1. Adalah proses penerimaan, pelayanan customer oleh customer service di Telepon.
2. Mencatat semua pelayanan customer dan melakukan follow up.
3. Untuk penerimaan tamu melalui telepon masing-masing customer service wajib memiliki
buku Prospek.
B. Prosedur Penerimaan Telepon

1 Angkat telpon ketika telpon berbunyi CS Telepon
Ucapkan salam dengan mengucapkan “Wahana Tour,
Assalammualaikum dan ucapkan selamat pagi atau siang.
2 CS Telepon
Perkenalkan nama dan ucapkan: bagaimana bisa kami
bantu”
3 Tanyakan nama dan nomor telpon CS Telepon
Buku
4 Catat nama dan nomor telpon CS
Prospek
5 Tanyakan keperluan penelepon CS Telepon
Jawab dengan jelas dan detail sesuai pertanyaan yang
6 CS Telepon
diajukan penelepon
Konfirmasi ulang tentang kesimpulan pembicaraan dan
7 CS Telepon
sampaikan hasil pembicaraan tersebut
8 Ucapkan terima kasih dan salam CS Telepon
33
Divisi:
UMRAH

Ketentuan dan Prosedur Penanganan Permasalahan Customer selama
Ruang Lingkup
Perjalanan Wisata
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Penanganan Permasalahan
Tujuan Jamaah Selama Perjalanan Wisata Berjalan sesuai Ketentuan Standar
Perusahaan

1. Adalah komunikasi tentang pelayanan selama perjalanan kepada customer mengenai adanya
keluhan selama perjalanan wisata.
2. Menanyakan kepada jamaah tentang pelayanan selama perjalanan ibadah
3. Apabila ada keluhan dicatat keluhan tersebut di buku catatan
4. Mengidentifikasi dan mengelola permasalahan oleh Tour Leader atau Muthoif dengan cara :
a. Didengar permasalahan
b. Diidentifikasi permasalahan
c. Memberikan alternatif dari permasalahan
d. Solusi dari permasalahan.
5. Sampaikan kepada customer jawaban dari keluhannya
6. Sampaikan kepada atasan atau manajemen terkait permasalahan yang ada maksimal 3 Hari
diterima kepulangan.
B. Prosedur
1 Tanyakan ke customer apa ada keluhan TL
Terima dari customer, apabila ada keluhan catat di buku
2 TL Buku catatan
harian
3 Identifikasi dan mengelola permasalahan TL
4 Analisa keluhan oleh TL atau Muthowif TL
Sampaikan jawaban keluhan ke customer sesuai analisa
5 TL
terlebih dahulu permintaan maaf kepada customer
6 Laporan kepada menagemen TL
34
Divisi:
UMRAH
Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Penanganan Permasalahan Dokumen Hilang

Memastikan Ketentuan dan Prosedur Penanganan Dokumen Hilang
Tujuan selama Perjalanan Wisata Berjalan Sesuai Ketentuan Standar
Perusahaan
Definisi dan Ketentuan Umum

1. Adalah hilangnya dokumen jamaah ketika diperjalanan. Dalam hal ini adalah paspor.
2. Menanyakan kepada jamaah tentang kronologi hilangnya dokumen tersebut dengan cara :
a) Didengar permasalahan
b) Diidentifikasi permasalahan
c) Memberikan alternatif dari permasalahan
d) Solusi dari permasalahan
3. Bila hilang di dalam pesawat, maka Tour Leader (TL) akan berkoordinasi dengan crew kabin
pesawat untuk mencari paspor tersebut.
4. Bila kehilangan di Bandara (baik bandara asal maupun bandara tujuan), TL akan segera
melaporkan pada pihak terkait untuk bersama mencari paspor tersebut
5. Segala hal yang terjadi mengenai hilangnya dokumen tersebut, maka TL akan selalu mencatat
keronologinya untuk dapat dievaluasi selanjutnya.
6. Sebelum terjadi hilangnya dokumen tersebut, maka TL dan Pembimbing Ibadah akan senantiasa
mengingatkan para jamaah, untuk berhati-hati dalam menyimpan dokumen, terutama di
bandara dan penerbangan. Untuk jamaah khusus, akan diberikan perhatian lebih mengenai tata
cara penyimpanan dokumen tersebut.
35
Divisi:
UMRAH

Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Jamaah Sakit/Meninggal
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Pelayanan Jamaah
Tujuan
Sakit/Meninggal Berjalan Sesuai Ketentuan Standar Perusahaan

1. Yang dimaksud jamaah sakit atau meninggal adalah jamaah yang oleh karena keadaan tertentu
tidak bisa mengikuti proses umrah, baik itu secara keseluruhan maupun hanya sebagian.
2. Tujuan dari pada prosedur ini adalah memastikan pelayanan yang tepat, cepat dan terukur.
3. Jamaah dikatakan sakit (dan atau meninggal) jika memenuhi unsur seperti ini:
a. jamaah tidak bisa mengikuti kegiatan ibadah
b. kondisi fisik terlihat butuh penanganan.
4. Langkah-langkah tindakan medis:
a. Memberi tindakan medis obat dari P3K yang dibawa dari tanah air
b. Bila sakit tidak berkurang, maka akan diberikan rujukan langsung ke rumah sakit.
c. Di rumah sakit, jamaah ditangani secara full oleh tim dokter. Bila rawat inap,
petugas/muthawif akan secara teratur membezuk, melihat perkembangan sakitnya
jamaah.
5. Untuk jamaah yang meninggal dunia, maka:
a. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah melapor kepada Tour Leader/Muthawwif.
b. Langkah kedua Tour Leader akan memeriksa jenazah ditemani oleh Dokter untuk
memastikan dan mencatat sebab-sebab kematian jenazah.
c. Langkah ketiga Tour Leader akan memberikan informasi jenazah seperti nama,
penerbangan, waktu kematian, dan lain-lain.
d. Langkah keempat Tour Leader akan melapor ke Maktab dan daerah kerja/pihak
Muassasah, yang bekerja sama dengan waziratul atau Kementerian Haji Arab Saudi, akan
membuatkan surat keterangan kematian dari rumah sakit atau CoD (Certificate of Death).
Surat keterangan kematian ini dapat dikeluarkan sekitar 1 jam setelah pasien dinyatakan
meninggal di rumah sakit. Untuk kasus kematian di luar rumah sakit, prosesnya lebih lama
karena harus mendapatkan surat konfirmasi dari Kepolisian terlebih dahulu.
e. Langkah kelima setelah semua proses tersebut selesai, maka dilakukan pengurusan
dokumen ke konsulat Indonesia di Jeddah. Dokumen yang dimaksud adalah surat izin
pemakaman.
f. Jemaah yang meninggal akan diurus pemakamannya oleh muassasah, biasanya
dimakamkan di makam umum luar kota Makkah atau Madinah. Pengurusan jenazah seperti
memandikan, mengkafani, hingga menguburkan dilakukan oleh pihak penyelenggara
pemulasaran jenazah yang dilakukan oleh yayasan-yayasan swasta di Arab Saudi dan
bersifat gratis. Petugas pemakaman biasanya akan meminta uang tip yang bisa diberikan
seikhlasnya.
36
Divisi:
UMRAH
Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Pengukuran Tingkat Kepuasan Pelanggan

Memastikan Ketentuan dan Prosedur Pengukuran Tingkat Kepuasan
Tujuan
Customer Ketentuan Standar Perusahaan

1. Yang dimaksud dengan data pengukuran kepuasan customer adalah proses pengukuran
kepuasan customer atas semua pelayanan yang diberikan.
2. Pengukuran kepuasan customer dilakukan dengan cara mengisi kuisioner yang telah
dibagikan Tour Leader atau Muthowif pada saat umrah oleh customer.
3. Pengumpulan Quesioner Kepuasan Customer dilakukan paling lambat H+2 setelah
kedatangan Customer di Indonesia.
4. Analisa Quesioner kepuasan Customer dilakukan H+5 setelah kedatangan Customer di
Indonesia.
5. Analisa Quesioner kepuasan Customer dibahas dalam rapat untuk mengukur perkembangan
pelayanan Customer.
B. Prosedur
1 Siapkan dan berikan quesioner ke Handling CS Quisioner

