BAHASA INDONESIA

SURAT NIAGA

Surat niaga:
surat yang dikeluarkan oleh badanbadan
atau perusahaanperusahaan dalam rangka
menjalankan usahanya.
Surat niaga yang akan kita bahas :
1. Surat Penawaran
2. Surat Permintaan Penawaran
3. Surat Pesanan
4. Surat Pengaduan

1. SURAT PENAWARAN
Surat penawaran (barang / jasa):
Surat yang berisi informasi keadaan suatu
barang/ jasa yang hendak dijual kepada
calon pihak yang dikirimi surat (calon
pembeli/ pengguna jasa).

Surat penawaran harus disusun

dengan teliti dan dapat menarik
perhatian pembaca. Kepada pihak
yang dikirimi surat harus ditunjukkan
keunggulan kualitas barang yang
ditawarkan.

Hal - hal yang perlu diperhatikan dalam

penyusunan surat penawaran:
a. nama/ jenis barang yang ditawarkan
b. kualitas, merk barang
c. jumlah barang yang ditawarkan
d. harga satuan
e. potongan harga yang diberikan
f. syarat pembayaran
g. cara pengiriman

CONTOH SURAT PENAWARAN

PT PUSTAKA WIDYA
Jalan Pelajar 10 A
Yogyakarta 55197

Nomor
Lampiran
Hal

: 45/ PB/ PW/ IV - 03

: 2 ( dua) lembar
: Penawaran Buku

Yth . Saudara Pemilik Toko Buku

Cerdas Abadi
Jalan Ki Hajar Dewantara no. 25
Surabaya

Yogyakarta 1 April 2003

Dengan Hormat,
Menyongsong peringatan Hari
Pendidikan Nasioanal 2003 dan
diberlakukannya Kurikulum Berbasis
Kompetensi, kami penerbit buku-buku
pelajaran untuk SD sampai dengan
perguruan tinggi, mengajak Saudara
bekerja sama berpartisipasi
mencerdaskan kehidupan bangsa.

Bukubuku kami telah mendapat

pengesahan dari Dirjen Dikdasmen
Depdiknas, sebagai buku pelengkap
disamping buku teks wajib yang telah
diterbitkan oleh pemerintah.
Semoga Saudara berkeinginan
meningkatkan kualitas pendidikan.
Untuk itu kami lampirkan sebuah daftar
buku dan sebuah blangko surat
pesanan.

Kami juga memberikan diskon menarik

dengan persentase tinggi kepada toko
pengecer dengan ketentuan :
- Pembayaran tunai diskon 40 %
- Pembayaran maksimal 2 bulan diskon 35 %
- Pembayaran maksimal 4 bulan diskon 30 %
Pesananan Saudara sangat kami tunggu.
Terima kasih.
Hormat kami,
Kabid Pemasaran
A. Latief

2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Surat yang dikirimkan kepada penjual oleh
calon pembeli dengan maksud meminta
informasi mengenai harga dan keadaan
barang, serta persyaratan mengenai jualbeli barang.

Surat ini biasanya dibuat karena

calon pembeli belum banyak
mengenal suatu produk, baik
jenisnya maupun harganya.
Mungkin juga karena ada
perubahan harga dan jenis produk.

Agar calon pembeli memperoleh

jawaban yang memuaskan dari
penjual, maka surat ini perlu berisi
pertanyaan mengenai :
a. nama / jenis barang
b. harga satuan
c. potongan harga
d. cara dan syarat pembayaran
e. cara pengiriman

CONTOH SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Bogor, 31 Januari 2003

Yth, Direktur PT Jati Murni
di
Solo
Dengan hormat,
Kami akan sangat gembira jika Saudara
dapat memberikan penjelasan mengenai
jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga
produksi Jati Murni.

