MANSOR BIN HJ. PENDEK (M.A) Penolong pengarah/ketua Unit,Kepiawaian dan dokumentasi Sektor Jaminan Kualiti (Pengurus Kualiti dan Audit Bertauliah MS ISO 9001:2000)
Komunikasi berkesan
Objektif :
1. mendedahkan komunikasi. konsep dan jenis
KOMUNIKASI BERKESAN:
APA MAKSUDNYA?
Komunikasi Berkesan adalah Satu Kemahiran Hubungan Kemanusiaan Yang Mementingkan Peranan Hubungan Manusia dengan wujudnya Kelancaran dan Kejelasan Idea dan Objektif
SATU PROSES PENYAMPAIAN MAKSUD / MESEJ OLEH INDIVIDU KEPADA INDIVIDU LAIN YANG MELIBATKAN: * PEMBENTUKAN MESEJ * PENGHANTARAN MESEJ * PENERIMAAN MESEJ * PENTAFSIRAN DAN PEMBERIAN MAKNA MESEJ
JENIS KOMUNIKASI
KOMUNIKASI INTRAPERSONAL Adalah komunikasi di dalam diri manusia yang melibatkan kita berfikir, mengingat atau berasa seperti cari jalan untuk menyelesaikan masalah dengan merancang apa yang dilakukan
KOMUNIKASI INTERPERSONAL Ada komunikasi yang berlaku di antara dua pihak yang berperanan sebagai penghantar dan penerima mesej. KOMUNIKASI AWAM Adalah komunikasi yang melibatkan individu dengan sebilangan besar manusia lain seperti memberi taklimat, ucapan, ceramah, media massa.
4. Jangan berbincang atau membuat orang lain kecewa dengan perkara yang boleh menambahkan kekecewaannya atau membuatkan dirinya rasa terancam. Anda harus pastikan bahawa perkara yang dibincangkan adalah bersesuaian mengikut keadaan. 5. Anda harus sentiasa peka dengan mood orang yang berhadapan dengan anda. Sesuaikan perbualan dan kelakuan anda dengan mood orang itu.
6. Elakkan berbincang mengenai perkara-perkara yang sensitif seperti politik dan agama. 7. Jaga nama baik orang lain. Setiap manusia ada kelemahan dan kekuatan masing-masing. 8. Sentiasa bersedia untuk membantu orang lain. 9. Selalulah senyum. 10.Latihlah diri anda untuk menjadi seorang pendengar yang peka.
11.Hormatilah orang lain dengan bertanyakan pendapatnya. 12.Sambut dan tunjukkan perasaan gembira apabila menerima tetamu. 13.Rahsiakan perkara-perkara yang sulit. 14.Hormati seseorang itu walaupun dia cacat. 15.Jangan membuat janji jika tidak boleh ditepati. 16.Gunakan bahasa yang mudah dan tepat.
17.Jangan malu mengakui kesilapan sendiri, cepat-cepat betulkan kesilapan yang telah dibuat. 18.Wujudkan tentangan mata yang selesa apabila berkomunikasi dengan orang lain. 19.Wujudkan tanggapan awal (first impression) yang baik untuk mengelakkan prasangka. 20.Beri pendapat atau penerangan secara jujur, jangan cuba berbohong.
Perhubungan melalui bahasa badan bermaksud anda perlu mengerakkan anggota-anggota badan seperti muka, kepala, badan dan tangan sewaktu berinteraksi supaya orang lain seperti pekerja, ketua, pembekal dan orang ramai merasakan anda memberi sepenuh tumpuan dan perhatian kepadanya.
Halangan Semantik
HALANGAN PERIBADI Emosi Nilai dan Sikap Habit (Kebiasaan) Pengalaman Silam
HALANGAN FIZIKAL
Jarak Tempat dan Suasana Gaya dan Penampilan Komunikasi Bukan Lisan
HALANGAN PERIBADI
PERANAN KOMUNIKASI
Mewujudkan Perkongsian Wawasan, Nilai, Misi dan objektif dalam Organisasi Menterjemahkan Idea, Maklumat dan Kefahaman Menjadi Satu Realiti Mewujudkan Persefahaman, Keakraban dan Rasa Kekeluargaan dalam Organisasi
SIKAP YANG MESTI DIWUJUDKAN Berhenti Bercakap Beri Keselesaan kepada Penyampai Yakinkan Penyampai bahawa Anda Mendengar Hapuskan Gangguan Berikan Empati
SIKAP YANG MESTI DIWUJUDKAN Jangan Sekali-kali Naik Darah Jangan Kritik dan Bersabar Jangan Tunjukkan Anda Bersungguh-sungguh Mematahkan Hujah Penyampai Banyakkan Interaksi Berhenti Bercakap
MENGGALAKAN
Beritahu saya banyak lagi Apa yang anda cakap itu adalah penting untuk saya, tolong teruskan Apa lagi yang anda hendak cakapkan? Bila ia berlaku? Dimana ia berlaku? Bagaimana perasaan anda terhadapnya?
Menyatakan semula Anda berkata begitu.? Adakah saya memahami anda dengan betul begitu.? Adakah anda bermaksud berkata begitu..? Saya mendapati anda kecewa, adakah ini tepat? Anda nampak tersinggung, adakah ini betul? Jadi apa yang anda katakan ialah dan perasaan anda terhadapnya ialah.