Saat kepulangan grup, Tour Leader berikan ke
2 HDL
Handling kemudian serahkan ke MKT
3 Lakukan analisa CS
Rekomendasi perbaikan sistem untuk peningkatan

4 CS
kepuasan customer
5 Laporkan ke Manjgemen CS
37
Divisi:
OPERASIONAL
Nomor SOP-WT/OP-01 Revisi Juni 2021

Ketentuan dan Prosedur Kelengkapan Penerimaan Dokumen Umrah
Ruang Lingkup
dari Customer Service
Memastikan Penerimaan Kelengkapan Dokumen Umrah dari Divisi
Tujuan
Service Berjalan Sesuai Ketentuan Perusahaan

1. Adalah proses penerimaan kelengkapan dokumen umrah yang diperlukan untuk proses
pembuatan visa dan tiket dari divisi Customer Service.
2. Penerimaan kelengkapan dokumen dari tiap divisi maksimal 14 hari sebelum
keberangkatan.
3. Persyaratan kelengkapan dokumen umrah meliputi :
 Paspor asli minimal masa berlaku 7 bulan
 Vaksin asli
 Bukti Rekam Biometrik (khusus)
 Tiket
4. Penerimaan dokumen baik asli atau foto copy yang diterima dari tiap divisi harus disertai
tanda terima dokumen sesuai dokumen.
5. Entry ke provider umrah dua minggu sebelum keberangkatan.
B. Prosedur
1 Terima dokumen Tiap Divisi
2 Cek kelengkapan Dokumen OP

Jika tidak sesuai dengan manifest, pertanyakan
3 OP
kembalikan kepada Divisi
4 Jika sesuai, tandatangani form tanda terima OP
5 Masukkan ke lemari OP
7 Entry Paspor ke Povider Visa umrah OP
8 Terima Visa Umrah OP

38
Divisi:
OPERASIONAL
Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Proses Pengurusan Visa ke Provider
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Proses Pengurusan Visa di

Tujuan
Provider Sesuai dengan Ketentuan Perusahaan

1 Yang dimaksud proses pengurusan visa di provider adalah proses pengurusan visa dimulai
dari persiapan dokumen yang akan diajukan ke Provider hingga tertempel visa.
2 Dokumen diserahkan ke Provider maximal 14 hari sebelum keberangkatan
3 Sebelum diserahkan ditempel stiker pembeda
4 Yang dimaksud dokumen antara lain:
 Paspor
 Buku meningitis
 Bukti biometric (khusus)
 Tiket
 Manifest
B. Prosedur
NO AKTIVITAS PIC Formulir
1. Siapkan dokumen OP
2. Buat manifest OP
3. Minta tiket ke Divisi Tiket OP
4. Pastikan telah tertempel buku miningitis OP
5. Pastikan telah tertempel bukti biometric OP
6. Tempel stiker Wahana Tour untuk pembeda OP
Terima tanda terima dari provider sejumlah
7. OP
dokumen yand dikirim
8. Arsipkan OP
39
Divisi:
OPERASIONAL

Ketentuan dan Prosedur Pengecekan Kesesuaian Visa dan Paspor yang
Ruang Lingkup
Diterima dari Provider Visa
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Pengecekan Kesesuaian Visa dan
Tujuan
Paspor yang Diterima dari Provider sesuai Ketentuan Perusahaan