Jika ada kesesuaian harga, kami akan

memesan dalam jumlah besar.
Informasi secepatnya sangat kami
harapkan. Terima kasih.
Hormat kami,

Sabrina

3. SURAT PESANAN
Surat pesanan merupakan surat dari
pembeli yang dikirim kepada penjual
yang berisi pesanan untuk membeli
sejumlah barang atau memesan
suatu jasa tertentu.

Pada dasarnya penyusunan surat

jenis ini cukup singkat, padat, tetapi
jelas sehingga tidak menimbulkan
keraguan pada diri si penjual.

Hal-hal yang perlu diperhatikan

dalam penyusunan surat pesanan:
a. Menyebutkan surat pemesanan,
berdasarkan surat penawaran atau
iklan dan sebagainya.
b. Menyebutkan jenis dan jumlah
pesanan, jika perlu dibuat dalam
bentuk daftar agar mudah melayani
dan mengeceknya.

c. Menyebutkan cara pengiriman

yang dikehendaki.
d. Menyebutkan cara pembayaran.
e. Menyebutkan waktu pengiriman
yang dikehendaki.
f. Menyebutkan cara pengepakan.

CONTOH SURAT PESANAN

Bogor, 2 Maret 2005

Yth, Direktur PT Jati Murni
di
Solo
Dengan hormat,
Kami sangat bergembira menerima
informasi tentang jenis-jenis dan harga
perabot rumah tangga produksi Saudara.

Untuk itu kami mohon dikirimi perabot rumah

tangga sesuai dengan kode nomor :
No. 15 sebanyak 7 buah
No. 17 sebanyak 8 buah
No. 25 sebanyak 10 buah
Harga sesuai penawaran, begitu pula cara
pembayarannya.
Terima kasih atas kepercayaan terhadap
pelanggan lama.
Hormat kami,
Sabrina

4. SURAT PENGADUAN (KLAIM)

Surat pemberitahuan dari pemesan/ pembeli
kepada penjual, karena barang-barang yang
diterimanya tidak sesuai dengan pesanan.
Surat pengaduan dibuat karena :
jumlah/ mutu barang tidak sesuai, kerusakan,
keterlambatan, atau pengingkaran isi
perjanjian

Seseorang menulis surat pengaduan di

antaranya untuk:
a. Menyelesaikan proses jual beli agar
memuaskan kedua belah pihak
b. Meningkatkan hubungan baik yang
sudah dibina agar tidak sampai
putus karena kesalahan yang tidak
disengaja.

c. Mengingatkan penjual agar

memberikan pelayanan yang
memuaskan karena pembeli
adalah raja, sehingga pelayanan
yang baik akan mendatangkan
pelanggan yang setia.
d. Meminta informasi atau keterangan
kepada penjual, harus kepada
siapa dirinya menuntut ganti rugi
jika kesalahan bukan pada pihak
penjual.

Alternatif penyelesaian pengaduan di

antaranya :
a.Meminta potongan harga, jika
pengaduan disebabkan oleh
kesalahan dalam pengiriman barang.
b.Meminta pergantian barang, jika tidak
mungkin untuk menjualnya karena
rusak atau kesalahan mutu barang
pesanan.

c. Meminta pengiriman barang yang

kurang jika memang jumlah yang
dikirim kurang.
d. Meminta pengganti kerugian
berupa uang, jika barangnya tidak
diganti.

Untuk menyusun surat pengaduan,

sebaiknya memperhatikan hal-hal
berikut ini :
a. Hubungkan dengan nomor dan
tanggal surat pesanan.
b. Ungkapkan dengan bahasa yang
sopan meskipun Anda merasa tidak
puas.

c. Sebutkan jenis dan jumlah barang

yang Anda adukan.
d. Jelaskan sebab-sebab atau alasanalasan yang logis tentang
pengaduan tersebut dengan bukti
yang nyata.
e. Jelaskan penyelesaian pengaduan
yang Anda kehendaki dengan tidak
merugiksn kedua belah pihak

CONTOH SURAT PENGADUAN

TOKO BUMI ASIH
Jalan MT. Haryono 53
Surabaya
Surabaya, 14 Agustus 2003
Nomor : 71/ BA/ VII 03
Hal
: Pengaduan Kualitas
Barang
Yth . Pimpinan UD TANI MAKMUR
Jalan H. Samanhudi 36
Sidoarjo

Dengan Hormat,
Kiriman saudara berupa 89 ton kedelai
telah kami terima pada tanggal 12
Agustus 2003. Hal ini berarti lebih
cepat dari permintaan kami. Oleh
karena itu kami ucapkan terima kasih.