MERUMUS
Jadi apa yang saya dengar setakat ini adalah. Biar saya semak jika apa yang saya dapati itu tepat, buat masa ini anda telah mengatakan bahawa Jadi pendapat anda seperti yang saya fahaminya adalah . Isu pokok nampaknya.. Adakah ini tepat? Apa yang saya dengar dengan itu mencadangkan bagi saya perhatian utama anda adalah. Untuk menamatkan perbualan kita biar saya merumuskan apa yang telah kita bincangkan
Saya menghargai apa yang telah katakan Saya memahami bagaimana persaan anda terhadapnya Saya fikir pandangan anda itu penting Saya menerima persepsi anda terhadap situasi itu sebagai sah Terima kasih kerana membenar saya mengetahuinya Terima kasih kerana memberi penuh kepercayaan kepada saya untuk memberitahu
MENGAKUI
MEMBERI LAYANAN FIZIKAL KEPADA ORANG LAIN. TUNJUKKAN PENERIMAAN SECARA TERBUKA. MENGEKALKAN KONTEK MATA DAN MENUNJUKKAN AIR MUKA DAN PETANDA LAIN YANG MENUNJUKKAN BAHAWA ANDA BERMINAT TERHADAP APA YANG DIPERKATAKAN OLEH ORANG LAIN.
KEMAHIRAN MELAYAN
KEMAHIRAN SUSULAN
DENGAN MENCELAH ATAU MENGALIHKAN PERHATIAN ORANG BERCAKAP ITU KEPADA ORANG LAIN. GUNAKAN DORONGAN MINIMA RESPON MUDAH AKAN MENGGALAKKAN PIHAK YANG BERKENAAN TERUS MENCERITAKAN MASALAHNYA. TANYAKAN SOALAN RELEVAN YANG MEMERLUKAN RESPON BUKAN BERBENTUK YA ATAU TIDAK. TIDAK MEMAINKAN PERANAN SEBAGAI PENYEBUK DAN MENANYA SOALAN YANG BERLEBIHAN. MENGEKALKAN KESENYAPAN YANG BERMAKNA.
Tiada tumpuan tidak menumpukan perhatian kepada pemberi mesej. Sibuk dengan aktiviti lain seperti menulis. Tidak ada kontak mata mata tidak bertentang mata semasa bercakap. Prejudis membuat sangkaan yang buruk tanpa asas logik. Satu hala hanya mendengar sahaja, tidak memberi maklumbalas. Suka menyampuk dan memotong cakap tidak sabar untuk mendengar sehingga akhir.
4.
5. Sebutkan perkataan secara jelas dan tepat. 6. Tanyakan soalan jika perlu untuk memastikan anda benar-benar memahami mesej yang ingin disampaikan. 7. Jangan menyampuk semasa orang lain bercakap. 8. Cuba memahami dahulu kemudian cuba untuk difahami. 9. Gunakan perkataan yang tepat serta mudah difahami oleh orang lain.
10.Elakkan verval clutter seperti um, ah, ada, dan sebagainya. Berhenti seketika sekiranya pemikiran anda terganggu. 11.Kekalkan kontak mata semasa bercakap dengan orang lain. 12.Pastikan bahasa, gerak geri anda adalah sehaluan sesuai dengan mesej yang ingin disampaikan. 13.Elakkan bahasa kasar/kesat.
14.Jauhi persekitaran yang boleh mengugat pendengaran sesuatu mesej oleh penerima. 15.Amalkan pendengaran empati yakni mendengar dengan telinga dan hati anda. 16.Susuli komunikasi anda dengan menanyakan soalan atau mengggalakkan penerima menyatakan reaksinya. 17.Jangan memonopoli perbincangan atau perbualan.
Senyum, Selesakan Diri, Terbuka dan Berlapang Dada Tunjukkan Anda Benar benar Minat Tonjolkan Apa yang Paling Disukai Jadi Pendengar yang Baik Jangan Terlalu Menjadikan Diri Sebagai Tumpuan Jadikan Orang Lain Dianggap Penting
4. AMBIL TAHU SEMUA PERKARA BERKAITAN DENGAN KERJA. 5. BERBANGGA DENGAN KETERAMPILAN DIRI. TANGGAPAN PERTAMA ADALAH PENTING. 6. BERSEGERA. JELASKAN KELEWATAN. 7. GUNAKAN BAHASA YANG ORANG LAIN FAHAM. GUNAKAN BAHASA YANG MUDAH DAN TEPAT.
8. JANGAN BERTENGKAR 9. PUNYAI SIFAT EMPATI TERHADAP ORANG LAIN. 10.SEDAR KEPADA HAKIKAT BAHAWA SETIAP MANUSIA DAHAGAKAN BELAIAN. 11.AMALKAN SIFAT SOPAN SANTUN SEPERTI UCAPAN SELAMAT PAGI, BOLEH SAYA MEMBANTU, MINTA MAAF DAN TERIMA KASIH.
12.ELAKKAN GERAK BADAN YANG TIDAK MESRA. GUNAKAN GERAK BADAN YANG SESUAI YANG MENYOKONG BAHASA LISAN. 13.ELAKKAN DIRI DARI MELEPASKAN KEMARAHAN KEPADA ORANG LAIN. 14.JANGAN MEMBOHONGI DAN MENGELIRUKAN ORANG. 15.TEPATI TEMUJANJI.
16.WUJUDKAN RAPPORT DI AWAL PERBUALAN. 17.MENGAKUI KESILAPAN. 18.TAMATKAN PERNUALAN DENGAN BAIK. UCAPKAN TERIMA KASIH. 19.BENAR-BENAR MELIBATKAN DIRI DALAM KOMUNIKASI. 20.GUNAKAN GELOMBANG OTAK UNTUK MENYOKONG KOMUNIKASI. 21.BERDOA AGAR ALLAH MEMBERIKAN HIKMAH DALAM BERKOMUNIKASI.
TERIMA KASIH