1. Yang dimaksud ketentuan dan prosedur pengecekan kesesuaian visa dan paspor yang
diterima dari Provider adalah memastikan Paspor yang Tertempel Visa sudah sesuai untuk
nama dan foto.
2. Pengecekan dilakukan maksimal Hari H setelah dokumen diterima.
3. Jika tidak sesuai laporkan ke provider untuk entry visa ulang setelah ditemukan kesalahan.
B. Prosedur
1. Periksa kesesuaian OP
2. Jika tidak sesuai, lapor ulang ke provider OP
3. Jika sesuai, simpan dokumen OP
4. Tanda terima OP
5. Arsipkan OP
40
Divisi:
OPERASIONAL
Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Pembuatan Jadwal Petugas Handling Bandara
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Pembuatan Jadwal Petugas
Tujuan
Handling Bandara Berjalan Sesuai Ketentuan standar Perusahaan

1. Yang dimaksud pembuatan jadwal petugas handling bandara adalah membuat persiapan
dan mengkoordinasi Petugas Handling keberangkatan maupun kepulangan customer
umrah di Bandara Soekarno Hatta.
2. Mempersiapkan jadwal keberangkatan maupun kepulangan jamaah umrah berdasarkan
Passanger Name Record (PNR).
3. Pembuatan dan publikasi jadwal dilakukan maksimal 21 hari sebelum keberangkatan.
4. Pertanggung jawaban keberangkatan dilakukan maksimal 2 hari setelah keberangkatan
kepada Manajer.
5. Handling menyerahkan pertanggung jawaban keberangkatan kepada Customer Service
maksimal 3 hari setelah keberangkatan.
B. Prosedur
1 Minta PNR ke Divisi Tiket HDL
2 Buat jadwal handling sesuai dengan PNR HDL
3 Buat Tim handling HDL
4 Ajukan jadwal handling HDL
5 Setujui surat pengajuan MGR
6 Publikasi jadwal HDL

Buat laporan pertanggung jawaban
7 HDL
keberangkatan kepada Manajer
Serahkan laporan dan bukti pengeluaraan
8 sebagai pertanggung jawaban kepada ke HDL
Keuangan
9 File HDL
41
Divisi:
OPERASIONAL

Ketentuan dan Prosedur Persiapan Keberangkatan dan Handling di
Ruang Lingkup
Bandara Soekarno Hatta
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Persiapan Keberangkatan Dan
Tujuan Handling di Bandara Soekarno Hatta Berjalan Sesuai Ketentuan
Standar Perusahaan

1. Adalah mempersiapkan dan mengkoordinasikan semua hal yang berkaitan dengan
keberangkatan dan pelayanan di Bandara Soekarno Hatta.
2. Tim Handling menyiapkan kelengkapan yang akan dibawa ke Bandara sesuai form serah
terima keberangkatan dan kepulangan maksimal 2 hari sebelum keberangkatan.
3. Koordinator Handling memverifikasi kelengkapan yang sudah disiapkan oleh tim
handling berdasarkan form serah terima keberangkatan dilakukan maksimal 1 hari
sebelum keberangkatan.
4. Tim Handling menuju bandara 4 jam sebelum keberangkatan
5. Tim Handling harus siap di bandara 3 jam sebelum waktu keberangkatan dan
mengarahkan customer berkumpul di meeting point untuk pembagian kelengkapan,
briefing dan masuk pintu keberangkatan.
B. Prosedur

Siapkan dan periksa seluruh kelengkapan
1 HDL
keberangkatan
2 Keluarkan koper bagasi dan check in ke counter HDL
3 Terima dari counter check in HDL

Koordinasi ke petugas check in untuk customer
4 HDL
yang butuh kursi roda
Bagikan ID card, paspor, dan briefing sebelum
5 TL, HDL
masuk pintu keberangkatan
6 Arahkan customer ke pintu imigrasi HDL
Serahkan label bagasi dan kelengkapan ke Tour
7 HDL
Leader
42
Divisi:
OPERASIONAL

Ketentuan dan Prosedur Persiapan Penjemputan Kepulangan Customer
Ruang Lingkup
dari Saudi Arabia Di Bandara Soekarno Hatta
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Persiapan Penjemputan
Tujuan Kepulangan Customer dari Saudi Arabia Di Bandara Soekarno Hatta
Berjalan Sesuai Ketentuan Standart Perusahaan