Perlu kami sampaikan bahwa setelah

kami cek ada 20 karung kedelai yang
mutunya tidak sesuai dengan pesanan.
Daripada 20 karung tersebut kami
kembalikan, kami mohon potongan
harga sebesar 20 %.

Jika saudara tidak setuju dengan

potongan harga, silakan mengirim utusan
untuk mengeceknya dan sekalian mohon
dibawakan penggantinya.
Atas perhatian dan kebijakan Saudara,
kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Boy Wijaya
Pemilik Toko

SOAL-SOAL DAN EMBAHASANNYA

1. Perhatikan surat pengaduan berikut!
Seorang pembeli kecewa terhadap
penjual/produsen karena barang yang
dikirim tidak sesuai dengan barang
yang dipesan.

Kalimat santun untuk penulisan surat

pengaduan sesuai dengan ilustrasi
tersebut adalah .
a. Barang yang telah saya terima tidak
sesuai dengan pesanan, saya kapok
pesan barang pada Saudara.
b. Barang yang telah saya terima tidak
sesuai dengan pesanan, saya tidak
puas dengan pelayanan Saudara.

c. Barang yang telah saya terima tidak

sesuai dengan pesanan, saya sangat
kecewa. Segera diganti.
d. Barang yang telah saya terima tidak
sesuai dengan pesanan, mohon diganti
sesuai dengan pesanan saya.
e. Barang yang telah saya terima tidak
sesuai dengan pesanan, mohon ada
ganti rugi atas kekecewaan saya.

Jawaban : d
Pembahasan :
Karena opsi d adalah kalimat pengaduan
yang santun dan jelas.

2. Kalimat yang berisi keluhan dengan

maksud yang jelas ialah .
a. Terima kasih atas kerja sama yang baik
di antara kita. Mudah-mudahan tidak
mengecewakan.
b. Kiriman 10 unit yang telah kami terima
2 unit rusak. Mohon diganti.

c. Meskipun kami sering mengeluh karena

keterlambatan pengiriman barang, Anda
kurang memperhatikan hal itu.
d. Kami cukupkan sekian, semoga kerja
sama ini dapat diperbaiki.
e. Biaya pengiriman barang yang rusak
harap Anda tanggung.

Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b berisi keluhan yang jelas dan
santun.

3. Barang pesanan kami yang Anda

kirimkan, mengalami keterlambatan dan
banyak barang yang rusak. Oleh karena
itu, .
Pernyataan yang tepat untuk melengkapi
surat pengaduan di atas adalah .
a. untuk pengiriman berikutnya kami mohon
tidak terlambat lagi dan ada penggantian
barang yang rusak
b. pembelian kami batalkan

c. kami minta potongan harga

d. barang yang rusak akan segera
kami kembalikan
e. kami minta ganti rugi sebesar
kerugian yang kami derita

Jawaban : a
Pembahasan :
Karena opsi a adalah pernyataan yang jelas
dan santun

4. Dengan hormat,
Surat pesanan Bapak tertanggal 24 Juli
2002 telah kami terima .
Untuk melengkapi surat niaga di atas
yang paling tepat ialah .

a. kami mengucapkan terima kasih

atas kepercayaan dan pesanan
Saudara kepada kami.
b. selanjutnya kami segera
merealisasikannya pada tanggal 1
Agustus 2002 sesuai permintaan
Bapak.

c. namun pada surat itu tidak

dijelaskan alasan mengapa Bapak
memesannya kepada kami.
d. dan kami berterima kasih banyak
sekali atas kepercayaan Bapak.
Alat-alat tulis itu pasti segera kami
kirim.
e. kami pasti segera memenuhi
pesanan Bapak tersebut karena itu
kami sangat berteriam kasih
pesanannya.

Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b merupakan kalimat yang
tepat untuk melengkapi surat niaga di atas.

5. Di antara kalimat pembuka surat niaga

berikut yang berisi permintaan
penawaran ialah .
a. Dengan ini saya menyampaikan kepada
Saudara produk baru usaha kami.
b. Surat Saudara telah kami terima, maka
berikut ini jawaban kami.

c. Dengan ini saya berharap Anda dapat

memberikan daftar harga yang baru.
d. Kami memerlukan informasi Anda tentang
kebutuhan bulan ini.
e. Dengan surat ini saya sertakan lampiran
daftar harga produk baru kami.

Jawaban : c
Pembahasan :
Karena opsi c merupakan pernyataan
permintaan penawaran

6. Di antara kalimat berikut yang tepat

sebagai kalimat penutup surat
pengaduan adalah .
a. Terima kasih, kami tunggu kiriman
Anda
b. Harap maklu, pelayanan kami
terbatas.

c. Harap keluhan kami mendapat

perhatian sepenuhnya.
d. Harap semua pembayaran
dilakukan melalui Bank Mandiri.
e. Terima kasih, kami tunggu pesanan
Anda.

Jawaban : c
Pembahasan :
Karena opsi c merupakan kalimat penutup
surat pengaduan.

7. Di antara kalimat-kalimat penutup

berikut yang berisi keluhan ialah .
a. Kiriman Anda telah samapai dengan
selamat. Terima kasih
b. Barang yang Anda kirimkan telah
samapi, tetapi agak terlambat.

c. Baru hari ini pesanan kami sampai

dalam keadaan lengkap.
d. Terima kasih, kiriman Anda telah
kami terima hari ini.
e. Hari ini kami sudah menerima
pesanan secara lengkap.

Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b merupakan kalimat penutup
yang berisi keluhan.

8. Kalimat surat niaga berikut ini yang

berisi penawaran ialah .
a. Kami mohon penawaran Saudara
segera dikirimkan.
b. Siapapun dapat mengirimkan contoh
barang kemari.

c. Kami menawarkan TV Sony kualitas

ekspor dengan pembayaran cicilan dan
barang dapat segera dikirimkan
d. Semoga Anda senang dengan order
kami ini.
e. Kami tetap menunggu penawaran Anda.

Jawaban : c
Pembahasan :
Karena opsi c adalah kalimat surat niaga
yang berisi penawaran.

9. Di antara kalimat-kalimat berikut yang

berisi permintaan penawaran barang
ialah .
a. Surat Saudara bertanggal 1 April lalu telah
kami terima, maka dengan ini .
b. Dapatlah kiranya Anda mengirim daftar
harga terbaru barang produksi Anda.

c. Dengan penuh rasa gembira kami

menyampaikan kabar bahwa kiriman
Saudara telah kami terima.
d. Klaim Saudara telah kami terima dan mohon
sabar.
e. Terima kasih atas kiriman Saudara bulan
Maret yang lalu.

Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b merupakan kalimat yang berisi
permintaan penawaran barang.

10. Di antara kalimat-kalimat penutup surat

pengaduan berikut yang tidak tepat
ialah .
a. Kami berharap Saudara memperhatikan
sepenuhnya pengaduan kami.
b. Pengaduan ini harap ditanggapi dengan
serius.

c. Terima kasih atas kerja sama Saudara

dalam menyelesaikan pengaduan kami.
d. Hendaknya pengaduan kami ini
mendapat perhatian sepenuhnya.
e. Kami berharap Saudara segera
menanggapi

Jawaban : c
Pembahasan :
Karena opsi c bukan merupakan kalimat
pentutup surat pengaduan