1. Yang dimaksud persiapan penjemputan kepulangan customer dari Saudi Arabia adalah
mempersiapkan semua hal yang berkaitan dengan kepulangan customer dari Saudi Arabia
setelah melakukan perjalanan ibadah umrah dan haji.
2. Tim Handling menyiapkan kelengkapan yang akan dibawa ke bandara sesuai form serah
terima keberangkatan dan kepulangan maksimal 2 hari sebelum kepulangan.
3. Koordinator Handling memverfikasi kelengkapan yang sudah disiapkan oleh tim handling
berdasarkan form serah terima keberangkatan dan kepulangan 1 hari sebelum kepulangan.
4. Tim Handling wajib berada didalam ruang kedatangan internasional 30 menit sebelum
pesawat landing.
B. Prosedur
Urus izin masuk ruang kedatangan internasional bandara Surat Tugas,
1 HDL
ke otoritas bandara KTP asli
Lihat jadwal landing di monitor informasi jadwal
2 HDL
penerbangan
3 Sambut kedatangan customer HDL
4 Informasikan tempat keluarnya koper bagasi ke Customer HDL
5 Kumpulkan galon zam zam dari conveyor HDL
Bagikan zam zam kepada customer dan isi checklist
6 HDL
pembagian
7 Kembalikan dokumen asli ke customer dan isi checklist
Koordinasi ke petugas claim koper bagasi jika ada koper
8 HDL
bagasi yang hilang
9 Arahkan customer menuju pintu keluar HDL
Serahkan laporan pertanggung jawaban kepulangan dan
10 bukti-bukti kepada Keuangan dangan mengetahui ke HDL
Koordinator Handling
11 Arsipkan seluruh dokumen HDL
43
Divisi:
PEMBIMBING IBADAH
Nomor SOP-WT/PI-01 Revisi Juni 2021
Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Pembuatan Whatsapp Grup Keberangkatan
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Pembuatan Whatsapp Group

Tujuan
Keberangkatan Sesuai Ketentuan Standar Perusahaan

1. Adalah suatu bentuk kegiatan untuk memberikan informasi perjalanan setiap keberangkatan
grup customer.
2. Pembuatan grup dilakukan 1 minggu sebelum keberangkatan
3. Yang dimasukkan kedalam grup hanya customer yang akan berangkat
4. Informasi yang disampaikan berisi :
a) Perkenalan nama petugas pendamping
b) Suhu di Arab Saudi
c) Informasi paket data (provider telepon)
d) Informasi meeting point keberangkatan
e) Informasi waktu kepulangan dan lokasi penjemputan keluarga.
B. Prosedur
1 Buat Whatssapp Group sesuai tanggal keberangkatan PI Whatsapp

2 Informasikan hal penting ke dalam group PI Whatsapp
44
SEMUA DIVISI Berlaku Oktober 2018
Nomor SOP-WT/001 Revisi Juni 2021
Ruang Lingkup Surat Menyurat
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Surat Menyurat Sesuai Ketentuan

Tujuan
Standar Perusahaan
A. Prosedur
1. Prosedur Pembuatan Surat
 Penomoran surat menggunakan format dan kode yang sudah ditentukan.
 Untuk surat-surat yang menggunakan tembusan, dicopy sesuai dengan banyaknya
jumlah tembusan.
 Setiap pengajuan dan penerbitan surat, menggunakan :
Kop WAS : untuk umrah
Kop Travel : untuk haji khusus
 Semua surat yang diterbitkan harus dicopy sebagai arsip.
2. Format Surat dan Kode

 Penulisan surat menggunakan huruf (font) Calibri, dengan ukuran 12 point, jenis kertas
A4.
 Penomoran surat yang digunakan antara lain:
a) Surat Rekomendasi (SR)
b) Surat Mandat (SM)
c) Surat Keterangan (SK)
d) Surat Permohonan (SP)
Contoh :
No : 01/SK-Wahana/XI/2018
Keterangan :
01 : Nomor urut surat yang dikeluarkan
SK : Surat Keterangan (disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan,
lihat format surat di atas)
Wahana : Kode perusahaan
XI : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2018 : Tahun berjalan
3. Jenis Surat yang Dikeluarkan

Nama Surat Jenis Surat Kode
Surat rekomendasi pembuatan paspor ke Surat Rekomendasi SR-Wahana
Imigrasi
Surat rekomendasi pembuatan paspor ke Surat Rekomendasi SR-Wahana
Kemenag
Surat pengambilan SPPH Khusus Surat Mandat SM-Wahana
Surat keterangan cuti jamaah haji Surat Keterangan SK-Wahana
Surat keterangan cuti jamaah umrah Surat Keterangan SK-Wahana
Surat pindah pin jamaah haji khusus Surat Keterangan SK-Wahana
Surat permohonan seat pesawat Surat Permohonan SP-Wahana
45
Ruang Lingkup Dokumentasi (Arsip)

Memastikan Ketentuan dan Prosedur Dokumentasi (Arsip) Sesuai
Tujuan
Ketentuan Standar Perusahaan

1. Bertujuan mendokumentasikan seluruh kegiatan yang diadakan oleh Wahana Tour.
2. Dokumentasi meliputi, dokumen hardcopy dan softcopy.
3. Dokumen hardcopy adalah dokumen dalam bentuk cetak.
4. Dokumen softcopy adalah dokumen dalam bentuk file atau gambar digital.
B. Kategori Dokumen
Dokumen Haji
 Data Jamaah Haji
a) Formulir Surat Pendaftaran Pergi Haji (SPPH)
b) KTP
c) Foto
d) Nomor Porsi Jamaah dari BPIH
e) FC paspor
f) Paspor
g) Tiket perjalanan
 Setoran Awal BPIH
 Asuransi Jamaah
Dokumen Umrah
 Formulir pendaftaran umrah
 KTP
 KK
 Surat Nikah
 Ijazah / Akte
 Foto ukuran 4x6 (4 lembar)
 FC Paspor
 FC Visa Umrah
 Tiket pesawat
 Kontrak Hotel
 Form SiPatuh (terdaftar)
Dokumen Lain
 Kontrak Transportasi  Surat Keluar
 Bus  Data Karyawan
 Pesawat  SK dan Kontrak Karyawan
 Kontrak Hotel  Data Pembimbing
 Hotel Mekah  Data Petugas
 Hotel Madinah  Absensi Karyawan
 Hotel Transit Mekah  Legalitas Wahana
 Brosur  Buku Tamu
 Surat Masuk
46
C. Prosedur
1. Prosedur Dokumentasi (Arsip) Secara Umum
Alur Deskripsi
 Gunakan tanda terima (untuk dokumen haji khusus)
Terima dokumen
 Jenis Dokumen
 Haji Reguler
 Haji Khusus
Pilah jenis  Umrah
dokumen  Asuransi Jamaah
 Tiket
 Surat Masuk
 Surat Keluar
 Brosur
 Data Karyawan
 SK dan Kontrak Karyawan
 Data Pembimbing
 Data Petugas
 Absensi Karyawan
 Simpan di dalam folder.
Simpan
47
2. Prosedur Dokumentasi Haji Khusus
Alur Deskripsi
 Gunakan tanda terima
Terima dokumen
 Dokumen Haji Khusus

 Formulir Surat Pendaftaran Pergi Haji (SPPH)
 KTP
Periksa  Foto
kelengkapan  Nomor Porsi Jamaah dari BPIH
dokumen  FC paspor
 Paspor
 Tiket perjalanan
 Setoran Awal BPIH
 Asuransi Jamaah
 Dokumen SPPH disusun berdasarkan tanggal dan

tahun daftar.
Labeli  Pada tiap pendaftar, tuliskan nomor urut (ditulis
dengan pensil di pojok kanan atas)
 Tulis berdasarkan tahun daftar dan nomor urut,
Contoh:
18001 (tahun 2018 nomor urut daftar 1), dst.
 Dokumen disteples per pendaftar.
 Simpan di dalam folder.

 Folder yang belum dilabeli, labeli dengan:
Simpan Nomor urut dan tahun keberangkatan.
Contoh:
18001 – 18100
2030 – 2035
Berarti nomor daftar urut 1 – 100 di tahun 2018

yang berangkat pada tahun 2030 - 2035
48
Ruang Lingkup Manajemen File
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Manajemen File Sesuai Ketentuan

Tujuan
Standar Perusahaan
1. Prosedur Manajemen File

 Seluruh data perusahaan tersimpan dalam komputer WAHANA-01, dengan kategori:
Folder Peruntukan
Keuangan Data tentang keuangan (Invoice, kwitansi, asuransi, dll.)
Haji Data haji, berdasarkan tahun pendaftaran.
Umrah Data umrah, berdasarkan tanggal keberangkatan.
Surat2 Surat masuk, surat keluar, surat keterangan, dst.
Foto2 Haji, berdasarkan tanggal dan tahun keberangkatan,
Umrah, berdasarkan tanggal dan tahun keberangkatan,
Jamaah, berdasarkan tahun keberangkatan (haji), dan tanggal
keberangkatan (umrah).
Tiket Tiket haji, berdasarkan tahun keberangkatan,
Tiket umrah, berdasarkan tanggal keberangkatan,
Tiket umum, berdasarkan tanggal keberangkatan.
 Data dibuat dan disimpan di komputer masing-masing divisi, setelah program selesai
pelaksanaannya, data dipindah ke komputer WAHANA-01.
 Data dipindahkan menyesuaikan dengan folder yang ada pada WAHANA-01.
 Data-data yang terdapat pada tiap komputer (selain WAHANA-01) adalah sebagai berikut:
Folder Peruntukan
Data Data-data perusahaan, menyesuaikan dengan divisi.
Documents Data umum
Downloads Data hasil download, akan otomatis tersimpan disini.
Driver Driver sistem komputer yang digunakan.
Master Kumpulan software yang digunakan pada komputer.
49
Divisi:
LAYANAN
Nomor SOP-WT/DL-01 Revisi Juni 2021
Ruang Lingkup Suntik Vaksin Maningitis
Memastikan Ketentuan dan Prosedur Suntik Vaksin Maningitis Sesuai

Tujuan
Ketentuan Standar Perusahaan
A. Ketentuan Umum
1) Suntik vaksin meningitis dilakukan oleh jamaah umrah atau haji di Kantor Kesehatan
Pelabuhan (KKP), yang dilayani setiap hari Senin sampai Jumat, mulai pukul 08.00 - 15.00
WIB.
2) Untuk mempermudah jamaah, travel agent dapat melakukan kerjasama dengan dokter dari
Klinik terdekat yang ditunjuk oleh KKP.
3) Vaksinasi mandiri (oleh travel agent) dengan menyiapkan minimal 10 orang yang akan
divaksin.
4) Persyaratan yang dipersiapkan adalah:
 nama sesuai paspor dan nomor paspor,
 fotocopy paspor 1 lembar,
 pas photo 4x6 @1 lembar.
5) Suntik vaksin meningitis dilakukan 2-4 minggu sebelum keberangkatan.
B. Prosedur
Menyiapkan berkas persyaratan jamaah yang
1 DL
akan divaksin (minimal 10 orang)
Membuat jadwal pelaksanaan (2-4 minggu
2 DL
sebelum keberangkatan)
Menghubungi dokter klinik terdekat (yang telah
3 DL
dituntuk oleh KKP)
4 Laporan kepada Manajer DL
Menginformasikan pelaksanaan vaksin kepada
5 DL
jamaah yang akan divaksin
Serahkan bukti vaksin maningitis kepada Divisi
6 DL
Tiket
50
Divisi: November
Berlaku
LAYANAN 2020
Nomor SOP-WT/DL-02 Revisi Juni 2021
Ruang Lingkup Protokol Kesehatan Pelaksanaan Umrah di Masa Pandemi
Memastikan Prosedur Protokol Kesehatan Pelaksanaan Umrah di Masa

Tujuan
Pandemi Sesuai Ketentuan Standar Perusahaan
A. Prosedur
Protokol kesehatan yang harus dilakukan jemaah umrah, yakni:
a) 72 jam sebelum berangkat, jemaah wajib melakukan Swab/PCR dengan hasil negatif.
b) Sampai di Arab Saudi, jemaah dikarantina di hotel selama tiga hari.
c) Saat proses karantina berlangsung, jemaah dilakukan Swab/PCR ulang oleh Kementerian
Kesehatan Arab Saudi. Jika negatif, jemaah diizinkan beribadah umrah. Jika positif, jemaah
harus melanjutkan isolasi mandiri di hotel yang sama, hingga negatif.
d) Saat akan beribadah umrah dan salat lima waktu, jemaah wajib input data dalam aplikasi
etamarna dan tawakkalna.
e) Pelaksanaan ibadah umrah hanya sekali dalam satu fase keberangkatan jemaah dari
Indonesia.

Sop - Wahana Attaqwa Assalam

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sop - Wahana Attaqwa Assalam

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

1

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

MANAJER Berlaku Oktober 2018

Nomor SOP-WT/MG-01 Revisi Juni 2021

A. Definisi dan Ketentuan Umum

NO AKTIVITAS PIC FORMULIR

1 Siapkan komponen harga paket umrah MG Email Brosur vendor

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

MANAJER Berlaku Oktober 2018

Nomor SOP-WT/MG-02 Revisi Juni 2021

C. Definisi dan Ketentuan Umum

di Bandara. Apabila terjadi kehilangan menjadi tanggungjawab Tour Leader atas

2 Kirim Jadwal ke Manajer DU

4 Hubungi Tour Leader atau Muthowif MG

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Nomor SOP-WT/KU-01 Revisi Juni 2021

A. Definisi dan Ketentuan Umum

1. Ajukan dana entry haji ke Keuangan DH Dokumen

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Nomor SOP-WT/KU-02 Revisi Juni 2021

A. Definisi dan Ketentuan Umum

NO AKTIVITAS PIC FORMULIR

Buat rekap pemakaian deposit dari Invoice, Laporan

4 Jika sesuai, setujui Manajer

Serahkan laporan issued harian Airlines

6 Verifikasi laporan issued harian Keu

Lakukan verifikasi laporan mingguan

8 Jika laporan tidak sesuai, kembalikan Keu

9 Jika laporan sesuai laporkan ke Manajer Keu

Serahkan laporan yang sudah terverfikasi

12 Setujui Direktur Direktur

13 Proses top up saldo Airlines Keu

14 Update laporan kas/bank keluar harian Keu

15 Masukkan dalam Sistem Keu

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Nomor SOP-WT/KU-03 Revisi Juni 2021

A. Definisi dan Ketentuan Umum

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Nomor SOP-WT/KU-04 Revisi Juni 2021

A. Definisi dan Ketentuan Umum

1 Terima laporan penggunaan visa Keu Laporan mingguan

7 Setujui para pihak All

9 Jika tidak sesuai kembalikan ke Keuangan Keu

10 Jika sesuai setujui Keu

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Nomor SOP-WT/KU-05 Revisi Juni 2021

A. Definisi dan Ketentuan Umum

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Nomor SOP-WT/KU-06 Revisi Juni 2021

A. Definisi dan Ketentuan Umum

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Nomor SOP-WT/KU-07 Revisi Juni 2021

Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Pengajuan Reimburse

A. Definisi dan Ketentuan Umum

NO AKTIVITAS PIC FORMULIR

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Nomor SOP-WT/KU-08 Revisi Juni 2021

A. Definisi dan Ketentuan Umum

1 Ajukan Kas Bon User Bukti Kas / Bank

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Nomor SOP-WT/DT-01 Revisi Juni 2021

Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Booking Seat Umrah ke Maskapai

Memastikan Ketentuan dan Prosedur Booking Seat Umrah ke Maskapai